Tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng tại công ty cổ phần quốc tế phong phú

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH CƠNG NGHỆ MAY TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ GVHD : LÊ QUANG LÂM THÚY SVTH : TRẦN THỊ HẰNG ĐẶNG THỊ NGỌC HÂN SKL009647 Tp Hồ Chí Minh, 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH: CƠNG NGHỆ MAY TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ SVTH: Trần Thị Hằng - MSSV: 18109016 Đặng Thị Ngọc Hân - MSSV: 18109017 TP HCM – 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHUN NGÀNH: CƠNG NGHỆ MAY TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CƠNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ GVHD: Lê Quang Lâm Thúy - MCB: 0291 SVTH: Trần Thị Hằng - MSSV: 18109016 Đặng Thị Ngọc Hân - MSSV: 18109017 TP HCM – 2022 Đồ án Tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ”, lời nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn tới đến quý thầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh Cảm ơn thầy tận tâm truyền thụ kiến thức kinh nghiệm quý giá trình học tập nhiệt tình giúp đỡ nhóm tác giả thực đề tài Nhóm tác giả xin chân thành cảm ơn phòng thư viện cung cấp tài liệu tạo điều kiện thuận lợi để nhóm hồn thành đồ án Đặc biệt, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến cô Lê Quang Lâm Thúy - tận tình hỗ trợ nhóm có hội trải nghiệm thực tế công tác Quản lý đơn hàng phịng PPJ 3, Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Đồng thời, cảm ơn cô tận tâm hướng dẫn suốt trình thực hồn thành đề tài Nhóm tác giả khơng thể khơng nhắc đến giúp đỡ nhiệt tình Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú tạo điều kiện cho nhóm tiếp xúc thực tế suốt q trình trải nghiệm cơng ty Đặc biệt, xin cảm ơn sâu sắc tới anh Võ Thế Bảo - phòng Nhân sự, chị Phan Thị Vĩnh Trân - Trưởng phòng kinh doanh PPJ anh chị phịng khơng ngần ngại dành thời gian quý báu để hướng dẫn, giải đáp thắc mắc tài liệu thực tế phịng cung cấp giúp nhóm có sở hồn thành đề tài Mặc dù có nhiều cố gắng thời gian có hạn, trình độ kỹ thân cịn nhiều hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý, nhận xét quý thầy cô bạn Một lần nhóm tác giả gửi lời chúc sức khỏe thành công công việc đến quý thầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp HCM, ban lãnh đạo tập thể anh chị nhân viên Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, cô Lê Quang Lâm Thúy chị Phan Thị Vĩnh Trân! Đồ án Tốt nghiệp TĨM TẮT NỘI DUNG ĐỀ TÀI Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú doanh nghiệp may mặc lớn, kinh nghiệm sản xuất lâu năm có vị thị trường xuất hàng may mặc Việt Nam Công ty vinh danh “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành may Việt Nam” Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam Hiệp Hội da giày Việt Nam phối hợp tổ chức Để quy trình thực đơn hàng diễn sn sẻ, Bộ phận Quản lý đơn hàng đóng vai trị quan trọng, trung gian truyền tải thông tin đến phận khác công ty, xử lý vấn đề gây gián đoạn trình thực đơn hàng, đảm bảo tất yêu cầu khách hàng Ngồi ra, cơng tác quản lý đơn hàng giữ vai trị thiết lập, trì mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo doanh thu vị trí chủ chốt phát triển doanh nghiệp Vì thế, nhóm tác giả chọn thực đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ” Đề tài sở kiến thức thực tế áp dụng vào phát triển ngành may mặc, góp phần nhỏ cập nhật thực tiễn công tác Quản lý đơn hàng Doanh nghiệp may thời đại công nghệ Thông qua trình trải nghiệm thực tập tháng Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú phòng PPJ 3, số nội dung nhóm nghiên cứu ra: - Tìm hiểu sơ lược hệ thống WFX phần mềm PPJ Garment Development hỗ trợ công tác quản lý đơn hàng - Quy trình làm việc nhân viên Quản lý đơn hàng  Tiếp nhận yêu cầu khách hàng  Ước tính suất đơn hàng  Tìm kiếm nhà cung cấp/ đặt nguyên phụ liệu  Làm giá  Chế thử mẫu  Tiếp nhận phản hồi xử lý  Triển khai sản xuất đại trà  Theo dõi tiến độ, chất lượng kiểm tra SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp  Giao hàng theo dõi tốn từ khách hàng  Tổng kết cơng việc báo cáo - Quan sát ghi nhận số phát sinh trình theo dõi đơn hàng - Công tác đối ngoại nhân viên quản lý đơn hàng Qua đề tài sinh viên nắm kiến thức công việc nhân viên Quản lý đơn hàng Hiểu quy trình theo dõi đơn hàng từ trình thực phát triển mẫu tới triển khai sản xuất đại trà Bên cạnh đó, đề tài cung cấp tư liệu thực tế góp phần bổ trợ kiến thức mơn học “Quản lý đơn hàng ngành may” Đề tài sở để sinh viên so sánh thực tế công ty, từ có đề xuất cải thiện quy trình tốt hơn, hỗ trợ phát triển doanh nghiệp SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp ABSTRACT The Phong Phu International Joint Stock Company is one of the large garment enterprises in Vietnam with long-term production experience and a position in the garment export market Saigon Economic Times, Vietnam Textile and Garment Association, and Vietnam Leather and Footwear Association have honored the company as one of the "Top 10 comprehensive typical enterprises of Vietnam's garment industry" To ensure the order fulfillment process runs smoothly, the Merchandiser Department plays an extremely crucial role, acting as an intermediary to relaying information to other departments of the company, resolving any interruptions in the order fulfillment process, ensuring that all customer requirements are met As well as establishing and maintaining relationships with customers, it also ensures revenue and plays a key role in company growth Therefore, the authors chose "FIND OUT HOW THE WORKING PROCESS WORK OF THE MERCHANDISERS AT PHONG PHU INTERNATIONAL JOINT STOCK COMPANY" This article provides practical knowledge that can be applied to the garment industry, making a small contribution to updating the practice of merchandise at garment enterprises in the new technology era After an internship experience of more than a month at Phong Phu International Joint Stock Company in PPJ Room 3, the following main aspects of the research team were observed: - Briefly learn about the WFX system and PPJ Garment Development software to support merchandisers - Workflow of the Merchandisers  Receive customer requests  Estimated yield for orders  Searching for suppliers/ ordering materials  Build the costing  Development of sample loops  Receive feedback and process  Prepare for production after receiving orders SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp  Monitor progress, quality and inspection  Delivery and payment tracking from customers  Summary of work and reports - Observe and record some issues that arise during order tracking - External affairs and reporting of merchandiser staff As a result of the topic, students gain a basic understanding of merchandisers' work Identify and understand the process of tracking an order from development of a prototype to mass production implementation Additionally, the topic provides practical materials that contribute to the knowledge of "Merchandiser of the garment” Students can also use the topic to compare the reality of different companies, resulting in suggestions for better process improvement SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1 Bảng giải thích số thơng tin có bảng “Costsheet Summary” 39 Bảng 3.2 Ưu, nhược điểm hệ thống WFX 61 Bảng 3.3 Ưu, nhược điểm phần mềm PPJ Garment Development 62 Bảng 3.4 Bảng quy trình cơng việc nhân viên quản lý đơn hàng 68 Bảng 3.5 Cơng tác đối ngoại với phịng ban liên quan 126 Bảng 3.6 Một số cố phát sinh 130 SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp DANH MỤC HÌNH VẼ Logo Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú .8 Văn phịng Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 12 Sản phẩm sản xuất Công ty CPQT Phong Phú 16 Quy trình triển khai đơn hàng doanh nghiệp may 23 Cơ cấu nhân phòng PPJ3 24 Giao diện đăng nhập hệ thống World Fashion Exchange 27 Logo hệ thống World Fashion Exchange (WFX) 28 Giao diện WFX dành cho nhân viên quản lý đơn hàng 32 Miền Catalog - Catalogs để tạo mã hàng 33 Chọn mã hàng click lệnh “New” 33 Thông tin cần điền sau tạo mã hàng 33 Thông tin NPL cần tạo mã hàng 34 Techpack sau điền đầy đủ thông tin 34 Đi đến “Style creen” để tạo BOM 35 Thực lệnh chọn bảng “Cost sheet” tạo duyệt .35 Bảng BOM sau tạo mã hàng 35 Tình trạng NPL mã hàng chọn lệnh “Material Status” 36 Bảng Size Break Down mã hàng 37 Bảng Size Break Down sau duyệt 37 Mục “Costing” tạo giá nội cho mã hàng 38 Nhập chọn thông tin sau chọn “Costing” 38 Một số thông tin bắt buộc điền 39 Thông tin cần điền có 39 Bảng Costing mã hàng sau hoàn tất thao tác 40 Thao tác gửi Costing phê duyệt 40 Giao diện bảng Costing chấp nhận phê duyệt 41 Chọn lệnh “New” để tạo Buyer Costing 41 Nhập thông tin theo yêu cầu theo mã hàng 42 Chọn phần trăm giá bán theo yêu cầu mã hàng 42 Chọn lệnh “Approve” để gửi Bảng Buyer Costing gửi duyệt 43 Bảng Buyer Costing lưu nhiều dạng khác 43 Giao diện thông tin mục Header tạo New Order 44 Giao diện thông tin mục Article details tạo Order 44 Thông tin mục Additional Charges tạo Order 45 Giao diện PO sau tạo hoàn tất 45 Đơn đặt hàng phê duyệt 46 SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022