Tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng tại công ty cổ phần quốc tế phong phú

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH CƠNG NGHỆ MAY TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ GVHD : LÊ QUANG LÂM THÚY SVTH : TRẦN THỊ HẰNG ĐẶNG THỊ NGỌC HÂN SKL009647 Tp Hồ Chí Minh, 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH: CƠNG NGHỆ MAY TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ SVTH: Trần Thị Hằng - MSSV: 18109016 Đặng Thị Ngọc Hân - MSSV: 18109017 TP HCM – 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HCM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHUN NGÀNH: CƠNG NGHỆ MAY TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CƠNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ GVHD: Lê Quang Lâm Thúy - MCB: 0291 SVTH: Trần Thị Hằng - MSSV: 18109016 Đặng Thị Ngọc Hân - MSSV: 18109017 TP HCM – 2022 Đồ án Tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ”, lời nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn tới đến quý thầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh Cảm ơn thầy tận tâm truyền thụ kiến thức kinh nghiệm quý giá trình học tập nhiệt tình giúp đỡ nhóm tác giả thực đề tài Nhóm tác giả xin chân thành cảm ơn phòng thư viện cung cấp tài liệu tạo điều kiện thuận lợi để nhóm hồn thành đồ án Đặc biệt, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến cô Lê Quang Lâm Thúy - tận tình hỗ trợ nhóm có hội trải nghiệm thực tế công tác Quản lý đơn hàng phịng PPJ 3, Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Đồng thời, cảm ơn cô tận tâm hướng dẫn suốt trình thực hồn thành đề tài Nhóm tác giả khơng thể khơng nhắc đến giúp đỡ nhiệt tình Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú tạo điều kiện cho nhóm tiếp xúc thực tế suốt q trình trải nghiệm cơng ty Đặc biệt, xin cảm ơn sâu sắc tới anh Võ Thế Bảo - phòng Nhân sự, chị Phan Thị Vĩnh Trân - Trưởng phòng kinh doanh PPJ anh chị phịng khơng ngần ngại dành thời gian quý báu để hướng dẫn, giải đáp thắc mắc tài liệu thực tế phịng cung cấp giúp nhóm có sở hồn thành đề tài Mặc dù có nhiều cố gắng thời gian có hạn, trình độ kỹ thân cịn nhiều hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý, nhận xét quý thầy cô bạn Một lần nhóm tác giả gửi lời chúc sức khỏe thành công công việc đến quý thầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp HCM, ban lãnh đạo tập thể anh chị nhân viên Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, cô Lê Quang Lâm Thúy chị Phan Thị Vĩnh Trân! Đồ án Tốt nghiệp TĨM TẮT NỘI DUNG ĐỀ TÀI Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú doanh nghiệp may mặc lớn, kinh nghiệm sản xuất lâu năm có vị thị trường xuất hàng may mặc Việt Nam Công ty vinh danh “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành may Việt Nam” Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam Hiệp Hội da giày Việt Nam phối hợp tổ chức Để quy trình thực đơn hàng diễn sn sẻ, Bộ phận Quản lý đơn hàng đóng vai trị quan trọng, trung gian truyền tải thông tin đến phận khác công ty, xử lý vấn đề gây gián đoạn trình thực đơn hàng, đảm bảo tất yêu cầu khách hàng Ngồi ra, cơng tác quản lý đơn hàng giữ vai trị thiết lập, trì mối quan hệ với khách hàng, đảm bảo doanh thu vị trí chủ chốt phát triển doanh nghiệp Vì thế, nhóm tác giả chọn thực đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ” Đề tài sở kiến thức thực tế áp dụng vào phát triển ngành may mặc, góp phần nhỏ cập nhật thực tiễn công tác Quản lý đơn hàng Doanh nghiệp may thời đại công nghệ Thông qua trình trải nghiệm thực tập tháng Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú phòng PPJ 3, số nội dung nhóm nghiên cứu ra: - Tìm hiểu sơ lược hệ thống WFX phần mềm PPJ Garment Development hỗ trợ công tác quản lý đơn hàng - Quy trình làm việc nhân viên Quản lý đơn hàng  Tiếp nhận yêu cầu khách hàng  Ước tính suất đơn hàng  Tìm kiếm nhà cung cấp/ đặt nguyên phụ liệu  Làm giá  Chế thử mẫu  Tiếp nhận phản hồi xử lý  Triển khai sản xuất đại trà  Theo dõi tiến độ, chất lượng kiểm tra SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp  Giao hàng theo dõi tốn từ khách hàng  Tổng kết cơng việc báo cáo - Quan sát ghi nhận số phát sinh trình theo dõi đơn hàng - Công tác đối ngoại nhân viên quản lý đơn hàng Qua đề tài sinh viên nắm kiến thức công việc nhân viên Quản lý đơn hàng Hiểu quy trình theo dõi đơn hàng từ trình thực phát triển mẫu tới triển khai sản xuất đại trà Bên cạnh đó, đề tài cung cấp tư liệu thực tế góp phần bổ trợ kiến thức mơn học “Quản lý đơn hàng ngành may” Đề tài sở để sinh viên so sánh thực tế công ty, từ có đề xuất cải thiện quy trình tốt hơn, hỗ trợ phát triển doanh nghiệp SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp ABSTRACT The Phong Phu International Joint Stock Company is one of the large garment enterprises in Vietnam with long-term production experience and a position in the garment export market Saigon Economic Times, Vietnam Textile and Garment Association, and Vietnam Leather and Footwear Association have honored the company as one of the "Top 10 comprehensive typical enterprises of Vietnam's garment industry" To ensure the order fulfillment process runs smoothly, the Merchandiser Department plays an extremely crucial role, acting as an intermediary to relaying information to other departments of the company, resolving any interruptions in the order fulfillment process, ensuring that all customer requirements are met As well as establishing and maintaining relationships with customers, it also ensures revenue and plays a key role in company growth Therefore, the authors chose "FIND OUT HOW THE WORKING PROCESS WORK OF THE MERCHANDISERS AT PHONG PHU INTERNATIONAL JOINT STOCK COMPANY" This article provides practical knowledge that can be applied to the garment industry, making a small contribution to updating the practice of merchandise at garment enterprises in the new technology era After an internship experience of more than a month at Phong Phu International Joint Stock Company in PPJ Room 3, the following main aspects of the research team were observed: - Briefly learn about the WFX system and PPJ Garment Development software to support merchandisers - Workflow of the Merchandisers  Receive customer requests  Estimated yield for orders  Searching for suppliers/ ordering materials  Build the costing  Development of sample loops  Receive feedback and process  Prepare for production after receiving orders SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp  Monitor progress, quality and inspection  Delivery and payment tracking from customers  Summary of work and reports - Observe and record some issues that arise during order tracking - External affairs and reporting of merchandiser staff As a result of the topic, students gain a basic understanding of merchandisers' work Identify and understand the process of tracking an order from development of a prototype to mass production implementation Additionally, the topic provides practical materials that contribute to the knowledge of "Merchandiser of the garment” Students can also use the topic to compare the reality of different companies, resulting in suggestions for better process improvement SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1 Bảng giải thích số thơng tin có bảng “Costsheet Summary” 39 Bảng 3.2 Ưu, nhược điểm hệ thống WFX 61 Bảng 3.3 Ưu, nhược điểm phần mềm PPJ Garment Development 62 Bảng 3.4 Bảng quy trình cơng việc nhân viên quản lý đơn hàng 68 Bảng 3.5 Cơng tác đối ngoại với phịng ban liên quan 126 Bảng 3.6 Một số cố phát sinh 130 SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp DANH MỤC HÌNH VẼ Logo Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Văn phịng Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 12 Sản phẩm sản xuất Công ty CPQT Phong Phú 16 Quy trình triển khai đơn hàng doanh nghiệp may 23 Cơ cấu nhân phòng PPJ3 24 Giao diện đăng nhập hệ thống World Fashion Exchange 27 Logo hệ thống World Fashion Exchange (WFX) 28 Giao diện WFX dành cho nhân viên quản lý đơn hàng 32 Miền Catalog - Catalogs để tạo mã hàng 33 Chọn mã hàng click lệnh “New” 33 Thông tin cần điền sau tạo mã hàng 33 Thông tin NPL cần tạo mã hàng 34 Techpack sau điền đầy đủ thông tin 34 Đi đến “Style creen” để tạo BOM 35 Thực lệnh chọn bảng “Cost sheet” tạo duyệt 35 Bảng BOM sau tạo mã hàng 35 Tình trạng NPL mã hàng chọn lệnh “Material Status” 36 Bảng Size Break Down mã hàng 37 Bảng Size Break Down sau duyệt 37 Mục “Costing” tạo giá nội cho mã hàng 38 Nhập chọn thông tin sau chọn “Costing” 38 Một số thông tin bắt buộc điền 39 Thơng tin cần điền có 39 Bảng Costing mã hàng sau hoàn tất thao tác 40 Thao tác gửi Costing phê duyệt 40 Giao diện bảng Costing chấp nhận phê duyệt 41 Chọn lệnh “New” để tạo Buyer Costing 41 Nhập thông tin theo yêu cầu theo mã hàng 42 Chọn phần trăm giá bán theo yêu cầu mã hàng 42 Chọn lệnh “Approve” để gửi Bảng Buyer Costing gửi duyệt 43 Bảng Buyer Costing lưu nhiều dạng khác 43 Giao diện thông tin mục Header tạo New Order 44 Giao diện thông tin mục Article details tạo Order 44 Thông tin mục Additional Charges tạo Order 45 Giao diện PO sau tạo hoàn tất 45 Đơn đặt hàng phê duyệt 46 SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -128- Tên phận Công tác đối ngoại Chuyển tiếp góp ý thơng số kỹ thuật, kiểu dáng, quy cách may, tay nghề công nhân… sau khách hàng có phản hồi Cung cấp thơng tin chi tiết đơn hàng điều kiện toán cho phận để làm chứng từ xuất nhập cho đơn hàng Nhân viên QLĐH cần xác nhận hóa đơn, chuẩn bị điều kiện toán, đề xuất phiếu đề nghị toán báo Bộ phận xuất nhập phận xuất nhập kết hợp với phận kho để đưa NPL kho Chuẩn bị điều kiện cần thiết quy cách đóng thùng/ quy cách số dự kiến số kiện/kgs packing list để phận xuất nhập đặt tàu cho đơn hàng Gửi lịch xuất hàng cho phận xuất nhập để kết hợp với phận xuất hàng tiến độ Truyền tải, cập nhật yêu cầu đặc biệt từ khách hàng trình sản xuất để đảm bảo mong đợi từ khách hàng Nhà máy Hỗ trợ nhà máy thông tin đơn hàng để hiểu rõ yêu cầu chất lượng sản phẩm khách hàng Theo dõi tiến độ sản xuất nhà máy, giải cố phát sinh trình sản xuất Kết hợp với phận theo dõi hóa đơn tốn NCC Bộ phận tài – kế tốn Giải trình với phịng tài số tiền bị trừ phàn nàn Ghi nhận thông tin vào báo cáo tổng thể đơn hàng cuối năm/cuối q Làm việc với phịng tài tình hình trả tiền SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -129- Tên phận Công tác đối ngoại khách hàng Theo dõi, kiểm tra công nợ với khách hàng với khoản tốn trễ, lệch so với số tiền hóa đơn Thống thông tin mà hai bên thỏa thuận cung cấp cho phận xuất nhập 3.6.2 Công tác đối ngoại với khách hàng nhà cung cấp nguyên phụ liệu 3.6.2.1 Đối với khách hàng Nhân viên QLĐH cần xây dựng trì, cải tiến liên tục việc thực theo dõi đơn hàng nhằm đáp ứng nhu cầu, thỏa mãn khách hàng chất lượng đơn hàng, dịch vụ công ty Trước khách hàng duyệt mẫu phát triển, nhân viên QLĐH cần chuẩn bị kỹ sản phẩm may phù hợp để trình phát triển mẫu diễn thuận lợi Sau phát triển có mẫu chuẩn, nhân viên QLĐH cần trao đổi thường xuyên với khách hàng qua mail Đồng thời cần hối thúc khách hàng cập nhật thông tin đơn hàng phát triển để nắm bắt xác yêu cầu khách hàng sản phẩm Sau có đơn hàng, cần trao đổi thường xuyên với khách hàng để cập nhật thay đổi khách hàng, đồng thời thương lượng giá đơn hàng Trong trình theo dõi sản xuất đơn hàng, nhân viên QLĐH người trực tiếp làm việc thỏa thuận với khách hàng vấn đề phát sinh Sắp xếp thời gian họp, thời gian kiểm inline, final với khách hàng 3.6.2.2 Đối với nhà cung cấp Liên hệ NCC để đặt NPL cho q trình phát triển mẫu Sau có đơn hàng với khách hàng, nhân viên QLĐH người trực tiếp liên hệ với NCC để đặt NPL cho đơn hàng Thương lượng giá cả, thời gian xuất hàng, MOQ Trong q trình đặt NPL, có có phát sinh xảy ra, bên làm việc với khách hàng đưa biện pháp xử lý tối ưu thuận lợi cho tiến độ thực sản xuất đơn hàng kịp ngày đồng xuất hàng SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -130- Trong trường hợp NCC trễ ngày giao hàng, nhân viên QLĐH cần có biện pháp thúc đẩy NCC nhanh chóng cho kịp tiến độ sản xuất Đồng thời NCC cần có cam kết hạn chế để xảy tình trạng chậm trễ tiến độ vấn đề phát sinh lỗi NPL 3.7 Một số phát sinh trình làm việc nhân viên QLĐH 3.7.1 Thống kê cố Dưới số nhóm tác giả tìm hiểu phịng PPJ3, Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Bảng 3.6 Một số cố phát sinh (Nguồn: Tác giả) Nguyên nhân hướng giải Các phát sinh Phát sinh trình may mẫu Mẫu PP duyệt chuẩn bị sản xuất đến chuẩn bị sản xuất khách hàng muốn hủy bỏ Cần thương lượng với khách hàng để nắm rõ tình trạng nguyên nhân bị hủy bỏ, thuyết phục khách hàng nhân viên QLĐH cần đưa thỏa thuận có lợi cho đơi bên khắc phục nguyên nhân mà khách hàng muốn hủy bỏ Cần tìm hiểu vấn đề vải vừa wash xem có Trong q trình may mẫu, nhiều mẫu loại vải wash lại cho màu sắc khác roll vải may trước hay khơng Nếu cần thiết u cầu ống vải mẫu/ mockup để kiểm tra lại quy trình wash Nhân viên QLĐH cần yêu cầu phận wash cho màu gần giống với mẫu khách hàng gửi, sau thỏa thuận với khách hàng để đạt chấp thuận Phát sinh nguyên phụ liệu Nếu NCC khách hàng định, nhân viên QLĐH Đến ngày xuất hàng mà NPL thông báo với KH tình trạng chậm trễ để KH làm hồn tất chưa có việc trực tiếp với NCC, đẩy nhanh tiến độ giao hàng Nếu NCC nhân viên QLĐH tự kiếm, cần làm việc SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -131- Nguyên nhân hướng giải Các phát sinh với NCC để thúc đẩy tiến độ giao hàng, xuất hàng đường hàng không để kịp tiến độ sản xuất/ xuất hàng Chụp cụ thể lỗi, mức độ lỗi báo cho khách hàng tỷ lệ phần trăm lỗi Nếu khách hàng đồng ý tỷ lệ lỗi Ngun phụ liệu giao tiến hành sản xuất kho có phần trăm hàng lỗi Khách hàng không đồng ý, báo NCC yêu cầu đền vượt định mức cho phép bù Tiến hành đặt thêm thương lượng lại ngày giao hàng, phương thức xuất hàng với khách hàng ảnh hưởng tiến độ xuất hàng Phát sinh sản xuất Sản phẩm quần jean có layout in thêu với nhiều kích thước cho giàn size khác nhau, q trình sản xuất phịng kỹ thuật làm thơng số layout cho size giữa, dẫn đến tình trạng may hình in đè lên đường ráp sườn size lớn Nhân viên QLĐH cần liên hệ thỏa thuận xin khách hàng chấp thuận sản phẩm sản xuất trước Đối với sản phẩm cịn lại chưa in thỏa thuận với khách hàng làm lại theo yêu cầu tài liệu kỹ thuật (u cầu khách hàng khơng phép đè), size nhỏ bị hụt đường may Sản phẩm quần jean sau may xong đem wash, trình wash phận wash không cầm màu, ngâm nước lâu dẫn đến tình trạng lót túi quần từ màu Nhân viên QLĐH xem xét yêu cầu nhà máy wash xử lý tẩy trắng cho mức độ ngả màu nhẹ nhất, sau xin khách hàng để đạt mức độ chấp nhận cho phép trắng ngấm màu wash ngả SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -132- Nguyên nhân hướng giải Các phát sinh sang màu khác Sản xuất khơng kịp tiến trình, ngày xuất hàng gần kề bị ngày Nhân viên QLĐH cần xếp bố trí sử dụng dịch vụ xuất hàng nhanh đường hàng không Trong trường hợp không kịp tiến độ, cần thỏa thuận xin khách hàng dời ngày xuất hàng Ngày đồng đặt thực tế ngun vật liệu Cần nhanh chóng thúc đẩy phận liên quan chưa chuyển giao cho kho (chuyển giao nguyên phụ liệu) nhà máy nhà máy Đôn đốc nhà máy làm kịp tiến độ Tăng ca, tăng chuyền may Nếu không kịp tiến độ giao hàng cho Forwarder, liên hệ forwarder khách hàng thương Nhà máy không kịp tiến độ sản xuất, trễ hàng lượng ngày giao hàng trễ (có thể bị tính phí) Rút kinh nghiệm cho đơn hàng sau, nhân viên QLĐH điều độ sản xuất, theo dõi số lượng hàng sản xuất hàng ngày Trực tiếp làm việc với nhà máy có rủi ro ảnh hưởng đến chất lượng thời gian giao hàng Trong q trình quản lý đơn hàng may mặc, khơng thể tránh khỏi vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến suất tiến độ xử lý đơn hàng Khi trình sản xuất diễn phát sinh vấn đề lỗi kỹ thuật, thiếu hụt nguyên phụ liệu, thơng tin tài liệu kỹ thuật thiếu sót,… Lúc này, nhân viên quản lý đơn hàng phải có trách nhiệm làm việc với phận liên quan nhanh chóng đưa biện pháp khắc phục kịp thời nhằm đảm bảo tiến độ đơn hàng chất lượng sản phẩm 3.7.2 Sự cố Nhà máy trình sản xuất phát nút sản phẩm quần jean mã TACK010-27L PI # PHON-202204 đưa vào sản xuất bị lỗi dính keo tháo lớp bảo vệ Chi tiết tình huống: SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -133- Tùy vào đơn hàng, NCC gửi mock up báo cáo kiểm định phụ liệu trước để nhân viên QLĐH kiểm tra trước đưa vào sản xuất Trong trường hợp NCC làm việc qua đơn hàng trước với nhân viên QLĐH NCC nước nên bên thỏa thuận bỏ qua bước gửi phụ liệu kiểm duyệt nhằm giảm chi phí vận chuyển thời gian chờ đợi để đẩy nhanh tiến độ đơn hàng Tuy nhiên, trình sản xuất phụ liệu NCC sử dụng nhựa che đậy mặt nút để tránh trầy xước Trong trình vận chuyển kho, số yếu tố khách quan nhiệt độ thời tiết, nhiệt độ kho chứa phụ liệu, chất lượng miếng nhựa mà tháo nút khỏi miếng nhựa có tình trạng bề mặt nút bị dính keo Tỷ lệ lỗi 100% (12.000 nút), nhân viên QLĐH thử xử lý cách lấy dung dịch có cồn lau nút bị xước sau lau bị ố vàng Trong đó, đơn hàng phải giao ngày tới, nhân viên QLĐH cần phải nhanh chóng đưa biện pháp xử lý để kịp tiến độ giao hàng Hình ảnh bề mặt nút bị dính keo (Nguồn: Phịng PPJ3) Ngun nhân: - NCC nước ngồi, tình hình dịch COVID bị ngưng hoạt động tuần, dẫn đến tình trạng thời gian giao phụ liệu bị dời lịch khiến cho tiến độ sản xuất đơn hàng bị dời theo NCC làm số đơn hàng trước đó, nên nhân viên QLĐH chủ quan khơng u cầu kiểm tra hàng trước sản xuất nhằm giảm thời gian chờ đợi chi phí vận chuyển - Do NCC sử dụng miếng bọc nhựa phủ lên mặt nút nhiệt độ cao trình vận chuyển kho, chảy nhựa bọc làm nút bám chặt mặt nút dính keo Biện pháp xử lý: SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -134- Nhân viên QLĐH tiếp nhận thông tin cố (hình ảnh minh chứng, số sản phẩm lỗi) từ nhà máy phận liên quan gửi để xác nhận làm việc với NCC khách hàng Trước tiên, nhân viên QLĐH cần gửi thông tin lỗi phụ liệu tới khách hàng hỏi tình trạng lỗi xem xét có chấp nhận cho qua hay khơng, cho qua mức độ Trong trường hợp này, khách hàng không chấp nhận cho qua dù mức nhẹ, nhân viên QLĐH phải làm việc với NCC để đạt yêu cầu khách hàng Nhân viên QLĐH gửi mail (các thơng tin lỗi, hình ảnh) tới NCC thỏa thuận xử lý Hình ảnh nhân viên QLĐH mail gửi thông tin lỗi tới NCC (Nguồn: Phòng PPJ3) Khi báo khách hàng, khách hàng nhận định lỗi nặng nên không chấp nhận Nhân viên QLĐH NCC tự làm việc với để khắc phục lỗi đạt yêu cầu KH Nhân viên QLĐH gửi mail báo NCC tình trạng lỗi yêu cầu đưa biện pháp khắc phục, NCC đưa hai hướng xử lý sau: Hướng 1: Sắp xếp công nhân lau chùi đạt mức độ theo yêu cầu khách hàng (lưu ý: khơng lau dung dịch có chứa cồn), phận liên quan kiểm tra, gửi mẫu chuẩn cho khách hàng duyệt Chi phí xử lý đơn hàng thống kê lại báo NCC chi trả Hướng 2: Đóng lơ hàng gửi NCC tự xử lý làm Vì NCC nước ngồi, cách thời gian chờ đợi làm chậm tiến độ đơn hàng NCC chịu chi phí xử lý đơn hàng SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -135- Nhân viên QLĐH chọn hướng làm hướng xử lý nhằm đảm bảo tiến độ đơn hàng cịn ngày đến thời hạn giao hàng cho khách hàng (nhà máy xếp 22 công nhân xử lý nút lỗi) Đối với hướng xử lý 2, tình hình dịch COVID nên q trình vận chuyển khó khăn thời gian dẫn đến chậm tiến độ giao hàng Kết xử lý: Sau tuần xử lý, thời gian đóng nút kiểm hàng final bị chậm tiến độ nên nhân viên QLĐH xin, thỏa thuận với khách hàng dời thời gian kiểm final lịch xuất hàng 3.7.3 Sự cố Nhà máy trình sản xuất phát nút sản phẩm quần jean mã TACK010-27L PI # PHON-202204 đưa vào sản xuất bị lỗi trầy xước Chi tiết tình huống: NCC nước (Trung Quốc) gửi phụ liệu nút đặt về, q trình vận chuyển, có lớp nhựa bảo vệ bề mặt, không tránh khỏi bị trầy xước Tỷ lệ trầy xước khoảng 5%/đơn đặt hàng Lúc này, nhân viên quản lý đơn hàng phải có trách nhiệm làm việc với phận liên quan nhanh chóng đưa biện pháp khắc phục kịp thời nhằm đảm bảo tiến độ đơn hàng chất lượng sản phẩm Hình ảnh nút bị trầy xước (Nguồn: Phòng PPJ3) SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -136- Nguyên nhân: - NCC sử dụng chất liệu si bảo vệ không đảm bảo chất lượng đạt yêu cầu - Do không yêu cầu gửi báo cáo kiểm tra nút trước hàng xuất nên chất lượng không đảm bảo - Quá trình vận chuyển xa khiến cho nút va chạm đập vào bị trầy xước Biện pháp xử lý: Vì NCC khách hàng định, nhân viên QLĐH gửi mail báo thông tin lỗi (hình ảnh minh chứng, tỷ lệ phần trăm lỗi, mức độ lỗi) cho NCC Lúc này, NCC xem xét gửi thơng tin đến khách hàng thỏa thuận có cho qua khơng, cho qua mức độ chấp nhận Trong trường hợp không chấp thuận, NCC cần cấp bù số tỷ lệ lỗi đơn đặt hàng cách nhanh chóng Nhân viên QLĐH cần theo dõi tiến độ xử lý lỗi tiếp nhận thông tin từ NCC để đảm bảo tiến độ giao hàng Hình ảnh nhân viên QLĐH mail gửi thơng tin lỗi tới NCC (Nguồn: Phịng PPJ3) Kết sau xử lý: Vì NCC nước ngồi, cấp bù làm chập thời gian giao hàng, tỷ lệ lỗi không lớn, nên khách hàng chấp nhận cho qua lỗi NCC cam kết đảm bảo chất lượng cho đơn hàng sau không tái diễn tình trạng SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -137- 3.7.4 Sự cố Trong trình sản xuất, phát nút bị lỗi Lúc cơng nhân đóng nút đóng khoảng 1500 sản phẩm báo cố cho nhân viên QLĐH xử lý Chi tiết tình huống: Sản phẩm nút có nhựa bảo vệ cho nút, nhựa bảo vệ bị lớn vành nút khoảng 1-2mm Khi đóng nút, nhựa bị to so với khổ cối đóng nút nên bị gãy q trình đóng bị bung nhựa Nguyên nhân: - NCC tính sai kích cỡ miếng nhựa bảo vệ bề mặt nút - Máy móc thiết bị với cối đóng nút nhà máy khơng kích cỡ Biện pháp xử lý: Nhân viên QLĐH báo tình trạng lỗi qua email cho NCC, NCC khách hàng định nên NCC làm việc với khách hàng sau thỏa thuận nhân viên QLĐH Sau trao đổi, nhân viên QLĐH đưa hai hướng xử lý sau: Hướng 1: Nhân viên QLĐH đưa hướng giải cách gọt nhựa bảo vệ cho vành nút để vừa với khổ cối đóng nút Nhưng số lượng sản phẩm nhiều nên hướng giải chưa tối ưu tốn nhiều nhân lực, thời gian chờ đợi chi phí xử lý Đồng thời q trình gọt nhựa gây trầy xước nút ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm Hướng 2: Trong q trình đóng nút, người cơng nhân phải giữ chặt miếng nhựa đóng thật chậm cẩn thận cho miếng nhựa không bị bung phải đảm bảo an tồn cho người cơng nhân Kết sau xử lý: Nhân viên QLĐH chọn hướng giải thứ để đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng NCC cam kết khơng để xảy tình trạng lỗi cho đơn hàng SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -138- Chương KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Sau trình thực tập phận Quản lý đơn hàng, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Nhóm tìm hiểu nội dung: - Tìm hiểu tổng quan Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, giới thiệu cấu, chức phận QLĐH phòng PPJ - Trình bày thơng tin sơ lược cốt yếu hệ thống World Fashion Exchange (WFX) phần mềm PPJ Garment Development Đối với hệ thống WFX có ví dụ thao tác tạo PO, đặt mua nguyên phụ liệu; tạo Tech Pack; tạo Size break down, nhập thông tin giá, Đối với phần mềm PPJ Garment Development có thao tác tạo yêu cầu mẫu, theo dõi tiến độ mẫu - Đặc biệt, nhóm tác giả tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên QLĐH hàng có wash gắn liền với hệ thống World Fashion Exchange (WFX) phần mềm PPJ Garment Development - Các cố phát sinh cơng tác QLĐH nhóm tổng hợp liệt kê - Công tác đối ngoại nhân viên QLĐH với phòng ban, với khách hàng nhà cung cấp - Các báo cáo nhân viên QLĐH cần lập trình thực đơn hàng Các kiến thức thực tế anh chị phòng PPJ kiến thức quý giá anh chị chia sẻ tận tâm, hiệu Từ giúp nhóm có thêm liệu, kiến thức thực tế làm sở so sánh hiểu sâu kiến thức giáo trình môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” mơn học liên quan khác Nhóm tác giả đáp ứng 95% mục tiêu đề tài “Tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên Quản lý đơn hàng Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú” Tuy nhiên kiến thức chuyên sâu tìm kiếm đàm phán, thương lượng hợp đồng với khách hàng, quy trình thực báo giá, thơng tin xuất hàng liên hệ phận xuất nhập chưa nhóm khai thác cụ thể Các nội dung nêu báo cáo chưa rõ ràng, thiếu hình ảnh minh họa Bảo mật thơng tin cơng ty khó khăn lớn với thời gian thực tập hạn chế khiến nhóm khơng hồn thành tất mục tiêu đề tài SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -139- 4.2 Ưu điểm – Hạn chế Trong trình thực tập gần tháng rưỡi Cơng ty, nhóm tác giả cố gắng tìm hiểu điểm mẻ so với đề tài nội dung có trước đây, điểm bao gồm: - Nhóm quy trình làm việc nhân viên QLĐH gắn liền với hệ thống phần mềm, đáp ứng nhu cầu đổi theo hướng công nghệ 4.0, tiết giảm thời gian làm việc, tăng suất chất lượng cơng việc nhân viên QLĐH - Nhóm quy trình làm việc hàng có wash nhân viên QLĐH Bổ trợ kiến thức chuyên sâu lĩnh vực hàng có wash - Bài báo cáo hỗ trợ bạn sinh viên khóa sau tư liệu cho tham khảo thêm giáo trình “Quản lý đơn hàng ngành may”, cung cấp kiến thức thực tế cơng ty Bên cạnh đó, nhóm tác giả tìm hiểu chắt lọc nội dung cơng tác đối ngoại phận QLĐH với phòng ban, với khách hàng nhà cung cấp Tuy nhóm có nhiều cố gắng cịn số hạn chế lý khách quan chủ quan: Nhóm chưa trải nghiệm cơng việc nhân viên QLĐH, thơng tin nhóm có thơng qua hướng dẫn trực tiếp từ anh chị Đồng thời, hệ thống WFX vừa đưa vào hoạt động từ năm 2020 nhóm chưa có hội tiếp xúc nhiều nội dung tương quan, cơng việc cần làm nhân viên QLĐH hệ thống WFX cịn nhiều hạn chế Nhóm tác giả chưa có điều kiện tìm hiểu kỹ nội dung cịn thiếu thời gian có hạn Mặt khác, nhóm thiếu chuẩn bị lại kiến thức Quản lý đơn hàng từ buổi đầu thực tập dẫn đến thiếu hình dung sơ cơng việc dẫn đến công tác tiếp cận anh chị ban đầu gặp nhiều khó khăn Trên số hạn chế đề tài mắc phải, nhóm tác giả có kinh nghiệm để khắc phục đề tài sau (nếu có) 4.3 Hướng phát triển đề tài Bên cạnh đạt được, số nội dung cịn chưa nhóm tìm hiểu sâu Cụ thể sau: - Nội dung tiếp cận khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp - -140- Tính giá: Mặc dù nhóm tác giả tìm hiểu quy trình, biểu mẫu cơng thức tính, phần trăm lợi nhuận chưa nêu báo cáo - Hoạt động xuất nhập mối quan hệ công việc phận xuất nhập phận QLĐH - Công tác toán sau xuất hàng Đâu trách nhiệm nhân viên QLĐH công tác giải ngân Ngày nay, cơng ty dần đổi hồn thiện hệ thống WFX gắn liền với quy trình làm việc nhân viên QLĐH, để tìm hiểu sâu mảng kiến thức đề tài khai thác tương lai bạn sinh viên ngành Cơng nghệ May khóa 4.4 Kiến nghị Thơng qua q trình tìm hiểu, đúc kết kiến thức thực tế, nhìn nhận điểm mạnh hạn chế Nhóm tác giả có số ý kiến: Đối với sinh viên nên tìm cách cập nhật tài liệu doanh nghiệp Đồng thời, trau dồi kiến thức chuyên ngành sâu Ở giai đoạn phát triển mẫu, công ty ứng dụng phần mềm thiết kế 3D để phát triển mẫu chào hàng Mục đích trực quan, tiết kiệm thời gian làm mẫu giảm chi phí Ngồi ra, cần tìm kiếm hội thực tập trải nghệm mơi trường doanh nghiệp để cập nhật kiến thức tốt Nhóm tác giả mong tương lai, Nhà trường Qúy Công ty không ngừng tạo hội cho em sinh viên ngành Công nghệ may tiếp tục học tập, trải nghiệm thực tế nghề nghiệp thực hành nhiều Thường xuyên tổ chức buổi workshop ngành nghề Đồng thời, có hội mong thầy giúp nhóm tham khảo SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Công nghệ May Khóa 2018 - 2022 Đồ án Tốt nghiệp -141- TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tham khảo [1] Nguyễn Ngọc Kim Ngân & Trần Phương Quỳnh (lớp 17109), Đồ án tốt nghiệp Tìm hiểu ứng dụng hệ thống quản lý World Fashion Exchange (WFX) phận thu mua nguyên phụ liệu Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh - 2021 [2] PPJ Group (2020), User Manual WFX, Phịng Kinh doanh Cơng ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú [3] PPJ Group (2019), Organization Chart Phong Phu International Joint Stock Company, Phòng Nhân Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Tài liệu trích dẫn Trần Thanh Hương, Tạ Thị Ngọc Nhung, Phạm Thị Hà (2015), Giáo trình Quản lý đơn hàng ngành may, Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, Nhà xuất Đại học Quốc gia, TP HCM SVTH: Trần Thị Hằng – Đặng Thị Ngọc Hân Ngành Cơng nghệ May Khóa 2018 - 2022 S K L 0