Tài Liệu Hướng Dẫn Quản Lý Rủi Ro Trong Doanh Nghiệp

1 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 3 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRO[.]

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP NHĨM BIÊN SOẠN Tơ Kim Liên Nguyễn Thị Thu Lê Thị Huơng Liên Hà Nội, tháng năm 2012 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP MỤC LỤC Trang Giới thiệu Khái niệm quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) doanh nghiệp Tăng cường quản lý rủi ro thiên tai mang lại lợi ích cho doanh nghiệp 2.1 Xu hướng tồn cầu 2.2 Tình hình Việt Nam 2.3 Lợi ích việc phịng ngừa ứng phó với thiên tai Lập kế hoạch ứng phó tình khẩn cấp doanh nghiệp 3.1 Những bước quan trọng lập kế hoạch ứng phó thiên tai doanh nghiệp 3.2 Đánh giá rủi ro 3.3 Lập kế hoạch ứng phó với thiên tai 3.3.1 Những việc cần làm trình lên kế hoạch ứng phó với thiên tai 3.3.2 Kế hoạch ứng phó tình trạng khẩn cấp cho nhân viên 3.3.3 Dự trữ tình trạng khẩn cấp 3.3.4 Quyết định sơ tán hay lại 3.3.5 Chuẩn bị cấp cứu y tế 3.3.6 Lên kế hoạch liên lạc tình khẩn cấp 3.3.7 Bảo vệ tài sản đầu tư doanh nghiệp 3.4 Đào tạo Thử nghiệm 12 12 13 14 15 15 16 17 17 19 20 21 22 22 24 25 Xây dựng kế hoạch phục hồi sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sau thiên tai 27 Tài liệu tham khảo 29 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Giới thiệu: Cho đến nay, chưa có số liệu thống kê xác thiệt hại thiên tai gây cho doanh nghiệp (DN) Việt Nam số chắn lên đến nhiều ngàn tỷ đồng, có nhiều doanh nghiệp trắng tài sản dẫn tới phá sản nhiều người lao động việc làm Chính vậy, việc tăng cường khả ứng phó với thiên tai doanh nghiệp khơng bảo vệ lợi ích, tài sản doanh nghiệp mà bảo vệ người lao động doanh nghiệp, gia đình họ cộng đồng mà họ phục vụ Nếu doanh nghiệp có khả ứng phó tốt, họ nguồn lực quan trọng trợ giúp hỗ trợ cộng đồng trước, sau thiên tai Với hỗ trợ tài Văn phịng hỗ trợ phát triển nước ngồi (OFDA), thuộc quan Hợp tác Phát triển Hoa Kỳ (USAID), Quỹ Châu Á phối hợp với Trung tâm Giáo dục Phát triển (CED) xây dựng tài liệu hướng dẫn cho doanh nghiệp khuôn khổ Dự án “Tăng cường mối quan hệ đối tác Nhà nước tư nhân quản lý ứng phó với rủi ro thiên tai cộng đồng Việt Nam” ba tỉnh Nghệ An, Đà Nẵng Khánh Hòa Tài liệu xây dựng dựa đánh giá nhu cầu doanh nghiệp, có tham khảo tài liệu quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) Việt Nam nước giới Tài liệu chuyên gia quản lý rủi ro thiên góp ý hiệu đính Tài liệu sử dụng khóa đào tạo cho doanh nghiệp địa bàn dự án ba tỉnh Nghệ An, Đà Nẵng Khánh Hịa hồn thiện với góp ý doanh nghiệp tham gia tập huấn Tài liệu gồm phần chính: Khái niệm quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) dùng doanh nghiệp (DN): Hiện Việt Nam có nhiều tài liệu QLRRTT cho cộng đồng tài liệu sử dụng cho DN Chính vậy, tài liệu đưa số khái niệm phù hợp với DN dựa khái niệm thường dùng lĩnh vực QLRRTT Tăng cường QLRRTT mang lại lợi ích cho DN: Phần đề cập đến ảnh hưởng thiên tai DN số xu hướng toàn cầu, thực tiễn VN QLRRTT Phần nêu số lợi ích cho DN thực QLRRTT tốt Lập kế hoạch ứng phó tình khẩn cấp cho DN: Mặc dù tài liệu có đề cập đến trình QLRRTT phục hồi, tài liệu tập trung chủ yếu lập kế hoạch ứng phó tình thiên tai cho DN, yêu cầu cấp thiết mà DN Việt Nam cần phải thực Tài liệu cung cấp thông tin hướng dẫn chi tiết cho DN xây dựng kế hoạch ứng phó với thiên tai Xây dựng kế hoạch phục hồi sản xuất kinh doanh (SXKD)của DN: Phần giới thiệu số hướng giúp cho DN xây dựng kế hoạch phục hồi SXKD sau thiên tai Mọi thơng tin góp ý tài liệu u cầu điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung đề nghị gửi về: Trung tâm Giáo dục Phát triển Phòng 607, tòa nhà 101 Láng Hạ Quận Đống Đa, Hà Nội ĐT: 04 – 3562 7494 Email: cedhanoi@ced.edu.vn Chúng hy vọng tài liệu cung cấp thông tin hướng dẫn hữu ích cho doanh nghiệp chúc doanh nghiệp thành công! Trung tâm Giáo dục Phát Triển Hà Nội tháng năm 2012 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÍ RỦI RO THIÊN TAI (QLRRTT) Ở DOANH NGHIỆP Thiên tai định nghĩa tượng gây nên tàn phá thảm họa diện rộng Thiên tai tự nhiên gây gồm tai họa động đất, lũ lụt, hạn hán, bão tuyết, bão lớn, lốc xoáy… Tài liệu tập trung vào vấn đề liên quan đến bão lũ lụt loại hình thiên tai xảy hàng năm Việt Nam Tuy nhiên, nguyên tắc phương pháp áp dụng cho loại hình thiên tai khác (hoặc thảm họa người gây ra.) Quản lý rủi ro thiên tai gì? QLRRTT quy trình có tính hệ thống bao gồm thị hành chính, cấu tổ chức, kỹ lực điều hành đơn vị, cá nhân nhằm thực chiến lược, sách nâng cao lực ứng phó để giảm thiểu tác động có hại khả xẩy thiên tai (UNISDR) Thực chất, quản lý thiên tai không bao gồm ứng phó giảm nhẹ thiên tai Đây q trình mang tính hệ thống nhằm giảm nhẹ ảnh hưởng tiêu cực hậu thiên tai gây Mục đích quản lý rủi ro thiên tai Ÿ Giảm thiểu tổn thất thông qua cơng tác chuẩn bị ứng phó hiệu Ÿ Làm cho việc phục hồi hiệu bền vững Quá trình quản lý rủi ro thiên tai gồm ba giai đoạn chính: Ÿ Phịng ngừa: Các hoạt động chuẩn bị tiến hành trước thiên tai xảy ra, thường gắn với kế hoạch quản lý rủi ro doanh nghiệp Ÿ Ứng phó: Những hoạt động tiến hành thiên tai xảy bao gồm công tác cứu trợ Ÿ Phục hồi: hoạt động tiến hành sau thiên tai xảy TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Ảnh hưởng Phịng ngừa Ứng phó khẩn cấp, phục hồi sớm Phục hồi, tái thiết Tìm kiếm cứu nạn Đánh giá thiệt hại Cảnh báo sớm Sơ tán Tăng trưởng, phát triển Dọn dẹp, vệ sinh môi trường Các hoạt động hỗ trợ, cứu trợ Sửa chữa, xây dựng nhà tạm, nơi cơng trình khác Phục hồi hệ thống sở hạ tầng thiết yếu Phục hồi sinh kế - trọng tới phát triển bền vững Quản lý, điều phối, chia sẻ thông tin (Nguồn: Phát triển dựa sơ đồ Chris Piper/ TorqAid 2009 DRMC _ PPRR version X) Lĩnh vực quản lý rủi ro thiên tai hình thành phát triển thập kỷ qua, ngày có thêm nhiều thuật ngữ rõ ràng cụ thể sử dụng Phần giải thích rõ quản lý rủi ro thiên tai giảm thiểu rủi ro thiên tai – hai mảng chương trình mà nay, phủ nước, tổ chức đa phương tổ chức công khác tập trung nguồn lực hỗ trợ mạnh mẽ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP PHỊNG NGỪA ỨNG PHĨ VỚI THIÊN TAI Chuẩn bị ứng phó với thiên tai bao gồm biện pháp cụ thể tiến hành trước thiên tai xảy ra, thường để dự đoán hay cảnh giác với thiên tai, phịng xa có dấu hiệu thiên tai, tiến hành hoạt động ứng phó thiên tai xẩy Chuẩn bị ứng phó với thiên tai có tham gia loạt quan tổ chức bao gồm Chính phủ, tổ chức phi phủ doanh nghiệp Mỗi quan có có vai trị riêng Khi xây dựng kế hoạch ứng phó, đơi biện pháp tiến hành có chồng chéo trùng lặp quan này, doanh nghiệp hoạt động biện pháp áp dụng: Ÿ Tiến hành đánh giá rủi ro thiên tai Ÿ Lồng ghép vấn đề xã hội môi trường vào chiến lược hoạt động doanh nghiệp Ÿ Thực biện pháp kế hoạch để giảm thiểu rủi ro Ÿ Xây dựng kế hoạch ứng phó phục hồi QUẢN LÍ RỦI RO THIÊN TAI VÀ GIẢM THIỂU RỦI RO THIÊN TAI Quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) việc áp dụng cách hệ thống sách, quy trình phương thức quản lý nhiệm vụ xác định, phân tích, đánh giá, xử lý giám sát rủi ro Giảm thiểu rủi ro bao gồm biện pháp hạn chế thiệt hại thiên tai gây cách tập trung giải nguy khả công vào người thiên tai Quản lý rủi ro thiên tai hiệu thường thực trước thiên tai xảy ra, rút kinh nghiệm học sau đợt thiên tai để điều chỉnh, để giảm thiểu rủi ro cho lần thiên tai Giảm thiểu rủi ro giải nguy cơ, giảm tổn thương tăng cường khả chống chọi với thiên tai 10 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP ỨNG PHĨ THIÊN TAI Ứng phó với thiên tai hành động thực thiên tai sau thiên tai để giảm thiểu tác động thiên tai đảm bảo người bị ảnh hưởng cứu trợ hỗ trợ kịp thời Những hoạt động ứng phó thiên tai bao gồm cung cấp thực phẩm, nước, chỗ trú ẩn, hỗ trợ y tế, sơ tán người khỏi nơi nguy hiểm, v.v PHỤC HỒI SAU THIÊN TAI Phục hồi sau thiên tai trình điều phối hỗ trợ cộng đồng bị ảnh hưởng cách xây dựng lại sở hạ tầng, hỗ trợ khôi phục kinh tế, xã hội, sức khỏe tinh thần người dân bị ảnh hưởng Phục hồi bao gồm xây dựng lại nhà cửa, khôi phục kinh doanh, hỗ trợ y tế, tư vấn v.v 11 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 2.TĂNG CƯỜNG QUẢN LÍ RỦI RO THIÊN TAI MANG LẠI LỢI ÍCH GÌ CHO DOANH NGHIỆP? Thiên tai gây ảnh hưởng: HỮU HÌNH VƠ HÌNH TẦN SUẤT/THỜI GIAN Con người Cơ cấu xã hội Ngay Tài sản Các hoạt động văn Ngắn hạn Kinh tế Hoàn cảnh sống Trung hạn Cơ sở hạ tầng Sự liên kết Dài hạn Môi trường Động lực Thiên tai ảnh hưởng đến doanh nghiệp? Thiên tai không phá hủy sở hạ tầng ổn định doanh nghiệp mà làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhiều cách: Ÿ Thiệt hại tài sản cố định (nhà xưởng, nhà máy, thiết bị) Ÿ Ảnh hưởng đất đai hoặc/và địa điểm doanh nghiệp nhà cung cấp Ÿ Gián đoạn việc cung cấp hàng hóa, bán hàng hoạt động kinh doanh quan trọng khác Ÿ Ảnh hưởng đến việc kinh doanh đối tác chuỗi cung ứng Ÿ Ảnh hưởng vật chất tinh thần người lao động 2.1 XU HƯỚNG TRÊN TỒN CẦU Cơng tác chuẩn bị, ứng phó phục hồi trước sau thiên tai ngày trở nên quan trọng với doanh nghiệp toàn giới Dưới số xu hướng toàn cầu: Ÿ Cải thiện hướng dẫn tiêu chuẩn ngành để phát triển bền vững Ÿ Tập trung nhiều đến việc chuẩn bị chương trình làm giảm nhẹ thiên tai so với hoạt động ứng phó cứu trợ Ÿ Tập trung quản lý rủi ro trước thiên tai xảy Ÿ Chuyển hướng tập trung đóng góp tiền doanh nghiệp sang đóng góp nguồn lực kỹ cần thiết Ÿ Lồng ghép kế hoạch chuẩn bị ứng phó trước thiên tai vào mục tiêu chương trình phát triển tổng thể 12 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Xác định nhà cung cấp, nhà vận chuyển, nguồn hỗ trợ doanh nghiệp khác mà phải giữ liên lạc hàng ngày Ÿ Xây dựng mối quan hệ kinh doanh với doanh nghiệp phòng trường hợp nhà cung cấp bạn khơng thể cung cấp thứ bạn cần Ÿ Tạo danh sách bạn hàng quan trọng với doanh nghiệp bạn số khác mà doanh nghiệp có ý định hợp tác trường hợp khẩn cấp Giữ danh sách với tài liệu quan trọng khác dự phòng trường hợp khẩn cấp cất địa điểm khác bên ngồi Lên kế hoạch bạn làm trường hợp bạn khơng thể vào tịa nhà, nhà máy cửa hàng bạn Kế hoạch gọi kế hoạch sản xuất/ kinh doanh liên tục bao gồm khía cạnh cơng việc làm ăn bạn thiên tai xảy Ÿ Xem xét đến việc làm việc địa điểm khác nhà Ÿ Xây dựng mối quan hệ với doanh nghiệp khác để sử dụng thiết bị họ trường hợp thiên tai làm cho địa điểm bạn không sử dụng Lên kế hoạch cho việc tiếp tục trả lương cho nhân viên Quyết định tham gia vào kế hoạch ứng phó tình trạng khẩn cấp Ÿ Bao gồm đồng nghiệp từ cấp thành viên nổ nhiệt tình tham gia vào đội ứng phó tình trạng khẩn cấp Ÿ Xem xét lên danh sách nhân viên tiêu biểu quan (tập trung vào số người có chun mơn quan trọng công việc thường ngày doanh nghiệp,): Những người thường cán kỹ thuật, quản lý lãnh đạo cấp cao Xác định trước qui trình giải cơng việc tình khủng hoảng nhiệm vụ cá nhân Ÿ Ðảm bảo người tham gia biết họ phải làm (nhiệm vụ cụ thể thành viên) Ÿ Tập huấn cho người khác phòng trường hợp bạn cần người dự bị thay cần Hợp tác với doanh nghiệp khác Ÿ Gặp gỡ với doanh nghiệp khác tòa nhà khu cơng nghiệp Ÿ Nói chuyện với người chịu trách nhiệm trường hợp khẩn cấp, tổ chức cộng đồng nhà cung cấp dịch vụ hàng hóa thiết yếu Ÿ Lên kế hoạch với nhà cung cấp, nhà vận chuyển khách hàng có mối liên hệ thường xuyên doanh nghiệp bạn Ÿ Chia sẻ kế hoạch doanh nghiệp với doanh nghiệp khác để khuyến khích họ lên kế hoạch đề nghị hợp tác, hỗ trợ tình thiên tai Kiểm tra, đánh giá lại kế hoạch ứng phó với tình trạng khẩn cấp doanh nghiệp hàng năm: Doanh nghiệp bạn thay đổi theo thời gian kế hoạch bạn cần điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với thay đổi từ bên Khi bạn tuyển thêm nhân viên hay có thay đổi chức doanh nghiệp, cần cập nhật vào kế hoạch thơng báo với nhân viên doanh nghiệp thay đổi 18 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 3.3.2 Kế hoạch ứng phó tình trạng khẩn cấp cho nhân viên Nhân viên người làm doanh nghiệp tài sản vơ giá doanh nghiệp Có số việc doanh nghiệp lên kế hoạch trước thiên tai doanh nghiệp nên biết nhân viên cần trợ giúp sau thiên tai Ðối thoại hai chiều việc làm quan trọng trước sau thiên tai Tùy theo điều kiện doanh nghiệp, bạn hồn tồn tăng cường việc trao đổi thông tin nội doanh nghiệp trước, sau thiên tai Ÿ Cung cấp thơng tin tình trạng khẩn cấp tin định kỳ, mạng nội doanh nghiệp, email đến nhân viên phương tiện hình thức thơng tin nội khác Ÿ Tăng cường trao đổi thông tin nội doanh nghiệp: xem xét việc lắp đặt đường điện thoại miễn phí nội bộ, email báo động hay hộp thư truyền để liên lạc/thông báo với nhân viên tình trạng khẩn cấp Ÿ Nếu doanh nghiệp có địa điểm nhiều tỉnh khác nhau, nên thiết kế số điện thoại vùng để nhân viên để lại tin thơng báo “tơi bình an” thiên tai xảy Ÿ Cung cấp cho nhân viên thẻ thơng tin có hướng dẫn chi tiết cách lấy thông tin doanh nghiệp trường hợp khẩn cấp bao gồm số điện thoại, mã số internet để tham khảo dễ dàng (có thể làm dạng thẻ/card để nhân viên để ví) Ÿ Duy trì đối thoại mở để nhân viên doanh nghiệp tự đặt câu hỏi trình bày khó khăn với lãnh đạo doanh nghiệp Ÿ Chỉ định người phụ trách liên lạc thường xuyên với nhân viên Nói chuyện với nhân viên Một cách tốt để bảo đảm cho phục hồi doanh nghiệp việc tạo điều kiện cho nhân viên ban chuẩn bị tốt trước thiên tai xảy phục hồi sau thiên tai Nói chuyện thường xuyên với nhân viên trước sau thiên tai Ÿ Tính đến nhân viên kế hoạch ứng phó trường hợp khẩn cấp Ÿ Dùng tin, mạng nội bộ, họp nhân viên phương tiện truyền thông nội khác để cung cấp thông tin thủ tục kế hoạch ứng phó trường hợp khẩn cấp Ÿ Có cách hiệu để cung cấp thông tin cho nhân viên Lên kế hoạch cách thông báo với người khiếm thính hay người khuyết tật (nếu có) Ÿ Xem xét việc lắp đặt đường điện thoại miễn phí nội bộ, trang nhớ bảo mật trang web công ty, email báo động hay tin nhắn để liên lạc/thơng báo với nhân viên tình trạng khẩn cấp Ÿ Thiết kế số điện thoại ngoại vùng để nhân viên để lại tin thơng báo “tơi bình an” thiên tai Nên gọi ngắn gọn để người khác nhanh chóng nắm bắt người khác gọi đến Ÿ Khuyến khích nhân viên có lựa chọn khác phương tiện lộ trình để đến nơi làm việc phịng trường hợp phương tiện hay lộ trình thường ngày bị gián đoạn Ÿ Lưu trữ hồ sơ liên lạc nhân viên giấy tờ quan trọng khác vào hộp dự phòng khẩn cấp bên trụ sở doanh nghiệp Ÿ Nếu bạn cho thuê hay chỗ với doanh nghiệp khác, bạn nên liên hệ với họ để chia sẻ hợp tác qui trình sơ tán kế hoạch ứng phó tình khẩn cấp 19 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Khuyến khích cá nhân gia đình nhân viên chuẩn bị ứng phó với thiên tai Quay lại trở lại làm việc đưa cơng việc hàng ngày trở lại bình thường đóng vai trị quan trọng người trải qua thiên tai Nếu nhân viên gia đình họ tham gia chuẩn bị ứng phó với tình trạng khẩn cấp cơng ty bạn ln có tư thuận lợi sau thiên tai xảy Khuyến khích nhân viên gia đình họ: Chuẩn bị hộp cứu thương, lên kế hoạch nhận biết thông tin thiên tai In phân phát tờ rơi cần thiết phải chuẩn bị ứng phó thứ cần phải chuẩn bị cho nhân viên bạn Lồng ghép thông tin chuẩn bị ứng phó tin, mạng nội bộ, email đến nhân viên công cụ truyền đạt thông tin khác Xem nhân viên bạn liên lạc với người thân họ xa bị thương Nói chuyện với người khuyết tật: Nếu doanh nghiệp bạn có nhân viên người khuyết tật hỏi họ xem họ cần hỗ trợ Những người khuyết tật biết họ cần trường hợp khẩn cấp Ÿ Xác định người làm quan bạn cần hỗ trợ đặc biệt Ÿ Kết nối người với người khuyết tật kế hoạch ứng phó với tình trạng khẩn cấp ŸHỏi họ khó khăn liên lạc, giới hạn mặt thể chất cách thức sử dụng dụng cụ loại dược phẩm khác Ÿ Xác định người sẵn sàng giúp đồng nghiệp bị khuyết tật đảm bảo họ cáng đáng công việc Ðiều quan trọng đặc biệt với người khuyết tật vận động Ÿ Lên kế hoạch cách hướng dẫn báo động cho người khiếm thính Ÿ Thường xuyên kiểm tra thực hành bạn làm trước, sau thiên tai tập rèn luyện 3.3.3 Dự trữ tình trạng khẩn cấp Khi chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp, điều cần thiết trước tiên nghĩ thứ cho sinh tồn: nước sạch, thức ăn, không gian đủ ấm Khuyến khích người tự trang bị cho dự phịng cầm tay thứ cần loại dược phẩm thiết yếu Những việc doanh nghiệp cần làm: Phát thời tiết Dự phòng pin thêm có radio chạy pin để nghe diễn biến thời tiết thông tin tin tức từ địa phương Giữ hồ sơ quan trọng đồ, kế hoạch tòa nhà, điều khoản hợp đồng bảo hiểm, địa liên lạc nhân viên thông tin số chứng minh thư, hồ sơ ngân hàng, danh sách nhà cung cấp phân phối, chép thơng tin máy tính, thơng tin liên lạc cần thiết giấy tờ quan trọng khác hộp xách tay chống nước chống cháy Một khác cất địa điểm dự phịng bên ngồi Thơng báo với nhân viên dự phòng cầm tay trường hợp khẩn cấp mà cơng ty cung cấp thơng báo danh sách cần có dự phịng (cho cá nhân gia đình) tình khẩn cấp 20 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Những thứ cần có dự phòng trường hợp khẩn cấp nên bao gồm: Ÿ Nước, khối lượng tùy thuộc vào số người khả nãng cầm Các cá nhân nên xác định lượng nước vừa đủ để dự trữ vận chuyển đến địa điểm khác Nếu có thể, người trữ thùng nước để uống vệ sinh Ÿ Thức ăn, đủ cung cấp cho ngày mà không bị hỏng hay thiu Ÿ Radio chạy pin có pin dự trữ Ÿ Ðèn pin pin dự trữ Ÿ Bộ đồ sơ cấp cứu Ÿ Còi để hiệu cần trợ giúp Ÿ Mặt nạ chống bụi mặt nạ có lọc Những thứ bán cửa hàng đồ bảo hộ lao động xếp loại theo mức độ lọc mặt nạ Ÿ Khăn ướt để vệ sinh Ÿ Cờ lê kìm để tắt thiết bị Ÿ Dụng cụ mở hộp (nếu bạn dùng đồ hộp làm thức ăn dự phòng) Ÿ Tấm trải nilon (loại dầy) bạt chống thấm băng dính chuyên dụng để quây thành chỗ trú tạm thời Ÿ Túi rác dây buộc nilon để vệ sinh cá nhân 3.3.4 Quyết định sơ tán hay lại? Thông thường, quyền địa phương đưa thơng báo khuyến cáo việc sơ tán Dưới góc độ doanh nghiệp, tùy thuộc vào hoàn cảnh mức độ tàn phá thiên tai mà lãnh đạo doanh nghiệp phải đưa định lại hay sơ tán Chính vậy, cần hiểu rõ nguy tiềm tàng xảy để lên kế hoạch cặn kẽ rõ ràng cho việc sơ tán hay lại Ÿ Có kế hoạch sơ tán kế hoạch tạm trú (lưu ý theo dõi thông tin cung cấp cảnh báo từ quyền địa phương để định) Ÿ Trong trường hợp khẩn cấp nào, cán địa phương khơng cung cấp thơng tin xảy bạn cần làm nhiên bạn nên theo dõi đài, TV để biết thông tin thị thức cập nhật Ÿ Nếu bạn yêu cầu phải sơ tán, tạm trú hay khám chữa bệnh làm Ÿ Sử dụng kiến thức thông tin cần thiết để xác định mối nguy hiểm nguy tài sản doanh nghiệp tính mạng nhân viên Ví dụ, tòa nhà bạn bị hư hại nghiêm trọng, bạn cần phải di dời 21 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 3.3.5 Chuẩn bị cấp cứu y tế Các thiết bị y tế cấp cứu nơi làm việc khác tùy thuộc vào thiên tai, loại hình cơng việc nơi làm việc Những người điều khiển loại máy móc cồng kềnh gặp rủi ro nhân viên văn phịng hay nhân viên phận hành hay cung cấp thực phẩm Tuy vậy, bạn làm vài bước để ứng phó cách tốt trường hợp khẩn cấp Khuyến khích nhân viên học bước sơ cứu cấp cứu Tổ chức lớp dạy nơi làm việc cho nhân viên công ty Ðể dụng cụ sơ cứu kho nơi lấy dễ dàng cần Khuyến khích nhân viên nói điều kiện y tế cần hỗ trợ hay quan tâm đặc biệt tình trạng khẩn cấp Lưu giữ liên lạc nhân viên hồ sơ liệu cập nhật thường xuyên Giữ với hồ sơ quan trọng khác vào hộp dự phòng khẩn cấp khác để trụ sở doanh nghiệp 3.3.6 Lên kế hoạch liên lạc tình khẩn cấp Lên kế hoạch chi tiết việc công ty bạn liên lạc với nhân viên, quyền địa phương khách hàng sau thiên tai Ÿ Nhân viên: Chuẩn bị cung cấp thông tin thời gian, cách thức để nhân viên liên lạc tình trạng khẩn cấp Ÿ Lắp đặt gọi miễn phí, trang thông tin bảo mật website công ty, thông báo qua email hay hộp thư thu phát âm để thông báo với nhân viên trường hợp khẩn cấp Ÿ Nắm rõ công việc họ bị ảnh hưởng Ÿ Quản lý: Cung cấp thông tin cần thiết cho cán quản lý để họ bảo vệ nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp thiết bị gần Ÿ Tuyên truyền: Việc thông báo để ngýời yên tâm thứ chuẩn bị để bảo vệ người quan trọng Ÿ Khách hàng: Thông báo tới khách hàng thời gian cung cấp dịch vụ hàng hóa trở lại sau thiên tai Ÿ Chính quyền địa phương: Thông báo với thành viên Ủy ban Phòng chống Lụt bão cấp tỉnh doanh nghiệp bạn nỗ lực phục hồi liên hệ với họ cịn cần trợ giúp để doanh nghiệp tiếp tục kinh doanh Ÿ Các doanh nghiệp khác/ Doanh nghiệp gần: Bạn nên thông báo ngắn gọn cho 22