5 tai lieu huong dan quan ly rui ro trong doanh nghiep

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP NHÓM BIÊN SOẠN Tô Kim Liên Nguyễn Thị Thu Lê Thị Huơng Liên Hà Nội, tháng năm 2012 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP MỤC LỤC Trang Giới thiệu Khái niệm quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) doanh nghiệp Tăng cường quản lý rủi ro thiên tai mang lại lợi ích cho doanh nghiệp 2.1 Xu hướng tồn cầu 2.2 Tình hình Việt Nam 2.3 Lợi ích việc phịng ngừa ứng phó với thiên tai Lập kế hoạch ứng phó tình khẩn cấp doanh nghiệp 3.1 Những bước quan trọng lập kế hoạch ứng phó thiên tai doanh nghiệp 3.2 Đánh giá rủi ro 3.3 Lập kế hoạch ứng phó với thiên tai 3.3.1 Những việc cần làm q trình lên kế hoạch ứng phó với thiên tai 3.3.2 Kế hoạch ứng phó tình trạng khẩn cấp cho nhân viên 3.3.3 Dự trữ tình trạng khẩn cấp 3.3.4 Quyết định sơ tán hay lại 3.3.5 Chuẩn bị cấp cứu y tế 3.3.6 Lên kế hoạch liên lạc tình khẩn cấp 3.3.7 Bảo vệ tài sản đầu tư doanh nghiệp 3.4 Đào tạo Thử nghiệm 12 12 13 14 15 15 16 17 17 19 20 21 22 22 24 25 Xây dựng kế hoạch phục hồi sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sau thiên tai 27 Tài liệu tham khảo 29 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Giới thiệu: Cho đến nay, chưa có số liệu thống kê xác thiệt hại thiên tai gây cho doanh nghiệp (DN) Việt Nam số chắn lên đến nhiều ngàn tỷ đồng, có nhiều doanh nghiệp trắng tài sản dẫn tới phá sản nhiều người lao động việc làm Chính vậy, việc tăng cường khả ứng phó với thiên tai doanh nghiệp khơng bảo vệ lợi ích, tài sản doanh nghiệp mà bảo vệ người lao động doanh nghiệp, gia đình họ cộng đồng mà họ phục vụ Nếu doanh nghiệp có khả ứng phó tốt, họ nguồn lực quan trọng trợ giúp hỗ trợ cộng đồng trước, sau thiên tai Với hỗ trợ tài Văn phịng hỗ trợ phát triển nước (OFDA), thuộc quan Hợp tác Phát triển Hoa Kỳ (USAID), Quỹ Châu Á phối hợp với Trung tâm Giáo dục Phát triển (CED) xây dựng tài liệu hướng dẫn cho doanh nghiệp khuôn khổ Dự án “Tăng cường mối quan hệ đối tác Nhà nước tư nhân quản lý ứng phó với rủi ro thiên tai cộng đồng Việt Nam” ba tỉnh Nghệ An, Đà Nẵng Khánh Hòa Tài liệu xây dựng dựa đánh giá nhu cầu doanh nghiệp, có tham khảo tài liệu quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) Việt Nam nước giới Tài liệu chuyên gia quản lý rủi ro thiên góp ý hiệu đính Tài liệu sử dụng khóa đào tạo cho doanh nghiệp địa bàn dự án ba tỉnh Nghệ An, Đà Nẵng Khánh Hòa hồn thiện với góp ý doanh nghiệp tham gia tập huấn Tài liệu gồm phần chính: Khái niệm quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) dùng doanh nghiệp (DN): Hiện Việt Nam có nhiều tài liệu QLRRTT cho cộng đồng tài liệu sử dụng cho DN Chính vậy, tài liệu đưa số khái niệm phù hợp với DN dựa khái niệm thường dùng lĩnh vực QLRRTT Tăng cường QLRRTT mang lại lợi ích cho DN: Phần đề cập đến ảnh hưởng thiên tai DN số xu hướng toàn cầu, thực tiễn VN QLRRTT Phần nêu số lợi ích cho DN thực QLRRTT tốt Lập kế hoạch ứng phó tình khẩn cấp cho DN: Mặc dù tài liệu có đề cập đến q trình QLRRTT phục hồi, tài liệu tập trung chủ yếu lập kế hoạch ứng phó tình thiên tai cho DN, yêu cầu cấp thiết mà DN Việt Nam cần phải thực Tài liệu cung cấp thông tin hướng dẫn chi tiết cho DN xây dựng kế hoạch ứng phó với thiên tai Xây dựng kế hoạch phục hồi sản xuất kinh doanh (SXKD)của DN: Phần giới thiệu số hướng giúp cho DN xây dựng kế hoạch phục hồi SXKD sau thiên tai Mọi thơng tin góp ý tài liệu yêu cầu điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung đề nghị gửi về: Trung tâm Giáo dục Phát triển Phòng 607, tòa nhà 101 Láng Hạ Quận Đống Đa, Hà Nội ĐT: 04 – 3562 7494 Email: cedhanoi@ced.edu.vn Chúng hy vọng tài liệu cung cấp thơng tin hướng dẫn hữu ích cho doanh nghiệp chúc doanh nghiệp thành công! Trung tâm Giáo dục Phát Triển Hà Nội tháng năm 2012 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP KHÁI NIỆM VỀ QUẢN LÍ RỦI RO THIÊN TAI (QLRRTT) Ở DOANH NGHIỆP Thiên tai định nghĩa tượng gây nên tàn phá thảm họa diện rộng Thiên tai tự nhiên gây gồm tai họa động đất, lũ lụt, hạn hán, bão tuyết, bão lớn, lốc xoáy… Tài liệu tập trung vào vấn đề liên quan đến bão lũ lụt loại hình thiên tai xảy hàng năm Việt Nam Tuy nhiên, nguyên tắc phương pháp áp dụng cho loại hình thiên tai khác (hoặc thảm họa người gây ra.) Quản lý rủi ro thiên tai gì? QLRRTT quy trình có tính hệ thống bao gồm thị hành chính, cấu tổ chức, kỹ lực điều hành đơn vị, cá nhân nhằm thực chiến lược, sách nâng cao lực ứng phó để giảm thiểu tác động có hại khả xẩy thiên tai (UNISDR) Thực chất, quản lý thiên tai khơng bao gồm ứng phó giảm nhẹ thiên tai Đây q trình mang tính hệ thống nhằm giảm nhẹ ảnh hưởng tiêu cực hậu thiên tai gây Mục đích quản lý rủi ro thiên tai Ÿ Giảm thiểu tổn thất thông qua công tác chuẩn bị ứng phó hiệu Ÿ Làm cho việc phục hồi hiệu bền vững Quá trình quản lý rủi ro thiên tai gồm ba giai đoạn chính: Ÿ Phịng ngừa: Các hoạt động chuẩn bị tiến hành trước thiên tai xảy ra, thường gắn với kế hoạch quản lý rủi ro doanh nghiệp Ÿ Ứng phó: Những hoạt động tiến hành thiên tai xảy bao gồm công tác cứu trợ Ÿ Phục hồi: hoạt động tiến hành sau thiên tai xảy TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Ảnh hưởng Phòng ngừa Ứng phó khẩn cấp, phục hồi sớm Phục hồi, tái thiết Tìm kiếm cứu nạn Đánh giá thiệt hại Cảnh báo sớm Sơ tán Tăng trưởng, phát triển Dọn dẹp, vệ sinh môi trường Các hoạt động hỗ trợ, cứu trợ Sửa chữa, xây dựng nhà tạm, nơi cơng trình khác Phục hồi hệ thống sở hạ tầng thiết yếu Phục hồi sinh kế - trọng tới phát triển bền vững Quản lý, điều phối, chia sẻ thông tin (Nguồn: Phát triển dựa sơ đồ Chris Piper/ TorqAid 2009 DRMC _ PPRR version X) Lĩnh vực quản lý rủi ro thiên tai hình thành phát triển thập kỷ qua, ngày có thêm nhiều thuật ngữ rõ ràng cụ thể sử dụng Phần giải thích rõ quản lý rủi ro thiên tai giảm thiểu rủi ro thiên tai – hai mảng chương trình mà nay, phủ nước, tổ chức đa phương tổ chức công khác tập trung nguồn lực hỗ trợ mạnh mẽ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP PHỊNG NGỪA ỨNG PHĨ VỚI THIÊN TAI Chuẩn bị ứng phó với thiên tai bao gồm biện pháp cụ thể tiến hành trước thiên tai xảy ra, thường để dự đoán hay cảnh giác với thiên tai, phịng xa có dấu hiệu thiên tai, tiến hành hoạt động ứng phó thiên tai xẩy Chuẩn bị ứng phó với thiên tai có tham gia loạt quan tổ chức bao gồm Chính phủ, tổ chức phi phủ doanh nghiệp Mỗi quan có có vai trị riêng Khi xây dựng kế hoạch ứng phó, đơi biện pháp tiến hành có chồng chéo trùng lặp quan này, doanh nghiệp hoạt động biện pháp áp dụng: Ÿ Tiến hành đánh giá rủi ro thiên tai Ÿ Lồng ghép vấn đề xã hội môi trường vào chiến lược hoạt động doanh nghiệp Ÿ Thực biện pháp kế hoạch để giảm thiểu rủi ro Ÿ Xây dựng kế hoạch ứng phó phục hồi QUẢN LÍ RỦI RO THIÊN TAI VÀ GIẢM THIỂU RỦI RO THIÊN TAI Quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) việc áp dụng cách hệ thống sách, quy trình phương thức quản lý nhiệm vụ xác định, phân tích, đánh giá, xử lý giám sát rủi ro Giảm thiểu rủi ro bao gồm biện pháp hạn chế thiệt hại thiên tai gây cách tập trung giải nguy khả công vào người thiên tai Quản lý rủi ro thiên tai hiệu thường thực trước thiên tai xảy ra, rút kinh nghiệm học sau đợt thiên tai để điều chỉnh, để giảm thiểu rủi ro cho lần thiên tai Giảm thiểu rủi ro giải nguy cơ, giảm tổn thương tăng cường khả chống chọi với thiên tai 10 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Xác định nhà cung cấp, nhà vận chuyển, nguồn hỗ trợ doanh nghiệp khác mà phải giữ liên lạc hàng ngày Ÿ Xây dựng mối quan hệ kinh doanh với doanh nghiệp phòng trường hợp nhà cung cấp bạn khơng thể cung cấp thứ bạn cần Ÿ Tạo danh sách bạn hàng quan trọng với doanh nghiệp bạn số khác mà doanh nghiệp có ý định hợp tác trường hợp khẩn cấp Giữ danh sách với tài liệu quan trọng khác dự phòng trường hợp khẩn cấp cất địa điểm khác bên Lên kế hoạch bạn làm trường hợp bạn khơng thể vào tịa nhà, nhà máy cửa hàng bạn Kế hoạch gọi kế hoạch sản xuất/ kinh doanh liên tục bao gồm khía cạnh cơng việc làm ăn bạn thiên tai xảy Ÿ Xem xét đến việc làm việc địa điểm khác nhà Ÿ Xây dựng mối quan hệ với doanh nghiệp khác để sử dụng thiết bị họ trường hợp thiên tai làm cho địa điểm bạn không sử dụng Lên kế hoạch cho việc tiếp tục trả lương cho nhân viên Quyết định tham gia vào kế hoạch ứng phó tình trạng khẩn cấp Ÿ Bao gồm đồng nghiệp từ cấp thành viên nổ nhiệt tình tham gia vào đội ứng phó tình trạng khẩn cấp Ÿ Xem xét lên danh sách nhân viên tiêu biểu quan (tập trung vào số người có chuyên môn quan trọng công việc thường ngày doanh nghiệp,): Những người thường cán kỹ thuật, quản lý lãnh đạo cấp cao Xác định trước qui trình giải cơng việc tình khủng hoảng nhiệm vụ cá nhân Ÿ Ðảm bảo người tham gia biết họ phải làm (nhiệm vụ cụ thể thành viên) Ÿ Tập huấn cho người khác phòng trường hợp bạn cần người dự bị thay cần Hợp tác với doanh nghiệp khác Ÿ Gặp gỡ với doanh nghiệp khác tòa nhà khu cơng nghiệp Ÿ Nói chuyện với người chịu trách nhiệm trường hợp khẩn cấp, tổ chức cộng đồng nhà cung cấp dịch vụ hàng hóa thiết yếu Ÿ Lên kế hoạch với nhà cung cấp, nhà vận chuyển khách hàng có mối liên hệ thường xuyên doanh nghiệp bạn Ÿ Chia sẻ kế hoạch doanh nghiệp với doanh nghiệp khác để khuyến khích họ lên kế hoạch đề nghị hợp tác, hỗ trợ tình thiên tai Kiểm tra, đánh giá lại kế hoạch ứng phó với tình trạng khẩn cấp doanh nghiệp hàng năm: Doanh nghiệp bạn thay đổi theo thời gian kế hoạch bạn cần điều chỉnh thường xuyên để phù hợp với thay đổi từ bên Khi bạn tuyển thêm nhân viên hay có thay đổi chức doanh nghiệp, cần cập nhật vào kế hoạch thông báo với nhân viên doanh nghiệp thay đổi 18 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 3.3.2 Kế hoạch ứng phó tình trạng khẩn cấp cho nhân viên Nhân viên người làm doanh nghiệp tài sản vơ giá doanh nghiệp Có số việc doanh nghiệp lên kế hoạch trước thiên tai doanh nghiệp nên biết nhân viên cần trợ giúp sau thiên tai Ðối thoại hai chiều việc làm quan trọng trước sau thiên tai Tùy theo điều kiện doanh nghiệp, bạn hồn tồn tăng cường việc trao đổi thông tin nội doanh nghiệp trước, sau thiên tai Ÿ Cung cấp thông tin tình trạng khẩn cấp tin định kỳ, mạng nội doanh nghiệp, email đến nhân viên phương tiện hình thức thơng tin nội khác Ÿ Tăng cường trao đổi thông tin nội doanh nghiệp: xem xét việc lắp đặt đường điện thoại miễn phí nội bộ, email báo động hay hộp thư truyền để liên lạc/thông báo với nhân viên tình trạng khẩn cấp Ÿ Nếu doanh nghiệp có địa điểm nhiều tỉnh khác nhau, nên thiết kế số điện thoại vùng để nhân viên để lại tin thơng báo “tơi bình an” thiên tai xảy Ÿ Cung cấp cho nhân viên thẻ thơng tin có hướng dẫn chi tiết cách lấy thông tin doanh nghiệp trường hợp khẩn cấp bao gồm số điện thoại, mã số internet để tham khảo dễ dàng (có thể làm dạng thẻ/card để nhân viên để ví) Ÿ Duy trì đối thoại mở để nhân viên doanh nghiệp tự đặt câu hỏi trình bày khó khăn với lãnh đạo doanh nghiệp Ÿ Chỉ định người phụ trách liên lạc thường xuyên với nhân viên Nói chuyện với nhân viên Một cách tốt để bảo đảm cho phục hồi doanh nghiệp việc tạo điều kiện cho nhân viên ban chuẩn bị tốt trước thiên tai xảy phục hồi sau thiên tai Nói chuyện thường xuyên với nhân viên trước sau thiên tai Ÿ Tính đến nhân viên kế hoạch ứng phó trường hợp khẩn cấp Ÿ Dùng tin, mạng nội bộ, họp nhân viên phương tiện truyền thông nội khác để cung cấp thông tin thủ tục kế hoạch ứng phó trường hợp khẩn cấp Ÿ Có cách hiệu để cung cấp thông tin cho nhân viên Lên kế hoạch cách thông báo với người khiếm thính hay người khuyết tật (nếu có) Ÿ Xem xét việc lắp đặt đường điện thoại miễn phí nội bộ, trang nhớ bảo mật trang web công ty, email báo động hay tin nhắn để liên lạc/thơng báo với nhân viên tình trạng khẩn cấp Ÿ Thiết kế số điện thoại ngoại vùng để nhân viên để lại tin thơng báo “tơi bình an” thiên tai Nên gọi ngắn gọn để người khác nhanh chóng nắm bắt người khác gọi đến Ÿ Khuyến khích nhân viên có lựa chọn khác phương tiện lộ trình để đến nơi làm việc phịng trường hợp phương tiện hay lộ trình thường ngày bị gián đoạn Ÿ Lưu trữ hồ sơ liên lạc nhân viên giấy tờ quan trọng khác vào hộp dự phòng khẩn cấp bên trụ sở doanh nghiệp Ÿ Nếu bạn cho thuê hay chỗ với doanh nghiệp khác, bạn nên liên hệ với họ để chia sẻ hợp tác qui trình sơ tán kế hoạch ứng phó tình khẩn cấp 19 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Khuyến khích cá nhân gia đình nhân viên chuẩn bị ứng phó với thiên tai Quay lại trở lại làm việc đưa cơng việc hàng ngày trở lại bình thường đóng vai trị quan trọng người trải qua thiên tai Nếu nhân viên gia đình họ tham gia chuẩn bị ứng phó với tình trạng khẩn cấp cơng ty bạn ln có tư thuận lợi sau thiên tai xảy Khuyến khích nhân viên gia đình họ: Chuẩn bị hộp cứu thương, lên kế hoạch nhận biết thông tin thiên tai In phân phát tờ rơi cần thiết phải chuẩn bị ứng phó thứ cần phải chuẩn bị cho nhân viên bạn Lồng ghép thơng tin chuẩn bị ứng phó tin, mạng nội bộ, email đến nhân viên công cụ truyền đạt thông tin khác Xem nhân viên bạn liên lạc với người thân họ xa bị thương Nói chuyện với người khuyết tật: Nếu doanh nghiệp bạn có nhân viên người khuyết tật hỏi họ xem họ cần hỗ trợ Những người khuyết tật biết họ cần trường hợp khẩn cấp Ÿ Xác định người làm quan bạn cần hỗ trợ đặc biệt Ÿ Kết nối người với người khuyết tật kế hoạch ứng phó với tình trạng khẩn cấp ŸHỏi họ khó khăn liên lạc, giới hạn mặt thể chất cách thức sử dụng dụng cụ loại dược phẩm khác Ÿ Xác định người sẵn sàng giúp đồng nghiệp bị khuyết tật đảm bảo họ cáng đáng công việc Ðiều quan trọng đặc biệt với người khuyết tật vận động Ÿ Lên kế hoạch cách hướng dẫn báo động cho người khiếm thính Ÿ Thường xuyên kiểm tra thực hành bạn làm trước, sau thiên tai tập rèn luyện 3.3.3 Dự trữ tình trạng khẩn cấp Khi chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp, điều cần thiết trước tiên nghĩ thứ cho sinh tồn: nước sạch, thức ăn, không gian đủ ấm Khuyến khích người tự trang bị cho dự phịng cầm tay thứ cần loại dược phẩm thiết yếu Những việc doanh nghiệp cần làm: Phát thời tiết Dự phịng pin thêm có radio chạy pin để nghe diễn biến thời tiết thông tin tin tức từ địa phương Giữ hồ sơ quan trọng đồ, kế hoạch tòa nhà, điều khoản hợp đồng bảo hiểm, địa liên lạc nhân viên thông tin số chứng minh thư, hồ sơ ngân hàng, danh sách nhà cung cấp phân phối, chép thơng tin máy tính, thông tin liên lạc cần thiết giấy tờ quan trọng khác hộp xách tay chống nước chống cháy Một khác cất địa điểm dự phịng bên ngồi Thơng báo với nhân viên dự phòng cầm tay trường hợp khẩn cấp mà cơng ty cung cấp thơng báo danh sách cần có dự phịng (cho cá nhân gia đình) tình khẩn cấp 20 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Những thứ cần có dự phòng trường hợp khẩn cấp nên bao gồm: Ÿ Nước, khối lượng tùy thuộc vào số người khả nãng cầm Các cá nhân nên xác định lượng nước vừa đủ để dự trữ vận chuyển đến địa điểm khác Nếu có thể, người trữ thùng nước để uống vệ sinh Ÿ Thức ăn, đủ cung cấp cho ngày mà không bị hỏng hay thiu Ÿ Radio chạy pin có pin dự trữ Ÿ Ðèn pin pin dự trữ Ÿ Bộ đồ sơ cấp cứu Ÿ Còi để hiệu cần trợ giúp Ÿ Mặt nạ chống bụi mặt nạ có lọc Những thứ bán cửa hàng đồ bảo hộ lao động xếp loại theo mức độ lọc mặt nạ Ÿ Khăn ướt để vệ sinh Ÿ Cờ lê kìm để tắt thiết bị Ÿ Dụng cụ mở hộp (nếu bạn dùng đồ hộp làm thức ăn dự phòng) Ÿ Tấm trải nilon (loại dầy) bạt chống thấm băng dính chuyên dụng để quây thành chỗ trú tạm thời Ÿ Túi rác dây buộc nilon để vệ sinh cá nhân 3.3.4 Quyết định sơ tán hay lại? Thông thường, quyền địa phương đưa thơng báo khuyến cáo việc sơ tán Dưới góc độ doanh nghiệp, tùy thuộc vào hoàn cảnh mức độ tàn phá thiên tai mà lãnh đạo doanh nghiệp phải đưa định lại hay sơ tán Chính vậy, cần hiểu rõ nguy tiềm tàng xảy để lên kế hoạch cặn kẽ rõ ràng cho việc sơ tán hay lại Ÿ Có kế hoạch sơ tán kế hoạch tạm trú (lưu ý theo dõi thơng tin cung cấp cảnh báo từ quyền địa phương để định) Ÿ Trong trường hợp khẩn cấp nào, cán địa phương khơng cung cấp thơng tin xảy bạn cần làm nhiên bạn nên theo dõi đài, TV để biết thơng tin thị thức cập nhật Ÿ Nếu bạn yêu cầu phải sơ tán, tạm trú hay khám chữa bệnh làm Ÿ Sử dụng kiến thức thông tin cần thiết để xác định mối nguy hiểm nguy tài sản doanh nghiệp tính mạng nhân viên Ví dụ, tòa nhà bạn bị hư hại nghiêm trọng, bạn cần phải di dời 21 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 3.3.5 Chuẩn bị cấp cứu y tế Các thiết bị y tế cấp cứu nơi làm việc khác tùy thuộc vào thiên tai, loại hình cơng việc nơi làm việc Những người điều khiển loại máy móc cồng kềnh gặp rủi ro nhân viên văn phịng hay nhân viên phận hành hay cung cấp thực phẩm Tuy vậy, bạn làm vài bước để ứng phó cách tốt trường hợp khẩn cấp Khuyến khích nhân viên học bước sơ cứu cấp cứu Tổ chức lớp dạy nơi làm việc cho nhân viên công ty Ðể dụng cụ sơ cứu kho nơi lấy dễ dàng cần Khuyến khích nhân viên nói điều kiện y tế cần hỗ trợ hay quan tâm đặc biệt tình trạng khẩn cấp Lưu giữ liên lạc nhân viên hồ sơ liệu cập nhật thường xuyên Giữ với hồ sơ quan trọng khác vào hộp dự phòng khẩn cấp khác để trụ sở doanh nghiệp 3.3.6 Lên kế hoạch liên lạc tình khẩn cấp Lên kế hoạch chi tiết việc công ty bạn liên lạc với nhân viên, quyền địa phương khách hàng sau thiên tai Ÿ Nhân viên: Chuẩn bị cung cấp thông tin thời gian, cách thức để nhân viên liên lạc tình trạng khẩn cấp Ÿ Lắp đặt gọi miễn phí, trang thông tin bảo mật website công ty, thông báo qua email hay hộp thư thu phát âm để thông báo với nhân viên trường hợp khẩn cấp Ÿ Nắm rõ công việc họ bị ảnh hưởng Ÿ Quản lý: Cung cấp thông tin cần thiết cho cán quản lý để họ bảo vệ nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp thiết bị gần Ÿ Tuyên truyền: Việc thông báo để ngýời yên tâm thứ chuẩn bị để bảo vệ người quan trọng Ÿ Khách hàng: Thông báo tới khách hàng thời gian cung cấp dịch vụ hàng hóa trở lại sau thiên tai Ÿ Chính quyền địa phương: Thông báo với thành viên Ủy ban Phòng chống Lụt bão cấp tỉnh doanh nghiệp bạn nỗ lực phục hồi liên hệ với họ cịn cần trợ giúp để doanh nghiệp tiếp tục kinh doanh Ÿ Các doanh nghiệp khác/ Doanh nghiệp gần: Bạn nên thông báo ngắn gọn cho 22 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Bảo vệ máy móc thiết bị tịa nhà Ta khơng thể dự đốn trước điều xảy hay tình trạng doanh nghiệp sau thiên tai có vài việc mà bạn cần làm để bảo vệ tài sản vật chất doanh nghiệp trước thiên tai xảy Ÿ Lắp đặt thiết bị báo cháy báo khói vị trí thích hợp Ÿ Ðặt đồ tịa nhà đồ địa điểm có đánh dấu đường hiểm vị trí đặt thiết bị quan trọng Ÿ Gửi cho nhân viên cứu hỏa người ứng cứu quan trọng có thiên tai Ÿ Giữ tài liệu với tài liệu khác hộp dự phòng khẩn cấp Ÿ Kiểm tra độ an toàn với thiết bị phun nước dập lửa tự động, hệ thống báo động, đóng mạch TV, kiểm sốt truy cập, nhân viên an ninh hay hệ thống an ninh khác Ÿ An ninh lối vào lối Xem xét tất lối vào tòa nhà dùng cho người, hàng hóa, thiết bị thứ khác Ÿ Cất giữ thiết bị, máy móc nguyên liệu dự phòng để dùng trường hợp khẩn cấp Ÿ Lên kế hoạch bạn làm tịa nhà, nhà máy hay kho dự trữ không dùng sau thiên tai xảy Ÿ Xem xét bạn hoạt động kinh doanh địa điểm khác hay nhà Ÿ Xây dựng mối quan hệ liên kết với doanh nghiệp khác để dùng vật tư họ phòng trường hợp thiên tai làm cho địa điểm bạn không hoạt động Ÿ Nhận biết tuân thủ tất các qui tắc nhà nước địa phương qui định an toàn khác áp dụng cho doanh nghiệp bạn Ÿ Trao đổi với nhà cung cấp bảo hiểm để biết phương pháp ảnh hưởng đến điều khoản hợp đồng với họ khơng Ðảm bảo an toàn cho thiết bị Sức tàn phá thiên tai làm hư hại hỏng hóc thiết bị quan trọng bạn Ÿ Hãy đánh giá lại toàn sở vật chất thiết bị để xác định cần bảo vệ Ÿ Dán/đóng thiết bị tủ vào tường dụng cụ cố định chặt khác Ÿ Ðể đồ nặng dễ vỡ giá thấp Ÿ Di chuyển chỗ làm việc xa nơi có cửa số Ÿ Nâng thiết bị khỏi sàn để tránh điện giật trường hợp xảy lụt lội 23 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 3.3.7 Bảo vệ tài sản đầu tư doanh nghiệp Ngoài việc lên kế hoạch cho tình trạng khẩn cấp, vài bước bạn làm để đảm bảo an tồn cho doanh nghiệp bạn bảo vệ tài sản vật chất doanh nghiệp Kiểm tra lại số tiền bảo hiểm: Số tiền bảo hiểm không thỏa đáng dẫn tới mát lớn tài doanh nghiệp doanh nghiệp bị thiệt hại nặng nề kinh doanh hoàn toàn bị gián đoạn khoảng thời gian Khi điều khoản hợp đồng thay đổi, kiểm tra với quan hay người cung cấp bảo hiểm Gặp nhà cung cấp bảo hiểm để xem xét khoản bồi thường cho mát vật chất, bồi thường lũ, hay gián đoạn kinh doanh doanh nghiệp Nắm rõ khoản bồi thường khoản không bồi thường Nếu được, biết điều khoản giảm trừ doanh nghiệp bạn Xem xét tới việc bạn trả cho chủ nợ nhân viên Lên kế hoạch tạo thu nhập cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh bị gián đoạn Nắm rõ tài liệu mà nhà cung cấp bảo hiểm hỏi đến sau thiên tai giữ tài liệu nơi an tồn Chuẩn bị cho việc thiết bị thiết yếu bị hỏng hóc Các doanh nghiệp thường phụ thuộc vào điện, gas, phương tiện thông tin, hệ thống cấp thoát nước thiết bị thiết yếu khác Ÿ Chuẩn bị trước phòng trường hợp thiết bị bị hỏng hóc lâu sau thiên tai Kiểm tra kỹ xem thiết bị cần thiết cho hoạt động hàng ngày doanh nghiệp Trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ thiết bị thay thiết bị dự phòng Ÿ Biết cần cách thức để tắt thiết bị Nếu bạn tắt gas ðể nhân viên kỹ thuật bật lên, đừng tự khởi động lại gas (có thể gây cháy nổ hỏng thiết bị) Ÿ Xem xét việc mua máy phát điện nhỏ (dễ di chuyển) để cung cấp điện cho thiết bị quan trọng trường hợp khẩn cấp Khơng dùng máy phát điện phịng tạo khí CO2 gây chết người Nên chuẩn bị máy phát điện dự phòng dành riêng cho thiết bị quan trọng kiểm tra định trạng hoạt động thiết bị Ÿ Quyết định cách thức bạn liên lạc với nhân viên, khác hàng, nhà cung cấp người khác thiên tai Dùng đện thoại, máy thu phát vô tuyến xách tay hay thiết bị khác mà bạn khơng cần dùng điện để dự phịng thơng tin liên lạc cần Ÿ Chuẩn bị phương án dự phòng để truy cập Internet Internet thật quan trọng cho hoạt động thường ngày doanh nghiệp Ÿ Nếu việc dự trữ bảo quản thức ăn việc kinh doanh bạn, liên hệ với nhà cung cấp trước để mua đá đá khô phịng trường hợp bạn khơng có điện để vận hành thiết bị bảo quản 24 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Kiểm tra hệ thống khơng khí tịa nhà Tùy thuộc vào diện tích tịa nhà thiết kế đặt hệ thống sưởi, thơng gió điều hịa khơng khí mà có cách khác để bảo vệ người khỏi đe dọa từ không khí nhiễm (hay cháy nổ gây ra) Nếu bạn th tịa nhà, nói chuyện với quản lý hay chủ tòa nhà việc bảo quản hệ thống thơng gió điều hịa khơng khí Hỏi xem có cách để tăng cường bảo vệ khơng khí tịa nhà khơng Ÿ Nắm rõ hệ thống sưởi, thơng gió hệ thống điều hịa khơng khí Ÿ Các chủ tịa nhà, quản lý nhân viên phải xem xét kỹ hệ thống sử dụng đảm bảo hệ thống vận hành bảo trì tốt Ÿ Ðảm bảo phương tiện an ninh không gây hậu trái ngược ảnh hưởng đến chất lượng khơng khí hay độ an tồn hệ thống điều hịa khơng khí Ÿ Cài đặt kiểm tra chế đóng ngắt hệ thống thơng gió điều hịa khơng khí Tăng cường an ninh mạng bảo vệ máy tính hệ thống mạng Dưới điều giúp doanh nghiệp bảo vệ máy tính tình thiên tai Mỗi doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch tùy theo nhu cầu hoạt động doanh nghiệp Ÿ Kế hoạch bảo vệ máy tính văn phải phần kế hoạch ứng phó Ÿ Có thiết bị báo cháy chữa cháy (chỉ dùng thiết bị dập lửa – khơng dùng bình xịt cứu hỏa với máy tính) Ÿ Lưu lại liệu (Backups) Ÿ Ổn áp Ÿ Những thiết bị để bảo vệ máy tính khỏi khói bụi Ÿ Có thiết bị chằng buộc cẩn thận Kế hoạch bảo vệ máy tính phải bao gồm kế hoạch chuẩn bị ứng phó cần có tham gia người sử dụng (Có thuyết minh mục đích liệu cần bảo vệ kế hoạch chi phí) Nếu có liệu dự phịng (backups) cần để nơi khác ngồi trụ sở cơng ty (với chi phí tối thiểu nhất) Xây dựng kế hoạch sẵn giúp bạn nhanh chóng bảo vệ máy tính liệu có thơng báo thiên tai 3.4 ĐÀO TẠO VÀ THỬ NGHIỆM Khơng nên lên kế hoạch mà cịn nên diễn tập bạn định làm để thiên tai ập đến bạn không bị bất ngờ lúng túng Cũng giống nhưsự thay đổi ngày hoạt động kinh doanh, kế hoạch dự phịng tình khẩn cấp nên thay đổi theo điều kiện cụ thể công việc kinh doanh/ sản xuất doanh nghiệp Rèn luyện thực hành giúp bạn sẵn sàng ứng phó xảy thiên tai Có số chế để diễn tập triển khai tình hồn cảnh khác tùy điều kiện thời gian kinh phí, ví dụ như: Diễn tập bàn Ÿ Trao đổi thảo luận kịch thiên tai xảy để xây dựng kế hoạch ứng phó 25 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Diễn tập phần Ÿ Huy động nguồn lực hạn chế (con người, thiết bị v.v.) để thử nghiệm kế hoạch ứng phó, thường tập trung vào phần kế hoạch (ví dụ: sơ tán khỏi tịa nhà) Diễn tập tổng thể Ÿ Huy động nguồn lực thử nghiệm phần kế hoạch Ÿ Nếu bạn thuê, mượn hay chỗ với doanh nghiệp khác cộng tác diễn tập sơ tán kế hoạch ứng phó trường hợp khẩn cấp với doanh nghiệp khác tòa nhà Ÿ Tổ chức buổi đào tạo kiến thức để cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên từ xác định cần làm để bước xây dựng kỹ sẵn sàng chuẩn bị để ứng phó thiên tai xảy Ÿ Lồng ghép nội dung ứng phó với tình trạng khẩn cấp vào chương trình đào tạo cho nhân viên Ÿ Rèn luyện tập tình thông qua họp trao đổi với thành viên đội quản lý Tập trung phòng hội thảo để bàn luận trách nhiệm cá nhân cách ứng phó tình trạng khẩn cấp Ÿ Lên lịch cho buổi diễn tập để đội quản lý đội ứng phó thực hành tất chức giống thiên tai xảy Hoạt động thu hút nhiều người tham gia kỹ buổi diễn tập phòng họp Ÿ Diễn tập sơ tán tạm trú Thông báo tất người sõ tán đến khu chuẩn bị sẵn thứ chuẩn bị sẵn sàng để nhân viên thử diễn tập kế hoạch tạm trú chỗ Ÿ Kiểm tra lại điều chỉnh hay thay đổi kế hoạch phương án, cách tiến hành dựa học rút trình tập huấn diễn tập Ÿ Lưu giữ hồ sơ tập huấn Đào tạo thử nghiệm cần thiết để đảm bảo việc áp dụng kế hoạch thành công thiên tai xảy Theo dõi đào tạo thử nghiệm cách hiệu giúp xác định điểm cần bổ sung điều chỉnh Điều quan trọng đào tạo nhân viên cán quản lý rủi ro thiên tai phải phù hợp với vai trị trách nhiệm họ giao tình thiên tai xảy Người lao động Ÿ Tất người lao động cần phải biết cách xử lý có cảnh báo thiên tai Ÿ Tất người lao động cần hiểu rõ kế hoạch khẩn cấp Ÿ Tất người lao động cần biết cách lấy thông tin hướng dẫn trường hợp khẩn cấp từ nguồn nội bên 26 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Cấp quản lý Ÿ Cấp quản lý đóng vai trị quan trọng ứng phó thiên tai cần biết cách lãnh đạo người lao động, kết hợp chặt chẽ với truyền thông quan liên quan khác, định biện pháp ứng phó cần thiết Cán ứng phó tình khẩn cấp Ÿ Người lao động giao trọng trách cụ thể để ứng phó với thiên tai cần đào tạo dành riêng cho họ để đảm bảo họ có kỹ kiến thức Tuy kế hoạch cách thực doanh nghiệp khác nhau, doanh nghiệp có thực tiễn thường thành cơng cơng tác chuẩn bị, ứng phó cứu trợ thiên tai: Ÿ Thực lập kế hoạch trước thiên tai xảy có quy định vãn doanh nghiệp để huy động tham gia người Ÿ Huy động đóng góp tiền mặt vật, sử dụng mạnh doanh nghiệp tổ chức hoạt động cứu trợ cho cộng đồng Ÿ Dựa vào lực chuyên môn địa phương Ÿ Thiết lập xây dựng quan hệ với đối tác tin cậy phi phủ khu vực XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHỤC HỒI SẢN XUẤT, KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP SAU THIÊN TAI Sau thiên tai, nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng khó khăn, ảnh hưởng đến kinh doanh việc làm người lao động Chính vậy, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch khắc phục hậu cách hiệu nhanh chóng để đưa hoạt động kinh doanh trở lại bình thường sớm tốt Về phía quyền tổ chức Hỗ trợ biện pháp giảm thuế, tìm nguồn hỗ trợ từ phủ thiên tai ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Tìm kiếm hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận chương trình vay vốn ngắn hạn dài hạn Hỗ trợ lao động việc làm sau thiên tai Những lao động có khả bị việc sau thiên tai người lao động làm doanh nghiệp bị đóng cửa thiệt hại nặng nề sau thiên tai Lao động tự do, lao động nhập cư theo mùa vụ thường bị ảnh hưởng sau thiên tai Những lao động làm việc khu vực thức phi thức khơng có trợ cấp thất nghiệp Những người sau thiên tai trở thành lao động gia đình Nơng dân đất canh tác hay nguyên vật liệu, dụng cụ để canh tác Cần có chương trình để hỗ trợ việc làm sinh kế cho nhóm lao động 27 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho vấn đề cụ thể sau: Ÿ Vay vốn phục hồi kinh doanh Ÿ Bồi thường bảo hiểm Ÿ Sửa chữa dọn dẹp sau bão lũ Ÿ Xem lại hệ thống điện hệ thống vận hành thiết bị khác Ÿ Dọn dẹp hóa chất độc hại hay vật liệu nguy hiểm sau thiên tai Ÿ Phương án tiếp tục kinh doanh sau thiên tai Ÿ Hỗ trợ người lao động Ÿ Các địa cần thiết cho công tác phục hồi tái thiết Hỗ trợ sức khỏe cho nhân viên Những người trải qua thiên tai cần hộ trợ đặc biệt để phục hồi Ÿ Cung cấp đồ ăn, chỗ nghỉ ngơi giải trí thích hợp Ÿ Cho họ thêm thời gian nhà ðể chãm sóc gia đình cần thiết Ÿ Có sách mở để hỗ trợ tìm kiếm chăm sóc cần thiết Ÿ Tạo cõ hội để nhân viên giãi bày nỗi lo ngại nhý hy vọng Ÿ Trấn an người gia đình họ hỗ trợ tìm cách hỗ trợ họ Sự lo lắng bình an gia đình ảnh hưởng không tốt đến nhân viên trải qua thiên tai Ÿ Ðưa công việc hàng ngày trở lại bình thường Những hoạt động bình thường hàng ngày cơng ty làm cho nhân viên động trở lại giao tiếp xã hội hàng ngày giúp nhân viên hồi phục nhanh sau mát thiên tai Ÿ Tư vấn cần thiết để giúp nhân viên bạn vượt qua nỗi sợ hãi lo lắng (nếu có) Ÿ Khi cần thiết lắng nghe hướng dẫn trường hợp khẩn cấp qua đi, hạn chế xem TV nghe đài phát tạo thêm áp lực cho bạn Ÿ Chăm sóc thân Những nhà lãnh đạo thường có xu hướng chịu đựng áp lực sau thiên tai Sức khỏe phục hồi lãnh đạo quan trọng gia đình nhân viên cơng ty 28 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP Danh mục tài liệu tham khảo: US Homeland Security, Washington, DC 20528, (2004), Ready Business Mentoring Guide , www.ready.gov Institute for Business and Home Safety, (2006), A Disaster Planning toolkit for the Small to Mid-Sized Business Owner, 4775 East Fowler Avenue Tampa, FL 33617, www.ibhs (813) 286 3400 (866) 657 – IBHS (4247) Global Forum for Disaster Reduction (GFDR) and Graduate School of Global Environment Studies, Kyoto University, The Corporate Sector Role in Disaster and Environmental Management: Beyond Corporate Social Responsibility, Draft Version The Public – Private Partnerships for Disaster Management in China Initiative, June 2008, Corporate Engagement in Disaster Preparedness, Response, and Recovery US Homeland Security, Washington, DC 20528, (2004), Preparing Make Sense Get Ready Now , www.ready.gov Department of Commerce, (2010), Business Recovery Guide: Floods Disaster Assistance For Business of all Size, www.sba.gov Disaster Assistance for Homeowners and Renters, www.sba.gov Secure Composition Shingle Roofs, http://www.dasma.com 10 Hazus – MH Flood Model, http://www.fema.gov/plan/prevent/hazus/hz_flood.shtm 11 Training – Emergency Preparedness, http://www.cabinetoffoce.gov.uk/content/training-emergency-preparedness 12 Hội chữ thập đỏ Thành phố Đà Nẵng, 2006, Sổ tay hướng dẫn quản lý thảm họa dựa vào cộng đồng( tài liệu dành cho hội viên, tình nguyện viên) 13 Ban đạo phòng chống lụt bão TW, 2011, Tài liệu hướng dẫn ứng phó khẩn cấp phục hồi sớm( Hướng dẫn ứng phó khẩn cấp phục hồi sớm xẩy bão, áp thấp nhiệt đới, động đất sóng thần) 14 Ban đạo phòng chống lụt bão TW, 2011, Tài liệu hướng dẫn ứng phó khẩn cấp phục hồi sớm ( nguyên tắc chung) 15 Vinatex Đà Nẵng, Kế hoạch ứng phó khẩn cấp 16 Vinatex Đà Nẵng, 2009, Phương án phịng chống bão lụt, tìm kiếm cứu nạn giảm nhẹ thiên tai 29 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP CÁC ĐƠN VỊ CÓ THỂ CUNG CẤP THÊM THÔNG TIN CẦN THIẾT VỀ THIÊN TAI TRUNG TÂM PHÒNG TRÁNH VÀ GIẢM NHẸ THIÊN TAI Địa chỉ: Tầng 4, nhà A9, Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội Tel: 84-437335805 Fax: 84-4 37336647 ed Email: contact@dmc.gov.com Website: www.dmc.gov.vn CỤC QUẢN LÝ ĐÊ ĐIỀU VÀ PHÒNG CHỐNG LỤT BÃO Địa chỉ: nhà A4, Bộ Nông nghiệp & PTNT - Số 2, Ngọc Hà, Hà Nội Tel: (84-4) 3733 5693- Fax: (84-4) 3733 5701 E-mail: pclbtw@fpt.vn Website: www.ccfsc.org.vn TRUNG TÂM DỰ BÁO KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN TRUNG ƯƠNG Địa chỉ: Số 4, Ðặng Thái Thân, Hoàn Kiếm, Hà Nội Ðiện thoại: 84-4-38244918; 84-4-38244916; Fax: 84-4-38244916 Email: met_int@hn.vnn.vn Website: - www.nchmf.gov.vn - www.kttv.gov.vn - www.thoitietvietnam.gov.vn - www.khituongvietnam.gov.vn 30 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 31 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP 32 ... LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP LẬP KẾ HOẠCH SẴN SÀNG ỨNG PHĨ TRONG TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP TRONG DOANH NGHIỆP 3.1 NHỮNG BƯỚC QUAN TRỌNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH PHỊNG NGỪA VÀ ỨNG PHĨ THIÊN TAI CỦA DOANH NGHIỆP... RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP MỤC LỤC Trang Giới thiệu Khái niệm quản lý rủi ro thiên tai (QLRRTT) doanh nghiệp Tăng cường quản lý rủi ro thiên tai. ..TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ RỦI RO TRONG DOANH NGHIỆP NHĨM BIÊN SOẠN Tơ Kim Liên