Chương 1 Mai thị Huyền Lớp K43/22 02 LỜI MỞ ĐẦU Trong các phần hành của kiểm toán báo cáo tài chính thì kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền là một nội dung quan trọng vì chu trình bán hàng – thu t[.]
Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 LỜI MỞ ĐẦU Trong phần hành kiểm tốn báo cáo tài kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền nội dung quan trọng chu trình bán hàng – thu tiền chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó khơng đánh giá hiệu chu trình trước chu trình tiền, tiếp nhận – hồn trả vốn, mua hàng – tốn,… mà cịn đánh giá hiệquả tồn q trình kinh doanh doanh nghiệp Chính vậy, kiểm tốn chu trình có ý nghĩa quan trọng kiểm toán Mặt khác, doanh thu coi khoản mục trọng yếu ảnh hưởng lớn đến báo cáo kết kinh doanh ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu thuế lợi nhuận chưa phân phối doanh nghiệp Vì vậy, tiến hành kiểm tốn chu trình này, kiểm tốn viên cần phải quan tâm đặc biệt đến việc phản ánh trung thực hợp lý tiêu doanh thu để tạo niềm tin cho người sử dụng khả sinh lời doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng nói trên, Em tiến hành nghiên cứu tìm hiểu thực tế kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Thăng Long thực Qua nhận thấy, Cơng ty xây dựng chương trình kiểm tốn chi tiết Kiểm tốn viên dựa vào chương trình kiểm tốn tất kiểm toán Từ thực tế vận dụng Công ty, Em mạnh dạn đưa số nhận định phương hướng, giải pháp nhằm hồn thiện kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền Công ty thực Được hướng dẫn tận tình Thầy.Phạm Tiến Hưng anh chị phịng kiểm tốn Báo cáo tài Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Thăng Long, Em hoàn thành Đề tài : “Hoàn thiện kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Thăng Long thực hiện” Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 Nội dung Khóa luận tốt nghiệp Em gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung kiểm tốn chu trình bán hàng - thu tiền kiểm toán báo cáo tài chính; Chương 2: Thực trạng kiểm tốn chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Thăng Long thực hiện; Chương 3: Phương hướng giải pháp hồn thiện kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền Công ty TNHH Kiểm tốn Tư vấn Thăng Long thực Để hồn thành tốt Khóa luận này, Em tìm hiểu nghiên cứu sách báo, tài liệu học tập, file kiểm tốn Cơng ty tham gia kiểm tốn thực tế khách hàng từ so sánh thực tiễn vận dụng Công ty so với lý luận Ngồi ra, Em chọn hai khách hàng Cơng ty có lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác để thấy cách thức kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền khác Do hạn chế thời gian hiểu biết nên Khóa luận Em khơng thể tránh khỏi nhiều sai sót Vì vậy, Em kính mong góp ý chân thành Thầy anh chị Công ty để Khóa luận tốt nghiệp Em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TỐN CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1 Đặc điểm kiểm tốn chu kì bán hàng-thu tiền: 1.1.1 Bản chất chức chu trình bán hàng - thu tiền 1.1.1.1 Bản chất chu trình bán hàng – thu tiền Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 Hệ thống tài kế tốn doanh nghiệp bao gồm nhiều mối quan hệ đan xen tác động lẫn nhau, hoạt động bổ trợ hoạt động tạo tiền đề cho hoạt động phát triển, đồng thời hoạt động nối tiếp tạo thành vịng tuần hồn khép kín Trong doanh nghiệp sản xuất, trì hoạt động sản xuất kinh doanh mình, trình kinh doanh doanh nghiệp phải nối tiếp liên tục lặp lặp lại tạo thành chu kỳ sản xuất có quan hệ chặt chẽ với Các chuỗi nghiệp vụ chu kỳ liên quan với tạo thành chu kỳ nghiệp vụ khép kín Bắt đầu từ việc doanh nghiệp tạo vốn, vốn tự có vốn vay mượn để phục vụ cho sản xuất, kết thúc sản xuất cơng đoạn cuối chu kỳ việc tiêu thụ sản phẩm đồng thời trình thu tiền từ hoạt động bán hàng để thu hồi lại vốn kinh doanh Như vậy, chu trình bán hàng – thu tiền coi khâu cuối trình sản xuất kinh doanh, chấm dứt kỳ kinh doanh để bắt đầu kỳ kinh doanh Quá trình kinh doanh bao gồm chu kỳ diễn liên tục, đặn chu kỳ mắt xích quan trọng khơng thể thiếu Trong đó, kết chu trình bán hàng – thu tiền khơng phản ánh riêng kết chu trình mà cịn phản ánh tồn kết q trình kinh doanh doanh nghiệp Bán hàng – thu tiền trình chuyển đổi quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa đem lại thu nhập cho doanh nghiệp, điều kiện để doanh nghiệp định có nên đầu tư tái mở rộng sản xuất hay không Với ý nghĩa vậy, trình yêu cầu mua hàng khách kết thúc chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp thành khoản phải thu cuối thành tiền Đồng thời q trình này, hàng hóa tiền tệ xác định theo chất kinh tế chúng Hàng hóa tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị bán được, tiền tệ phương tiện tốn nhờ quan hệ giao dịch giải cách nhanh chóng Tuy Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 nhiên ranh giới bán hàng – thu tiền thể chế hóa thời kỳ đối tượng cụ thể khác Theo Chế độ Kế toán hành Việt Nam, trình tiêu thụ thực hàng hóa, dịch vụ chuyển giao cho người mua, đồng thời người mua trả tiền chấp nhận toán Về chất, bán hàng – thu tiền trình thực giá trị giá trị sử dụng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ Qua tiêu thụ, sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chuyển từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ, từ tạo vốn để tái sản xuất mở rộng hay nói cách khác kết thúc vịng chu chuyển vốn Điều có nghĩa thực tốt q trình này, doanh nghiệp thu hồi vốn có lãi - nguồn thu quan trọng để tích lũy vào ngân sách quỹ doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất nâng cao đời sống người lao động Dưới góc độ kiểm tốn, chu trình bán hàng – thu tiền liên quan đến nhiều tiêu bảng cân đối kế toán báo cáo kết kinh doanh doanh nghiệp Đó tiêu đối tượng mà người quan tâm đến tình hình tài doanh nghiệp dùng để phân tích khả tốn, hiệu kinh doanh, triển vọng phát triển rủi ro tiềm tàng tương lai, tiêu dễ bị phản ánh sai lệch Để có hiểu biết sâu sắc chu trình trước hết phải nắm đặc điểm chu trình, gồm: Một là, Mật độ phát sinh nghiệp vụ tương đối lớn Hai là, Có liên quan đến đối tượng bên doanh nghiệp Ba là, Chịu ảnh hưởng mạnh mẽ quy luật cung cầu Bốn là, Các tiêu dễ bị phản ánh sai lệch Năm là, Các quan hệ toán mua bán phức tạp, chiếm dụng vốn nhau, công nợ dây dưa khó địi Việc lập dự phịng khó địi lại mang Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 tính chất chủ quan thường dựa vào ước đoán nên khó kiểm tra bị lợi dụng để ghi tăng chi phí Sáu là, Rủi ro khoản mục chu kỳ xảy theo nhiều chiều hướng khác ghi tăng, ghi giảm vừa ghi tăng vừa ghi giảm theo ý đồ doanh nghiệp số cá nhân Vì việc kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền tương đối tốn thời gian Với chức xác minh thơng tin chu trình nói riêng KTV khơng thể khơng xem xét đặc điểm chu trình ảnh hưởng tới phương pháp kiểm toán 1.1.1.2 Chức chu trình bán hàng – thu tiền Với chất nói trên, để thực tốt chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp phải có phận chức khác thực công việc khác Quá trình việc phát sinh nhu cầu mua hàng khách hàng tiếp đến việc phê chuẩn phương thức bán hàng, cách thức tốn tiêu thụ hàng hóa sản phẩm Thơng thường chu trình bán hàng – thu tiền thực chức sau: Thứ nhất: Xử lý đơn đặt hàng khách hàng Mỗi khách hàng có cách thức đặt hàng khác nhau, đơn đặt hàng phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu mua hàng qua thư, fax, điện thoại,… Nhận đặt hàng khách hàng gửi đến,các phận liên quan xét duyệt đơn đặt hàng số lượng,chủng loại…để xác định khả cung ứng hạn yêu cầu khách hàng Đối với trường hợp nhận đặt hàng qua điện thoại,fax cần có thủ tục đảm bảo sở pháp lý việc đặt hàng khách hàng Sau xử lý đơn đặt hàng khách hàng ,việc chấp nhận hay không cần thông báo cho khách hàng nhằm tránh tranh chấp Thứ hai: Kiểm sốt tín dụng phê chuẩn việc bán chịu Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 Trước bán hàng,căn đơn đặt hàng nguồn thông tin khác từ doanh nghiệp,bộ phận phụ trách bán chịu cần đánh giá khả toán khách hàng để xét duyệt bán chịu Đây thủ tục kiểm soát quan trọng để bảo đảm khả thu hồi khoản nợ hạn chế tới mức tối đa khoản nợ khó địi phát sinh sau này.Việc bán hàng theo phương thức phải người có đủ thẩm quyền phê chuẩn.Để thực việc xét duyệt bán chịu,doanh nghiệp cần thiết lập sách bán chịu rõ ràng,lập danh sách cập nhật thông tin tình hình tài chính,khả chi trả…của khách hàng.Thơng thường với khách hàng thường xuyên,doanh nghiệp thiết lập hồ sơ theo dõi riêng khả tốn để xác định hạn mức tín dụng cho phép Đối với khách hàng mới,bộ phận bán hàng doanh nghiệp cần tìm hiểu xác định giới hạn tín dụng cụ thể.Trong môi trường kinh doanh co rủi ro cao,một biện pháp kiểm soát hữu hiệu yêu cầu khách hàng chấp tài sản hay ký quỹ Thứ ba: Chuyển giao hàng hoá,cung cấp dịch vụ Căn lệnh bán hàng phê duyệt,bộ phận kho tiến hành xuất kho hàng hoá.Bộ phận chuyển giao hàng hoá lập chứng từ chuyển giao hàng gửi hàng cho khách hàng.Chứng từ vận chuyển bao gồm thông tin quy cách chủng loại hàng hoá,số lượng liệu liên quan tới hàng hoá.Chứng từ sở để lập hoá đơn bán hàng,ghi nhận doanh thu bán hàng doanh nghiệp Thứ tư: Gửi hóa đơn cho khách hàng ghi sổ thưong vụ Hóa đơn phải lập sau giao hàng, hóa đơn phương thức rõ cho khách hàng số tiền thời hạn toán đồng thời ghi sổ nhật ký bán hàng theo dõi khoản phải thu.Trước gửi hoá đơn cho khách hàng,một phận độc lập với người lập hố đơn cần kiểm tra tính xác liệu ghi hoá đơn Thứ năm: Xử lý ghi sổ khoản thu tiền Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 Sau hoá đơn lập,hàng hố xuất chuyển cho khách hàng kế toán phải tiếp tục theo dõi khoản nợ phải thu.Các khoản phải thu liệt kê phân loại theo nhóm tuổi để lập chương trình phân cơng địi nợ.Các khoản nợ thu xử lý ghi sổ.Tiền mặt thu ghi vào Nhật kí thu tiền,các khoản nợ phải thu theo dõi sổ chi tiết khoản phải thu Đối với khảon nợ chưa thu được,thủ tục gửi thông báo nợ thực nhằm thông báo cho khách hàng biết số nợ hai bên thực đối chiếu với Thứ sáu: Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại giảm giá Doanh nghiệp cần tổ chức phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận,xét duyệt khấu trừ khoản nợ phải thu có liên quan tới hàng hoá này.Tất khoản phải phê chuẩn đắn người có trách nhiệm phải ghi sổ kế toán cách xác nhanh chóng dựa chứng từ thông báo chấp nhận doanh nghiệp chứng từ gốc có liên quan Thứ bảy: Dự phịng nợ khó địi xóa sổ khoản phải thu khơng thu hồi Trước khóa sổ tài khoản chuẩn bị lập BCTC phải tiến hành đánh giá phí tồn kho cho khoản phải thu khơng có khả thu hồi qua tiến hành lập bảng phân tích trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi trình Chủ tịch hội đồng quản trị Ban giám đốc xét duyệt để làm hạch tốn dự phịng nợ phải thu Trong niên độ,trường hợp khách hàng thực khả toán (bị phá sản,lâm vào tình trạng phá sản nguyên nhân bất khả kháng khác),doanh nghiệp phải lập bảng kê báo cáo đề xuất xoá bỏ khoản nợ khỏi khoản nợ phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 Mỗi chức chu kì phận phụ trách chịu trách nhiệm kết phần việc cụ thể phân cơng.Do người quản lý nắm bắt thơng tin nghiệp vụ nhanh chóng Đồng thời,việc xác minh bày tỏ ý kiến thông tin chu kì bán hàng thu tiền thực dựa kỹ thuật kiểm toán xây dựng cách hiệu 1.1.1.3 Ý nghĩa kiểm tốn chu kì bán hàng-thu tiền: Kiểm tốn chu kì bán hàng thu tiền có ý nghĩa quan trọng,liên quan đến nhiều tiêu trọng yếu Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết kinh doanh.Tính đắn tiêu doanh thu liên quan đến sản nghiệp thông qua tiêu kết Bảng cân đối kế toán lẫn kết (lãi,lỗ)trên Báo cáo kết kinh doanh Đối với Nhà nước,xác định đắn chi tiêu doanh thu sở để xác định số thuế tiêu thụ(thuế GTGT,thuế xuất khẩu,thuế tiêu thụ đặc biệt)cũng thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp ngân sách nhà nước.Vì vậy,kiểm tốn chu kì bán hàng-thu tiền có ý nghĩa quan trọng kiểm tốn báo cáo tài 1.1.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 1.1.2.1 Tổ chức hạch tốn chu trình bán hàng – thu tiền:Bán hàng – thu tiền giai đoạn trình sản xuất kinh doanh, giai đoạn thứ hai sau q trình mua hàng – tốn doanh nghiệp thương mại giai đoạn giai đoạn sản xuất doanh nghiệp sản xuất Do vậy, giống giai đoạn khác, tổ chức kế toán bán hàng – thu tiền gồm nội dung sau: Tổ chức chứng từ kế tốn: Đó trình thiết kế khối lượng chứng từ quy trình hạch tốn chứng từ theo tiêu hạch toán đơn vị hạch toán sở Được thể qua Sơ đồ 1.1 Sơ đồ 1.1: Tổ chức chứng từ kế tốn chu trình bán hàng – thu tiền Mai thị Huyền Bộ phận cung ứng Lớp K43/22.02 Thủ trưởng, Kê toán trưởng Bộ phận quản lý hàng Lưu trữ, bảo quản chứng từ Yêu cầu bán: Đơn đặt Lập chứng từ bán hàng: Hóa đơn bán hàng Kế toán toán Ký duyệt hợp đồng, phê chuẩn bán chịu Giao nhận hàng: Phiếu xuất kho,… Ghi sổ theo dõi toán: Sổ doanh thu khoản phải thu Trong chu trình bán hàng – thu tiền, kế toán sử dụng hệ thống tài khoản thống theo Quyết định Số 15/2006/QĐ-BTC Bộ Tài chính, bao gồm: TK 511- Doanh thu bán hàng; TK 512- Doanh thu bán hàng nội bộ; TK 531- Hàng bán bị trả lại; TK 531- Giảm giá hàng bán; TK 131- Phải thu khách hàng; TK 3387- Doanh thu nhận trước; TK 139- Dự phịng phải thu khó địi; TK 641- Chi phí bán hàng; TK 642- Chi phí quản lý; TK 3331- Thuế VAT đầu ra; TK 111- Tiền mặt quỹ; TK 112- Tiền gửi ngân hàng; TK 004 - Nợ khó địi xử lý Bên cạnh hệ thống TK nói trên, chứng từ sử dụng cho kiểm tốn chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm: Các hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ; đơn đặt hàng; hóa đơn bán hàng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho; biên lý hợp đồng kinh tế; biên tốn; phiếu thu, giấy báo có tiền gửi ngân hàng, bảng kê sổ phụ ngân hàng Đồng thời có sổ sách kế tốn liên quan bao gồm: Sổ nhật ký bán hàng; Sổ chi tiết TK 511, 131; Mai thị Huyền Lớp K43/22.02 Sổ nhật ký thu tiền; Sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho; Sổ TK 511, 131, 641, 642 Với hệ thống chứng từ sổ sách thiết kế đầy đủ hồn thiên trên, quy trình hạch tốn kế tốn chu trình bán hàng – thu tiền thể qua Sơ đồ 1.2