Tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng tại công ty cổ phần quốc tế phong phú

Với cơ hội được thực tập tại bộ phận Quản lý đơn hàng tại phòng PPJ 3 thuộc Công ty Cổ Phần Quốc Tế Phong Phú, nhóm tác giả đã được tìm hiểu công tác quản lý đơn hàng và cáccông việc cụ

Trang 1

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH CÔNG NGHỆ MAY

TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC

Trang 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ MAY

TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ

PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ

SVTH: Trần Thị Hằng - MSSV: 18109016

Đặng Thị Ngọc Hân - MSSV: 18109017

TP HCM – 2022

Trang 3

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ MAY

TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ

Trang 4

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊNQUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ”, lời đầu tiênnhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn tới đến quý thầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp HồChí Minh Cảm ơn thầy cô đã tận tâm truyền thụ những kiến thức và kinh nghiệm quý giátrong quá trình học tập và nhiệt tình giúp đỡ nhóm tác giả thực hiện đề tài Nhóm tác giả cũngxin chân thành cảm ơn phòng thư viện đã cung cấp tài liệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi đểnhóm hoàn thành đồ án này

Đặc biệt, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến cô Lê QuangLâm Thúy - đã tận tình hỗ trợ nhóm có cơ hội được trải nghiệm thực tế công tác Quản lý đơnhàng tại phòng PPJ 3, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Đồng thời, cảm ơn cô đã tận tâmhướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành đề tài

Nhóm tác giả không thể không nhắc đến sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Công ty

Cổ phần Quốc tế Phong Phú đã tạo điều kiện cho nhóm được tiếp xúc thực tế trong suốt quátrình trải nghiệm tại công ty Đặc biệt, xin cảm ơn sâu sắc tới anh Võ Thế Bảo - phòng Nhân

sự, chị Phan Thị Vĩnh Trân - Trưởng phòng kinh doanh PPJ 3 và các anh chị cùng phòng đãkhông ngần ngại dành thời gian quý báu của mình để hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc vànhững tài liệu thực tế được phòng cung cấp đã giúp nhóm có cơ sở hoàn thành đề tài này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng thời gian có hạn, trình độ kỹ năng bản thân cònnhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý, nhận xétquý thầy cô và các bạn

Một lần nữa nhóm tác giả gửi lời chúc sức khỏe và thành công trong công việc đến quýthầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp HCM, ban lãnh đạo và tập thể anh chị nhân viênCông ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, cô Lê Quang Lâm Thúy và chị Phan Thị Vĩnh Trân!

Trang 5

TÓM TẮT NỘI DUNG ĐỀ TÀI

Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú là một trong những doanh nghiệp may mặc lớn,kinh nghiệm sản xuất lâu năm và có vị thế trên thị trường xuất khẩu hàng may mặc tại ViệtNam Công ty đã được vinh danh “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành may ViệtNam” do Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam và Hiệp Hội da giày ViệtNam phối hợp tổ chức Để quy trình thực hiện đơn hàng diễn ra suôn sẻ, Bộ phận Quản lý đơnhàng đóng vai trò cực kì quan trọng, là trung gian truyền tải thông tin đến các bộ phận kháctrong công ty, xử lý các vấn đề gây gián đoạn quá trình thực hiện đơn hàng, đảm bảo tất cả yêucầu của khách hàng Ngoài ra, công tác quản lý đơn hàng giữ vai trò thiết lập, duy trì mối quan

hệ với khách hàng, đảm bảo doanh thu và là vị trí chủ chốt trong sự phát triển của doanhnghiệp

Vì thế, nhóm tác giả đã chọn thực hiện đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆCCỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONGPHÚ” Đề tài này là cơ sở kiến thức thực tế có thể áp dụng vào sự phát triển của ngành maymặc, góp phần nhỏ cập nhật thực tiễn công tác Quản lý đơn hàng tại các Doanh nghiệp maytrong thời đại công nghệ mới

Thông qua quá trình trải nghiệm thực tập hơn một tháng tại Công ty Cổ phần Quốc tếPhong Phú ở phòng PPJ 3, một số nội dung chính nhóm nghiên cứu đã chỉ ra:

tác quản lý đơn hàng

SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022

Trang 6

 Giao hàng và theo dõi thanh toán từ khách hàng

Qua đề tài sinh viên có thể nắm được các kiến thức cơ bản về công việc của nhân viênQuản lý đơn hàng Hiểu được quy trình theo dõi một đơn hàng từ quá trình thực hiện phát triểnmẫu tới triển khai sản xuất đại trà Bên cạnh đó, đề tài cung cấp tư liệu thực tế góp phần bổ trợkiến thức môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” Đề tài còn là cơ sở để sinh viên so sánhthực tế giữa các công ty, từ đó có những đề xuất cải thiện quy trình tốt hơn, hỗ trợ sự phát triểndoanh nghiệp

Trang 7

The Phong Phu International Joint Stock Company is one of the large garmententerprises in Vietnam with long-term production experience and a position in the garmentexport market Saigon Economic Times, Vietnam Textile and Garment Association, andVietnam Leather and Footwear Association have honored the company as one of the "Top 10comprehensive typical enterprises of Vietnam's garment industry" To ensure the orderfulfillment process runs smoothly, the Merchandiser Department plays an extremely crucialrole, acting as an intermediary to relaying information to other departments of the company,resolving any interruptions in the order fulfillment process, ensuring that all customerrequirements are met As well as establishing and maintaining relationships with customers, italso ensures revenue and plays a key role in company growth

Therefore, the authors chose "FIND OUT HOW THE WORKING PROCESS WORK

OF THE MERCHANDISERS AT PHONG PHU INTERNATIONAL JOINT STOCKCOMPANY" This article provides practical knowledge that can be applied to the garmentindustry, making a small contribution to updating the practice of merchandise at garmententerprises in the new technology era

After an internship experience of more than a month at Phong Phu International JointStock Company in PPJ Room 3, the following main aspects of the research team wereobserved:

merchandisers

Trang 8

 Monitor progress, quality and inspection.

As a result of the topic, students gain a basic understanding of merchandisers' work.Identify and understand the process of tracking an order from development of a prototype tomass production implementation Additionally, the topic provides practical materials thatcontribute to the knowledge of "Merchandiser of the garment” Students can also use the topic

to compare the reality of different companies, resulting in suggestions for better processimprovement

Trang 9

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 Bảng giải thích một số thông tin có trong bảng “Costsheet Summary” 39

Bảng 3.2 Ưu, nhược điểm hệ thống WFX 61

Bảng 3.3 Ưu, nhược điểm phần mềm PPJ Garment Development 62

Bảng 3.4 Bảng quy trình công việc của nhân viên quản lý đơn hàng 68

Bảng 3.5 Công tác đối ngoại với các phòng ban liên quan 126

Bảng 3.6 Một số sự cố phát sinh 130

Trang 10

DANH MỤC HÌNH VẼ

Logo Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 8

Văn phòng chính Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 9

Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 12

Sản phẩm được sản xuất Công ty CPQT Phong Phú 16

Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp may 23

Cơ cấu nhân sự phòng PPJ3 24

Giao diện đăng nhập hệ thống World Fashion Exchange 27

Logo hệ thống World Fashion Exchange (WFX) 28

Giao diện WFX dành cho nhân viên quản lý đơn hàng 32

Miền Catalog - Catalogs để tạo mã hàng 33

Chọn mã hàng mới click lệnh “New” 33

Thông tin cần điền sau khi tạo mã hàng mới 33

Thông tin NPL cần tạo mã hàng 34

Techpack sau khi được điền đầy đủ các thông tin 34

Đi đến “Style creen” để tạo BOM 35

Thực hiện lệnh chọn bảng “Cost sheet” đã được tạo và duyệt 35

Bảng BOM sau khi tạo của một mã hàng 35

Tình trạng NPL của mã hàng khi chọn lệnh “Material Status” 36

Bảng Size Break Down của một mã hàng 37

Bảng Size Break Down sau khi được duyệt 37

Mục “Costing” tạo giá nội bộ cho mã hàng 38

Nhập và chọn các thông tin sau khi chọn “Costing” 38

Một số thông tin bắt buộc điền 39

Thông tin cần điền nếu có 39

Bảng Costing của mã hàng sau khi hoàn tất các thao tác 40

Thao tác gửi Costing phê duyệt 40

Giao diện bảng Costing được chấp nhận phê duyệt 41

Chọn lệnh “New” để tạo Buyer Costing 41

Nhập các thông tin theo yêu cầu theo mã hàng 42

Chọn phần trăm giá bán theo yêu cầu mã hàng 42

Chọn lệnh “Approve” để gửi Bảng Buyer Costing gửi đi duyệt 43

Bảng Buyer Costing có thể lưu dưới nhiều dạng khác nhau 43

Giao diện thông tin mục Header tạo New Order 44

Giao diện thông tin mục Article details tạo Order 44

Thông tin mục Additional Charges tạo Order 45

Giao diện PO sau khi tạo hoàn tất 45

Đơn đặt hàng đã được phê duyệt 46

Trang 11

Chọn “Chargebacks” để tạo thông báo 46

Các thông tin hiển thị sau khi tạo thông báo 47

Thông tin chi tiết nhập hàng của kho tổng 47

Thông tin hiển thị khi tạo lệnh cấp phát 48

Các bước tạo thông tin thanh toán 48

Giao diện khi đã hoàn thành thanh toán 49

Giao diện thông tin thanh toán có thể điều chỉnh 49

Hóa đơn sau khi chuyển tiền 50

Giao diện phần mềm PPJ Garment tại miền “Sample Forecast” 51

Ví dụ chi tiết số lượng mẫu cho mỗi chủng loại 51

Kiểm soát quá trình thực hiện mẫu 52

Chọn lệnh “Copy exist SR” 52

Thông tin mã hàng cần tìm 53

Nhập thông tin tạo yêu cầu may mẫu để tạo SR Code 54

Tạo thông tin NPL may mẫu 55

Tiến độ xác nhận thông tin từ các bộ phận 55

Giao diện trước khi yêu cầu mẫu 56

Giao diện sau khi yêu cầu mẫu thành công 56

Hiển thị thông tin và tình trạng mẫu 57

Tiến độ mẫu ở giai đoạn may mẫu 58

Tiến độ mẫu ở giai đoạn wash mẫu 58

Tiến độ mẫu đang trong giai đoạn hoàn tất 59

Mẫu gửi về nhân viên QLĐH từ bộ phận hoàn tất 59

Thông tin góp ý của khách hàng chuyển đến các bộ phận 60

Báo cáo sau mỗi mã hàng 60

Sơ đồ các giai đoạn phát triển sản phẩm may 63

Biểu mẫu kế hoạch hoạt động của khách hàng theo các mùa 73

Đơn đặt hàng khách hàng White house Black market 75

Hình vẽ mô tả mặt trước, mặt sau 76

Hướng dẫn quy cách may 77

Hướng dẫn in/ thêu 78

Hướng dẫn sử dụng nguyên phụ liệu 79

Bảng thông số kích thước 80

Góp ý các mẫu 81

Ví dụ về bảng TnA 84

Ví dụ giấy chứng nhận Oeko-tex 100 87

Bảng Fabric Data Sheet do NCC vải gửi 89

Biên bản In-house Lab Test Report 92

Trang 12

Ví dụ về Indent List 95

Đơn đặt hàng được tạo trên hệ thống WFX 96

Sơ đồ quy trình báo giá cho khách hàng 99

Ví dụ về bảng tính giá nội bộ 100

Quy trình phát triển và theo dõi mẫu wash, fit 102

Mặt trước thẻ bài 106

Mặt sau thẻ bài 107

Khách hàng phản hồi về mẫu wash 111

Khách hàng phản hồi về mẫu phát triển 112

Hướng dẫn đóng gói 120

Thông tin xuất hàng 122

Thông tin chi tiết đơn hàng gửi cho bộ phận xuất nhập khẩu 122

Hình ảnh bề mặt nút bị dính keo 133

Hình ảnh nhân viên QLĐH mail gửi thông tin lỗi tới NCC 134

Hình ảnh nút bị trầy xước 135

Hình ảnh nhân viên QLĐH mail gửi thông tin lỗi tới NCC 136

Trang 13

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Ký hiệu Cụm từ đầy đủ Nội dung

cung cấp

16

Bộ phận nghiên cứu và phát triển

Trang 14

22 TCKT Tiêu chuẩn kỹ thuật

Trang 15

24 TnA Time and Action Kế hoạch sản xuất

Trang 16

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 3

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực trong và ngoài nước 3

1.2 Lý do chọn đề tài 4

1.2.1 Lý do khách quan 4

1.2.2 Lý do chủ quan 4

1.3 Mục tiêu đề tài 5

1.4 Đối tượng nghiên cứu 5

1.5 Giới hạn đề tài 5

1.6 Nội dung nghiên cứu 6

1.7 Phương pháp nghiên cứu 7

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN 8

2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 8

2.1.1 Khái quát về công ty 8

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 8

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý công ty 12

2.1.4 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 15

2.2 Tìm hiểu về công tác Quản lý đơn hàng 17

2.2.1 Khái niệm Quản lý đơn hàng ngành may 17

2.2.2 Các hình thức tổ chức Quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp may 17

2.2.3 Đặc điểm công tác quản lý đơn hàng 19

2.2.4 Các điều kiện trở thành nhân viên QLĐH 20

2.2.5 Vai trò của công tác quản lý đơn hàng 21

2.2.6 Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp 22

Chương 3 QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÓ WASH TẠI PHÒNG PPJ3 24

3.1 Giới thiệu bộ phận Quản lý đơn hàng tại phòng PPJ3 Công ty CPQT Phong Phú 24

3.1.1 Cơ cấu nhân sự 24

3.1.2 Mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng 24

3.1.3 Tiêu chí trở thành nhân viên quản lý đơn hàng 26

3.2 Giới thiệu hệ thống và phần mềm hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên QLĐH 27

3.2.1 Hệ thống World Fashion Exchange (WFX) 27

3.2.2 Phần mềm PPJ Garment Development 50

3.2.3 Ưu, nhược điểm của hệ thống WFX và phần mềm PPJ Garment Development 61

3.3 Sơ đồ quy trình phát triển mẫu 62

3.3.1 Sơ đồ quy trình phát triển mẫu 62

3.3.2 Khái niệm các loại mẫu 63

3.4 Tổng quan quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng tại phòng PPJ3 68

Trang 17

3.4.1 Tiếp nhận thông tin đơn hàng 72

3.4.2 Nhận thông tin thực hiện giá, ước tính năng xuất cho đơn hàng 82

3.4.3 Tìm kiếm nhà cung cấp/ tìm kiếm NPL 85

3.4.4 Làm giá 98

3.4.5 Nhận chương trình mẫu và chế thử mẫu 102

3.4.6 Tiếp nhận phản hồi và xử lý 110

3.4.7 Sắp xếp mẫu trước khi sản xuất 113

3.4.8 Công tác triển khai sản xuất đại trà 115

3.4.9 Theo dõi tiến độ, chất lượng và kiểm hàng trước sản xuất 117

3.4.10 Chuẩn bị giao hàng và theo dõi thanh toán từ khách hàng 121

3.5 Lập báo cáo trong công tác QLĐH 123

3.5.1 Sơ lược một số báo cáo trong quá trình thực hiện đơn hàng 123

3.5.2 Nhân viên QLĐH thực hiện báo cáo 124

3.5.3 Một số báo cáo chính từ các bộ phận về bộ phận Quản lý đơn hàng: 125

3.5.4 Mục đích 125

3.6 Công tác đối ngoại 126

3.6.1 Công tác đối ngoại với các phòng ban có liên quan 126

3.6.2 Công tác đối ngoại với khách hàng và nhà cung cấp nguyên phụ liệu 129

3.7 Một số phát sinh trong quá trình làm việc của nhân viên QLĐH 130

3.7.1 Thống kê các sự cố 130

3.7.2 Sự cố 1 132

3.7.3 Sự cố 2 135

3.7.4 Sự cố 3 137

Chương 4 KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 138

4.1 Kết luận 138

4.2 Ưu điểm – Hạn chế 139

4.3 Hướng phát triển đề tài 139

4.4 Kiến nghị 140

TÀI LIỆU THAM KHẢO 141

1 Tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined. 2 Tài liệu trích dẫn 141

Trang 18

LỜI MỞ ĐẦU

Ngành công nghiệp dệt may trong nhiều năm qua luôn là một trong những ngành côngnghiệp xuất khẩu chủ lực mới tại Việt Nam Mặc dù chịu ảnh hưởng nặng nề của đại dịchCOVID - 19 trong 2 năm qua, nhưng các doanh nghiệp dệt may Việt Nam đã vượt lên khókhăn, duy trì đà tăng trưởng tốt trong năm 2021 - 2022 Với sự phát triển của công nghệ kỹthuật, đội ngũ lao động có tay nghề ngày càng chiếm tỉ lệ cao, vừa tạo ra giá trị hàng hóa xuấtkhẩu, vừa đảm bảo nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài nước

Bên cạnh những sự phát triển mới, thực tiễn hiện nay ngành may Việt Nam còn non trẻchưa tận dụng hết được tiềm năng của mình Các ngành công nghiệp phụ trợ còn yếu, nguyênphụ liệu phục vụ cho ngành vẫn phải nhập khẩu Công tác tiếp thị và xúc tiến thương mại vẫncòn hạn chế Công tác thiết kế thời trang, xây dựng và phát triển thương hiệu chưa được chútrọng nhiều Chính vì thế mà nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong quátrình phát triển của các doanh nghiệp may

Với cơ hội được thực tập tại bộ phận Quản lý đơn hàng tại phòng PPJ 3 thuộc Công ty

Cổ Phần Quốc Tế Phong Phú, nhóm tác giả đã được tìm hiểu công tác quản lý đơn hàng và cáccông việc cụ thể từ chính các anh chị công nhân viên tại Quý công ty Nhận thấy được tầmquan trọng trong công tác quản lý đơn hàng, kết hợp và vận dụng kiến thức đã học từ môn

“Quản lý đơn hàng ngành may” trong chương trình đào tạo tại trường Đại học Sư phạm Kỹthuật Tp Hồ Chí Minh, nhóm đã tìm hiểu và thực hiện đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀMVIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾPHONG PHÚ” với mục đích hiểu rõ hơn về thực tiễn công tác quản lý đơn hàng tại doanhnghiệp may

Đề tài báo cáo gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan đề tài

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 3: Quy trình làm việc của Nhân viên Quản lý đơn hàng tại phòng PPJ 3 Công

ty CPQT Phong Phú

Chương 4: Kết luận - đề nghị

Nguồn tài liệu về quy trình quản lý đơn hàng còn hạn chế do tính bảo mật của công ty.Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện đề tài, với điều kiện thời gian, kinh nghiệm và hiểu biết

Trang 19

còn hạn chế của một sinh viên, dù đã có nhiều cố gắng, đề tài vẫn không thể tránh khỏi nhữngsai sót, chúng em rất mong nhận được những góp ý nhận xét chân thành từ bạn bè, anh chị vàquý thầy cô để có điều kiện bổ sung bài báo cáo dần được hoàn thiện hơn.

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Trang 20

Chương 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực trong và ngoài nước

Trong công tác Quản lý đơn hàng nói chung, ngành may nói riêng, quy trình Quản lýđơn hàng của các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn chưa hoàn toàn tối ưu Đối với các doanhnghiệp may có quy mô lớn, số lượng đơn hàng nhiều, phòng ban nhiều, phức tạp, lượng thôngtin cần quản lý lớn Do đó, nhiều doanh nghiệp vẫn luôn không ngừng thay đổi, tìm hiểu cácgiải pháp quản lý đồng bộ một cách tối ưu hóa được các chi phí, thông tin lưu thông được đảmbảo độ chính xác, công tác quản lý đơn hàng diễn ra một cách thuận lợi, giảm thiểu các sự cốphát sinh và đảm bảo yêu cầu khách hàng Góp phần thúc đẩy doanh thu và tăng vị thế công tytrên thị trường

Tính chất mới mẻ của đề tài: Trước đây đã có một số đề tài tìm hiểu về nội dung côngtác Quản lý đơn hàng tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sơn Hà, Công ty Fashion Garment, Tuy nhiên, ở mỗi công ty sẽ có quy trình thực hiện, các công cụ hỗ trợ khác nhau nên việc tìmhiểu quy trình làm việc của nhân viên QLĐH ở công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú vẫn đápứng được tính mới của một đề tài

Ngoài ra, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong phú đã áp dụng thêm các hệ thống, phầnmềm hỗ trợ công tác quản lý đơn hàng để rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất làm việc như:World Fashion Exchange (WFX) từ năm 2020, PPJ Garment Development Software, Vì thế,quy trình quản lý đơn hàng sẽ có nhiều thay đổi và khác biệt

Đối với các mô hình giảng dạy tại các trường học chưa thực sự truyền tải nhiều cácthông tin tư liệu thực tiễn từ các doanh nghiệp may bởi tính bảo mật của từng công ty Khi có

cơ hội được thực tập tại Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, nhóm tác giả thực hiện đề tàinày với mong muốn cập nhật kiến thực thực tiễn chi tiết quy trình Quản lý đơn hàng từ thựchiện phát triển mẫu tới triển khai sản xuất đại trà tại doanh nghiệp may kèm theo các tư liệu,đồng thời giới thiệu một số phần mềm đã được áp dụng để tối ưu hóa quy trình quản lý đơnhàng tại công ty

Tính chất thực tiễn của đề tài: Sau gần một tháng rưỡi thực tập, nhóm tác giả đã hiểu rõquy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng từ giai đoạn tiếp nhận thông tin, phát triểnmẫu, yêu cầu đặt nguyên phụ liệu, làm giá, theo dõi sản xuất và xuất hàng gắn liền với hệthống WFX, phần mềm PPJ Garment Development và các phần mềm hỗ trợ khác Kết quảnghiên cứu đề tài đáp ứng nhu cầu thực tiễn lĩnh vực xã hội: thông qua việc tham khảo, nghiên

Trang 21

cứu, áp dụng quy trình làm việc tại công ty CPQT Phong Phú hỗ trợ sự phát triển doanhnghiệp Ngoài ra, đề tài còn đáp ứng nhu cầu thực tiễn lĩnh vực xã hội là ngoài diễn giải quytrình, nhóm tác giả còn lồng ghép các hình ảnh tài liệu thực tế hỗ trợ công tác tiếp thu kiếnthức môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” và các môn học có liên quan khác.

Độ phức tạp và độ khó: Do tính chất công việc quản lý đơn hàng thuộc phòng kinhdoanh - bộ phận chủ chốt của công ty nên nguồn tài liệu bảo mật, hạn chế dữ liệu có thể đưavào đồ án Trong hơn một tháng rưỡi thực tập, nhóm chưa có nhiều cơ hội va chạm và tiếp xúcthực tế với các vấn đề phát sinh Nhóm không thể tham gia trực tiếp vào các quá trình theo dõiphát triển mẫu và sản xuất, vì thế để hiểu cặn kẽ từng nội dung là một thử thách lớn đối vớinhóm Ngoài ra, kiến thức chuyên ngành về Quản lý đơn hàng là kiến thúc khó và lớn, đòi hỏicần nhiều thời gian thực hành và tiếp thu

1.2 Lý do chọn đề tài

1.2.1 Lý do khách quan

Quản lý đơn hàng ngành may chưa bao giờ là một công việc dễ dàng bởi số lượng đơnhàng khá lớn, các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc là điều không thể tránh khỏi Lúcnày, người quản lý đơn hàng cần phải hiểu rõ những vấn đề phát sinh không đáng có trong quátrình quản lý, đồng thời cũng phải hiểu rõ về quy trình sản xuất, các yêu cầu kỹ thuật của sảnphẩm Chính vì thế mà công việc Quản lý đơn hàng ngành may đòi hỏi người nhân viên cần cókiến thức chuyên ngành thực tiễn, kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp may đóng vai trò

vô cùng quan trọng Đặc biệt là vị trí Quản lý đơn hàng ngành may ngày nay đang thiếu hụtnhân lực Chính vì thế, nhóm tác giả chọn đề tài này nhằm bổ sung kiến thức cho bản thân,song song đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp sau khi ra trường nếu có địnhhướng theo công việc

Mặc dù đề tài không quá mới mẻ nhưng nhóm tác giả có mong muốn tìm hiểu sâu hơn

để có thể so sánh, nhận diện được điểm khác biệt và sự thay đổi trong công việc Quản lý đơnhàng các đề tài qua các năm hoặc các công ty khác nhau để cập nhật thêm kiến thức tài liệu vềngành nghề

1.2.2 Lý do chủ quan

Sau quá trình học tập tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh và cóđược cái nhìn tổng quan hơn về ngành may nói chung, công tác quản lý đơn hàng nói riêng,thông qua môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” được xây dựng theo chương trình đào tạo

Trang 22

bài bản, sinh viên có cái nhìn tổng quan về công việc quản lý đơn hàng ngành may nhưngnhóm tác giả thấy chưa thực sự định hình được vị trí từng công đoạn của công việc.

Khi có cơ hội tham gia tìm hiểu công việc cụ thể trong công tác quản lý đơn hàng tạiphòng PPJ 3, công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, nhóm tác giả mong muốn trau dồi thêmkiến thức thực tế, hiểu rõ hơn từng công đoạn làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng quatừng đơn hàng cụ thể, tìm hiểu những đổi mới cho sự phát triển trong công tác Quản lý đơnhàng ngành may Đồng thời rèn luyện thêm kỹ năng chuyên môn để khi ra trường có cái nhìn

rõ hơn và định hướng vị trí mà mình sẽ làm việc sau khi hoàn thành khóa học tại trường đạihọc

Tìm hiểu một số công tác đối ngoại của nhân viên Quản lý đơn hàng với các bộ phậnliên quan

1.4 Đối tượng nghiên cứu

1.5 Giới hạn đề tài

Trang 23

- Đề tài tìm hiểu các công việc của nhân viên quản lý đơn hàng có wash từ giai đoạn nhậnđơn hàng, phát triển mẫu, giai đoạn sản xuất và xuất hàng của khách hàng White House BlackMarket.

Quản lý đơn hàng ngành may

1.6 Nội dung nghiên cứu

Đề tài tập trung tìm hiểu về:

đơn hàng đến giai đoạn sản xuất đại trà

tác quản lý đơn hàng

gia công đơn hàng ngành may có trong công tác Quản lý đơn hàng

Trang 24

1.7 Phương pháp nghiên cứu

Tìm hiểu công tác Quản lý đơn hàng tại bộ phận Quản lý đơn hàng phòng PPJ 3 công ty

Cổ phần Quốc tế Phong Phú dựa trên những kiến thức lý thuyết đã học môn “Quản lý đơnhàng ngành may” tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh để so sánh với thực

tế tại doanh nghiệp Sau đó tiến hành phân tích, tổng hợp, kết luận bằng các phương pháp:

tác sử dụng các phần mềm liên lạc với các bộ phận liên quan, các vấn đề phát sinh xung quanhquá trình làm việc của một nhân viên QLĐH

sánh với lý thuyết đã học, đồng thời nhận diện các tình huống phát sinh và đưa ra biện pháp xửlý

trong công tác Quản lý đơn hàng

nghiệm, từ đó phân tích kỹ, hệ thống hóa và tổng kết kinh nghiệm cho bản thân

công việc và chia sẻ từ các nhân viên QLĐH, tổng hợp lại kiến thức so sánh với lý thuyết đãhọc để hệ thống một quy trình và kiến thức chuẩn

Trang 25

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú

2.1.1 Khái quát về công ty

Sau khi thành lập, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú được tiếp nhận quản lý hai Nhàmáy May từ Tổng công ty Cổ phần Phong Phú đó là Nhà máy May Phong Phú Guston Molinel

Trang 26

chuyên sản xuất Workwear xuất khẩu sang thị trường Châu Âu và Nhà máy May Jeans XuấtKhẩu chuyên sản xuất hàng Jeans xuất khẩu sang thị trường Mỹ.

Năm 2009, Công ty thành lập thêm nhà máy Wash thời trang tại Quận Thủ Đức và thựchiện đầu tư các dự án khác tại các địa điểm Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh Quảng Trị,Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Bình Thuận, Long An…

Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, là bướcphát triển mới của Tổng Công ty trong lĩnh vực phát triển chuỗi giá trị may mặc - được xácđịnh là ngành cốt lõi của Tổng Công ty Phong Phú

Năm 2014, Tổng công ty tái cấu trúc, đưa toàn hệ thống các công ty con nói chung vàCông ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú nói riêng trở thành nhà sản xuất có chuỗi cung ứng khépkín từ sợi - dệt - nhuộm – may hoàn thiện, đón đầu các hiệp định thương mại tự do, gia tăngnội lực doanh nghiệp và tăng tốc đầu tư

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế mạnh mẽ tại Việt Nam theo

xu hướng hội nhập quốc tế Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú đã không ngừng lớn mạnh

cả về lượng và chất, được đánh giá là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành dệtmay Việt Nam cả về quy mô lẫn hiệu quả hoạt động, đủ sức cạnh tranh và hội nhập với nềnkinh tế trong khu vực và thế giới

Văn phòng chính Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú

(Nguồn: https://www.linkedin.com/company/phong-phu-international-jsc-ppj-/mycompany/)

Trang 27

Tính đến hiện nay, Tổng Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú đã có 7 công ty con và

11 nhà máy trải dài khắp cả nước phục vụ dây chuyền sản xuất chuỗi cung ứng khép kín với hệthống kho tổng được đặt tại 3 vị trí giao thương hàng hóa Bắc Trung Nam

Với lưu lượng đơn đặt hàng ngày càng nhiều, số lượng nguồn nguyên phụ liệu (NPL)lớn, hệ thống kho tổng của công ty được xây dựng để hỗ trợ lưu trữ, điều phối, cung ứng hànghóa đi đến các nhà máy sản xuất nhanh chóng, thuận lợi, ngoài ra còn đảm bảo kiểm soátlượng hàng nhập và xuất, hàng tồn kho sau khi sử dụng Nâng cao hệ thống chất lượng quản

lý, kiểm soát, chủ động sản xuất:

Tiền thân của Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú là một trong những đơn vị thànhviên của Tổng Công ty CP Phong Phú Công ty được thành lập từ năm 2007, là bước phát triểnmới của Tổng công ty về lĩnh vực phát triển chuỗi giá trị may mặc - được xác định là ngànhcốt lõi của Tổng Công ty

Đầu năm 2012 đánh dấu một bước phát triển mới của Công ty khi tiếp tục duy trì vàphát triển lên tầm cao mới các Chi nhánh/Nhà máy đã được xây dựng và đưa vào hoạt độngnhư:

Khu vực I

Khu vực II

Khu vực III

Trang 28

Khu vực IV

Cùng với sự chuyển mình của các ngành công nghiệp nói chung với ngành may mặc nóiriêng, công ty CP Quốc tế Phong Phú cũng đã dần thay đổi công nghệ sản xuất số liệu sangcông nghệ sản xuất Lean tinh gọn, nâng cao năng suất lao động và từ đó thu nhập cho cán bộ -công nhân viên dần được cải thiện Với những kết quả đó, công ty đã làm hài lòng các kháchhàng khó tính trong và ngoài nước Uy tín nâng cao, có nhiều lãnh đạo và các vị khách quý ghéthăm, tham quan và làm việc

Trong năm 5 hoạt động sản xuất và kinh doanh với những thành tựu đạt được, công ty

đã được Bộ Công thương tặng thưởng đơn vị xuất sắc trong nhiều năm liền, sản phẩm đượcnhiều người tiêu dùng đánh giá cao, luôn làm thỏa mãn mọi yêu cầu về thị hiếu của kháchhàng Với những thành quả đạt được, Giám đốc công ty – ông Đặng Vũ Hùng đã được vinh dựUBND Thành phố Hồ Chí Minh trao tặng giải thưởng Doanh nhân trẻ xuất sắc và Doanh nhântiêu biểu Tp HCM lần thứ VII năm 2012

Trang 29

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý công ty

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú

(Nguồn: Phòng Nhân sự)

Diễn giải một số bộ phận trong cơ cấu tổ chức của công ty:

Tổng giám đốc, phụ trách chung và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Công ty từ con

người, tài chính đến các khâu trong sản xuất của doanh nghiệp Trực tiếp phụ trách các đơn vị:Phòng Kế toán Tài Chính, phòng Kinh doanh nội địa, Phòng đầu tư và phát triển, phòng Quản

lý chất lượng và Trung tâm may mặc

Phó tổng Giám đốc, giải quyết các công việc thường xuyên của Công ty trong phạm vi

được Tổng Giám đốc ủy quyền Trực tiếp phụ trách Phòng Hành chính nhân sự

Giám đốc điều hành thứ nhất, chịu trách nhiệm điều hành các công việc thường ngày

của công ty ở các khối văn phòng Tham gia vào quá trình chỉ đạo sản xuất, theo dõi tiến trìnhsản xuất đối với các nhà máy Bên cạnh đó, cũng có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng và giải

Trang 30

quyết các công việc khác theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc Trực tiếp phụ trách các đơn vị:Phòng Kế hoạch sản xuất, Phòng Kỹ thuật, Phòng Xuất nhập khẩu, Bộ phận kho và Nhà máymay Jean xuất khẩu.

Giám đốc điều hành thứ hai, trực tiếp phụ trách và điều hành các hoạt động sản xuất tạiXưởng may Phong Phú Guston Molinel

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ chung của ban điều hành, các phòng ban

b Khối phòng ban

ban, bộ phận sẽ chịu trách nhiệm một mảng công việc chức năng công việc khác nhau nhưng cómối liên hệ mật thiết và phụ thuộc lẫn nhau Đồng thời, cách tổ chức này còn thúc đẩy sựchuyên môn hóa kỹ năng, nâng cao chất lượng

xuất, vận hành bộ máy công ty; tuân thủ quy định của công ty; phối hợp với nhau để quá trìnhsản xuất, kinh doanh diễn ra thuận lợi,…

các bộ phận Sale (Merchandise) – Kỹ Thuật – Kế hoạch – Thu Mua – Sản Xuất – Quản LýChất Lượng – Xuất Nhập Khẩu – Kế Toán Tài Chính Mỗi bộ phận có các nhiệm vụ chính như:

triển các loại mẫu với bộ phận phát triển mẫu; chào giá, đàm phán hợp đồng với khách hàng;theo dõi, quản lý đơn hàng

Trang 31

- Bộ phận Kỹ thuật: có chức năng hướng dẫn và đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của sảnphẩm như tính định mức báo giá đơn hàng, lập danh sách các loại NPL cần cho đơn hàng, địnhmức sản xuất, xây dựng quy trình sản xuất,…

Công ty như phân bổ đơn vị gia công cho đơn hàng, sắp xếp kế hoạch vào chuyền, lập kế hoạchsản xuất đơn hàng,…

triển mẫu nguyên phụ liệu (nếu có); cân đối tồn kho; thương lượng giá cả, hợp đồng với nhàcung cấp; theo dõi đơn hàng; phối hợp các phòng ban liên quan làm các thủ tục giao nhận hànghóa, thủ tục thanh toán; trao đổi với nhà cung cấp các vấn đề về nguyên phụ liệu nếu bị sai,hỏng,…

nguyên phụ liệu; bảo quản và kiểm tra nguyên phụ liệu nếu có lỗi hoặc các vấn đề phát sinh;sản xuất đơn hàng đúng thời hạn,…

sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng đối với từng mã hàng; kiểm các loại mẫu; đảm bảo mọithủ tục và quy trình theo tiêu chuẩn của khách hàng về chất lượng sản phẩm; QC - QualityControl kiểm hàng inline theo các tiêu chuẩn chất lượng và mẫu do nhóm QA duyệt và làm ra

như đảm bảo nguyên phụ liệu và hàng hóa xuất nhập theo đúng kế hoạch của Công ty, soạnthảo, làm các thủ tục xuất nhập khẩu, khai báo hải quan; hỗ trợ, làm việc với bộ phận quản lýđơn hàng chuẩn bị các chứng từ, thủ tục thanh toán, vận chuyển, thông quan hàng hóa cho cácđơn hàng thu mua nguyên phụ liệu nhập khẩu, đơn hàng gia công xuất khẩu; đảm bảo hoạtđộng của chuỗi cung ứng của công ty diễn ra liên tục

hợp, Kế toán ngân hàng, Kế toán công nợ, Kế toán vật tư, thành phẩm, gia công, Kế toán thuchi, kế toán nội bộ, Kế toán giá thành, chi phí, Kế toán kho, Kế toán tiền lương, Thủ quỹ,…

Trang 32

- Phòng Hành chính - nhân sự: có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về hành

chính, nhân sự, kiểm soát và điều phối các hoạt động liên quan đến: Chi phí hành chính,tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách, bảo hiểm, tiền lương,… của toàn Công ty

sản xuất kinh doanh của Công ty

thành phẩm theo yêu cầu của sản xuất

xuất và tình hình của Công ty tại mỗi thời điểm Thực hiện các chức năng: kinh doanh, tiếp thị, quản lý đơn hàng, tìm kiếm thị trường và duy trì, mở rộng khách hàng

trên một chiếc xương sống lớn, giúp cả doanh nghiệp được vận hành trơn tru, hiệu quả Các bộphận đều đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh, sản xuấtcủa doanh nghiệp

2.1.4 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

2.1.4.1 Sản phẩm chính

Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú chuyên gia công xuất khẩu FOB là chủ yếu, sảnphẩm gia công chính là Jeans và hàng dệt kim Công ty tự hào là doanh nghiệp may gia côngxuất khẩu Jeans và các mặt hàng Jeans hàng đầu tại Việt Nam

Công ty hướng đến các khách hàng lớn là các doanh nghiệp bán lẻ tại thị trường Châu

Âu, Châu Mỹ, Châu Á,… Ngoài ra, Phong Phú còn nhận các đơn đặt hàng jeans có yêu cầuphức tạp, số lượng đặt hàng nhỏ vào các thời điểm không quá bận rộn, không bị quá tải đơnđặt hàng Đây là việc làm nhằm tạo dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp của công ty đến vớicác doanh nghiệp là khách hàng mới và các doanh nghiệp chưa là khách hàng của Phong Phú

Trang 33

Sản phẩm được sản xuất Công ty CPQT Phong Phú

(Nguồn: https://ppj-international.com/ ) 2.1.4.2 Khách hàng truyền thống

Là một doanh nghiệp may chuyên gia công các mặt hàng jeans xuất khẩu, Phong Phú lànhà cung cấp quen thuộc và cũng là lựa chọn hàng đầu với các doanh nghiệp nước ngoài khimuốn tìm kiếm một đơn vị gia công uy tín với chất lượng sản phẩm đi đầu

Các doanh nghiệp nước ngoài là khách hàng thân thiết của Phong Phú gồm AEO(American Eagle Outfits), Express, Esprit, Chico’s, WHBM,… cùng một số doanh nghiệptrong nước (Ninomaxx) Bên cạnh đó, công ty còn sản xuất Jeans phục vụ cho chuỗi cửa hàngriêng mang thương hiệu PP Jeans

Tổng Công ty CP Phong Phú đặc biệt chú trọng tới thị trường nội địa phục vụ tiêu dùngtrong nước nhằm hưởng ứng lời kêu gọi của nhà nước “Người Việt Nam dùng hàng ViệtNam” Công ty đã mạnh dạn thành lập Công ty cổ phần Quốc tế Phong Phú để đẩy mạnh thị

Trang 34

trường nội địa Hiện nay sản phẩm mang thương hiệu của Phong Phú như: POP, Enriche,Town Streets, Jolie Maison,… đã xuất hiện hầu hết các vùng miền trong cả nước và đượcnhiều người tiêu dùng ưa chuộng do tính thời trang, giá cả phù hợp, chất lượng vượt trội Bêncạnh đó, Công ty CP Quốc Tế Phong Phú (PPJ) cũng chuyên sản xuất dòng hàng Jeans, Khaki,Thun Thị trường xuất khẩu là Mỹ và Châu Âu.

2.2 Tìm hiểu về công tác Quản lý đơn hàng

2.2.1 Khái niệm Quản lý đơn hàng ngành may

Quản lý đơn hàng ngành may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việcvới khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồncung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng, cho đến khi hoàn thànhsản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã ký kết trênhợp đồng với giá cả đã thỏa thuận

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung, lĩnh vực ngành may nói riêng, quản lýđơn hàng là một vị trí có nhiệm vụ quan trọng, quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng

từ khâu bắt đầu tạo đơn đến khi hoàn tất Quản lý đơn hàng là cầu nối giữa khách hàng và nhàmáy, dung hòa giữa hai bên, đáp ứng yêu cầu khách hàng, tiếp nhận thông tin nhanh nhất từphía khách hàng về nhà máy và các bộ phận liên quan Quản lý đơn hàng là người theo dõichịu trách nhiệm về đơn hàng của khách hàng đảm bảo chất lượng hàng từ khâu nguyên liệuđến khi ra thành phẩm và giao cho khách hàng

2.2.2 Các hình thức tổ chức Quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp may

2.2.2.1 Hình thức quản lý trực tuyến

Là hình thức mà bộ phận quản lý sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm sẽchịu trách nhiệm quản lý một đơn hàng của khách hàng nhất định Đứng đầu nhóm là trưởngnhóm, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàng nào, mà chỉ theo dõi, giám sát côngtác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quátrình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể giải quyết được

2.2.2.2 Hình thức quản lý theo chức năng

Là hình thức mà đơn vị chức năng được phân chia, tách biệt theo từng bộ phận, baogồm:

Trang 35

Phát triển các loại mẫu sản phẩm may đến khi được khách hàng chấp nhận.

Phát triển mẫu vải về thành phần, trọng lượng, màu sắc, hoa văn, độ bền màu, độ co rút,

Phát triển các mẫu in, thêu, kết cườm, dún thun,

Phát triển mẫu phụ liệu may: ren, thun, nút, nhãn chính, nhãn giặt, nhãn sườn,

Phát triển mẫu phụ liệu đóng gói: thẻ bài, thẻ giá, mẫu bao nylon, thông tin in trên thùng,

b Bộ phận thu mua

Tìm kiếm nhà cung cấp vải, nguyên phụ liệu trong và ngoài nước

Thực hiện việc đặt mua vải, nguyên phụ liệu cần thiết cho cả đơn hàng sao cho đúng yêu cầu như mẫu NPL đã được khách hàng duyệt

Theo dõi tiến độ giao hàng của chủ hàng, đảm bảo kế hoạch vào chuyền cho nhà máy

Theo dõi với bộ phận giám định về chất lượng, số lượng và quay lại làm việc với khách hàng nếu có vấn đề phát sinh

Thu mua vật tư cần thiết cho sản xuất: keo xịt, keo dán vải, hóa chất chuyên dùng tẩy sản phẩm,

Giải quyết mọi vấn đề về chất lượng nguyên phụ liệu không hợp quy cách

Giải quyết những thiếu hụt về NPL nảy sinh trong quá trình sản xuất

Làm các thủ tục và theo dõi việc thanh toán cho các đơn hàng đã đặt

c Bộ phận kế hoạch

Lên kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng

Cập nhật báo cáo năng suất hàng ngày, hàng tháng, báo cáo tiến độ in thêu, đóng gói, Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu và cân đối nguyên phụ liệu

Theo dõi tiến độ sản xuất hằng ngày sao cho kịp thời gian giao hàng

Chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật sản xuất mã hàng

Triển khai tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm theo yêu cầu khách hàng

Trang 36

-Lên kế hoạch chi tiết cho việc xuất hàng và báo cáo hàng xuất

Thực hiện giải quyết mọi phát sinh trong quá trình sản xuất trong phạm vi trách nhiệm cho phép và báo cáo lên cấp trên

2.2.2.3 Hình thức quản lý theo sản phẩm

Là cách thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sảnxuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gầngiống nhau Bộ phận QLĐH được phân chia ra theo nhóm sản phẩm Mỗi nhóm sẽ quản lý mộthoặc một số loại sản phẩm Chẳng hạn như nhóm chuyên quản lý về những đơn hàng áoJacket, quần, đồ trẻ em,…

Thường áp dụng tại công ty có nhiều xưởng may, trình độ chuyên môn và khả năng giảiquyết vấn đề của nhân viên sẽ tốt hơn

2.2.2.4 Hình thức quản lý theo địa lý

Bộ phận QLĐH sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý Đây làmột hình thức khá phổ biến vì mỗi khách hàng ở mỗi khu vực địa lý, thị trường (châu Âu vàchâu Á,…) khác nhau thì yêu cầu về sản phẩm, chỉ tiêu chất lượng cũng khác nhau Do vậy màQLĐH theo khu vực sẽ giúp cho doanh nghiệp may đáp ứng tốt nhất những yêu cầu mà kháchhàng đưa ra

2.2.3 Đặc điểm công tác quản lý đơn hàng

2.2.3.1 Tính thích nghi và thay đổi

Chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng kháchhàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thayđổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí theo kèm, quy cách may, quy cáchđóng gói, Cho nên, đòi hỏi người nhân viên QLĐH phải có khả năng nắm bắt, thích nghi vàthay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc

2.2.3.2 Tính vận động cao

Khác với đặc trưng chung của nhân viên văn phòng thuộc các phòng ban chức năng làngồi nhiều, tiếp xúc cả ngày với máy tính, người nhân viên quản lý đơn hàng cần thườngxuyên di chuyển để có được sự tiếp cận, giám sát thực tiễn, nhằm dễ dàng hướng dẫn cáchthực hiện, nắm bắt tìm hiểu rõ nguyên nhân của mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu

và sản xuất, kịp thời giải quyết và báo cáo lên cấp trên và các bộ phận có liên quan để tìm

Trang 37

hướng giải quyết Với những sự cố ngoài tầm kiểm soát và không thể giải quyết nội bộ đượcthì bắt buộc phải báo cáo lại khách hàng để được sự đồng ý chính thức, không gây ảnh hưởngđến việc xuất hàng về sau.

2.2.3.3 Tính phụ thuộc

Đặc thù của ngành dệt may ở nước ta là chủ yếu hoạt động theo hình thức gia công chokhách hàng nước ngoài, lệ thuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, vào sự chỉ định củakhách hàng Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính,đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại chất liệu nguyên phụliệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng, Tuy nhiên, nếumọi sự cải tiến chủ yếu về mặt kỹ thuật trong khi thực hiện đơn hàng mang lại hiệu quả vànăng suất cao hơn mà không ảnh hưởng đến thiết kế, cấu trúc và chất lượng sản phẩm, khôngphát sinh chi phí và quan trọng là khách hàng không thể phát hiện, dựa trên bề ngoài sản phẩm,thì có thể áp dụng thẳng cho nhà máy Trường hợp KH có thể phát hiện, nên báo lại với KH đểxin ý kiến Ngoài ra, sự phụ thuộc này còn thể hiện rõ rệt hơn từ nguyên nhân chủ quan ở cáchquản lý, phẩm chất cá nhân của cấp trên

2.2.4 Các điều kiện trở thành nhân viên QLĐH

2.2.4.1 Yêu cầu trình độ chuyên môn

2.2.4.2 Yêu cầu trình độ ngoại ngữ

Một số ngoại ngữ phổ biến hiện nay là tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật, tiếng Hàn vớiđòi hỏi thông thạo ở cả 4 kỹ năng nghe - nói - đọc - viết

Trong công tác của người quản lý đơn hàng ngành may, ngoại ngữ là phương tiệnkhông thể thiếu trong quá trình giao tiếp, trao đổi mọi thông tin về đơn hàng với khách hàng,

về nguyên phụ liệu với nhà cung cấp, về mọi vấn đề xoay quanh đơn hàng báo cáo lên cấptrên Điều này lại càng được đặc biệt quan tâm khi chúng ta làm việc ở các doanh nghiệp nướcngoài

Trang 38

2.2.4.3 Yêu cầu trình độ tin học

Mỗi nhân viên đều cần tự trang bị những kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng trênnhững phần mềm căn bản Microsoft Office: Excel, Word, Outlook, Paint, Corel Draw Ngoài

ra, cần thêm kỹ năng sử dụng các loại máy photocopy, scan, máy chụp hình,

2.2.4.4 Yêu cầu trình độ đạo đức, kỹ năng làm việc

2.2.5 Vai trò của công tác quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là bộ phận giữ vai trò cực kỳ quan trọng bởi những lí do sau:

có thể tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin, chuyển giao thông tin, truyền đạt thông tin từ phíakhách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng chính xác, đảmbảo sản xuất được liên tục tránh mọi sự trì hoãn Đồng thời, quản lý đơn hàng tốt, sẽ tạo thuậnlợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độtốt nhất

xuất, các thủ tục nhập và xuất hàng

ảnh, uy tín công ty

Trang 39

- Duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được.

2.2.6 Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp

Quá trình quản lý đơn hàng bao gồm rất nhiều công việc khác nhau Mỗi doanh nghiệp

có mô hình phù hợp với thực tế riêng Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể, các doanh nghiệpcũng có chung quy trình sau:

Trang 40

Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp may

(Nguồn: Giáo trình Quản lý đơn hàng ngành may)

Định dạng
Số trang	168
Dung lượng	7,75 MB