TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY ĐẠI LÝ GIAO NHẬN
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIETNAM
1 Quá trình hình thành và phát triển của Asian Groupage services Vietnam
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIETNAM Pte, LTD
- Tên giao dịch quốc tế: ASIAN GROUPAGE SERVICES VIET NAM
- Tên viết tắt: AGS Pte, Ltd
- Trụ sở chính: số 8 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1.
- Văn phòng giao dịch và kho tại số 153 Nguyễn Tất Thành, Quận 4.
- Website: www.agsvn.com.vn
Công ty TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIỆT NAM được thành lập vào ngày 26 tháng 11 năm 2007 là công ty có vốn góp với công ty nước ngoài ASIAN GROUPAGE SERVICES Pte, Ltd (Singapore), hoạt động trong lĩnh vực giao nhận và vận tải quốc tế (Forwarder).
Công ty TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIET NAM được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 411022000108 do Sở kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 29/8/2007 Người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật là: Bà Dương Nữ Thúy An.
Với vốn điều lệ cuả công ty là: 3,200,000,000 đồng gần bằng 200,000 USD.Bên Việt Nam góp vốn là: 1,632,000,000 đồng tương đương với 102,000 USD chiếm 51% vốn điều lệ bằng tiền mặt Bên nước ngoài góp vốn là 1,568,000,000 đồng tương đương 90,000USD chiếm 49%.
AGS Việt nam là thành viên của Tập đoàn AGS, có trụ sở chính tại Singapore và các văn phòng AGS tại nhiều quốc gia trên thế giới như: Malaysia, Indonesia, Ấn Độ, Úc, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc…
2 Chức năng, lĩnh vực hoạt động và nhiệm vụ của AGS Việt Nam
Công ty TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICE , chuyên cung cấp các dịch vụ giao nhận, kho vận, dịch vụ kho bãi container, dịch vụ thông quan hàng hóa, dịch vụ kiểm đếm hàng hóa, vận tải hàng hóa toàn cầu bằng đường biển và hàng không.
Thế mạnh của AGS Việt Nam là thu gom hàng lẽ (LCL), cung cấp dịch vụ gửi hàng trọn gói từ Việt Nam đi các nước Trong đó Singapore, Busan, Thái Lan, Shanghai, Port klang, là các tuyến mạnh nhất của AGS Việt Nam.
Song song với hoạt động gửi hàng, AGS Việt Nam cùng các công ty chi nhánh, đại lý của Tập đoàn AGS, có tổ chức thêm dịch vụ tổ chức thêm nguồn hàng thương mại hai chiều cho khách.
Các dịch vụ và lĩnh vực hoạt động của AGS Việt Nam:
- Giao nhận vận chuyển hàng đầy container quốc tế (FCL)
- Chuyên gom hàng và vận chuyển hàng lẻ quốc tế (LCL)
- Giao nhận hàng quá cảnh, giao nhận hàng phi mậu dịch, hành lý cá nhân, đồ dùng gia đình, quà biếu, quà tặng, hàng mẫu, hàng quảng cáo,
- Dịch vụ giao nhận hàng Door to door,
- Dịch vụ giao nhận hàng triển lãm công trình, dự án,
- Thực hiện các thủ tục hải quan,
- Đóng gói, dán nhãn, lưu kho hàng hóa, cho thuê kho bãi,
- Các dịch vụ chứng từ xuất nhập khẩu và các dịch vụ khác.
Asian Groupage Services Việt Nam đựơc thị trường biết tới với đội ngũ nhân viên đông đảo, năng động, chuyên nghiệp cùng thái độ phục vụ tận tình, chu đáo, đáp ứng tối đa mọi nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Là một ngành dịch vụ, vì vậy thỏa mãn yêu cầu của khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu của các công ty đại lý giao nhận xuất nhập khẩu nói chung và AGS nói riêng Do đó Công ty Asian Groupage Services Việt Nam luôn định hướng tất cả các nhân viên phải cố gắng thực hiện theo phương châm: “Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu của công ty”.
Và công ty cam kết:
- Giao hàng hoá đúng hẹn, giá cả luôn thấp nhất có thể.
- Luôn cải tiến chất lượng dịch vụ để đáp ứng ngày càng tốt hơn, phù hợp hơn với nhu cầu của quý khách hàng.
- Luôn đào tạo và nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên - đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công việc.
- Phổ biến đến tất cả nhân viên chính sách này.
Chính sách chất lượng luôn luôn được củng cố và thực hiện một cách tốt nhất để nâng cao sự cạnh tranh, tạo tiền đề hoạt động tốt, đưa Công ty ngày càng phát triển vững mạnh.
Vì vậy mục tiêu hàng đầu và xuyên suốt trong quá trình hoạt động kinh doanh luôn được ban giám đốc và toàn thể nhân viên trong Công ty TNHH ASIAN GROUPAGE SERVICES VIET NAM đặc biệt quan tâm và thực hiện ngày càng tốt hơn, đó là sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ mà công ty cung cấp.
3 Nhiệm vụ của AGS Việt Nam
- Trên cơ sở kết quả hoạt động năm vừa qua, từ đó dự đoán khả năng phát triển nhu cầu của các đối tượng phục vụ trong năm kế hoạch, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm, tổ chức thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh sau khi đã được Giám đốc công ty phê duyệt.
- Chấp hành nghiêm túc các chế độ, chính sách, pháp luật của Nhà nước và tập quán quốc tế về lĩnh vực có liên quan đến công tác giao nhận vận tải, các qui định về tài chính, tài sản cố định, tài sản lưu động của công ty.
- Bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội và phòng cháy chữa cháy trong khu vực triển khai hoạt động.
- Quản lý toàn bộ cán bộ công nhân viên theo chính sách; chế độ hiện hành của Nhà nước, không ngừng cải thiện điều kiện lao động sinh hoạt của nhân viên.
Có kế hoạch bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ phục vụ chuyên môn cho nhân viên nhằm phục vụ tốt cho sự nghiệp phát triển của công ty.
4 Cơ cấu tổ chức và quản lý nhân sự của công ty:
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức nhân sự trong công ty
Nhận xét: Hiện nay bộ máy quản lý công ty theo mô hình trực tuyến dưới sự lãnh đạo của Giám đốc, xuống các Trưởng phòng để hoạt động kinh doanh có hiệu quả Qua sơ đồ trên ta thấy bộ máy của Công ty đã xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban và mối quan hệ công tác giữa các phòng ban, các bộ phận trong các phòng từ đó đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin một cách chính xác và có quyết định kịp thời, xử lý những thông tin đó tạo ra sự thông suốt trong công việc.
5 Vai trò của các phòng ban: a Giám đốc:
- Là người đứng đầu trong công ty, có chức năng điều hành cả công ty.
- Là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày. b Phòng Kế toán – Tài vụ
- Thực hiện nhiệm vụ hoạch toán và thanh toán các chi phí, doanh thu, bảo đảm nguồn vốn hoạt động kinh doanh cho công ty.
PHÒNGKẾTOÁNTÀI VỤ
NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA DOANH NGHIỆP
Trong giai đọan cạnh tranh hiện nay, là một doanh nghiệp trẻ nhưng hoạt động giao nhận vận tải của công ty AGS Việt Nam đang ngày càng phát triển và tạo được niềm tin cho khách hàng trong và ngoài nước Có được điều đó là do:
- Bộ máy họat động của công ty đang vận hành rất suôn sẻ Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên của công ty có tinh thần đoàn kết tốt, sẵn sàng hổ trợ nhau trong công việc để mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Ban lãnh đạo trẻ, năng động, sáng tạo và nhạy bén trước những biến động của thị trường đây cũng chính là những người đứng ra thành lập công ty từ những ngày đầu, đã trãi qua những thăng trầm của Công ty trong suốt thời gian qua, nhờ vậy đã có kinh nghiệm nhất định trên thị trường này.
- Đội ngũ nhân viên năng động, luôn tích cực trong quá trình cung cấp dịch vụ và khéo léo trong quá trình giao tiếp trực tiếp với khách hàng Đây là một yếu tố đặc biệt quan trọng, do đó chất lượng của dịch vụ được thể hiện ngay trong quá trình làm việc của nhân viên.
- Công ty có những dịch vụ với chất lượng tốt nhưng với mức giá “mềm” hơn so với mức giá chung của những dịch vụ cùng loại do các doanh nghiệp khác cung cấp trên thị trường.
- Công ty đã có trang web riêng, thông qua trang web này khách hàng sẽ có được một số thông tin như: sơ lược về công ty, các chi nhánh cũng như những văn phòng đại diện trong và ngòai nước của công ty để thuận tiện trong việc giao dịch các dịch vụ mà công ty cung cấp.
- Công ty có trụ sở chính của Asian Groupage Services ở Singapore, cùng các đại lý ở nhiều nơi trên thế giới giúp cho việc vận chuyển được dễ dàng và có nguồn thu nhập nhất định từ việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu từ các đại lý bên nước ngoài.
- Công ty có trụ sở tại TP.HCM, một trung tâm giao dịch quốc tế và công nghiệp lớn vào bậc nhất cả nước, điều đó tạo điều kiện thuận lợi để phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực này.
- Việc gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới (WTO) đã thúc giục Việt Nam cải tiến hệ thống luật pháp, làm thông thoáng thủ tục hành chính cũng tạo điều kiện tốt cho doanh nghiệp ngày càng phát triển.
- Việt Nam tham gia vào các khối kinh tế, các tổ chức trong khu vực và thế giới tạo điều kiện cho hàng hóa, dịch vụ của Việt Nam thâm nhập vào thị trường thế giới và ngược lại Đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và vận tải Tham gia vào các tổ chức khu vực và trên thế giới, các doanh nghiệp có điều kiện khai thác thêm lợi thế của mỗi khối, phát triển thương mại và hàng hải, thu hút vốn đầu tư nước ngòai, tranh thủ được nguồn vốn và kỹ thuật tiên tiến cho hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa.
Bên cạnh những thuận lợi đó công ty còn có những khó khăn, hạn chế, bất cập cần khắc phục:
- Dịch vụ cung cấp của công ty tuy giá cạnh tranh nhưng trong khá nhiều trường hợp, chỉ tiêu thời gian được đặt cao hơn chi phí Trong những trường hợp đó công ty gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề cạnh tranh với các doanh nghiệp có thế và lực.
- Mặc dù có trang web riêng nhưng cho đến nay công ty vẫn chưa tận dụng tốt được trang web này để tăng hiệu quả phụ vụ khách hàng, các giao dịch chủ yếu là qua điện, fax và email đây là vấn đề hạn chế rất lớn, trong khi các nước khác lại đang ứng dụng rất mạnh những thành tựu của công nghệ thông tin vào lĩnh vực này.
- Sự cạnh tranh gây gắt giữa các công ty trong nước và sự xâm nhập mạnh mẽ của các công ty nước sắp chuẩn bị tràn ồ ạt vào khi Việt Nam chính thức mở rộng cửa cho phép các doanh nghiệp giao nhận vận tải đầu tư vào Việt Nam.
- Tỷ giá hối đoái, giá vàng, giá ngoại tệ (chủ yếu là USD) liên tục biến động thêm vào đó là ảnh hưởng của nền kinh tế toàn cầu.
PHÒNG GIAO NHẬN
Trong công ty, phòng này có thể coi là quan trọng nhất Phòng giao nhận có hơn 10 người Mỗi nhân viên của phòng được phân công thực hiện các hợp đồng giao nhận (hàng lẻ, hàng rời, hàng nguyên container), chuyên lo thủ tục Hải quan, kiểm hóa giao nhận hàng cho một số khách nhất định.
Sơ đồ 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG GIAO NHẬN
BỘ PHẬN LÀM HÀNG XUẤT
BỘ PHẬN LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN
Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh của phòng, bộ phận giao nhận Theo dõi kế hoạch làm hàng của từng lô hàng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng đúng như nội dung, tiến độ làm hàng, hạn chế thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hóa xảy ra cũng như kịp thời chỉ đạo giải quyết những khiếu nại của khác hàng Kiểm tra việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động, an toàn hàng hóa trong quá trình giao nhận vận chuyển Báo cáo giám đốc Công ty về kết quả và những vướng mắc trong quá trình hoạt động của phòng, bộ phận giao nhận hàng tháng, quý, năm hoặc khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động của các nhận viên trong phòng.
Có quyền hạn trực tiếp điều hành và phân công nhiệm vụ cho các nhân viên thuộc phòng và bộ phận giao nhận Giải quyết các công việc thuộc phòng và bộ phận giao nhận trong phạm vi quyền hạn liên quan đến hàng hóa, giá cả, khách hàng, tranh chấp, khiếu nại và kịp thời báo cáo lên giám đốc công ty nếu vượt qua thẩm quyền của mình Được quyền kí các bảng báo giá gồm hàng công trình, dự án, phương án làm hàng, các biểu mẫu, thông báo, giấy giới thiệu… liên quan đến hoạt động của phòng và bộ phận giao nhận.
Nhân viên bộ phận customer services
Thông báo, hướng dẫn khách hàng về những nghiệp vụ cần thiết để khách hàng tiến hành các công việc ban đầu; cho khách hàng biết tình hình hàng vào kho khi khách hàng yêu cầu.
Nhận những yêu cầu và phản hồi khách hàng để có thể bám sát tình hình, giúp họ giải quyết nhanh chóng những gút mắt, bất cập
Nhân viên bộ phận làm hàng xuất
Sau khi được trưởng phòng phân công giao nhiệm vụ, bộ phận làm hàng xuất sẽ tiến hành theo dõi ngày, giờ, địa điểm đóng hàng, chuẩn bị đồ và thiết bị cần thiết cho việc đóng hàng Có thể liên lạc với khách hàng để hẹn ngày giờ đóng hàng nếu đóng hàng trải bãi (chờ hàng tới đóng thẳng vào container), hoặc xem booking note của từng khách hàng khi khách hàng đưa hàng vào kho, nhân viên có nhiệm vụ trình danh sách hàng hóa và giấy tờ cần thiết cho kho và yêu cầu đóng hàng dưới sự giám sát và hướng dẫn của mình Chịu trách nhiệm về việc hư hỏng và mất mát hàng hóa sau khi hàng được đóng hàng vào container đến khi container được xuất đi.
Nhân viên bộ phận hàng nhập
Sau khi có công văn từ phòng hàng nhập, trưởng phòng giao nhận sẽ giao nhiệm vụ cho bộ phận làm hàng nhập đưa hàng vào kho để chia lẻ cho khách hàng, hoặc đưa hàng về kho riêng để rút hàng Nhân viên bộ phận này phải làm các thủ tục như đối chiếu manifest, lấy lệnh giao hàng và đóng dấu rút ruột hàng hóa (nếu cần), hoặc làm thủ tục cược container, đóng tiền cho phòng thương vụ cảng, giao giấy tờ cần thiết cho kho và chịu trách nhiệm giám sát hàng trong quá trình rút hàng vào kho, kí nhận hoàn tất khi hàng đã được các khách hàng lấy xong.
Nhân viên bộ phận làm thủ tục hải quan
Bộ phận này chịu trách nhiệm làm thủ tục hải quan khi khách hàng có nhu cầu làm dịch vụ door to door hoặc làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa, nhập khẩu hàng hóa Chịu sự phân công và có trách nhiệm báo cáo về sự cố cho trưởng phòng giao nhận.
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA AGS VIỆT NAM
1 Tình hình giao nhận của công ty trong thời gian qua:
Bảng 1: Tình hình xuất nhập container 4 Quý năm 2008 và Quý I năm 2009
Quý I QuýII Quý III Quý IV Quý I
2009 Xuất khẩu 120 cont 135 cont 150 cont 160 cont 165 cont
Nhập khẩu 150 cont 156 cont 160 cont 174 cont 185 cont
Tình hình hàng nhập khẩu có xu hướng tăng mạnh do lượng hàng từ các nước đổ về , điển hình từ quý IV so với quý III tăng 14 cont Trung bình mỗi tháng nhập khẩu từ 50- 60 cont Lượng hàng nhập luôn lớn hơn lượng hàng xuất.
2 Kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian qua:
Bảng 2: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 - đầu 2009:
Các khỏan mục Quý II Quý III Quý IV Quý I
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 3,681,448,870 3,581,627,853 3,753,550,179 5,233,854,500
Hàng bán bị trả lại - - - -
Thuế TTĐT, thuế XK phải nộp - - - -
Doanh thu thuần 3,681,448,870 3,581,627,853 3,753,550,179 5,233,854,500 Giá vốn hàng bán 663,865,070 3,174,980,615 3,238,409,752 863,024,591 Lợi nhuận gộp 3,017,583,800 406,647,238 512,324,617 550,037,401
Doanh thu từ hoạt động tài chính 2,562,222 18,927,2472 19,217,581 20,819,966
Chi phí tài chính 9,021,149 31,969,269 27,537,478 28,772,343 Chi phí bán hàng 272,913,755 - 374,195,442 3,820,792,508
Chi phí quản lý doanh nghiệp 193,444,044 379,826,418 585,703,892 455,791,703
LN thuần từ hoạt động
Tổng lợi nhuận trước thuế 86,293,322 55,778,791, 75,132,671 86,293,322
Tổng doanh thu của công ty quý III/2008 giảm 99,821,017 đồng (tức đã giảm 3%) so với quý II/2008 Kinh tế nước ta lúc này đang gặp nhiều khó khăn, lượng hàng hóa cũng vì đó mà cũng giảm lượng lưu thông, vì thế khách hàng của công ty cũng giảm theo Quý IV so với quý III tăng 171,922,326 đồng (tăng 5 %.), điều này nói lên tình hình kinh doanh quý IV có chiều hướng tăng lên Và sự gia tăng này vẫn tiếp tục đến đầu năm 2009, quý I/2009 tăng 1,480,304,321 đồng (tức tăng 39%) so với quý IV/2008.
Sự gia tăng mạnh trong các khoảng chi phí làm cho lợi nhuận giảm xuống, riêng chi phí quản lý doanh nghiệp quý III/2008 so với quý II/2008 tăng 186,382,374 đồng (tăng lên 96%.) Quý IV so với quý III chi phí quản lý tăng 205,877,474 đồng (tức tăng lên 54%) Đây là khoảng thời gian công ty đang mở rộng quy mô cho nên chi phí doanh nghiệp tăng mạnh Bước sang quý I/2009, chi phí quản lý doanh nghiệp đã giảm so với quý IV/2008 là 129,912,189 đồng ( giảm đi 28%) Vì là năm đầu tiên trong tiến trình phát triển mới nên mức tăng cao này là mức có thể chấp nhận được Sự tăng cao về chi phí quản lý doanh nghiệp trong thời gian này nhằm tạo được sự ổn định trong những năm tiếp theo.
Với kết quả trog thời gian qua, ta thấy tình hình lợi nhuận của công ty chưa đi vào ổn định Nguyên nhân do công ty chỉ mới đi vào hoạt động, khách hàng chưa nhiều, do phải bỏ ra các khoảng chi phí để từng bước ổn định công ty Hơn nữa, tình hình kinh tế năm 2008 của nước ta phải đương đầu với nhiều khó khăn Bước sang năm 2009, công ty đã đi vào ổn định và phát triển Công ty đã và đang có các biện pháp điều chỉnh hoạt động của mình nhằm giúp công ty ngày càng tiến triển hơn.
3 Thị trường xuất khẩu và nhập khẩu năm 2008: a Thị trường xuất khẩu:
Biểu đồ 1: Thị trường xuất khẩu từ đại lý AGS Việt Nam năm 2008
Nhận xét: Lượng hàng xuất khẩu sang các nước Đông Nam Á khá lớn, chiếm tỉ lệ 48.24 %, vì công ty luôn có các tuyến direct tới các nước Đông Nam Á; tương tự, tỉ lệ hàng xuất khẩu sang Hàn Quốc và Trung Quốc qua hai cảng Pusan và ShangHai cũng chiếm tỉ lệ cao trong các thị trường xuất khẩu, tương ứng là 10.56 % và 16.56 % Lượng hàng xuất khẩu qua các nước Ấn Độ khá ít, chỉ chiếm 4.48 %, vì công ty chưa có tuyến direct đến Ấn Độ, số chủ hàng xuất khẩu cũng ít và đồng thời cũng có sự cạnh tranh khá gay gắt của các đại lý giao nhận trong và ngoài nước Ban lãnh đạo Công ty hiện đang xem xét mở thêm các tuyến direct để giảm cước phí vận chuyển, nhằm tăng lượng hàng xuất khẩu qua các nước chưa có tuyến direct nói riêng và tăng lượng hàng xuất khẩu của công ty nói chung. b Thị trường nhập khẩu:
Biểu đồ 2: Thị trường nhập khẩu về Việt Nam từ các đại lý AGS nước ngoài Ấn Độ : 4.48 % Hàn Quốc : 10.56 %
%Trung Quốc : 16.56 % Đông Nam Á : 48.24 %Các nước khác: 11.00 %
Nhận xét: Ta thấy công ty chủ yếu làm hàng nhập khẩu từ các nước châu Á, đây đa số là hàng chỉ định từ các Đại lý chi nhánh của Asian Groupage Services đóng ở rất nhiều nước châu Á; chỉ một số ít ở các châu lục khác, vì vậy lượng hàng nhập về của các nước khác chỉ chiếm tỉ lệ 16,07 % trong năm 2008 Qua đó, công ty đã kiến nghị với trụ sở chính ở Singapore mở thêm các chi nhánh ở các châu lục khác nhằm tăng lượng nhập khẩu.
4 Xu hướng và kế hoạch phát triển trong tương lai:
Trong thời gian sắp tới, hoạt động công ty sẽ tiếp tục được mở rộng và đi vào ổn định để phù hợp với quy mô hoạt động của công ty Để thực hiện được nhiệm vụ này, công ty cần phải thực hiện một số công tác sau:
- Tăng cường hoạt động của công ty tại thị trường nội địa, phổ biến rộng rãi tên thương hiệu cũng như lĩnh vực hoạt động xuất nhập khẩu của công ty trong giới kinh doanh xuất nhập khẩu Nhờ đó mà công tác marketing của công ty được dễ dàng hơn, có chất lựợng hơn và hiệu quả hơn Đây chính là một trong những mục tiêu mà công ty đang cố gắng đạt được.
- Thắt chặt hơn mối quan hệ với các hãng tàu và các hãng hàng không, đây chính là mối quan hệ hợp tác trên cơ sở hai bên cùng có lợi. Ấn Độ : 5.75 % Hàn Quốc : 6.15 %
Trung Quốc : 13.83 % Đông Nam Á : 44.11 %Các nước khác: 16.07 %
- Tăng cường khai thác mạng lưới đại lý trên toàn thế giới, tạo mọi điều kiện để các đại lý nắm rõ tình hình hoạt động vận tải tại Việt Nam để nhằm tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra
- Mở rộng hoạt động việc phân phối hàng hóa, lưu kho, lưu bãi nhằm tiết kiệm chi phí Mở rộng thêm các đại lý ở các nước trên các châu lục khác.
NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ GIAO NHẬN TRONG NGOẠI THƯƠNG
1 Dịch vụ giao nhận hàng hóa: a) Khái niệm:
- Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải vận chuyển đến nhiều nước khác nhau, từ nước người bán đến nơi nước người mua Trong trường hợp đó, người giao nhận (Forwarder, Transitaire) là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên quan đến việc vận chuyển.
- Theo điều 163 của Luật Thương Mại Việt Nam, ban hành vào ngày 23/05/1997, “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại Theo đó, người làm nhiệm vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi tổ chức việc vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người làm dịch vụ giao nhận khác.
- Khởi đầu, người giao nhận (A freight forwarder) là một người đại lý hoa hồng (Commission Agent) thay mặt người xuất nhập khẩu thực hiện các công việc thông thường như: bốc/dỡ hàng, lưu kho hàng (Storage of goods), sắp xếp việc vận chuyển trong nước, nhận thanh toán cho khách hàng của mình…Tuy nhiên, do việc bành trướng mậu dịch quốc tế và do việc phát triển các phương thức vận chuyển khác nhau trong nhiều năm qua đã kéo theo việc mở rộng phạm vi hoạt động của dịch vụ giao nhận
- Cho nên, ngày nay người giao nhận đã đóng một vai trò quan trọng trong mậu dịch và vận tải quốc tế Trên bình diện quốc tế, các dịch vụ mà người giao nhận bao gồm từ các công việc bình thường và cơ bản như : lưu khoang tàu (Booking of space) hay khai Hải Quan ( Custums clearance) cho đến thực hiện trọn gói các dịch vụ trong toàn bộ quá trình vận chuyển và phân phối Không có một định nghĩa nào về giao nhận được quốc tế thừa nhận
- Trong nhiều nước, người giao nhận (Freight Forwarder) được gọi bằng nhiều tên khác nhau như: “Đại lý Hải Quan” (Customs House Agent), “Đại lý khai Hải Quan” (Cleaning Agent), “Người môi giới Hải Quan” ( Customs Broker ), “Đại lý gửi hàng và giao nhận” (Shipping and forward agent)… Nhưng dù có gọi bằng tên gì thì người giao nhận vẫn chỉ là người bán dịch vụ (to sell services only). b) Các lợi điểm của dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu
- Khi đã ký kết xong hợp đồng Ngoại Thương, hai bên xuất nhập khẩu phải tiến hành thực hiện hợp đồng đó Trong đó, có vấn đề rất quan trọng là làm thủ tục giao hàng lên tàu nếu xuất khẩu và làm thủ tục nhận hàng từ tàu nếu là nhập khẩu
- Các thủ tục liên quan đến vấn đề trên như: thuê phương tiện vận tải, đưa hàng lên cảng, chất hàng lên tàu, hoặc làm thủ tục nhận hàng từ tàu, làm thủ tục Hải Quan, lưu kho hàng nộp thuế, thuê phương tiện vận tải chở hàng về kho của công ty…Trên đây là các dịch vụ phức tạp, đòi hỏi phài có trình độ chuyên môn, nhất là kinh nghiệm Đặc biệt, đối với hàng chở rời như phân bón, bột mì, xi măng với số lượng lớn, chở nguyên tàu…Nhờ người giao nhận, các công ty xuất nhập khẩu sẽ có các lợi điểm sau:
Đối với người xuất khẩu
- Giảm được nhân sự trong công ty, khi việc giao nhận hàng hóa không thường xuyên và không có giá trị lớn.
- Giảm thiểu được các rủi ro đối với hàng và tiết kiệm được thời gian trong lúc thực hiện giao nhận hàng với tàu, do không có kiến thức chuyên ngành và kinh nghiệm so với người giao nhận chuyên sống bằng dịch vụ này
- Thực hiện việc giao hàng đúng ngày tháng do hợp đồng đã quy định, tránh việc gây chậm trễ làm người nhập khẩu có lý do yêu cầu giảm giá hàng hoặc không thanh toán tiền hàng.
- Nếu hàng phải chuyển tải ở một nước thứ ba, người giao nhận đảm trách việc nhận hàng từ tàu thứ nhất nhất và tìm cách gửi hàng lên tàu thứ hai, để đi đến cảng cuối cùng của người nhập khẩu, mà người xuất khẩu không phải đại diện tại nước thứ ba lo việc trên nên đỡ tốn chi phí.
- Người giao nhận do thường xuyên tiếp xúc với các hãng tàu nên biết rõ hãng tàu nào có uy tín, cước phí hợp lý, tuổi của tàu, lịch trình đi và đến bảo đảm đúng thời hạn Nhằm hạn chế rủi ro đối với hàng so với người xuất khẩu không chuyên môn về lĩnh vực này.
Đối với người nhập khẩu
- Tương tự như người xuất khẩu, người nhập khẩu giảm bớt được khâu nhân sự, giảm phí.
- Tránh được nhiều rủi ro khi nhận hàng từ tàu, nhất là đối với hàng rời như: phân bón, bột mì, xi măng…vì thủ tục nhận hàng phức tạp Nếu không nắm vững các thủ tục này, trong trường hợp tàu giao hàng thiếu hoặc dư do tàu bảo quản không tốt, người nhập khẩu sẽ không biết lập các chứng từ liên hệ như: giấy chứng nhận hàng giao thiếu; biên bản hàng đỗ vỡ và hư hỏng; mời bảo hiểm giám định và lập biên bản giám định…sẽ khó khiếu nại đòi tàu bồi thường hoặc đòi công ty bảo hiểm bồi thường nếu hàng được bảo hiểm.
- Nhận hàng nhanh để giải tỏa kho bãi cũng tránh bị phạt vì lưu kho bãi cảng quá hạn, đồng thời giúp nhanh chóng có hàng để tiêu thụ trên thị trường. c) Phạm vi hoạt động của dịch vụ
- Trừ khi chính người gởi hàng, người nhận hàng muốn trực tiếp tham gia vào bất cứ khâu thủ tục hoặc chứng từ nào, thường người giao nhận thay mặt cho họ thực hiện vận chuyển hàng thông qua các giai đoạn liên hệ khác nhau Người giao nhận có thể làm các dịch vụ trực tiếp hay thông qua người ký hợp đồng phụ (sub – contractors), hay các đại lý khác mà họ sử dụng hoặc dùng các đại lý ở nước ngoài của họ Các dịch vụ mà người giao nhận đảm trách bao gồm:
Thay mặt người gởi hàng (người xuất khẩu) (consignor / exporter)
Theo các chỉ thị gởi hàng (shipping instructions) của người xuất khẩu, người giao nhận phải:
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người vận tải thích hợp.
- Lưu khoang (book space) với hãng tàu đã chọn lựa.
- Nhận hàng và cấp chứng từ thích hợp như : giấy chứng nhận hàng của người giao nhận (Forwarder’s certificate of receipt), giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận.
GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU
Việc giao nhận hàng được thực hiện giữa chủ hàng (hoặc người được chủ hàng ủy nhiệm) với người vận chuyển hoặc với cảng Nếu không lưu kho bãi cảng, chủ hàng sẽ giao nhận trực tiếp với người vận chuyển (theo các quy định tại chương
V, mục B và E, của bộ luật hàng hải Việt Nam )
Chủ hàng phải kết toán trực tiếp với người vận chuyển và chỉ thoả thuận với cảng về địa điểm, thanh toán cước xếp dỡ hàng và các chi phí phát sinh liên quan đến cảng Cần lưu ý là hàng qua cảng phải có đầy đủ ký mã hiệu hàng (markings), trừ các hàng rời, hàng trần giao nhận theo tập quán thương mại Cảng không chịu trách nhiệm về việc ký mã hiệu ghi sai hoặc không rõ gây nên lầm lẫn, chậm trễ trong giao nhận Trường hợp hàng phải lưu kho bãi cảng, chủ hàng phải giao trực tiếp với người vận chuyển, đồng thời giao nhận với Cảng khối lượng hàng lưu kho bãi cảng Nếu chủ hàng ủy thác việc giao nhận cho cảng, cảng phải thực hiện theo hợp đồng ủy thác đã ký với chủ hàng.
Các phương thức giao nhận hàng:
Các bên được quyền lựa chọn phương thức giao nhận hàng nào có lợi nhất và thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng Sau đây là các phương thức giao nhận thông thường:
- Giao nhận nguyên bao, kiện, gói.
- Giao nhận nguyên hầm, cặp chì.
- Giao nhận theo số lượng, trọng lượng, thể tích.
- Giao nhận theo mớn nước.
Cảng giao hàng cho người nhận dựa theo các nguyên tắc sau:
- Người nhận phải trình chứng từ hợp lệ, xác nhận quyền được nhận hàng và có chứng từ thanh toán các loại cước phí cho cảng.
- Người nhận phải nhận liên tục trong một thời gian nhất định về khối lượng hàng trong một vận đơn hoặc giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng tương đương.
- Cảng giao nhận cho người nhận cũng theo phương thức phải có đủ ký mã hiệu, trừ hàng rời, hàng trần giao nhận theo tập quán thương mạ Nếu ký mã hiệu ghi sai hoặc không rõ gây nên lầm lẫn, chậm trễ trong giao nhận, cảng sẽ được miễn trách nhiệm.
- Người nhận phải kiểm tra hàng ngay tại kho bãi cảng trước khi đưa hàng ra khỏi bãi cảng Nếu hàng do cảng chuyển đến kho bãi của người nhận theo hợp đồng ủy thác, chủ hàng phải kiểm tra hàng trước khi nhập kho Cảng sẽ không chịu trách nhiệm về các hàng bị hư hoặc có dấu hiệu mất mát do nhận phát hiện khi hàng đã ra khỏi kho bãi cảng hoặc đã nhập kho của chủ hàng.
NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA
- Đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là người mua và người bán ở những nước khác nhau Sau khi hợp đồng mua bán được ký kết, người bán thực hiện việc giao hàng Việc di chuyển hàng hóa là do người vận tải đảm nhận, đây là khâu quan trọng nhất Nếu thiếu nó thì hợp đồng mua bán không thể thực hiện được
- Để cho hàng hóa đến được tay người mua, cần phải thực hiện hàng loạt các công việc khác có liên quan đấn quá trình chuyên chở, đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gởi hàng, chuyển tải hàng hóa ở dọc đường, gởi hàng ra khỏi tàu và giao cho người nhận ở nơi đến…Những công việc đó gọi là Giao nhận ( Forwarding) Vậy giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục có liên quan đến quá trình vận chuyển đó.
CÁC CÔNG VIỆC CƠ BẢN CỦA NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN
- Tổ chức chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu từ nơi sản xuất đến các điểm đầu mối vận tải và ngược lại.
- Tổ chức xếp dỡ hàng hóa lên xuống phương tiện vận tải tại các điểm đầu mối vận tải.
- Lập các chứng từ có liên quan đến giao nhận vận chuyển nhằm bảo vệ quyền lợi của chủ hàng.
- Theo dõi và giải quyết những khiếu nại về hàng hóa trong quá trình giao nhận, đồng thời thanh toán các chi phí có liên quan đến giao nhận.
QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG THUỐC BẢO VỆ THỰC VẬT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY ĐẠI LÝ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XNK
1 Chuẩn bị để nhận hàng
Công ty TNHH Map Pacific Việt Nam đã ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với Asian Groupage Services (AGS), hàng hoá của Map Pacific(Map) nhập về Việt Nam chủ yếu là thuốc bảo vệ thực vật Map sau khi nhận bộ chứng từ từ nhà xuất khẩu nước ngoài đã chuyển bộ chứng từ cho AGS để thực hiện nhận hàng Công ty AGS ký kết với MAP cả dịch vụ khai thuế hải quan và giao nhận hàng hóa nên công ty đã làm cả thủ tục hải quan cho khách hàng Phí dịch vụ và phí khai thuê hải quan sẽ được công ty quyết toán với MAP vào mỗi cuối tháng như hợp đồng dịch vụ đã ký. a) Khai thác chứng từ
Bộ chứng từ được Map fax cho AGS gồm:
Hợp đồng ngoại thương (Contract) số: MAP/2333/09 ngày 27/02/2009
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) số: 5678 ngày 19/04/2009
Bảng kê chi tiết hàng hóa( Packing list) ngày 19/04/2009
Vận đơn (Bill of Lading) ESGN69674 ngày 19/04/2009
Thông báo hàng đến ngày 22/04/2009
Giấy chứng nhận thành phần (Certificate of Analysis) ngày 19/04/2009
Kiểm tra toàn bộ chứng từ nhận được từ Map:
+ Hợp đồng ngoại thương được lược dịch:
Người bán: Map Pacific PTE LTD Địa chỉ: số 2 đường Malacca 02-00, Malacca Singapore 048979.
Người mua: Map Pacific (Việt Nam) CO., LTD
101/06 đường số 3 KCN AMARTA, Biên Hòa, Đồng Nai.
Hai bên đồng ý giao dịch theo các điều khoản điều kiện dưới đây: Điều khoản 1: tên hàng
Tên hàng : MAP JONO 700WP (IMIDACLOPRID 700WP) Đóng gói : bằng drum mỗi drum 25Kg.
Số lượng : 3000Kg Đơn giá : 17.1 USD/Kg giá CIF cảng thành phố Hồ Chí Minh
Chất lượng : theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất
Ký mã kiệu : Map Jono 700 (Imidacloprid 700WP)
N.W, G.W, ngày sản xuất, hạn sử dụng
Số batch, từ 1 trở lên Map Pacific (VN) Thời gian gửi hàng: dự kiến đến HCM giữa tháng 4-2009
Cảng đến: một cảng tại TP Hồ Chí Minh (VN) Điều khoản 2: Thanh Toán
Bằng T/T 100% giá trị hóa đơn 180 ngày từ ngày của vận đơn đường biển thông qua ngân hàng United Oversea, số tài khoản 101-900-905-5 tại Singapore. Điều 3: chứng từ gửi hàng
2/3 chứng từ gố sạch, đã xếp hàng lên tàu có ghi “cước trả trước”
Chứng chỉ thành phần (Certificate of analysis) được cấp bởi người bán Đơn bảo hiểm
Bản copy thông báo gởi hàng thể hiện các chi tiết của lô hàng. Điều khoản 4: khiếu nại
Nếu có, liên quan đến hàng hóa được thỏa thuận trong hợp đồng này phải thông báo cho người bán bằng fax hoặc telex, trong vòng 30 ngày từ ngày hàng đến cảng TP.HCM hư hỏng theo biên bản giám định của Vina Control. Điều khoản 5: điều khoản khác
Hợp đồng này theo Incoterm 2000
Theo hợp đồng này người bán đã gởi hàng cùng chứng từ cho người mua, và người mua có nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng
Công ty AGS kiểm tra các chứng từ đã nhận:
Tên người gửi hàng (Shipper) TNHH Map Pacific Pte Ltd.
Tên người nhận (Consignee) TNHH Map Pacific Việt Nam Địa chỉ người nhận (Address) 102/6 dường số 3, KCN Amarta, TP.Biên
Tên hàng (Description) * MAP JONO 700 WP
Trọng lượng (Weight) 3.000 kg NW; 33.000 Kg.GW Đơn giá 17,10 USD/KG
Số Hợp đồng ngoại thương MAP/2333/08 ngày 27/02/2009
Số Vận đơn ESGN69674, ngày19/04/2009
Hàng được xuất từ Singapore ngày 19/04/2009
Hàng đến Hồ Chí Minh ngày 22/04/2009
Tại cảng ICD phước long 2
Số Hóa đơn thương mại 5678, ngày 19/04/2009
Thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT) trong vòng 180 ngày
Bộ chứng từ hợp lệ, không có sai sót trên chứng từ, phù hợp để tiến hành nhận hàng. b) Lập phương án giao nhận hàng, chuẩn bị kho bãi, phương tiện và công nhân bốc xếp
Lập phương án giao nhận hàng
Lên kế hoạch và lập ra các phương án nhận hàng, đánh giá tính hiệu quả của từng phương án để lựa chọn phương án khả thi nhất.
Xem xét xem quảng đường từ nơi lấy hàng đến nơi kho công ty để xác định phương tiện vận tải sẽ chọn, tìm hiểu điều kiện thời tiết để thực hiện giao nhận hàng hóa tốt hơn, tránh gây hư hỏng không đáng có Vì lô hàng này về ICD Phước Long, từ đây về Đồng Nai thì không bị hạn chế về thời gian (vì tuyến đường này ngoài thành phố nên thời gian vận chuyển cũng thoải mái hơn) Thời điểm thực hiện lô hàng này thời tiết đang có ảnh hưởng bão nên mưa nhiều, vì vậy cần thực hiện lấy hàng càng sớm càng tốt để kip thời mang hàng về kho công ty để bảo quản Mục tiêu cho lô hàng này là lấy sớm, càng nhanh càng tốt.
Lô hàng này gồm 10,08 khối (M 3 ) nên cũng phải lựa chọn xe vận tải sao cho đỡ tốn kém nhất, và phù hợp nhất để đưa hàng về kho Sau khi tính toán, đã quyết định chọn xe anh Nam, xe công ty, vừa kín có thể chắn mưa vừa có kích thước vừa với lô hàng để vận chuyển bên cạnh đó cũng dự phòng phương án xe anh Nam gặp vấn đề, chuẩn bị liên lạc các chủ xe để đề phòng trường hợp bất trắc Liên hệ ngay với phòng giao nhận của công ty để dặn xe, báo trước cho trưởng bộ phận chuẩn bị xe cho lúc nhận hàng Sắp xếp trước để thay đổi kế hoạch nếu không điều động được xe Đối với hàng container, cần phải tính đến việc tìm đầu kéo, xe chở container (xe thớt – một loại xe tải cải tiến để chở container), xem xét điều kiện kho bãi để quyết định sẽ nhận nguyên container, hay rút ruột nếu kho công ty không lớn, điều kiện xếp dỡ không tốt, thì không nên nhận nguyên container, ngược lại nhận nguyên container sẽ tiết kiệm được thời gian nhiều hơn, nhanh hơn (nhất là vào thời điểm quá tải ở các cảng như hiện nay, hàng rút ruột sẽ mất rất nhiều thời gian để chuyển bãi rút ruột, làm gia tăng chi phí, gây tốn kém). Đoạn đường từ ICD về Biên Hòa có thể kẹt xe vào giờ cao điểm, giờ chậm có thể tăng thêm rủi ro và chi phí trên đường vận chuyển, vì vậy sắp xếp giao hàng vào buổi sáng (9:00) hoặc chiều(3:00).
Vì là hàng mở tại hải quan đầu tư nên việc phân công kiểm hóa (nếu có) sẽ được thực hiện muộn do sự phân công của hải quan đầu tư vì vậy hàng có thể sẽ không đúng như dự kiến, đề phòng xe và thời tiết, thông báo với khách hàng trước các phương án và dự trù để khách hàng biết và chuẩn bị các phương tiện cũng như kho bãi để giữ hàng Map là công ty lớn, có kho riêng, rộng và có điều kiện tốt nên không cần chuẩn bị nhiều.
Hàng đóng pallet gỗ nên cần chuẩn bị xe nâng, công nhân để bốc xếp hàng lên xe vận chuyển Tại cảng đã có đội ngũ bốc xếp tuy nhiên vì số lượng hang nhiều nên phải chuẩn bị liên lạc với họ trước để đúng lúc hàng xong có thể thực hiện bốc lên xe và vận chuyển ngay Tránh trường hợp khi hàng kéo ra khỏi kho mà không có người bốc xếp lên xe, (hàng đóng trong Drum giấy có thể bị thấm nước và bị hư hỏng).
Một yếu tố cũng rất quan trọng đó là thời hạn của lệnh giao hàng, thường thì lệnh giao hàng được cấp cho đến hết thời hạn mà hãng tàu cho khách hàng được hững ưu đãi không tính phí lưu kho, lưu container (free time) Nếu dự tính hàng có thể lấy lâu cần gia hạn lệnh sớm để tránh trường hợp phải “chạy đi chạy lại” hãng tàu để gia hạn lệnh rất mất thời gian.
Sau khi cân nhắc kỹ, quyết định chọn phương án, dùng xe công ty (a.Nam), thời gian giao hàng là vào đầu tuần sau (vì chứng từ nhận vào gần giữa tuần, chuẩn bị và mở tờ khai có thể nhanh nhưng việc kiểm hóa có thể sang tuần sau Báo cho khách hàng biết về tình trạng hàng và các phương án để khách hàng biết và dự liệu.
Một điều rất quan trọng là lên kế hoạch thực hiện làm hàng Cần tính toán trước để tiết kiệm thời gian nhất Thường thì việc đăng ký ở cục sẽ không mất nhiều thời gian, lấy lệnh cũng vậy Vì vậy, sắp xếp cho hai việc đó làm sau khi chuẩn bị xong các chứng từ kế hoạch để biết lúc nào thì đi đến đâu, làm gì để tiết kiệm tối đa thời gian làm hàng Sau khi lập phương án và chuẩn bị các điều kiện cần thiết, tiến hành chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan và nhận, giao hàng. Ứng tiền làm hàng.
Sau khi lên kế hoạch nhận hàng, nhân viên giao nhận phải lên danh sách bảng chi phí làm hàng để tạm ứng số làm hàng Trong đó phải xem xét những khoản chi phí sau:
- Chi phí đăng ký cục: số tiền bằng 0,05 * 100 * tồng giá trị lô hàng
- Tiền đổi lệnh để đóng cho hãng tàu: thường ghi trên thông báo hàng đến.
- Các khoản chi phí khác như cược container vệ sinh container, phí chuyển bãi, cát seal,… ở cảng.
- Công tác phí làm hàng cho lô hàng, tiền thuê phương tiện vận tải.
Sau khi chuẩn bị xong chi phí tiến hành viết phiếu ứng và chuyển sang cho kế toán ký duyệt chi phí Cuối cùng chuyển qua cho giám đốc xem xét và xác nhận cho ứng tiền Tiếp đó liên hệ với thủ qũy để nhận tiền làm hàng.
Nhân viên thực hiện phải lưu phiếu ứng tiền và bảng kê chi tiết tiền tạm ứng để thực hiện kết toán khi làm hàng xong. c) Đổi lệnh giao hàng
Ngày 20/04/2009 nhận được giấy báo hàng đến từ đại lý hãng tàu qua công ty TNHH Map Pacific Việt Nam Sau khi nhận, kiểm tra chặt chẽ các chi tiết trên thông báo và chuẩn bị tiền để thanh toán các phí, cước,… người giao nhận đến liên lạc với đại lý hãng tàu: Đại lý hãng tàu OVERSEAS TRANSPORT CORPORATION, Địa chỉ: phòng 205 - 19 Nguyễn Thị Minh Khai, Q.1, TPHCM, tiến hành đổi lệnh giao hàng. Để nhận được D/O cần có:
- Giấy giới thiệu của công ty Map
- Vận đơn gốc (nếu chưa Telex Release) Đưa những chứng từ trên cho nhân viên hãng tàu tại quầy Inbound, nhân viên hãng tàu đưa phiếu trên đó thông báo số tiền mình phải đóng cho hãng tàu phí D/O, THC, CFS, HANDLING Sau đó đến quầy Cashier đóng tiền ( khi đóng tiền cần kiểm tra lại các chi phí đã đóng và tên doanh nghiệp, mã số thuế Có nhiều trường hợp đóng sai mã số thuế, việc chỉnh sửa sẽ mất rất nhiều thời gian Thậm chí có nhiều hãng không cho sửa (Happard Lloyd)), giữ lại hoá đơn VAT (liên giao cho khách hàng để về kết toán với khách hàng) và quay lai quầy Inbound nhận lệnh Ký nhận lên một tờ lệnh rồi trả lại cho hãng tàu, và nhận lệnh (3 lệnh giống nhau và có giá trị như nhau) Việc nhận lệnh ở hầu hết các hãng tàu đều giống nhau, khi liên hệ phải có giấy giới thiệu hoặc vận đơn gốc kèm thông báo hàng đến Các chi phí đóng cho hãng tàu đều được liệt kê trên thông báo hàng đến (như đã nói ở phần trên). Đối với hàng container, ngoài lấy lệnh ta còn phải xác định xem hàng sẽ rút ruột tại bãi hay sẽ nhận nguyên container (tùy vào điều kiện, do việc lên kế hoạch và lập phương án nhận hàng) Đối với hàng nhận nguyên container ta phải làm giấy mượn container về kho riêng (giấy mượn) và cược một số tiền gọi là tiền thế chân để mượn container (tiền cược container) Khi đóng tiền cược hãng tàu sẽ viết phiếu cược xác nhận có nhận số tiền cược (giấy cược, sau khi trả container gì mang giấy cược này đến hãng tàu sẽ được trả lại tiền cược) Một số hãng tàu dùng giấy cược làm giấy hạ bãi (giống như một giấy lệnh sử dụng khi tài xế muốn trả container tại bãi cho hãng tàu) một số khác có thêm giấy hạ bãi Về tiền cược thì mỗi hãng tàu và mỗi loại container sẽ có mức tiền cược khác nhau (VD: NYK Lines:20” 200.000 đ , 40” 500.000 đ ) Ngoài ra, khi cược lấy lệnh nhân viên giao nhận còn phải đóng phí vệ sinh container (đây là phí đóng cho việc vệ sinh container sau khi sử dụng) Các chứng từ này phải giữ cẩn thận để thực hiện trả container, lấy cược. Đối với hàng container trên lệnh giao hàng còn thể hiện là “giao nguyên” hay
KIẾN NGHỊ
Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Asian Groupage Services Việt Nam, được đi sâu vào tìm hiểu thực tế các khâu nghiệp vụ trong quy trình thực hiện tổ chức giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Em xin được đóng góp một số ý kiến của riêng em với hy vọng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh công ty nói riêng, đồng thời của nước ta nói chung.
1 Đối với công ty: Để khắc phục những khó khăn, để trụ vững thu trên thương trường và ngày càng phát triển Công ty cần phải ra chính sách chiến lược phát triển lâu dài Trước mặt cần phải giải quyết những vấn đề sau:
Trước hết, để tăng lượng hợp đồng ký kết trong những năm tới, công ty cần tăng cường số nhân viên đối ngoại, một đội ngũ chuyên viên tìm kiếm thị trường, tự tin mạnh dạng, thâm nhập vào thị trường mới không ngừng mở rộng thị trường Đẩy mạnh đa phương hoá quan hệ thương mại, năng động tìm kiếm đối tác mở rộng thị trường nước ngoài.
- Quan hệ với đối tác:
Xây dựng mối quan hệ tốt với các đối tác, mở rộng mối quan hệ với các hãng tàu, đại lý hãng tàu nước ngoài, các đại lý hãng tàu nước ngoài tại Việt Nam, các dịch vụ vận tải khác.
- Quan hệ với khách hàng.
Luôn tìm hiểu lắng nghi ý kiến của khách hàng, để đưa ra một số chiến lược dịch vụ luôn thích hợp với khách hàng Mặt khác có thể phục vụ cho khách hàng một cách trọn vẹn, hoàn chỉnh khâu giao nhận.
Thực hiện nghiệp vụ một cách chính xách, nhanh chóng tạo uy tín và lòng tin với khách hàng, thuận lợi trong phát triển kinh doanh, đồng thời giảm các chi phí phát sinh như: Phí lưu kho, lưu cont…
- Dịch vụ: Để thu hút được khách hàng và giữ chân được khách hàng thì việc đảm bảo dịch vụ là một yêu cầu tất yếu Trong suốt quá trình làm thủ tục Hải quan đến khi nhận được lô hàng người làm dịch vụ giao nhận cần phải xem như lô hàng đó là của chính mình, phải có trách nhiệm với lô hàng, thay mặt khách hàng giải quyết những vướng mắt, khó khăn có thể thông qua cho lô hàng khi giao hàng cho khách đảm bảo đúng thời hạn và là một lô hàng nguyên vẹn, không hư hỏng …
Tuyển chọn nhân viên có năng lực, tinh thần trách nhiệm cao để hoàn thành công việc được giao.
Có chính sách khen thưởng nhân viên có thành tích tốt Bên cạnh phê bình những nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm.
- Thực hiện chương trình hiện đại hoá giữa các cửa khẩu làm thủ tục Hải quan và giữ các cửa khẩu với kho bạc Nhà nước.
- Đưa ra các tiêu chuẩn chất lượng về doanh nghiệp theo đó mà làm hàng xuất nhập khẩu.
- Ban hành nghị định các hướng dẫn của luật thương mại, tạo sự vững vàng và yên tâm cho các nhà kinh doanh XNK
- Thủ tục XNK còn quá niều khâu Thủ tục Hải quan tuy đã được chấn chỉnh nhiều trong thời gian gần đây những thủ tục Hải quan cần được tiến hành nhanh gọn để có thể giao nhận hàng nhanh chóng Giảm bớt các chi phí phát sinh chậm trể.Riêng đối với khâu trình cục phó cục Hải quan duyệt và khâu tính thuế, đây là khâu chiếm nhiều thời gian của nhân viên giao nhận nhất Cục Hải quan cần phải hoàn thuế nhanh cho doanh nghiệp của Hải quan tính thuế sai.
KẾT LUẬN
- Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi sản xuất và lưu thông hàng hóa ngày càng cao thì nghiệp vụ giao nhận hàng hóa cũng không ngừng phát triển ViệtNam đang trong thời kỳ mở cửa để hòa nhập vào nền kinh tế thế giới, thì hoạt độngNgoại Thương là điều rất cần thiết, mà cụ thể là hoạt động xuất khẩu cũng không kém phần quan trọng Nó quyết định sự thịnh vượng của một doanh nghiệp nói riêng và nền sản xuất kinh tế của đất nước nói chung Nếu như nước ta xuất khẩu càng nhiều hàng hóa ra nước ngoài sẽ góp phần mang về một nguồn thu ngoại tệ lớn cho quốc gia.
- Để thực hiện tốt một dịch vụ giao nhận đòi hỏi người làm giao nhận ngoài những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ còn phải hiểu biết về hệ thống pháp luật của quốc gia, của các nước khác và tập quán mua bán vận tải quốc tế Mặc dù là chỉ mới thành lập hơn một năm nhưng Công ty TNHH Asian Groupage Services hội tụ được tất cả các yếu tố ấy Thực tế công ty đã khẳng định được uy tín với khách hàng và vị thế của mình trên thương trường Để luôn giữ vững được thành quả đó, tập thể Ban Giám đốc và tập thể nhân viên công ty đã luôn phấn đấu không ngừng để đạt mục tiêu đã đề ra.
- Nhìn chung hoạt động kinh doanh, tổ chức thực hiện thủ tục giao nhận hàng hoá bằng đường biển của công ty có hiệu quả.
- Tuy nhiên, sự phát triển của công ty chỉ là một chỉ tiêu trong tổng thể nền kinh tế quốc gia Trong đó nếu không coi trọng việc tạo ra mối quan hệ khoa học thì sẽ không đạt được mục tiêu đề ra Đây là yếu tố mang tính quyết định không ngoại lệ cho bất kỳ doanh nghiệp nào Do đó, phải tạo ra một chiến lược đồng bộ về cơ chế quản lý và hoạt động kinh doanh.
- Việc tìm hiểu và được thực tế quan sát quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK nói chung, hàng hóa xuất nhập khẩu tại Công ty nói riêng, đã tạo điều kiện cho em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa thực tế Từ đó giúp cho em nhận thức rõ hơn về những khó khăn mà một nhân viên đảm nhận công việc này gặp phải Đây là những bài học lớn và vô cùng quý giá được trang bị cho em khi bước vào môi trường kinh doanh trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến mua bán giao nhận quốc tế.