Quản lí kí túc xá Vision

Quản lí kí túc xá Vision

Quản Lý Kí Túc Xá

Vision Version <1.0>

Revision History

5/3/2011 1.0 Mục 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Trần Thiên Tính

25/3/2011 2.0 Bổ sung chỉnh sửa mục1,2,3,4.5,6,7. Nguyễn Quốc Bảo

Danh mục

Vision

1 Giới thiệu

1.1 Mục đích

Tài liệu này mô tả chiến lược tầm nhìn của dự án phần mềm quản lý kí túc xá Phát biểu vấn đề

cần phải giải quyết của dự án, lý do giải quyết vấn đề đó Liệt kê ra những giải pháp đã có, những tính năng sẽ làm trong dự án và những tính năng nào sẽ không làm Tài liệu còn mô tả về khách hàng, người sử dụng và các bên liên quan

1.2 Các thuật ngữ sử dụng

 Kí túc xá: nơi ăn ở tập thể của sinh viên Ở đây sinh viên có thể học tập, sinh hoạt và nghĩ ngơi ở kí túc xá Ký túc xá do nhà trường và đội ngủ quản lý của ký túc xá điều hành và quản lý

1.3 Cấu trúc tài liệu

Được mô tả trên để mục của tài liệu

2 Tầm nhìn

2.1 Phát biểu vấn đề

Hiện nay các ký túc xá ở các trường đại học ở TP HCM hoặc là ở các tỉnh quản lý làm bằng tay và những file excel rời rạc chứ không có 1 phần mềm nào hổ trợ để thực hiện việc quản lý trong ký túc xá Điều đó dẫn đến làm mất thời gian trong các nghiệp vụ quản

lý, khó khăn trong điều hành Đặc biệt là với số lượng sinh viên lớn đôi khi không thể quản

lý hết được

Cứ mỗi đợt tiếp nhận sinh viên vào là một lần khó khăn cho người quản lý về việc phân chia bố trí và sắp xếp sinh viên vào các phòng, thông thường thì việc sắp sếp này được làm bằng tay rất mất thời gian và đối lúc không được chính xác và linh hoạt

Quản lý rời rạc không đồng bộ làm khó khăn hơn trong công tác quản lý, người quản lý phải mất thời gian

2.2 Lý do cần phải giải quyết vấn đề

Việc chúng ta làm được một phần mềm quản lý ký túc xá có khả năng sử dụng được trong các ký túc xá thì các trường tổ chức việc quản lý ký túc xá một cách dễ dàng hơn, nhanh chóng hiệu quả

Quản lý được tập trung hơn, thao tác dễ dàng, nhanh và thuận tiện khi thực hiện trên máy tính được nối mạng có thể truy cập bất cứ nơi đâu trong kí túc xá

Đồng thời người quản lý ký túc xá sẽ không còn phải đâu đầu trong việc sắp xếp các sinh viên vào phòng trong các đợt tiếp nhận sinh viên, hệ thống sẽ tự động phân tích và đưa ra lựa chọn thỏa đáng kết hợp nhiều điều kiện và ràng buộc khách quan của kí túc xá

2.3 Giải pháp đã có

Thông thường các nhà quản lý sử dụng các bảng tính excel hoặc access để lưu thông tin danh sách các sinh viên Việc quản lý này không tập trung, không phân hoạch được các công việc, chỉ đơn thuần là thông tin sinh viên Dễ bị mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu

2.4 Vị trí sản phẩm

Mục đích Thực hiện việc quản lý trong ký túc xá (Quản lý sinh viên, quản lý

phòng ở, quản lý chỉ sổ điện nước,quản lý cơ sở vật chất, quản lý

tà chính….)

Tên sản phẩm Phần mềm quản lý ký túc xá sinh viên

Cho ai Tất cả những người tham gia vào việc quản lý ktx

Mô tả Phục vụ nhu cầu quản lý trong ký túc xá sinh viên Các đơn vị

quản lý trong ktx bao gồm quản lý(sinh viên, phòng ở, chỉ số điện nước, tài chính, cơ sở vật chất trong phòng)

Quản lý ở đây là người sử dụng là phải đăng nhập vào hệ thống quản lý và thực hiện những chức năng quản lý có sẳn trong đó Phục vụ nhu cầu tự động hóa của bên quản lý ký túc xá

2.5 Mục tiêu kinh doanh và tiêu chí

Mục tiêu là xây dựng một Phần mềm có chất lượng tốt trong việc hổ trợ những người quản

lý ký túc xá Phương thức quản lý hiệu quả, nhanh chóng, được thực hiện tin học hóa hoàn

toàn Chức năng chính của phần mềm là chức năng xếp phòng của người quản lý

2.6 Khách hàng và thị trường

Khách hang của Phần mềm là những người quản lý ký túc xá, (giám đốc và nhân viên) và

một số lượng sinh viên lớn Có thể nói là nhu cầu cần một phần mềm như thế này hiện nay

đối với những người quản lý và những sinh viên của các trường hiện này là rất lớn Cho

nên việc chúng ta triển khai tốt ở một ktx nào đó thì việc triển khai phần mềm của chúng ta

ở các trường khác nhau là rất có thể Ví dụ như các trường Đại Học ở TPHCM hoặc các

trường khác ở lân cận Đặc biệt có thể thấy ở KTX DHQG TPHCM nếu chúng ta triển khai

được ở đây thì xem như phần mềm của chúng ta có 1 tầm nhìn xa hơn

2.7 Các rủi ro

Rủi ro cao nhất đối với phần mềm này là do số lượng sinh viên lớn và ký túc xá cũng rộng

nên đòi hỏi phải có cách thức tổ chức phần mềm hợp lý, thuật toán không chính xác 100%

Một rủi ro nữa cửa phần mềm chính là sợ những chức năng tin học hóa của chúng ta không

được khác hàng sử dụng thành thạo(tại vì xưa giờ người quản lý làm bằng tay và không

quen làm bằng phần mềm nên đôi khi làm phần mềm sẽ gây ra khó khăn cho họ)

Trong chức năng phân chia phòng cho sinh viên thì đôi khi chúng ta cũng có 1 vài trường

hợp rủi ro đó là chia phòng không hợp lý Tại vì đôi khi trong ktx còn có những phòng ở

quá số lượng quy định

Một khó khăn nữa là : giai đoạn nhập số liệu thông tin hiện ký túc xá đang thực hiện vào

phần mềm Và giai đoạn sử dụng phần mềm, người sử dụng sẽ bắt đầu sử dụng phần mềm

đó để quản lý ký túc xá một cách hiệu quả.

3 Mô tả người dùng và các bên liên quan

3.1 Bảng tóm tắc các bên liên quan

Tên bên liên

Chủ phần mềm Người muốn có và sở

hữu trang phần mềm Quản lý phần mềm Thiết kế viên

Người thiết kế giao diện

và Ứng dụng phần mềm theo yêu cầu của chủ

phần mềm

Thực hiện được hoặc làm tốt hơn mong đợi của chủ phần mềm,bảo trì

và nâng cấp phần mềm theo yêu cầu Kiểm chứng viên

Người kiểm chứng sản phẩm phần mềm khi đã hoàn thành

Xác định pha thiết kế đã được làm đúng như yêu cầu của chủ phần mềm chưa,cố gắng tìm ra các lỗi ngoài ý muốn

Quản trị viên

Theo dõi quy trình làm phần mềm Nhận và bàn giao sản phẩm phần mềm,phân công các pha thực

hiên,kiểm soát toàn bộ quy trình làm phần mềm

3.2 Bảng tóm tắc người dùng

Nhân viên quản lý

ký túc xá

Người trực tiếp nhập liệu thực thi các công việc quản lý trong ktx

Sử dụng các tính năng của trang phần mềm để thực hiện việc quản lý

Giám đốc ký túc xá

(người quản lý cao

nhất của KTX)

Sẽ có tầm nhìn chung

về phần mềm quản lý ktx Thay đổi quy định

ở trong ktx

Sử dụng các chức năng phân quyền trong phần mềm Và trực tiếp thay đổi quy định trong ktx Sinh viên Sẽ có nhiệm vụ xem

các thông báo về cá nhân và tập thể của mình khi sinh hoạt trong ktx

Phải thực hiện theo đúng những thông báo

mà ktx thông báo về cho sinh viên

Thường xuyên cập nhật thông tin từ phần mềm ktx

Sinh viên Sẽ có nhiệm vụ xem

các thông báo về cá nhân và tập thể của mình khi sinh hoạt

Phải thực hiện theo đúng những thông báo

mà ktx thông báo về cho sinh viên

trong ktx Thường xuyên cập nhật

thông tin từ phần mềm ktx

4 Tổng quan sản phẩm

4.1 Giới thiệu

Phần mềm hỗ trợ cho người quản lý các chức năng quản lý như :

 Quản lý phòng ở

 Sinh viên(thông tin, quê quán, số lần vi phạm, số lần chuyển phòng…)

 Khách(người thân, thầy cô giáo)

 Tài sản đồ dùng trong phòng(laptop, bàn ghế, máy tính, tủ…)

 Quản lý tài chính(nộp các loại phí)

 Quản lý chỉ số điện nước

 Tự động sắp xếp phòng

 Lập báo cáo(tình hình sinh viên, phòng ở, tiền bạc,đồ đạc,…)

 Phân hệ quản lý hệ thống (phân quyền, quản lý những người dùng hệ thống, quản lý các tham số để phù hợp với từng yêu cầu cụ thể của ktx)

4.2 Đặc tính của sản phẩm

Giao diện trực quan,dễ nhìn Chức năng bảo mật cao

Các chức năng dễ thao tác giúp người sử dụng có thể thành thạo trong thời gian ngắn nhất (khoảng 1h)

Các chức năng phải rõ ràng, có chỉ mục để người quản lý tiện sử dụng

Phần mềm hỗ trợ tiếng việt tốt:các button,danh mục ,hướng dẫn được việt hoá hoàn toàn

4.3 Chi phí và giá thành

 Thời gian thực hiện dự án: 3 tháng

 Đội ngủ phát triển: 50 người

 Bản quyền các phần mềm phát triển: Windows, Visual Studio 2008, WPF, SQL Server

 Giá thành: Khoảng 500$

4.4 Bản quyền và cài đặt

Bản quyền thuộc về IGSC Group

5 Tính năng sản phẩm

01 Đăng nhập vào phần mềm theo 1

tài khoản

Đăng nhập vào phần mềm Người đăng nhập này là những người quản lý ktx

02 Thêm sinh viên vào ktx Đây là chức năng cho phép them 1 sinh viên

vào ktx của những người quản lý

03 Cho sinh viên ra khỏi ktx Đây là chức năng đánh dấu sinh viên đó không

còn ở ktx nữa của những người quản lý ktx

04 Quản lý sinh viên Quản lý sinh viên ở đây là quản lý về thong tin

sinh viên Phòng ở, tên, học trường nào, khoa nào, năm sinh, quê quán, cmnd…

Đặc biệt là lưu lại số lần vi phạm và số lần được khen thưởng trong lịch sử để tiện cho việc nhắc nhở hơn

06 Quản lý phòng ở Với mỗi ktx thì có 1 số lượng phòng ở tương

đối lớn Thì chức năng này sẽ cho phép chúng

ta theo dõi tình trạng của những phòng ở đó Xem xét xem phòng ở có bao nhiêu người đã đủ hay chưa? Và cơ sở vật chất trong phòng hiện tại như thế nào?

Đây là chức năng của người quản lý ktx

07 Quản lý cơ sở vật chất Mỗi ký túc xá sẽ có một số lượng cơ sở vật

chất tương đối lớn Và việc phân chia nó trong mỗi phòng và cho từng sinh viên sẽ đánh dấu lại để cho tiện quản lý hơn Khi có một vấn đề

gì xẩy ra thì việc xử lý diễn ra một cách đơn giản hơn Theo những quy định đề ra mà chúng

ta làm

08 Quản lý chỉ số điện nước Mỗi phòng ở sẽ có 1 đông hồ điện và đồng hồ

nước Trong mỗi tháng sẽ có người đi ghi lại các chỉ số điện nước này Và sau đó tiến hành nhập vào phần mềm, phần mềm sẽ so sánh chỉ

số điện nước củ Và tự động tính ra số tiền cho mỗi phòng Từ đó sẽ in ra những giấy đóng tiền điện và tiền nước gửi về mỗi phòng Cái này sẽ giúp dễ dàng trong việc quản lý lượng điện và lượng nước dung chung cho cả ktx

09 Phân chia phòng ở cho sinh viên Đây là một chức năng cực kỳ quan trong cho 1

ký túc xá có một số lượng sinh viên lớn

Cứ mỗi đầu năm học thì chúng ta sẽ cho 1 số lượng sinh viên lớn vào ở ktx Và phân chia phòng cho 1 số lượng sinh viên lớn đó nếu tiến hành bằng tay sẽ rất mất công và đôi khi sẽ có sai sót trong đó

Vì vậy nên phần mềm quản lý của chúng tôi sẽ cung cấp việc phân chia phòng ở một cách tự động Phù hợp với những điều kiện nào đó

(năm học, tỉnh, khoa ngành,…) Khi có 1 sinh viên mới vào phòng chương trình

sẽ tự động them sinh viên đó vào một trong những phòng mà còn thiếu người thỏa mãn những điều kiện đề ra Trong trường hợp không có phòng phù hợp với điều kiện thì phần mềm sẽ chọn ra 1 phòng thiếu người để đưa sinh viên đó vào phòng

người tổng quản lý ktx Từ đó người quản lý

có thể thấy được tình hình hoạt động của ký túc xá và đề ra những quy định mới hoặc sửa đổi quy định phù hợp với tình 2hình phát triển của ktx

11 Tự động sắp xếp phòng Chức năng này cho phép nhà quản lý có thể

sắp xếp hàng loạt các bộ hồ sơ xin vào kí túc

xá, các sinh viên sẽ được đưa vào trong kí túc theo nhờ một thuật toán phù hợp nào đó đãm bảo rằng sẽ không có đụng độ và phải phù hợp nhất có thể

12 Chức năng thẻ từ Phần mềm cung cấp tính năng thẻ từ cho phép

có thể đọc và ghi thông tin sinh viên qua thẻ

từ, sẽ dùng tính năng này để phục vụ cho các chức năng giao tiếp với các sinh viên

13 Quản lý vi phạm Cho phép quản lý số lần vi phạm và mức độ vi

phạm của sinh viên, phân mềm có thể tự động

ra quyết định xữ lý sinh viên theo mức độ vi phạm

14 Quản lý khách Cho phép quản lý việc ra vào của các khách

của kí túc xá, ví dụ như một đoàn sinh viên của nước ngoài, bạn bè hoặc người thân của các sinh viên trong kí túc xá

5.1 Chức năng thực hiện

STT Các chức năng

01 Đăng nhập vào phần mềm theo 1 tài khoản

09 Phân chia phòng ở cho sinh viên

11 Tra cứu thông tin sinh viên, phòng ở

5.2 Chức năng không thực hiện

thành và cơ chế quản lý

giản hơn

sau

6 Các ràng buột

Thời gian cho dự án là khoảng 3 tháng, như vậy là khá ít để có thể nắm bắt hết các yêu cầu và xây dựng hoàn chỉnh chương trình

7 Thuộc tính đặc trưng của sản phẩm

Tình trạng Ổn định, có thể hoạt động sau khi ban giao phần mềm cho khách hàng.

Tiện ích Đẩy đủ các các tính năng mà một phần mềm quản lý thực hiện đặc biệt

các chế độ hỗ trợ kĩ thuật và dịch vụ chăm sóc khách hàng cao.

Phụ trách Nhóm lớn I

Rủi ro Cố gắng thấp các khả lỗi về bảo mật có thể xảy ra Và những lỗi về

nghiệp vụ và có thể chỉnh sửa kịp thời để cho phần mềm hoạt động 1 cách hiệu quả

Độ ổn định Trung bình, tích hợp chế độ bảo mật cao Có khả năng tùy biến cao.

Phiên bản sản

phẩm

1.0

Chuyển nhượng Phần mềm quản lý ký túc xá sinh viên

Lí do Phục vụ nhu cầu cần thiết của các ký túc xá hiện nay trên địa bàn

TPHCM

8 Bảng độ ưu tiên các tính năng

ST

01 Đăng nhập vào phần mềm theo 1 tài

khoản

Cao

04 Quản lý sinh viên Cao

09 Phân chia phòng ở cho sinh viên Trung Bình

11 Tra cứu thông tin sinh viên, phòng ở Cao

9 Các yêu cầu khác

9.1 Yêu cầu hệ thống và môi trường

 Hệ điều hành Windows XP, Windows 7

 Hệ quản trị CSDL SQL server

 Net Frame Work 3.0

 Bộ xử lý: > Pentumn 3.(1.8 GHz)

 Bộ nhớ còn trống: 2GB

 Ram: > 256 MB;

9.2 Yêu cầu Performance

 Load chương trình nhanh: < 10s cho bộ dữ liệu khoảng 10 ngàn sinh viên

 Hoạt động ổn định, không crash giữa chừng

 Độ chính xác cao: trong thuật toán sắp xếp phòng

 Thời gian đáp ứng: < 5s cho một thao tác