LỜI MỞ ĐẦU 1 Chuyªn ®Ò thùc tËp GVHD PGS TS NguyÔn ThÞ Xu©n H¬ng LỜI MỞ ĐẦU Nét đặc trưng của tình hình thế giới ngày nay là xu hướng quốc tế hoá Khi nền kinh tế thế giới ngày càng phát triển thì mỗi[.]
Tổng quan về công ty Cổ phần Hà Yến & sự cần thiết phải hoàn thiện hoạt động thực hiện hợp đồng XNK của công ty
Tổng quan về công ty cổ phần Hà Yến
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Vào tháng 12 – 1993 Công ty TNHH Hà Yến được thành lập với hướng đi ban đầu là kinh doanh nước khoáng, nước uống tinh khiết (trong giai đoạn mà các loại nước này phải nhập khẩu với giá đắt hơn giá xăng gấp 2 lần) và máy làm nóng lạnh nước uống Trở thành nhà NK loại thiết bị này đầu tiên tại Miền Bắc Việt Nam.
Sang năm 1994 – 1995 với số nhân viên chỉ 20 người công ty kinh doanh thêm mặt hàng đồ gia dụng, thực phẩm, máy nóng lạnh nước uống Và đặc biệt công ty đã tìm thấy cơ hội kinh doanh mới tại Việt Nam là thiết bị Bếp Công Nghiệp Trong cuộc gặp lịch sử với Mr.Placido Gonzalez – Giám đốc
XK khu vực của FAGOR Corp., Spain đã tạo ra bước ngoặt lịch sử để công ty chuyên môn hóa vào sản xuất & kinh doanh loại thiết bị này. Đến năm 1996 số nhân viên tăng lên 35 người công ty đã chuyên sâu hơn trong việc kinh doanh thiết bị bếp & giặt là công nghiệp Đã làm đại diện phân phối tại Việt Nam cho FAGOR Corp - Tây Ban Nha và thành lập thêm chi nhánh tại TP HCM.
Cho tới tháng 9 – 1997 số nhân viên công ty là 60 người và đến tháng 1 –
1999 công ty chuyển đến nhà máy đầu tiên với 75 nhân viên Đồng thời chuyển xưởng sản xuất tới nhà máy mới trên diện tích là 2500m2 Đây cũng là lần đầu tiên công ty XK lô hàng đầu tiên cho xí nghiệp xuất ăn sân bay Pochen tong Campuchia Trong năm 1999 công ty đổi tên thành Công Ty TNHH SX – TM Hà Yến và bước đầu áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 dưới sự tư vấn của chuyên gia người Đức.
Năm 2003 công ty chuyển đến nhà máy mới với diện tích 5000m2 tại khu công nghiệp Từ Liêm Hà Nội và đổi mới công nghệ sản xuất đầu tư máy móc thiết bị Đồng thời số nhân viên được tăng lên 110 người Chỉ 1 năm sau
4 năm 2004 với 130 nhân viên công ty đã áp dụng phương thức quản lý tiên tiến 5S của Nhật vào hệ thống quản lý sản xuất Nhanh chóng XK lô hàng đầu tiên sang Nhật.
Năm 2006 công ty vinh dự nhận chứng chỉ về hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đồng thời XK thiết bị lạnh sang thị trường Australia. Không ngừng đổi mới sang năm 2007 công ty thành lập Công Ty TNHH
KD thiết bị Công nghiệp Hà Yến (HAYENIND) và được trao cúp vàng ISO cho doanh nghiệp trẻ Nhưng chỉ tới tháng 9/2008 công ty đã thành lập Công ty Liên doanh chế tạo thiết bị Bếp Malaysia – Việt Nam Và tới tháng 12/2008 thì chính thức chuyển đổi hình thức thành Công Ty Cổ Phần Hà Yến. Với tầm nhìn “ Là thương hiệu số 1 tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp thiết bị bếp & thiết bị lạnh công nghiệp” Công ty đã đặt sứ mệnh “ Thông qua việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và tạo ra môi trường làm việc hưng phấn, hiệu quả cho nhân viên với mong muốn đóng góp cho sự phát triển của đất nước, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cho cộng đồng, trở thành niềm tự hào của tất cả các nhà đầu tư, nhân viên và các đối tác của Hà Yến, là sự tồn tại bền vững cho các thế hệ sau”.
1.1.2 Giới thiệu về công ty cổ phần Hà Yến
Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Hà Yến là tên gọi tiền thân của Công Ty Cổ Phần Hà Yến hiện nay Công ty được biết đến như một nhà sản xuất và cung cấp thiết bị bếp công nghiệp đầu tiên của Việt Nam Trong những năm vừa qua công ty liên tục là cánh chim đầu đàn của ngành công nghiệp hứa hẹn đầy triển vọng này Cho tới nay sản phẩm của công ty đã và đang có mặt trên toàn lãnh thổ của Việt Nam như một số hệ thống khách sạn lớn Sheraton, Inter Continental, khu du lịch Vinpearl, Tổng công ty Sài Gòn Tourist từ Bắc tới Nam, Tập đoàn Accor, Đại sứ quán Pháp cùng hàng nghìn khách sạn, nhà hàng lớn nhỏ khác và còn XK sang các nước như Cộng hòa Séc, Australia và Nhật Bản.
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
Công Ty Cổ Phần Hà Yến được các đối tác nước ngoài, các tổ chức giám định và cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo tuân thủ nghiêm túc và hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 cùng với việc công ty áp dụng phương thức quản lý 5S của Nhật Bản vào trong quản lý ( 5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính).
Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp đúng chỗ, để tiện sử dụng khi cần.
Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ.
Duy trì 3S ( sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ) mọi lúc mọi nơi.
(Shitsuke– Sticking to the rule)
Tạo thói quen tự giác và tuân thủ các quy định tại nơi làm việc. Đến nay sau 16 năm hoạt động Công Ty Cổ Phần Hà Yến đã ngày càng lớn mạnh và luôn giữ được sự tăng trưởng ổn định Công ty đã bắt đầu liên doanh với các đối tác lớn trong ngành công nghiệp này như Malaysia để sản xuất thiết bị bếp & thiết bị lạnh công nghiệp, đồng thời không ngừng mở rộng
XK sản phẩm của công ty ra các nước khác trên thế giới
Công Ty Cổ Phần Hà Yến với phương châm “Khách hàng” là “Bạn hàng” không chỉ bán thiết bị mà còn đồng hành với khách hàng của mình vừa tư vấn về bố trí hệ thống thiết bị vừa triển khai lắp đặt thiết bị và đào tạo nhân viên về cách thức sử dụng, tới từng chi tiết nhỏ cũng được công ty chú trọng.Công Ty Cổ Phần Hà Yến đã làm tốt nhiệm vụ kinh doanh cùng với việc tích cực tham gia các hoạt động xã hội.
Công ty cổ phần Hà Yến
Giám đốc công ty Nguyễn Thị Lan Anh
P.TCKT X SXCN P Kỹ Thuật P PTKD
Bước đầu là một công ty thương mại phát triển cho tới nay công ty đã trở thành một Tập Đoàn gồm 3 công ty có mức độ chuyên môn sâu trong lĩnh vực sản xuất hay Thương Mại theo phân tầng thị trường Một điều đáng ghi nhận là dù ở lĩnh vực nào thì cán bộ công nhân viên Hà Yến đều hướng tới lợi ích cao nhất của khách hàng, công ty xứng đáng với vai trò là đơn vị tiên phong cho ngành tại Việt Nam.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và các chức năng nhiệm vụ
Bảng 1.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn: Phòng tổ chức kế toán
Chức năng & nhiệm vụ của các phòng ban chức năng
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
Theo quyết định đã được sửa đổi ngày 14/11/2007 số 64/07/QĐ – HY về việc bổ sung chức năng, tên gọi và các vị trí công tác trong sơ đồ tổ chức ở bảng trên của công ty cổ phần Hà Yến
Giám đốc công ty bà : Nguyễn Thị Lan Anh trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty Là người trực tiếp ra các quyết định của công ty.
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty
Công Ty Cổ Phần Hà Yến với mục tiêu xây dựng HAYEN thành hệ thống các công ty chuyên môn trên 2 mảng Sản Xuất & Thương Mại Lấy việc sản xuất là cơ sở định hướng và thúc đẩy kinh doanh thương mại Việc sản xuất lấy quan hệ đối tác Trung Quốc – nhà máy của thế giới làm cơ sở phát triển
Kết quả chung về tình hình sản xuất và thương mại của công ty qua các năm liên tục tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng Năm 2007 công ty thu được lợi nhuận sau thuế gần 592 triệu đồng Cho tới năm 2008 do công ty XK được nhiều với những đơn hàng có giá trị lớn với các đối tác Nhật Bản nên lợi nhuận đã đạt khoảng 802 triệu đồng tương đương với mức tăng 35,5% so với năm 2007 Đến năm 2009 mặc dù có nhiều khó khăn do tình hình khủng hoảng tài chính toàn cầu, tỷ giá hối đoái liên tục thay đổi nên công ty cũng gặp không ít những vấn đề trong khâu thanh toán và tính giá tiền hàng Tuy
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B nhiên lợi nhuận của công ty vẫn tăng so với năm 2008 gần 273 triệu đồng tương đương với mức tăng 34% so với năm 2008 Đồng thời trên mảng hoạt động thương mại thì tình hình XNK của công ty có những bước tiến mới Năm 2007 công ty XK lô hàng đầu tiên sang Nhật Bản với giá trị 19.560 USD Từ đó trở đi công ty liên tục đẩy mạnh XK và tăng nhanh sản xuất lắp đặt cho hệ thống các nhà hàng khách sạn lớn trong nước Đến năm 2009 công ty đã đạt kết quả XK lên tới 36.350 USD Nhìn chung tình hình sản xuất kinh doanh của công ty có nhiều khả quan, có bước phát triển nhanh qua các năm Nhờ sự quản lý và phối hợp mật thiết của các phòng ban đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển ngày càng lớn mạnh của công ty trong những năm qua.
Dòng sản phẩm mà Hà Yến cung cấp cho thị trường là thiết bị bếp công nghiệp mang tính chất định hướng và khác biệt Sản phẩm của Hà Yến được phân chia thành hai dòng sản phẩm chính Một là dòng sản phẩm công nghiệp với những sản phẩm cao cấp Hai là dòng sản phẩm thương mại với tầng trung bình và thấp.
Với những sản phẩm như trên Hà Yến hướng tới mảng thị trường nội địa Việt Nam Đồng thời cả thị trường quốc tế như khu vực Đông Nam Á, Châu Úc, Châu Mỹ và cả Tây Âu.
Với những dòng sản phẩm như trên công ty lựa chọn các phân khúc thị trường khác nhau.
Dòng SP Phân khúc thị trường Thương hiệu
Bảng 1.3 Nhãn hiệu và phân khúc thị trường của Công
Ty Cổ Phần Hà Yến
Nguồn: Phòng PTKD Đặc điểm của các loại sẩn phẩm theo thương hiệu riêng và các đối tượng khách hàng khác nhau của Công Ty Cổ Phần Hà Yến :
Với dòng sản phẩm HAYENIND thì thiết bị bếp công nghiệp là hệ thống thiết bị và dịch vụ đi kèm một cách hoàn hảo bao gồm nhiều yếu tố bên trong, bên ngoài nhà bếp Đối tượng khách hàng của dòng công nghiệp này là các Khách sạn, khu du lịch từ 4 sao trở lên, các Nhà hàng, chuỗi nhà hàng cao cấp, Nhà ăn của trường học, bệnh viện, nhà máy quy mô lớn hay chất lượng cao Kênh phân phối chính là "Nhà phân phối chuyên nghiệp”
Thiết bị bếp công nghiệp của dòng thương mại TROPICAL của Công Ty
Cổ Phần Hà Yến là hệ thống thiết bị mang tiêu chuẩn với tuổi thọ 5 năm, chất
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B lượng vừa đủ, giá rẻ, đẹp và thay đổi 1 năm 1 lần, xu hướng loại sản phẩm dòng này có thể cung cấp cho các gia đình Đồng thời có các sản phẩm phụ trợ kèm theo như dụng cụ bếp & dụng cụ bàn ăn Như vậy đối tượng khách hàng mà Công Ty Cổ Phần Hà Yến hướng tới trong dòng sản phẩm này là các nhà hàng vừa và nhỏ, các nhà ăn nhân viên có quy mô nhỏ Và kênh phân phối chủ yếu của dòng TROPICAL là thông qua Tổng đại lý khu vực có các đại lý bán lẻ và bán cho dự án nhỏ.
Sự cần thiết phải hoàn thiện hoạt động thực hiện hợp đồng XNK của công ty
Với hoạt động kinh doanh chính của Hà Yến là NK các thiết bị bếp, thiết bị giặt tại thị trường Châu Mỹ, Châu Âu và Châu Á đồng thời XK các thiết bị INOX và thiết bị lạnh sang Châu ÚC và Nhật Bản Chính vì vậy các hoạt động kinh doanh XNK muốn diễn ra được suôn sẻ thì khâu tổ chức thực hiện hợp đồng là khâu quan trọng quyết định tới sự thành hay bại của các hợp đồng trao đổi kinh doanh của công ty Hiện nay khâu tổ chức thực hiện hợp đồng XNK của công ty đang còn nhiều bất cập cần được tìm hiểu và khắc phục Nhằm phát huy những điểm mạnh mà công ty đã đạt được đồng thời khắc phục những yếu điểm còn tồn tại.
Cùng với nhịp phát triển của nền kinh tế thị trường với nhiều thành phần kinh tế, các doanh nghiệp được thành lập ngày một nhiều hơn đã góp phần tăng thêm của cải cho xã hội và giải quyết công ăn việc làm cho người lao động Sự hợp tác buôn bán trao đổi hàng hoá giữa các công ty, các doanh nghiệp mạnh mẽ không chỉ bó hẹp trong giới hạn một nước hay một quốc gia nào Mà nó phát triển trên phạm vi toàn cầu và với một quy mô ngày càng lớn hơn, với tốc độ nhanh hơn. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của việc buôn bán trao đổi hàng hoá giữa các công ty, giữa các doanh nghiệp thì hầu hết trước bất kỳ một
1 4 cuộc buôn bán nào hợp đồng là vấn đề được quan tâm nhiều nhất và là đầu tiên của các bên Hợp đồng đưa ra những nội dung cần thiết về tất cả các khâu của quá trình mua bán được cả hai bên đồng ý Nó có thể được thoả thuận bằng miệng hay bằng văn bản Nhưng trong kinh doanh hiện nay thì hợp đồng thường được làm bằng văn bản Hợp đồng có vai trò quan trọng trong công việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh, đó là cơ sở pháp lý để buộc các bên ký kết hợp đồng thực hiện các cam kết.
Tổ chức thực hiện hợp đồng kinh doanh XNK là một công việc rất phức tạp Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị Trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch Như vậy khi hoàn thiện tốt hoạt đông thực hiện hợp đồng XNK trong các công ty XNK nói chung và Công Ty
Cổ Phần Hà Yến nói riêng là một nhiệm vụ quan trọng quyết định cho việc tồn tại và duy trì sự phát triển cho công ty Nó đảm bảo cho quá trình tái sản xuất được tiến hành bình thường, lưu thông hàng hóa được thông suốt Đồng thời hoàn thiện hợp đồng còn mở rộng được khả năng tiêu thụ tốt các mặt hàng cho công ty Thành công trong việc XK cũng như NK mang lại việc ký kết hợp đồng cho công ty Thu được khoản lợi nhuận cho sự duy trì và phát triển của công ty
Ngoài ra thì khi hoàn thiện hợp đồng ngoại thương cũng góp phần quan trọng trong việc kết nối nền kinh tế trong nước và nền kinh tế thế giới Đồng thời thúc tăng khả năng cạnh tranh cho các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay Thị trường kinh doanh của công ty càng bị thu hẹp do có sự xuất hiện của các đối thủ cạnh tranh Chính sách quản lý vĩ mô còn nhiều vấn đề bất cập dẫn đến những
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B khó khăn trong xây dựng chiến lược kinh doanh và định hướng dài hạn của công ty Một hạn chế nữa cần được khắc phục là nghiệp vụ thanh toán bằng L/C còn rườm rà, chi phí còn cao Việc giám sát hoạt động XNK còn chưa được xây dựng được phương án giám sát hoàn chỉnh, hiện đại mà mới chỉ có nhật ký theo dõi làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng Việc chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường và Marketing đủ mạnh là một yếu điểm mà công ty cần xem xét kỹ Cách làm như hiện nay chỉ phù hợp nhất thời khi mà các hợp đồng có giá trị khá nhỏ, quan hệ với các nhà cung cấp có độ tin cậy và được nhà nước giám sát, nghiên cứu, quản lý chặt chẽ thông qua việc cấp giấy phép cho các nhà cung cấp thuốc nước ngoài Nhưng không bao xa nữa, khi mà các biện pháp quản lý hành chính đối với việc kinh doanh xuất nhập khẩu bị huỷ bỏ do yêu cầu của việc hội nhập hoá và toàn cầu hoá Khi đó vấn đề sẽ đặt nặng lên đôi vai của những người tham gia ký kết và điều hành hợp đồng nhập khẩu
Chính vì vậy Hà Yến cần phải có những giải pháp hoàn thiện hơn trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng Nhằm tránh những sai sót không đáng có trong các đơn hàng Đồng thời nâng cao khả năng ký kết và thực hiện hợp đồng Mang lại cho công ty những bản hợp đồng lớn hơn.
Với ý nghĩa và vai trò quan trọng của thực hiện hợp đồng ngoại thương như vậy thì doanh nghiệp cần chú trọng và đấy mạnh phát triển Phù hợp với xu hướng mở cửa và phù hợp với nền kinh tế của thế giới Đảm bảo đủ thông tin, chính xác và phù hợp với môi trường kinh doanh Đẩy mạnh hội nhập quốc tế có hiệu quả.
Phân tích thực trạng hoạt động thực hiện hợp đồng XNK của công ty Cổ phần Hà Yến
Hoạt động XNK của công ty và vị trí của hợp đồng XNK trong hoạt động kinh doanh của công ty
2.1.1 Lĩnh vực hoạt động của Công Ty Cổ Phần Hà Yến
Công Ty Cổ Phần Hà Yến là công ty kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được sử dụng theo quyết định của Nhà nước và có tài khoản riêng tại ngân hàng Đông Á Công Ty Cổ Phần Hà Yến hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thiết bị bếp & thiết bị giặt là công nghiệp Với các sản phẩm mà Hà Yến cung cấp trên thị trường bao gồm: Trang thiết bị làm lạnh như: Tủ làm lạnh; quầy hàng đông lạnh; làm lạnh Sandwich Trang thiết bị nấu ăn như: Thiết bị bếp nấu các món ăn theo phong cách Châu Á; thiết bị bếp nấu các món ăn theo phong cách Châu Âu; nấu ăn bếp củi gỗ Trang thiết bị điện gồm : Hệ thống làm ấm; tủ kính trưng bày; trang thiết bị nhỏ Trang thiết bị chống gỉ gồm: Bàn, bồn rửa; quầy hàng, tủ, ngăn; Giá để bát đĩa, thức ăn; Bàn có bánh xe phục vụ thức ăn Và các thiết bị khác như: Máy rửa bát; Máy hơi nước; Máy sấy khô.
Trong đó hoạt động nhập khẩu bao gồm các sản phẩm nhập khẩu là thiết bị bếp & thiết bị giặt là công nghiệp của Châu Mỹ, Châu Âu, Châu Á Cơ cấu nhập khẩu các mặt hàng như sau:
Bảng 2.1 : Cơ cấu sản phẩm nhập khẩu của Hà Yến năm 2007 - 2009
Sản phẩm / Tỷ trọng 2007 2008 2009 Thị trường
_Châu Mỹ _Châu Âu _Châu Á
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
Hoạt động xuất khẩu bao gồm xuất khẩu thiết bị INOX và thiết bị lạnh công nghiệp tại Châu Úc Và đặc biệt thị trường xuất khẩu mà doanh nghiệp xuất nhiều nhất là thị trường Nhật Bản với loại thiết bị INOX Ngoài ra công ty còn cung cấp, sản xuất và lắp đặt các thiết bị bếp & thiết bị lạnh công nghiệp cho hệ thống các nhà hàng khách sạn theo yêu cầu Và sản xuất theo đơn đặt hàng, theo mẫu mã yêu cầu của khách hàng Chính nhờ việc đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh nên cho tới nay sản phẩm của Hà Yến đang dần khẳng định vị thế của mình trong con mắt khách hàng cũng như các đơn vị có nhu cầu về lắp đặt các thiết bị bếp cũng như thiết bị lạnh của công ty Sau đây là bảng cơ cấu sản phẩm xuất khẩu trong năm 2009 của công ty Đây cũng là tỷ trọng mà hàng năm Hà Yến đã XK được.
Bảng 2.2 : Cơ cấu sản phẩm xuất khẩu của Hà Yến năm 2007 - 2009
Sản phẩm/ Tỷ trọng 2007 2008 2009 Thị trường
_Giá để bát đĩa, thức ăn 11% 9% 12%
2 Thiết bị lạnh 46% 37% 33% _ Châu Úc
Ngoài ra Công Ty Cổ Phần Hà Yến còn thực hiện những hoạt động tài chính khác như:
Đầu tư chứng khoán dài hạn
Đầu tư dài hạn khác
Dự phòng, giảm giá, đầu tư dài hạn
Công Ty Cổ Phần Hà Yến tập trung chủ yếu vào lĩnh vực kinh doanh XNK và mua bán lắp đặt trong nước các thiết bị bếp và thiết bị lạnh công nghiệp Trong các hoạt động kinh doanh của Hà Yến thì hoạt động XK chiếm 42%, NK chiếm 34% và 24% còn lại là các hoạt động kinh doanh khác Chính vì vậy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng XNK là một khâu quan trọng để đi đến thành công trong hoạt động kinh doanh của công ty.
2.1.2 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây
Khi nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập với nền kinh tế thế giới Điều đó đã tạo tiền đề cho sự phát triển của các công ty Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói chung và Công Ty Cổ Phần Hà Yến nói riêng việc tham gia và phát triển trong môi trường cạnh tranh như hiện nay đang là việc cấp thiết cho mỗi công ty Để công ty được phát triển thì từng thành viên trong công ty cũng như ban giám đốc của Công Ty Cổ Phần Hà Yến càng phải đoàn kết và nỗ lực hơn trong công tác chuyên môn của mình
Trong vài năm trở lại đây Công Ty Cổ Phần Hà Yến đã khẳng định được vị trí của mình, vững bước đi lên và nhanh chóng thu được những kết quả ban đầu Tuy số lao động hiện nay chỉ có 130 cán bộ công nhân viên nhưng họ đã nỗ lực và cố gắng tạo nên thành quả trong lao động Điều đó đã làm cho hiệu quả lao động tăng lên đáng kể Thu nhập của cán bộ phòng Phát Triển Kinh Doanh trung bình 4 triệu đồng / tháng Trong 5 năm trở lại đây từ 2007 –
2009 doanh thu và lợi nhuận của công ty liên tục tăng đáng kể.
Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần
Hà Yến 3 năm trở lại đây :
Bảng 2.3 : Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Hà
Yến trong 3 năm 2007 – 2009 Đơn vị: đồng
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
1 DT bán hàng và cung cấp dịch vụ
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 12.512.968 8.158.260 320.605.020
3 DT thuần về bán hàng &
5 LN gộp bán hàng & CCDV 4.887.110.0
6 DT từ hoạt động tài chính 7.894.651 9.867.557 128.393.287
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nguồn: Phòng Tài chính kế toán
Qua bảng trên ta có thể thấy được kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm trở lại đây Lợi nhuận năm 2008 tăng 210.216.056 nghìn đồng tương đương với tốc độ tăng 35,5% so với năm 2007 Lợi nhuận sau thuế của doanh
2 0 nghiệp năm 2009 là 1.075.349.244 nghìn đồng tăng so với năm 2008 là 273.363.389 nghìn đồng tương đương với tốc độ tăng 34,1% Tốc độ tăng giẳm là do trong năm 2009 có nhiều biến động, khủng hoảng mạnh và tỷ giá hối đoái, giá vàng thay đổi mạnh nên công ty gặp một số trở ngại trong giá bán các thiết bị Như trên ta thấy các khoản giảm trừ do triết khấu bán hàng và hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán còn nhiều nên doanh thu thuần về bán hàng bị giảm qua các năm Tuy nhiên do môi trường kinh doanh trong những năm qua luôn biến động mạnh xong công ty luôn có những giải pháp để vượt lên khủng hoảng Nhanh chóng thu được các kết quả khả quan và mang lại cơ hội kinh doanh cho công ty trong tương lai.
Các hợp đồng XNK chủ yếu của công ty
Hợp đồng XNK được phân làm hai loại là hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng nhập khẩu.
Hợp đồng xuất khẩu là loại hợp đồng mà Hà Yến thường sử dụng là hợp đồng một chiều hoặc hai chiều Hợp đồng một chiều là hợp đồng mà doanh nghiệp ngoại thương chỉ có mua và trả tiền Hợp đồng hai chiều là hợp đồng mà doanh nghiêp ngoại thương vừa mua, vừa kèm theo bán hàng, hay còn gọi là hợp đồng mua bán đối ứng.
Có 4 loại hợp đồng XK gồm:
Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp : doanh nghiệp ngoại thương sẽ trực kết ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, tự tổ chức thu gom nguồn hàng để xuất khẩu chịu mọi chi phí và với danh nghĩa của chính mình.
Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu : theo hợp đồng này các đơn vị uỷ thác cho đơn vị ngoại thương xuất khẩu hàng hoá nhất định, với danh nghĩa của doanh nghiệp ngoại thương nhưng chi phí là của nhà sản xuất
Hợp đồng gia công hàng xuất khẩu: doanh nghiệp ngoại thương giao nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm cho các đơn vị nhận gia công nước
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B ngoài, và thoả thuận với họ về sản xuất gia công chế biến thành phẩm theo những yêu cầu như: kỹ thuật, mẫu mã, kích cỡ, chất lượng được quy định trước Sau khi doanh nghiệp ngoại thương nhận hàng để xuất khẩu thì phải trả tiền cho đơn vị nhận gia công nước ngoài
Hợp đồng liên kết xuất khẩu: Doanh nghiệp ngoại thương và một doanh nghiệp nước ngoài cùng bỏ vốn cùng các nguồn lực khác, cùng chịu những phí tổn và rủi ro để sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu
Hợp đồng nhập khẩu được phân làm hai loại sau:
Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp : theo hợp đồng này doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đứng ra ký kết hợp đồng nhập khẩu một loại hàng hoá nhất định nào đó, để đáp ứng nhu cầu kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp đó Mọi chi phí do doanh nghiệp chịu
Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác doanh nghiệp ngoại thương dưới danh nghĩa của mình ký kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp nước ngoài mua một hoặc một số hàng hoá nhất định những hàng hoá này không phải nhập về để sản xuất kinh doanh cho công ty, mà là cho một đơn vị đặt hàng nào khác nhờ nhập khẩu hộ chi phí cho quá trình nhập khẩu này sẽ do bên đặt uỷ thác chịu, đơn vị nhập khẩu chỉ nhận được thù lao gọi là hoa hồng do bên đặt uỷ thác trả.
Hợp đồng xuất khẩu của Hà Yến thuộc loại hợp đồng trực tiếp và ủy thác Hợp đồng nhập khẩu cũng theo hai hình thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác.
Tuỳ thuộc tính chất, đặc điểm hàng hoá, hoặc tập quán buôn bán giữa các bên, mà nội dung của hợp đồng có thể khác nhau Có những hợp đồng đưa ra rất nhiều những điều khoản, điều kiện hết sức chặt chẽ và chi tiết, nhưng có những hợp đồng lại chỉ đưa ra những điều khoản cơ bản nhất và hết sức đơn giản
Thông thường một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường gồm hai phần là: những điều trình bầy trong hợp đồng (representations) và các điều khoản, điều kiện (terms and conditions)
Trong đó những phần trình bầy bao gồm:
Số hợp đồng (contract no)
Địa điểm và ngày tháng ký hợp đồng
Tên và địa chỉ của các đương sự
Những định nghĩa dùng trong hợp đồng
Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là hiệp định chính phủ, nghị định thư, chí ít người ta cũng đưa ra sự tự nguyện của hai bên khi tham gia kí kết hợp đồng
Các buớc tiến hành kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu
Nghiên cứu tiếp cận thị trường
Lập phương án kinh doanh
Thương lượng, đàm phán các điều khoản giao dịch
* Nghiên cứu tiếp cận thị trường
Cần phải nắm chắc tình hình môi trường vĩ mô trong nước ( như chính trị, kinh tế, pháp luật đồng thời cần nắm chắc được hai nguồn tin chính sau:
Thứ nhất là nhu cầu của khách hàng xác định xem khách hàng của mình cần loại hàng gì, công dụng, giá cả, số lượng, các yêu cầu về nhãn mác, xuất xứ
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B hàng hoá và yêu cầu kỹ thuật về chất lượng của hàng hóa Thứ hai là nguồn cung ứng mặt hàng đó trên thị trường Về phía đối thủ: số đối thủ, khả năng cạnh tranh, đối thủ tiềm ẩn…Về phía nhà cung cấp: có thể đáp ứng được bao nhiêu % nhu cầu mặt hàng, doanh nghiệp sẽ mua từ đâu, từ nhà cung cấp nào. Để cạnh tranh doanh nghiệp cần thực hiện những biện pháp gì.
Qua sự phân tích môi trường vĩ mô và vi mô để tạo tiền đề cơ sở lập ra những phương án kinh doanh và các chiến lược sao cho thích hợp nhất.
*Lập phương án kinh doanh
Tổ chức thực hiện hợp đồng
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó Đây là một công việc phức tạp, nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đòi hỏi sự phân bổ các nguồn lực của đơn vị kinh doanh một cách hợp lý, hơn nữa là đảm bảo được quyền lợi quốc gia và uy tín kinh doanh của công ty Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc của việc thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả, lợi nhuận của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.
Các bước mà Công Ty Cổ Phần Hà Yến thực hiện hợp đồng được tiến hành theo các khâu sau:
2.3.1 Nghiên cứu các điều khoản trong hợp đông
Bao gồm ba loại điều khoản: điều khoản thường lệ, điều khoản chủ yếu và điều khoản tuỳ nghi. Điều khoản thường lệ là những điều khoản mà nội dung của nó đã được ghi trong luật, các bên có thể đưa vào trong hợp đồng hay không nhưng mặc nhiên phải chấp nhận Điều khoản tuỳ nghi là những điều khoản mà các bên đưa vào hợp đồng, có căn cứ vào sự thoả thuận giữa các bên và trên cở sở khả năng nhu câù của mỗi bên
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B Điều khoản chủ yếu là những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng
2.3.2 Chuẩn bị các điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng
Những điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng đều có tính chất kỹ thuật nghiệp vụ thuần túy Việc chuẩn bị nhằm thực hiện tốt cho khâu thực hiện hợp đồng Chính vậy việc vận dụng các điều kiện giao dịch cũng đòi hỏi phải linh hoạt, chính xác và sáng tạo có ý nghĩa quan trọng đối với công ty.
2.3.2.1 Chuẩn bị về hàng hóa trong hoạt động XK và tiền trong hoạt động NK.
Chuẩn bị hàng hóa trong hoạt động XK là công việc nhằm thực hiện cam kết trong hợp đồng XK Công ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với nước ngoài hoặc nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C Chuẩn bị gồm 3 khâu:
Thứ nhất là thu gom tập trung thành lô hàng XK
Thứ hai là đóng gói bao bì XK nhằm bảo về hàng hóa trong khi di chuyển và bảo quản theo tính chất và đặc điểm của từng loại hàng hóa mà có các hình thức đóng gói thích hợp.
Thứ ba là kẻ mã hiệu cho hàng XK nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa.
Chuẩn bị về hàng hóa cho XK của Hà Yến thường có các khâu chuẩn bị về: Một là điều kiện tên hàng theo đúng những quy định trong bản hợp đồng đã được ký kết, cần nắm vững danh mục hàng hóa được gọi tên trong buôn bán quốc tế, trong sản xuất và trong tập quán quốc tế Hai là điều kiện về phẩm chất như lý tính, hóa tính, tính chất cơ lý, quy cách, kích thước, tác dụng, công hiệu, hiệu suất của hàng hóa đó dưạ vào mẫu hàng, phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn hay sự mô tả hàng hóa Ba là điều kiện về số lượng theo đơn vị tính Bốn là điều kiện về bao bì đóng gói hàng hóa Năm là điều kiện giao hàng như thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng,thông báo giao hàng và các quy định khác trong giao hàng.
Các điều kiện cần chuẩn bị tiền trong nhập khẩu bao gồm những điều kiện như: điều kiện về đồng tiền để thanh toán; đồng tiền tính giá; thời hạn trả tiền ngay hay trả tiền sau; phương thức trả tiền ( phương thức tiền mặt, chuyển tiền, nhờ thu D/P, ghi sổ hay tín dụng chứng từ L/C ); điều kiện đảm bảo hối đoái.
2.3.2.2 Chuẩn bị các thủ tục
Khi hàng hóa đi ngang qua biên giới quốc gia để XK hoặc NK đều phải làm thủ tục hải quan Gồm 3 bước chủ yếu: Khai báo hải quan; Xuất trình hàng hóa; Thực hiện các quyết định của hải quan Khi làm thủ tục hải quan, người khai hải quan phải chuẩn bị các giấy tờ sau: Đối với hàng hóa xuất khẩu:
Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (bản chính); bản kê chi tiết hàng hóa đối với hàng có nhiều chủng loại hoặc hàng đóng gói không đồng nhất (bản chính); Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất khẩu theo quy định của pháp luật (bản chính); chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể (bản sao); Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng (bản sao) Đối với hàng hóa nhập khẩu:
Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu (bản chính); tờ khai trị giá hàng nhập khẩu (tuỳ theo từng trường hợp); bản kê chi tiết hàng hóa đối với lô hàng có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất (bản chính); Giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật (bản chính); chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể; Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng (bản sao); hóa đơn
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B thương mại (bản chính); vận tải đơn (bản copy chính); Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (bản chính); Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện phải kiểm tra nhà nước về chất lượng (bản chính).
Việc khai hải quan được thực hiện trên mẫu tờ khai hải quan do Bộ Tài chính quy định Người khai hải quan khai đầy đủ, chính xác, rõ ràng về tên và mã số hàng hoá, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, chất lượng, xuất xứ, đơn giá, trị giá hải quan, các loại thuế suất và các tiêu chí khác quy định tại tờ khai hải quan; tự tính để xác định số thuế, các khoản thu khác phải nộp ngân sách nhà nước và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung đã khai Đây là công tác cần được công ty chú trọng chuẩn bị để hàng hóa nhanh chóng được thông quan Công tác chuẩn bị này có tính quyết định cho các khâu khác trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Thực hiện các thủ tục thanh toán
Hiện nay Hà Yến thường thực hiện hai phương thức thanh toán L/C và T/
T Thanh toán bằng thư tín dụng L/C: Thực hiện hợp đồng XK: Đơn vị kinh doanh XK phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng L/C đúng hạn và sau khi nhận được thư L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện trong thu tiền hàng XK bằng L/C đó Thực hiện hợp đồng NK bên mua phải mở L/C theo thời gian quy định Thanh toán bằng chuyển tiền T/T: Thanh toán bằng chuyển tiền là một phương thức thanh toán trong đó khách hàng (người có yêu cầu chuyển tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình, chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người thụ hưởng) ở một địa điểm nhất định.
2.3.2.3 Chuẩn bị về cơ sở vật chất hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng
3 0 Để công tác thực hiện hợp đồng được diễn ra nhanh chóng thì việc hỗ trợ về cơ sở vật chất kỹ thuật có tác động không nhỏ tới tiến độ thực hiện hợp đồng Công việc chuẩn bị cho hỗ trợ thực hiện hợp đồng như việc chuẩn bị phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, chuẩn bị nhà kho, nơi lưu trữ khi hàng về và cả nguồn nhân lực để hỗ trợ việc thực hiện hợp đồng.
Thuê tàu hoặc lưu cước ( công ty chỉ thuê tàu )
Công ty Hà Yến chỉ thực hiện thuê tàu chở hàng Dựa vào ba căn cứ: những điểu khoản trong hợp đồng ngoại thương, đặc điểm mua bán và điều kiện vận tải Tùy điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng XK là CIF hay hợp đồng NK là FOB Đây là hai điều kiện cơ sở giao hàng chính mà Hà Yến thường sử dụng Giao hàng theo điều kiện CIF (C – cost: Tiền hàng; I – insurance: Bảo hiểm; F – freight: Cước phí) Theo điều kiện này, người bán phải giao hàng qua lan can tầu tại cảng gửi hàng, phải mua bảo hiểm cho hàng hoá và thuê tầu (hoặc container) vận chuyển hàng hoá đến cảng dỡ hàng Giao hàng theo điều kiện FOB (Free On Board – Giao hàng lên tầu) Theo điều kiện này người bán chỉ cần giao hàng lên tầu tại cảng bốc hàng.
Phân tích thực trạng hoạt động thực hiện hợp đồng XNK của Công Ty Cổ Phần Hà Yến
Ty Cổ Phần Hà Yến
Dưới đây là bảng giá trị kim ngạch XNK giai đoạn 2007 – 2009:
Bảng 2.5: Giá trị kim ngạch XNK giai đoạn 2007 – 2009 Đơn vị: USD
Nguồn: Báo cáo phòng PTKD
Qua bảng số liệu trên ta thấy hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công Ty
Cổ Phần Hà Yến là kinh doanh việc nhập khẩu các thiết bị để sản xuất phục vụ nhu cầu đặt hàng của các tổ chức Hoạt động kinh doanh nhập khẩu chiếm hơn 99% trong hoạt động kinh doanh của Công Ty Cổ Phần Hà Yến Trong đó hoạt động Xuất khẩu của công ty chỉ mới bắt đầu từ năm 2007 và đang dần có những khả quan mới Tổng kim ngạch XNK tăng lên hàng năm Tuy thị trường có nhiều biến động, có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh xong Hà Yến vẫn giữ được tốc độ tăng trưởng tương đối ổn đinh Dự kiến năm 2010 thì kim ngạch xuất khẩu của Hà Yến sẽ vào tăng nhanh hơn vào khoảng 200.000 USD.
Trong kinh doanh XNK, việc mở rộng thị trường là vấn đề thiết yếu của mỗi đơn vị kinh doanh và là chiến lược quan trọng cần phải quan tâm Đối với Công Ty Cổ Phần Hà Yến cũng vậy, việc tìm kiếm thị trường là một vấn đề quan trọng Công ty đã chủ trương tiếp tục mở rộng và ổn định thị trường, giữ vững thị trường đang có kim ngạch lớn, tranh thủ mở rộng các thị trường tiềm năng và các thị trường khác khi có cơ hội.
Thị trường XK của Công Ty Cổ Phần Hà Yến chỉ thực sự bắt đầu từ năm
2007 Cho tới nay thì công ty đã và đang củng cố mở rộng thị trường và tạo
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B các mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài, bền vững tại các thị trường như Nhật Bản và Châu Úc Với việc XK các loại thiết bị INOX và thiết bị lạnh công nghiệp Trong đó thì thị trường Nhật Bản chiếm phần lớn các hợp đồng XK của Công Ty Cổ Phần Hà Yến.
Nhật Bản là thị trường xuất khẩu lớn của công ty Nhật là quốc gia có nền khoa học công nghệ tiên tiến nhất thế giới, vì người Nhật luôn áp dụng triệt để những thành tựu tiến bộ của các cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật. Nắm bắt được nhu cầu và thị hiếu của thị trường nội địa là ưa dùng hàng có chất lượng cao, hàng ngoại đặc biệt là hàng sản xuất tại Nhật Bản, Hà Yến luôn duy trì việc xuất khẩu các sản phẩm công nghiệp phục vụ tiêu dùng từ Nhật Bản như thiết bị Inox được xuất khẩu nhiều hơn cả Dưới đây là bảng kết quả XK theo thị trường của Công Ty Cổ Phần Hà Yến :
Theo dõi trong bảng dưới đây ta thấy thị trường Nhật Bản là thị trường Xuất khẩu chủ yếu của Hà Yến Với tỷ trọng giá trị xuất khẩu bình quân đạt khoảng 76% qua các năm và tăng qua các năm Đây là thị trường tiềm năng để Hà Yến tiến tập trung hướng tới trong thời gian tới.
Bảng 2.6 : Kết quả XK theo thị trường của Hà Yến từ 2007 – 2009 Đơn vị: USD
Nguồn: báo cáo phòng PTKD 2.4.2 Thị trường NK
Bước đầu khi sản xuất ra được các sản phẩm thiết bị bếp và thiết bị lạnh công nghiệp thì nguồn NK chủ yếu của Công Ty Cổ Phần Hà Yến là việc
3 6 nhập khẩu thiết bị bếp và thiết bị giặt là công nghiệp Tại các thị trường như Châu Mỹ, Châu Âu và Châu Á.
Công Ty Cổ Phần Hà Yến luôn đặt ra các mục tiêu và kế hoạch nhằm tạo dựng mối quan hệ thật tốt với các đối tác, với khách hàng Mối quan hệ đó đã tồn tại bền vững, lâu dài với các nhà cung cấp, các nhà cung cấp nguồn NK cũng như các khách hàng thân quen mà Hà Yến XK hàng hóa trong những năm qua Đó chính là những thị trường để Hà Yến củng cố mối quan hệ và phát triển lâu dài trong hoạt động kinh doanh của mình Điều đó tạo điều kiện thuận lợi trong đàm phán, ký kết hợp đồng với các đối tác Nhờ có sự thống nhất của Ban giám đốc và cán bộ phòng Phát triển kinh doanh đang cố gắng trong các năm tiếp theo có thể mang lại nhiều hợp đồng kinh tế lớn cho công ty Đồng thời mở rộng thị trường của mình tạo điều kiện để tăng doanh thu và đem lại lợi nhuận cao cho công ty.
Dưới đây là bảng kết quả nhập khẩu theo thị trường của Hà Yến từ năm
Bảng 2.7 : Kết quả NK theo thị trường của Hà Yến từ 2007 – 2009 Đơn vị: USD
Nguồn: Báo cáo phòng PTKD
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
Qua bảng trên ta thấy thị trường Châu Á là thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty Công ty cần chú trọng hơn nữa trong việc giữ mối quan hệ với các đối tác làm ăn để có tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao hơn trong thời gian tới.
2.4.3 Thực trạng thực hiện hợp đồng XNK
Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm về nguồn vốn của công ty mà có ảnh hưởng nhiều tới nghiệp vụ tổ chức thực hiện hợp đồng XNK cũng như các biện pháp để hoàn thiện hoạt động thực hiện hợp đồng XNK tại Công Ty Cổ Phần Hà Yến.
Sau khi đã kí kết hợp đồng, công việc hết quan trọng mà doanh nghiệp cần phải làm là tổ chức thực hiện hợp đồng mà mình đã kí kết Căn cứ vào điều khoản đã ghi trong hợp đồng doanh nghiệp phải tiến hành sắp xếp các công việc mà mình phải làm ghi thành bảng biểu theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, kịp thời nắm bắt diễn biến tình hình các văn bản đã gửi đi và nhận những thông tin phản hồi từ phía đối tác.
Trong những năm gần đây việc các hợp đồng được Hà Yến thực hiện ngày càng tăng về số lượng Với tỷ lệ các hợp đồng được thực hiện thành công tương đối cao 98% Số hợp đồng bị hủy hi hữu mới xảy ra Dù còn một số thiếu sót nhỏ xong việc thực hiện hợp đồng tại Hà Yến đã tương đối ổn định Việc thực hiện được hợp đồng có thành công hay không là phụ thuộc nhiều vào cả yếu tố khách quan như tình hình cung cầu thị trường vật tư phụ tùng quốc tế, sự biến động của tỷ giá hối đoái, bị ảnh hưởng bởi quan hệ kinh tế chính trị giữa Việt Nam với các quốc gia trên thế giới nói chung và nước
Hoạt động thực hiện hợp đồng XNK của Công Ty Cổ Phần Hà Yến đạt được kết quả khả quan như hiện nay là do các nghiệp vụ thực hiện trong hợp
3 8 đồng XNK được thực hiện tốt mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của công ty
Kết quả thực hiện hợp đồng XNK được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.8: Thực hiện hợp đồng XNK của Hà Yến từ năm 2007– 2009
Nguồn: Báo cáo phòng PTKD
Quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK phải tuân theo một trình tự công việc có liên quan chặt chẽ với nhau Chỉ một sơ sót nhỏ cũng có thể dẫn tới những hậu quả khó lường, gây thiệt hại cho công ty Nhận thức rõ điều này ngay trước khi hàng về cập cảng thì công ty tiến hành tổ chức, phân công trách nhiệm cho các cán bộ nghiệp vụ từ khâu chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho tới khâu nhận hàng và công tác giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng. Trong công tác thanh toán của công ty luôn cố gắng mở L/C và thanh toán đầy đủ, đúng hạn Tuy nhiên một số trường hợp thực hiện vẫn có những sai sót xảy ra như : Lỗi chính tả, thời hạn giao hàng chưa chặt chẽ.
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
Việc thực hiện hợp đồng XNK trong những năm qua tương đối ổn định Các hoạt động được thực hiện một cách dàn trải trong năm, hầu hết tháng nào cũng có ít nhất một hợp đồng XNK được thực hiện Để củng cố thêm cho việc thực hiện các hợp đồng kinh tế được tốt thì công ty cần lên kế hoạch và thực hiện kỹ lưỡng, nâng cao khả năng thực hiện, giám sát công việc của công ty để các nghiệp vụ thực hiện hợp đồng XNK được diễn ra thật tốt. Mang lại hiệu quả trong kinh doanh cho công ty.
2.4.4 Tình hình thực hiện hợp đồng trong những năm vừa qua tại Công Ty
Trong 3 năm gần đây, số lượng hợp đồng thực hiện đã tăng lên không ngừng Thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng được đảm bảo Các tranh cãi liên quan đến hợp đồng được giảm thiểu, đó là nhờ công ty đã chú trọng nâng cao năng lực ký kết hợp đồng của đội ngũ nhân viên xuất nhập khẩu
Các tranh cãi xảy ra thường là nhỏ và được hai bên giải quyết trên tinh thần tự nguyện và thân thiện.
Đánh giá công tác thực hiện hợp đồng XNK tại công ty trong thời
Trong thời gian qua với sự nỗ lực cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên Công Ty Cổ Phần Hà Yến cũng như việc công ty tuân theo quy trình XNK của quốc tế Với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quản lý tiên tiến 5S của Nhật vào hệ thống quản lý sản xuất đã góp phần quan trọng thúc đẩy không chỉ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động XNK của công ty Những năm qua công ty đã thu được nhiều thắng lợi và từng bước đưa công ty phát triển bền vững và lớn mạnh hơn Công ty đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường Tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động của công ty, nâng cao khả năng cạnh tranh cho Hà Yến. Để có được thế mạnh như hôm nay không thể không kể đến vai trò của các cán bộ, nhân viên Thực hiện các hoạt động XNK Trong những năm gần đây việc thực hiện hợp đồng XNK đã đạt được một số hiệu quả sau:
Nhu cầu của bạn hàng được đáp ứng vì công ty có kinh nghiệm là có những mối quan hệ tốt, truyền thống, đảm bảo được công tác hàng xuất với một số lượng dồi dào chất lượng tốt.
Do áp dụng phương thức thanh toán D/P nên thu hồi được tiền nhanh và nhờ uy tín của mình Công ty đã thuyết phục được bạn hàng dùng phương thức thanh toán D/P Phương thức này giúp công ty thu hồi vốn trong vòng 3 ngày làm việc , dẫn đến việc thu hồi nhanh để quay vòng vốn không chỉ giúp công ty phát triển mà còn tăng trưởng mạnh.
Các công tác tiến hành thực hiện hợp đồng được thực hiện theo đúng qui định của luật quốc tế, luật trong nước và các qui định trong hợp đồng Hạn chế được rủi ro, tránh được tranh chấp , khiếu nại xảy ra Qui trình thực hiện hợp đồng được đẩy nhanh tốc độ, đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng Điều này đã tạo uy tín cho công ty trên thị trường thế giới và Việt nam.
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B Điều kiện kinh tế chính trị xã hội luôn có tác động tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xong Việt Nam có tình hình kinh tế chính trị xã hội khá ổn định Khủng hoảng tài chính hầu như không có ảnh hưởng đáng kể Nhờ có thị trường tiêu thụ lớn làm cho sản phẩm của công ty bán ra khá dễ dàng, thị trường cung cấp các thiết bị phụ tùng tương đối đa dạng và có nhiều nhà cung cấp điều đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho các hợp đồng kinh tế liên tục được thực hiện.
Công Ty Cổ Phần Hà Yến do có mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các nhà cung cấp tại Châu Mỹ, Châu Âu và Châu Á; với các bạn hàng; các nhà nhập khẩu thiết bị của Hà Yến Điều đó tạo nên sự uy tín cho công ty, sự tin tưởng cho các nhà cung cấp cũng như các quốc gia nhập khẩu thiết bị của Hà Yến. Một yếu tố khách quan khác tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh của Hà Yến đó là việc được Nhà Nước khuyến khích cho các doanh nghiệp tham gia kinh doanh XNK đẩy mạnh quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Đặc biệt khi Việt Nam chính thức là thành viên thứ 150 của WTO Khi tham gia hội nhập mặc dù gặp nhiều khó khăn xong chung quy thì doanh nghiệp đã có thêm nhiều cơ hội kinh doanh hơn, các doanh nghiệp hợp tác thông thoáng hơn, hành lang pháp lý được tạo dựng thuận lợi cho việc kinh doanh đặc biệt là hoạt động kinh doanh XNK Làm đơn giản hóa các thủ tục như xin giấy phép XNK, hay các thủ tục hải quan, ưu đãi về thuế Điều đó đã đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng XNK.
Trong những năm qua Hà Yến đã rất chú trọng quan tâm tới việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, khang trang hơn Các phòng ban chức năng được trang bị máy vi tính, máy in đầy đủ Không chỉ có thế công ty còn ứng dụng Thương mại điện tử vào quá trình giới thiệu hình ảnh uy tín của công ty trên trang web riêng hayenind.com.vn Đây là yếu tố nền tảng tạo điều kiện cho các cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao phó.
Trong những năm qua hoạt động XNK được quan tâm theo dõi, kiểm soát tỉ mỉ sát sao đã làm cho việc kinh doanh đi vào ổn định và đảm bảo quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng XNK được diễn ra bình thường suôn sẻ Qua các năm thì công ty luôn có các hoạt động đánh giá hiệu quả của các phương án kinh doanh khi ký kết các hợp đồng để rút ra những bài học kinh nghiệm cho các lần ký kết sau Ngoài ra các điều khoản trong hợp đồng được soạn thảo tỉ mỉ kỹ càng, mang tính khả thi cao Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thực hiện hợp đồng XNK.
Hà Yến còn xây dựng được chiến lược kinh doanh phù hợp với khả năng thực thi của công ty Công Ty Cổ Phần Hà Yến có quan điểm kinh doanh đúng đắn với phương châm “Khách hàng” là “Bạn hàng” không chỉ bán thiết bị mà còn đồng hành với khách hàng của mình vừa tư vấn về bố trí hệ thống thiết bị vừa triển khai lắp đặt thiết bị và đào tạo nhân viên về cách thức sử dụng, tới từng chi tiết nhỏ được đi sâu đi sát Chính điều đó đã tạo nên sự tin tưởng của khách hàng vào uy tín của công ty Nâng cao vị thế của công ty lên một tầm cao mới
Như vậy Công Ty Cổ Phần Hà Yến luôn thực hiện thành công các nghiệp vụ, các hoạt động thực hiện hợp đồng XNK tạo điều kiện tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp Nhờ kinh nghiệm làm ăn lâu năm với mặt hàng quen thuộc và có được lợi thế của mình công ty đã nhanh chóng phát triển ngày càng lớn mạnh, mở rộng quy mô kinh doanh, thị trường XK để phát triển nhanh mạnh và bền vững hơn.
2.5.2 Những mặt còn hạn chế
Tuy đạt được nhiều thành quả đáng kể như trên nhưng bên cạnh đó công ty không thể tránh khỏi tránh khỏi những khó khăn bất lợi trong việc kinh doanh Bên cạnh những mặt đã đạt được thì cũng còn tồn tại nhiều hạn chế cần được khắc phục như:
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
Công Ty Cổ Phần Hà Yến với trụ sở chính tại cụm công nghiệp vừa và nhỏ Từ Liêm cách xa các cơ quan hải quan nên mỗi hợp đồng XNK đòi hỏi các cán bộ XNK phải đi lại nhiều để làm thủ tục điều đó làm tăng thêm các khoản chi phí đi lại, tốn thời gian hơn Chính điều đó là trở ngại cho công tác thực hiện hợp đồng XNK.
Nguyên nhân đến từ doanh nghiệp chưa tổ chức tốt việc quản lý hoạt động một cách khoa học Do chưa có sự chuyên môn hóa trong phân công cán bộ phụ trách hợp đồng Cùng một thời gian tất cả các nhân viên phải phụ trách tất cả các hợp đồng dẫn đến sự chồng chéo lẫn lộn về trách nhiệm, chưa phân công hợp lý trách nhiệm của từng người, không có sự chuyên môn hóa trong công việc dẫn tới việc ảnh hưởng tới kết quả thực hiện hợp đồng như sai sót trong quản lý, ký kết, và thực hiện hợp đồng XNK của công ty.
Một điểm yếu khác mà công ty cần phải khắc phục là nguồn nhân lực tổ chức thực hiện hợp đồng XNK chưa thực sự đáp ứng được đòi hỏi của thị trường Đội ngũ nhân viên còn hạn chế về trình độ nghiệp vụ Chưa có sự sáng tạo cùng những nhân viên kỹ thuật cao làm ảnh hưởng tới hoạt động giao nhận và kiểm tra máy móc thiết bị khi nhập về Không chỉ có thế chế độ thưởng phạt chưa khuyến khích sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên, chưa khích lệ được sự hăng say và đạt hiệu quả trong công việc Chưa đúng lúc kịp thời để khuyến khích công nhân.
Ngoài ra thì việc hạn chế về thủ tục hải quan Thủ tục hải quan của ViệtNam tuy có nhiều cải tiến nhưng vẫn rườm rà, mất nhiều thời gian làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng, làm ảnh hưởng tới sự chính xác về thời gian của đơn hàng Thủ tục hải quan còn chậm và chưa chính xác Việc đặt hàng còn nhiều yếu điểm dẫn đến sự chậm trễ Liên hệ vận chuyển còn chậm Và cả việc thời gian chuẩn bị cho hàng về còn nhiều sai sót Điều đó có ảnh hưởng lớn đến những hợp đồng mà công ty ký kết.
Phương hướng phát triển và một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp XNK tại công ty Cổ phần Hà Yến
Phương hướng phát triển công ty trong thời gian tới
3.1.1 Tiếp tục mở rộng ra thị trường thế giới và củng cố phát triển thị trường nội địa
Trải qua một quá trình phát triển đầy khó khăn và thử thách trong cơ chế thị trường, Công Ty Cổ Phần Hà Yến đã tự khẳng định mình trong vai trò của một đơn vị kinh doanh XNK cho nền kinh tế quốc dân Tuy nhiên, kinh doanh trong cơ chế thị trường cũng đem lại cho công ty nhiều bài học quý giá về đa dạng hóa kinh doanh, tích cực tìm kiếm khách hàng, chủ động kinh doanh theo hướng tự doanh, khai thác thế mạnh truyền thống, giữ uy tín với khách hàng.Trong những năm trước mối quan hệ làm ăn của công ty với các đối tác như Nhật Bản và các nước Châu Âu, Châu Mỹ có nhiều thuận lợi và hợp tác tốt đẹp Chính vì vậy năm 2010 công ty cần tiếp tục phát huy và giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp trên đồng thời không ngừng tìm kiếm những thị trường tiềm
4 8 năng mới nhằm thiết lập những mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài cho công ty Đây là hoạt động mang tính chất quan trọng trong việc mở rộng thị trường nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Không chỉ có thế công ty phải không ngừng thu hút và tìm kiếm các hợp đồng trong nước, các hợp đồng gia công sản xuất cũng như lắp đặt cho các nhà hàng khách sạn trong nước Đây là hoạt động đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty Công ty cần nỗ lực củng cố các mối quan hệ và uy tín với thị trường trong nước đồng thời không ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường ra thế giới.
3.1.2 Định hướng cho công tác thực hiện hợp đồng XNK
Trong hoạt động kinh doanh của công ty cần phải xây dựng những chiến lược những bước đi và những định hướng cho từng thời kỳ, từng giai đoạn phát triển của công ty Trong công tác thực hiện hợp đồng kinh doanh XNK thì những định hướng trở nên quan trọng và cần thiết nhằm xây dựng một cách khoa học và hợp lý những chính sách và những nguyên tắc cần thiết cho hoạt động thực hiện hợp đồng được diễn ra thành công Những định hướng trong công tác thực hiện hợp đồng như việc sắp xếp các công đoạn trong công tác thực hiện hợp đồng sao cho hợp lý và khoa học nhất đảm bảo các khâu trong quá trình diễn ra liên hoàn Đồng thời có sự sắp xếp nhân lực, sắp xếp cán bộ kinh doanh nghiệp vụ XNK thực hiện các nhiệm vụ trong từng khâu để hoàn thành các thủ tục nhanh gọn hơn
Không chỉ có thế công ty cần có những định hướng trong công tác liên hệ và duy trì mối quan hệ với các đối tác làm ăn theo phương châm hợp tác đôi bên cùng có lợi và hợp tác lâu dài Giữ uy tín và khẳng định thương hiệu của công ty trong con mắt khách hàng Khi có những định hướng đúng đắn sẽ mang lại cho công ty nhiều thuận lợi và giúp giải quyết nhanh chóng khoa học các công đoạn trong quá trình thực hiện hợp đồng.
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
3.1.3 Phương hướng hoạt động của công ty tới năm 2012
Tiến tới năm 2012 công ty cổ phần Hà Yến có những phương hướng cho hoạt động của công ty như: Không ngừng bồi dưỡng và đào tạo nguồn nhân lực toàn công ty Tiếp tục áp dụng hệ thống quản trị 5S của Nhật Bản để đoàn kết tập thể trong tổ chức Nâng cao tinh thần hăng say lao động, nhiệt tình và sáng tạo trong lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Công tác đào tạo bao gồm cả hai nội dung về kỹ năng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ một cách thường xuyên liên tục Công ty tiếp tục giữ mối quan hệ làm ăn hợp tác với các nhà cung cấp thiết bị cũng như các khách hàng quen thuộc của công ty Đồng thời không ngừng tìm kiếm thông tin và tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng cho công ty trong thời gian tới Nâng cao giá trị của những hợp đồng ngoại thương và có các biện pháp thu hút nhiều những hợp đồng cho công ty Tránh những sai sót không đáng có trong các khâu của quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng Công ty cũng không ngừng đấu thầu lắp đặt và sản xuất các thiết bị bếp, thiết bị lạnh phục vụ nhu cầu của khách hàng trong nước Nhiệm vụ là làm tăng lợi nhuận cho công ty. Đem lại sự tin tưởng và hài lòng cho khách hàng đã và sẽ đến với công ty Từ đó có thể thấy được phương hướng cho hoạt động kinh doanh trong thời gian tới của công ty như sau:
Tiếp tục phát huy vai trò tiên phong trong hoạt động xuất nhập khẩu thiết bị bếp & thiết bị lạnh công nghiệp và sản xuất lắp đặt theo yêu cầu của khách hàng Cụ thể như đôn đốc trách nhiệm của người bán với việc bảo hành, hỗ trợ cho người mua về mặt kỹ thuật, tư vấn cho khách hàng lựa chọn nhập khẩu những dây chuyền thiết bị bếp thiết bị lạnh hiện đại để hàng hóa sản xuất ra có khả năng cạnh tranh trên thị trường Quốc tế.
Bên cạnh nhập khẩu ủy thác cần tiếp tục chú ý và khai thác hình thức nhập khẩu tự doanh nhằm tạo thế chủ động và mang lại lợi nhuận cao Tăng
5 0 cường hình thức liên doanh với công ty khác để dự các gói thầu cung cấp thiết bị bởi vì khi áp dụng hình thức này sức mạnh liên doanh sẽ tăng lên rất nhiều lần, đảm bảo tốt các yêu cầu khắt khe về khả năng tài chính, kỹ thuật cũng như tư cách pháp nhân trong các gói thầu lớn.
Tiếp tục đa dạng hóa kinh doanh ngoài ngành hàng cơ bản là thiết bị bếp
& thiết bị lạnh nhằm tạo sự ổn định thu nhập và hỗ trợ vốn cho nghiệp vụ xuất nhập khẩu chính Đồng thời tăng cường liên doanh liên kết với các doanh nghiệp sản xuất nhằm tạo sự ổn định cho nguồn hàng xuất khẩu.
3.2Cơ hội và thách thức đối với công tác thực hiện hợp đồng XNK của công ty trong thời gian tới
Trong những năm qua Công Ty Cổ Phần Hà Yến đã không ngừng phát triển, liên tục mở rộng và củng cố mối quan hệ với các đối tác trong và ngoài nước Chính vì vậy mà liên tiếp các hợp đồng có giá trị lớn đã được thực hiện thành công mang lại cho Hà Yến những cơ hội kinh doanh thuận lợi Công ty đã có những chính sách để thực hiện thành công các mục tiêu và nhiệm vụ trong từng thời kỳ Công ty đã coi trọng phát triển nguồn nhân lực, văn hóa công ty được chú trọng, chiến lược kinh doanh đã đạt được nhiều thành tích đáng kể Nhờ việc áp dụng phương thức quản lý 5S của Nhật Bản đã tạo điều kiện thuận lợi khi làm việc, nâng cao năng suất và chất lượng cuộc sống cho tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty Đến nay Công Ty Cổ Phần Hà Yến đã thu được nhiều những kết quả đáng khích lệ.
Trong xu thế hội nhập và xu thế toàn cầu hóa trên thế giới sẽ mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Hà Yến nói riêng nhưng cơ hội cũng như những thách thức Vì vậy Công Ty Cổ Phần Hà Yến cần nắm bắt những cơ hội và tránh những rủi ro mà môi trường kinh doanh này đem lại. Dưới đây là những cơ hội và thách thức đối với công tác thực hiện hợp đồng XNK:
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
3.2.1 Cơ hội đối với công tác thực hiện hợp đồng XNK
Cho tới nay thì Hà Yến đã có một nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm, nhiệt tình, sáng tạo trong công việc đây là tài sản lớn đối với công ty Công ty cần liên tục chú ý tới nguồn lực con người, có những chính sách khuyến khích thích đáng tạo điều kiện phát huy khả năng tối đa của con người Điều đó là rất quan trong trong việc thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty Để công ty có thể phát triển lâu dài và ổn định.
Bên cạnh đó công ty có một cơ sở vật chất kỹ thuật được trang bị tiên tiến để phục vụ hoạt động kinh doanh
Không chỉ có thế hiện nay công ty đang có mối quan hệ tốt với các đối tác cũng như các nhà cung cấp Đây sẽ là thuận lợi cho việc phát triển lâu dài và mở rộng thị trường cho công ty trong thời gian tới Nhờ đó công ty có được nguồn hàng ổn định, nâng cao uy tín của công ty trong thời gian qua. Nhờ có cơ chế thị trường mở cửa đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở rộng thị trường cũng như đa dạng hóa các mặt hàng để XK hoặc NK phục vụ nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng Trong thời gian qua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đều có lãi, nhịp độ tăng trưởng ổn định, nội bộ đoàn kết, phối hợp chặt chẽ làm cho tổ chức được duy trì ổn định. Đặc biệt khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của WTO thì việc kinh doanh XNK có thêm được nhiều điều kiện thuận lợi hơn, có nhiều chính sách khuyến khích đồng thời các luật lệ không còn trói buộc doanh nghiệp nhiều Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho Hà Yến phát triển và mở rộng thị trường trong những năm tiếp theo để nâng cao uy tín và thương hiệu riêng cho công ty.
3.2.2 Thách thức đối với công tác thực hiện hợp đồng XNK
Bên cạnh những điều kiện thuận lợi thì Hà Yến cũng còn nhiều khó khăn thách thức đang ở phía trước như:
Việc hạn chế về kỹ năng quản lý, sự nhạy bén với các cơ chế thị trường.
Công tác xúc tiến thương mại, tiếp cận thị trường tìm đối tác mới, tìm nhà cung cấp mới còn nhiều hạn chế yếu kém về khả năng và chưa thực sự được trú trọng.
Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng XNK tại công ty trong thời gian tới
Trong hoạt động kinh doanh XNK của công ty thì việc ký kết được hợp đồng là bước đầu tiên quyết định tới việc hợp đồng có thực hiện được Chính vì vậy công ty cần làm tốt ngay ở khâu đầu tiên này Để công tác thực hiện hợp đồng được hoàn thiện thì khâu đàm phán và ký kết hợp đồng là việc làm đầu tiên công ty vần chú trọng tới.
3.3.1 Đối với khâu đàm phán và ký kết hợp đồng
Công ty cần có sự chuẩn bị kỹ về phương pháp và nghệ thuật đàm phán thì cũng có thể dành được cho mình nhiều lợi thế Theo tôi, công ty có thể thành công trong các cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng nếu công ty thực hiện theo trình tự sau:
Trong phần chuẩn bị này công ty phải xác định cho mình hoàn cảnh đàm phán, mục tiêu đàm phán và thành phần tham gia đàm phán Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm về đàm phán và có đầy đủ những kinh nghiệm về kỹ thuật, thương mại, pháp luật Ngoài ra họ cũng phải
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B có một số đặc tính cá nhân nổi trội hơn so với người khác về khả năng giao tiếp, sự nhanh nhậy trong xử lý tình huống Về phần công ty thì không nên có những sức ép không cần thiết với những người tham gia đàm phán trước khi bước vào các cuộc đàm phán.
Mục tiêu đàm phán là đem lại cho công ty những lợi thế trong quá trình xuất nhập khẩu sau này Công ty phải lựa chọn sẵn các phương án lựa chọn khác nhau để khi bước vào đàm phán luôn luôn chủ động Đối phương khi thấy công ty đã có sự chuẩn bị kỹ các phương án như vậy thì sẽ dễ phải chấp nhận một trong các phương án công ty đưa ra, khi đó công ty sẽ đạt được mục tiêu của mình. Đối với hoàn cảnh đàm phán, công ty hoàn toàn có thể chủ động chuẩn bị được Tuy nhiên quan trọng nhất là công ty phải thăm dò được tình hình hiện nay của đối phương về tình hình tài chính, vị thế của đối phương trên thị trường, sức ép của các đối thủ cạnh tranh khác đối với họ , để qua đó điểm chết của đối phương và có phương pháp khai thác điểm chết đó Công ty có thể thông qua mạng lưới văn phòng đại diện để thăm giò thông tin về đối thủ của mình.
3.3.1.2 Trong quá trình đàm phán.
Trong quá trính đàm phán, đối với những vấn đề còn đang bàn cãi, công ty nên có sách lược tháo dỡ dần, không nên vội vàng vì nếu không sẽ không nắm được toàn bộ vấn đề, không đủ thời gian suy nghĩ thấu đáo, có thể dẫn đến những thỏa thuận không khai thác được hết lợi thế Tuy nhiên, người đàm phán cũng không nên có thái độ quá cứng rắn, cố chấp bảo vệ những lợi ích đẵ tính toán từ trước mà nên có những nhượng bộ nhất định.
3.3.1.3 Sau quá trình đàm phán
Sau khi kết thúc đàm phán nếu thỏa thuận và ký kết được hợp đồng,thương lượng thành công và cả hai bên đều chấp thuận điều kiện của đối
5 4 phương thì cần khéo léo để đẩy nhanh và hoàn thành để tiến tới việc thực hiện hợp đồng Đồng thời chuẩn bị tốt các điều kiện để thực hiện hợp đồng được suôn sẻ.
Còn khi không thương lượng được thì khi ra về cần để lại cho đối tác sự vui vẻ không nên để xảy ra những tranh cãi Nhằm tạo cơ hội làm ăn lần sau với đối tác đó.
3.3.1.4 Đối với khâu thực hiện hợp đồng. Đây là khâu thường gặp nhiều rắc rối mà lý do có cả từ phía công ty và từ phía Nhà nước.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, sai sót thường xảy ra trong lúc làm việc với Hải quan Bởi vì có nhiều thủ tục phức tạp, cộng với việc doanh nghiệp phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn có thể xảy ra Vì thế công ty nên chọn những cán bộ am hiểu các văn bản pháp lý về thuế, các văn bản của Tổng cục hải quan đi làm công tác này, đồng thời phải yêu cầu cán bộ chịu trách nhiệm về sự chính xác của tờ khai Hải quan Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hàng hóa và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một tờ khai Hải quan cho Phòng kế hoạch tài chính giữ để phòng kế hoạch tài phối hợp và theo dõi kịp thời việc nộp thuế và thanh toán các khoản với Hải quan. Đối với công tác giao nhận và vận chuyển, công ty nên có kế hoạch giao nhận, vận chuyển từ trước dựa trên hợp đồng ủy thác cũng như đơn hàng của bạn hàng (qua hợp đồng ủy thác hoặc đơn hàng để biết được trách nhiệm trong giao nhận, vận chuyển của công ty đến đâu) Từ đó công ty thiết lập kế hoạch giao nhận, vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và cắt giảm những khoản trung gian không cần thiết. Đối với công tác thanh toán, công ty phải nắm vững thời hạn thanh toán cũng như tiến độ thanh toán của khách hàng trong nước đồng thời phải tích cực đôn đốc khách hàng trong nước thanh toán đúng hạn
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
3.3.2 Thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác thực hiện hợp đồng XNK
3.3.2.1 Đối với công tác tổ chức quản lý.
Hiện nay, công tác tổ chức quản lý của công ty là quản lý trực tiếp, mọi hoạt động đều nằm dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc Các phòng chức năng phụ trách từng khu vực và quản lý theo sự phân công lãnh đạo của công ty.
Bộ máy hoạt động của công ty như thế là tương đối hợp lý Tuy nhiên cũng nên có một vài thay đổi để thích nghi với điều kiện hiện nay như:
Nên phân chia chức năng rõ ràng giữa các phòng ban chức năng để có thể tạo điều kiện cho việc quản lý hiệu quả hơn Nên thành lập phòng Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường để trợ giúp Ban giám đốc trong chiến lược Marketing.
Về vấn đề quản lý đội ngũ cán bộ, công ty nên có những quy định tăng cường ý thức trách nhiệm của các cán bộ trong khi làm việc, đặc biệt là khi thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh Có thể sử dụng phương pháp đánh vào kinh tế như, nếu cán bộ nào vị phạm những quy định của công ty thì tùy theo mức độ thiệt hại do vi phạm đó gây ra mà phải đền bù cho công ty những khoản tiền khác nhau Tuy nhiên trong quá trình tổ chức quản lý, lãnh đạo công ty cũng nên đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân để sắp xếp công việc cho phù hợp, không nên để tình trạng những người biết thì không được làm, những người không biết lại cứ phải làm.
Một vấn đề nữa là công ty cần có biện pháp giảm đến mức thấp nhất sự tranh mua, tranh bán giữa các đơn vị kinh doanh trong công ty nhưng vẫn đảm bảo thỏa đáng về lợi ích tài chính của công ty.
Điều kiện thực hiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần Hà Yến nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung
ty cổ phần Hà Yến nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung
Có thể nói trong quy trình xuất nhập khẩu ở Công Ty Cổ Phần Hà Yến thì những vướng mắc mà công ty gặp phải phần nhiều là từ phía Nhà nước. Những quy định chồng chéo, những thủ tục phiền hà gây rất nhiều khó khăn cho hoạt động của công ty, xin có một số ý kiến đối với Nhà nước về các chính sách, những quy định trong lĩnh vực XNK như sau:
Thứ nhất là tạo hành lang pháp lý cho hoạt động kinh doanh XNK hàng hóa của các doanh nghiệp để xây dựng cơ chế chính sách tạo điều kiện cho quan hệ kinh tế thương mại giữa các nước trên thế giới với Việt Nam phát triển ổn định lâu dài.
Nhà nước cần ban hành những chính sách đối với các DN Việt Nam phù hợp hơn và thiết thực hơn với thực tiễn, mang tính chủ động và phối hợp nhịp nhàng giữa nhà nước và doanh nghiệp Cần có các chính sách thuế phù hợp không vi phạm quy định của tổ chức WTO Và một số vấn đề như thanh toán, hải quan, kiểm soát biên giới… cần được xem xét để ban hành các quy định hợp lý, tạo môi trượng thuận lợi cho phát triển thương mại giữa các quốc gia.
Hai là đẩy mạnh hợp tác đầu tư gắn với hoạt động thương mại coi đây là điều kiện tiên quyết để phát triển mối quan hệ hợp tác thương mại lâu dài và hiệu quả
Ba là Xuất nhập khẩu liên quan nhiều tới các chính sách của nhà nước ban hành Do đó cần sự phối hợp chưa chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý Nhà nước để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả Trong nhiều trường hợp phát sinh mâu thuẫn trong cách xử lý của nhiều cơ quan quản lý đối với hoạt động kinh doanh ngoại thương.
Về phía doanh nghiệp Đẩy mạnh hoạt động buôn bán chính ngạch và chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh Công ty cần đa dạng hóa các phương thức hoạt động thương mại nhằm hướng tới hoạt động kinh doanh đa dạng hơn để có thể phục vụ tốt nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng.Cần nâng cao năng lực cạnh tranh đồng thời không ngừng cải thiện và nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm theo nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của thị trường.
Công ty cần có những chính sách đầu tư đổi mới máy móc thiết bị để nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất lao động đồng thời giảm chi phí hạ giá thành cho sản phẩm Đồng thời thích nghi được với xu hướng phát triển Công ty cần có chính sách đầu tư đủ mạnh, có tính đột phá để đổi mới công nghệ, nâng cao năng lực sản xuất, cải tiến mẫu mã, chủng loại sản phẩm đặc biệt là nâng cao chất lượng hàng hóa để có thể cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
Công ty phải liên tục nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên xây dựng những chiến lược nghiên cứu tiếp cận thị trường, chiến lược mặt hàng thích hợp với khách hàng trong từng giai đoạn phát triển cụ thể.
3.4.1 Hoàn thiện và minh bạch hóa thông tin về các chính sách xuất nhập khẩu
Thứ nhất, đảm bảo sự ổn định nhất quán và bình đẳng của luật pháp trên cơ sở kinh tế nhiều thành phần, không có sự phân biệt đối với các bên kinh doanh XNK.
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B
Thứ hai, bãi bỏ chế độ chuyên ngành, mỗi doanh nghiệp được quyền kinh doanh XNK, đều có quyền tự do kinh doanh các mặt hàng XNK ( trừ các mặt hàng Nhà nước cấm NK).
Thứ ba, đơn giản hoá các thủ tục XNK Do bị ảnh hưởng từ cơ chế cũ nên tình trạng thủ tục giấy tờ với hoạt động kinh doanh XNK hiện nay rất phiền hà, phức tạp, nhiều tiêu cực, các cơ quan quản lý còn quan liêu, thực tế cho thấy công ty phải tốn nhiếu thời gian và tiền của về cái gọi là " thủ tục phí".
Cải cách thủ tục hành chính
Về việc ban hành pháp luật
Thứ nhất Cho đến nay nhà nước mới chỉ ban hành một văn bản tạm thời hướng đẫn về việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu khiến cho các doanh nghiệp còn nhiều lúng túng trong việc thực hiện Vì vậy nhà nước cần phải ban hành những văn bản chi tiết, rõ ràng và minh bạch hơn hướng dẫn ký kết thực hiện hợp đồng Cần hạn chế ban hành, loại bỏ các văn bản dưới luật không cần thiết Nhà nước cần ban hành một văn bản hướng dẫn chính thức về việc ký ký và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, để tránh hiện tượng chồng chéo mâu thuẫn nhau làm cho các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu tiến thoái lưỡng nan không biết phải thực hiện theo văn bản nào
Thứ hai Nhà nước cần ban hành luật khuyến khích cạnh tranh để các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh tạo điều kiện phát triển kinh tế bền vững, cạnh tranh công bằng.
Thứ ba Nhà nước cần ban hành các quy định về quản lý vốn và ngoại tệ một cách chặt chẽ, để đảm bảo cân bằng cán cân thanh toán, ổn định tỷ giá bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Thứ tư tuân thủ cơ chế đăng ký kinh doanh thay cho cơ chế xin cho trong kinh doanh tạo sự bình đẳng giữa các bên trong kinh doanh XNK.
Có chính sách hợp lý để phát triển các ngành hỗ trợ như giao nhận ngoại thương, bảo hiểm hàng hóa mua bán quốc tế, ngân hàng
ngoại thương, bảo hiểm hàng hóa mua bán quốc tế, ngân hàng
Các dịch vụ giao nhận, vận chuyển, kho vận cần có chính sách phù hợp và có những nghiên cứu để lựa chọn các hình thức sao cho phù hợp nhất đối với hoạt động kinh doanh của công ty.
Hoạt động XNK của nước ta chủ yếu áp dụng phương thức xuất khẩu theo điều kiện giao hàng FOB và nhập khẩu theo điều kiện giao hàng CIF. Theo Incoterms 2000 có 13 điều kiện mua bán được quốc tế hoá bằng tiếng Anh, áp dụng chung cho hoạt động thương mại quốc tế, trong đó hai điều kiện giao hàng FOB và CIF thường được các bên tham gia sử dụng Điều kiện giao hàng FOB quy trình người mua chịu mọi phí tổn và để đảm bảo an toàn cho tài sản của mình, bên nhập khẩu sẽ mua bảo hiểm, đồng thời có nghĩa vụ thuê
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B tàu và trả cước phí vận chuyển Điều kiện giao hàng CIF cũng quy định trách nhiệm của người bán kết thúc khi hàng đã qua khỏi lan can tàu tại cảng gửi, nhưng xác định cụ thể người bán phải trả cước vận chuyển và ký hợp đồng bảo hiểm hàng hải tránh cho bên mua những rủi ro đối với hàng hóa có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển Đơn bảo hiểm này được phía xuất khẩu ký hậu và chuyển giao cho phía nhập khẩu.
Như vậy, đối với hoạt động nhập khẩu nếu nhập theo điều kiện CIF, quyền vận tải và quyền bảo hiểm thuộc phía nước ngoài Với các quyền đó, đối tác nước ngoài tùy ý thuê tàu và mua bảo hiểm Theo lẽ thường họ ký hợp đồng với các công ty của nước mình Các công ty bảo hiểm nước ngoài vì thế có điều kiện phát triển hơn Đối với các công ty XNK nếu đơn bảo hiểm được ký kết với các công ty bảo hiểm Việt Nam, công ty XNK tránh được những phiền phức về thủ tục pháp lý, ngôn ngữ, địa lý… có thể sẽ gặp phải khi sự cố bảo hiểm xảy ra Hơn nữa, tập quán thương mại quốc tế chỉ yêu cầu bên xuất khẩu mua bảo hiểm ở mức độ tối thiểu Nhà nhập khẩu muốn an toàn hơn cho tài sản của mình phải ký các hợp đồng bổ sung Như thế công ty nhập khẩu Việt Nam vẫn phải mua bảo hiểm trong trường hợp nhập khẩu CIF Công ty sẽ chủ động hơn nếu giành được quyền mua bảo hiểm thông qua hợp đồng nhập khẩu FOB hoặc C&F.
Một số đề xuất nhằm nâng cao kim ngạch hàng hóa XNK tham gia bảo hiểm trong nước như sau: Để nâng cao tỷ trọng hàng hóa XNK được bảo hiểm trong nước các doanh nghiệp bảo cần chủ động tăng cường tiếp cận khách hàng để tư vấn kỹ thuật chuyên môn, giúp khách hàng lựa chọn rủi ro tham gia bảo hiểm cho phù hợp và đạt hiệu quả
Nhà nước cần có cơ chế, chính sách cụ thể khuyến khích các công tyXNK ký kết hợp đồng theo điều kiện xuất khẩu CIF, nhập khẩu FOB hoặc
C&F như: giảm thuế XNK cho chủ hàng nào tham gia bảo hiểm tại Việt Nam, hoặc giảm thuế doanh thu hay thuế giá trị gia tăng, giảm thủ tục hải quan, hoặc chủ hàng được giao hạn ngạch XNK cao hơn so với những chủ hàng không tham gia bảo hiểm tại Việt Nam Với các chính sách ưu đãi trên, các công ty XNK sẽ chủ động hơn trong đàm phán ký kết, thực hiện phương thức xuất khẩu theo điều kiện CIF, nhập khẩu theo điều kiện FOB hoặc C&F tạo cơ sở nâng cao tỷ trọng hàng hóa XNK tham gia bảo hiểm trong nước, đồng thời thúc đẩy ngành bảo hiểm Việt Nam phát triển Đối với các công ty XNK nên chuyển dần từ phương thức xuất khẩu FOB, nhập khẩu CIF sang xuất khẩu theo điều kiện CIF, nhập khẩu theo điều kiện FOB Điều này xét về toàn cục có lợi cho nền kinh tế quốc dân do đã tạo cơ hội cho ngành bảo hiểm hàng hải và ngành vận tải biển phát triển Và chính sự phát triển của hai ngành này có tác động ngược trở lại góp phần mở rộng không ngừng hoạt động kinh tế đối ngoại Sự phối kết hợp hỗ trợ nhau cùng phát triển của ba lĩnh vực XNK, bảo hiểm hàng hải, và vận tải đường biển có một ý nghĩa quan trọng Sẽ là rất khó cho hoạt động XNK nếu ngành bảo hiểm và vận tải biển kém phát triển, và ngành bảo hiểm và vận tải biển cũng không thể phát triển mạnh được trong điều kiện kim ngạch XNK thấp. Tóm lại, quá trình hội nhập kinh tế quốc tế đặt nền kinh tế nước ta trước những thời cơ mới và thách thức mới Trong bối cảnh đó doanh nghiệp cần chủ động hơn nữa trong việc nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, lựa chọn hình thức tham gia bảo hiểm cũng như liên kết mật thiết với các ngân hàng để hội nhập thành công và cạnh tranh có hiệu quả với các công ty khác tạo cơ sở nâng cao tỷ trọng kim ngạch hàng hóa XNK trong nước.
SV: Nguyễn Thị Luyến Lớp: KDTM 48B