1 ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 1 1 Một số khái niệm 1 1 1 Khái niệm “Quản lý” Quản lý được hiểu là sự tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến khách thể qu.
ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm “Quản lý” Quản lý hiểu tác động có định hướng, có chủ đích chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt đến hiệu xác lập cách vận dụng hoạt động kế hoạch hóa, tổ chức, đạo, kiểm tra 1.1.2 Khái niệm “Thời gian” Thời gian thuật ngữ dùng phổ biến đời sống Hiểu cách đơn giản theo đời thường thời gian tài sản người sống mà người có người bắt đầu tồn Hiểu theo thông thường, thời gian nguồn tài sản mà người có giống ngày có 24 giờ, tháng có 30 ngày, năm có 12 tháng Thời gian tồn bên người người quản lý cách hiệu Tóm lại, hiểu: Thời gian mức độ lâu dài hành động mà người thực hoạt động quản lý cách chủ động” 1.1.3 Khái niệm “Quản lý thời gian” Quản lý thời gian trình lập danh sách điều phải làm, nguyên tắc thực thời gian biểu, đảm bảo việc thực theo kế hoạch, khơng bị lãng phí thời gian + Quản lý thời gian hiểu việc chia nhỏ phần công việc cần làm xếp chúng vào khoản thời gian định, phù hợp với nhịp sống ngày người 1.1.4 Khái niệm “Kỹ quản lý thời gian” Kỹ quản lý thời gian hiểu khả năng, kinh nghiệm, mức độ thành thạo việc lập danh sách điều phải làm, nguyên tắc thực thời gian biểu, đảm bảo việc thực theo kế hoạch, không bị lãng phí thơi gian điều kiện hồn cảnh định + Về bản, kỹ quản lý thời gian hiểu quản lý mình, cách điều khiển hành động cho hợp lý với kế hoạch định sẵn, điều chất ý nghĩa kỹ đặc biệt Để đánh giá việc quản lý thời gian hiệu quả, không nên xét tốc độ hồn thành cơng việc, mà cịn cần xét mức độ hiệu chúng - Yếu tố quan trọng hết - Quy trình quản lý thời gian việc lựa chọn, xếp bước tiến hành quản lý thời gian cách hiệu 1.1.5 Mục đích yêu cầu quản lý thời gian a Mục đích Stress: Rèn luyện khả định giảm bớt áp lực, hạn chế thói quen xấu Balance: Tăng lượng thời gian riêng tư cho cá nhân, tăng niềm vui công việc Productivity: Tăng hiệu suất làm việc cá nhân tập thể Nâng cao sức sáng tạo Goals: Dự trù nhiều việc cho kế hoạch tương lai giải vấn đề mang tính dài hạn b u cầu quản lý thời gian - Ln có kế hoạch chủ động - Ln có quỹ thời gian dự phịng - Khơng trì hỗn cơng việc phức tạp hóa vấn đề - Chủ động nhận hoạc từ chối công việc - Ngăn nắp lưu trữ cẩn thận (công cụ 5S) * Công cụ 5S: (Seiri - Seition - Seiso - Seiketsu - Shitsuke) • Sàng lọc (Seiri): Có nghĩa phân loại, tổ chức vật dụng theo trật tự Đây bước doanh nghiệp cần làm thực hành 5S Nội dung S1 phân loại, di dời thứ khơng cần thiết, bán tái sử dụng • Sắp xếp (Seiton): Sau loại bỏ vật dụng khơng cần thiết cơng việc tổ chức vật dụng lại cách hiệu theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại • Sạch (Seiso): Thường xuyên vệ sinh, giữ gìn nơi làm việc thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng khu làm việc S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính xác máy móc thiết bị (do ảnh hưởng bụi bẩn) • Săn sóc (Seiketsu): Ln ln kiểm tra, trì 3S Bằng việc phát triển S4, hoạt động 3S cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đặt tiến tới hoàn thiện 5S doanh nghiệp • Sẵn sàng (Shitsuke): Là rèn luyện, tạo nên thói quen, nề nếp, tác phong cho người thực 5S 1.1.6 Nguyên nhân gây lãng phí thời gian - Giao tiếp - Thiếu q nhiều mục tiêu - Làm việc khơng có kế hoạch - Khơng biết nói khơng - Trì hỗn cơng việc - Theo chủ nghĩa hồn hảo 1.2 Vai trò quản lý thời gian hiệu 1.2.1 Giúp chạy nhanh tới thành công Để đến thành cơng nhanh nhất, tốn thời gian cơng sức lộ trình rõ ràng khơng thể thiếu Người có kế hoạch rõ ràng, khoa học đạt thành công nhanh hơn, tốt so với người khơng có kế hoạch Khơng có kế hoạch, làm theo cảm tính khả gặp thất bại lớn Với quy trình quản lý thời gian khoa học, tự tin thực kế hoạch Chúng ta cảm nhận đường bước tới thành công ngắn lại kế hoạch dần hoàn thành, đạt thành công bước 1.2.2 Giảm áp lực công việc Khi công việc tải người dễ rơi vào tình trạng mệt mỏi, chán nản Điều làm giảm suất làm việc ảnh hưởng tới định thân Quản lý thời gian tốt giúp bạn giảm áp lực công việc Khi công việc phân bổ thời gian hợp lý khơng bị rơi vào tình trạng tải 1.2.3 Nâng cao suất, hiệu làm việc Người có khả quản lý thời gian tốt hồn thành cơng việc cách khoa học, thời hạn với chất lượng tốt Ngược lại, người quản lý thời gian, làm việc theo cách “nước đến chân nhảy” ln tình trạng bất mãn, chạy đua với cơng việc làm cho kết đêm lại không đạt mong muốn Tối ưu thời gian làm việc tối ưu sức lao động thân Chúng ta có cơng việc thoải mái hơn, dễ dàng đem lại hiệu cao Quản lý thời gian thông minh tạo nên điểm nhấn cho cá nhân, làm cho thân khác biệt với người khác 1.2.4 Tạo cân cho sống Mỗi ngày có 24 phải sử dụng thời gian cho nhiều hoạt động với nhiều đối tượng khác Mất câng sống thời gian dài ảnh hưởng tiêu cực tới sống tinh thần người Mệt mỏi, stress liên tục tiêu diệt lượng tích cực Con người khơng thể bỏ cơng việc, khơng thể bỏ gia đình, khơng thể bỏ thân Làm việc cần giải trí, nghỉ ngơi, tương tác với người đôi lúc cần khoảng thời gian riêng Quản lý thời gian tốt giúp bạn cân sống: cơng việc, sống gia đình, cá nhân, làm việc nghỉ ngơi… 1.2.5 Hạn chế thói quen xấu thân Trì trệ, trì hỗn cơng việc thói quen xấu Nó khơng ảnh hưởng đến cá nhân bạn mà ảnh hưởng đến người xung quanh Việc lên thời gian biểu phù hợp, giúp bạn hạn chế thói quen khơng tốt, biết nói “khơng” với cơng việc khơng cần thiết Ngồi ra, quản lý tốt thời gian cịn tạo động lực cho làm công việc lớn 1.3 Quy trình quản lý thời gian 1.3.1 Thiết lập phân loại danh mục công việc * Phân loại danh mục công việc: - Công việc phục vụ nhu cầu cá nhân - Công việc phục vụ cho học tập, công tác - Công việc dành cho xã hội liên quan đến gia đình, sở thích * Mục đích bước này: - Mơ tả chi tiết xác cách sử dụng thời gian - Hạn chế thói quen dùng thời gian sai - Đảm bảo danh mục công việc khả thi - Giúp công việc hoàn thành hạn, tăng khả ước đinh thời gian * Trong bước gồm bước nhỏ: Bước Lập danh mục công việc vào cuối ngày trước đầu ngày Bước Ước lượng số cơng việc làm ngày Bước Lựa chọn việc ưu tiên hàng đầu làm trước thời gian lại dành cho việc ưu tiên Bước Linh hoạt việc thay đổi danh mục công việc cần thiết 1.3.2 Thiết lập mục tiêu phù hợp * Vai trò thiết lập mục tiêu phù hợp - Tập trung giải công việc quan trọng, hạn chế tập trung vào công việc không quan trọng, không phục vụ cho việc đạt mục tiêu cá nhân - Giúp xác định bước thực hay giải pháp cụ thể tiên hành thực thi công việc - Tạo động lực phấn đấu - Tiết kiệm thời gian - Giải vấn đề, đạt hiệu cao, đạt hài lòng thành viên nhóm hay tổ chức * Trong bước gồm có bước nhỏ: Bước Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART Bước Định kì xem xét mục tiêu theo ba nhóm: Mục tiêu chính, mục tiêu hỗ trợ, mục tiêu nên có Bước Định kì xem xét mục tiêu cho phù hợp (các mục tiêu có thực tế khơng? Có cịn phù hợp không?) Bước Phân chia mục tiêu lớn thành mục tiêu nhỏ, cụ thể để xác định mức độ ưu tiên Ví dụ: Đạt B1 tiếng Anh vòng năm tới (2022) cách học trung tâm, tự học ngày học qua Internet * Bước 1: Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART Speficic - cụ thể: Đạt B1 tiếng Anh vòng năm Measurable - đo lường được: Bằng B1 tiếng Anh Attainable - khả thi: Học trung tâm, tự học, học qua mạng, phù hợp với thân yêu cầu xã hội Realistic - thực tế: Nhằm giúp đủ điều kiện trường xin việc sau Timely - thời gian: Mục tiêu cần đạt năm trước tháng 12 năm 2022 * Bước 2: Phân loại mục tiêu - Mục tiêu chính: Đạt B1 tiếng Anh - Mục tiêu hỗ trợ: Trong Nghe: 5.0; Nói: 4.0; Đọc: 6.0; Viết: 5.0 - Mục tiêu nên có: Học trung tâm, tham gia câu lạc tiếng Anh, tự học ngày học qua Internet 1.3.3 Phân bổ thời gian nguồn lực Chúng ta cần chắn phần lớn thời gian dành cho công việc quan trọng khơng cấp thiết Đưa tiêu chí quan trọng thân liên quan nhiều đến mục tiêu Sắp xếp công việc theo tiêu chí này: Quan trọng/ khơng quan trọng; Khẩn cấp/ Không khẩn cấp Sử dụng công cụ thiết lập độ ưu tiên như: phương pháp Eisenhover, ma trận Prioritization matrix… 1.3.4 Xây dựng kế hoạch hành động Có thể kể đến số công cụ sau: * Cách 1: Lập kế hoạch sử dụng công cụ 5W2H(Why, What, Who, When, Where, How, How much): Bước Lập danh sách công việc cần làm sử dụng công cụ 5W2H Bước Quyết định trình tự giải cơng việc cần làm Bước Phân bổ thời gian tính thời lượng cho cơng việc Bước Mô tả kết đạt cho cơng việc Ví dụ: Cải thiện trình độ tiếng Anh đạt ielts 6.5 B1: Lập danh sách việc cần làm Why: học tiếng anh có lợi ích: trường hạn, có hội làm việc mơi trường tốt, sống mơi trường nước ngồi Who: thân What: đánh giá lực thân tìm phương pháp học phù hợp cho thân When: thời gian nghỉ hè vòng tháng Where: trung tâm, nhà How: học hỏi từ sách vở, bạn bè, thầy cô How many: cần khoảng 20 tr cho khóa học trung tâm B2: Quyết định trình tự giải cơng việc cần làm + Xác định lực học thân + Xác định phương thức học + Xác định phương pháp học phù hợp cho thân B3: Phân bổ thời gian tính thời lượng cho cơng việc + Đi học tiếng vào thời gian hè + Ngày học trung tâm + Tối dành 30p học từ mới, 30p học ngữ pháp + Đặt app quản lý thời gian app học tiếng anh + Sau tuần test lại thân trình độ học đến đâu, tìm ưu khuyết điểm thân sau khắc phục B4: Mơ tả kết cần đạt công việc + Sau tháng học, trình độ tính anh đạt 6.5 ielts + Cải thiện trình độ giao tiếp * Cách 2: Lập kế hoạch theo mô hình STARS Steps - Các bước thực Timing - Thời gian Assignment - Người thực Responsibility - Người chịu trách nhiệm Success Criteria - Tiêu chí thành cơng Ví dụ: Cải thiện trình độ tiếng Anh đạt ielts 6.5 O Steps - Các bước công việc Bước 1: xác định lực học tiếng anh thân Test trình độ thân vơ quan trọng vì: • Bạn biết đâu biết cần đâu • • Xác định trình độ tiếng anh bạn biết cần Biết đâu bạn có chiến thuật riêng cho để đạt hiệu tốt Bước 2: Lựa chọn phương thức học, nguồn học: • Lựa chọn nguồn học uy tín: sách Hack não, 3000 từ điển tiếng anh, xem phim tiếng anh, app doulingo… Bước 3: Xác định phương pháp học: • Mỗi ngày dành 30 phút học kèm 1-1 cho bạn yếu (trau dồi ngữ pháp, từ vựng, kiểm tra mới) 30 phút rèn luyện bốn kỹ ( nghe, nói, đọc, viết) 30 phút học thuộc từ • Sau tuần, có kiểm tra đánh giá lực củabarn thân, từ đưa ưu nhược điểm để khắc phục Bước 4: Đánh giá kết học tập thân Sau tuần, nhóm tổng kết việc làm, chưa làm được, đánh giá tiến thân O Timing Thời gian: tháng O Assignment – Người thực hiện: thân O Responsibility – Người chịu trách nhiệm: thân O Success Criteria – Tiêu chí thành cơng: đạt 6.5 ielts xa 1.3.5 Triển khai thực kế hoạch Sau xây dựng quy trình quản lý thời gian hồn chỉnh đưa tiến hành thực theo kế hoạch mà xây dựng theo quy trình quản lý thời gian Kế hoạch cần thực nghiêm túc, theo kế hoạch định để đạt hiệu - Ghi lại suy nghĩ, hành động - Tận dụng thời gian chế để làm số việc - Tạo cho tính kỉ luật thói quen - Loại bỏ thói quen xấu thói quen tốt - Học cách nói “khơng” - Từ bỏ tư tưởng trì hỗn 1.3.6 Đánh giá Trong q trình thực quy trình quản lý thời gian cần thực đánh giá hiệu quy trình quản lý, đồng thời rút kinh nghiệm, đánh giá ưu điểm, hạn chế quy trình Từ đưa giải pháp nâng cao hiệu thực quy trình tốt 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý thời gian 1.4.1 Yếu tố chủ quan - Sức khỏe, tình cảm thân: Yếu tố sức khỏe tác động ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian người, sức khỏe tảng để thực cơng việc, nhiên sức khỏe không bảo đảm thực cơng việc, từ làm chậm tiến độ hồn thành cơng việc, quản lý thời gian khơng hiệu Sức khỏe tốt đẩy nhanh tốc độ hồn thành cơng việc, chất lượng cơng việc hiệu + Tình cảm thân tác động đến hiệu quản lý thời gian, tình cảm tốt, chất lượng hồn thành cơng việc nhanh Tuy nhiên tình cảm khơng tốt ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc, hiệu quản lý thời gian - Cách tư duy, kiên nhẫn: + Cách tư người khác nhau, tư tốt hiệu quản lý thời gian nhanh hơn, xử lý công việc nhanh ngược lại, tư không tốt mức độ hồn thành cơng việc chậm Chính mà cách tư tác động trực tiếp tới hiệu quản lý thời gian + Công việc hồn thành hay khơng, có tiến độ hay không phụ thuộc vào kiên nhẫn người Nhiều người khơng có kiên nhẫn thực theo kế hoạch đề ngược lại - Thời gian chưa phù hợp để bị phân tâm yếu tố, gây xao nhãng, trì hỗn, làm nhiều việc lúc: Đây yếu tố tác động trực tiếp tới hiệu quản lý thời gian Nếu bị phân tâm, xao nhãng khó hồn thành mục tiêu hạn Hoặc làm nhiều việc lúc chất lượng hoạt động khơng cao, điều ảnh hưởng đến hoạt động quản lý thời gian 1.4.2 Yếu tố khách quan Cơng cụ tiện ích để quản lý thời gian: Đây yếu tố tác động đến q trình thực cơng việc, cơng cụ yếu tố cần thiết để thực công việc, thiếu công cụ công cụ không bảo đảm tác động trực tiếp tới hiệu thực cơng việc ngược lại Những tiện ích yếu tố tác động đến trình thực công việc, ảnh hưởng đến hiệu quản lý thời gian Yếu tố gây xao nhãng, phân tâm: Đó tác động yếu tố ngồi mơi trường kinh tế, trị, xã hội, văn hóa…tác động trực tiếp tới chủ thể thực công việc, điều gây xao nhãng, phân tâm ảnh hưởng đến hiệu quản lý thời gian Trong môi trường đầy biến động yếu tố tác động mạnh mẽ đến hồn thành cơng việc theo kế hoạch, làm chậm nhanh hơn, nhiên ảnh hưởng đến thời gian hồn thành cơng việc 1.5 Một số mơ hình quản lý thời gian hiệu 1.5.1 Nguyên tắc SMART Nguyên tắc Peter Drucker, cha đẻ quản lý đại đưa ra, thuộc thể loại quản lý theo mục tiêu, ban đầu hướng đến doanh nghiệp tổ chức, sau mở rộng sang áp dụng tự quản cá nhân S - Specific (cụ thể), nghĩ xem liệu kế hoạch hành động bạn có đủ rõ ràng để đạt mục tiêu không? M - Measurable (có thể đo lường), nghĩ xem nên dùng để đo lường xem mục tiêu thành thực hay khơng? Nói cách khác, mục tiêu bạn tốt nên dự đốn khách quan, thay chủ quan từ phía bạn A - Achievable (có thể thành thực), mức độ khả thi nghĩ mục tiêu? R - Relevant (tính tương quan), suy nghĩ việc liệu mục tiêu có liên quan đến mục tiêu khác hay không 10 T - Time-related (Thời gian thực hiện), lên kế hoạch dòng thời gian, bắt đầu? Khi kết thúc? Giai đoạn lại nút thắt quan trọng kế hoạch? => Một mục tiêu tiêu chuẩn cần đáp ứng yếu tố 1.5.2 Nhật kí phong cách Cửu cung (9 ô vuông) Phương pháp tới từ tác gia người Nhật Bản Satoh Den, ông chia ngày làm vng, vng viết ngày tháng, thời tiết, ô vng cịn lại viết mục tiêu kế hoạch DIY 1.5.3 Mơ hình PDCA Mơ hình đề xuất lần Tiến sĩ Walter Andrew Shewhart, chuyên gia quản lý chất lượng Hoa Kỳ, chúng chữ bốn từ Plan, Do, Check Action, tương ứng với mục tiêu, thực hiện, kiểm tra sửa chữa Làm chuyện gì, cần có cho kế hoạch (P), sau thực (D), đồng thời kiểm tra xem có vấn đề xảy q trình chấp hành hay khơng (C) Cuối phân tích nguyên nhân xảy vấn đề, đồng thời đề xuất phương sách để cải tiến, có hành động (A), thơng qua khơng ngừng điều chỉnh, trình cải thiện theo thời gian, cuối bạn đạt bước nhảy vọt chất 1.5.4 Quy tắc góc phần tư Đây lý thuyết quản lý thời gian nhà khoa học quản lý tiếng Stephen Covey đề xuất Căn theo mức độ khẩn cấp quan trọng việc, chia chúng thành bốn mức độ, tương ứng với góc: Quan trọng khẩn cấp; quan trọng không khẩn cấp Khẩn cấp không quan trọng; không quan trọng không khẩn cấp Lúc này, việc mà bạn cần làm ưu tiên việc quan trọng nhất, đừng lãng phí thời gian vào việc vơ bổ 1.5.5 Danh sách thời gian vụn vặt Thời gian vụn vặt khoảng thời gian ngắn ngủi, thường không 15 phút, hầu hết chúng xảy "ngồi ý muốn", khó để lên kế hoạch xác trước 11 Những khoảng thời gian vụn vặt không nằm kế hoạch bạn, chúng phận quan trọng cấu thành nên thời gian ngày Vì vậy, dành khoảng nửa tiếng để viết danh sách khoảng thời gian vụn vặt mình, nghĩ xem khoảng phút, phút hay 10 phút, 13 phút… bạn làm Nhớ rằng, thời gian vụn vặt ít, việc xếp phải 12