Tìm hiểu quy trình kế toán các khoản phải thu tại công ty tnhh mtv thương mại dịch vụ hương trần

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM KHOA TÀI CHÍNH THƯƠNG MẠI ĐỒ ÁN CHUN NGÀNH KẾ TỐN TÌM HIỂU QUY TRÌNH KẾ TỐN CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HƯƠNG TRẦN NGÀNH: KẾ TOÁN CHUYÊN NGÀNH: KẾ TỐN TÀI CHÍNH Nhóm sinh viên thực hiện: Họ tên: Lâm Thị Mai Linh MSSV: 1911186510 Họ tên: Lương Thị Yến Nhi MSSV: 1911186464 Họ tên: Nguyễn Thị Ngọc Kim MSSV: 1911186483 Họ tên: Nguyễn Hoàng Phương Nhi MSSV: 1911186438 Họ tên: Nguyễn Thị Diễm Quỳnh MSSV: 1911186440 TP.HCM, năm 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ TP HCM KHOA TÀI CHÍNH THƯƠNG MẠI ĐỒ ÁN CHUN NGÀNH KẾ TỐN TÌM HIỂU QUY TRÌNH KẾ TỐN CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CƠNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HƯƠNG TRẦN NGÀNH: KẾ TOÁN CHUN NGÀNH: KẾ TỐN TÀI CHÍNH GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: THS TRỊNH XUÂN HƯNG TP.HCM, năm 2022 LỜI CAM ĐOAN Chúng em xin cam đoan: Toàn nội dung đồ án chun ngành kế tốn chúng em thực sau tiếp thu kiến thức từ giảng môn học quý Thầy Cô hướng dẫn tận tình Thầy Trịnh Xuân Hưng Các số liệu bao gồm: Các chứng từ thơng tin, tài liệu có liên quan sau chúng em đến công ty kiến tập thu thập chứng từ công ty cung cấp hỗ trợ cho chúng em để hồn thành tốt mơn đồ án chuyên ngành kế toán sử dụng đồ án có nguồn gốc rõ ràng từ doanh nghiệp chúng em kiến tập, chúng em xin cam đoan với thầy không chép làm khác Chúng em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm lời cam đoan trước Q Thầy Cơ Nhà trường TP.HCM, ngày … tháng … năm 2022 Nhóm sinh viên ký tên i LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập trường Đại học Công Nghệ TP.HCM (Hutech) em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường qúy Thầy Cơ khoa Tài Chính – Thương Mại Đặt biệt chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy Trịnh Xuân Hưng giảng viên hướng dẫn tận tình, tư vấn dạy chúng em hiểu sâu đồ án cách trình bày để chúng em hồn thành tốt để viết báo cáo kiến tập Báo cáo kiến tập vừa hội để chúng em trình bày nghiên cứu chuyên đề kiến tập, đồng thời tài liệu quan trọng để giảng viên vào kiểm tra đánh giá q trình học tập kết kiến tập chúng em Để hoàn thành báo cáo kiến tập này, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến Ban lãnh đạo công ty TNHH TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ Hương Trần, Ban lãnh đạo trường Đại học Công Nghệ tạo điều kiện cho chúng em thực tế kiến tập Chúng em chân thành cảm ơn anh chị phịng kế tốn Cơng ty, nhiệt tình giúp đỡ anh chị giúp chúng em làm quen tích lũy kiến thức thực tế giúp ích cho tương lai sau chúng em Do điều kiện thời gian kiến tập có hạn, khả nghiên cứu kinh nghiệm thực tập hạn chế nên báo cáo kiến tập có nhiều thiếu sót Chúng em mong nhận đóng góp ý kiến Thầy hướng dẫn với Thầy Cô khoa để báo cáo kiến tập chúng em hoàn thiện Sau chúng em xin chúc quý Thầy, Cô anh chị dồi sức khỏe, thành công nghiệp hạnh phúc Chúng em xin chân thành cảm ơn TP.HCM, ngày … tháng … năm 2022 Nhóm sinh viên ký tên ii iii iv v vi DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT Ký tự viết tắt STT Tên đầy đủ TK Tài khoản PPKT Phương pháp khấu trừ GTGT Giá trị gia tăng TNDN Thu nhập doanh nghiệp BCTC Báo cáo tài KQKD Kết kinh doanh TSCĐ Tài sản cố định NPT Nợ phải thu TTTS Tổn thất tài sản 10 CKKD Chứng khoán kinh doanh vii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Bảng báo cáo kết hoạt động kinh doanh 2019 - 2021 Bảng 2.1: Vòng quay khoản phải thu số ngày phải thu năm 2020 – 2021 14 viii (Nguồn: Phịng kế tốn) Sơ đồ 2.1 Trình tự kế tốn nợ phải thu Diễn giải: 1) Phòng quản lý dự án gửi báo cáo nghiệm thu có đủ chữ ký cho kế tốn cơng nợ xuất hóa đơn ghi sổ 2) Hóa đơn gửi cho khách hàng tiến hành theo dõi nợ phải thu 3) Khi khách hàng toán nhận chứng từ tốn ngân hàng kế rốn cơng nợ tiến hành ghi sổ xóa nợ khách hàng Hình thức thu nợ: Tiền mặt chuyển khoản Kỳ hạn nợ: Tùy thuộc vào hợp đồng mua bán thỏa thuận (15 ngày, 30 ngày, 45 ngày) kể từ ngày bên mua nhận hóa đơn 2.3.1.2 Chứng từ sử dụng - Hợp đồng - Hóa đơn GTGT đầu 2.3.1.3 Tài khoản sử dụng Khoản nợ phải thu khách hàng phản ánh TK 131 – phải thu khách hàng 2.3.1.4 Phương pháp kế tốn Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ Cơng ty, phịng Kinh doanh gửi Báo giá cho khách hàng Khi thông tin chi tiết giá điều khoản bên thỏa thuận, thống chuyên viên phòng Kinh doanh tiến hành lập Hợp đồng để trình lãnh đạo phịng, Cơng ty xem xét phê duyệt 11 Sau thông qua Hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng, công ty tiến hành thực công việc cho khách hàng Khi cơng việc hồn thành, cơng ty khách hàng ký biên nghiệm thu gửi kế toán, kế toán vào để xuất hóa đơn Nghiệp vụ 1: Ngày 01 tháng 11 năm 2022, kế toán xuất hóa đơn số 67 cho cơng ty Cơng ty TNHH Digiplanet việc cung cấp dịch vụ in ấn gồm - Số lượng: 30 với đơn giá 225.000 đồng/cái - Phí giao hàng: 2.000.000 đồng Tổng thành tiền trước thuế 8.750.000 đồng Thuế GTGT 8% 700.000 đồng - Sau xuất hóa đơn cho khách hàng, kế toán hạch toán lên phần mềm doanh thu bán hàng ghi nhận nợ phải thu Kế toán hạch toán lên phần mềm: Nợ TK 131 (DIG) - : 9.450.000 Có TK 511 : 6.750.000 Có TK 711 : 2.000.000 Có TK 33311 : 700.000 Chứng từ đính kèm: + Hóa đơn GTGT số 67: Phụ lục 01 + Hình ảnh giao hàng: Phụ lục 02 - Sổ kế tốn đính kèm: + Số nhật ký chung + Sổ tài khoản 131 Các khoản nợ phải thu khách hàng Công ty quy định phương thức thời gian toán Hợp đồng kinh tế xác nhận mua bán Theo phương thức toán thường sử dụng chủ yếu chuyển khoản qua Ngân hàng bù trừ công nợ đối tác có quan hệ mua bán qua lại lâu dài, số tốn tiền mặt; thời hạn toán tùy vào Hợp đồng/xác nhận mua bán (giá trị hàng hóa, mối quan hệ làm ăn, ) mà có thời hạn tốn khác Khi khách hàng toán tiền, kế toán truy nhập vào công nợ khách hàng để kiểm tra số tiền tốn có hợp lý với số công nợ phải thu hay không Kiểm tra thấy hợp lý kế tốn sử dụng hai chứng từ Giấy báo có/Phiếu thu làm để ghi nhận nghiệp vụ Khi ghi tăng tiền ghi giảm nợ phải thu khách hàng Cụ thể nghiệp vụ toán xảy ra, kế tốn hạch tốn: 12 Nghiệp vụ 2: Ngày 11/11/2022, Cơngty TNHH Digiplanet toán qua ngân hàng Vietcombank trả nợ cho công ty Hương Trần số tiền 9.450.000 đồng Kế toán hạch toán lên phần mềm: Nợ TK 1121 : 9.450.000 Có TK 131 - : 9.450.000 Chứng từ đính kèm: + Giấy báo có: Phụ lục 03 2.3.1.5 Sổ kế toán - Sổ tài khoản 131 - Sổ chi tiết tài khoản 131 - Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng 2.3 Phân tích thực trạng quy trình kế tốn khoản phải thu cơng ty TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ Hương Trần Kế tốn sau nhận thơng tin đơn đặt hàng, bảng báo giá tiến hành xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng Hóa đơn sau xuất hạch tốn doanh thu ghi nhận cơng nợ phải thu khách hàng lên phần mềm kế tốn Ngồi ra, kế tốn cịn theo dõi cơng nợ riêng cho khách hàng excel đến kỳ hạn nợ, kế toán chủ động nhắc nợ khách hàng khách hàng chậm khả nợ, kế tốn lập dự phịng khoản nợ phải thu theo nguyên tắc thận trọng vào cuối tháng Ngoài cuối tháng, kế toán tiến hành xử lý khoản nợ toán kỳ phần mềm kế toán excel Việc theo dõi cách sát khoản nợ phải thu dễ dàng cho việc kiểm toán cuối năm số liệu bảng cân đối kế toán khoản mục phải thu khách hàng không lớn Tuy nhiên, để xét tính hiệu quả, cần phải đánh giá thực trạng qua số sau: 𝐊𝐏𝐓 𝐧ă𝐦 𝐭𝐫ướ𝐜 + 𝐊𝐏𝐓 𝐧ă𝐦 𝐬𝐚𝐮 𝟐 𝐃𝐨𝐚𝐧𝐡 𝐭𝐡𝐮 𝐕ị𝐧𝐠 𝐪𝐮𝐚𝐲 𝐊𝐏𝐓 = 𝐁ì𝐧𝐡 𝐪𝐮â𝐧 𝐊𝐏𝐓 𝐁ì𝐧𝐡 𝐪𝐮â𝐧 𝐊𝐏𝐓 = 𝐊ỳ 𝐥𝐮â𝐧 𝐜𝐡𝐮𝐲ể𝐧 𝐊𝐏𝐓 = 13 𝟑𝟔𝟓 𝐕ò𝐧𝐠 𝐪𝐮𝐚𝐲 𝐊𝐏𝐓 Bảng 2.1: Vòng quay khoản phải thu số ngày phải thu năm 2020 – 2021 ĐVT: Tỷ đồng Biến động 2020 - 2021 Khoản mục 2020 2021 Số tiền % Doanh thu 77.058 91.787 14,728 19.11 Khoản phải thu 280 92 (188) (67,14) Bình qn KPT 480 186 (293) (61.14) Vịng quay KPT 160.52 492.01 331 206.52 2.27 0.74 (2) (67.38) Kỳ luân chuyển KPT (Nguồn: Bảng cân đối kết toán, báo cáo kết kinh doanh năm 2020,2021) Để đánh giá độ hiệu công ty việc thu hồi khoản phải thu tiền nợ khách hàng, tác giả tính tốn hệ số vịng quay khoản phải thu Tỉ lệ cho thấy mức độ hiệu cơng ty việc cấp tín dụng cho khách hàng họ khả thu hồi nợ ngắn hạn Vịng quay khoản phải thu năm có mức tăng đáng kể, tăng đến 331 vòng tương ứng 206.52%, tỷ lệ cho thấy công ty thu hồi nợ tốt, khoản phải thu có mức giảm đáng kể 293 tỷ đồng, tương ứng 61,14%, bên cạnh việc thu hồi nợ tốt, công ty hạn chế bớt sách bán chịu ngành nghề đặc thù công ty vận tải, khách hàng thường trả tiền kết thúc chuyến xe, việc cho gia hạn nợ trường hợp cho thuê xe công ty Kỳ luân chuyển khoản phải thu cho biết bình qn số ngày cơng ty thu hồi nợ Kỳ luân chuyển phải thu công ty thấp, điều tích cực hầu hết công ty mong muốn khách hàng trả nợ sớm Tuy nhiên, cơng ty q thắc chặt sách trả ngay, hạn chế bán chịu có nguy khách hàng, cơng ty thường gia hạn công nợ cho khách hàng thấp 15 ngày dài 60 ngày, khách hàng thường tốn trước hạn hạn, khơng trễ hạn vi phạm điều khoản hợp đồng ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ hàng hóa đến kho, nhu cầu ngành vận tải từ cảng kho khu công nghiệp quan trọng Việc thu hồi công nợ phải thu tốt, số ngày phải thu liên tục giảm điều thể qua việc: kế toán cơng ty có trình độ cao, chun mơn tốt, giao thiệp với khách hàng ổn thỏa, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn hàng lên hợp đồng tương đối nhanh gọn Doanh thu có mức tăng mạnh qua hai năm cho thấy phận kinh doanh ban điều hành làm việc hiệu quả, mức tăng lên đến 19,11% tương ứng 14,728 tỷ đồng 14 Tuy nhiên, phần hành tồn nhược điểm, quy trình quản lý nợ phải thu công ty không tránh khỏi, số nhược điểm cần khắc phục như: quy trình xét duyệt bảng kê từ lúc khách hàng đặt hàng đến lúc đơn hàng xét duyệt từ 10 đến 20 ngày Ngồi ra, xuất hóa đơn, gửi scan qua mail chuyển phát trực tiếp cho khách hàng đến hạn khách hàng khơng tốn khơng nhận hóa đơn, điều làm chậm tiến độ tốn Cơng ty thắt chặt sách tín dụng khắt khe khiến cho khách hàng dễ rời bỏ dịch vụ ngành nghề doanh nghiệp kinh doanh không khan thị trường, khách hàng có nhiều chọn lựa Điều biểu rõ thực trạng tại, doanh thu lớn khoản phải thu thấp Đã có nhiều khách hàng không tái ký hợp đồng với công ty không thỏa thuận thời hạn tín dụng Hiện số lượng kế tốn cơng nợ cơng ty chưa đủ đáp ứng cơng việc khách hàng cơng ty ngày nhiều hơn, phải xuất hóa đơn theo dõi cơng nợ nhiều Vì đơi việc xuất hóa đơn, nhắc nhở cơng nợ bị trì trệ 2.4 Đánh giá thực trạng vấn đề kế toán nợ phải thu 2.4.1 Ưu điểm Đối với phần hành kế tốn cơng nợ, nhân viên kế tốn ln thực theo dõi phản ánh chi tiết khoản phải thu theo đối tượng sổ chi tiết cơng nợ, nhằm cung cấp đầy đủ, xác cho cấp để có biện pháp xử ký kịp thời Việc thu hồi nợ quy định rõ ràng hợp đồng giao dịch giúp dễ dàng quản lý khoản phải thu Cuối kỳ, khách hàng cịn nợ, Cơng ty thực việc gửi bảng đối chiếu công nợ đến khách hàng nhằm xác nhận tính đắn khoản nợ, qua có đối chiếu, so sánh tính xác việc ghi sổ Định kỳ vào cuối quý, kế tốn cơng nợ lập Biên đối chiếu cơng nợ để gửi cho khách hàng nhằm xác minh số cơng nợ mà phịng Kế tốn tập hợp Điều nhằm kiểm tra khớp số liệu hai bên phát sai lệch để có biện pháp điều chỉnh kịp thời Hơn hết cịn giúp củng cố thêm chứng chắn quyền thu nợ Về mặt thời gian hồn tồn phù hợp với kỳ trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi Cơng ty 2.4.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt tích cực mà Cơng ty đạt cơng tác kế tốn, kế tốn cơng nợ nói riêng Cơng ty khơng tránh khỏi hạn chế, tồn vấn đề chưa thật tối ưu: 15 Phương thức thu hồi nợ nay, hầu hết khách hàng Công ty toán theo phương thức trả chậm với thời gian 7-30 ngày Và thường gần đến hạn hợp đồng tốn cho Cơng ty, có số trường hợp q hạn Như vậy, Cơng ty bị lỗ khoản lãi tiền vay trả cho Ngân hàng, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất kinh doanh tái đầu tư bị khách hàng chiếm dụng vốn lâu Mở sổ chi tiết: Đối với công tác kế toán khoản phải thu người mua, doanh nghiệp mở sổ chi tiết theo dõi đối tượng trả chưa theo dõi chi tiết thời gian trả khoản nợ Điều dẫn đến tình trạng doanh nghiệp chiếm dụng vốn nhà cung cấp khách hàng kéo dài Nếu tình trạng diễn nhiều năm doanh nghiệp tính chủ động kinh doanh trầm trọng khả toán khoản nợ đến hạn 16 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 3.1 Giải pháp hồn thiện vấn đề kế tốn nợ phải thu công ty TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ Hương Trần Cần có sách khuyến khích tốn sớm nhằm đẩy nhanh cơng tác thu hồi nợ cho khách hàng hưởng chiết khấu toán khoản nợ tốn sớm Những nợ gần đến hạn thu hồi, Cơng ty nên có động thái như: gửi giấy báo, gọi điện thoại, gặp trực tiếp khách hàng,… trước đến hạn từ đến 10 ngày để nhắc nhở khách hàng tốn hạn Hoặc gửi thơng báo u cầu tốn có tính lãi suất tiền vay số tiền trả chậm hạn, trả theo lãi suất hạn Ngân hàng quy định (Điều quy định trước thơng qua hợp đồng kinh tế xác nhận mua bán) Công ty nên tiến hành phân loại khách nợ Căn vào hoạt động mua bán, khả toán để chia khách nợ thành hai nhóm theo tiêu chí: ưu tiên bình thường Tùy vào loại khách nợ để có sách thu hồi nợ hợp lý đưa định liên quan Luôn liên kết phận kế tốn cơng nợ kinh doanh cần thiết đơn hàng từ phận kinh doanh cần ghi nhận tức vào doanh thu, khoản nợ cần đưa vào danh sách theo dõi để tránh thất bỏ sót cơng nợ phải thu khách hàng Trước sau gửi hóa đơn, kế tốn cơng nợ nên chủ động gọi điện thoại, thơng báo fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm hóa đơn gửi để xác nhận hốn đơn đưa đến phịng kế tốn khách hàng Bộ phận kế tốn cơng nợ phải thường xun kiểm soát thời hạn phải thu khoản nợ, đo lường khoản phải thu thông qua số vịng quay khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ hạn tồn đọng nhiều 3.2 Bài học kinh nghiệm sau đợt kiến tập Có cạnh tranh có động lực phát triển, Công ty muốn gia tăng khả cạnh tranh phải có thơng tin kịp thời, xác Trong đó, phận kế tốn nơi cung cấp thơng tin có giá trị ảnh hưởng lớn đến định đầu tư hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Để phát huy vai trị quản lý doanh nghiệp quản lý chặt chẽ cơng tác kế tốn điều khơng thể bỏ qua Nhờ có kế tốn mà thơng tin cung cấp 17 xác hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Do việc hồn thiện cơng tác kế tốn Cơng ty tất yếu đặc biệt kế toán xác định kết kinh doanh trình chuyển đổi kinh tế sang chế thị trường có quản lý Nhà nước cơng tác kế toán trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu doanh nghiệp nhà quản lý việc hoạch tốn để xác định kết kinh doanh đòi hỏi phải hồn kiện Tuy thời gian có ngắn ngủi em có nhiều kiến thức bổ ích cho cơng việc tương lai Qua đồ án em hiểu sâu học trường, nắm vững kiến thức Những em làm thời gian kiến tập học kinh nghiệm gắn liền lý thuyết với thực hành mà em cần phải nắm vững để trở thành nhân viên kế toán tương lai, đồng thời anh chị Cơng ty giúp đỡ em nhiệt tình cởi mở, bảo em điều em chưa biết hay làm sai 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] ThS Trịnh Xuân Hưng (2018) Đồ án chuyên ngành Kế Toán Trường ĐH Công Nghệ TPHCM Lưu hành nội [2] Giáo trình kế tốn tài 1, NXB trường Đại học Công Nghệ TP.HCM, ThS Trịnh Xuân Hưng biên soạn [3] PGS.TS Phạm Văn Dược – Kế tốn tài phần 1&2 [4] Các chứng từ, sổ sách công ty TNHH MTV Thương Mại Dịch Vụ Hương Trần 19 PHỤ LỤC 01 PHỤ LỤC 02 PHỤ LỤC 03