QUY TRÌNH KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG SECURITY AGRICULTURAL INSPECTION PROCEDURE Quy trình này được thiết lập nhằm mục đích hướng dẫn cách thức thực hiện hoạt động xuất hàng, để đảm bảo hoạt động xuất hàng được thực hiện đúng yêu cầu pháp luật và quy định của Công ty
CƠNG TY TNHH QUY TRÌNH KIỂM SỐT Q TRÌNH XUẤT HÀNG SECURITY & AGRICULTURAL INSPECTION PROCEDURE Mã số: 3QVN-GSV-2-002 Lần sửa đổi: 01 Page: 1/6 Ngày ban hành: 12/02/2021 Changes Record Ghi chép chỉnh sửa Revision Phiên Changes Nội dung chỉnh sửa 12/02/2021 A/0 Prepared by Lập Biểu Date Ngày tháng Toàn Reviewed by Xem xét MỤC ĐÍCH VÀ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN Approved by Phê Duyệt CƠNG TY TNHH QUY TRÌNH KIỂM SỐT Q TRÌNH XUẤT HÀNG SECURITY & AGRICULTURAL INSPECTION PROCEDURE Mã số: 3QVN-GSV-2-002 Lần sửa đổi: 01 Page: 2/6 Ngày ban hành: 12/02/2021 Quy trình thiết lập nhằm mục đích hướng dẫn cách thức thực hoạt động xuất hàng, để đảm bảo hoạt động xuất hàng thực yêu cầu pháp luật quy định Công ty Bộ phận XNK chịu trách nhiệm thực quy trình ĐỊNH NGHĨA VÀ VIẾT TẮT XNK: Bộ phận Xuất nhập PHÒNG BAN, BỘ PHẬN NHẬN TÀI LIỆU Ban Tổng giám đốc công ty, phận XNK BẢO VỆ NỘI DUNG QUY TRÌNH KIỂM SỐT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG A Đăng ký cổng bảo vệ Bất kỳ xe vận chuyển hàng hóa phải đăng ký cổng bảo vệ trước vào bên Công ty, thủ tục đăng ký sau: 1) Tài xế xuất trình giấy chứng minh nhân dân gốc lái 2) Phụ xế (nếu có) phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân gốc/giấy giới thiệu Phụ xế với bảo vệ nhà máy vào khu vực xuất – nhập hàng để giúp tài xế xe điều khiển xe đậu nơi qui định, sau người ngồi phịng bảo vệ ngồi sau làm xong nhiệm vụ 3) Nếu container tài xế giao seal & giấy tờ hãng tàu cho phận Bảo vệ Công ty, hai bên xác nhận văn việc giao nhận chứng từ seal 4) Công ty hợp đồng với hãng vận tải uy tín, có đào tạo & kiểm tra nhân viên (tài xế, phụ xế) kỹ lưỡng Tài xế & phụ xế phải đào tạo hướng dẫn cách xử lý tình bất ngờ , khẩn cấp ( kẹt xe , đánh lộn , bánh xe bị xẹp,… ) xảy q trình vận chuyển hàng hóa B Kiểm sốt an ninh khu vực đóng gói , kho thành phẩm & khu vực xuất hàng 1) Khu vực bố trí riêng biệt, tách rời hẳn với phận khác có cảnh báo “khơng phận - miễn vào” Chỉ người cấp thẻ C-TPAT vào nhằm hạn chế tiếp cận đối tượng khác, để nhận biết đối tượng lạ mặt xâm nhập với lý không rõ ràng 2) Công ty thiết lập hệ thống bảo vệ thường xuyên tuần tra kiểm soát xung quanh, bảo vệ phải huấn luyện sách & qui trình an ninh cần thiết 3) Quản lý nhà máy, trưởng phận phải theo dõi giám sát nhân viên trình làm việc thái độ, tinh thần, hợp tác…, phát biểu khả nghi, CƠNG TY TNHH QUY TRÌNH KIỂM SỐT Q TRÌNH XUẤT HÀNG SECURITY & AGRICULTURAL INSPECTION PROCEDURE Mã số: 3QVN-GSV-2-002 Lần sửa đổi: 01 Page: 3/6 Ngày ban hành: 12/02/2021 bất thường phối hợp với phòng nhân để tìm hiểu, điều tra nhằm hạn chế tình xấu xảy ra, ảnh hưởng đến an toàn người & hàng hóa C Kiểm tra xe tải container rỗng 1) Bộ phận bảo vệ tiến hành kiểm tra tải hay container/thùng xe tải rỗng theo mẫu hướng dẫn (kiểm đối chiếu số xe, số cont., số seal, kiểm cont.,/xe rỗng theo tiêu chuẩn điểm : vách trước , bên trái , bên phải , sàn , trần , cửa bên & bên , bên & bên cabin ,…) Sau đó, bảo vệ kiểm tra phải ký tên vào biên kiểm cont’ lưu giữ năm Mặt trước: gõ vào vách xem có phát âm bị rỗng hay khơng, kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa cách bất thường không Nếu bên sửa chữa bên ngồi phải nhìn thấy dấu sửa Đo chiều cao, dài, độ dày vách để xét tính đồng Bên trái, bên phải, trần: gõ vào vách xem có phát âm bị rỗng hay không, kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa cách bất thường khơng Sàn: kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa cách bất thường không, đo chiều cao, dài, độ dày vách để xét tính đồng Bên trong/ngồi cửa container: kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa cách bất thường không, cửa container có làm vật liệu có màu sắc khác so với kết cấu chung hay khơng Bên ngồi gầm xe: kiểm tra xem có dấu vết bị sửa chữa bất thường không 2) Trong trường hợp bảo vệ phát khác thường phải báo cho nhân viên phịng xuất nhập Nhân viên chịu trách nhiệm phòng xuất nhập liên hệ với hãng tàu để yêu cầu giải thích & đưa hướng giải cụ thể, trả container lại cho hãng tàu 3) Lưu ý trình kiểm cont rỗng phải ghi nhận lại 4) Đối với xe tải/cont rỗng chưa chất hàng phải đậu khu vực riêng biệt khóa lại D Kiểm tra vận chuyển hành lên container 1) Thùng hàng thành phẩm phải kiểm tra đối chiếu số lượng qui cách thùng so với paking list, nhằm đảm bảo khơng có vật lạ bên thùng carton xuất 2) Hàng xuất bố trí kho 3) Trước chất hàng lên container/xe tải , bảo vệ quản lý hay tổ trưởng đóng gói kiểm tra đối chiếu số lượng hàng thực xuất với packing list & ghi nhận vào form kiểm soát số thùng đưa lên container /xe tải Trường hợp phát khác CƠNG TY TNHH QUY TRÌNH KIỂM SỐT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG SECURITY & AGRICULTURAL INSPECTION PROCEDURE Mã số: 3QVN-GSV-2-002 Lần sửa đổi: 01 Page: 4/6 Ngày ban hành: 12/02/2021 biệt, sai lệch mã hàng, số lượng thừa hay thiếu, trình xuất hàng phải ngừng Tất phận liên quan bảo vệ , kho thành phẩm, xuất nhập thảo luận làm rõ & thống với trước tiếp tục lên hàng để đảm bảo hàng, số lượng lên container Sau báo cáo lại việc lưu lại năm 4) Quá trình lên hàng phải giám sát chặt chẽ người có trách nhiệm (phó Giám Đốc, quản đốc, tổ trưởng đóng gói, bảo vệ, nhân viên XNK), nhằm tránh hành hóa & người lạ/bất hợp pháp lẫn lộn vào bên 5) Quá trình xuất hàng phải chụp hình ghi nhận theo cơng đoạn: lúc cont./xe tải rỗng (chưa lên hàng) , lúc hàng lên phân nửa, lúc hàng lên xong, lúc đóng cửa cont & niêm phong 6) Quản ly phận thành phẩm, đóng gói, nhân viên bảo vệ, nhân viên xuất nhập giám sát tồn q trình lên hàng 7) Nhân viên bảo vệ cần tuần tra giám sát quanh khu vực lên hàng suốt thời gian lên hàng E Quản lý seal 1) Sau nhận niêm chì (seal) từ hãng tàu nhân viên phịng xuất nhập phải kiểm tra tình trạng niêm chì (để xem hay cũ – qua sử dụng), số seal, so sánh số seal với số container…, ghi vào báo cáo quản lý seal 2) Seal nhận từ hãng tàu, nhà cung cấp seal phải đạt tiêu chuẩn PAS ISO 17712 3) Sau hàng hóa chất lên container xong, Giám sát lên cont’ tiến hành khóa niêm phong container/xe tải (đóng seal có), nhằm đảm bảo khơng có vật lạ lọt vào bên container/thùng xe tải hàng xuất 4) Quá trình phải chụp hình ghi nhận lại 5) Bảo vệ phải tuần tra xung quanh khu vực bốc dỡ hàng suốt trình bốc dỡ 6) Hồ sơ quản lý Seal lưu giữ năm Đối với seal tạm/ ổ khóa nhà máy: - - Ổ khóa tổ trưởng đóng gói/Giám sát lên cont’ cất giữ phân phối (gồm ổ khóa, ổ khóa có chìa : chìa NV – XNK / chìa bảo vệ / chìa kho giữ) Sau bốc dỡ hàng, Giám sát lên cont’ khóa niêm phong cửa cont./xe tải Khi cont./xe tải đến cảng/sân bay, nhân viên xuất nhập Công ty kiểm tra tình trạng cont./xe tải, ổ khóa /seal ghi nhận vào báo cáo CƠNG TY TNHH QUY TRÌNH KIỂM SỐT QUÁ TRÌNH XUẤT HÀNG SECURITY & AGRICULTURAL INSPECTION PROCEDURE Mã số: 3QVN-GSV-2-002 - F Lần sửa đổi: 01 Page: 5/6 Ngày ban hành: 12/02/2021 Sau giao hàng, nhân viên xuất nhập mang ổ khóa bàn giao lại cho tổ trưởng đóng gói/Giám sát lên cont’ Seal tạm nhân viên XNK cất giữ Khi xuất hàng, nhân viên XNK phân phối seal cho Giám sát lên cont’/tổ trưởng đóng gói Sau bốc dỡ hàng, Giám sát lên cont’/tổ trưởng đóng gói niêm phong cont./xe tải Q trình phân phối ổ khóa/seal tạm ghi nhận vào sổ Kiểm soát container/xe tải lưu qua đêm Công ty 1) Trường hợp container hay xe tải lên hàng phần, lý phải dừng, chờ lên nốt phần hàng cịn lại, quản lý kho thành phẩm bảo vệ phải kiểm tra bên cont./xe xem có vật lạ/hay người bên hay khơng trước khóa & niêm phong cửa cont./xe Mục đích tránh tình xấu xảy ra, sau báo phận bảo vệ biết 2) Trường hợp cont,/xe tải lên hàng xong, quản lý kho thành phẩm phải xếp kiểm tra bên xem có vật lạ nhét vào kẽ cont’ hay thùng carton hay không Sau cho khóa & niêm phong cẩn thận báo cho phận bảo vệ biết cont./xe lưu qua đêm Công ty 3) Bộ phận bảo vệ phải xếp người tuần tra xung quanh khu vực có đậu cont./xe tải 4) Ngồi ra, cont./xe tải phải đậu khu vực an ninh & không vào khu vực cho phép Bảo vệ phải giám sát khu vực 24/24 hàng vận chuyển cảng/sân bay G Áp tải hàng đến cảng 1) Tài xế xe tải hay container ký xác nhận trách nhiệm vận chuyển hàng chuyến xuất hàng 2) Kiểm soát thời gian: Từ Vinh Gia đến Cảng Tiên Sa (Đà Nẵng): 180 phút Thời gian điều kiện bình thường, khơng bao gồm thời gian giải cố, trục trặc 3) Từ lúc cont./xe tải chở hàng xuất rời khỏi Công ty, Nhân viên XNK nhà máy cảng/sân bay thường xuyên liên lạc với tài xế để theo dõi trình vận chuyển để đảm bảo hàng chuyển đến kho hải quan an tồn 4) Trong q trình vận chuyển hàng, có khó khăn, trở ngại (kẹt xe, xe bị xẹp bánh …,) tài xế phải gọi điện báo cho nhân viên XNK để xin hướng dẫn 5) Trong trường hợp bị Công an chặn lại xét hỏi giữ không cho đi, tài xế xe tải/cont phải gọi điện báo cho nhân viên XNK Cơng ty Ngay sau Trưởng phịng CƠNG TY TNHH QUY TRÌNH KIỂM SỐT Q TRÌNH XUẤT HÀNG SECURITY & AGRICULTURAL INSPECTION PROCEDURE Mã số: 3QVN-GSV-2-002 Lần sửa đổi: 01 Page: 6/6 Ngày ban hành: 12/02/2021 XNK với đại diện Ban Giám Đốc mang tất giấy tờ có liên quan đến nơi xảy vụ việc để giải nhằm tránh gây ảnh hưởng đến lịch trình xuất tiến hành niêm phong xe tải/cont lại với chứng kiến XNK Trong trường hợp, thùng carton bị hư hay hàng hóa bị xáo trộn, xe tải/cont phải quay trở nhà máy để kiểm tra, xếp lại xuất Số liên lạc Người phụ trách an ninh khu vực xuất hàng: Họ & tên Chức vụ Điện thoại bàn Di động