Trường Đại học trong những năm gần đây được cải cách và đổi mới trong những năm gần đây vì vậy cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của trường nói chung còn nhiều hạn chế. Hiện tại trường chỉ mới xây dựng được một số phần mềm ứng dụng cơ bản như phần mềm quản lý đào tạo (UIS), phần mềm thu học phí (PMS), phần mềm tuyển sinh, phần mềm cổng thông tin điện tử (Portal). Những phần mềm ứng dụng này chủ yếu phục vụ cho công tác tuyển sinh, đào tạo. Tuy nhiên hệ thống phần mềm này vẫn chưa được phát triển một cách hoàn chỉnh. Cụ thể là những dữ liệu báo cáo của những phần mềm này vẫn còn được trích xuất một cách thủ công và rời rạc, chưa có một hệ thống báo cáo mang tính tổng thể để giúp Ban lãnh đạo có cái nhìn đầy đủ và chính xác nhất về tình hình hoạt động của trường. Mặt khác hiện nay các trường Đại học đang mở rộng quy mô một cách nhanh chóng, bộ máy điều hành quản lý ngày càng lớn. Tuy nhiên đối với lĩnh vực điều hành quản lý hiện tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin vẫn còn rất hạn chế. Các công tác, nghiệp vụ quản lý điều hành hiện tại vẫn đang được thực hiện một cách thủ công nên hiệu quả mang lại rất thấp.
MỤC LỤC I MỞ ĐẦU .2 Cơ sở pháp lý Đề án 2 Thực trạng việc ứng dụng CNTT trường Đại học Văn Hiến II NỘI DUNG ĐỀ ÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LĨNH VỰC QUẢN LÝ SINH VIÊN (STUDENT MANAGEMENT) .3 Module tuyển sinh (Admissions) Module quản lý đào tạo (Academics) .3 Module quản lý học bổng (Scholarships) .4 Module thu học phí (Billing) .4 Module Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) Cổng thông tin giới thiệu việc làm Triển khai mạng xã hội sinh viên, giảng viên Yammer ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LĨNH VỰC ĐIỀU HÀNH VÀ KINH DOANH (BUSINESS WORLD ERP) 2.1 Quản lý tài (Finacial Management) 2.2 Module quản lý mua hàng (Procurement Management) 2.3 Module quản lý dự án .8 2.4 Module quản lý nguồn nhân lực (Human Resources Management) 2.5 Quản lý tài sản (AMS) .10 2.6 Data Warehouse 11 2.7 Power BI (Business Intelligence) 12 III DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LĨNH VỰC QUẢN LÝ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC (RESEARCH MANAGEMENT) 12 IV KẾ HOẠC THỰC HIỆN-PHÂN KỲ 13 I MỞ ĐẦU Cơ sở pháp lý Đề án - Căn vào mục tiêu nghị 17 Chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt; - Căn vào yêu cầu, qui định xây dựng chất lượng theo tiêu chuẩn AUN, Thực trạng việc ứng dụng CNTT trường Đại học Văn Hiến a) Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý trường Đại học Văn Hiến Trường Đại học Văn Hiến cải cách đổi năm gần sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin trường nói chung cịn nhiều hạn chế Hiện trường xây dựng số phần mềm ứng dụng phần mềm quản lý đào tạo (UIS), phần mềm thu học phí (PMS), phần mềm tuyển sinh, phần mềm cổng thông tin điện tử (Portal) Những phần mềm ứng dụng chủ yếu phục vụ cho công tác tuyển sinh, đào tạo Tuy nhiên hệ thống phần mềm chưa phát triển cách hoàn chỉnh Cụ thể liệu báo cáo phần mềm cịn trích xuất cách thủ cơng rời rạc, chưa có hệ thống báo cáo mang tính tổng thể để giúp Ban lãnh đạo có nhìn đầy đủ xác tình hình hoạt động trường Mặt khác trường Đại học Văn Hiến mở rộng quy mô cách nhanh chóng, máy điều hành quản lý ngày lớn Tuy nhiên lĩnh vực điều hành quản lý tại, việc ứng dụng công nghệ thông tin cịn hạn chế Các cơng tác, nghiệp vụ quản lý điều hành thực cách thủ công nên hiệu mang lại thấp b) Thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin Hạ tầng Công nghệ thông tin trường Đại học Văn Hiến trọng đầu tư năm gần Hiện trường xây dựng 01 phòng server với trang bị để vận hành hệ thống Hệ thống gồm có 04 Server, 03 Firewall, 03 tổng đài điện thoại Tuy nhiên, so với quy mô nay, hạ tầng khiêm tốn, không đủ đáp ứng cầu cần phải có định hướng đầu tư sở hạ tầng để đáp ứng hệ thống phần mềm ứng dụng Hệ thống hạ tầng server trang bị khiêm tốn, chưa đạt yêu cầu kỹ thuật nên việc vận hành hạ tầng CNTT gặp cố làm gián đoạn dịch vụ II NỘI DUNG ĐỀ ÁN Nội dung đề án tập trung xây dựng hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin Trường Đại học Văn Hiến tập trung vào lĩnh vực Lĩnh vực quản lý sinh viên (Student Management); Lĩnh vực kinh doanh (Business World ERP); Lĩnh vực quản nghiên cứu (Research Management) ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LĨNH VỰC QUẢN LÝ SINH VIÊN (STUDENT MANAGEMENT) Hệ thống quản lý sinh viên (Student Management) hệ thống quản lý tồn giai đoạn vịng đời sinh viên (Life-cycle) bao gồm từ giai đoạn tuyển sinh đến đến giai đoạn trở thành cựu sinh viên Hệ thống Student Management bao gồm module sau: quản lý tuyển sinh, quản lý đào tạo, hỗ trợ tài học bổng, đời sống sinh viên, dịch vụ trường đại học, quản lý rèn luyện sinh viên, quản lý quan hệ khách hàng Hiện module phần mềm thuộc lĩnh vực phát triển PSC Tuy nhiên module xây dựng cách rời rạc, sở liệu không tập trung nên việc liên kết liệu giữ module hạn chế Mặt khác hệ thống chưa áp dụng SSO (Single Sign On) nên phần mềm có tài khoản người dùng gây khó khăn việc truy cập sử dụng Vì định hướng phát triển module hệ thống tới hoàn thiện module có xây dựng module theo hướng tập trung liệu Module tuyển sinh (Admissions) Hiện phần mềm tuyển sinh triển khai sử dụng Trong giai đoạn tới hoàn thiện phần mềm tuyển sinh cập nhật thay đổi để phù hợp với quy chế tuyển sinh hàng năm Đồng thời bổ sung thêm số chức để nâng cao hiệu phần mềm tuyển sinh Module quản lý đào tạo (Academics) Hiện VHU sử dụng phần mềm UIS Trong giai đoạn tới hồn thiện phần mềm UIS, rà sốt lại tồn liệu phần mềm Bên cạnh cạnh mudule bổ sung phần mềm E-learning nhằm mở rộng thêm hình thức học online cho sinh viên Module quản lý học bổng (Scholarships) Việc quản lý học bổng cấp học bổng cho sinh viên từ trước đến thực cách rời rạc tự phát thiếu kế hoạch cụ thể gây khó khăn việc xây dựng lộ trình hoạch định ngân sách cho học bổng chương trình hỗ trợ sinh viên Vì giai đoạn tới xây dựng module quản lý học bổng để quản lý quỹ học bổng quỹ viện trợ khác đồng thời quản lý kế hoạch học bổng cho sinh viên hàng năm Module thu học phí (Billing) Bổ sung thêm tính phần mềm thu học phí Các tính cần bổ sung thêm kết nối với hệ thống ngân hàng Agribank, Sacombank… để sinh viên đóng tiền học phí thơng qua ngân hàng Việc giúp sinh viên thuận tiện chủ động việc đóng học phí, giảm tải số lượng sinh viên nộp trực tiếp phịng Tài Bên cạnh đó, hồn thiện lại quy trình tính học phí phần mềm Đảm bảo quy trình tính học phí từ Phịng Đào tạo đến Phịng Tài liên kết chặt chẽ với Module Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) Đối với trường đại học, khách hàng sinh viên, phụ huynh Cũng giống nghành nghề kinh doanh khác, trường đại học đặc biệt trường ngồi cơng lập cần thiết phải có hệ thống quản lý quan hệ khách hàng để trì, phát triển số lượng sinh viên CRM tập hợp tính cho phép quản lý, chăm sóc xây dựng mối quan hệ khách hàng (phụ huynh, học sinh, sinh viên) với Nhà trường Nhà trường quản lí thơng tin khách hàng cách đơn giản hiệu với phần mềm quản lý thơng tin khách hàng CRM ❖ Chức phần mềm CRM • Tạo danh sách câu hỏi câu trả lời • Tự động phân phối câu hỏi khách hàng cho phận liên quan • Chức nhắn tin tùy chọn theo số khách hàng gọi đến, danh sách khách hàng, theo list khách hàng • Trị chuyện trực tiếp với điện thoại viên • Các chức thống kê báo cáo • Dữ liệu quản lý tập trung phân quyền cho người dùng sử dụng đơn giản ❖ Lợi ích phần mềm CRM • Thơng tin khách hàng lưu trữ đầy đủ, chi tiết có hệ thống • Cơ hội kinh doanh với khách hàng chia sẻ • Lập triển khai chiến dịch tiếp thị hiệu • Quản lý câu hỏi khách hàng: cho phép bạn nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Nhà trường cách ghi nhận khiếu nại, thắc mắc khách hàng phối hợp giải phận có liên quan sau phản hồi lại cho khách hàng Nhà trường kiểm tra lại phản ánh/ khiếu nại khách hàng để nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ nhà Trường Cổng thông tin giới thiệu việc làm Hiện số lượng sinh viên Trường Đại học Văn Hiến tương đối lớn tương lai số lượng sinh viên tăng lên nhiều khối giáo dục thuộc HungHau Holdings vừa kết nạp thêm thành viên Vạn Tường, Vạn Xuân, Vạn Hạnh Sinh viên sau Trường gặp nhiều khó khăn khâu tìm việc làm khơng đáp ứng đầy đủ kỹ kinh nghiệm mà doanh nghiệp cần HungHau Holdings ngày phát triển nhu cầu tuyển dụng cao thân nhà Trường khơng lo đến vấn đề đầu vào mà cần phải có biện pháp để hỗ trợ sinh viên sau tốt nghiệp có cơng việc ổn định Một sinh viên có cơng việc ổn định không mang lại niềm hạnh phúc cho sinh viên mà cịn góp phần vào phát triển xã hội đặt biệt thương hiệu Đại học Văn Hiến có giá trị cao hơn, sinh viên Văn Hiến có sức hút môi trường tuyển dụng Triển khai mạng xã hội sinh viên, giảng viên Yammer Xây dựng Yammer cho sinh viên giảng viên tham gia để sinh viên giảng viên tự tạo nhóm riêng để thảo luận chia tài liệu, trao đổi kiến thức trình học tập Tận dụng Yammer giống diễn đàn, để quản lý nhà Trường nắm bắt tâm tự nguyện vọng sinh viên, biết vấn đề tồn động trường mà sinh viên trực tiếp nói Khi xây dựng diễn đàn nội cho sinh viên, quản lý nhà Trường kiểm sốt thơng tin nhạy cảm, có vấn đề xúc sinh viên đưa lên diễn đàn nội thay đưa lên facebook ảnh hưởng đến hình ảnh Trường Yammer, giải pháp truyền thông xã hội sử dụng DN Microsoft, triển khai Yammer, nâng cao kết nối tương tác nhân viên, giảm rào cản gánh nặng truyền thông nội bộ, gia tăng chất lượng gắn kết tiết giảm chi phí vận hành, đồng thời theo dõi cách tập trung chủ điểm liên kết với công việc vấn đề chuyên sâu Microsoft Yammer giúp kết nối gia tăng khả truyền thông tổ chức thông qua loạt chức hiệu quả, giúp nhân viên lãnh đạo kết nối với người, chia sẻ thông tin dễ dàng quản lý dự án Thúc đẩy suất thơng qua cộng tác nhóm: Nhờ có nhóm kết nối thơng tin chuyển đến thành viên nhóm cách cập nhật nhất, dịch vụ chăm sóc liên kết khách hàng trở nên tốt Các quy trình hiệu Yammer giúp cải thiện hợp tác nhóm để người dùng chia sẻ ý tưởng, khuyến khích việc sáng tạo định trở nên nhanh chóng Thu hút quan tâm nhân viên: Với việc xã hội hóa truyền thơng, Yammer hoạt động thiết bị máy tính, máy tính bảng, điện thoại giúp nhân viên kết nối nơi lúc với nhóm làm việc họ, tồn thể nhân viên cơng ty Họ chia sẻ sáng kiến nhanh hơn, tự hơn, tự tin mạng xã hội Hệ suất cao hơn, chi phí thấp đi, nhờ doanh thu cải thiện rõ rệt Thúc đẩy nhạy bén kinh doanh: Microsoft Yammer thúc đẩy nhạy bén kinh doanh tồn thể nhân viên thơng qua truyền thông mở thân hệ thống Nhờ tương tác kết nối với tầng lớp lãnh đạo nhân viên, hệ thống giúp quản trị DN tiếp cận với thông tin nhờ đổi nhanh hơn, thích ứng đối phó với thay đổi thị trường ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LĨNH VỰC ĐIỀU HÀNH VÀ KINH DOANH (BUSINESS WORLD ERP) Định hướng ứng dụng CNTT cho lĩnh vực điều hành kinh doanh phát triển nhánh hệ thống ERP HungHau Holdings Các module lĩnh vực gồm có: Quản lý tài chính, quản lý mua hàng, quản lý dự án, quản lý nhân tiền lương, quản lý tài sản 2.1 Quản lý tài (Finacial Management) Module Tài quản lý nghiệp vụ liên quan đến tài kế tốn Các nghiệp vụ thực tự động hóa liên kết chặt chẽ với module liên quan khác Bên cạnh liệu module liên kết với hệ thống ERP HungHau Holdings giúp cho việc quản lý thực báo cáo tài hợp cách nhanh chóng xác 2.2 Module quản lý mua hàng (Procurement Management) Sử dụng phân hệ Procurement Management cho Quản lý nhà cung cấp Quản lý nhà cung cấp nhà cung cấp tiềm Đánh giá lực nhà cấp với thông tin thời gian gia hàng, số lần gia hàng đúng, chất lượng Quản lý giá bán sản phẩm nhà cung cấp Lưu trữ truy cập nhanh chóng tài liệu cần thiết liên quan đến nhà cung cấp sản phẩm 2.3 Module quản lý dự án 2.4 Module quản lý nguồn nhân lực (Human Resources Management) Quản lý nguồn nhân lực (HRM) giải pháp hoàn chỉnh cho việc tin học hóa hoạt động quản trị nhân doanh nghiệp hay tổ chức từ qui mô nhỏ với vài trăm nhân viên qui mô lớn 30.000 nhân viên Là hệ thống tổng thể gồm nhiều phân hệ như: - Quản lý tổ chức, danh mục Hồ sơ thông tin cá nhân nhân viên Quản lý thông tin giản g viên thỉnh giảng Quản lý hợp đồng Quản lý tuyển dụng Quản lý đào tạo Quản lý bảo hiểm Quản lý bồi dưỡng Quản lý bổ nhiệm, miễn nhiệm Quản lý nâng lương Quản lý thâm niên Quản lý chuyển ngạch Quản lý nâng ngạch Quản lý khen thưởng Quản lý cơng tác ngồi nước Quản lý kỷ luật, vi phạm Quản lý tiếp nhận điều động Quản lý Đảng – Đoàn thể Quản lý trình liên quan đến nhân viên từ lúc tuyển dụng đến luc hưu Quản lý chấm công ( nghỉ không lương, nghỉ phép, công tác, thai sản, chấm ngồi giờ, bảng chấm cơng) Quản lý nghỉ hưu Quản lý phòng ban (quản lý thành lập, chia tách, giải thể , xác nhận đơn vị) Quản lý việc Quản lý lương, phụ cấp - Quản lý thu nhập tăng thêm Quản lý Quản lý khen thưởng phúc lợi Quản lý thu nhập khác Quản lý tạm ứng Quản lý khoản khấu trừ Quản lý chứng từ chi tiền ( lập ủy nhiệm chi) Quản lý toán thuế thu nhập cá nhân Quản lý thống kê báo cáo công cụ tự thiết kế báo cáo động Quản lý hệ thống (quản lý người sử dụng phân quyền chức năng, phân quyền đơn vị, phân quyền báo cáo theo người sử dụng 2.5 Quản lý tài sản (AMS) Quản lý tài sản (AMS) giải pháp hoàn chỉnh cho việc tin học hóa hoạt động quản lý tài sản doanh nghiệp hay tổ chức Các tính bật - Tổ chức quản lý tài sản theo mơ hình tài sản động Quản lý danh mục Quản lý đề nghị tài sản (tăng, giảm, điều chuyển, sửa chữa lớn, điều chỉnh giá trị) Quản lý duyệt đề nghị tài sản ( tăng, giảm, điều chuyển, sửa chữa lớn, điều chỉnh giá trị) Quản lý ghi tăng Quản lý lý Quản lý điều chuyển Quản lý sửa chữa lớn Quản lý điều chỉnh giá trị Quản lý khấu hao (hao mòn) Có tích hợp chức k iểm kê tự động Quản lý tài sản có qui mơ lớn Tích hợp hoàn toàn với phân hệ mua bán thu chi Hoạt động ổn định cho qui mô tổng cơng ty với nhiều cơng ty Tích hợp giải phát portal cho phần ứng dụng Web AMS 10 2.6 Data Warehouse Data Warehouse sở dử liệu tập hợp từ nhiều nguồn liệu khác nhau, đề liên quan đến liệu không Trường Văn Hiến mà đại đa số tập đồn lớn hay cơng ty khác băn khoăn quản lý tất liệu Quản lý liệu khơng có nghĩa lưu liệu hàng ngày, khôi phục cần thiết… mà ta phải biết cách khai thác liệu để đem lại hiệu cao Dung lượng liệu ngày tăng cao đa dạng: - Dữ liệu từ phần mềm quản lý đào tạo - Dữ liệu từ website tuyển sinh - Dữ liệu từ hệ thống đào tạo elearning - Dữ liệu từ nhiều nguồn khác Tất nguồn liệu chia làm loại: - Có cấu trúc: SQL, my SQL, Oracle - Phi cấu trúc: Goolge, Bings, Cococ, Yahoo… - Nửa cấu cấu: File XML… Chúng ta cần xây dựng data warehouse để tổng hợp chuẩn hóa liệu Với mong muốn xây dựng hệ thống báo cáo giúp cung cấp thông tin giúp quản lý định tức thời, trường Văn Hiến cân xây dựng hệ thống kho liệu (data warehouse) để cung cấp liệu truy vấn cho hệ thống báo cáo trực quan cho quản lý với yêu cầu sau: Database warehouse cần tổng hợp liệu từ hệ thống có: 11 • Quản lý sinh viên (UIS) • Quản lý đào tạo (PMS) • Online learning (Moodle) • Quản lý thư viện • Quản lý ký túc xá • Kế tốn (MISA) 2.7 Power BI (Business Intelligence) Sau xây dựng Datawarehouse, ta cần xây dựng Power BI để khai thác sở liệu Datawarehouse BI quy trình cơng nghệ mà doanh nghiệp sử dụng để kiểm soát lượng liệu lớn, phân tích chuyển đổi liệu từ dạng thô thành liệu đầu tường minh dễ xử lý nhằm giúp doanh nghiệp đưa định hiệu hoạt động kinh doanh Mơ hình BI (Self-services BI) hướng tới đối tượng tạo sản phẩm cuối người dùng cuối thực sự, người khơng có, hiểu biết ngơn ngữ lập trình hay kỹ lập trình, họ cần có kỹ (qua đào tạo) để tạo sản phẩm cuối theo yêu cầu công việc Các chức Power BI Đưa thơng tin toàn doanh nghiệp lên bảng biểu (Dashboard) Với Power BI, tất liệu quan trọng từ doanh nghiệp theo dõi thông qua ứng dụng cho phép hiển thị bảng điều khiển báo cáo tổng quát, biểu đồ theo thời gian Tạo báo cáo có tính tương tác cao Power BI cung cấp công cụ để chuyển đổi, phân tích hiển thị liệu hia sẻ báo cáo vài giây Phân tích mức độ ổn định Với Power BI, bạn dễ dàng để tạo mơ hình tái sử dụng liệu (reuseable data) để đảm bảo quán báo cáo, tiến hành dự đoán, đưa xu tương lai dựa vào liệu khứ Nhúng báo cáo vào ứng dụng khác Tích hợp ứng dụng bạn với Power BI, báo cáo tương tác biểu đồ thời gian thực dễ dàng chia sẻ đến người dùng khác có III DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG LĨNH VỰC QUẢN LÝ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC (RESEARCH MANAGEMENT) 12 Module quản lý nghiên cứu khoa học bao gồm chức sau: Xây dựng danh mục đề xuất, đề tài nghiên cứu khoa học Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học Quản lý chuyên đề sinh viên Phân công nhiệm vụ quản lý Quản lý tổ chức, hội đồng thẩm định Quản lý cán nghiên cứu khoa học Quản lý hoạt động hợp tác quốc tế Quản lý văn bản, biểu mẫu Triển khai nghiên cứu, tổ chức kiểm tra đánh giá kỳ Đánh giá, nghiệm thu Quản lý viết, thông tin khoa học công nghệ Báo cáo đề xuất, đề tài nghiên cứu khoa học, tài Đăng ký đề tài, đề xuất, chuyên đề nghiên cứu khoa học website Công bố kết nghiên cứu IV KẾ HOẠC THỰC HIỆN-PHÂN KỲ Kế hạch thực hạng mục Đề án thể sơ đồ sau Task Name Start Date End Date Duration 31/05/2017 30/07/2017 60 Academics 30/07/2017 28/10/2017 90 Scholarships 28/10/2017 26/01/2018 90 Billing 30/06/2017 29/08/2017 60 CRM 26/01/2018 25/07/2018 180 05/01/17 05/31/17 06/30/17 07/30/17 08/29/17 09/28/17 10/28/17 11/27/17 12/27/17 01/26/18 02/25/18 03/27/18 04/26/18 05/26/18 06/25/18 07/25/18 08/24/18 09/23/18 10/23/18 11/22/18 12/22/18 01/21/19 02/20/19 03/22/19 04/21/19 05/21/19 06/20/19 07/20/19 08/19/19 09/18/19 10/18/19 11/17/19 12/17/19 01/16/20 02/15/20 03/16/20 04/15/20 05/15/20 06/14/20 07/14/20 08/13/20 09/12/20 10/12/20 11/11/20 12/11/20 01/10/21 02/09/21 03/11/21 04/10/21 05/10/21 06/09/21 07/09/21 08/08/21 09/07/21 10/07/21 11/06/21 12/06/21 01/05/22 02/04/22 03/06/22 04/05/22 05/05/22 06/04/22 07/04/22 08/03/22 09/02/22 10/02/22 11/01/22 12/01/22 Admission Admission Academics Scholarships Billing CRM Job Portal University Social Financial Management Procurement Management Project Management HRM Asset Management Data Warehouse BI Research Management 13 Job Portal 09/02/2021 09/07/2021 150 University Social 11/12/2020 09/02/2021 60 Financial Management 16/01/2020 14/07/2020 180 Procurement Management 22/03/2019 19/08/2019 150 Project Management 14/07/2020 11/12/2020 150 HRM 25/07/2018 22/03/2019 240 Asset Management 19/08/2019 16/01/2020 150 Data Warehouse 09/07/2021 04/02/2022 210 BI 04/02/2022 02/09/2022 210 Research Management 02/09/2022 21/12/2022 110 14