KHUNG NĂNG LỰC VÀ ỨNG DỤNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Ngô Quý Nhâm Trưởng nhóm tư vấn chiến lược, Công ty OCD Trưởng bộ môn Quản trị và Nguồn nhân lực, Trường Đại học Ngoại thương Giới thiệu Tại.
KHUNG NĂNG LỰC VÀ ỨNG DỤNG TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ Ngơ Q Nhâm Trưởng nhóm tư vấn chiến lược, Công ty OCD Trưởng môn Quản trị Nguồn nhân lực, Trường Đại học Ngoại thương Giới thiệu Tại với công việc, điều kiện nhau, có người làm việc hiệu cịn người khác khơng? Các nghiên cứu ba mươi năm qua cho thấy cá nhân có thành tích vượt trội sử dụng hành vi khác để hồn thành cơng việc Các nghiên cứu cá nhân có thành tích vượt trội sử dụng kết hợp nhiều phương pháp hành vi so với cá nhân khác hành vi Phương pháp quản lý dựa lực phương pháp xác định, chuẩn hóa áp dụng hành vi tạo khác biệt hiệu cá nhân xuất sắc người bình thường đảm bảo cách hiểu thống nói hành vi quan trọng gắn với công việc Năng lực khung lực Năng lực hiểu thái độ, kỹ năng, hành vi , động đặc điểm cá nhân khác có vai trị thiết yếu để hồn thành cơng việc, quan trọng tạo khác biệt hiệu cơng việc người có thành tích vượt trội người có thành tích trung bình Khi thiết kế mơ tả lực, thơng thường có ba phần: định nghĩa lực, mục đích sử dụng lực cấp độ lực Phần định nghĩa lực mô tả cách khái quát lực Phần mục đích sử dụng trả lời câu hỏi tổ chức công việc cần lực lại quan trọng Mỗi lực cụ thể bao gồm số cấp độ, cấp độ mô tả cụ thể dạng tập hợp hành vi, cấp độ sau bao gồm lực cấp độ trước Tức là, hành vi cấp độ trước tiền đề hành vi cao Số lượng cấp độ lực phụ thuộc vào mức độ phức tạp hành vi mô tả Thông thường lực có từ đến cấp độ (xem ví dụ bảng 1) Bảng 1: Năng lực làm việc nhóm Định nghĩa Tại quan trọng? Làm việc nhóm hoạt động mang tính hợp tác, xun qua rào cản văn hóa tổ chức Tổ chức hoạt động thơng qua phịng ban, tổ chức văn hóa Nhân viên phải làm việc hợp tác với nhau, chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ thông tin, loại bỏ rào cản phòng ban Cấp độ 1: Hợp tác làm việc Cấp độ 2: Quan hệ với người khác Cấp độ 3: Xây dựng nhóm Cấp độ 4: Tạo dựng phong cách làm việc nhóm ·Sẵn sàng hợp tác ·Chủ động phối hợp với thành viên có hồn cảnh khác vào hoạt động nhóm ・Chủ động chia sẻ thơng tin học hỏi với đồng nghiệp ・Tạo hội cho thành viên làm việc với nhau, phá bỏ rào cản ảnh hưởng đến hiệu cơng việc nhóm ·Tận dụng kỹ ý kiến khác ·Cung cấp thông tin phản hồi rõ ràng cho thành viên nhóm ·Dành thời gian giúp người khác suy nghĩ vấn đề ·Nói cách tích cực người khác ·Sử dụng hiểu biết mối quan tâm khác thành viên nhóm để đạt kết tích cực Dành thời gian học hỏi tìm hiểu tổ chức khác, văn hóa khác ·Sử dụng khả đồng cảm để hiểu động lực nhóm để hài hịa điều phối nguồn lực nhóm ·Khơng ngại hỏi lời khun từ người khác ·Sẵn sàng giúp đỡ người khác yêu cầu ·Có nhận thức cách hồn thành cơng việc phịng ban, tổ chức khơng giống ·Xử lý xung đột hay vấn đề nhóm cách tích cực cởi mở ·Đặt thách thức cho người làm việc ·Xây dựng mơ hình để hợp tác hiệu ·Trao quyền (thời gian nguồn lực) cho nhóm dự án Mỗi vị trí khác có yêu cầu cấp độ khác có mức độ xuất sắc khác vị trí Thơng thường, phải xác định cấp độ tối thiểu cấp độ xuất sắc lực cho công việc Cấp độ tối thiểu cấp độ thấp phải đạt sử dụng nhiều tuyển dụng, đào tạo xếp lương Cấp độ xuất sắc mô tả nội dung hành vi thể lực cụ thể để đạt thành tích vượt trội thực loại công việc định Cấp độ náy sử dụng chủ yếu cho phát triển nhân quản trị thành tích để giúp nhân viên đạt thành tích vượt trội hay xuất sắc Cấp độ xuất sắc cho tổ chức biết nỗ lực đào tạo phát triển cần phải tập trung vào đâu để đạt cải thiện hiệu công việc cao Cấp độ xuất sắc tiêu chuẩn tối thiểu mức đạt mà xác định cấp độ người thực công việc đạt hiệu cao thực giới hạn vị trí Bảng ví dụ lực làm việc nhóm Đối với vị trí nhân viên phận, cấp độ yêu cầu thường cấp độ cấp độ xuất sắc trưởng phận yêu cầu cấp độ cấp độ xuất sắc mức Mỗi công việc yêu cầu tập hợp lực - kiến thức, kỹ đặc điểm cá nhân cần để hồn thành tốt vai trị/cơng việc tập hợp gọi khung lực hồ sơ lực Khung lực phương pháp tổng hợp nhằm hỗ trợ cho việc tuyển dụng xây dựng chương trình quy hoạch cán lãnh đạo - quản lý, xây dựng chương trình đào tạo, phát triển quản lý lãnh đạo, xây dựng hệ thống quản lý thành tích đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý lãnh đạo nhân viên tổ chức Bảng 2: Khung lực trưởng phịng Marketing Nhóm lực lực Cấp độ yêu cầu Các lực cốt lõi Kỹ giao tiếp × Xây dựng quan hệ kỹ nhân × Phát triển quản lý thân × Năng lực thích ứng × Định hướng khách hàng × Giải vấn đề × Hành động trung thực × Chủ động sáng tạo × Động lực cam kết × Năng lực lãnh đạo quản lý 10 Kỹ lãnh đạo × 11 Huấn luyện phát triển nhân viên × 12 Khuyến khích động viên người khác × 13 Thúc đẩy làm việc nhóm 14 Tư chiến lược 15 Tạo ảnh hưởng × × × Cấu trúc khung lực Để thiết lập tảng hiệu cho hoạt động quản lý nhân nói chung nâng cao lực lãnh đạo quản lý nói riêng, vị trí quản lý lãnh đạo nhân viên tổ chức có khung lực Các lực chia làm hai nhóm: • Năng lực cốt lõi (core competencies) – gồm lực cần thiết cho tất vị trí kỹ giao tiếp, lực định giải vấn đề… • Năng lực theo vai trò (Role specific competencies)– lực ứng dụng cho vị trí cụ thể tổ chức lực lãnh đạo, lực tư chiến lược Trong bảng 2, lực theo vai trò quản lý lãnh đạo (chỉ dành cho quản lý lãnh đạo) Trong thực tế triển khai, ngồi việc xác định hai nhóm trên, doanh nghiệp bổ sung thêm nhóm lực lực chuyên môn Năng lực chuyên môn (technical competence) – kiến thức, kỹ khả chuyên môn gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trị thiết yếu việc hồn thành nhiệm vụ chuyên môn Việc chia làm ba nhóm mang tính chất tương đối thường có chồng lấn lên Vì dụ, lực giao tiếp lực cốt lõi cần thiết cho cơng việc lại yếu tố cấu thành lực chuyên môn nhân viên bán hàng Ứng dụng khung lực Khung lực phương pháp quản lý nhân tổng hợp nhằm ứng dụng cho nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực Khung lực sử dụng làm sở để tuyển dụng đội ngũ quản lý cán có lực sở quan trọng cho hoạt động xây dựng chương trình quy hoạch cán lãnh đạo - quản lý Các lực khung lực sử dụng làm tiêu chuẩn đánh giá ứng viên Khác với tiêu chuẩn tuyển dụng thơng thường, doanh nghiệp ấn định lực cần thiết phải đánh giá tuyển dụng cấp độ tối thiểu mà ứng viên tuyển chọn.Như vậy, người tuyển dụng có tranh tồn diện u cầu cơng việc Nó giúp người tuyển dụng phân biệt lực đào tạo lực khó phát triển phải đáp ứng tuyển Khi đánh giá ứng viên, kết hợp với công cụ vấn trung tâm đánh giá doanh nghiệp xác định lực ứng viên cấp độ yêu cầu khác Nhờ vậy, người tuyển dụng đảm bảo vấn có tính hệ thống khả tuyển người có khả thành cơng với công việc cao Khung lực sở quan trọng hoạt động đào tạo, cụ thể xác định nhu cầu đào tạo, nội dung chương trình đào tạo phát triển đội ngũ quản lý lãnh đạo Khi xây dựng khung lực, doanh nghiệp phải xác định yêu cầu loại lực cấp độ lực vị trí hoăc vị trí cần phát triển lên đồng thời thực đánh giá lực cho cán quản lý nhân viên Khi có hai liệu này, việc xác đinh cần phải đào tạo lực gì, đào tạo cấp độ trở nên vô đơn giản so sánh mức độ đáp ứng yêu cầu lực Với việc ứng dung khung lực, doanh nghiệp tập trung vào kỹ năng, kiến thức đặc điểm có ảnh hưởng đến hiệu khai thác hiệu thời gian tiền bạc dành cho đào tạo phát triển Bên cạnh đó, Khung lực thiết lập tảng quan trọng cho việc xây dựng hệ thống quản lý thành tích đãi ngộ dành cho đối tượng quản lý lãnh đạo tổ chức Đối với hoạt động quản lý thành tích, nhờ khung lực mà họ có cách hiểu chung kiểm sốt đo lường Nó giúp người quản lý xác định cần tập trung thúc đẩy thảo luận đánh giá thành tích Đối với việc vận hành hệ thống lương, việc định người bậc lương thang lương dễ dàng có sở rõ ràng doanh nghiệp cần so sánh mức độ đáp ứng yêu cầu lực Xây dựng triển khai khung lực Để xây dựng khung lực cho tổ chức, việc phải làm rõ mục đích thực dự án xây dựng khung lực Mục đích sử dụng khác (tuyển dụng, đào tạo hay phát triển nhân lực) dẫn đến việc lựa chọn khác – ví dụ sử dụng cấp độ tối thiểu hay cấp độ xuất sắc làm hồ sơ lực Q trình xây dựng khung lực địi hỏi tổ chức phải chuẩn hóa cấu tổ chức, hệ thống chức danh chức năng, nhiệm vụ chức danh Lý lực thường gắn với việc thực nhiệm vụ hoạt động định, hệ thống chức danh chức năng, nhiệm vụ chưa rõ ràng xác định lực cần thiết giúp người thực công việc trở nên vượt trội Sau xác định xong hệ thống chức danh, việc xác định lực cần đến Việc xác định lực khơng thiết phải xây dựng từ đầu (vì nhiều thời gian) tìm thấy nhiều từ điển lực khác mạng Internet hoàn toàn đảm bảo độ tin cậy Mộ số lực phổ biến rộng rãi sử dụng tốt “31 lực cốt lõi” Tạp chí Workforce trang workforce.com , từ điển lực Đại học Harvard (Havard University Competency Dictionary), lực Viện phát triển Nhân lực (CIPD) Vương quốc Anh phát triển… Các từ điển lực nêu đầy đủ định nghĩa lực, mô tả hành vi gắn với lực ví dụ Việc cần làm doanh nghiệp xác định lực cần, phân chia hành vi thành cấp độ từ thấp đến cao cách hợp lý khoa học Phương pháp sử dụng khung lực có sẵn sau điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù công việc doanh nghiệp phương pháp sử dụng rộng rãi chứng tỏ thành công giới Việt Nam Sau có lực với đầy đủ định nghĩa mô tả cấp độ, bước cần làm xác định lực cấp độ lực cho vị trí doanh nghiệp Có thể có nhiều cách tiếp cận khác cách làm đơn giản thực khảo sát thảo luận nội tần suất sử dụng tầm quan trọng lực cơng việc cụ thể Q trình xác định lực phải bám sát vào chức nhiệm vụ, kết đầu chức danh đảm bảo lực sau chọn thực phù hợp đóng góp vào nâng cao hiệu công việc Kết thúc giai đoạn này, công việc doanh nghiệp (trừ công việc đơn giản) gắn với lực định cấp độ yêu cầu tương ứng Để khung lực đưa vào sử dụng, phần cơng việc quan trọng phát triển công cụ đánh giá lực cá nhân phương pháp đào tạo, phát triển gắn với loại lực Tuy nhiên, phần việc địi hỏi chun mơn cao doanh nghiệp khơng có đủ người có lực chun mơn th chuyên gia công ty tư vấn chuyên nghiệp thực thay tự phát triển nội Cuối cùng, trình áp dụng khung lực quản lý nhân bắt đầu việc thực đánh giá cá nhân, xác định khoảng cách lực (chênh lệch cấp độ yêu cầu cấp độ đạt cá nhân sau đánh giá Trên sở kết phân tích, so sánh , phận nhân xây dựng chương trình phát triển lực cụ thể cho cán nhân viên doanh nghiệp để giúp họ đạt cấp độ lực hiệu thực lộ trình cơng danh đặt ) Khuyến khích, thúc đẩy quan tâm nhà quản lý thân nhân viên, mục tiêu phát triển lực nên đưa vào thành số thành tích thiết yếu (KPI) đánh giá cuối năm, … Thay lời kết Khung lực chứng minh công cụ hiệu tuyển dụng, quản lý thành tích, phát triển nguồn nhân lực cuối để nâng cao hiệu tồn doanh nghiệp Do đó, ngày nhiều tổ chức, doanh nghiệp phát triển áp dụng khung lực Tuy nhiên, khơng doanh nghiệp thất bại việc theo đuổi mục tiêu đội ngũ quản lý khơng hiểu rõ lợi ích khung lực không đào tạo đầy đủ công cụ này; mặt khác, họ không tạo liên kết khung lực với mục tiêu doanh nghiệp kết cục khung lực mà họ phát triển mớ hỗn độn khái niệm làm cho khơng thể thực hóa lợi ích tiềm vốn có Vì vậy, doanh nghiệp có chuẩn bị chu đáo trước bắt tay vào xây dựng khung lực cho