Hoàn thịện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ≈≈≈≈≈☺☺☺≈≈≈≈≈ LÊ THỊ NHƯ VÂN HOÀN THIỆN MỘT SỐ QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN Chuyên ngành: Kế toán Kiểm toán Mã số: K11-105 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS VŨ HỮU ĐỨC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN  NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN  NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN  MỤC LỤC GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Lý chọn đề tài Mục tiêu chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ .1 I.1 - KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ I.1.1 Lịch sử hình thành I.1.2 Định nghóa Kiểm soát nội I.2 - CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ … I.2.1 Môi trường kiểm soát I.2.2 Đánh giá rủi ro I.2.3 Hoạt động kiểm soát 14 I.2.4 Thoâng tin truyền thông 16 I.2.5 Giaùm saùt 18 I.3 - NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ 21 II KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP 22 II.1 CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN 22 II.1.1 Lựa chọn nhà cung cấp 22 II.1.2 Mua haøng 24 II.1.3 Quản lý nhận hàng 25 II.1.4 Nhận hàng 26 II.1.5 Thanh toaùn 28 II.2 CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 30 II.2.1 Bán hàng marketing 30 II.2.2 Thu tieàn 32 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI VIỆT NAM 34 I KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THÔNG QUA BẢNG CÂU HỎI 34 I.1 MUÏC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP 34 I.2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 35 I.2.1 Chu trình mua hàng 35 I.2.2 Chu trình toán 35 I.2.3 Chu trình bán hàng 36 I.2.4 Chu trình thu tieàn 37 I.3 NHẬN XÉT 37 II KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG THÔNG QUA VIỆC TÌM HIỂU QUY TRÌNH 38 II.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 38 II.2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 38 II.2.1 Coâng ty TNHH ABC 38 II.2.2 Coâng ty TNHH XYZ 44 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN 48 XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI VIỆT NAM I MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 48 II ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOÀN CHỈNH ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN 50 II.1 QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOAÙN 50 II.1.1 Bảng tường thuật 50 II.1.2 Lưu đồ 54 II.1.3 Noäi dung mục đích chứng từ chủ yếu sử dụng chu trình Mua hàng – Thanh toán 55 II.1.4 Nhận xét 55 II.2 QUY TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIEÀN 57 II.2.1 Bảng tường thuật 57 II.2.2 Löu ñoà 62 II.2.3 Noäi dung mục đích chứng từ chủ yếu sử dụng chu trình Bán hàng – Thu tiền 63 II.2.4 Nhận xét 63 KẾT LUẬN 65 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC I: DANH SÁCH CÁC DOANH NGHIỆP TIẾN HÀNH KHẢO SÁT PHỤ LỤC II: BẢNG CÂU HỎI PHUÏ LUÏC III: BẢNG THỐNG KÊ KẾT QUẢ KHẢO SÁT PHỤ LỤC IV: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY ABC.10 PHỤ LỤC V: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY XYZ 26 PHỤ LỤC VI: CÁC CHỨNG TỪ CHỦ YẾU SỬ DỤNG TRONG CÁC QUY TRÌNH 31 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong xu hướng hội nhập giới, đặc biệt Việt Nam giai đoạn đàm phán gia nhập tổ chức thương mại giới (WTO) năm 2003 Việt Nam thức thực quy định Khu vực mậu dịch tự ASEAN (AFTA), doanh nghiệp Việt Nam làm để tăng khả cạnh tranh? Để tăng khả cạnh tranh, bắt buộc doanh nghiệp phải tính toán xây dựng giá thành hợp lý, chi phí mua nguyên liệu với giá thấp được, doanh nghiệp phải kiểm soát chi phí chặt chẽ nhằm giảm chi phí … Trong năm gần nay, Việt Nam nước nằm 10 nước có tốc độ phát triển cao giới, khả cạnh tranh hàng hóa Việt Nam so với nước khu vực không cao: hàng điện tử, hàng rào thuế quan Việt Nam cạnh tranh với hàng Trung Quốc; gạo Việt Nam so sánh với gạo Thái Lan, … Một xu hướng toàn cầu hóa cao thị trường cạnh tranh khốc liệt Trước áp lực kinh tế thị trường, tổ chức kinh tế giới thực tế doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp phải tự xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh hiệu để nâng cao khả cạnh tranh, đem lại lợi ích cho xã hội, cho người lao động Một hệ thống kiểm soát nội hoạt động có hiệu hiệu lực hỗ trợ cho doanh nghiệp nhiều việc kiểm soát chi phí Với mong muốn đóng góp kiến thức học số kinh nghiệm thu thập qua trình làm kiểm toán, xin trình bày đề tài: “Hoàn thiện số quy trình kiểm soát nội Doanh nghiệp sản xuất, chế biến” 26 PHỤ LỤC V: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY XYZ I MÔ TẢ QUY TRÌNH “MUA HÀNG – THANH TOÁN” Dù biện pháp áp dụng, tổ chức kế toán tốt phải dựa xác chặt chẽ việc quản lý chu kỳ hóa đơn - Chu kỳ chia theo cách sau: • Đặt hàng • Nhận hàng • Kiểm tra hàng nhận • Nhận hóa đơn • Kiểm tra hoá đơn • Hạch toán việc mua hàng • Cho phép toán • Thanh toán • Lưu trữ là: I.1 Chu kỳ phải cho phép công ty đảm bảo khoản nợ • Có lý đáng • Cho phép • Ghi • Hạch toán thời gian • Thanh toán khoản tiền • Kết thúc đúng, tốt Bảng tường thuật Bộ phận mua: Bộ phận chịu trách nhiệm đặt hàng chịu trách nhiệm tất việc thỏa thuận với người cung cấp hàng - Việc đặt hàng thực theo nhu cầu, với số lượng tối ưu phải theo đề nghị mua, để nhằm đảm bảo việc mua hàng phép 27 - Đề nghị mua phải phép người có trách nhiệm phận mua hàng, phận thức hóa đồng ý họ cách ký đề nghị mua - Người chịu trách nhiệm mua hỏi lại nhà cung cấp hàng để biết hàng sẵn sàng giá - Bộ phận mua gửi phiếu đặt hàng (được đánh số thứ tự) Phiếu kiểm tra người chịu trách nhiệm mua, sau chuyển cho phận nhận hàng để biết kế hoạch số lượng hàng nhận Liên hai lưu lại phận mua - Khi đơn đặt hàng vượt thời hạn định mà hàng chưa giao, người chịu trách nhiệm mua phải bám riết lấy người cung cấp hàng xem xét với họ có vấn đề xảy - Bộ phận kho thừa nhận hàng hóa nhập cách ký nhận vào phiếu nhận hàng (phiếu giao hàng) Trên phiếu nhận hàng, phận kho miêu tả hàng hóa nhận được: số lượng, chủng loại, chất lượng ngày nhận Bộ phận kho chuyển liên Phiếu nhận hàng cho phận mua hàng Bộ phận mua hàng: - Bộ phận mua hàng nhận Phiếu nhận hàng thực kiểm tra xem phiếu nhận hàng có khớp với đơn đặt hàng không - Bộ phận mua hàng tiếp tục kiểm tra số lượng chất lượng hàng hoá nhận, đánh dấu việc kiểm tra phiếu nhận hàng - Nếu hàng hóa không khớp với đơn đặt hàng với phẩm chất qui định, nhân viên mua hàng gửi trả lại hàng hóa giá trị trả lại phiếu nhận hàng Thực việc trả lại hàng phải đảm bảo rằng: + Hàng hóa nhận phải có hóa đơn + Chúng hoàn toàn khớp với số lượng hàng hóa gửi trả lại 28 + Chúng hạch toán? + Chúng lưu giữ + Số tiền toán cho hóa đơn khấu trừ vào khoản tiền hóa đơn hoàn trả - Đơn đặt hàng phiếu nhận hàng phải lưu giữ phận mua hàng để đảm bảo tất yêu cầu đặt hàng đưa thực tốt Một phải gửi cho phận kế toán để xử lý hóa đơn liên quan đến hàng hóa nhận Bộ phận kế toán mua: hạch toán khoản mua nói chung chuẩn bị cho việc toán - Bộ phận kiểm tra hoá đơn Đối với việc này, cần có: + Hoá đơn + Phiếu đặt hàng + Phiếu nhận hàng - Việc kiểm tra phải thực trước toán, trước hoá đơn ghi đánh dấu hóa đơn, tiến hành sau: + Kiểm tra số lượng: số lượng đặt hàng số lượng hàng nhận số lượng ghi hóa đơn + Kiểm tra tiền: đối chiếu đơn giá ghi hóa đơn với phiếu đặt hàng số tiền giảm theo thỏa thuận (khi hoá đơn ghi tay, nên kiểm tra lại việc tính toán) + Kiểm tra điều kiện toán: đối chiếu điều kiện toán với điều kiện thỏa thuận - Những phiếu nhận hàng chưa cung cấp hàng hóa lập hóa đơn phải theo dõi người có trách nhiệm phận kế toán mua hàng 29 - Đối với phiếu nhận hàng có hoá đơn, nhập sổ kế toán mua hàng phải ghi “đã hạch toán” để tránh ghi trùng - Tài khoản phải trả nhà cung cấp phải phân tích đặn, thường xuyên kế toán chi tiết phải đối chiếu với kế toán tổng hợp Bộ phận kế toán toán: đảm bảo việc toán - Căn vào chứng từ kế toán mua: phiếu đặt hàng, phiếu nhận hàng hóa đơn mua hàng, kế toán toán lập phiếu đề nghị toán trình lên giám đốc - Đối với hoá đơn toán, kế toán toán nên làm dấu “đã toán” để tránh toán trùng I.2 Quy trình mua hàng – toán Bộ phận đặt hàng Bộ phận mua Đề nghị mua Đặt hàng: Phiếu đặt hàng Kiểm tra hàng nhận: Phiếu nhận hàng Bộ phận kho Bộ phận kế toán mua Bộ phận kế toán mua (Phiếu nhập kho) Kiểm tra hóa đơn Hạch toán việc mua: Phiếu ghi kế toán Bộ phận kế toán toán Cho phép toán Bộ phận kế toán toán Thanh toán 30 I.3 S T T Bảng câu hỏi Câu hỏi Bộ phận sản xuất phận kế hoạch đưa đơn đặt hàng? Đơn đặt hàng đặt theo kế hoạch sản xuất? Số lượng đặt hàng theo nhu cầu sản xuất? Mọi đơn đặt hàng tổ chức đấu giá? Cần phải đặt hàng người cung cấp nhà cung cấp thường xuyên hay có tham khảo giá thị trường? Những đơn đặt hàng có theo dõi không? Hàng hóa nhận có hóa đơn không? Hàng hóa nhận có khớp với đơn đặt hàng? 10 Hoá đơn nhận hàng có hạch toán đúng? Tất hóa đơn hạch toán toán thời hạn định? 31 PHỤ LỤC VI: CÁC CHỨNG TỪ CHỦ YẾU SỬ DỤNG TRONG CÁC QUY TRÌNH P h iế u c â n x e Tên nhà cung cầp Sản phẩm Tổng cộng Trả lại Remark Số : 32 PHIẾU NHẬN HÀNG TẠM THỜI Người giao Người vận chuyển Số đăng ký xe Chứng từ tham c Số Phương thức giao hàng Tạp chất KẾ Tổng TỐN CƠNG TY TNHH XXX Giấy Phép Cho Xe Tải Ra Ngoài Nhà Máy Cty TNHH TM&SX YYY Người giao : Ghi QAP-05-05 Ngày ban hành : Lần ban hành : Người duyệt 33 PHIẾU NHẬN HÀNG (KIÊM KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG) Người giao Người V.Chuyển Số đăng ký xe Số hợp giao hàng Số Phương thức  Xếp Bao m  Cào xá  Cắt bao Tạp chất Kế toán Ký hiệu hàng ế toán QAP-05-4 Ngày ban hành Lần ban hành Nội dung 34 Người đặt hàng Người giao Người vận chuyển Số đăng ký xe Chứng từ Số Phương thức giao hàng Số TT Tạp chất Ghi TÀI CHÁNH Ghi Tăng/giảm Số nợ ch/từ 35 HEAD OFFICE Queue Customer name Product name Permit to check in Check in Date Security Check in Scale Order Remark Date ... 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN 48 XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI VIỆT NAM I MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 48 II ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH... thống hóa lý luận KSNB doanh nghiệp, khảo sát thực trạng KSNB doanh nghiệp sản xuất chế biến nhằm đề xuất số quy trình kiểm soát nội hoàn chỉnh Doanh nghiệp sản xuất chế biến ĐỐI TƯNG NGHIÊN CỨU... muốn đóng góp kiến thức học số kinh nghiệm thu thập qua trình làm kiểm toán, xin trình bày đề tài: ? ?Hoàn thiện số quy trình kiểm soát nội Doanh nghiệp sản xuất, chế biến? ?? 2 MỤC TIÊU CHỌN ĐỀ TÀI