CÁCH THỨC XÂY DỰNG KPI TẠI ĐƠN VỊ

Performance Plan and Performance Review Kế hoạch thực hiện và đánh giá hiệu quả công việc Review Period start date – end date Thời gian đánh giá Name of Associate Start Date Start Date in Current.CÁCH THỨC XÂY DỰNG KPI TẠI ĐƠN VỊ

Performance Plan and Performance Review Kế hoạch thực đánh giá hiệu công việc Review Period [start date] – [end date] Thời gian đánh giá: Name of Associate Start Date Tên nhân viên Ngày bắt đầu làm việc Job Title Chức danh Reviewer Người đánh giá Job Grade Cấp bậc Position Vị trí Start Date in Current Position Ngày bắt đầu làm việc vị trí Years of Service Số năm làm việc Date of Review Ngày đánh giá This form applies to all associates whose positions are classified under Job Grade and higher job grades in our position classification system Mẫu đánh giá áp dụng cho tất nhân viên cấp bậc cấp bậc cao This form is to be completed as part of the mid-year and year-end performance discussion and a copy submitted to the HR Department no later than end of January for year-end, and end of June for mid-year Copies of the completed form should be retained by both the Associate and the Reviewer Mẫu đánh giá cần hoàn thành sau thảo luận gửi đến phận Nhân không tuần từ thời hạn đánh giá cuối cùng, thông thường vào cuối tháng Một năm Bản mẫu đánh giá hoàn chỉnh gởi lại cho nhân viên người đánh giá Section Individual Skills Assessment Phần 1: Đánh giá kỹ cá nhân Instructions: Section is intended for all job grades Hướng dẫn: Phần dùng cho cấp bậc Job Proficiency Review (based on Job Description) Đánh giá hiệu công việc ( dựa bảng mô tả công việc) Instructions: We shall review associate performance based on the authorized job description Please ensure that job description is current and applicable to the job being delivered by the associate If there are permanent changes to key deliverables outlined in the job description, the Reviewer shall need to have such change authorized by his/her immediate manager as 2nd level authorization for the change Please review below rating scale PRIOR to the review, and while drafting your draft reports Copy and paste the authorized job description AS-IS Hướng dẫn: Phần đánh giá dựa bảng mô tả công việc nhân viên Xin đảm bảo phần mô tả công việc cập nhật gần áp dụng cho công việc nhân viên làm Những thay đổi cố định nội dung bảng mô tả công việc cần xem xét cấp có thẩm quyền (người đánh giá nhân viên giám sát trực tiếp) Hãy nắm rõ thang điểm TRƯỚC KHI đánh soạn thảo báo cáo Hãy phô tô dán phần mô tả công việc AS-IS Rating Scale: Thang điểm: Not acceptable Kém Performance falls short of the minimum criteria and standards Immediate and Below minimum job requirements Dưới mức yêu cầu công việc Performance is inconsistent and needs alignment and/or development Performance Meets job requirements Đạt yêu cầu công việc Associate meets expected standards Performance is steady, reliable, consistent, and Above job requirements Vượt yêu cầu công việc Performance clearly and consistently exceeds the expectation levels of this performance Expert Xuất sắc Associate demonstrates unusual proficiency in obtaining results substantial improvement is necessary to address this area Hiệu công việc thấp yêu cầu tiêu chuẩn tối thiểu Cần cải thiện kịp thời để đáp ứng yêu cầu công việc feedback and efforts to reinforce competency may provide the tools to achieve success Hiệu công việc không ổn định, cần liên kết và/hoặc cần cải thiện Thông tin phản hồi hiệu công việc nỗ lực nhằm củng cố lực cơng cụ để đạt thành công Key Deliverables / Key Result Areas Các yêu tố đánh giá/Các tiêu chí đánh giá then chốt maintained with a minimum amount of supervision Nhân viên đáp ứng tiêu chuẩn mong đợi Hiệu công việc trì ổn định, đáng tin cậy, quán, cần giám sát Performance Comments Các nhận xét hiệu công việc area Hiệu công việc rõ ràng quán vượt kỳ vọng tất lĩnh vực Performance Rating by Associate Điểm nhân viên tự đánh giá with this competency and is recognized as a leader or mentor Nhân viên thể khả & lực vượt trội qua kết công việc đạt công nhận người lãnh đạo cố vấn Performance Rating By Manager Điểm đánh giá người quản lý (based on Job Description) (dựa Bảng mô tả công việc) Manager’s comments, if any Nhận xét người quản lý (Nếu có) 10 Job Proficiency Rating /Tỉ lệ điểm đánh giá hiệu công việc = Sum of performance Ratings / Number of KRAs Tổng điểm đánh giá/Tổng số yếu tố đánh giá Section Personal Development Plan Phần 2: Kế hoạch phát triển cá nhân 2-A GAPS ASSESSMENT & DEVELOPMENT PLAN 2-A ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH/ĐIỂM CẦN CẢI THIỆN VÀ KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN DEVELOPMENT OBJECTIVES CÁC MỤC TIÊU PHÁT TRIỂN ACTIVITIES CÁC HOẠT ĐỘNG BY WHOM THỰC HIỆN BỞI Based on the results of the assessments from previous sections (Job Proficiency Assessment), list the development objectives to strengthen the associate’s current abilities, work on areas to improve on and meet personal and work-related goals Dựa vào kết đánh giá phần trước (Đánh giá hiệu công việc), Hãy liệt kê mục tiêu phát triển để củng cố khả nhân viên, khắc phục điểm cần cải thiện để đáp ứng mục tiêu cá nhân mục tiêu nghề nghiệp có liên quan Associate's Input (Self-Assessment) Reviewer's Input List the activities that will help you in achieving your objectives Hãy liệt kê hoạt động giúp bạn đạt mục tiêu Identify who will be responsible in helping you achieve your objectives Hãy xác định người có trách nhiệm giúp bạn đạt mục tiêu 2-A1 STRENGTHS (suggest only or 2) BY WHEN THỰC HIỆN KHI NÀO Set the deadline or target date to achieve your objectives Đặt thời hạn ngày mục tiêu để bạn đạt mục tiêu 2-A1 ĐIỂM MẠNH (Chỉ đề cập điểm mạnh tiêu biểu) 2-A2 AREAS FOR DEVELOPMENT 2-A2 CÁC LĨNH VỰC PHÁT TRIỂN 2-A3 CAREER GOALS 2-A3 MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP Associate Input Phần nhân viên Reviewer Input Phần người đánh giá Ready By * Sẵn sàng vào * Next Position, if applicable Vị trí (Nếu thích hợp) Readiness for Next Position – to be completed by Reviewer based on discussion with associate, and finalized based on confirmation with 2nd level supervisor Sẵn sàng cho vị trí – Người đánh giá điền vào, dựa thảo luận với nhân viên hoàn thành dựa vào xác nhận giám sát viên cấp In addition to gaps identification based on the assessment of Job Proficiency (sub-section 3-A1 & 3-A2), individual traits / behaviours listed below shall be assessed and development shall be a pre-requisite for consideration of movement to next position Reviewer and associate are equally accountable for following through on completion of development activities Ngồi việc xác định thiếu sót dựa vào đánh giá hiệu công việc (phần 3-A1 & 3-A2), đặc điểm cá nhân/hành vi liệt kê đánh giá phát triển điều kiện tiên để xem xét cho việc chuyển đến vị trí cao Người đánh giá nhân viên có trách nhiệm hồn thành hoạt động phát triển Individual Traits/Behaviours Identified Gap Thiếu sót Những đặc điểm cá nhân/hành vi Capacity/Cơng suất Mental ability and capability to perform effectively in the next position Khả tinh thần khả thực hiệu vị trí Achievement/Thành tựu Ability to set goals and achieve them, on either workrelated or personal matters, which may include initiative and effort in self-development to enhance personal contribution to own team, and other teams Khả thiết lập mục tiêu đạt mục tiêu phương diện cá nhân mặt liên quan đến công việc Relationships/Mối quan hệ Respect for differences and ability to work with, and through others; demonstrated effective intra/interdepartment communication Tôn trọng khác biệt khả làm việc với người khác; biểu giao tiếp hiệu nội liên phận Associate Mobility Tính lưu động nhân viên *Notes on Readiness for Next Position Ghi sẵn sang cho vị trí Development Program / Activities Chương trình/Hoạt động phát triển BY WHEN Được thực  Not able to move out of current BU  Open to international assignment Không thể rời khỏi BU Có thể di chuyển quốc tế  Open to national/regional assignments (copy report to Regional VP and Group HR) Có thể di chuyển nước (Gửi báo cáo cho VP khu vực HR (copy report to Regional VP and Group HR) tập đoàn) (Gửi báo cáo cho VP khu vực HR tập đoàn) R1 - Ready in year R3 - Ready in years R1- Sẵn sang năm R3- Sẵn sàng năm RN - Ready Now RN- Đã sẵn sàng R2 - Ready in years R2- Sẵn sang năm R4 - Ready in years, or NOT AT ALL R4- Sẵn sàng năm KHÔNG CÓ KHẢ NĂNG 2-B TRAINING PATH 2-B PHÁT TRIỂN ĐÀO TẠO Identify the training programs that the associate needs to go through based on the training path for his/her job grade Coordinate with the Training Department for updates on the associate’s training records Xác định khóa đào tạo mà nhân viên cần tham gia thơng qua chương trình đào tạo theo cấp bậc bên Phối hợp với Bộ Phận Đào tạo để cập nhật hồ sơ đào tạo nhân viên Section Performance Review Summary Phần 3: Tóm tắt đánh giá hiệu cơng việc Overall Performance Rating: Kết đánh giá tổng thể hiệu công việc: Code Mã A A B C C Points Điểm > 3.5 2.6 to 3.5 1.6 to 2.5 1.0 to 1.5 < 1.0 Description Mô tả Expert/ Xuất sắc Above Requirements/ Vượt yêu cầu công việc Meets Requirements/ Đạt yêu cầu công việc Below Requirements/ Dưới mức yêu cầu công việc Unacceptable/ Kém Additional Comments (If any)/ Nhận xét bổ sung (nếu có) Associate/ Nhân viên Reviewer/ Người đánh giá Signed: Ký tên: Reviewer Người đánh giá Date Ngày Manager Trưởng phận Date Ngày Associate Overall Acknowledgement Xác nhận tổng thể nhân viên I acknowledge that I have reviewed my job description with my supervisor Tôi xác nhận thông qua bảng mô tả công việc với giám sát My signature indicates that I have read this report, and agree with it, except as noted Chữ ký xác nhân đọc bảng đánh giá đồng ý với nội dung trên, ngoại trừ điều nêu Associate’s Signature Chữ ký nhân viên Dat e Ngà y EMPLOYEE SATISFACTION SURVEY Bản khảo sát gởi kèm theo thông báo s ố “HR 02/13” v ề vi ệc kh ảo sát m ức đ ộ hài lịng c nhân viên Cơng ty Vui lịng đánh dấu “V” vào nh ững bên d ưới theo đánh giá c b ạn t ương ứng với câu hỏi đặt This survey form is attached with the Memo No HR 02/13 about Employee satisfaction survey in the Company Please mark “V” into below boxes as your evaluation for each question Định mức đánh giá: 1: Rất hài lòng/Very satisfied; nhận/acceptable; 4: Khơng hài lịng/Not satisfied 2: Hài lịng/satisfied; 3: Chấp 5: Rất khơng hài lịng/Very not satisfied Nội dung/ Contents A: Về văn hóa Công ty môi trường làm việc/ Corporate Culture and Working Environment Khơng khí làm việc cởi mở thân thiện Công ty The Working atmosphere is always open and friendly in the company Công ty môi trường làm việc động chuyên nghiệp The company is a professional and dynamic working environment Các phịng ban ln làm việc với tinh thần hợp tác cao The departments are working together in a fully cooperative spirit Đồng nghiệp ln có tinh thần đoàn kết, cộng tác, tương trợ, tin c ậy lẫn nhau, chia sẻ, trao đổi kiến thức góp ý với cách thẳng thắn tinh thần xây dựng The colleagues always have spirit of unity, cooperation, support, trust, sharing, and exchange knowledge and straightforward comments in the constructive manner Bạn nhận hỗ trợ, cộng tác từ thành viên phòng phòng ban khác You always get the support and collaboration from colleagues in the same room and other departments Tinh thần làm việc tập thể khuyến khích th ực hi ện Cơng ty Teamwork is always encouraged and performed in the company Mọi thông tin cần biết Công ty thông báo c ập nhật tới tất nhân viên cách kịp thời/ The necessary information in the company always been notified and updated to all Staff on time Mơi trường làm việc ln khuyến khích bạn sáng tạo tự ch ủ công việc The workplace always encourages your creativeness and self-control in your work Bạn tự hào nói Cơng ty m ỗi có d ịp nói chuy ện v ới khách hàng, bạn bè mối quan hệ khác/ You are proud of the company when talking with customers, friends and other relationship Nói chung, cơng ty bạn môi trường tốt để làm việc Overall, your company is very good place to work Ý kiến khác/ other ideas: B: Về cấp quản lý/ Direct manager Bạn thường xuyên nhận hỗ trợ động viên công việc từ cấp You always get support and encouragement from your direct manager at work Người quản lý trực tiếp bạn tham khảo ý kiến cấp trước đưa định liên quan/ Your direct manager 10 always consults with his subordinates before making related decisions Người quản lý lắng nghe tôn trọng ý kiến bạn Your direct manager always listens and respects your opinions Người quản lý trực tiếp cung cấp đầy đủ thông tin giao việc cho bạn như: mục đích, mục tiêu cơng việc, u c ầu c cơng việc, thời gian hồn thành vv Direct manager always provides full information relating to work such as: purpose, objectives, job requirements, deadline, etc… Bạn khích lệ nhìn nhận từ cấp bạn hồn thành cơng việc vượt mức mong đợi/ You are motivated and recognized from supervisor when your performance is exceeding expectation Nhìn chung thành viên đối xử cách công b ằng, không thiên vị In general, members are treated fairly, impartially Nói chung, bạn hài lịng với người quản lý Overall, you are satisfied with your manager Ý kiến khác/ other ideas: C: Về công việc/ The Job Bạn tin tưởng vào tính ổn định vị trí làm việc You have confidence in the stability at your position Công việc bạn thú vị thử thách Your current job is interesting and challenging Trách nhiệm công việc bạn xác định rõ ràng The responsibilities at your work are clearly defined Bạn có hội động não hành động độc lập công việc You have chance to brainstorm and act independently at your job Bạn ln có hội tham gia vào định công việc You always have opportunities to participate in job decision making Mức độ căng thẳng công việc bạn chấp nhận 11 The level of stress in your work is acceptable Bạn cung cấp đầy đủ dụng cụ làm việc ngu ồn l ực khác để hồn thành cơng việc You are provided with adequate working tools and other resource to complete your job Công việc giúp bạn trưởng thành phát triển lên tầm cao The work helps you growth and develop in the new high level Nói chung, bạn hài lịng với cơng việc Overall, you are satisfied with your current job Ý kiến khác/ other ideas: D: Về lương phúc lợi/ Compensation and benefits Bạn hài lịng với quy trình trả lương hàng tháng Công ty You are satisfied with the current monthly payroll process of the Company Bạn trả công xứng đáng với công việc bạn The payment is deserved with your contribution in job Mức lương mà bạn nhận cạnh tranh so với thị trường lao động khu vực mà bạn biết Your salary is competitive compared in the same labor market Bạn hài lịng với sách tăng lương kho ản phúc l ợi khác công ty You are satisfied with salary increment policy and other benefits of the company Bạn hài lòng với sách lương tháng 13 thưởng cuối năm Your are satisfied with 13 th month salary and performance bonus at the year end Bạn tin Công ty ghi nhận khen thưởng kịp th ời cho nh ững sáng kiến hữu ích vào thực tiễn giải pháp đột phá công việc 12 You believe the company has always a timely recognition and reward for the useful initiative in fact as well as great solution in work Bạn hài lòng với phần ăn cách thức đ ấu thầu tin hi ện tại? You are satisfied with Food ration and the current process to select the canteen vendor? Bạn hài lịng với chế độ đưa đón nhân viên cách ều hành xe cho công việc? You are satisfied with the transportation and the way to provide the car for business travel? Bạn hài lịng với sách phụ cấp, trợ cấp công ty tài lẫn phi tài chính? You are satisfied with existing allowance and pension policies in terms of financial and non-financial benefit? Nói chung, bạn hài lịng với chế độ đãi ngộ cơng ty Overall, you are satisfied with compensation and benefits of the company Ý kiến khác/ other ideas: E: Về đào tạo phát triển/ Training and Development Công ty cung cấp khóa huấn luyện cần thiết cho bạn trình làm việc The company provides necessary training courses for you in the working process Cơng ty ln khuyến khích bạn nâng cao kiến th ức trau d ồi kỹ nghề nghiệp The company always encourages you to enhance knowledge and cultivate professional skills Bạn ln có hội học hỏi phát triển nghề nghiệp công ty You always have the opportunity to learn and develop your career in the company Công việc bạn sử dụng hết kiến thức kỹ bạn 13 Your work uses all your knowledge and skills Bạn cấp hướng dẫn, kèm cặp đào tạo công việc You are instructed, coached and trained in your job Việc đào tạo giúp ích nhiều việc nâng cao l ực làm việc bạn The training in general help you much to enhance your working competence Chất lượng đào tạo tốt nội dung đào tạo đa dạng v ới nhu c ầu công việc? The training quality is good and its content is diversifying with job requirements Cơ hội thăng tiến xem xét cho Nhân viên tr ước ển dụng bên ngoài? The promotion opportunities are always considered for Company Staff before recruiting outside? Nói chung, bạn hài lịng với việc đào tạo & phát tri ển ngh ề nghi ệp công ty Overall, you are satisfied with the training and development at the company Ý kiến khác/ other ideas: Phòng ban/Department: (bạn thuộc phòng ban nào?) 14 KPI’s Mức độ Mô tả Tiêu chuẩn / Kết o với năm trước Ngày / Tuần / Tháng Theo dõi lộ trình và sản lượng Tăng % so với năm trướ àng Ngày / Tuần / Tháng Theo dõi lộ trình và sản lượng hàng 10 V / C / 555 / khá ng bày hàng Ngày / Tuần / Tháng Đi thị trường Đạt tối thiểu 60% 15 CHƯƠNG TRÌNH CHIA SẼ KINH NGHIỆM CÁCH THỨC XÂY DỰNG KPI TẠI ĐƠN VỊ  Giả định thực tế quản lý : Chương trình dựa giả định sau thực trạng Doanh nghiệp: - Các Giám Đốc, Trưởng Phịng, Ban chun mơn thường tâm đến cơng việc chun mơn, quan tâm đến quản lý nhân viên - Thời gian phân bổ để thực chức quản lý họ - Họ thường đùn đẩy trách nhiệm quản lý nhân viên cho Phòng Nhân - Họ chưa hợp tác chặc chẽ với Phòng Nhân hoạt động quản trị nguồn nhân lực - Chưa biết cách thức để đánh giá hiệu công việc nhân viên, đồng thời lại lúng túng việc xây dựng tiêu chí đánh giá  Giả định hiểu biết học viên - Các Giám Đốc, Trưởng Phịng/Ban chun mơn đề bạt vào vị trí quản lý chưa đào tạo kỹ quản lý, đặc biệt quản lý người - Một số quản lý thực việc đánh giá hiệu công việc nhân viên sơ sài, mang tính hình thức - Nhận thức chưa đầy đủ tầm quan trọng việc đánh giá hiệu công việc  Mục tiêu: Người tham dự nhận giá trị cốt lõi sau: - Nắm vững định nghĩa “Đánh giá hiệu công việc” - Hiểu rõ tầm quan trọng “xây dựng tiêu chí đánh giá KPI” - Những khó khăn q trình thực góc nhìn từ Sếp nhân viên - Xây dựng khung _ từ điển lực đơn vị - Xác định mục tiêu SMART đơn vị, phòng, cá nhân - Cách thức xây dựng tiêu chí đánh giá nhân viên - Chia biểu mẫu đánh giá mức độ hồn thành cơng việc thường áp dụng cho đơn vị - Chia tình thường gặp phải đơn vị tiến hành xây dựng KPI  16