Tìm hiểu quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng tại công ty cổ phần quốc tế phong phú

Vì thế, nhóm tác giả đã chọn thực hiện đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ”.. Với cơ hội được thực tập tại bộ phận Qu

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

Tp Hồ Chí Minh, 2022

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH CÔNG NGHỆ MAY

TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN

LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ

PHONG PHÚ

SVTH : TRẦN THỊ HẰNG

ĐẶNG THỊ NGỌC HÂN

GVHD : LÊ QUANG LÂM THÚY

S K L 0 0 9 6 4 7

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ MAY

TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ

SVTH: Trần Thị Hằng - MSSV: 18109016 Đặng Thị Ngọc Hân - MSSV: 18109017

TP HCM – 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGHỆ MAY

TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ

GVHD: Lê Quang Lâm Thúy - MCB: 0291 SVTH: Trần Thị Hằng - MSSV: 18109016 Đặng Thị Ngọc Hân - MSSV: 18109017

TP HCM – 2022

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ”, lời đầu tiên

nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn tới đến quý thầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ

Chí Minh Cảm ơn thầy cô đã tận tâm truyền thụ những kiến thức và kinh nghiệm quý giá

trong quá trình học tập và nhiệt tình giúp đỡ nhóm tác giả thực hiện đề tài Nhóm tác giả cũng

xin chân thành cảm ơn phòng thư viện đã cung cấp tài liệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi để

nhóm hoàn thành đồ án này

Đặc biệt, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến cô Lê Quang

Lâm Thúy - đã tận tình hỗ trợ nhóm có cơ hội được trải nghiệm thực tế công tác Quản lý đơn

hàng tại phòng PPJ 3, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú Đồng thời, cảm ơn cô đã tận tâm

hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành đề tài

Nhóm tác giả không thể không nhắc đến sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Công ty

Cổ phần Quốc tế Phong Phú đã tạo điều kiện cho nhóm được tiếp xúc thực tế trong suốt quá

trình trải nghiệm tại công ty Đặc biệt, xin cảm ơn sâu sắc tới anh Võ Thế Bảo - phòng Nhân

sự, chị Phan Thị Vĩnh Trân - Trưởng phòng kinh doanh PPJ 3 và các anh chị cùng phòng đã

không ngần ngại dành thời gian quý báu của mình để hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc và

những tài liệu thực tế được phòng cung cấp đã giúp nhóm có cơ sở hoàn thành đề tài này

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng thời gian có hạn, trình độ kỹ năng bản thân còn

nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự góp ý, nhận xét

quý thầy cô và các bạn

Một lần nữa nhóm tác giả gửi lời chúc sức khỏe và thành công trong công việc đến quý

thầy cô trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp HCM, ban lãnh đạo và tập thể anh chị nhân

viên Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, cô Lê Quang Lâm Thúy và chị Phan Thị Vĩnh Trân!

TÓM TẮT NỘI DUNG ĐỀ TÀI

Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú là một trong những doanh nghiệp may mặc lớn, kinh nghiệm sản xuất lâu năm và có vị thế trên thị trường xuất khẩu hàng may mặc tại Việt Nam Công ty đã được vinh danh “Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu toàn diện ngành may Việt Nam” do Thời báo Kinh tế Sài Gòn Hiệp Hội dệt may Việt Nam và Hiệp Hội da giày Việt Nam phối hợp tổ chức Để quy trình thực hiện đơn hàng diễn ra suôn sẻ, Bộ phận Quản lý đơn hàng đóng vai trò cực kì quan trọng, là trung gian truyền tải thông tin đến các bộ phận khác trong công ty, xử lý các vấn đề gây gián đoạn quá trình thực hiện đơn hàng, đảm bảo tất cả yêu cầu của khách hàng Ngoài ra, công tác quản lý đơn hàng giữ vai trò thiết lập, duy trì mối quan

hệ với khách hàng, đảm bảo doanh thu và là vị trí chủ chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp

Vì thế, nhóm tác giả đã chọn thực hiện đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ” Đề tài này là cơ sở kiến thức thực tế có thể áp dụng vào sự phát triển của ngành may mặc, góp phần nhỏ cập nhật thực tiễn công tác Quản lý đơn hàng tại các Doanh nghiệp may trong thời đại công nghệ mới

Thông qua quá trình trải nghiệm thực tập hơn một tháng tại Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú ở phòng PPJ 3, một số nội dung chính nhóm nghiên cứu đã chỉ ra:

- Tìm hiểu sơ lược hệ thống WFX và phần mềm PPJ Garment Development hỗ trợ công tác quản lý đơn hàng

- Quy trình làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng

 Giao hàng và theo dõi thanh toán từ khách hàng

- Quan sát và ghi nhận một số phát sinh trong quá trình theo dõi đơn hàng

- Công tác đối ngoại của nhân viên quản lý đơn hàng

Qua đề tài sinh viên có thể nắm được các kiến thức cơ bản về công việc của nhân viên Quản lý đơn hàng Hiểu được quy trình theo dõi một đơn hàng từ quá trình thực hiện phát triển mẫu tới triển khai sản xuất đại trà Bên cạnh đó, đề tài cung cấp tư liệu thực tế góp phần bổ trợ kiến thức môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” Đề tài còn là cơ sở để sinh viên so sánh thực tế giữa các công ty, từ đó có những đề xuất cải thiện quy trình tốt hơn, hỗ trợ sự phát triển doanh nghiệp

ABSTRACT

The Phong Phu International Joint Stock Company is one of the large garment enterprises in Vietnam with long-term production experience and a position in the garment export market Saigon Economic Times, Vietnam Textile and Garment Association, and Vietnam Leather and Footwear Association have honored the company as one of the "Top 10 comprehensive typical enterprises of Vietnam's garment industry" To ensure the order fulfillment process runs smoothly, the Merchandiser Department plays an extremely crucial role, acting as an intermediary to relaying information to other departments of the company, resolving any interruptions in the order fulfillment process, ensuring that all customer requirements are met As well as establishing and maintaining relationships with customers, it also ensures revenue and plays a key role in company growth

Therefore, the authors chose "FIND OUT HOW THE WORKING PROCESS WORK

OF THE MERCHANDISERS AT PHONG PHU INTERNATIONAL JOINT STOCK COMPANY" This article provides practical knowledge that can be applied to the garment industry, making a small contribution to updating the practice of merchandise at garment enterprises in the new technology era

After an internship experience of more than a month at Phong Phu International Joint Stock Company in PPJ Room 3, the following main aspects of the research team were observed:

- Briefly learn about the WFX system and PPJ Garment Development software to support merchandisers

- Workflow of the Merchandisers

 Monitor progress, quality and inspection

- Observe and record some issues that arise during order tracking

- External affairs and reporting of merchandiser staff

As a result of the topic, students gain a basic understanding of merchandisers' work Identify and understand the process of tracking an order from development of a prototype to mass production implementation Additionally, the topic provides practical materials that contribute to the knowledge of "Merchandiser of the garment” Students can also use the topic

to compare the reality of different companies, resulting in suggestions for better process improvement

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 3.1 Bảng giải thích một số thông tin có trong bảng “Costsheet Summary” 39

Bảng 3.2 Ưu, nhược điểm hệ thống WFX 61

Bảng 3.3 Ưu, nhược điểm phần mềm PPJ Garment Development 62

Bảng 3.4 Bảng quy trình công việc của nhân viên quản lý đơn hàng 68

Bảng 3.5 Công tác đối ngoại với các phòng ban liên quan 126

Bảng 3.6 Một số sự cố phát sinh 130

DANH MỤC HÌNH VẼ

Logo Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 8

Văn phòng chính Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 9

Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 12

Sản phẩm được sản xuất Công ty CPQT Phong Phú 16

Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp may 23

Cơ cấu nhân sự phòng PPJ3 24

Giao diện đăng nhập hệ thống World Fashion Exchange 27

Logo hệ thống World Fashion Exchange (WFX) 28

Giao diện WFX dành cho nhân viên quản lý đơn hàng 32

Miền Catalog - Catalogs để tạo mã hàng 33

Chọn mã hàng mới click lệnh “New” 33

Thông tin cần điền sau khi tạo mã hàng mới 33

Thông tin NPL cần tạo mã hàng 34

Techpack sau khi được điền đầy đủ các thông tin 34

Đi đến “Style creen” để tạo BOM 35

Thực hiện lệnh chọn bảng “Cost sheet” đã được tạo và duyệt 35

Bảng BOM sau khi tạo của một mã hàng 35

Tình trạng NPL của mã hàng khi chọn lệnh “Material Status” 36

Bảng Size Break Down của một mã hàng 37

Bảng Size Break Down sau khi được duyệt 37

Mục “Costing” tạo giá nội bộ cho mã hàng 38

Nhập và chọn các thông tin sau khi chọn “Costing” 38

Một số thông tin bắt buộc điền 39

Thông tin cần điền nếu có 39

Bảng Costing của mã hàng sau khi hoàn tất các thao tác 40

Thao tác gửi Costing phê duyệt 40

Giao diện bảng Costing được chấp nhận phê duyệt 41

Chọn lệnh “New” để tạo Buyer Costing 41

Nhập các thông tin theo yêu cầu theo mã hàng 42

Chọn phần trăm giá bán theo yêu cầu mã hàng 42

Chọn lệnh “Approve” để gửi Bảng Buyer Costing gửi đi duyệt 43

Bảng Buyer Costing có thể lưu dưới nhiều dạng khác nhau 43

Giao diện thông tin mục Header tạo New Order 44

Giao diện thông tin mục Article details tạo Order 44

Thông tin mục Additional Charges tạo Order 45

Giao diện PO sau khi tạo hoàn tất 45

Đơn đặt hàng đã được phê duyệt 46

Chọn “Chargebacks” để tạo thông báo 46

Các thông tin hiển thị sau khi tạo thông báo 47

Thông tin chi tiết nhập hàng của kho tổng 47

Thông tin hiển thị khi tạo lệnh cấp phát 48

Các bước tạo thông tin thanh toán 48

Giao diện khi đã hoàn thành thanh toán 49

Giao diện thông tin thanh toán có thể điều chỉnh 49

Hóa đơn sau khi chuyển tiền 50

Giao diện phần mềm PPJ Garment tại miền “Sample Forecast” 51

Ví dụ chi tiết số lượng mẫu cho mỗi chủng loại 51

Kiểm soát quá trình thực hiện mẫu 52

Chọn lệnh “Copy exist SR” 52

Thông tin mã hàng cần tìm 53

Nhập thông tin tạo yêu cầu may mẫu để tạo SR Code 54

Tạo thông tin NPL may mẫu 55

Tiến độ xác nhận thông tin từ các bộ phận 55

Giao diện trước khi yêu cầu mẫu 56

Giao diện sau khi yêu cầu mẫu thành công 56

Hiển thị thông tin và tình trạng mẫu 57

Tiến độ mẫu ở giai đoạn may mẫu 58

Tiến độ mẫu ở giai đoạn wash mẫu 58

Tiến độ mẫu đang trong giai đoạn hoàn tất 59

Mẫu gửi về nhân viên QLĐH từ bộ phận hoàn tất 59

Thông tin góp ý của khách hàng chuyển đến các bộ phận 60

Báo cáo sau mỗi mã hàng 60

Sơ đồ các giai đoạn phát triển sản phẩm may 63

Biểu mẫu kế hoạch hoạt động của khách hàng theo các mùa 73

Đơn đặt hàng khách hàng White house Black market 75

Hình vẽ mô tả mặt trước, mặt sau 76

Hướng dẫn quy cách may 77

Hướng dẫn in/ thêu 78

Hướng dẫn sử dụng nguyên phụ liệu 79

Bảng thông số kích thước 80

Góp ý các mẫu 81

Ví dụ về bảng TnA 84

Ví dụ giấy chứng nhận Oeko-tex 100 87

Bảng Fabric Data Sheet do NCC vải gửi 89

Biên bản In-house Lab Test Report 92

Ví dụ về Indent List 95

Đơn đặt hàng được tạo trên hệ thống WFX 96

Sơ đồ quy trình báo giá cho khách hàng 99

Ví dụ về bảng tính giá nội bộ 100

Quy trình phát triển và theo dõi mẫu wash, fit 102

Mặt trước thẻ bài 106

Mặt sau thẻ bài 107

Khách hàng phản hồi về mẫu wash 111

Khách hàng phản hồi về mẫu phát triển 112

Hướng dẫn đóng gói 120

Thông tin xuất hàng 122

Thông tin chi tiết đơn hàng gửi cho bộ phận xuất nhập khẩu 122

Hình ảnh bề mặt nút bị dính keo 133

Hình ảnh nhân viên QLĐH mail gửi thông tin lỗi tới NCC 134

Hình ảnh nút bị trầy xước 135

Hình ảnh nhân viên QLĐH mail gửi thông tin lỗi tới NCC 136

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Ký hiệu Cụm từ đầy đủ Nội dung

cung cấp

wash

24 TnA Time and Action Kế hoạch sản xuất

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 3

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực trong và ngoài nước 3

1.2 Lý do chọn đề tài 4

1.2.1 Lý do khách quan 4

1.2.2 Lý do chủ quan 4

1.3 Mục tiêu đề tài 5

1.4 Đối tượng nghiên cứu 5

1.5 Giới hạn đề tài 5

1.6 Nội dung nghiên cứu 6

1.7 Phương pháp nghiên cứu 7

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN 8

2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú 8

2.1.1 Khái quát về công ty 8

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 8

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý công ty 12

2.1.4 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 15

2.2 Tìm hiểu về công tác Quản lý đơn hàng 17

2.2.1 Khái niệm Quản lý đơn hàng ngành may 17

2.2.2 Các hình thức tổ chức Quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp may 17

2.2.3 Đặc điểm công tác quản lý đơn hàng 19

2.2.4 Các điều kiện trở thành nhân viên QLĐH 20

2.2.5 Vai trò của công tác quản lý đơn hàng 21

2.2.6 Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp 22

Chương 3 QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CÓ WASH TẠI PHÒNG PPJ3 24

3.1 Giới thiệu bộ phận Quản lý đơn hàng tại phòng PPJ3 Công ty CPQT Phong Phú 24

3.1.1 Cơ cấu nhân sự 24

3.1.2 Mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng 24

3.1.3 Tiêu chí trở thành nhân viên quản lý đơn hàng 26

3.2 Giới thiệu hệ thống và phần mềm hỗ trợ cho quá trình làm việc của nhân viên QLĐH 27

3.2.1 Hệ thống World Fashion Exchange (WFX) 27

3.2.2 Phần mềm PPJ Garment Development 50

3.2.3 Ưu, nhược điểm của hệ thống WFX và phần mềm PPJ Garment Development 61

3.3 Sơ đồ quy trình phát triển mẫu 62

3.3.1 Sơ đồ quy trình phát triển mẫu 62

3.3.2 Khái niệm các loại mẫu 63

3.4 Tổng quan quy trình làm việc nhân viên quản lý đơn hàng tại phòng PPJ3 68

3.4.1 Tiếp nhận thông tin đơn hàng 72

3.4.2 Nhận thông tin thực hiện giá, ước tính năng xuất cho đơn hàng 82

3.4.3 Tìm kiếm nhà cung cấp/ tìm kiếm NPL 85

3.4.4 Làm giá 98

3.4.5 Nhận chương trình mẫu và chế thử mẫu 102

3.4.6 Tiếp nhận phản hồi và xử lý 110

3.4.7 Sắp xếp mẫu trước khi sản xuất 113

3.4.8 Công tác triển khai sản xuất đại trà 115

3.4.9 Theo dõi tiến độ, chất lượng và kiểm hàng trước sản xuất 117

3.4.10 Chuẩn bị giao hàng và theo dõi thanh toán từ khách hàng 121

3.5 Lập báo cáo trong công tác QLĐH 123

3.5.1 Sơ lược một số báo cáo trong quá trình thực hiện đơn hàng 123

3.5.2 Nhân viên QLĐH thực hiện báo cáo 124

3.5.3 Một số báo cáo chính từ các bộ phận về bộ phận Quản lý đơn hàng: 125

3.5.4 Mục đích 125

3.6 Công tác đối ngoại 126

3.6.1 Công tác đối ngoại với các phòng ban có liên quan 126

3.6.2 Công tác đối ngoại với khách hàng và nhà cung cấp nguyên phụ liệu 129

3.7 Một số phát sinh trong quá trình làm việc của nhân viên QLĐH 130

3.7.1 Thống kê các sự cố 130

3.7.2 Sự cố 1 132

3.7.3 Sự cố 2 135

3.7.4 Sự cố 3 137

Chương 4 KẾT LUẬN – KIẾN NGHỊ 138

4.1 Kết luận 138

4.2 Ưu điểm – Hạn chế 139

4.3 Hướng phát triển đề tài 139

4.4 Kiến nghị 140

TÀI LIỆU THAM KHẢO 141

1 Tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined 2 Tài liệu trích dẫn 141

LỜI MỞ ĐẦU

Ngành công nghiệp dệt may trong nhiều năm qua luôn là một trong những ngành công nghiệp xuất khẩu chủ lực mới tại Việt Nam Mặc dù chịu ảnh hưởng nặng nề của đại dịch COVID - 19 trong 2 năm qua, nhưng các doanh nghiệp dệt may Việt Nam đã vượt lên khó khăn, duy trì đà tăng trưởng tốt trong năm 2021 - 2022 Với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật, đội ngũ lao động có tay nghề ngày càng chiếm tỉ lệ cao, vừa tạo ra giá trị hàng hóa xuất khẩu, vừa đảm bảo nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài nước

Bên cạnh những sự phát triển mới, thực tiễn hiện nay ngành may Việt Nam còn non trẻ chưa tận dụng hết được tiềm năng của mình Các ngành công nghiệp phụ trợ còn yếu, nguyên phụ liệu phục vụ cho ngành vẫn phải nhập khẩu Công tác tiếp thị và xúc tiến thương mại vẫn còn hạn chế Công tác thiết kế thời trang, xây dựng và phát triển thương hiệu chưa được chú trọng nhiều Chính vì thế mà nhân viên quản lý đơn hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của các doanh nghiệp may

Với cơ hội được thực tập tại bộ phận Quản lý đơn hàng tại phòng PPJ 3 thuộc Công ty

Cổ Phần Quốc Tế Phong Phú, nhóm tác giả đã được tìm hiểu công tác quản lý đơn hàng và các công việc cụ thể từ chính các anh chị công nhân viên tại Quý công ty Nhận thấy được tầm quan trọng trong công tác quản lý đơn hàng, kết hợp và vận dụng kiến thức đã học từ môn

“Quản lý đơn hàng ngành may” trong chương trình đào tạo tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh, nhóm đã tìm hiểu và thực hiện đề tài “TÌM HIỂU QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ” với mục đích hiểu rõ hơn về thực tiễn công tác quản lý đơn hàng tại doanh nghiệp may

Đề tài báo cáo gồm 4 chương:

Chương 1: Tổng quan đề tài

Chương 2: Cơ sở lý luận

Chương 3: Quy trình làm việc của Nhân viên Quản lý đơn hàng tại phòng PPJ 3 Công

ty CPQT Phong Phú

Chương 4: Kết luận - đề nghị

Nguồn tài liệu về quy trình quản lý đơn hàng còn hạn chế do tính bảo mật của công ty Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện đề tài, với điều kiện thời gian, kinh nghiệm và hiểu biết

còn hạn chế của một sinh viên, dù đã có nhiều cố gắng, đề tài vẫn không thể tránh khỏi những sai sót, chúng em rất mong nhận được những góp ý nhận xét chân thành từ bạn bè, anh chị và quý thầy cô để có điều kiện bổ sung bài báo cáo dần được hoàn thiện hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1 TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

1.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực trong và ngoài nước

Trong công tác Quản lý đơn hàng nói chung, ngành may nói riêng, quy trình Quản lý đơn hàng của các doanh nghiệp tại Việt Nam vẫn chưa hoàn toàn tối ưu Đối với các doanh nghiệp may có quy mô lớn, số lượng đơn hàng nhiều, phòng ban nhiều, phức tạp, lượng thông tin cần quản lý lớn Do đó, nhiều doanh nghiệp vẫn luôn không ngừng thay đổi, tìm hiểu các giải pháp quản lý đồng bộ một cách tối ưu hóa được các chi phí, thông tin lưu thông được đảm bảo độ chính xác, công tác quản lý đơn hàng diễn ra một cách thuận lợi, giảm thiểu các sự cố phát sinh và đảm bảo yêu cầu khách hàng Góp phần thúc đẩy doanh thu và tăng vị thế công ty trên thị trường

Tính chất mới mẻ của đề tài: Trước đây đã có một số đề tài tìm hiểu về nội dung công tác Quản lý đơn hàng tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Sơn Hà, Công ty Fashion Garment, Tuy nhiên, ở mỗi công ty sẽ có quy trình thực hiện, các công cụ hỗ trợ khác nhau nên việc tìm hiểu quy trình làm việc của nhân viên QLĐH ở công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú vẫn đáp ứng được tính mới của một đề tài

Ngoài ra, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong phú đã áp dụng thêm các hệ thống, phần mềm hỗ trợ công tác quản lý đơn hàng để rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất làm việc như: World Fashion Exchange (WFX) từ năm 2020, PPJ Garment Development Software, Vì thế, quy trình quản lý đơn hàng sẽ có nhiều thay đổi và khác biệt

Đối với các mô hình giảng dạy tại các trường học chưa thực sự truyền tải nhiều các thông tin tư liệu thực tiễn từ các doanh nghiệp may bởi tính bảo mật của từng công ty Khi có

cơ hội được thực tập tại Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, nhóm tác giả thực hiện đề tài này với mong muốn cập nhật kiến thực thực tiễn chi tiết quy trình Quản lý đơn hàng từ thực hiện phát triển mẫu tới triển khai sản xuất đại trà tại doanh nghiệp may kèm theo các tư liệu, đồng thời giới thiệu một số phần mềm đã được áp dụng để tối ưu hóa quy trình quản lý đơn hàng tại công ty

Tính chất thực tiễn của đề tài: Sau gần một tháng rưỡi thực tập, nhóm tác giả đã hiểu rõ quy trình làm việc của nhân viên quản lý đơn hàng từ giai đoạn tiếp nhận thông tin, phát triển mẫu, yêu cầu đặt nguyên phụ liệu, làm giá, theo dõi sản xuất và xuất hàng gắn liền với hệ thống WFX, phần mềm PPJ Garment Development và các phần mềm hỗ trợ khác Kết quả nghiên cứu đề tài đáp ứng nhu cầu thực tiễn lĩnh vực xã hội: thông qua việc tham khảo, nghiên

cứu, áp dụng quy trình làm việc tại công ty CPQT Phong Phú hỗ trợ sự phát triển doanh nghiệp Ngoài ra, đề tài còn đáp ứng nhu cầu thực tiễn lĩnh vực xã hội là ngoài diễn giải quy trình, nhóm tác giả còn lồng ghép các hình ảnh tài liệu thực tế hỗ trợ công tác tiếp thu kiến thức môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” và các môn học có liên quan khác

Độ phức tạp và độ khó: Do tính chất công việc quản lý đơn hàng thuộc phòng kinh doanh - bộ phận chủ chốt của công ty nên nguồn tài liệu bảo mật, hạn chế dữ liệu có thể đưa vào đồ án Trong hơn một tháng rưỡi thực tập, nhóm chưa có nhiều cơ hội va chạm và tiếp xúc thực tế với các vấn đề phát sinh Nhóm không thể tham gia trực tiếp vào các quá trình theo dõi phát triển mẫu và sản xuất, vì thế để hiểu cặn kẽ từng nội dung là một thử thách lớn đối với nhóm Ngoài ra, kiến thức chuyên ngành về Quản lý đơn hàng là kiến thúc khó và lớn, đòi hỏi cần nhiều thời gian thực hành và tiếp thu

1.2 Lý do chọn đề tài

1.2.1 Lý do khách quan

Quản lý đơn hàng ngành may chưa bao giờ là một công việc dễ dàng bởi số lượng đơn hàng khá lớn, các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc là điều không thể tránh khỏi Lúc này, người quản lý đơn hàng cần phải hiểu rõ những vấn đề phát sinh không đáng có trong quá trình quản lý, đồng thời cũng phải hiểu rõ về quy trình sản xuất, các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm Chính vì thế mà công việc Quản lý đơn hàng ngành may đòi hỏi người nhân viên cần có kiến thức chuyên ngành thực tiễn, kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp may đóng vai trò

vô cùng quan trọng Đặc biệt là vị trí Quản lý đơn hàng ngành may ngày nay đang thiếu hụt nhân lực Chính vì thế, nhóm tác giả chọn đề tài này nhằm bổ sung kiến thức cho bản thân, song song đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp sau khi ra trường nếu có định hướng theo công việc

Mặc dù đề tài không quá mới mẻ nhưng nhóm tác giả có mong muốn tìm hiểu sâu hơn

để có thể so sánh, nhận diện được điểm khác biệt và sự thay đổi trong công việc Quản lý đơn hàng các đề tài qua các năm hoặc các công ty khác nhau để cập nhật thêm kiến thức tài liệu về ngành nghề

1.2.2 Lý do chủ quan

Sau quá trình học tập tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh và có được cái nhìn tổng quan hơn về ngành may nói chung, công tác quản lý đơn hàng nói riêng, thông qua môn học “Quản lý đơn hàng ngành may” được xây dựng theo chương trình đào tạo

bài bản, sinh viên có cái nhìn tổng quan về công việc quản lý đơn hàng ngành may nhưng nhóm tác giả thấy chưa thực sự định hình được vị trí từng công đoạn của công việc

Khi có cơ hội tham gia tìm hiểu công việc cụ thể trong công tác quản lý đơn hàng tại phòng PPJ 3, công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú, nhóm tác giả mong muốn trau dồi thêm kiến thức thực tế, hiểu rõ hơn từng công đoạn làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng qua từng đơn hàng cụ thể, tìm hiểu những đổi mới cho sự phát triển trong công tác Quản lý đơn hàng ngành may Đồng thời rèn luyện thêm kỹ năng chuyên môn để khi ra trường có cái nhìn

rõ hơn và định hướng vị trí mà mình sẽ làm việc sau khi hoàn thành khóa học tại trường đại học

Tìm hiểu một số công tác đối ngoại của nhân viên Quản lý đơn hàng với các bộ phận liên quan

1.4 Đối tượng nghiên cứu

- Quy trình làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng theo từng công đoạn

- Một số phần mềm được sử dụng trong công tác Quản lý đơn hàng

- Một số phát sinh và hướng xử lý trong quá trình Quản lý đơn hàng

- Các tư liệu có trong quy trình công việc của nhân viên Quản lý đơn hàng

1.5 Giới hạn đề tài

- Đề tài tìm hiểu kiến thức, tư liệu tại phòng PPJ3, công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú

- Đề tài tìm hiểu các công việc của nhân viên quản lý đơn hàng có wash từ giai đoạn nhận

đơn hàng, phát triển mẫu, giai đoạn sản xuất và xuất hàng của khách hàng White House Black Market

- Tìm hiểu hệ thống WFX và phần mềm PPJ Garment Development gắn liền với công tác

Quản lý đơn hàng ngành may

- Tìm hiểu các vấn đề phát sinh xung quanh công việc của nhân viên Quản lý đơn hàng 1.6 Nội dung nghiên cứu

Đề tài tập trung tìm hiểu về:

đơn hàng đến giai đoạn sản xuất đại trà

tác quản lý đơn hàng

- Quy trình làm việc của nhân viên Quản lý đơn hàng

- Sơ lược về xuất nhập khẩu, tính giá, cách thức tiếp cận khách hàng, đàm phán, hợp đồng gia công đơn hàng ngành may có trong công tác Quản lý đơn hàng

1.7 Phương pháp nghiên cứu

Tìm hiểu công tác Quản lý đơn hàng tại bộ phận Quản lý đơn hàng phòng PPJ 3 công ty

Cổ phần Quốc tế Phong Phú dựa trên những kiến thức lý thuyết đã học môn “Quản lý đơn hàng ngành may” tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP Hồ Chí Minh để so sánh với thực

tế tại doanh nghiệp Sau đó tiến hành phân tích, tổng hợp, kết luận bằng các phương pháp:

- Phương pháp quan sát Quan sát quá trình làm việc của các nhân viên QLĐH, các thao tác sử dụng các phần mềm liên lạc với các bộ phận liên quan, các vấn đề phát sinh xung quanh quá trình làm việc của một nhân viên QLĐH

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin thu thập các thông tin quan sát được sau đó so sánh với lý thuyết đã học, đồng thời nhận diện các tình huống phát sinh và đưa ra biện pháp xử lý

- Phương pháp thực nghiệm Trao đổi với nhân viên QLĐH thực hiện một số thao tác trong công tác Quản lý đơn hàng

- Phương pháp phân tích tổng kết kinh nghiệm Từ những kiến thức được chia sẻ và trải nghiệm, từ đó phân tích kỹ, hệ thống hóa và tổng kết kinh nghiệm cho bản thân

- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết Trong quá trình trải nghiệm thực tế công việc và chia sẻ từ các nhân viên QLĐH, tổng hợp lại kiến thức so sánh với lý thuyết đã học để hệ thống một quy trình và kiến thức chuẩn

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú

2.1.1 Khái quát về công ty

- Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ PHONG PHÚ

- Tên quốc tế: Phong Phu International Joint Stock Company (PP.J.S.C)

Sau khi thành lập, Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú được tiếp nhận quản lý hai Nhà máy May từ Tổng công ty Cổ phần Phong Phú đó là Nhà máy May Phong Phú Guston Molinel

chuyên sản xuất Workwear xuất khẩu sang thị trường Châu Âu và Nhà máy May Jeans Xuất Khẩu chuyên sản xuất hàng Jeans xuất khẩu sang thị trường Mỹ

Năm 2009, Công ty thành lập thêm nhà máy Wash thời trang tại Quận Thủ Đức và thực hiện đầu tư các dự án khác tại các địa điểm Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Đà Nẵng, Bình Thuận, Long An…

Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt, là bước phát triển mới của Tổng Công ty trong lĩnh vực phát triển chuỗi giá trị may mặc - được xác định là ngành cốt lõi của Tổng Công ty Phong Phú

Năm 2014, Tổng công ty tái cấu trúc, đưa toàn hệ thống các công ty con nói chung và Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú nói riêng trở thành nhà sản xuất có chuỗi cung ứng khép kín từ sợi - dệt - nhuộm – may hoàn thiện, đón đầu các hiệp định thương mại tự do, gia tăng nội lực doanh nghiệp và tăng tốc đầu tư

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển kinh tế mạnh mẽ tại Việt Nam theo

xu hướng hội nhập quốc tế Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú đã không ngừng lớn mạnh

cả về lượng và chất, được đánh giá là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành dệt may Việt Nam cả về quy mô lẫn hiệu quả hoạt động, đủ sức cạnh tranh và hội nhập với nền kinh tế trong khu vực và thế giới

Văn phòng chính Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú

(Nguồn: https://www.linkedin.com/company/phong-phu-international-jsc-ppj-/mycompany/ )

Tính đến hiện nay, Tổng Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú đã có 7 công ty con và

11 nhà máy trải dài khắp cả nước phục vụ dây chuyền sản xuất chuỗi cung ứng khép kín với hệ thống kho tổng được đặt tại 3 vị trí giao thương hàng hóa Bắc Trung Nam

Với lưu lượng đơn đặt hàng ngày càng nhiều, số lượng nguồn nguyên phụ liệu (NPL) lớn, hệ thống kho tổng của công ty được xây dựng để hỗ trợ lưu trữ, điều phối, cung ứng hàng hóa đi đến các nhà máy sản xuất nhanh chóng, thuận lợi, ngoài ra còn đảm bảo kiểm soát lượng hàng nhập và xuất, hàng tồn kho sau khi sử dụng Nâng cao hệ thống chất lượng quản

lý, kiểm soát, chủ động sản xuất:

Tiền thân của Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú là một trong những đơn vị thành viên của Tổng Công ty CP Phong Phú Công ty được thành lập từ năm 2007, là bước phát triển mới của Tổng công ty về lĩnh vực phát triển chuỗi giá trị may mặc - được xác định là ngành cốt lõi của Tổng Công ty

Đầu năm 2012 đánh dấu một bước phát triển mới của Công ty khi tiếp tục duy trì và phát triển lên tầm cao mới các Chi nhánh/Nhà máy đã được xây dựng và đưa vào hoạt động như:

Khu vực I

Khu vực II

Khu vực III

Khu vực IV

Trong năm 5 hoạt động sản xuất và kinh doanh với những thành tựu đạt được, công ty

đã được Bộ Công thương tặng thưởng đơn vị xuất sắc trong nhiều năm liền, sản phẩm được nhiều người tiêu dùng đánh giá cao, luôn làm thỏa mãn mọi yêu cầu về thị hiếu của khách hàng Với những thành quả đạt được, Giám đốc công ty – ông Đặng Vũ Hùng đã được vinh dự UBND Thành phố Hồ Chí Minh trao tặng giải thưởng Doanh nhân trẻ xuất sắc và Doanh nhân tiêu biểu Tp HCM lần thứ VII năm 2012

2.1.3 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý công ty

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú

(Nguồn: Phòng Nhân sự)

Diễn giải một số bộ phận trong cơ cấu tổ chức của công ty:

Tổng giám đốc, phụ trách chung và kiểm soát toàn bộ hoạt động của Công ty từ con

người, tài chính đến các khâu trong sản xuất của doanh nghiệp Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Kế toán Tài Chính, phòng Kinh doanh nội địa, Phòng đầu tư và phát triển, phòng Quản

lý chất lượng và Trung tâm may mặc

Phó tổng Giám đốc, giải quyết các công việc thường xuyên của Công ty trong phạm vi

được Tổng Giám đốc ủy quyền Trực tiếp phụ trách Phòng Hành chính nhân sự

Giám đốc điều hành thứ nhất, chịu trách nhiệm điều hành các công việc thường ngày

của công ty ở các khối văn phòng Tham gia vào quá trình chỉ đạo sản xuất, theo dõi tiến trình sản xuất đối với các nhà máy Bên cạnh đó, cũng có nhiệm vụ ký kết các hợp đồng và giải

quyết các công việc khác theo sự ủy quyền của Tổng Giám đốc Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Kế hoạch sản xuất, Phòng Kỹ thuật, Phòng Xuất nhập khẩu, Bộ phận kho và Nhà máy may Jean xuất khẩu.

Giám đốc điều hành thứ hai, trực tiếp phụ trách và điều hành các hoạt động sản xuất tại Xưởng may Phong Phú Guston Molinel

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ chung của ban điều hành, các phòng ban

b Khối phòng ban

- Công ty Cổ phần Quốc Tế Phong Phú tổ chức theo dạng cơ cấu chức năng Mỗi phòng

ban, bộ phận sẽ chịu trách nhiệm một mảng công việc chức năng công việc khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết và phụ thuộc lẫn nhau Đồng thời, cách tổ chức này còn thúc đẩy sự chuyên môn hóa kỹ năng, nâng cao chất lượng

- Các bộ phận có nhiệm vụ tuân thủ các kế hoạch, yêu cầu do ban lãnh đạo đề ra trong

sản xuất, vận hành bộ máy công ty; tuân thủ quy định của công ty; phối hợp với nhau để quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra thuận lợi,…

- Trong quá trình thực hiện sản xuất 1 đơn hàng cần có sự phối hợp làm việc chính giữa

các bộ phận Sale (Merchandise) – Kỹ Thuật – Kế hoạch – Thu Mua – Sản Xuất – Quản

Lý Chất Lượng – Xuất Nhập Khẩu – Kế Toán Tài Chính Mỗi bộ phận có các nhiệm vụ chính như:

- Bộ phận Sale (Merchandise): tìm kiếm khách hàng; tiếp nhận đơn hàng; thực hiện phát

triển các loại mẫu với bộ phận phát triển mẫu; chào giá, đàm phán hợp đồng với khách hàng; theo dõi, quản lý đơn hàng

- Bộ phận Kỹ thuật: có chức năng hướng dẫn và đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của sản

phẩm như tính định mức báo giá đơn hàng, lập danh sách các loại NPL cần cho đơn hàng, định mức sản xuất, xây dựng quy trình sản xuất,…

- Bộ phận Kế hoạch: có chức năng hoạch định toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của

Công ty như phân bổ đơn vị gia công cho đơn hàng, sắp xếp kế hoạch vào chuyền, lập

kế hoạch sản xuất đơn hàng,…

- Bộ phận Thu mua NPL (Purchasing): đặt mua NPL theo yêu cầu của Merchandise; phát

triển mẫu nguyên phụ liệu (nếu có); cân đối tồn kho; thương lượng giá cả, hợp đồng với nhà cung cấp; theo dõi đơn hàng; phối hợp các phòng ban liên quan làm các thủ tục giao nhận hàng hóa, thủ tục thanh toán; trao đổi với nhà cung cấp các vấn đề về nguyên phụ liệu nếu bị sai, hỏng,…

- Bộ phận Sản xuất: sản xuất đơn hàng theo kế hoạch, tiêu chuẩn kỹ thuật đã đề ra, nhận

nguyên phụ liệu; bảo quản và kiểm tra nguyên phụ liệu nếu có lỗi hoặc các vấn đề phát sinh; sản xuất đơn hàng đúng thời hạn,…

- Bộ phận Quản lý chất lượng (QA – Quality Assurance): chịu trách nhiệm về chất lượng

sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng đối với từng mã hàng; kiểm các loại mẫu; đảm bảo mọi thủ tục và quy trình theo tiêu chuẩn của khách hàng về chất lượng sản phẩm;

QC - Quality Control kiểm hàng inline theo các tiêu chuẩn chất lượng và mẫu do nhóm

QA duyệt và làm ra

- Bộ phận Xuất nhập khẩu: có chức năng thực hiện các chứng từ giao dịch xuất nhập

khẩu như đảm bảo nguyên phụ liệu và hàng hóa xuất nhập theo đúng kế hoạch của Công ty, soạn thảo, làm các thủ tục xuất nhập khẩu, khai báo hải quan; hỗ trợ, làm việc với bộ phận quản lý đơn hàng chuẩn bị các chứng từ, thủ tục thanh toán, vận chuyển, thông quan hàng hóa cho các đơn hàng thu mua nguyên phụ liệu nhập khẩu, đơn hàng gia công xuất khẩu; đảm bảo hoạt động của chuỗi cung ứng của công ty diễn ra liên tục

- Bộ phận Kế toán tài chính: thực hiện các kế hoạch tài chính của công ty; Kế toán tổng

hợp, Kế toán ngân hàng, Kế toán công nợ, Kế toán vật tư, thành phẩm, gia công, Kế toán thu chi, kế toán nội bộ, Kế toán giá thành, chi phí, Kế toán kho, Kế toán tiền lương, Thủ quỹ,…

- Phòng Hành chính - nhân sự: có chức năng tham mưu cho Tổng Giám đốc về hành

chính, nhân sự, kiểm soát và điều phối các hoạt động liên quan đến: Chi phí hành chính, tuyển dụng, đào tạo, chế độ chính sách, bảo hiểm, tiền lương,… của toàn Công ty

- Phòng Kinh doanh nội địa: có chức năng phát triển thị trường kinh doanh nội địa

- Phòng Đầu tư và phát triển: có chức năng hoạch định về chiến lược và địa bàn đầu tư

sản xuất kinh doanh của Công ty

- Bộ phận Kho: chứa đựng và đảm bảo cung cấp nguyên phụ liệu, bán thành phẩm và

thành phẩm theo yêu cầu của sản xuất

- Trung tâm may mặc: bao gồm nhiều nhóm kinh doanh nên tùy thuộc vào điều kiện sản

xuất và tình hình của Công ty tại mỗi thời điểm Thực hiện các chức năng: kinh doanh, tiếp thị, quản lý đơn hàng, tìm kiếm thị trường và duy trì, mở rộng khách hàng

- Mỗi phòng ban, bộ phận đều có chức năng, nhiệm vụ riêng như mỗi chiếc xương sườn

trên một chiếc xương sống lớn, giúp cả doanh nghiệp được vận hành trơn tru, hiệu quả Các bộ phận đều đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp

2.1.4 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

2.1.4.1 Sản phẩm chính

Công ty Cổ phần Quốc tế Phong Phú chuyên gia công xuất khẩu FOB là chủ yếu, sản phẩm gia công chính là Jeans và hàng dệt kim Công ty tự hào là doanh nghiệp may gia công xuất khẩu Jeans và các mặt hàng Jeans hàng đầu tại Việt Nam

Công ty hướng đến các khách hàng lớn là các doanh nghiệp bán lẻ tại thị trường Châu

Âu, Châu Mỹ, Châu Á,… Ngoài ra, Phong Phú còn nhận các đơn đặt hàng jeans có yêu cầu phức tạp, số lượng đặt hàng nhỏ vào các thời điểm không quá bận rộn, không bị quá tải đơn đặt hàng Đây là việc làm nhằm tạo dựng hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp của công ty đến với các doanh nghiệp là khách hàng mới và các doanh nghiệp chưa là khách hàng của Phong Phú

Sản phẩm được sản xuất Công ty CPQT Phong Phú

(Nguồn: https://ppj-international.com/ ) 2.1.4.2 Khách hàng truyền thống

Là một doanh nghiệp may chuyên gia công các mặt hàng jeans xuất khẩu, Phong Phú là nhà cung cấp quen thuộc và cũng là lựa chọn hàng đầu với các doanh nghiệp nước ngoài khi muốn tìm kiếm một đơn vị gia công uy tín với chất lượng sản phẩm đi đầu

Các doanh nghiệp nước ngoài là khách hàng thân thiết của Phong Phú gồm AEO (American Eagle Outfits), Express, Esprit, Chico’s, WHBM,… cùng một số doanh nghiệp trong nước (Ninomaxx) Bên cạnh đó, công ty còn sản xuất Jeans phục vụ cho chuỗi cửa hàng riêng mang thương hiệu PP Jeans

Tổng Công ty CP Phong Phú đặc biệt chú trọng tới thị trường nội địa phục vụ tiêu dùng trong nước nhằm hưởng ứng lời kêu gọi của nhà nước “Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” Công ty đã mạnh dạn thành lập Công ty cổ phần Quốc tế Phong Phú để đẩy mạnh thị

trường nội địa Hiện nay sản phẩm mang thương hiệu của Phong Phú như: POP, Enriche, Town Streets, Jolie Maison,… đã xuất hiện hầu hết các vùng miền trong cả nước và được nhiều người tiêu dùng ưa chuộng do tính thời trang, giá cả phù hợp, chất lượng vượt trội Bên cạnh đó, Công ty CP Quốc Tế Phong Phú (PPJ) cũng chuyên sản xuất dòng hàng Jeans, Khaki, Thun Thị trường xuất khẩu là Mỹ và Châu Âu

2.2 Tìm hiểu về công tác Quản lý đơn hàng

2.2.1 Khái niệm Quản lý đơn hàng ngành may

Quản lý đơn hàng ngành may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng, cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã ký kết trên hợp đồng với giá cả đã thỏa thuận

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung, lĩnh vực ngành may nói riêng, quản lý đơn hàng là một vị trí có nhiệm vụ quan trọng, quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng

từ khâu bắt đầu tạo đơn đến khi hoàn tất Quản lý đơn hàng là cầu nối giữa khách hàng và nhà máy, dung hòa giữa hai bên, đáp ứng yêu cầu khách hàng, tiếp nhận thông tin nhanh nhất từ phía khách hàng về nhà máy và các bộ phận liên quan Quản lý đơn hàng là người theo dõi chịu trách nhiệm về đơn hàng của khách hàng đảm bảo chất lượng hàng từ khâu nguyên liệu đến khi ra thành phẩm và giao cho khách hàng

2.2.2 Các hình thức tổ chức Quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp may

2.2.2.1 Hình thức quản lý trực tuyến

Là hình thức mà bộ phận quản lý sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ Mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một đơn hàng của khách hàng nhất định Đứng đầu nhóm là trưởng nhóm, nhóm trưởng sẽ không trực tiếp quản lý đơn hàng nào, mà chỉ theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các thành viên trong nhóm, giải quyết những vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể giải quyết được

2.2.2.2 Hình thức quản lý theo chức năng

Là hình thức mà đơn vị chức năng được phân chia, tách biệt theo từng bộ phận, bao gồm:

a Bộ phận phát triển mẫu

rút,

thùng,

b Bộ phận thu mua

yêu cầu như mẫu NPL đã được khách hàng duyệt

hàng nếu có vấn đề phát sinh

sản phẩm,

c Bộ phận kế hoạch

- Lên kế hoạch chi tiết cho việc xuất hàng và báo cáo hàng xuất

cho phép và báo cáo lên cấp trên

2.2.2.3 Hình thức quản lý theo sản phẩm

Là cách thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau Bộ phận QLĐH được phân chia ra theo nhóm sản phẩm Mỗi nhóm sẽ quản lý một hoặc một số loại sản phẩm Chẳng hạn như nhóm chuyên quản lý về những đơn hàng áo Jacket, quần, đồ trẻ em,…

Thường áp dụng tại công ty có nhiều xưởng may, trình độ chuyên môn và khả năng giải quyết vấn đề của nhân viên sẽ tốt hơn

2.2.2.4 Hình thức quản lý theo địa lý

Bộ phận QLĐH sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý Đây là một hình thức khá phổ biến vì mỗi khách hàng ở mỗi khu vực địa lý, thị trường (châu Âu và châu Á,…) khác nhau thì yêu cầu về sản phẩm, chỉ tiêu chất lượng cũng khác nhau Do vậy mà QLĐH theo khu vực sẽ giúp cho doanh nghiệp may đáp ứng tốt nhất những yêu cầu mà khách hàng đưa ra

2.2.3 Đặc điểm công tác quản lý đơn hàng

2.2.3.1 Tính thích nghi và thay đổi

Chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng khách hàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thay đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí theo kèm, quy cách may, quy cách đóng gói, Cho nên, đòi hỏi người nhân viên QLĐH phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc

2.2.3.2 Tính vận động cao

Khác với đặc trưng chung của nhân viên văn phòng thuộc các phòng ban chức năng là ngồi nhiều, tiếp xúc cả ngày với máy tính, người nhân viên quản lý đơn hàng cần thường xuyên di chuyển để có được sự tiếp cận, giám sát thực tiễn, nhằm dễ dàng hướng dẫn cách thực hiện, nắm bắt tìm hiểu rõ nguyên nhân của mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu

và sản xuất, kịp thời giải quyết và báo cáo lên cấp trên và các bộ phận có liên quan để tìm

hướng giải quyết Với những sự cố ngoài tầm kiểm soát và không thể giải quyết nội bộ được thì bắt buộc phải báo cáo lại khách hàng để được sự đồng ý chính thức, không gây ảnh hưởng đến việc xuất hàng về sau

2.2.3.3 Tính phụ thuộc

Đặc thù của ngành dệt may ở nước ta là chủ yếu hoạt động theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, lệ thuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, vào sự chỉ định của khách hàng Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính, đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại chất liệu nguyên phụ liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng, Tuy nhiên, nếu mọi sự cải tiến chủ yếu về mặt kỹ thuật trong khi thực hiện đơn hàng mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn mà không ảnh hưởng đến thiết kế, cấu trúc và chất lượng sản phẩm, không phát sinh chi phí và quan trọng là khách hàng không thể phát hiện, dựa trên bề ngoài sản phẩm, thì có thể áp dụng thẳng cho nhà máy Trường hợp KH có thể phát hiện, nên báo lại với KH để xin ý kiến Ngoài ra, sự phụ thuộc này còn thể hiện rõ rệt hơn từ nguyên nhân chủ quan ở cách quản lý, phẩm chất cá nhân của cấp trên

2.2.4 Các điều kiện trở thành nhân viên QLĐH

2.2.4.1 Yêu cầu trình độ chuyên môn

- Kiến thức về công nghệ sản xuất may công nghiệp

- Kiến thức về thiết kế rập và kỹ thuật may các loại sản phẩm may

- Kiến thức về quản lý chất lượng sản phẩm may

- Kiến thức về lập kế hoạch sản xuất may công nghiệp

- Kiến thức về nguyên phụ liệu ngành may (cấu trúc, tính chất, đặc điểm, )

2.2.4.2 Yêu cầu trình độ ngoại ngữ

Một số ngoại ngữ phổ biến hiện nay là tiếng Anh, tiếng Hoa, tiếng Nhật, tiếng Hàn với đòi hỏi thông thạo ở cả 4 kỹ năng nghe - nói - đọc - viết

Trong công tác của người quản lý đơn hàng ngành may, ngoại ngữ là phương tiện không thể thiếu trong quá trình giao tiếp, trao đổi mọi thông tin về đơn hàng với khách hàng,

về nguyên phụ liệu với nhà cung cấp, về mọi vấn đề xoay quanh đơn hàng báo cáo lên cấp trên Điều này lại càng được đặc biệt quan tâm khi chúng ta làm việc ở các doanh nghiệp nước ngoài

2.2.4.3 Yêu cầu trình độ tin học

Mỗi nhân viên đều cần tự trang bị những kiến thức và kỹ năng tin học văn phòng trên những phần mềm căn bản Microsoft Office: Excel, Word, Outlook, Paint, Corel Draw Ngoài

ra, cần thêm kỹ năng sử dụng các loại máy photocopy, scan, máy chụp hình,

2.2.4.4 Yêu cầu trình độ đạo đức, kỹ năng làm việc

a Trình độ đạo đức

2.2.5 Vai trò của công tác quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng là bộ phận giữ vai trò cực kỳ quan trọng bởi những lí do sau:

- Chịu trách nhiệm chính, vừa là cầu nối giữa khách hàng - công ty, bộ phận - bộ phận để

có thể tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin, chuyển giao thông tin, truyền đạt thông tin từ phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng chính xác, đảm bảo sản xuất được liên tục tránh mọi sự trì hoãn Đồng thời, quản lý đơn hàng tốt, sẽ tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất

- Chuẩn bị đầu vào và đầu ra cho quá trình sản xuất: tài liệu kỹ thuật, NPL, thông tin sản

xuất, các thủ tục nhập và xuất hàng

- Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng mọi yêu cầu của khách hàng Xây dựng hình

ảnh, uy tín công ty

- Duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được

2.2.6 Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp

Quá trình quản lý đơn hàng bao gồm rất nhiều công việc khác nhau Mỗi doanh nghiệp

có mô hình phù hợp với thực tế riêng Tuy nhiên, nhìn một cách tổng thể, các doanh nghiệp cũng có chung quy trình sau:

Quy trình triển khai đơn hàng tại doanh nghiệp may

(Nguồn: Giáo trình Quản lý đơn hàng ngành may)

Chương 3 QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN QUẢN LÝ

ĐƠN HÀNG CÓ WASH TẠI PHÒNG PPJ3

3.1 Giới thiệu bộ phận Quản lý đơn hàng tại phòng PPJ3 Công ty CPQT Phong Phú

3.1.1 Cơ cấu nhân sự

Dựa theo cấp bậc quản lý, nhân viên QLĐH tại phòng PPJ3 được chia thành 3 cấp như sau:

Cơ cấu nhân sự phòng PPJ3

(Nguồn: Tác giả)

3.1.2 Mô tả công việc nhân viên quản lý đơn hàng

Nhiệm vụ ở từng vị trí sẽ được yêu cầu cụ thể, tuy nhiên phải đảm bảo về các nhiệm vụ chung:

về yêu cầu chất lượng sản phẩm