Những vấn đề lí luận cơ bản về kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại
Những vấn đề chung về xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại
1.1.1 Khái niệm và các chỉ tiêu liên quan tới tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
Từ xa xưa hoạt động thương mại đã ra đời và phát triển do sự phân công lao động trong xã hội và sự chuyên môn hóa trong sản xuất Thương mại được xác định là khâu cuối cùng trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng với một nhiệm vụ quan trọng là lưu thông hàng hóa Do đó, trong xã hội nếu còn sản xuất, còn tiêu dùng thì sẽ còn lưu thông hàng hóa.
Hoạt động thương mại là hoạt động nhằm thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân từ đó làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa các thượng nhân với các bên có liên quan gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục tiêu lợi nhuận hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội khác. Đứng trên góc độ vĩ mô của nền kinh tế, hoạt động kinh doanh thương mại là hợp đồng lưu thông hàng hóa trên thị trường buôn bán trong từng quốc gia hay giữa các quốc gia với nhau Chính vì vậy, chức năng cơ bản của thương mại là mua bán trao đổi hàng hóa và cung cấp các dịch vụ để phục vụ sản xuất và đời sống của nhân dân.
Hoạt động kinh doanh thương mại có một số đặc điểm chủ yếu như dưới đây: Đặc điểm về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại đó là lưu chuyển hàng hóa Lưu chuyển hàng hóa là sự tổng hợp của các hoạt động thuộc quá trình mua bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa. Đặc điểm hàng hóa: Hàng hóa trong hoạt động kinh doanh thương mại bao gồm: các loại vật tư thiết bị, hàng công nghệ phẩm tiêu dùng, hàng lương thực thực phẩm chế biến, các sản phẩm có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích kinh doanh. Đặc điểm về phương thức lưu chuyển hàng hóa: Lưu chuyển hàng hóa trong hoạt động kinh doanh thương mại có thể được thực hiện theo hai phương thức: bán buôn và bán lẻ Trong đó hoạt động bán buôn là bán cho các tổ chức, đơn vị sản xuất, kinh doanh dịch vụ hoặc đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hóa Còn hoạt động bán lẻ là bán tới người tiêu dùng cuối cùng Cả hoạt động bán buôn và bán lẻ đều có thể được thực hiện dưới các hình thức như: bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, bán trả góp, bán cho đơn vị gửi đại lý … Đặc điểm tổ chức kinh doanh: Việc tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình như tổ chức công ty bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp hay công ty môi giới …với các quy mô như các quầy hàng, cửa hàng, các công ty, tổng công ty và mọi thành phần kinh tế kinh doanh trong lĩnh vực thương mại. Đặc điểm về sự vận động của hàng hóa: Hàng hóa vận động trong kinh doanh thương mại cũng không giống nhau, tùy thuộc vào từng nguồn hàng và ngành hàng( hàng công nghiệp, hàng nông lâm thủy hải sản, …) Do đó mà chi phí thu mua cũng như thời gian lưu chuyển hàng hóa có sự khác nhau giữa các loại hàng.
Từ các đặc điểm trên có thể thấy chức năng cơ bản của thương mại là tổ chức và thực hiện việc mua bán trao đổi hàng hóa cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân Lưu chuyển hàng hóa trong kinh doanh thương mại gồm hai giai đoạn: mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hóa Tài sản trong hoạt động kinh doanh hàng hóa vận động theo công thức Tiền –Hàng – Tiền Trong khóa luận này em xin đề cập đến giai đoạn thứ hai của quá trình luân chuyển hàng hóa : giai đoạn tiêu thụ hàng hóa.
Tiêu thụ hàng hóa được xác định là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hóa của hoạt động kinh doanh thương mại Đây là quá trình mà các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra bù đắp được các khoản chi phí và có nguồn tích lũy để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Các khái niệm liên quan đến tiêu thụ hàng hóa.
Doanh thu: Doanh thu của hoạt động kinh doanh thương mại là toàn bộ các giá trị mà doanh nghiệp nhận được khi tiêu thụ hàng hóa hoặc sẽ nhận được trong tương lai Như vậy doanh thu không chỉ là số tiền mà doanh nghiệp có thể thu ngay tại thời điểm tiêu thụ mà là giá trị doanh nghiệp có thể thu được nhưng có thể không thu được ngay Theo nguyên tắc dồn tích trong kế toán việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải căn cứ vào thời điểm phát sinh chứ không căn cứ vào thời điểm thực tế thu tiền, chi tiền Như vậy, cần phải xác định được thời điểm ghi nhận doanh thu theo nguyên tắc thận trọng Chỉ tiến hành ghi nhận doanh thu khi có các bằng chứng chắc chắn Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác ” thì doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan tới giao dịch bán hàng.
Doanh thu thuần: là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá trị của hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá cho khách hàng khi khách hàng mua hàng của doanh nghiệp với khối lượng lớn.
Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa của doanh nghiệp kém về phẩm chất, sai quy cách mẫu mã.
Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã được xác định tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại, từ chối thanh toán.
Giá vốn hàng bán: là trị giá vốn của hàng tiêu thụ gồm: trị giá mua của hàng tiêu thụ và chi phí thu mua được phân bổ cho hàng tiêu thụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng: là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán.
Kết quả tiêu thụ hàng hóa: Đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng thì mục tiêu của doanh nghiệp là thu được lợi nhuận cao nhất Do đó chỉ tiêu lợi nhuận gộp về bán hàng chưa phản ánh được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là số chênh lệch giữa lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ và doanh thu hoạt động tài chính với chi phí hoạt động tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Như vậy, muốn xác định được kết quả tiêu thụ hàng hóa doanh nghiệp cần xác định các chỉ tiêu sau:
Chi phí bán hàng: Là các khoản chi phí phát sinh có liên quan tới hoạt động tiêu thụ hàng hóa trong kì của doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những khoản chi phí liên quan chung tới toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất cứ hoạt động nào.
Lợi nhuận thuần về tiêu thụ hàng hóa: là chênh lệch giữa lợi nhuận gộp về bán hàng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng tiêu thụ đó.
1.1.2 Ý nghĩa và yêu cầu quản lý đối với hoạt động tiêu thụ hàng hóa
Hoạt động tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa có ý nghĩa hết sức quan trọng không chỉ với doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với cả sự phát triển chung của toàn xã hội.
Trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hoạt động tiêu thụ hàng hóa là hoạt động chủ yếu mang lại thu nhập cho doanh nghiệp và cũng là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển Qua quá trình tiêu thụ hàng hóa giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa được thực hiện Vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, hoàn thành một chu trình tuần hoàn vốn bù đắp chi phí và đầu tư mở rộng kinh doanh.
Việc xác định và ghi nhận chính xác các chi phí về tiêu thụ hàng hóa là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu kinh tế tài chính khác, đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và là cơ sở để thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước. Tiêu thụ hàng hóa không chỉ là hoạt động mang lại doanh thu cho doanh nghiệp mà còn thỏa mãn nhu cầu đa dạng và phong phú của xã hội
Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa trong hệ thống kế toán Việt Nam
1.2.1 Các phương thức tiêu thụ hàng hóa
Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại tiến hành tiêu thụ hàng hóa theo nhiều phương thức khác nhau trên thị trường gồm: bán buôn( bán buôn qua kho, bán buôn không qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng …) và bán lẻ( bán lẻ thu tiền tập trung, bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán hàng tự động, bán hàng trả góp và kí gửi …) Thời điểm ghi nhận doanh thu được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang người mua Hàng tiêu thụ có thể được khách hàng thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản, có thể bằng tiền Việt Nam hay bằng ngoại tệ tùy theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng Dưới đây là các phương thức bán hàng cụ thể:
Bán buôn hàng hóa là bán cho người kinh doanh trung gian chứ không bán thẳng cho người tiêu dùng cuối cùng Các khách hàng của phương thức bán buôn có thể là: các doanh nghiệp thương mại, các doanh nghiệp sản xuất … mua hàng hóa để tiếp tục bán ra hay để sản xuất, gia công chế biến Phương thức bán buôn có đặc điểm là hàng hóa nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào tiêu dùng, hàng hóa thường được bán với số lượng lớn và với nhiều hình thức thanh toán Trong phương thức bán buôn có hai hình thức cơ bản như sau:
Bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn hàng hóa mà hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Bán buôn qua kho có hai hình thức cụ thể:
- Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo phương thức này bên mua sẽ cử đại diện đến kho của bên bán để nhận hàng Doanh nghiệp xuất kho hàng giao trực tiếp cho khách hàng Sau khi tiến hành xong thủ tục xuất kho hai bên tiến hành kí nhận vào chứng từ, bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán và hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
- Bán buôn theo hình thức chuyển thẳng: Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng đã kí kết giữa các bên hoặc đơn đặt hàng bên bán sẽ đưa hàng tới địa điểm giao hàng như quy định Khi bên mua kí vào biên bản giao nhận hàng hóa hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán hàng truyền thống thường được áp dụng với các ngành có đặc điểm: tiêu thụ có định kì giao nhận, thời điểm giao nhận không trùng với thời điểm nhập hàng, hàng khó khai thác, hàng cần qua dự trữ để xử lý tăng giá trị thương mại… Khi thực hiện phương thức kinh doanh này doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trữ tốt và tiến độ giao nhận bán hàng đúng tiến độ, để tránh ứ đọng gây tốn kém chi phí dự trữ, giảm sút chất lượng hàng và khó khăn cho công tác bảo quản hàng hóa
Bán buôn vận chuyển thẳng: là hình thức hàng khi mua về không được nhập kho mà được chuyển thẳng tới cho người mua Bán buôn vận chuyển thẳng có hai hình thức cụ thể sau:
- Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo phương thức này doanh nghiệp vừa phải tổ chức quá trình mua hàng, bán hàng, thanh toán tiền hàng mua, tiền hàng đã bán với nhà cung cấp và khách hàng của doanh nghiệp
- Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Thực chất phương pháp này là hình thức môi giới trung gian trong quan hệ mua bán, doanh nghiệp chỉ được phản ánh tiền hoa hồng môi giới cho việc mua hoặc bán không được ghi nhận nghiệp vụ mua cũng như nghiệp vụ bán.
Phương thức bán lẻ là phương thức tiêu thụ hàng hóa mà hàng hóa được giao trực tiếp tới tay người tiêu dùng cuối cùng Phương thức tiêu thụ này có đặc trưng là hàng hóa rời khỏi lĩnh vực lưu thông đi vào tiêu dùng. Phương thức bán lẻ gồm các hình thức sau:
Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Khi đó nhân viên bán hàng là người trực tiếp giao hàng cho khách hàng và thu tiền hàng.
Bán lẻ thu tiền tập trung: trong hình thức này nghiệp vụ giao hàng và thu tiền hàng tách rời nhau không phải do một nhân viên thực hiện.
Bán lẻ tự phục vụ: khách hàng tự chọn lấy những hàng hóa cần mua rồi mang đến quầy tính tiền để thanh toán tiền hàng.
Bán hàng tự động: doanh nghiệp sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hóa nào đó Khách hàng sẽ bỏ tiền vào máy và nhận hàng hóa do máy tự giao khi mua.
1.2.1.3 Phương thức bán hàng đại lý, kí gửi cho các tổ chức kinh doanh
Theo phương thức này doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng cho các cơ sở đại lý Bên nhận đại lý trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền hàng với khách hàng và hưởng hoa hồng đại lý theo thỏa thuận đã kí kết với doanh nghiệp Hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền hàng do đại lý thanh toán hoặc thông báo về số hàng bán được của đại lý.
1.2.1.4 Phương thức bán hàng trả góp
Theo phương thức bán hàng trả góp, khi doanh nghiệp giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua một phần, số tiền còn lại sẽ được khách hàng trả dần và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định như thỏa thuận giữa hai bên Thường thì số tiền trả ở các kì là bằng nhau trong đó gồm có một phần là doanh thu gốc và một phần lãi trả chậm
Ngoài các phương thức bán hàng phổ biến như đã trình bày ở trên thì vẫn còn các phương thức tiêu thụ hàng hóa khác như: tiêu thụ theo phương thức khoán, tiêu thụ trong nội bộ …
Giá mua thực tế từng loại hàng xuất kho = Số lượng từng loại hàng xuất kho x
1.2.2 Kế toán tiêu thụ hàng hóa
1.2.2.1 Kế toán giá vốn hàng hóa tiêu thụ
Các phương pháp xác định giá vốn hàng hóa tiêu thụ.
Tùy vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý cũng như trình độ nghiệp vụ chuyên môn của kế toán trong doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng bán khác nhau Phương pháp tính giá vốn hàng bán này được doanh nghiệp đăng kí với cơ quan thuế và được áp dụng một cách nhất quán trong một kì kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất kho hàng hóa để tính giá thực tế hàng hóa kế toán phải tách riêng hai bộ phận của giá thực tế hàng hóa là: trị giá mua và chi phí thu mua để tính toán Đối với bộ phận trị giá mua kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá xuất kho sau:
* Phương pháp giá đơn vị bình quân
Theo phương pháp này, giá thực tế trị giá mua của hàng hóa xuất kho trong kì được tính theo công thức:
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:
+ Giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ:
Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở một số nước trên thế giới
IASC là ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế, là một tổ chức độc lập thuộc khu vực tư nhân nhằm mục tiêu đạt được thống nhất trong các nguyên tắc kế toán mà nhà quản lý và các tổ chức trên thế giới sử dụng để lập báo cáo tài chính IASC có chức năng thiết lập và công bố những chuẩn mực kế toán công khai được xem xét trong việc lập báo cáo tài chính và khuyến khích sự chấp nhận xem xét rộng rãi các chuẩn mực đó.
Việt Nam có 26 chuẩn mực kế toán còn IASC đã ban hành và công bố
38 chuẩn mực kế toán liên quan tới nhiều khía cạnh khác nhau Trong xu hướng toàn cầu hóa, hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay xuất hiện các nhu cầu ngày càng cao về tiêu chuẩn hóa và hài hòa các nội dung nguyên tắc kế toán giữa các quốc gia Do đó, có nhiều quốc gia quan tâm đến việc nghiên cứu, xây dựng và công bố các chuẩn mực kế toán của riêng quốc gia mình trên cơ sở vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế và Việt Nam không phải là một trường hợp ngoại lệ Để thấy rõ sự khác nhau trong việc vận dụng kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở Việt Nam với các nước trên thế giới ta so sánh việc hạch toán ở Việt Nam với các nước
Mỹ, Pháp trong công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ.
1.3.1 Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ ở Pháp
Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa ở Pháp có một số nét khác biệt so với chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Kế toán doanh thu tiêu thụ:
Tại Pháp thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ không như hai phương pháp ở Việt Nam Trên mỗi hóa đơn bán hàng người bán tính thêm thuế GTGT theo tỷ lệ quy định của Nhà Nước trên giá bán hàng hóa, dịch vụ sau khi đã trừ đi giảm giá, bớt giá, chiết khấu… Số thuế GTGT này được gọi là số thuế thu hộ Nhà Nước
Kế toán giá vốn hàng bán:
Trong kế toán Pháp phương pháp xác định giá mua thực tế của hàng xuất kho có 3 phương pháp: phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền và phương pháp nhập sau xuất trước Còn tại Việt Nam ngoài 3 phương pháp trên còn có phương pháp nhập trước xuất trước
Hạch toán tổng hợp hàng hóa:
Kế toán Pháp sử dụng hai phương pháp hạch toán tổng hợp hàng hóa là: phương pháp kiểm kê định kì và phương pháp kiểm kê thường xuyên. Tại Pháp, theo nguyên tắc phương pháp kiểm kê thường xuyên sử dụng trong kế toán phân tích Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên giúp cung cấp thông tin cho ban giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận … Kế toán sử dụng phương pháp kiểm kê định kì trong kế toán tổng hợp nhằm cung cấp thông tin để lập các bảng tổng kết tài sản, các báo cáo tài chính và cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho cơ quan Nhà Nước…
Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu:
Trong kế toán Pháp, giá bán được hạch toán là giá thực tế nghĩa là tổng số tiền ghi trên hóa đơn trừ đi các khoản giảm, bớt giá cho khách hàng.
Còn trong kế toán tại Việt Nam, các khoản giảm giá không được trừ trực tiếp vào giá bán mà được theo dõi trên các tài khoản riêng.
Hình thức sổ kế toán:
Kế toán Pháp sử dụng hình thức ghi sổ duy nhất là nhật kí chung trong khi kế toán Việt Nam có 4 hình thức ghi sổ: nhật kí chung, nhật kí chứng từ, nhật kí sổ Cái và chứng từ ghi sổ Với 4 hình thức ghi sổ như ở Việt Nam sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn được hình thức ghi sổ cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình.
1.3.2 Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ ở Mỹ
Hệ thống kế toán Mỹ không có hệ thống tài khoản kế toán với số hiệu và tên gọi bắt buộc Do đó, các kế toán viên tại Mỹ được quyền đặt tên và số hiệu cho các tài khoản sử dụng để phản ánh đối tượng, chính vì vậy mà mỗi doanh nghiệp có hệ thống tài khoản quy định riêng
Kế toán giá vốn hàng bán: Điểm giống nhau giữa kế toán Mỹ và kế toán Việt Nam là kế toán Mỹ cũng sử dụng 4 phương pháp tính giá mua thực tế của hàng xuất kho như ở Việt Nam Việc hạch toán tổng hợp hàng hóa cũng sử dụng hai phương pháp là kiểm kê định kì và kê khai thường xuyên Tại Mỹ, để cung cấp những thông tin cập nhật về hàng tồn kho và tránh những thiếu hụt các doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán Đối với kế toán Việt Nam khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng khi thanh toán trước tiền hàng được phản ánh vào khoản chi phí tài chính, còn đối với kế toán Mỹ đó là khoản giảm trừ doanh thu.
Hình thức sổ kế toán: Điểm khác nhau cơ bản giữa kế toán Mỹ và kế toán Việt Nam là việc áp dụng hình thức ghi sổ Cũng giống với kế toán Pháp, kế toán Mỹ cũng có một hình thức ghi sổ duy nhất là hình thức Nhật kí chung, trong khi kế toán Việt Nam có 4 hình thức ghi sổ Đây là sự sáng tạo của kế toán Việt Nam so với kế toán quốc tế Với 4 hình thức ghi sổ ở Việt Nam giúp các doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chọn một hình thức ghi sổ phù hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị mình.
Như vậy tại mỗi nước khác nhau có những đặc điểm kinh tế khác nhau mà ban hành chế độ, chuẩn mực kế toán khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm tình hình của nước mình để có thể vận dụng chuẩn mực đó một cách linh hoạt, tạo điều kiện cho công tác quản lý dễ dàng
Tại Việt Nam, việc ban hành các chuẩn mực kế toán trên cơ sở các chuẩn mực quốc tế Song vẫn còn nhiều mặt hạn chế mà Nhà Nước ta đang tiếp tục chỉnh sửa, hoàn thiện chế độ chuẩn mực cho phù hợp với chuẩn mực quốc tế và để vận dụng vào thực tế Việt Nam cho hiệu quả.
Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc
Khái quát chung về hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc
2.1.1.Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại công ty
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển tại công ty
Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc với tuổi đời còn rất trẻ đã trải qua nhiều cơ hội và thách thức cùng với xu hướng phát triển của xã hội Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc thành lập theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0103004520 ngày 30 tháng
6 năm 2004, đăng kí thay đổi lần 3 ngày 16 tháng 11 năm 2007 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội
Tên công ty: Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc. Tên giao dịch: Phuc Kim Ngoc Investment Development Consultant Joint Stock Company.
Tên viết tắt: Phuc Kim Ngoc.,JSC. Địa chỉ trụ sở chính: Số nhà 35, đường 70B, thôn 2, xã Đông Mỹ, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội. Điện thoại: (043) 2180816
Công ty được thành lập với số vốn điều lệ 16 tỷ đồng, với số cổ phần đã đăng kí mua là: 160 000, mệnh giá cổ phần là: 100 000 đồng.
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc là một công ty có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng của công ty, có tài khoản mở tại ngân hàng và hoạt động theo luật doanh nghiệpViệt Nam Ngành nghề kinh doanh của công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc rất đa dạng từ bán các thiết bị máy công nghiệp cho tới cung cấp các dịch vụ tư vấn và cho thuê …
Trên giấy đăng kí kinh doanh công ty đã đăng kí các nghành, nghề kinh doanh sau:
Tư vấn quản trị doanh nghiệp.
Tư vấn lập dự án tiền khả thi và khả thi ( Không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình ).
Tư vấn đầu tư và các dịch vụ hỗ trợ phát triển doanh nghiệp.
Dịch vụ tư vấn quản lý hành chính, quản lý dự án và quản lý tổng hợp
Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch, kinh doanh khách sạn, nhà hàng ( Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường ).
Buôn bán, cho thuê máy móc thiết bị trong lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải.
Đào tạo: ngoại ngữ, tin học, công nghệ thông tin, hướng nghiệp dạy nghề.
Buôn bán, chế biến hàng nông, lâm thủy hải sản ( Trừ loại lâm sản Nhà nước cấm ).
Trồng rừng và trồng các vùng cây nguyên liệu.
Chăn nuôi, chế biến thức ăn gia súc.
Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật, san lấp mặt bằng.
Kinh doanh vận tải hàng hóa và vận chuyển hành khách bằng ô tô theo hợp đồng theo tuyến.
Cho thuê xe du lịch, xe tự lái, xe có lái.
Mua bán xe ô tô và các linh kiện, phụ tùng ô tô.
Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế.
Kinh doanh nhà hàng, nhà nghỉ, khách sạn, các dịch vụ ăn uống (Không bao gồm kinh doanh quán bar,phòng hát karaoke,vũ trường ).
Với số vốn điều lệ 16 tỉ đồng thì hiện nay hoạt động kinh doanh chính của công ty là cung cấp các thiết bị máy công nghiệp, cung cấp các dịch vụ cho thuê xe du lịch … Trong thời gian tới công ty đã xây dựng định hướng mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh của công ty sang các lĩnh vực mà công ty đã đăng kí trên giấy phép đăng kí kinh doanh như cung cấp các dịch vụ tư vấn, mua bán và sửa chữa các thiết bị ô tô …
2.1.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập riêng rẽ không phụ thuộc vào đơn vị khác Căn cứ vào đặc điểm cũng như quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đã tổ chức bộ máy theo mô hình một cấp Đứng đầu là tổng giám đốc, dưới là các phòng ban chức năng Các bộ phận chức năng được ủy quyền chỉ đạo ra quyết định giải quyết những vấn đề chuyên môn do mình phụ trách Nhờ đó mà góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả trong quản lý Bộ máy tổ chức quản lý của công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc được thể hiện qua sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy của công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc Để bộ máy tổ chức quản lý của công ty hoạt động có hiệu quả thì các bộ phận trong công ty phải thực hiện đúng nhiệm vụ của mình và đồng thời phối hợp tốt với các bộ phận khác trong doanh nghiệp Trong đó mỗi bộ phận cần xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình:
Hội đồng quản trị của công ty: là bộ máy lãnh đạo cao nhất trong công ty, đây là cơ quan quản lý của công ty có quyền nhân danh công ty ra quyết định các vấn đề có liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty.Tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc hội đồng quản trị bao gồm 5 thành viên, đó là những người đã đóng góp vốn điều lệ để thành lập công ty Hội đồng quản trị bầu người trong số các thành viên làm chủ tịch hội đồng quản trị.
Chủ tịch hội đồng quản trị của công ty là người đại diện cho các thành viên của hội đồng, chủ tịch có quyền triệu tập hội đồng quản trị, là chủ tọa trong cuộc họp hội đồng quản trị, lập kế hoạch chương trình hoạt động hội đồng quản trị, chuẩn bị chương trình nội dung tài liệu họp hội đồng quản trị,
Phòng tổ chức hành chính là người giám sát việc tổ chức thực hiện quyết định của hội đồng quản trị, thay mặt hội đồng quản trị kí các quyết định.
Tổng giám đốc: do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổng giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty và phải chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Hiện nay, tổng giám đốc của công ty cũng chính là chủ tịch hội đồng quản trị đứng lên điều hành quản lý công ty
Tổng giám đốc có quyền và nghĩa vụ tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng quản trị, có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt động của công ty, thực hiện tổ chức kế hoạch kinh doanh của công ty. Tổng giám đốc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực vì lợi ích hợp pháp của công ty.
Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng và tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về kế hoạch và chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn và dài hạn của công ty, thực hiện các biện pháp thúc đẩy phát triển các dịch vụ của công ty tới người tiêu dùng Đồng thời phòng kinh doanh cũng là đơn vị chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận kinh doanh của phòng, thực hiện các hợp đồng kinh tế do tổng giám đốc giao, ủy quyền.
Phòng kế toán trong công ty: có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc trong công tác quản lý và sử dụng hiệu quả vốn, quản lý sử dụng hiệu quả tài sản, hàng hóa của công ty theo như quy định của Nhà Nước, điều này được thực hiện thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, lập các báo cáo kế toán Phòng kế toán còn phụ trách việc trực tiếp thực thi nhiệm vụ hạch toán kế toán trong nội bộ công ty để đảm bảo cung cấp các số liệu kế toán trung thực, nhanh chóng, chính xác theo quy định của Nhà Nước và doanh nghiệp Phòng kế toán phải chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty và trước pháp luật về việc quản lý hoạt động tài chính của công ty Phòng kế toán của công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc gồm các bộ phận sau:
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán công nợ.
Kế toán tài sản cố định, doanh thu
Kế toán tiền lương, chi phí, hàng tồn kho và thuế.
Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tổ chức quản lý hồ sơ lý lịch của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty; theo dõi và quản lý nhân sự trong công ty; lập kế hoạch và triển khai các chính sách do công ty lập ra. Ngoài ra, phòng tổ chức hành chính còn tham mưu cho công đoàn về việc tổ chức lao động tiền lương, giải quyết chính sách chế độ cho người lao động trong công ty, phụ trách các vấn đề về bảo vệ an ninh, chính trị và kinh tế để đảm bảo cho quyền lợi của nhân viên như: chế độ thai sản, ốm đau, tổ chức thăm quan hàng năm ….Phòng tổ chức hành chính thực hiện chức năng hành chính quản trị: quản lý và sử dụng các máy văn phòng, bảo vệ cơ quan, đề phòng cháy nổ …
2.1.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc
2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc
Kim Ngọc được tổ chức theo phương thức tập trung Mọi quyết định về chỉ đạo kế toán tài chính đều được thông qua do người đại diện và có thẩm quyền cao nhất trong phòng ( kế toán trưởng ), nhưng có sự thông qua và hướng dẫn chỉ đạo của ban giám đốc cho phù hợp với tình hình thực tế trong từng giai đoạn phát triển của công ty.
Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc
2.2.1 Đặc điểm hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa của công ty
2.2.1.1 Đặc điểm của hàng hóa kinh doanh tại công ty
Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc đăng kí kinh doanh trên rất nhiều ngành lĩnh vực Nhưng với quy mô và số vốn điều lệ như hiện nay thì công ty đang đẩy mạnh hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ Hoạt động bán hàng của công ty là cung cấp các sản phẩm máy công nghiệp phục vụ trong sản xuất công nghiệp và gia đình như: máy bơm,máy khoan, máy cắt, máy rung, máy đập nén, máy bào ….Các mặt hàng do công ty cung cấp có nguồn gốc trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài
( Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Trung Quốc ) Các nguồn hàng của công ty luôn ổn định đáp ứng nhu cầu của khách hàng do công ty có những nhà cung cấp uy tín trong nước và nước ngoài
Các sản phẩm của công ty có đặc điểm: đó là những sản phẩm có đặc tính kĩ thuật cao do đó công ty có đội ngũ nhân viên kĩ thuật nắm bắt được các đặc tính kĩ thuật cũng như quy trình hoạt động của máy Các sản phẩm của công ty luôn được bảo hành, tùy vào đặc điểm nguồn gốc của từng loại sản phẩm mà thời gian bảo hành có thể từ 6 tháng tới 2 năm
Việc tiêu thụ sản phẩm của công ty theo hình thức bán buôn, bán lẻ và theo các hợp đồng kinh tế Công ty có thể cung cấp các sản phẩm với số lượng lớn theo các hợp đồng kinh tế kí với các tổ chức, công ty Hiện nay thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty đã được mở rộng ra nhiều tỉnh phía Bắc Công ty đã xây dựng được các mối quan hệ: quan hệ bạn hàng giữa công ty với khách hàng, quan hệ đối tác giữa công ty với nhà cung cấp Uy tín của công ty ngày càng được xây dựng vững mạnh bởi công ty đã có nhiều khách hàng thân thiết Công ty cũng liên tục cập nhật kỹ thuật và kiến thức về sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Công tác kiểm tra kĩ thuật, nhập kho và quản lý hàng hóa được công ty rất chú trọng Công tác tổ chức kinh doanh, chỉ đạo điều hành ngày càng được hoàn thiện hiệu quả hơn
2.2.1.2 Các phương thức bán hàng
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay để có thể tồn tại và phát triển đòi hỏi doanh nghiệp luôn vươn lên khẳng định uy tín của mình Một trong những điều làm nên thành công của công ty đó là do công ty có phương thức bán hàng hợp lý, phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty Các phương thức bán hàng đó được vận dụng một cách linh hoạt cho phù hợp với các đối tượng khách hàng khác nhau Hiện nay, tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc đang áp dụng hai phương thức bán hàng: bán buôn, bán lẻ
Công ty có hệ thống khách hàng mua buôn tại rất nhiều tỉnh thành trong miền Bắc: đó là các cửa hàng tại các tỉnh, các khách hàng mua với số lượng lớn phục vụ cho công trình với những hợp đồng kinh tế lớn Đây là những khách hàng tiêu thụ lượng lớn hàng hóa của công ty Theo phương thức này, việc tiêu thụ hàng hóa đều phải kí kết qua hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh soạn thảo theo sự thỏa thuận nhất trí giữa công ty với khách hàng Khách hàng sẽ được công ty ưu tiên mua hàng với chính sách giá riêng mà công ty đang áp dụng.
Việc tiêu thụ theo phương thức bán buôn được thực hiện thông qua các đơn đặt hàng Khách hàng có nhu cầu mua hàng, sau khi tìm hiểu xem xét về chất lượng, giá cả của hàng hóa cũng như được nhân viên phòng kinh doanh tư vấn về đặc tính kĩ thuật của sản phẩm sẽ lựa chọn mặt hàng và tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế với công ty Phòng kinh doanh có trách nhiệm cung cấp các mặt hàng mà khách hàng yêu cầu và thực hiện theo đúng các điều kiện cam kết trên hợp đồng như thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, số lượng, chủng loại mặt hàng… Hoạt động theo phương thức này có tính ổn định cao bởi công ty có hệ thống các khách hàng mua buôn lớn, lâu năm, uy tín.
Phương thức bán buôn của công ty được thực hiện qua 2 hình thức chủ yếu: bán buôn qua kho trực tiếp và bán buôn qua kho giao hàng
Bán buôn qua kho trực tiếp: Khách hàng sẽ tới mua và nhận hàng ngay tại kho của công ty Thủ kho sẽ kiểm tra lệnh xuất kho rồi lập phiếu xuất kho, kiểm tra hàng hóa cả về số lượng lẫn chất lượng rồi bàn giao cho khách hàng Khách hàng khi kiểm nhận đủ lô hàng theo các tiêu chí đã quy định trên hợp đồng sẽ kí vào biên bản bàn giao hàng hóa Mọi phí tổn hoặc những rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa khách hàng sẽ là người phải chịu Bán buôn qua kho trực tiếp chủ yếu áp dụng đối với các khách hàng là các cửa hàng tại các tỉnh thành.
Bán buôn qua kho giao hàng: là việc bán hàng mà công ty là người vận chuyển hàng tới nơi quy định trên hợp đồng cho khách hàng Mọi chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển công ty là người chịu Khi hàng được giao tới địa điểm như quy định trong hợp đồng kinh tế, khách hàng tiến hành kiểm nhận đủ hàng sẽ kí vào biên bản bàn giao hàng hóa Phương thức bán hàng này thường áp dụng đối với các đối tượng khách hàng là các công ty, các doanh nghiệp mua với số lượng lớn phục vụ cho hoạt động của đơn vị hay cho các chương trình dự án
Phương thưc bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng cuối cùng Khách hàng chủ yếu của phương thức bán lẻ là các cá nhân, hộ gia đình, các xí nghiệp sản xuất nhỏ… Việc tiêu thụ theo phương thức bán lẻ có nghĩa là công ty bán hàng cho các khách hàng đến mua tại cửa hàng của công ty với số lượng nhỏ Các khách mua lẻ của công ty thường đến tận cửa hàng của công ty mua hàng, khi đó khách hàng sẽ được nhân viên kĩ thuật tư vấn Các khách mua lẻ của công ty tuy mua hàng với số lượng không lớn nhưng đây lại là số lượng khách lớn của công ty Do đó, để thu hút thêm khách hàng công ty nên chú trọng tới công tác chăm sóc khách hàng đối với những khách hàng này.
Tuy nhiên cho dù bán hàng theo phương thức nào thì các mặt hàng của công ty đều được nhân viên kĩ thuật kiểm tra kĩ về mặt chất lượng và các thông số kĩ thuật trước khi bàn giao cho khách hàng Ngoài ra công ty còn thực hiện tốt chính sách bảo hành, chăm sóc khách hàng Do đó khách hàng luôn yên tâm về các chủng loại hàng hóa mà công ty cung cấp Điều này đã được chứng minh bằng uy tín của công ty với khách hàng, công ty đã xây dựng được hệ thống khách hàng thân thiết, lâu năm
2.2.2 Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty
Trong công tác tiêu thụ hàng hóa đặt ra yêu cầu phải luôn đảm bảo đủ nguồn hàng cung ứng cho thị trường; phản ánh chính xác doanh thu, giá vốn và các chi phí khác có liên quan; theo dõi chặt chẽ công nợ với khách hàng; nắm bắt được các điều kiện thuận lợi và khó khăn trong khâu tiêu thụ để từ đó có được các biện pháp giúp thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa của công ty. Để có thể làm tốt được công tác quản lý này đòi hỏi có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty, trong đó bộ phận kế toán đóng một vai trò quan trọng Bộ phận kế toán phải cung cấp được các thông tin về tình hình tiêu thụ hàng hóa một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời cho nhà quản lý, giúp nhà quản lý nắm bắt được mọi vấn đề có liên quan tới khâu tiêu thụ, đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn kịp thời nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ đó công tác tiêu thụ hàng hóa được tổ chức như sau:
2.2.2.1 Kế toán doanh thu tiêu thụ
Như đã trình bày ở trên, tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc việc tiêu thụ hàng hóa được thực hiện dưới 2 phương thức: bán buôn và bán lẻ Do đó kế toán doanh thu tiêu thụ cũng được xác định theo 2 phương thức tiêu thụ.
Kế toán doanh thu tiêu thụ theo phương thức bán buôn.
Sau khi thống nhất về những thỏa thuận giữa công ty và khách hàng về giá, chủng loại hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng,… phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng kinh tế với khách hàng Khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì hàng được xác định là tiêu thụ Khi đó kế toán lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT Kế toán lập hóa đơn GTGT làm 3 liên( liên 1 lưu tại cuống, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 lưu hành trong nội bộ) Kế toán chuyển các chứng từ này xuống cho thủ kho làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ để ghi thẻ kho cho số lượng hàng xuất bán Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho sẽ chuyển hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho của số hàng vừa xuất lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán liên quan Từ các chứng từ trên kế toán vào sổ chi tiết bán hàng, sổ này được mở chi tiết cho
Phòng kinh doanh và khách hàng
Kế toán hàng tồn kho và bán hàng
Hợp đồng kinh tế Phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT
Sổ chi tiết hàng hóa, bảng kê nhập- xuất-tồn, sổ Cái TK 156 … từng mặt hàng, cơ sở để ghi sổ là các hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán, chứng từ phản ánh giảm trừ doanh thu vào sổ chi tiết bán hàng.
Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo sơ đồ dưới đây.
Sơ đồ 2.4 : Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiêu thụ theo phương thức bán buôn
Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc
Đánh giá về công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc với tuổi đời còn rất trẻ đã trải qua những giai đoạn phát triển thăng trầm, khó khăn cũng như thách thức của nền kinh tế thị trường Cùng với năng lực của ban lãnh đạo cũng như đội ngũ nhân viên công ty đã vượt qua những khó khăn để đi lên và ngày càng khẳng định được năng lực của mình Điều đó được khẳng định qua kết quả kinh doanh của công ty liên tục tăng lên trong những năm qua Bên cạnh kết quả đạt được như vậy công ty cũng đã thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình đối với Nhà Nước, nhà cung cấp, ngân hàng, nhân viên và các đối tượng liên quan khác Để có được những kết quả như vậy không thể không kể đến công sức của các phòng ban nói chung và phòng kế toán nói riêng Bộ phận kế toán của công ty đã trở thành một công cụ thực sự đắc lực giúp cho ban giám đốc của công ty đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời Công tác kế toán của công ty đã có những ưu điểm đạt được cần khen ngợi, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số mặt cần khắc phục
3.1.1 Ưu điểm Để đạt được những thành công trong kinh doanh như trên là do công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc có cơ cấu tổ chức được chuyên môn hóa, phân rõ quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận, đảm bảo thực hiện chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã được xác định. Toàn bộ nhân viên trong công ty cũng như ban lãnh đạo của doanh nghiệp luôn nỗ lực để đạt được hiệu quả trong công việc Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của toàn công ty không thể không kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán nói chung, kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng cũng không ngừng trưởng thành và trở thành một công cụ hữu hiệu trong quản lý và hạch toán kinh doanh của công ty.
Trong công tác kế toán tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triểnPhúc Kim Ngọc nói chung thì kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một khâu quan trọng trong công tác kế toán của công ty Bộ phận kế toán của công ty đã hoàn thành nhiệm vụ được giao đảm bảo yêu cầu về tổ chức công tác kế toán Qua thời gian thực tập tìm hiểu thực tế tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc em nhận thấy các vấn đề cụ thể dưới đây.
1 Về tổ chức bộ máy kế toán: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, hợp lý trong đó quy định rõ ràng cụ thể chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán Để đạt hiệu quả cao công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung đảm bảo sự đối chiếu kiểm tra lẫn nhau giữa các phần hành kế toán, giữa kế toán trưởng và kế toán viên Đội ngũ nhân viên kế toán tại công ty là người có chuyên môn, kinh nghiệm, có trách nhiệm trong công việc, linh hoạt trong quá trình làm việc nhằm tạo hiệu quả cao trong công tác kế toán nói riêng và đạt hiệu quả kinh doanh nói chung
2 Về sử dụng hóa đơn chứng từ: công ty đã thực hiện tốt quy định về sử dụng hóa đơn chứng từ Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán do bộ tài chính ban hành và nội dung hoạt động kinh tế cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó Quá trình lập và luân chuyển chứng từ tại công ty đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách kịp thời và chính xác.
3 Việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc phù hợp với đặc điểm của công ty Hình thức chứng từ ghi sổ thuận lợi cho nhân viên kế toán bởi khối lượng công việc ghi chép được giảm xuống rất nhiều Ngoài ra việc sử dụng máy vi tính đã hỗ trợ rất nhiều cho công tác kế toán đảm bảo độ chính xác, tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao hiệu quả làm việc.
4 Về hệ thống báo cáo tài chính: Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của bộ tài chính, định kì lập báo cáo tài chính Mỗi nhân viên kế toán trong công ty luôn nêu cao tính thận trọng trong công việc và đạo đức nghề nghiệp, có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các nhân viên Các kế toán viên hoàn thành phần hành kế toán của mình và cung cấp thông tin cho kế toán trưởng lập báo cáo tài chính.
5 Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty:
+ Tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã cung cấp được những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình quản lý, tiêu thụ hàng hóa của công ty.
+ Hàng hóa của công ty đa dạng về chủng loại, mẫu mã giá cả biến động do đó việc áp dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ để tính giá vốn giúp cho việc hạch toán đơn giản hơn
+ Sổ sách mà công ty sử dụng trong hạch toán doanh thu, giá vốn, chi phí ….và xác định kết quả bán hàng nhìn chung là rõ ràng.
Bên cạnh những điểm đã đạt được như trình bày ở trên, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty vẫn còn những tồn tại dưới đây.
1.Mã hóa các mặt hàng: Tuy kế toán đã mở sổ chi tiết theo từng chủng loại hàng hóa ( máy bơm, máy cắt, máy khoan ….) nhưng việc mã hóa tên các mặt hàng còn chưa cụ thể và hợp lý Do đó kế toán chưa theo dõi được cụ thể từng loại mặt hàng từ đó chưa cung cấp được những thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa cho nhà quản lý.
Cụ thể như : Công ty sử dụng tên của chủng loại hàng hóa làm tên chi tiết cho TK TK 156 - máy bơm , TK 156 – máy khoan , sổ chi tiết TK 511- máy bào … Việc mã hóa như vậy chỉ theo dõi được từng chủng loại hàng mà chưa theo dõi được cụ thể từng loại mặt hàng Bởi trong một chủng loại hàng của công ty thì có nhiều loại theo chức năng, công dụng của máy như máy bơm có máy bơm công nghiệp, máy bơm thủy lực, máy bơm nén, máy bơm li tâm … ; các loại hàng này có xuất sứ khác nhau như Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ, Trung Quốc, Việt Nam …; kích cỡ của máy cũng có nhiều loại
Do đó việc theo dõi theo chủng loại TK 156 – máy bơm chưa theo dõi được loại máy gì, xuất sứ từ đâu
2 Về tài khoản: Công ty sử dụng TK 642 để tập hợp cả chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, điều này gây ra khó khăn cho công tác kế toán quản trị khi muốn phân tách hai yếu tố này, gây khó khăn cho nhà quản lý khi muốn xác định mức độ ảnh hưởng của từng loại chi phí tới kết quả kinh doanh để từ đó tìm biện pháp tiết kiệm chi phí.
3 Về luân chuyển chứng từ: các hóa đơn GTGT chỉ được chuyển lên vào cuối mỗi buổi ( 11giờ vào buổi sáng và 3 rưỡi vào buổi chiều) do đó với số lượng hóa đơn nhiều được chuyển lên cùng một lúc ( khoảng 20 đến 25 hóa đơn) làm cho công tác kế toán của các kế toán viên đặc biệt kế toán doanh thu trở nên dồn dập có thể gây ra những sai sót trong công việc, giảm hiệu quả của công việc.
4 Về kế toán giá vốn hàng bán: Do công ty sử dụng hình thức giá bình quân cả kì dự trữ nên khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra công ty chưa ghi nhận giá vốn hàng bán ngay mà phải tập hợp giá vốn hàng bán vào cuối mỗi tháng Do đó việc cung cấp thông tin về giá vốn hàng bán là không thường xuyên và kịp thời Trong khi đó giá vốn hàng bán là một thông tin quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt được thông tin về mặt hàng từ đó có hướng đầu tư tập trung vào mặt hàng nào đem lại lợi nhuận cao hơn, cũng như thực hiện được mục tiêu tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp.
Những kiến nghị hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa.
Công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc là một doanh nghiệp với tuổi đời còn rất non trẻ nhưng đang dần khẳng định mình trên thị trường và tiềm năng phát triển mạnh trong tương lai Hiện nay công ty đang có những thế mạnh về đội ngũ nhân lực, điều kiện kinh doanh cũng như nhu cầu của thị trường Để phát huy được những thế mạnh đó công ty cần có những biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng.
Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, sự vận động của thị trường theo quy luật cung cầu, quy luật giá trị …Do đó để có thể tồn tại và phát triển được doanh nghiệp cần phải đứng vững và tự đi lên bằng chính thực lực của mình, doanh nghiệp luôn phải tìm tòi thị trường, cơ hội đầu tư cũng như hướng đi cho mình Để đạt được điều đó công ty luôn phải đổi mới và hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán.
Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư phát triển Phúc Kim Ngọc nhìn chung đã thực hiện được nhiệm vụ cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ hàng hóa và kết quả của công tác bán hàng từ đó đáp ứng nhu cầu của hạch toán cũng như quản lý của công ty Mặc dù vậy công tác kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại những hạn chế như đã trình bày ở trên mà cần phải khắc phục Do đó công ty cần ngày càng hoàn thiện hơn công tác kế toán nhằm phục vụ nhu cầu về thông tin ngày càng cao của nhà quản lý
Việc hoàn thiện công tác kế toán tại công ty phải được xây dựng dựa trên cơ sở cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc, khoa học Vì vậy, việc hoàn thiện công tác kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc dưới đây:
Nguyên tắc tuân thủ: theo nguyên tắc này việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo đúng với những văn bản về chế độ quản lý tài chính, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành mà Nhà Nước đã đưa ra nhưng không quá cứng nhắc mà có sự vận dụng linh hoạt vào tình hình thực tế tại công ty.Đây là những văn bản mang tính bắt buộc do đó đòi hỏi nhân viên cũng như cán bộ quản lý kế toán phải nắm vững và thường xuyên cập nhật các thông tin mới được ban hành để vận dụng đúng không vi phạm chế độ.
Nguyên tắc hiệu quả: Công tác hoàn thiện phải đáp ứng được yêu cầu tiết kiệm chi phí và kinh doanh hiệu quả Công ty có thể đưa ra các biện pháp như: sử dụng hình thức sổ sao cho sử dụng sổ là ít nhất khối lượng công việc kế toán ít bị trùng lặp, lưu chuyển chứng từ nhanh chóng kịp thời và đầy đủ, tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có năng lực , có trách nhiệm trong công việc…
Nguyên tắc phù hợp: Mỗi công ty có những đặc điểm khác nhau về loại hình kinh doanh, cơ cấu tổ chức, trình độ nhân viên cũng như yêu cầu quản lý Do đó việc vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp phải hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp cũng như điều kiên cơ sở vật chất kĩ thuật của doanh nghiệp nói chung và bộ phận kế toán nói riêng
Việc hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp những thông tin kế toán kịp thời, chính xác và đầy đủ cho nhà quản lý Để từ đó nhà quản lý có thể nắm bắt được thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra các quyết định đúng đắn góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty
Xuất phát từ sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán cũng như những nguyên tắc cần phải được đảm bảo khi hoàn thiện công tác kế toán đã được trình bày ở trên Qua thời gian được thực tế tiếp xúc tại công ty, dưới đây em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Đề xuất 1: Hoàn thiện hệ thống mã hóa các mặt hàng
Công ty nên xây dựng hệ thống mã hóa các mặt hàng một cách thống nhất Do số lượng, chất lượng và chủng loại mặt hàng kinh doanh của công ty là lớn do vậy việc hạch toán chi tiết theo từng loại mặt hàng là tương đối phức tạp Do đó công ty có thể phân các mặt hàng kinh doanh thành các nhóm, mỗi nhóm là theo một loại tiêu thức phân loại( chủng loại máy, chức năng của máy, xuất sứ của máy…) Mức độ chia nhỏ còn tùy theo khả năng quản lý được của kế toán Công ty có thể phân chia theo một hoặc kết hợp một vài tiêu thức phân loại như sau:
+ Theo chủng loại hàng : máy bơm, máy cắt , máy khoan, máy nén…. + Theo chức năng : máy bơm li tâm, máy bơm thủy lực, máy bơm công nghiệp …
+ Theo xuất sứ : Nhật Bản, Mỹ, Hàn Quốc, Trung Quốc ….
Từ cách phân nhóm như trên có thể xây dựng được danh mục mã các mặt hàng của công ty.
Ví dụ : nhóm hàng : máy bơm mã 01
Cấp 1 : máy bơm công nghiệp mã 02
Như vậy ta có nhóm mặt hàng mã 010203 là máy bơm công nghiệp của Hàn Quốc , nhóm mặt hàng mã 010204 là máy bơm công nghiệp của Trung Quốc
Từ cách đánh mã như vậy ta có thể xây dựng được hệ thống tài khoản và sổ kế toán tương ứng để phản ánh và theo dõi các mặt hàng như sau:
TK 156 010203 sổ chi tiết TK 156 010203
TK 511 010203 sổ chi tiết TK 511 010203
TK 632 010203 sổ chi tiết TK 632 010203 Đề xuất 2: Về luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT khi bán hàng và thường tập trung hóa đơn của một buổi lại rồi mới chuyển lên phòng kế toán của công ty Điều này sẽ làm cho công việc của phòng kế toán bị dồn dập, ứ đọng Thường buổi sáng kế toán ít công việc hơn mà công việc tập trung dồn vào buổi chiều Chính vì vậy, công việc kế toán không được cập nhật kịp thời mà thường bị dồn sang ngày hôm sau Do đó, với việc dồn nhiều công việc vào một lúc làm cho việc cập nhật chứng từ vào sổ sách nhiều lên dễ gây ra sai sót trong quá trình vào sổ Chính vì vậy em xin đưa ra kiến nghị, do phòng kinh doanh ( cửa hàng) và phòng kế toán ở cùng một địa điểm tại công ty nên kế toán bán hàng có thể chuyển hóa đơn, chứng từ lên phòng kế toán sớm hơn như có thể sau mỗi giờ chuyển lên một lần hay khi số lượng hóa đơn được tập hợp khá nhiều ( từ 8 đến 10 hóa đơn ) thì chuyển lên phòng kế toán một lần để kế toán doanh thu tiến hành vào sổ
Mặt khác, hiện nay tại công ty đôi khi do khách hàng khi mua hàng chưa yêu cầu lấy hóa đơn ngay mà có thể sau một, hai ngày hay một tuần họ mới tới lấy hóa đơn trong khi khách hàng đã thanh toán hoặc hàng đã được xác định là tiêu thụ nhưng kế toán vẫn chưa lập hóa đơn Điều này làm cho việc cập nhật vào sổ phản ánh doanh thu không được kịp thời, có thể ảnh hưởng tới việc đánh giá kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, phản ánh không chính xác tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, để đảm bảo cho công tác kế toán đạt hiệu quả cũng như phản ánh được chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp kế toán bán hàng nên cập nhật chứng từ kịp thời hơn. Đề xuất 3: Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, việc hạch toán cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào chung một tài khoản có thể làm cho công việc kế toán giảm bớt nhưng không cung cấp được thông tin cho nhà quản lý để ra quyết định Đặc biệt tại các doanh nghiệp thương mại các khoản chi phí phát sinh chủ yếu chỉ trong hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý Do đó việc quản lý các khoản chi phí này là rất quan trọng đối với nhà quản trị Nhà quản lý cần nắm bắt được các khoản chi phí nào phát sinh trong hoạt động bán hàng, giá trị các khoản chi phí phát sinh trong mỗi tháng là bao nhiêu cũng như phân bổ cho mỗi mặt hàng bán ra trong tháng để xác định mặt hàng nào đem lại lợi nhuận nhiều nhất từ đó có hướng đầu tư cho hợp lý.
Tổng chi phí bán hàng ( tổng chi phí quản lý doanh nghiệp ) Giá vốn thực tế của hàng hóa tiêu thụ trong kì
CPBH (CPQLDN)phân bổ cho nhóm mặt hàng X = Hệ số phân bổ x Giá vốn của nhóm mặt hàng X
Xuất phát từ vai trò đó, công ty nên tách 2 loại chi phí trên 2 TK khác nhau để theo dõi ( TK 641- chi phí bán hàng, TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp) Do công tác bán hàng của doanh nghiệp là có sự phân tách với bộ phận quản lý trong công ty nên việc hạch toán theo dõi theo từng loại chi phí phát sinh là đơn giản Do đó công ty nên theo dõi 2 loại chi phí này trên 2 TK riêng để tạo thuận lợi cho công tác quản trị Kế toán sẽ phản ánh 2 loại chi phí này trên 2 chứng từ ghi sổ và sổ Cái TK 641, sổ Cái TK 642 riêng biệt Ngoài ra, để xác định được mức lãi (lỗ) của từng mặt hàng riêng biệt nhằm xác định được hướng đầu tư cho mỗi loại mặt hàng trong tương lai thì công ty có thể phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng Công ty có thể lựa chọn tiêu thức phân bổ theo giá vốn hàng bán như sau: Đề xuất 4: Hoàn thiện kế toán doanh thu bán hàng