PhÇn thø nhÊt Lêi nãi ®Çu Trong thêi kú ®æi míi kinh tÕ hiÖn nay, ®Ó hoµ nhËp víi xu híng ph¸t triÓn chung cña thÕ giíi, §¶ng vµ Nhµ níc ta ® lu«n chó träng lu«n chó träng ®Õn viÖc n©ng cao n¨ng lùc s[.]
Lời nói đầu Trong thời kỳ đổi kinh tế nay, để hoà nhập với xu hớng phát triển chung giới, Đảng Nhà nớc ta đà trọng trọng đến việc nâng cao lực sản xuất tất doanh nghiệp Là doanh nghiệp sản xuất hoạt động kinh tế thị trờng, cán công nhân viên Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà không ngừng đẩy mạnh sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm tạo đứng vững cho sản phẩm Công ty thị trờng Trở thành thành viên Tổng công ty Giấy Viện nam, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà có bớc tiến đáng kể năm gần Sản phẩm Công ty đợc thị trờng biết đến cách rộng rà trọngi Để đạt đợc kết nh vậy, phần không nhỏ đóng góp máy quản lý hoạt động linh hoạt, nhạy bén, công tác kế toán nói chung nh công tác kế toán vật liệu nói riêng đợc tổ chức hiệu quả, cung cấp thông tin cho quản lý kịp thời, xác Tổ chức kế toán vật liệu hợp lý tạo điều kiện đẩy nhanh công việc phần hành kế toán khác, đảm bảo cung cấp đủ số lợng, chất lợng, theo kịp tiến độ sản xuất Từ giúp cho trình sản xuất diễn liên tục, theo kế hoạch sản xuất, xác định đợc định mức dự trữ vật liệu hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Nhận thức đợc tầm quan trọng công tác kế toán vật liệu Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc hớng dẫn tận tình cô giáo hớng dẫn Trần Thị Phợng, em đà trọng sâu nghiên cứu đề tài luận văn tốt nghiệp: Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Ngoài phần mở đầu kết luận luận văn bao gồm nội dung sau: Phần I: Lý luận chung kế toán vật liệu doanh nghiệp công nghiệp Phần II: Tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Phần thứ nhÊt Lý ln chung vỊ kÕ to¸n vËt liƯu ë doanh nghiệp công nghiệp I Nhiệm vụ kế toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất Vị trí vật liệu trình sản xuất Vật liệu yếu tố trình sản xuất kinh doanh, tham gia trực tiếp vào trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm đợc sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đối tợng lao động nên có đặc điểm tham gia vào chu kỳ sản xuất Dới tác động lao động, vật liệu thay đổi hình dáng ban đầu sau trình sử dụng chuyển toàn giá trị vào giá trị sản phẩm đợc sản xuất Giá trị vật liệu tiêu hao cho trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá thành sản phẩm nên thông thờng doanh nghiệp sản xt, vËt liƯu thêng chiÕm tû träng lín toµn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Do cần biến động nhỏ vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến sè chØ tiªu quan träng cđa doanh nghiƯp nh chØ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, tiêu doanh thu, giá thành, tiêu chi phí Do vị trí quan trọng vật liệu cấu tạo giá thành sản phẩm, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu tất khâu từ khâu thu mua ,bảo quản, sử dụng dự trữ Vật liệu tham gia thờng xuyên vào trình sản xuất, biến động liên tục Các doanh nghiệp thờng xuyên phải theo dõi tình hình biến động vật liệu từ có kế hoạch bổ sung, dự trữ kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nhu cầu khác doanh nghiệp Công tác thu mua vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo đủ số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại Giá mua, chi phí thu mua phải hợp lý cho đạt đợc hiệu kinh tế cao cho doanh nghiệp đồng thời đáp ứng cung cấp tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Một yêu cầu quản lý vật liệu phải tổ chức tốt kho tàng bến bÃi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực chế độ bảo quản loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mát, hao hụt, đảm bảo an toàn Ngoài viƯc sư dơng vËt liƯu tiÕt kiƯm, hỵp lý, mục đích, sở định mức, dự to¸n chi phÝ cã ý nghÜa rÊt quan träng nh»m tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, thực tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh Do vậy, khâu cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng vật liệu trình sản xuất kinh doanh Việc xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng khan vật t ảnh hởng đến tình hình tài nh lÃng phí vốn dự trữ nhiều việc cung ứng thu mua không kịp thời nhằm đảm bảo cho tiến độ sản xuất kinh doanh diễn liên tục yêu cầu quản lý vật liệu 2 Vai trò kế toán yêu cầu quản lí vật liệu Vật liệu loại tài sản doanh nghiệp, đồng thời yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm Do việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực hiệu việc quản lí kiểm soát tài sản doanh nghiệp, tránh h hỏng mát, lÃng phí vật liệu trình sản xuất Hơn tạo điều kiện kiểm soát có hiệu đợc chi phí giá thành sản phẩm cung cấp đầy đủ kịp thời đồng vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm Tổ chức công tác kế toán vật liệu việc phải tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp tình hình có, tăng, giảm vật liệu trình hoạt động sản xuất kinh doanh mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị thời gian cung cấp Bên cạnh công tác kế toán vật liệu phải đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Việc tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phải phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống Nhà nớc yêu cầu quản trị cđa doanh nghiƯp, thn tiƯn cho c«ng viƯc ghi sỉ kế toán, tính toán quản lý vật liệu Hàng ngày, nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành ghi chép từ chi tiết đến tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu Đồng thời, kế toán vật liệu cần thờng xuyên phối hợp kiểm tra việc thực định mức dự trữ tiêu hao vật liệu, tránh việc ứ đọng, lÃng phí vật liệu, phát vật liệu phẩm chất để có biện pháp nâng cao hiệu sử dụng, dự trữ vật liệu II Phân loại tính giá vật liệu Phân loại vật liệu VËt liƯu sư dơng doanh nghiƯp bao gåm rÊt nhiều loại có công dụng khác nhau, đợc sử dụng nhiều phận khác nhau, đợc bảo quản , dự trữ địa bàn khác Trong thực tế nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán quản lý vật liệu doanh nghiệp, dùng để phân loại vật liệu công dụng vai trò tác dụng vật liệu sản xuất Theo đặc trng vật liệu doanh nghiệp đợc phân loại sau: - Nguyên liệu vật liệu chính: Là loại nguyên liệu vật liệu tham gia trực tiếp vào trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể thân sản phẩm Nguyên liệu, vật liệu bao gồm bán thành phẩm mua với mục đích tiếp tục trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hàng hoá Ví dụ: giấy đợc mua từ nhà máy sản xuất giấy để in ấn, đóng thành đợc coi vật liệu - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ loại vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vật liệu để nâng cao chất lợng nh tính năng, tác dụng sản phẩm loại vật liệu phục vụ cho trình hoạt động bảo quản loại t liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động công nhân - Nhiên liệu: Là loại vật liệu đợc dùng để tạo lợng phục vụ cho hoạt động loại máy móc thiết bị dùng trực tiếp cho sản xuất Thực chất loại vật liệu phụ nhng đợc tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn kinh tế quốc dân, có yêu cầu kỹ thuật bảo quản hoàn toàn khác so với loại vật liệu phụ thông thờng - Phụ tùng thay thế: Là chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa thay cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Bao gồm vật liệu thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng - Phế liệu: Là loại vật liệu thu đợc trình sản xuất hay lý tài sản, sử dụng hay bán - Vật liệu khác: Bao gồm loại vật liệu lại thứ cha kể nh bao bì, vật đóng gói, loại vật t đặc chủng Các doanh nghiệp phân chia loại vật liệu nêu thành thứ, loại chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hạch toán chi tiết vật liệu đơn vị Trên sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm vật liệu để thống tên gọi, quy cách, đơn vị tính, mà số vật liệu tạo điều kiện thuận lợi công tác quản lý giới hoá công tác kế toán Tính giá vËt liƯu TÝnh gi¸ vËt liƯu cã ý nghÜa quan trọng việc hạch toán đắn tình hình tài s¶n cịng nh chi phÝ s¶n xt kinh doanh Lùa chọn phơng pháp tính giá kỳ hợp lý tạo điều kiện cho việc đánh giá xác giá trị vật liệu dự trữ cuối kỳ, đồng thời phản ánh đắn chi phí vật liệu giá thành sản phẩm Nh vậy, đánh giá vật liệu mét nhiƯm vơ quan träng cđa tỉ chøc kÕ to¸n vật liệu tiền đề để hình thành hệ thống thông tin xác vật liệu tiêu dùng, dự trữ Yêu cầu để lựa chọn phơng pháp tính giá vật t xuất dùng phải tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể doanh nghiệp, đồng thời phải tuân theo nguyên tắc mà Nhà nớc quy định a) Giá thực tế nhập kho Trong doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xây dựng theo nguồn nhập: Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế VL = nhập kho Giá mua ghi hoá đơn Thuế + nhËp khÈu + (nÕu cã) Chi phÝ thu mua - Giảm giá hàng mua đợc hởng Chi phí thu mua bao gåm chi phÝ vËn chuyÓn, phÝ bèc xÕp, phÝ bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý đờng đi, tiền thuê kho bÃi, phí gia công tríc nhËp kho (nÕu cã), phÝ chän läc, t¸i chế Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: giá mua ghi hoá đơn ngời bán giá thuế giá trị gia tăng Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp: giá mua giá toán bao gồm thuế giá trị gia tăng Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho giá thành thực tế sản xuất vật liệu Đối với vật liệu thuê gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá trị vật liệu xuất chế biến chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển bố dỡ, hao hụt định mức ) Đối với vật liệu nhận đóng góp từ đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế giá thoả thuận bên xác định céng víi c¸c chi phÝ tiÕp nhËn (nÕu cã) Đối với phế liệu: Giá thực tế giá ớc tính sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu Đối với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận Giá loại vật liệu chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua nói phải ghi hoá đơn, chứng từ hợp lệ Trờng hợp vật liệu sản phẩm nông, lâm, thủ s¶n mua cđa ngêi trùc tiÕp s¶n xt hoá đơn ngời mua hàng phải lập bảng kê ghi rõ họ tên, địa ngời bán, số lợng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, chữ ký ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi b) Gi¸ thùc tÕ xt kho: ViƯc sư dơng c¸c phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm, cấu, chủng loại vật liệu doanh nghiệp nh trình độ quản lý, trình độ kế toán Các doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp tính gi¸ vËt liƯu xt kho sau: Gi¸ thùc tÕ bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho kỳ đợc tính theo giá trị bình quân (đầu kỳ, cuối kỳ sau lần nhập) Giá thực tế bình quân đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc): Theo phơng pháp giá vật liệu xuất kho đợc tính sở số lợng vật liệu xuất kho đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ - Ưu điểm: Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho đơn giản phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ - Nhợc điểm: không xác không tính đến biến động giá vật liệu kỳ Giá thực tế bình quân kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ) Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho đợc xác định sở bình quân hoá giá trị tất hàng nhập kho kỳ tồn đầu kỳ Giá thực tế xuất kho Đơn giá thực tế bình quân = = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập kỳ - Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất kỳ - Nhợc điểm: Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính vào cuối tháng, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ hạch toán, làm chậm tiến độ thực khâu kế toán khác Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất nhiều, giá biến động đột ngột Giá thực tế bình quân sau lần nhập: Theo phơng pháp này, sau lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân danh điểm vật liệu Căn vào giá đơn vị bình quân lợng vật liệu xuất kho hai lần nhập để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho - Ưu điểm: Phơng pháp đà khắc phục đợc nhợc điểm hai phơng pháp trên, việc tính giá đợc xác, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ Công việc tính giá đợc tiến hành đặn kỳ - Nhợc điểm: Phơng pháp đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, khối lợng tính toán nhiều Phơng pháp giá thực tế bình quân sau lần nhập thích hợp áp dụng với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực kế toán máy vi tÝnh Gi¸ thùc tÕ nhËp tríc, xt tríc (FIFO): Theo phơng pháp này, giả định số vật liệu đợc nhập kho trớc xuất kho trớc, xuất hÕt sè nhËp tríc míi ®Õn sè nhËp sau theo giá thực tế xủa số hàng xuất Nh vậy, giá thực tế vật liệu mua trớc đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc Phơng pháp thích hợp giá vật liệu ổn định có xu hớng giảm - Ưu điểm: Việc tính giá đơn giản, dễ làm gần với luồng nhập_xuất vật liệu thực tế - Nhợc điểm: Khối lợng công việc hạch toán tơng đối nhiều Phơng pháp thờng đợc áp dụng doanh nghiệp có loại vật liệu, số lần nhập kho loại vật liệu không nhiều Giá thực tế nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp nhập sau- xuất trớc giả định loại vật liệu đợc nhập vào kho sau đợc xt tríc tiªn, xt hÕt sè nhËp sau míi đến số nhập trớc Phơng pháp phù hợp trờng hợp giá vật liệu có xu hớng tăng lên số xuất theo giá cao, chi phí tăng, lợi nhuận giảm số thuế thu nhËp doanh nghiƯp ph¶i nép gi¶m Doanh thu hiƯn phù hợp với chi phí - Ưu điểm: Việc tính toán đơn giản, dễ làm so với phơng pháp FIFO - Nhợc điểm: Phơng pháp nµy bá qua luång nhËp, xuÊt hµng thùc tÕ Trờng hợp giá thực tế vật liệu biến động mạnh, việc tính giá vật liệu trở nên thiếu xác Phơng pháp phù hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, tần suất nhập, xuất loại vật liệu không nhiều vật liệu có yêu cầu cao thời hạn bảo quản Giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp giá trị xuất kho vật liệu đợc xác định theo giá nhập kho Việc tính giá vật liệu xuất kho xác nhiên đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản hạch toán chi tiết, tỉ mỉ Phơng pháp thích hợp cho cho doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng lô vật liệu nhập kho, xuất lô tính theo giá đích danh lô Phơng pháp giá hạch toán: Đối với phơng pháp này, toàn vật liệu biến động kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch loại giá ổn định kỳ) Cuối kỳ, kế toán tính giá thùc tÕ cđa sè vËt liƯu ®· xt kho kỳ sở chênh lệch giá thực tế giá hạch toán vật liệu theo công thức: Giá thực tế vật = Giá hạch toán vật * HƯ sè gi¸ liƯu xt kho liƯu xt kho vËt liƯu HƯ sè gi¸ vËt liƯu = Gi¸ thùc tÕ vật liệu + tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu + tồn kho đầu kỳ Giá thực tế vật liệu nhập kho kỳ Giá hạch toán vật liệu nhập kho kỳ - Ưu điểm: Phơng pháp kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, phản ánh kịp thời biến động giá trị loại vật liệu trình sản xuất kinh doanh - Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp cã c¸c nghiƯp vơ nhËp, xt kho vËt liƯu nhiỊu, thờng xuyên, giá mua thực tế biến động lớn thông tin giá không kịp thời Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu Khái niệm Vật liệu doanh nghiệp sản xuất thờng đa dạng, nhiều chủng loại chiếm vai trò quan trọng trình sản xuất Hoạt động sản xuất diễn đợc liên tục có hiệu hay không phụ thuộc lớn vào việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ Do nhiệm vụ cấp bách kế toán phải theo dõi, kiểm soát đợc tình hình biến động vật liệu Bên cạnh đó, vật liệu tài sản doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết thứ vật liệu kể tiêu vật giá trị, không kho, nhóm, thứ mà tiết tỉ mỉ theo chủng loại, chất lợng, quy cách tuỳ theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp Hạch toán chi tiết vật liệu việc doanh nghiệp tổ chức hạch toán chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết, vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu III cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu Việc quản lý vật liệu đợc thực nhiều phận khác có liên quan, nhiên kế toán thủ kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp tình hình nhập, xuất, kho vật liệu thông qua việc sử dụng chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết loại vật liệu Nhiệm vụ hạch toán chi tiết đợc tiến hành kế toán thủ kho bao gồm yêu cầu sau: Trớc tiên, việc hạch toán chi tiết vật liệu phải đợc tổ chức kho phận kế toán doanh nghiệp Kế toán thủ kho theo dõi hàng ngày tình h×nh nhËp, xt, tån kho cđa tõng thø, tõng nhãm, loại vật liệu gồm tiêu vật giá trị Đồng thời, số liệu Sổ kế toán chi tiết số liệu ghi chép thủ kho kho phải đảm bảo khớp nội dung, tiêu, giá trị Số liệu kế toán tồng hợp phải đợc đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết Cuối cùng, hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ thông tin vật liệu theo định kỳ đáp ứng yêu cầu quản lý Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh đặc điểm quản lý, c¸c doanh nghiƯp cã thĨ lùa chän mét ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm đạt đợc hiệu quản lý cao Tuy nhiên, sở để kế toán thủ kho tiến hành ghi chép vào sổ sách hạch toán chi tiết vật liệu chứng từ kế toán Chứng từ doanh nghiệp thờng sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu chứng từ theo mẫu đợc Bộ Tài ban hành Đó chứng từ mang tính chất bắt buộc chứng từ có tính chất hớng dẫn, tự lập Các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất sử dụng vật liệu gồm loại: - Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng - Hoá đơn (GTGT) mua hàng - Phiếu nhập kho (mÉu 01- VT) - PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02- VT) - PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé (mÉu 03-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH) - Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03- BH) Các chứng từ có tính chất bắt buộc hay hớng dẫn phải đảm bảo có đầy đủ yếu tố bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý phận có liên quan yêu cầu ghi sổ, kiểm tra kế toán Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp lựa chọn, doanh nghiệp sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số d Trong sổ (thẻ) kho (mẫu số 06- VT) ®ỵc dïng dĨ theo dâi sè lỵng nhËp, xt, tån kho thứ vật liệu Phòng kế toán lập thẻ ghi tiêu: tên, nhÃn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mà số vật t, sản phẩm, hàng hoá, sau giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Sổ đợc dùng cho phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu mặt giá trị số lợng giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng doanh nghiệp Ngoài sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu mở thêm Bảng kê Nhập, Bảng kê Xuất, Bảng kê luỹ kế tỉng hỵp nhËp, xt, tån kho vËt liƯu phơc vơ cho việc ghi sổ kế toán đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời a) Phơng pháp thẻ song song Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, kho phải mở thẻ kho theo dõi mặt số lợng, phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép mặt số lợng giá trị Thẻ kho kế toán lập theo mẫu quy định bắt buộc (mẫu 06-VT) cho danh điểm vật liệu giao cho thủ kho sau đà đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho Tại kho: Hàng ngày nhận đợc chøng tõ nhËp, xt kho, thđ kho tiÕn hµnh kiĨm tra tính hợp lý hợp lệ chứng từ ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Sau nghiệp vụ nhập, xuất cuối ngày tính số tồn kho thẻ kho Mỗi chứng từ đợc ghi dòng thẻ kho Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau lần xuất, thủ kho phải ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến kết thúc chứng từ ghi Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho thẻ kho với số lợng vật liệu thực tế tồn kho để đảm bảo đà ghi chép đầy đủ Hàng ngày định kú 3, ngµy thđ kho chun chøng tõ nhËp, xuất kho đà đợc phân loại theo thứ, nhóm vật liệu cho phòng kế toán Tại phòng kế toán: Kế toán thực ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chi tiết cho danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho cho tiêu: số lợng giá trị Sổ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, khác theo dõi giá trị vật liệu Khi nhận đợc chøng tõ nhËp, xt kho thđ kho chun ®Õn, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu với chứng từ có liên quan (Hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn vận chuyển ), ghi đơn giá vào phiếu tính thành tiền chứng từ nhập, xuất kho Trên sở chứng từ kế toán ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật liệu liên quan Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, đồng thời kế toán vật liệu phải tập hợp chung số liệu tổng cộng sổ (thẻ) kế toán chi tiết bao gồm tiêu nhập, xuất, tồn vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn số lợng giá trị Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ 1.1: Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song (1) Chøng tõ nhËp ThỴ kho (3) (2) (1) Chøng tõ xt (2) Sỉ kÕ to¸n chi tiÕt (4) Bảng tổng (5) hợp N- X- T Ghi chú: Ghi hàng ngày Sổ kế toán tổng hợp Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu, nhợc điểm phạm vi áp dụng: + Ưu diểm: đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, đảm bảo xác thông tin có khả cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho + Nhợc điểm: Việc ghi chép cồng kềnh, có trùng lắp tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, làm hạn chế chức kiểm tra kịp thời kế toán + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có chủng loại vật t, khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, phát sinh không thờng xuyên Phơng pháp tiện lợi doanh nghiệp sử dụng máy vi tính để xử lý số liệu kế toán đợc áp dụng phổ biến doanh nghiệp b) Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành sở cải tiến bớc phơng pháp thể song song kho: 10