NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNGNGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNGNGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNGNGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG *** ĐẶNG VĂN PHONG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG (Qua khảo sát lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội số Lưu trữ lịch sử địa phương lân cận) LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC HÀ NỘI - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƢU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG *** ĐẶNG VĂN PHONG NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG (Qua khảo sát lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội số Lưu trữ lịch sử địa phương lân cận) Chuyên ngành : Lưu trữ học Mã số : 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC Người hướng dẫn khoa học: TS Cam Anh Tuấn HÀ NỘI - 2016 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Mục tiêu nghiên cứu .5 Nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài: .6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6 Tài liệu tham khảo .10 Phương pháp nghiên cứu: 10 Bố cục đề tài: .11 Phần Nội dung 14 CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BẢO HIỂM, TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM 14 1.1 Các khái niệm bảo hiểm phông bảo hiểm 14 1.1.1 Định nghĩa bảo hiểm, phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ 14 1.1.2 Đối tượng bảo hiểm tài liệu lưu trữ 17 1.1.3 Lịch sử bảo hiểm tài liệu lưu trữ Việt Nam 19 1.2 Các khái niệm tiêu chuẩn xây dựng tiêu chuẩn 20 1.2.1 Định nghĩa tiêu chuẩn, tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm 20 1.2.2 Định nghĩa xây dựng tiêu chuẩn 22 1.3 Ý nghĩa việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm Lưu trữ lịch sử địa phương 23 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG 26 2.1 Khái quát tình hình tài liệu Lưu trữ lịch sử địa phương 26 2.1.1.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Lưu trữ lịch sử địa phương 26 2.1.2 Khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu bảo quản Lưu trữ lịch sử địa phương .28 2.1.3 Tình hình tổ chức khoa học, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử địa phương 34 2.2.Thực trạng việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử địa phương 44 2.2.1 Các tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm 44 2.2.2 Khối lượng thành phần tài liệu lựa chọn để bảo hiểm 46 2.2.3 Quy trình lựa chọn tài liệu để bảo hiểm 47 2.2.4 Các phương pháp bảo hiểm sử dụng 47 2.3 Nhận xét 52 CHƢƠNG XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM 57 3.1 Yêu cầu tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu với bảo hiểm 57 3.2 Dự thảo tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm .58 3.2.1 Xác định đặc tính tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm 59 3.2.2 Xác định phương pháp bảo hiểm 67 3.2.3 Quy trình lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm 68 3.3 Hoàn thiện dự thảo tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu vào bảo hiểm .73 3.4 Một số đề xuất việc ban hành áp dụng hiệu tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm Lưu trữ lịch sử địa phương .81 3.4.1 Quy trình ban hành tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm 81 3.4.2 Một số đề xuất áp dụng hiệu tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm 82 KẾT LUẬN 87 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 89 PHỤ LỤC 95 DANH MỤC HÌNH – BẢNG Trang HÌNH: Hình 1: Hình ảnh giá hộp đựng tài liệu kho lưu trữ lịch sử tỉnh Nam Định 37 Hình 2: Tài liệu hồ sơ số 01 – hộp số 01 phơng UBHC tỉnh Nam Định (1945 – 1965) có dấu hiệu rách mờ chữ 38 Hình 3: Tài liệu hồ sơ số 260 – hộp số23 phơng UBHC tỉnh Nam Định (1945 – 1965) có dấu hiệu mờ chữ 39 Hình 4: Tài liệu hồ sơ số 08 – hộp số 01 phông Cơng ty cá biển Ninh Cơ có dấu hiệu rách, mủn mờ chữ 40 BẢNG: Bảng Kết phân tích phiếu khảo sát mức độ đánh giá đặc tính tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm 74 Bảng Danh mục số hồ sơ tiêu biểu lựa chọn để bảo hiểm phông UBHC thành phố Hà Nội năm 1972 78 Bảng Danh mục số hồ sơ tiêu biểu lựa chọn để bảo hiểm phông UBND thành phố Hà Nội năm 2004 80 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác lưu trữ Nhà nước cấp quan tâm, giá trị tài liệu lưu trữ phát huy mạnh mẽ, nhà khoa học coi trọng việc khai thác tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu có độ xác, tin cậy cao Tuy nhiên, để trì lâu dài nguyên vẹn vật mang tin lẫn thông tin chứa đựng tài liệu lưu trữ công việc có nhiều khó khăn, thử thách Tài liệu lưu trữ thường phải đối mặt với tác nhân gây hại khác như: Tác nhân từ thiên tai (lũ lụt, hạn hán, giông bão); tác nhân từ người (chiến tranh; tần suất khai thác, sử dụng; cháy nổ); tác nhân từ vi sinh vật, sinh vật gây hại (bọ ba đi, nấm mốc ) chí tác nhân gây hại đến từ thân tài liệu (tài liệu lão hóa theo thời gian) Đề bảo quản lâu dài, hạn chế tối đa tác nhân gây hại tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng, lưu trữ lịch sử Việt Nam áp dụng đồng nhiều biện pháp như: Đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đại hóa trang bị bảo quản tài liệu; đẩy mạnh khâu đào tạo, nâng cao trình độ cán lưu trữ Trong số biện pháp kể trên, bảo hiểm tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử địa phương Việt Nam quan tâm, nghiên cứu áp dụng rộng rãi Để bảo hiểm tài liệu, lưu trữ lịch sử tỉnh sử dụng hai cơng nghệ phổ biến là: Số hóa tài liệu Chụp microfilm Mỗi cơng nghệ có ưu điểm hạn chế khác Nhưng điểm chung hai công nghệ cho phép tạo bảo hiểm đề phòng rủi ro, bất xảy tài liệu gốc, có giá trị q, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, tiến hành công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ thực tế, lưu trữ lịch sử gặp số khó khăn, trở ngại kể tới như: Chưa xác định xác mục đích bảo hiểm hiểm tài liệu; Xác định chưa xác tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm; Giá trị tài liệu sau bảo hiểm không gia tăng Bên cạnh thực tế đó, từ đầu năm 1986, Cục Lưu trữ Nhà nước có định hướng xây dựng tiêu chuẩn hóa ngành lưu trữ Điều cụ thể kế hoạch triển khai công tác tiêu chuẩn hóa Những tiêu chuẩn xây dựng ban hành nằm định hướng công tác tiêu chuẩn hóa Chính vậy, cơng tác bảo hiểm tài liệu cần thiết phải xây dựng ban hành tiêu chuẩn Những tiêu chuẩn ban hành khuyến khích lưu trữ áp dụng cơng tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ, góp phần khắc phục khó khăn nêu đồng thời nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác Trước yêu cầu lý luận thực tiễn nêu trên, định thực đề tài “Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm Lưu trữ lịch sử địa phương (qua khảo sát lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội số Lưu trữ lịch sử địa phương lân cận)" để làm luận văn thạc sỹ Mục tiêu nghiên cứu Thực đề tài này, mong muốn hướng tới số mục tiêu cụ thể sau: Khẳng định cần thiết phải xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ để bảo hiểm Lưu trữ lịch sử địa phương; Phân tích, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử địa phương; Xây dựng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ vào bảo hiểm Lưu trữ lịch sử địa phương; Đề xuất biện pháp để Lưu trữ lịch sử địa phương áp dụng thực tốt tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ vào bảo hiểm thực tiễn Nhiệm vụ nghiên cứu: Để hoàn thành tốt mục tiêu đặt đề tài, thực nhiệm vụ nghiên cứu sau: Khái quát lại lý luận bảo hiểm tài liệu, tiêu chuẩn, xây dựng tiêu chuẩn; Khảo sát khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử địa phương; Mô tả, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử địa phương; Xây dựng tiêu chuẩn quy trình lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm Lưu trữ lịch sử địa phương; Đề xuất biện pháp khả thi giúp Lưu trữ lịch sử địa phương thực tốt công tác bảo hiểm tài liệu dựa việc áp dụng tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài: Đối tượng nghiên cứu luận văn tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cần bảo hiểm loại hình tài liệu giấy Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội lưu trữ lịch sử số tỉnh lân cận Thời gian nghiên cứu: Về thời gian, đề tài khảo sát đánh giá công tác thống kê, thu thập, bảo quản lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội lưu trữ lịch sử số tỉnh lân cận thời điểm (năm 2016) Phạm vi nghiên cứu: Về mặt không gian đề tài, muốn làm rõ thực trạng công tác lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ địa bàn khảo sát rộng có khác biệt vị trí địa lý, địa kinh tế, trị, xã hội nên chúng tơi chọn lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố sau: Hà Nội, Hưng Yên, Nam Định (đây tỉnh lân cận Hà Nội, tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ) Sự đa dạng việc lựa chọn địa bàn khảo sát giúp chúng tơi có nhìn khái qt việc thực cơng tác lập bảo hiểm tài liệu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Thuật ngữ “bảo hiểm” mang ý nghĩa tổng hợp phương pháp nhằm tạo lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ xác định có giá trị quý, hiếm, xuất Điều – Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu Lưu trữ quốc gia năm 1982 gần công tác quy định Khoản Điều 26 Luật Lưu trữ Việt Nam Những nội dung công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ học giả lưu trữ Việt Nam đề cập, nghiên cứu (khoảng từ 20 năm trở lại đây) Bên cạnh đó, cơng tác nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn khơng cịn q xa lạ với ngành, lĩnh vực nước ta, chủ trương Đảng Nhà nước tiêu chuẩn hóa ngành lĩnh vực Tuy nhiên, công tác xây dựng tiêu chuẩn lĩnh vực khoa học xã hội nói chung, ngành Lưu trữ nói riêng cịn nhiều hạn chế (trong ngành lưu trữ tới thời điểm kể tới số TCVN ban hành sau: TCVN 9251 : 2012 Bìa hồ sơ lưu trữ; TCVN 9252 : 2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; TCVN 9253 : 2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ) Chính thế, nghiên cứu cụ thể hai vấn đề Bảo hiểm Tiêu chuẩn chưa có nhiều tài liệu đề cập Dưới số đề tài, viết đề cập tới hai nội dung kể trên, trước tiên đề tài nội dung bảo hiểm tài liệu Đề tài khoa học cấp Bộ: "Nghiên cứu giải pháp số hố tài liệu lưu trữ giấy q, có tình trạng mờ chữ để lập bảo hiểm" ThS.Nguyễn Thị Hà Đề tài khoa học nhóm nghiên cứu ThS Nguyễn Thị Hà làm chủ biên “ Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển liệu số hóa máy qt thơng dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak i9610” Mã số: ĐT.02/10 năm 2011 Một số viết đăng tạp chí chuyên ngành: Bài viết “ Những yêu cầu việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia” đăng tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1988, TS Dương Văn Khảm Bài viết “ Giải pháp công nghệ việc bảo hiểm quản lý khối tài liệu Châu bản” Lê Văn Năng Nguyễn Duy Phương đăng tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 1996 Một số viết khác giới thiệu tạp chí Lưu trữ Việt Nam viết TS.Vũ Minh Hương giới thiệu kho bảo hiểm nước Cộng Hịa Pháp, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số năm 2000 Bài viết “ Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia – số vấn đề cấp thiết đặt ra” TS Nguyễn Cảnh Đương Nguyễn Đăng Khải (Lưu trữ Việt Nam số 01/2002) Bài viết “ Công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ lựa chọn vật mang tin tài liệu bảo hiểm” Dương Văn Khảm đăng tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 04/2004 Đề tài luận văn khoa học khóa luận tốt nghiệp Một số Luận văn khoa học đề cập nghiên cứu vấn đề kể đến Luận văn Thạc sỹ khoa học Nguyễn Thị Tâm với đề tài “ Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy trung tâm lưu trữ quốc gia” năm 2003 Luận văn Thạc sỹ khoa học Phạm Thu Hương với đề tài “ Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ” năm 2013 Nhìn chung, đề tài khẳng định vai trò bảo hiểm tài liệu công tác lưu trữ đại Các nghiên cứu bước đầu xây dựng sở lý luận bảo hiểm tài liệu, đánh giá thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ trung tâm Bảo hiểm tài liệu Trung tâm lưu trữ lịch sử Quốc gia Sau đánh giá thực trạng, số nghiên cứu đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác bảo hiểm tài liệu nghiên cứu phương pháp chuyển đổi bảo hiểm từ vật mang tin sang vật mang tin khác, nhằm đem lại chất lượng bảo hiểm lợi ích kinh tế công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ Bên cạnh đề tài có nội dung bảo hiểm tài liệu, viết tiêu chuẩn hóa cơng tác lưu trữ chưa có nhiều, cụ thể sau: Đề tài khoa học cấp Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu hóa thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ” CN Phạm Thị Thúy chủ trì (1987 – 1990); Đề tài “ Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ quản lý hành chính” Mai Thị Loan chủ trì (1988 – 1992); Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ” Ths Nguyễn Thị Tâm chủ trì (1994 – 1997); Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Giá bảo quản tài liệu lưu trữ” Ths.Nguyễn Nghĩa Văn chủ trì (1994 – 1998); Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Cặp đựng tài liệu” TS.Hồ Văn Quýnh chủ trì (1996 – 1998); Đề tài “Xây dựng tiêu chuẩn ngành Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ” Ths Nguyễn Trọng Biên chủ trì (1993 – 1997) Một số viết tạp chí chuyên ngành Bài viết “Mấy ý kiến cơng tác tiêu chuẩn hóa Văn thư lưu trữ Việt Nam” TS Nguyễn Minh Phương (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 02 – 1995) Bài viết “Vài suy nghĩ mẫu bìa hồ sơ” nhóm tác giả Bùi Quang Hưng, Nguyễn Lương Bằng (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 05 – 1999) [45]- Quyết định số: 1625/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân thành phố Hưng Yên ban hành ngày 11/8/2010 việc thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ trực thuộc sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên; [46]- Quyết định số: 4621/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành ngày 14/9/2015 việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội; [47]- Quyết định số: 1085/QĐ-UBND Ủy ban nhân dân thành phố Hưng Yên ban hành ngày 15/6/2015 việc thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên; [48]- Nguyễn Thị Tâm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (luận văn thạc sỹ khoa học) Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; [49]- Vũ Văn Tâm (2015), Một số kinh nghiệm số hóa tài liệu Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Hội thảo khoa học “Số hóa phục vụ cơng tác bảo tồn phát triển http://luutruvn.com/index.php/2015/10/23/1662/; [50]- Thông tư số: 21/2007/TT – BKHCN ngày 28/9/2007 BKH CN hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; [51]- Thông tư số: 29/2011/TT – BKHCN ngày 15/11/2011 sửa đổi, bổ sung số quy định Thông tư số: 21/2007/TT – BKHCN ngày 28/9/2007 hướng dẫn xây dựng áp dụng tiêu chuẩn; [52]- Nguyễn Thuỳ Trang (2011), Kinh nghiệm Lưu trữ nước số hóa tài liệu lưu trữ Tại Hội thảo khoa học “Thống tiêu chuẩn nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ quốc gia” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tổ chức ngày 28 tháng năm 2011; Tài liệu tham khảo tiếng nƣớc ngoài: [53]- Abby Smith (1999), Why Digitize ? Hội đồng Thư viện Tài nguyên thông tin Http://www.clir.org/pubs/abstract/pub80.html; [54]- Abby Smith (2001), Strategies for Building Digitized Collections (Các chiến lược cho việc xây dựng dự án số hóa), Hội đồng Thư viện Tài ngun thơng tin https://www.clir.org/pubs/reports/pub101/contents.html; 93 [55]- Janet Gertz, 6.6 Preservation and Digitization options (phần 6.6 Bảo quản lựa chọn cho số hóa), https://www.nedcc.org/free-resources/preservationleaflets/6.-reformatting/6.6-preservation-and-selection-for-digitization; [56]- Jonh McIlwaine (IFLA, chủ biên) (2002), Guidelines for Digitization Projects for collections and holdings in the public domain http://www.ifla.org/publications/guidelines-for-digitization-projects-for-collectionsand-holdings-in-the-public-domain 94 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm (do tác giả xây dự thảo); Phụ lục 2: Hình ảnh dự án số hóa Trung tâm lưu trữ lịch sử số lưu trữ hành địa bàn Hà Nội; Phụ lục 3: Mẫu Danh mục hồ sơ thuộc diện bảo hiểm; Phụ lục 4: Một số Phiếu khảo sát tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội tỉnh lân cận 95 PHỤ LỤC (Bộ tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm tác giả dự thảo) TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN TÀI LIỆU LƢU TRỮ CẦN BẢO HIỂM Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn áp dụng việc lựa chọn tài liệu lưu trữ giấy cần lập bảo hiểm Thuật ngữ Tiêu chuẩn sử dụng thuật ngữ sau: 2.1 Bảo hiểm tài liệu lƣu trữ Bảo hiểm tài liệu việc sử dụng tổng hợp biện pháp để thực tạo lập tài liệu lưu trữ có giá trị quý, nhằm mục đích lưu giữ thơng tin tài liệu đề phòng cố, thảm hỏa hủy hoại trường hợp làm tài liệu gốc, Các phƣơng pháp bảo hiểm tài liệu - Phương pháp Số hóa tài liệu; - Phương pháp chụp Microfilm tài liệu; - Phương pháp Số hóa – Microfim tài liệu; - Phương pháp Microfilm – Số hóa tài liệu Yêu cầu 3.1 Yêu cầu tài liệu lƣu trữ đƣợc lựa chọn để tiến hành công tác bảo hiểm 3.1.1 Quy định chung Tài liệu lưu trữ lựa chọn để tiến hành công tác bảo hiểm phải tài liệu lưu trữ quý, 3.1.2 Yêu cầu chất lƣợng Tài liệu lưu trữ lựa chọn để bảo hiểm phải thỏa mãn đặc tính quy định Bảng 96 Bảng Tiêu chí lựa chọn Đặc điểm Tiêu chí Đặc tính xuất xứ tài liệu 1.1 Ý nghĩa đơn vị hình thành - quản lý Nhà nước; - phơng Phơng có vai trò quan trọng hệ thống quan Vai trị, vị trí ngành, lĩnh vực xã hội so quan hình thành phơng quản lý; - Tài liệu doanh nghiệp có quy mơ lớn, sức ảnh hưởng sâu rộng kinh tế địa phương, đất nước 1.2 Mức hồn chỉnh độ phơng tài liệu - Những phông đầy đủ tài liệu có nhiều tài liệu mang giá trị cao; - Những phơng khơng hồn chỉnh tài liệu bị thất lạc, mát lựa chọn tài liệu có nội dung khơng quan trọng để bảo hiểm 1.3 Tác giả tài liệu - Tác giả tài liệu quan, đơn vị hình thành phơng; - Bút tích nhân vật kiệt xuất, tiếng lĩnh vực hoạt động (kinh tế, trị, Quân sự, khoa học ); - Bút tích nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao Đảng Nhà nước Đặc tính giá trị thơng tin tài liệu 2.1 Ý nghĩa nội dung tài liệu - Tài liệu phản ánh chế độ trị, kinh tế, văn hóa xã hội địa phương, dân tộc qua thời kỳ; - Tài liệu phản ánh việc, kiện, vấn đề quan trọng địa phương, dân tộc - Tài liệu liên quan tới lĩnh vực ngoại giao, đối ngoại địa phương, đất nước vùng lãnh thổ, quốc gia láng giềng nội dung quan trọng; 97 Tài liệu phản ánh trình hoạt động nhân - vật tiêu biểu, tiếng lĩnh vực: kinh tế, trị - Tài liệu phản ánh phát minh khoa học, cơng trình, tác phẩm nghệ thuật có ảnh hưởng rộng rãi phạm vi tồn tỉnh đất nước, tặng thưởng danh hiệu cao quý Nhà nước 2.2 Thời địa điểm gian, hình thành tài liệu Tài liệu hình thành thời điểm cách - xa ngày nay, lùi sâu vào mốc cấm tiêu hủy (1954); Tài liệu hình thành thời điểm cách - khơng q xa ngày nhiều lý khiến tài liệu phơng khơng cịn nhiều (năm 1954 - 1975); Tài liệu hình thành thời kỳ lịch sử - đặc biệt địa phương, dân tộc; Tài liệu sản sinh đồng thời sát thời gian, - địa điểm xẩy kiện, việc quan trọng phản ánh tài liệu; Tài liệu hình thành nơi chốn, địa - điểm, địa bàn, thời gian lịch sử có nhiều ý nghĩa quan trọng 2.3 Độ tin cậy tính chân thực tài liệu - Văn Luật, Nghị quyết, Lệnh quan quản lý nhà nước - Tài liệu có đủ yếu tổ pháp lý; - Bản thơng thường trường hợp khơng có gốc, hợp pháp 2.4 Độ giải mật tài liệu - Tài liệu khơng mang bí mật quốc gia, địa phương, giải mật theo quy định Nhà nước; - Tài liệu khả tái mật - Tài liệu chưa giải mật cần bảo hiểm, bảo hiểm tài liệu chưa giải mật có chế độ bảo quản thời gian giải mật tài liệu giấy 98 2.5 Thành - Tài liệu hồ sơ phản ánh chân thực nội dung phần tài liệu hồ sơ tiêu đề hồ sơ Đặc tính tần suất khai thác sử dụng tài liệu 3.1 Tần Thường xuyên - suất khai thác sử dụng tài liệu Đặc tính tình trạng vật lý tài liệu - 4.1 Tình trạng vật Tài liệu bắt đầu có dấu hiệu xuống cấp + Mờ chữ lý tài liệu + Chất liệu giấy giòn + Nấm, mốc + Mối mọt + Bết dính Các đặc tính khác (Vật mang tin độc đáo, ngơn ngữ nghệ thuật chế tác) - 5.1 Vật mang tin cây, đá, gỗ, kim loại ) độc đáo 5.2 Đặc - điểm Ngôn ngữ thuộc thời kỳ lịch sử đặc biệt, cách xa ngày dân tộc (chữ Khoa đẩu, chữ Nôm, ) ngôn ngữ 5.3 Đặc Vật mang tin chất liệu đặc biệt (giấy dó, điểm - Kỹ thuật chế tác tinh xảo, thủ công nghệ thuật chế tác Phương pháp đánh giá 1.1 Nguyên tắc đánh giá - Các tiêu chí phải chấm điểm để xác định tài liệu lưu trữ có giá trị q, với mục đích bảo hiểm tạo lập đề phòng rủi ro xảy tài liệu lưu trữ gốc, 99 +Chấm điểm tiêu chí khơng có khơng đạt u cầu với tài liệu lưu trữ đưa xác định giá trị; +Chấm điểm tiêu chí đạt yêu cầu với tài liệu lưu trữ đưa xác định giá trị 1.2 Tổng điểm tối thiểu + Như trình bày, tài liệu xác định có giá trị đặc biệt số tài liệu xác định giá trị bảo quản vĩnh viễn kho Lưu trữ lịch sử địa phương phải đáp ứng tối thiểu hai đặc tính: - Đặc tính xuất xứ tài liệu (3 tiêu chí –3 điểm) - Đặc tính giá trị thơng tin tài liệu (5 tiêu chí –5 điểm) Tối thiểu phải đạt tiêu chí –8 điểm Bên cạnh đó, tài liệu xác định có giá trị đặc biệt cịn thỏa mãn thêm đặc tính ưu tiên lựa chọn khác như: - Đặc tính tình trạng vật lý tài liệu (1 tiêu chí) - Đặc tính tần suất khai thác sử dụng (1 tiêu chí) - Các Đặc tính khác (vật mang tin độc đáo, ngôn ngữ nghệ thuật chế tác) (3 tiêu chí) Như vậy, tài liệu xác định có giá trị quý, cần bảo hiểm Lưu trữ lịch sử địa phương tài liệu phải đạt số điểm khoảng – 12 điểm 100 Bảng phụ lục Tiêu chuẩn (Qui định) Chỉ cần đặc điểm tiêu chí chấm điểm tiêu chí chấm điểm 1, tất tiêu chí đặc tính chấm điểm 1, đặc tính coi thoản mãn Đánh giá, chấm điểm Tiêu chí Điểm Đặc tính xuất xứ tài liệu 1.1 Ý nghĩa đơn vị hình thành phơng - Phơng có vai trị quan trọng hệ thống quan quản lý Nhà nước - Vai trị, vị trí ngành, lĩnh vực xã hội so quan hình thành phông quản lý - Tài liệu doanh nghiệp có quy mơ lớn, sức ảnh hưởng sâu rộng kinh tế địa phương, đất nước 1.2 Mức độ hồn chỉnh phơng tài liệu - Những phơng đầy đủ tài liệu có nhiều tài liệu có giá trị cao - Những phơng khơng hồn chỉnh tài liệu bị thất lạc, mát lựa chọn tài liệu có nội dung khơng quan trọng để bảo hiểm 1.3 Tác giả tài liệu - Tác giả tài liệu đơn vị hình thành phơng - Bút tích nhân vật kiệt xuất, tiếng 101 Điểm lĩnh vực hoạt động (kinh tế, trị, Quân sự, khoa học ) - Bút tích nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao Đảng Nhà nước Đặc tính giá trị thơng tin tài liệu 2.1 Ý nghĩa nội dung tài liệu - Tài liệu phản ánh chế độ trị, kinh tế, văn hóa xã hội địa phương, dân tộc qua thời kỳ - Tài liệu phản ánh việc, kiện, vấn đề quan trọng địa phương, dân tộc - Tài liệu liên quan tới lĩnh vực ngoại giao, đối ngoại địa phương, đất nước vùng lãnh thổ, quốc gia láng giềng nội dung quan trọng - Tài liệu phản ánh trình hoạt động nhân vật tiêu biểu, tiếng lĩnh vực: kinh tế, trị - Tài liệu phản ánh phát minh khoa học, cơng trình, tác phẩm nghệ thuật có ảnh hưởng rộng rãi phạm vi toàn tỉnh đất nước 2.2 Thời gian, địa điểm hình thành tài liệu - Tài liệu hình thành thời điểm cách xa ngày nay, lùi sâu vào mốc cấm tiêu hủy (1954) - Tài liệu hình thành thời điểm cách không xa ngày nhiều lý khiến tài liệu phơng khơng cịn nhiều (năm 1954 - 1975) 102 Tài liệu hình thành thời kỳ lịch - sử đặc biệt địa phương, dân tộc Tài liệu sản sinh đồng thời sát thời - gian, địa điểm xẩy kiện, việc quan trọng phản ánh tài liệu Tài liệu hình thành nơi chốn, địa - điểm, địa bàn, thời gian lịch sử có nhiều ý nghĩa quan trọng 2.3 Độ tin cậy tính chân thực tài liệu - Văn Luật, Nghị quyết, Lệnh quan quản lý nhà nước - Tài liệu có đủ yếu tổ pháp lý - Bản thông thường trường hợp khơng có gốc, hợp pháp 2.4 Độ giải mật tài liệu - Tài liệu khơng mang bí mật quốc gia, địa phương, giải mật theo quy định Nhà nước - Tài liệu khơng có khả tái mật - Tài liệu chưa giải mật cần bảo hiểm, bảo hiểm tài liệu chưa giải mật có chế độ bảo quản thời gian giải mật tài liệu giấy 2.5 Thành phần tài liệu hồ sơ - Nội dung tài liệu hồ sơ phản ánh chân thực qua tiêu đề hồ sơ 103 Đặc tính tần suất khai thác sử dụng tài liệu 3.1 Tần suất khai thác sử dụng tài liệu - Thường xuyên Đặc tính tình trạng vật lý tài liệu 4.1 Tình trạng vật lý tài liệu - Tài liệu bắt đầu có dấu hiệu xuống cấp + Mờ chữ + Chất liệu giấy giòn + Nấm, mốc + Mối, mọt + Bết dính, Các đặc tính khác (Vật mang tin độc đáo, ngôn ngữ nghệ thuật chế tác) 5.1 - Vật mang tin độc đáo Vật mang tin chất liệu đặc biệt (giấy dó, cây, đá, gỗ, kim loại ) 5.2 - Đặc điểm ngôn ngữ Ngôn ngữ thuộc thời kỳ lịch sử đặc biệt, cách xa ngày dân tộc (chữ Khoa đẩu, chữ Nôm, ) 5.3 - Đặc điểm nghệ thuật chế tác Kỹ thuật chế tác tinh xảo, thủ cơng 104 Phụ Lục (Hình ảnh dự án số hóa Trung tâm lưu trữ lịch sử số lưu trữ hành địa bàn Hà Nội) Hình Hình ảnh số hóa phơng Kiến trúc sư trưởng Trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Nguồn: Tác giả 105 Hình Hình ảnh số hóa tài liệu lưu trữ hành phịng Tài ngun Mơi trường quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Nguồn: Tác giả 106 PHỤ LỤC (Mẫu Danh mục hồ sơ thuộc diện bảo hiểm) DANH MỤC HỒ SƠ THUỘC DIỆN BẢO HIỂM Mục đích bảo hiểm: Tên Phông: STT Tiêu đề Số hồ sơ hồ sơ Đặc tính xuất xứ Đặc tính giá trị thơng tin Đặc Đặc tài liệu tài liệu tính tần tính suất tình khai trạng thác sử vật lý dụng tài tài liệu liệu (9) (10) Hộp (1) (2) (3) (4) (5) 107 (6) (7) (8) Đặc tính khác (11) (12) (13) Tổng điểm