phân tích và thiết kếí hệ thống quản trị kí túc xá sinh viên

Do khuôn khổ của một khoá luận tốt nghiệp không thể bao quát được mọi vấn đế đặt ra của Trung tâm hỗ trợ sinh viên nên khoá luận chỉ giới hạn trong phạm vi xây dựng hệ thống quản trị Ký

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

Nguyễn Diệp Nam

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG QUẢN TRỊ KÝ TÚC XÁ SINH VIÊN

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY

Ngành: Công nghệ thông tin

Cán bộ hướng dẫn: Ths Đào Kiến Quốc

Do khuôn khổ của một khoá luận tốt nghiệp không thể bao quát được mọi vấn đế đặt

ra của Trung tâm hỗ trợ sinh viên nên khoá luận chỉ giới hạn trong phạm vi xây dựng hệ thống quản trị Ký túc xác

Sau phần trình bày yêu cầu, khoá luận phân tích và thiết kế dựa trên ngôn ngữ UML Cuối cùng là một thử nghịêm xây dựng một số mô đun của phân hệ này nhằm minh chứng cho tính khả thi của phần thiết kế Phần mềm thử nghiệm được viết trên môi trường windows với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL và môi trường lập trình PHP Một môi trường thử nghiệm được lựa chọn không chỉ phổ biến, dễ sử dụng, … mà còn vì lý do kinh tế (môi trường thử nghiệm là miễn phí)

Tôi cũng bày tỏ lòng biết ơn đến các anh chị ở Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Phần mềm, tập thể đang thực hiện các dự án công nghệ thông tin cho Trung tâm Hỗ trợ Sinh viên của ĐHQG HN đã tạo điều kiện cho tôi cùng nghiên cứu các yêu cầu trong quản lý KTX

Tôi cũng muốn cảm ơn công lao to lớn của gia đình đã nuôi dưỡng tôi suốt những năm học đại học Cảm ơn những người bạn đã cho tôi những lời khuyên quý giá cũng như kinh nghiệm trong học tập

Hà Nội, tháng 5 năm 2010 Nguyễn Diệp Nam

Mục lục :

Phần 1 TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN ĐHQG VÀ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 6

1.1 Giới thiệu về Trung tâm hỗ trợ sinh viên ĐHQGHN 6

1.1.1 Cơ sở vật chất của các KTX 6

1.1.2 Cơ cấu tổ chức .6

1.2 Hiện trạng hoạt động .8

1.2.1 Một số quy trình quản lý .8

1.2.2 Về phần mềm trước đây 10

1.2.3 Một vài mảng tin học hoá khác cần được tính đến 11

1.3 Các quy trình nghiệp vụ Error! Bookmark not defined. 1.3.1 Quản lý KTX 14

PHẦN 2 MÔ HÌNH HỆ THỐNG 20

2.1 Biểu đồ các tiến trình nghiệp vụ 20

2.1.1 Tiến trình sử dụng hệ thống .20

2.1.2 Tiến trình nhận sinh viên vào KTX 22

2.1.3 Tiến trình loại sinh viên ra khỏi KTX .27

2.1.4 Tiến trình quản lý thu chi .29

2.1.5 Tiến trình quản lý điện nước .30

2.1.6 Tiến trình quản lý tài sản 32

2.2 Biểu đồ Use case .34

2.2.1 Biểu đồ Use case tổng thể .34

2.2.2 Biểu đồ phẫn rã các Use case cho sinh viên 34

2.3 Mô tả các luồng sự kiện .38

2.3.1 Tài liệu luồng sự kiện cho các Use case đối với sinh viên .38

2.3.2 Luồng sự kiện cho các Use case đối với người quản lý .42

2.4 Biểu đồ tuần tự 51

2.4.1 Biểu đồ tuần tự cho ca sử dụng hệ thống .51

2.4.2 Biểu đồ tuần tự cho các ca sử dụng của SV .53

2.4.3 Biểu đồ tuần tự cho các ca sử dụng của người quản lý .55

2.5 Thiết kế biểu đồ lớp chi tiết .64

2.5.1 Xác định các lớp thực thể 64

2.5.2 Biểu đồ lớp chi tiêt .67

2.5.3 Biểu đồ lớp thiết kế đi theo các chức năng .69

2.6 Sơ đồ mô hình quan hệ 82

PHẦN 3 CÀI ĐẶT THỬ NGHIỆM 83

3.1 Lựa chọn môi trường : 83

3.2 Minh hoạ một số giao diện: 83

PHẦN 4 KẾT LUẬN 91

Một vài hình ảnh quan trọng Hình 1 Sơ đồ tổ chức trung tâm nội trú 7

Hình 2 Mô hình nghiệp vụ Nhận SV vào KTX 14

Hình 3 Mô hình nghiệp vụ SV ra khỏi KTX 16

Hình 4 Mô hình nghiệp vụ Quản lý điện nước 17

Hình 5 Mô hình nghiệp vụ Quản lý tài sản .18

Hình 6 Mô hình nghiệp vụ Quản lý thu chi 19

Mở đầu

Trung tâm hỗ trợ sinh viên của ĐHQGHN là đơn vị quản lý các Ký túc xá (KTX) trong đó có KTX Mễ Trì và KTX ĐHNN là hai KTX có quy mô lớn, với số lượng sinh viên khoảng 2000 người mỗi KTX ) KTX không chỉ là nơi cung cấp cho sinh viên nơi ở

mà còn cung cấp cho sinh viên các dịch vụ khác trong đó có dịch vụ văn hóa cũng như tinh thần như: hoạt động câu lạc bộ, nhu cầu tư vấn việc làm, sinh hoạt, đào tạo kỹ năng…

Từ thực tiễn quản lý, Trung tâm đã nhận thức được nhu cầu tin học hóa Một phần mềm quản lý KTX đã được xây dựng và được áp dụng riêng cho KTX Mễ Trì Phần mềm này mới chỉ cung cấp các chức năng về quản lý chỗ và quản lý thu chi về điện nước Qua một thời gian sử dụng, phần mềm bộc lộ nhiều vấn đề, đặc biệt là khả năng quản lý chung tất cả các KTX, tính mềm dẻo của hệ thống, cũng như khả năng kết nối các dịch vụ một cách tổng thể, khả năng mở rộng và thay đổi sau này Hệ thống thông tin của Trung tâm không chỉ quản lý KTX mà còn phải trải rộng trên nhiều khía cạnh phục vụ sinh viên

Đây là một vấn đề rất lớn không thể đặt ra trong khuôn khổ của một khóa luận tốt nghiệp Vì thế trong khóa luận, sau khi phác thảo một hệ thống thông tin tổng thể, chúng tôi chỉ đi sâu vào việc phân tích và thiết kế một phân hệ trong hệ thống thông tin này, phân hệ quản lý KTX

Trong phân hệ quản lý KTX này chúng tôi hướng đến việc phát triển các ứng dụng

hỗ trợ cho sinh viên qua mạng Với các hỗ trợ qua mạng từ khâu đăng k ý vào KTX qua mạng, đến các khâu như: xem thông tin phòng, đăng k ý phòng, xin ra khỏi KTX, xem hóa đơn điện nước,… không chỉ hỗ trợ cho sinh viên có được sự tiện lợi, tiết kiệm về thời gian, kinh tế mà còn trợ giúp cho việc quản quản lý của ban quản lý KTX trở nên dễ dàng

và nhanh chóng và chính xác

Khóa luận sẽ có nội dung như sau:

Phần I – Trung tâm hỗ trợ sinh viên ĐHQGHN và hoạt động nghiệp vụ

Phần II – Mô hình hệ thống

Phần III – Cài đặt thử nghiệm

Phần IV – Kết luận

Phần 1 –TRUNG TÂM HỖ TRỢ SINH VIÊN ĐHQGHN

Các khu nhà dành cho sinh viên, với các phòng ở được trang bị khép kín và đầy đủ tiện nghi theo từng loại phòng

Các khu nhà dành cho các hoạt động khác như:

- Các trạm y tế: phục vụ việc chăm sóc sức khỏe cho người sinh hoạt trong KTX

- Nhà hội trường: phục vụ cho các buổi gặp mặt, các buổi giao lưu, và nhiều hoạt động khác, …

- Các phòng đọc: các phòng dành riêng cho sinh viên có thể học tập tại đó (trong thời gian quy định)

- Các quầy phục vụ nhu cầu sinh hoạt như đồ dùng sinh hoạt, đồ dùng học tập,

…

- Nhà ăn: nơi phục vụ nhu cầu ăn uống hàng ngày của sinh viên

- Nhà gửi xe: sinh viên có thể gửi xe theo ngày, theo tháng

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

1.1.2.1 Ban quản lý

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm hỗ trợ sinh viên như sau:

Trung tâm có một ban giám đốc (gồm có: giám đốc và hai phó giám đốc) điều hành chung các hoạt động

Trung tâm có các phòng trực thuộc sau: phòng tổ chức – quản trị, phòng tài chính –

kế toán, phòng hành chính và công tác sinh viên, trạm y tế

Hai đơn vị trực thuộc chính bao gồm KTX Mễ Trì và KTX ĐHNN Mỗi KTX bao gồm: ban quản lý KTX, phụ trách và điều hành các hoạt động, cùng với đó là các tổ nghiệp vụ khác nhau: tổ văn phòng, tổ quản lý sinh viên, tổ bảo vệ

Sau đây là sơ đồ tổ chức của Trung tâm:

Hình 1 Sơ đồ tổ chức trung tâm

1.1.2.2 Hoạt động quản lý chung và các dịch vụ thông tin

Trung tâm có các hoạt động chính sau:

- Quản lý cơ sở vật chất: bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ cán bộ và đáp ứng nhu cầu của sinh viên trong sinh hoạt; Nâng cấp, sửa chữa các khu nhà ở cũng như mở rộng các công trình sinh hoạt công cộng; Bảo đảm để có một cơ sở vật chất đầy đủ để phục vụ sinh hoạt, học tập và nghiên cứu khoa học của sinh viên

kế toán

Trạm

Y tế

Phòng Hành chính

và công tác

SV

Ban quản lý KTX

Tổ

Quản lý

SV

Tổ Quản lý

SV

Tổ Văn phòng

Tổ Văn phòng

Tổ Bảo

vệ

Tổ Bảo

vệ Ban quản lý KTX

- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, nghệ thuật, giải trí, học tập: để tạo cho sinh viên một cuộc sống với một nề nếp sinh hoạt văn hóa, văn minh Cũng cần có các hoạt động khác như tổ chức cho sinh viên được học tập giao lưu giữa sinh viên các nước

- Cung cấp các dịch vụ y tế: khám sức khỏe định kỳ cho những người sinh hoạt trong KTX, khám chữa bệnh, tuyên truyền và hướng dẫn sinh viên về vệ sinh và phòng bệnh

1.1.2.3 Một vài thay đổi sắp tới

ĐHQG có dự kiến xây dựng một khu KTX dành riêng cho những cán bộ, những giảng viên, cũng như sinh viên của nước ngoài đến công tác, giảng dạy, học tập tại Việt Nam

Hiện nay ĐHQG đang xây dựng cơ sở mới tại Hoà lạc, trong đó có một KTX hiện đại

Hệ thống thông tin quản lý KTX cũng phải tính đến tình trạng này để có một giải pháp có thể sử dụng mở rộng, không bị lạc hậu

1.2 Hin trng hot đ ng

1.2.1 Một số quy trình quản lý

1.2.1.1.Quản lý sinh viên vào KTX

Đầu năm học, Trung tâm xét duyệt cho các sinh viên có nhu cầu và đủ điều kiện vào KTX, đồng thời cũng xem xét việc ở lại của các sinh viên cũ đã ở KTX và có nhu cầu tiếp tục được ở lại

Đối với những sinh viên đã ở KTX, có nhu cầu tiếp tục ở lại Ban quản lý sẽ yêu cầu sinh viên đó nộp đơn, thẻ KTX và các giấy tờ khác nếu cần thiết, cũng như phải hoàn tất các khoản chi phí phải thanh toán mà sinh viên này còn phải hoàn trả cho quá trình sinh hoạt trong KTX Sinh viên này cũng phải cung cấp đầy đủ xem có nguyện vọng khác như: thay đổi phòng ở, loại phòng ở hay không Sau đó, các thông tin này sẽ được ban quản lý đưa xét cùng với các thông tin sinh viên này có vi phạm kỷ luật nặng, hay sinh viên năm cuối thì không cho vào diện được ở lại và đưa ra quyết định có cho phép sinh viên này được phép tiếp tục ở lại hay không và nếu được thì sắp xếp chỗ cho họ

Đối với các sinh viên mới nhập học, cần có giấy báo nhập học của trường và phải làm đơn xin vào ở KTX, với các thông tin cần thiết như: thông tin cá nhân (họ tên, quê quán, quốc tịch, diện ưu tiên,…), nguyện vọng ở loại phòng (về loại phòng sinh viên sẽ

- Con liệt sĩ, con thương binh, gia đình có công với cách mạng

- Sinh viên dân tộc ít người

- Sinh viên có hoàn cảnh gia đình đặc biệt khó khăn

- Sinh viên đoạt giải trong các kỳ thi quốc gia, quốc tế

- Sinh viên thi đỗ vào đại học đạt điểm cao

Sau đó, ban quản lý sẽ đưa ra thông báo danh sách các sinh không được ở KTX và danh sách các sinh viên được phép vào hay được tiếp tục ở lại KTX

Khi nhập KTX, sinh viên phải nộp các giấy tờ và chi phí cần thiết KTX sẽ bố trí cho sinh viên được ở lại và ở phòng nào, khu nào, làm thẻ nội trú cho sinh viên và lưu hồ

sơ thông tin

1.2.1.2.Xử lý sinh viên ra khỏi KTX

Định kỳ (theo quý, theo học kỳ, theo năm, …) KTX sẽ xét duyệt cho tập thể hay cá nhân có nguyện vọng ra khỏi KTX Mặt khác cũng sẽ có những tập thể, cá nhân có nguyện vọng hay bị bắt buộc phải ra khỏi KTX đột xuất (ví dụ khi bị kỷ luật )

Đối với việc xét duyệt định kỳ, tập thể cần cử người đại diện Việc xét duyệt theo định kỳ này yêu cầu có thông báo trước từ ban quản lý KTX cho toàn thể các tập thể cá nhân Sau đó, các cá nhân đại diện cho tập thể và cá nhân sẽ phải thoả thuận với nhau về việc thanh toán, cũng như hoàn thành các thủ tục khác về giấy tờ Ban quản lý sẽ xem xét

và gửi thông báo,cùng các hóa đơn kèm theo Sau khi đã sinh viên đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu, thu lại thẻ KTX của từng cá nhân, và đưa vào danh sách đã rời khỏi KTX Đối với các trường hợp trong quá trình cư trú có nguyện vọng ra khỏi KTX, cần phải nộp đơn lên Ban quản lý Đối với trường hợp bắt buộc phải rời khỏi KTX thì Ban quản lý cần gửi thông báo tới tập thể hay cá nhân đó Sau đó, yêu cầu hoàn tất các thủ tục

để được rời khỏi KTX như: phải thanh toán đầy đủ chi phí sinh hoạt, chi phí lien quan đến tài sản,…các giấy tờ liên quan Ban quản lý sẽ đưa ra thông báo và các hóa đơn kèm theo Sinh viên hoàn thành thủ tục, nộp lại thẻ của KTX, cùng các yêu cầu khác Ban quản lý sẽ lưu các trường hợp này vào danh sách riêng đối với các trường hợp rời khỏi KTX

Sau khi tổng hợp số điện của tất cả các phòng, KTX sẽ tính ra số điện hao hụt trên

cơ sở so sánh với điện năng tiêu thụ trên công tơ tổng đo được

Các thông tin liên quan đến điện sẽ được báo cáo lại với Ban quản lý KTX

Danh sách tiêu thụ về nước của các phòng trong KTX sẽ được ghi lại và tính toán chi phí mà phòng đó phải thanh toán Mỗi sinh viên cũng được hỗ trợ 10 m3/người/tháng KTX căn cứ vào mức phụ trội để lập hóa đơn thanh toán tiền nước cho phòng

Sau khi tổng hợp số nước của tất cả các phòng, KTX sẽ tính ra số nước hao hụt trên

cơ sở so sánh với tổng số nước tiêu thụ trên công tơ tổng đo được

Các thông tin liên quan đến nước sẽ được báo cáo lại với Ban quản lý KTX

1.2.1.5.Quản lý tài sản

Tài sản trong KTX được chia làm tài sản sử dụng chung và tài sản sử dụng riêng Tài sản sử dụng riêng là tài sản được giao riêng cho từng cá nhân Cá nhân có trách nhiệm sử dụng và quản lý tài sản riêng này

Tài sản sử dụng chung là tài sản giao cho một tập thể sử dụng và phải chịu trách nhiệm về tài sản được sử dụng đó

Sau mỗi lần phân phòng cho sinh viên, hay mỗi lần nhập mới tài sản thì các tài sản

sẽ được phân chia theo phòng, loại phòng

Trong quá trình sử dụng có thể xảy ra hư hỏng hay bị mất Khi đó Ban quản lý làm việc tới các tập thể cá nhân phải chịu trách nhiệm.để xử lý sự cố

KTX thường phải sửa chữa, nâng cấp định kỳ, đưa ra các quyết định thanh lý tài sản, cũng như các khấu hao về tài sản

1.2.1.6.Quản lý thu chi

Việc thu chi sẽ được tổng hợp theo đầu kỳ (6 tháng, 1 năm, ) và lập ra báo cáo về

số dư được chuyển sang kỳ trước

Trong quá trình hoạt động, nếu có những khoản thu chi phát sinh cần lưu rõ số chứng từ, ngày thu chi, lý do thu chi

Tổng hợp đưa ra các báo cáo định kỳ hoặc đưa ra báo cáo trong trường hợp cần đột xuất

1.2.2 Về phần mềm trước đây

Phần mềm trước đây đã được xây dựng và sử dụng gần 4 năm qua Phần mềm đã hỗ trợ tương đối ổn hoạt động quản lý KTX với những yêu cầu trước đây Tuy nhiên đã có nhiều thay đổi liên quan đến sự phát triển của KTX, trong đó có hoạt động thông tin của Trung tâm và môi trường thông tin tổng thể Hiện nay mới chỉ xây dựng được phần mềm chuyên dụng sử dụng cho viêc quản lý với các nghiệp vụ (được nêu ở phần 1.2.1 trên) cũng như việc mới áp dụng được đối với KTX Mễ trì Sự thay đổi của môi trường quản trị

và cách điều phối tài nguyên của các KTX nên được đặt chung trong một tổng thể

Sự liên kết tổng thể còn nảy sinh vấn đề tích hợp hệ thống và quản trị hệ thống một cách nhất quán từ xa với phân quyền chặt chẽ

Ngoài ra có một số yêu cầu khác như:

- Khả năng khai thác trực tuyến Mặc dù các phòng trong KTX đã được trang bị

- Việc khai thác thông tin không tin không chỉ liên quan đến chỗ ở mà còn nhiều dịch vụ khác nữa mà sinh viên cần như: tư vấn trực tuyến, tư vấn và dịch vụ việc làm, diễn đàn trao đổi dành cho sinh viên, …

- Cải thiện giao diện.Giao diện của phần mềm đã sử dụng còn nhiều bất tiện đối với người sử dụng Hầu hết việc chọn lựa người ở buộc phải bắt đầu từ việc phân loại gây phản cảm cho người sử dụng bởi sự rườm ra của quy trình tác nghiệp

- Mối liên kết giữa các công việc trong phần mềm cũ không tự nhiên theo đúng quy trình bình thường

- Các trợ giúp chưa đủ mạnh, thiếu các hướng dẫn trực quan

1.2.3 Một vài mảng tin học hoá khác cần được tính đến

Như đã nêu, Trung tâm hỗ trợ sinh viên không chỉ có việc quản lý ăn ở của sinh viên trong Ký túc xá Một hệ thống thông tin cho phép hiện đại hoá các hoạt động hỗ trợ sinh viên và hoạt động điều hành của Trung tâm còn phải có:

1.2.3.1 Portal

Ngày nay, portal đã trở thành một môi trường để tích hợp mọi ứng dụng quản lý và điều hành có tính nhất quán và mở Hệ thống thông tin của KTX phải hướng đến mô hình thông tin trên portal trong đó có website điều hành tác nghiệp nội bộ mà các ứng dụng như quản lý KTX, quản lý nhân sự, quản lý tài sản, quản lý văn bản và điều hành công việc và chính hệ quản trị website (CMS) được tích hợp trên nền tảng chung

Website trên Internet là một mặt của portal được truy cập từ Internet là nơi cung cấp các thông tin, các dịch vụ hướng ra Internet

Có thể tính đến các hệ thống thông tin sau:

1.2.3.3 Phân hệ giới thiệu việc làm

Nhu cầu tìm kiếm việc làm của sinh viên là rất lớn Sinh viên có thể tìm kiếm việc làm thêm, cũng như cần những công việc phù hợp với ngành nghề của họ học Rồi hàng năm số lượng sinh viên sắp ra trường là rất lớn và họ cần tìm cho mình một công việc sao cho phù hợp Và rất nhiều thông tin tuyển dụng từ các nhà tuyển dụng sẽ đáp ứng được nhu cầu cho sinh viên Ngược lại, cũng giúp cho các nhà tuyển dụng có thể tuyển dụng được lực lượng nhân sự tin cậy

Đối với phân hệ giới thiệu việc làm này, cần quan tâm tới các đối tượng sau đây:

- Các loại công việc

- Các hình thức công việc (full time, part time,…)

- Các nhà tuyển dụng và những cá nhân có nhu cầu tuyểndụng

- Các yêu cầu tìm việc

Từ các nhu cầu thực tiễn cho ta thấy cần phải xây dựng một hệ thống cần có các

- Thông báo việc làm

- Đăng thông báo tìm việc

- Thống kê

Trường hợp Trung tâm muốn triển khai dịch vụ môi giới có thu phí sẽ thêm các chức năng tự động tìm kiếm ghép nối giữa nhà tuyển dụng với người có yêu cầu tìm việc 1.2.3.4 Tư vấn trực tuyến

Vấn đề tư vấn trực tuyến không còn lạ đối với mọi người Có nhiều dịch vụ tư vấn, cũng như có nhiều phương thức để tư vấn như: tư vấn qua các trung tâm, qua mạng điện thoại, …và tư vấn trực tuyến qua mạng Internet ngày càng phát triển rộng rãi cùng với cách thức hoạt động một cách đa dạng

Vấn đề xây dựng một trung tâm tư vấn trực tuyến với mục đích phục vụ cho đối tượng chính là sinh viên trong KTX là cần thiết Hệ thống cần xây dựng của trung tâm tư vấn trực tuyến cũng là một phân hệ quan trọng trong hệ thống tổng thể

Để xây dựng được một hệ thống tư vấn trực tuyến, chúng ta cần phải nắm bắt được các đối tượng liên quan, tác động trực tiếp đến hệ thống Các đối tượng cần được quản lý bao gồm:

Các chuyên mục tư vấn như: sức khỏe, tình yêu, tình bạn, cách giao tiếp - ứng xử, Các chuyên gia tư vấn: các chuyên gia tư vấn về một hay nhiều lĩnh vực, những chuyên gia thường xuyên và là thành viên lâu dài của trung tâm,…

Các yêu cầu tư vấn

Các ý kiến tư vấn của các chuyên gia

Các ý kiến thảo luận của người dùng

Các chức năng của hệ thống tư vấn có thể như sau

Tiếp nhận các yêu cầu Duyệt các yêu cầu để công bố nếu cần thiết

Đăng các ý kiến tư vấn trực tuyến của các chuyên gia

Tiếp nhận các ý kiến đóng góp của người đọc Duyệt các ý kiến xem có công bố hay không

1.2.3.5 Giới thiệu nhà trọ

Với số lượng sinh viên rất lớn, KTX không thể phục vụ hết được chỗ ở cho tất cả các sinh viên của trường Cũng như một lượng không nhỏ sinh viên muốn chuyển ra ngoài trong quá trình sinh hoạt, và một lượng sinh viên năm cuối ra trường không còn ở trong KTX nữa Họ cần tìm cho mình một môi trường sinh hoạt mới, đó là tìm các phòng trọ

Chính vì vậy mà nhu cầu tìm kiếm nhà trọ là cần thiết và việc xây dựng một trung tâm giới thiệu nhà trọ là việc cần làm

Hệ thống giới thiệu chỗ ở là hệ thống được cung cấp thông tin từ hai phía

- Các chủ nhà trọ có như cầu giới thiệu cơ sở cho thuê trọ

- Các thông báo cho thuê nhà trọ

- Các yêu cầu thuê nhà trọ

- Các chủ cho thuê nhà

- Các sinh viên có nhu cầu

Có thể xây dựng một hệ thống giúp tìm kiếm theo khu vực, theo tiện nghi, theo giá giúp cho sinh viên nhanh chóng tìm thấy các thông tin cần thiết Các chức năng của hệ thông bao gồm

- Đăng ký trực tuyến các thông báo cho thuê nhà

- Đăng ký trực tuyến yêu cầu tìm nhà

- Tìm kiếm thông tin

Trường hợp Trung tâm đóng vai trò là người môi giới có thu phí thì có các chức năng tự động ghép nối giữa người thuê và người có yêu cầu thuê để Trung tâm có thể tư vấn hiệu quả nhất

1.2.3.6 Phân hệ quản trị các khóa học trực tuyến

Hiện nay, đã có nhiều trung tâm dạy học trực tuyến được xây dựng và tương đối thành công Nhằm phục vụ cho các nhu cầu học hỏi, cũng như nâng cao hiểu biết cho toàn thể sinh viên, đặc biệt là các kỹ năng sống, Trung tâm nên xây dựng một hệ thống thông tin đào tạo qua mạng, không chỉ phục vụ cho các sinh viên đang ở KTX mà còn cho sinh viên của trường ĐHQGHN nói chung

Đây cũng là một phân hệ quan trọng của hệ thống hỗ trợ sinh viên với các đối tượng cần được quản lý sau

Các khóa học

- Các tài liệu dành cho các khóa học

- Những người đăng ký

- Những giáo viên giảng dạy

Các chức năng của phân hệ này bao gồm :

- Đăng ký học

- Duyệt cho phép học

- Cập nhật các khóa học

- Thông báo và liên lạc

- Quản lý thu chi học phí

1.2.3.7 Diễn đàn sinh viên

Diễn đàn là nơi có thể cho sinh viên trao đổi, thảo luận trực tiếp với nhau, cũng là nơi mà có thể giúp cho ban quản lý có thể thu được những ý kiến đóng góp qua những chuyên mục trên diễn đàn Diễn đàn sinh viên là cần thiết phải xây dựng Đây cũng là một phân hệ nằm trong hệ thống tổng thể

Xét duyệt

Hồ sơ được xét

Thông báo danh sách

SV không được ở KTX

Lưu hồ sơ được xét

Thông báo danh sách

SV được ở KTX

In hóa đơn thu tiền

SV nộp tiền vào KTX

Như đã nêu, trong khuôn khổ của khoá

luận này, chúng ta không thể phân tích và

thiết kế tất cả các hệ thống thông tin của

Trung tâm hỗ trợ sinh viên Sau đây phần

này sẽ tập trung vào các nghiệp vụ quản lý

KTX

< Các mô hình thể hiện các quy trình nghiệp

vụ được tham khảo từ: “Tài liệu yêu cầu

người sử dụng” của MCSOFT JOINT

STOCK COMPANY(Địa chỉ: Trung Hòa-

Nhân Chính – Cầu Giấy- Hà Nội) >

1.3.1 Quản lý KTX

1.3.1.1 Quy trình tiếp nhận sinh viên vào

KTX

Từ mô hình nghiệp vụ như hình 2 Ta sẽ

phân tích các bước của quy trình tiếp nhận

sinh viên vào KTX như sau:

1.3.1.1.1 Đăng ký vào KTX

Sinh viên có thể đăng ký xin vào ở

KTX thông qua việc đăng ký qua mạng

Sinh viên sẽ sử dụng mẫu khai báo có sẵn

để điền thông tin vào đó Với biểu mẫu đăng

ký có sẵn này sẽ có 2 loại: một loại giành

cho sinh viên mới vào KTX, một loại giành

cho sinh viên (hoặc tập thể) muốn tiếp tục ở

lại KTX Sau khi thông tin được người dùng

gửi lên, hệ thống sẽ thông báo lại cho người

dùng rằng họ đã gửi được hay chưa Gửi

thông báo lại cho người đăng ký

1.3.1.1.2 Thông tin phòng

các thông tin phòng (loại phòng, số lượng phòng trống,…)

1.3.1.1.3 Đăng ký phòng

Với chức năng này, sẽ giúp cho sinh viên sau khi nắm bắt được tình trạng phòng của KTX Sinh viên có thể đăng ký phòng phù hợp hoặc có nguyện vọng đổi phòng ở Thông tin được gửi lên hệ thống và hệ thống sẽ lưu trữ thông tin về việc đăng ký phòng này 1.3.1.1.4 Duyệt danh sách

Với danh sách đăng ký đã được lưu trữ trong CSDL Hệ thống sẽ duyệt danh sách với các mức độ ưu tiên đã quy định Sau đó, hệ thống sẽ đưa ra danh sách sinh viên được

ở và danh sách sinh viên không được ở trong KTX Đối với danh sách sinh viên không được ở, sẽ in và dán thông báo, đồng thời sẽ gửi thông tin này tới sinh viên theo địa chỉ của họ, hoặc đường link họ đăng ký Với danh sách sinh viên được vào ở KTX, sẽ in danh sách và Ban quản lý ký duyệt và công bố, đồng thời gửi thông tin hẹn gặp, kèm theo nhắc nhở sinh viên chuẩn bị giấy tờ và kinh phí cần thiết Với danh sách được ở lại này, hệ thống sẽ lưu trữ lại

Người quản lý có thể tìm kiếm thông tin về một sinh viên nào đó bằng cách nhập

mã số thẻ (hay nhập tên và ngày sinh,…) và hệ thống sẽ tìm kiếm thông tin về sinh viên này Nếu không có thì đưa ra thông báo Nếu có thì đưa ra kết quả là các thông tin liên quan đến sinh viên này

- Cập nhật

Người quản lý có thể thay đổi thông tin của một sinh viên hay thêm một sinh viên cùng các thông tin Cán bộ quản lý nhập thông tin cần cập nhật và lưu lại thông tin mới trong hệ thống (đồng thời xóa bỏ thông tin cũ)

Bắt đầu

Xác nhận cá nhân hay tập thể?

Ủy quyền cho

cá nhân làm thủ thục cho tập thể Làm thủ tục cho cá nhân

Thu thẻ KTX của cá nhân, tập thể và các giấy tờ liên

Trưởng ban KTX ký duyệt

1.3.1.2 Quy trình cho sinh viên

ra khỏi KTX

Từ mô hình nghiệp vụ như

hình 3 Ta sẽ phân tích các bước

trong quy trình xin ra khỏi KTX

của sinh viên như sau:

1.3.1.2.1 Xin ra khỏi KTX

Các cá nhân hoặc tập thể

(yêu cầu có cá nhân đại diện) có

mong muốn chuyển ra khỏi

KTX Họ sẽ viết đơn và gửi trực

tiếp lên Ban quản lý hoặc gửi

qua mạng Với các đơn gửi qua

mạng, hệ thống sẽ thông báo tới

người dùng đã gửi thành công

hay chưa Các đơn nộp trực tiếp

sẽ được người quản lý nhập

thông tin vào

1.3.1.2.2 Buộc phải ra khỏi

độ buộc phải rời khỏi KTX

Danh sách này sẽ được lưu vào

danh sách Tạm Đồng thời in

danh sách này, cùng vào đó là

gửi thông báo hẹn gặp trực tiếp

tới các cá nhân hay tập thể này

1.3.1.2.3 Thanh toán ngay

Các cá nhân trươc khi ra

khỏi KTX phải thanh toán đầy

đủ các khoản (tiền phòng, tiền

đặt cọc,…) Người quản lý tìm

thông tin sinh viên này trong

đóng và phải hoàn thành thanh toán các khoản khác) In ra hóa đơn và tổng số tiền sinh viên thanh toán

1.3.1.2.5 Loại bỏ SV

Sau khi sinh viên hoàn thành các thủ tục yêu cầu Đưa sinh viên này vào danh sách Loại khỏi KTX Đồng thời xóa bỏ thông tin về sinh viên này trong danh sách Tạm Người quản lý sẽ cập nhật (loại bỏ) thông tin về sinh viên này trong CSDL

1.3.1.2.6 Hiển thị toàn bộ danh sách

Người dùng có thể là sinh viên hay cán bộ quản lý có thể xem toàn bộ danh sách sinh viên Danh sách này được sắp xếp có thể được thống kê theo trường, theo khu nhà, theo phòng

điện, nước được phụ cấp cho phòng Hệ thống sẽ tính toán và đưa ra số phụ trội cũng như thành tiền của các phòng và đưa ra danh sách các phòng có phụ trội Thông tin này sẽ được cập nhật vào CSDL

1.3.1.3 Quy trình quản lý điện nước

Từ mô hình nghiệp vụ như hình 4 Ta sẽ phân

tích các bước trong quy trình quản lý điện nước như

sau:

1.3.1.3.1 Tính số điện nước phụ trội

Cứ cuối tháng người quản lý về điện sẽ báo cáo

thông tin về điện,nước Thông tin về điện này là số

điện, nước tiêu thụ của các phòng trong tháng Người

quản lý sẽ nhập số điện tiêu thụ này, nhập số

1.3.1.3.2 Thống kê và in danh sách phụ trội

Từ dữ liệu có trong hệ thống Người quản lý sẽ

lấy ra danh sách về các phòng phụ trội và in phiếu

thu từ danh sách này

1.3.1.3.3 Tính số hao hụt

Từ số liệu về lượng tiêu thụ điện của tất cả các

phòng cộng lại và lượng tiêu thụ điện của toàn KTX

(Đồng hồ tổng) hệ thống sẽ đưa ra lượng điện hao

hụt trong quá trình sử dụng

1.3.1.3.4 Thanh toán ngay

Với chức năng này, khi có sinh viên chuyển ra

khỏi KTX sẽ cho phép cập nhật số điện của phòng có

sinh viên này ở Hệ thống sẽ tính tiền điện cho sinh

Bắt đầu

Chốt số điện nước đầu kỳ

In danh sách tiền điện nước theo phòng

Thu tiền

Chốt số điện nước cuối kỳ

Bắt đầu

Nhập mới tài sản cố

định

Phân tài sản cố định theo phòng

Theo dõi tài sản cố

định

Yêu cầu sửa chữa, thanh lý

Bồi thường tài sản do SV làm hỏng, mất

Sửa chữa

1.3.1.5 Quy trình quản lý tài sản

Từ mô hình nghiệp vụ như hình 5

Ta sẽ phân tích các bước trong quy trình

quản lý tài sản như sau:

1.3.1.5.1 Cập nhật thông tin tài sản

phòng

Mỗi khi phòng được nâng cấp, hư

hỏng, mất mát và khi có sinh viên có tài

sản mới Các thông tin này sẽ được

người quản lý cập nhật thông tin này vào

hệ thống

1.3.1.5.2 Cập nhật thông tin tài sản khu

nhà

Mỗi khi KTX nâng cấp hay sửa

chữa, hay hư hỏng, mất mát thì các thông

tin này sẽ được cập nhật và hệ thống sẽ

lưu trữ lại Cũng như sẽ cập nhật theo

định kỳ về tài sản này

1.3.1.5.3 Cập nhật tài sản chung

Các tài sản của KTX được sử dụng

chung cũng sẽ được người người quản lý

cập nhật các thông tin mỗi khi có sự thay

đổi như bị hư hỏng, bị mất hay khi có sự

nâng cấp của KTX Các thông tin này sẽ

được cập nhật vào hệ thống và hệ thống

sẽ lưu trữ lại

1.3.1.6 Quy trình quản lý thu chi

Từ mô hình nghiệp vụ như hình 6 Ta sẽ phân tích các bước trong quy trình quản lý thu chi như sau:

1.3.1.6.1 Cập nhật danh mục thu chi

Cứ cuối tháng thì người phụ trách về kế toán sẽ cập nhật thông tin thu chi trong tháng Hệ thống sẽ tính toán đưa ra tổng thu, chi và cập nhật kết quả

1.3.1.6.2 Báo cáo thu chi

Từ dữ liệu đã có trong hệ thống, người quản lý về kế toán khi cần báo cáo, họ sẽ lấy thông tin này Thông tin về tổng thu, chi và tổng thu/chi để in ra báo cáo Các báo cáo này

2.1.1.3 Lấy lại mật khẩu

2.1.1.4 Đổi mật khẩu

2.1.2 Tiến trình nhận sinh viên vào KTX

2.1.2.1 Đăng ký vào KTX

2.1.2.2.Thông tin phòng

2.1.2.3 Đăng ký phòng

2.1.2.4 Duyệt danh sách

2.1.2.5 Duyệt đăng ký phòng

2.1.2.6 Sắp xếp phòng

2.1.2.7 Làm thẻ

2.1.2.8 Thông tin sinh viên

2.3.2.8.1 Tìm kiếm

2.1.2.8.2 Cập nhật

2.1.2.9 Hiển thị danh sách sinh viên trong KTX

2.1.3 Tiến trình loại sinh viên ra khỏi KTX

2.1.3.1 Xin ra khỏi KTX

2.1.3.2 Buộc phải ra khỏi KTX

2.1.3.3 Thông tin sinh viên (Như phần 2.2.2.6)

2.3.3.3.1 Tìm kiếm SV

2.3.3.3.2 Cập nhật thông tin

2.1.3.4 Thanh toán ngay

2.1.3.5 Cập nhật thẻ

2.1.4 Tiến trình quản lý thu chi

2.1.4.1 Cập nhật danh mục thu chi

2.1.4.2 Báo cáo thu chi

2.1.5 Tiến trình quản lý điện nước

2.1.5.1 Tính số điện nước phụ trội

2.1.5.2 Thống kê và in danh sách phụ trội

2.1.5.3 Tính số hao hụt

2.1.5.4 Thanh toán ngay

2.1.5.5 Hiển thị hóa đơn điện nước

2.1.6 Tiến trình quản lý tài sản

2.1.6.1 Cập nhật thông tin tài sản phòng

2.1.6.2 Cập nhật thông tin tài sản khu nhà

2.1.6.3 Cập nhật tài sản chung

2.2 Biu đ Use case

2.2.1 Biểu đồ Use case tổng thể

Hình 7 : Biểu đồ Usecase tổng thể

2.2.2 Biểu đồ phẫn rã các Use case cho sinh viên

2.2.2.1 Tiến trình sử dụng hệ thống

2.2.2.2 Tiến trình Đăng ký vào KTX

2.2.2.4 Tiến trình đăng ký phòng

2.2.2.5 Tiến trình Xin ra ngoài KTX

2.2.3.2 Tiến trình nhận sinh viên vào KTX

2.2.3.3 Tiến trình loại sinh viên ra khỏi KTX

2.2.3.4 Tiến trình quản lý thu chi

2.2.3.5 Tiến trình quản lý điện nước

2.2.3.6 Tiến trình quản lý tài sản

2.3 Mô t các lu ng s kin

2.3.1 Tài liệu luồng sự kiện cho các Use case đối với sinh viên

2.3.1.1 Đăng ký tài khoản

Để có thể đăng nhập vào hệ thống, sinh viên cần đăng ký tạo cho mình một tài khoản Để tạo tài khoản thì sinh viên này cung cấp thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, trường, khoa, khóa học,….) và thông tin vê tài khoản (user/password)

Tên Use case Đăng ký tài khoản

Sự kiện kích

hoạt

Khi sinh viên chọn đăng ký tài khoản sử dụng hệ thống

Input Thông tin cá nhân, trường, khoa, khóa học Thông tin

tài khoản user/password

Output Thông tin cá nhân đã được kiểm tra và tài khoản được

cập nhật

Luồng sự kiện chính:

Nhập thông tin cá nhân, thông tin tài khoản

Kiểm tra thông tin người dùng

Tạo và cập nhật tài khoản cho người dùng

Luồng sự kiện phụ:

Thông báo không tạo được tài khoản

Quay lại giao diện đăng ký tạo tài khoản

2.3.1.2 Đăng nhập hệ thống

Với tài khoản cá nhân gồm user và password Người dùng sẽ nhập vào khi muốn đăng nhập để sử dụng được hệ thống

Tên Use case Đăng nhập hệ thống

Sự kiện kích hoạt Khi sinh muốn truy cập vào hệ thống

Output Hệ thống hiển thị cùng các chức năng tương ứng cho

SV

Luồng sự kiện chính:

Nhập user/password

2.3.1.3 Lấy lại mật khẩu

Khi người sử dụng quên mất mật khẩu của mình Người này sẽ cần cung cấp thông tin cá nhân như: họ tên, ngày sinh, trường, khóa lớp,… để có thể lấy lại được mật khẩu trước đây đã sử dụng

Tên Use case Lấy lại mật khẩu

Nhập thông tin cá nhân

Kiểm tra thông tin

Gửi lại thông tin tài khoản

Luồng sự kiện phụ:

Không tìm thấy thông tin người dùng

Thông báo không tìm thấy

Yêu cầu nhập lại thông tin

Yêu cầu tạo tài khoản

2.3.1.4 Đổi mật khẩu

Khi người sử dụng muốn thay đổi thông tin tài khoản của mình Họ cần khai báo user/password cũ và nhập user/password mới mà họ muốn sử dụng

Tên Use case Đổi mật khẩu

Sự kiện kích hoạt Người dùng muốn đổi thông tin tài khoản

Input User/password cũ, user/password mới

Output User/ password được tạo mới

Luồng sự kiện chính:

Nhập user/password cũ và nhập user/password mới

Kiểm tra user/password cũ

Tạo user/password mới và xóa user/password cũ

2.3.1.5 Đăng ký vào KTX

SV chọn mẫu đơn đăng ký vào KTX Sau đó, sinh viên cần cung cấp thông tin cá nhân (theo mẫu có sẵn) Sinh viên gửi đơn này và chờ thông báo kết quả

Tên Use case Đăng ký vào KTX

Sự kiện kích

hoạt

Sinh viên muốn đăng ký để được vào KTX ở sẽ sử dụng chức năng này để nộp bản đăng ký

Input Biểu mẫu đăng ký với thông tin cá nhân

Output Biểu mẫu đã được kiểm tra thông tin và lưu trữ

Luồng sự kiện chính:

Chọn biểu mẫu và nhập thông tin

Kiểm tra thông tin và gửi thông báo đã gửi thành công

Cập nhật biểu mẫu

Luồng sự kiện phụ:

Thông báo không gửi được yêu cầu kiểm tra lại thông tin biểu mẫu

Hiển thị lại giao diện dùng cho đăng ký

2.3.1.6 Hiển thị thông tin phòng

Sinh viên muốn biết thông tin về hiện trạng phòng trong KTX qua mạng Hệ thống

sẽ cung cấp các thông tin cần thiết cho sinh viên về các hiện trạng phòng như: số lượng phòng, số phòng còn trống, loại phòng,…

Tên Use case Hiển thị thông tin phòng

Sự kiện kích

hoạt

Sinh viên muốn xem hiện trạng về phòng của KTX

Input Yêu cầu hiển thị (loại phòng, phòng còn trống,…)

Output Hiển thị theo yêu cầu

Luồng sự kiện chính:

Nhập yêu cầu hiển thị

Kiểm tra thông tin

Hiển thị kết quả

... luồng kiện cho Use case sinh viên

2.3.1.1 Đăng ký tài khoản

Để đăng nhập vào hệ thống, sinh viên cần đăng ký tạo cho tài khoản Để tạo tài khoản sinh viên cung cấp thông tin... nhập hệ thống

Với tài khoản cá nhân gồm user password Người dùng nhập vào muốn đăng nhập để sử dụng hệ thống

Tên Use case Đăng nhập hệ thống

Sự kiện kích hoạt Khi sinh muốn... Đăng ký vào KTX

SV chọn mẫu đơn đăng ký vào KTX Sau đó, sinh viên cần cung cấp thơng tin cá nhân (theo mẫu có sẵn) Sinh viên gửi đơn chờ thông báo kết

Tên Use case Đăng ký vào KTX