Bài tập nhóm tìm hiểu về quy tắc giao tiếp trong doanh nghiệp của công ty cổ phần quốc tế tic

1 HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TẬP NHÓM Tìm hiểu về quy tắc giao tiếp trong doanh nghiệp của Công ty Cổ phần Quốc tế TIC Nhóm thực hiện 08 Nhóm lớp học 01 Môn h[.]

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TẬP NHĨM Tìm hiểu quy tắc giao tiếp doanh nghiệp Công ty Cổ phần Quốc tế TIC Nhóm thực hiện: 08 Nhóm lớp học: 01 Môn học: Quản trị nhân lực Giảng viên giảng dạy: TS Nguyễn Thị Minh An Hà Nội – 2023 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN A LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP Các vấn đề .7 1.1.1 Khái niệm giao tiếp 1.1.2 Chức giao tiếp 1.1.3 Mục đích giao tiếp .7 1.2 Các mơ hình, công cụ phong cách giao tiếp 1.2.1 Các mơ hình giao tiếp: 1.2.2 Các công cụ giao tiếp: 1.2.3 Phong cách giao tiếp B GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 2.1 Lý luận giao tiếp kinh doanh 2.1.1 Khái niệm, đặc điểm 2.1.2 Một số nguyên tắc giao tiếp 2.1.3 Các hoạt động giao tiếp chủ yếu kinh doanh 2.2 Vai trò giao tiếp kinh doanh 2.3 Ý nghĩa giao tiếp kinh doanh 10 2.4 Một số cách giao tiếp 10 2.4.1 Giao tiếp ngôn ngữ 10 2.4.1 Giao tiếp không dùng ngôn ngữ ( giao tiếp không lời) 11 2.4.3 Một số điều cần ý giao tiếp 11 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ VĂN HĨA GIAO TIẾP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TIC 12 A GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TIC 12 Lịch sử hình thành 12 Phương châm mục tiêu hoạt động 13 Cơ cấu tổ chức sở hạ tầng 13 B THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ VĂN HÓA TẠI DOANH NGHIỆP 14 Văn hóa giao tiếp nội 14 1.1.Văn hóa giao tiếp chào hỏi: 14 1.2.Văn hóa hội họp: 15 1.3.Văn hóa giao tiếp việc hiếu, hỉ, thăm hỏi, chúc mừng: 15 Văn hóa giao tiếp gián tiếp 16 2.1.Văn hóa sử dụng danh thiếp 16 2.2 Văn hóa giao tiếp điện thoại 16 2.3 Văn hóa sử dụng Email 17 3.Văn hóa giao tiếp đối ngoại 18 3.1 Cách chào hỏi 18 3.2 Thái độ, tác phong 18 3.3.Trong giao tiếp 19 CHƯƠNG III: CÁC VẤN ĐỀ CÒN TỒN ĐỌNG VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT 19 1.Vấn đề 1: Kỹ giao tiếp thiếu chiều sâu 19 1.2 Vấn đề 2: Kỹ giao tiếp mâu thuẫn bối cảnh góc nhìn cơng việc 19 1.3.Vấn đề 3: Kỹ giao tiếp thiếu đồng cảm 20 1.4 Vấn đề 4: Kỹ giao tiếp nảy sinh thiếu tin tưởng 20 1.5 Vấn đề 5: Kỹ giao tiếp không kiềm chế cảm xúc cá nhân 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Hiệu nhà trường tồn thể Q thầy thuộc khoa Quản trị Học Viện Cơng Nghệ Bưu Chính Viễn Thơng truyền đạt kiến thức bổ ích quý giá ngành cho chúng em, giúp chúng em trau dồi học hỏi thêm nhiều kiến thức bổ ích Và đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS.Nguyễn Thị Minh An, giảng viên môn Marketing bản, Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thơng, tận tình giảng dạy kiến thức quý báu mà cô truyền đạt giúp chúng em hoàn thành tiểu luận kết thúc môn “ Marketing “ Song, kiến thức chun mơn ngành học cịn nhiều hạn chế thân chưa tích lũy đủ kinh nghiệm mơn học nên có nhiều thiếu sót nhiều mặt chưa hoàn thiện tốt tiểu luận Vì thế, chúng em mong nhận góp ý để rút kinh nghiệm cho môn học Cuối cùng, chúng em xin chúc Cơ có thật nhiều sức khỏe gặt hái vô số thành cơng đường nghiệp Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2022 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong sống ngày thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người, với nhiều đối tượng thuộc tầng lớp khác Và tinh tế, khéo léo cách ứng xử với người giúp cho đạt tới nghệ thuật, nghệ thuật giao tiếp Giao tiếp hoạt động mà phải đối mặt thường xuyên, lúc, nơi, từ đơn giản đến phức tạp, từ với người đến đám đông Để hồn thiện, cần q trình đơi lúc cần học Bởi có thiện cảm giao tiếp, dễ dàng thực nhiều điều mà thân mong muốn Trong bối cảnh kinh doanh Việt Nam với xu hướng liên kết tồn cầu hố giao tiếp phải có thay đổi cho phù hợp với môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt Sự phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin với áp lực khách hàng, chất lượng nguồn nhân lực tăng lên vấn đề giao tiếp kinh doanh đóng vai trị quan trọng việc thành bại doanh nghiệp nói chung nhà lãnh đạo doanh nghiệp nói riêng Giao tiếp đóng vai trị quan trọng kinh doanh nhiều mang tính định thành công thương vụ lớn Không đơn nói cho hay, giao tiếp cịn bao gồm nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử nhiều tình nhiều đối tượng khác Trong bối cảnh đó, nhóm em mạnh dạn nghiên cứu vấn đề giao tiếp quản trị nguồn nhân lực tổ chức ngày với ý tưởng nêu lên phương pháp tốt hiệu để nâng cao hiệu sử dụng nguồn lao động doanh nghiệp – mà vấn đề tổ chức ngày quan tâm đưa lên hàng đầu nhằm nâng cao suất, chất lượng sản phẩm, tạo chỗ đứng thương trường Mục đích chọn đề tài Mục đích chung việc nghiên cứu giao tiếp doanh nghiệp việc đưa kiến thức việc giao tiếp, nghiên cứu cách thức mà cá nhân tổ chức doanh nghiệp tương tác với Nghiên cứu tập trung tìm hiểu giao tiếp doanh nghiệp Công ty Cổ phần Quốc tế TIC Phương pháp nghiên cứu Dựa sở tìm hiểu lý thuyết sách kết hợp với việc tìm hiểu báo chí, tivi đặc biệt internet, tiểu luận thực sở sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác như: phương pháp thống kê, so sánh, phân tích vật biện chứng Phạm vi, đối tượng nghiên cứu Do thời gian nghiên cứu có hạn trình độ hạn hẹp nên nhóm tìm hiểu Cơng ty Cổ phần Quốc tế TIC, đặc biệt trọng đến vấn đề Văn hóa giao tiếp cơng ty 5 Kết cấu đề tài CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TIC CHƯƠNG III: CÁC VẤN ĐỀ CÒN TỒN ĐỌNG VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN A LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP Các vấn đề 1.1.1 Khái niệm giao tiếp Giao tiếp nhu cầu quan trọng người • Giao tiếp tiếp xúc người với người, thông qua mà người trao đổi với thơng tin, cảm xúc,tìm hiểu lẫn nhau, tác động qua lại với • Để thực giao tiếp, người sử dụng ngơn ngữ ( lời nói, chữ viết), dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, trang phục…) nhằm tạo dựng mối quan hệ đời sống, kinh doanh, quản trị… 1.1.2 Chức giao tiếp Giao tiếp giữ chức thu nhận trao đổi thông tin kinh doanh diễn thương trường Giao tiếp giữ chức giao lưu tình cảm, tư tưởng, văn hố … để phát triển nhân cách người cho hồn chỉnh, tâm hồn, tình cảm ngày phong phú 1.1.3 Mục đích giao tiếp Để truyền đạt mệnh lệnh, thị để thực chức giao tiếp quản trị Để tìm hiểu, tiếp nhận thơng tin, từ đề định xác kịp thời hoạt động kinh doanh Nhằm mục đích trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ với 1.2 Các mơ hình, cơng cụ phong cách giao tiếp 1.2.1 Các mơ hình giao tiếp: Mơ hình giao tiếp Wiener Theo quan điểm Wiener giao tiếp trình hai chiều Mơ hình giao tiếp Wiener: Mơ hình giao tiếp Birdwhistell Giao tiếp trình đa kênh, sử dụng tổng hợp phương tiện giác quan để làm cho bên đối thoại hiểu tối đa Các kênh : Thính giác, thị giác, khứu giác, vị giác, xúc giác Mơ hình Jacobon Jacobson đưa mơ hình giao tiếp: Mơ hình cấu trúc mơ hình chức Mơ hình cấu trúc: Gồm yếu tố; người truyền đạt, thông điệp, người tiếp nhận, mã, giao tiếp, bối cảnh giao tiếp Mơ hình chức năng: Là mơ hình tổng quát giao tiếp bao gồm yếu tố: Chức nhận thức, chức trì tiếp xúc, chức cảm xúc, chức nêu ngữ, chức thơ mộng, chức quy chiếu 1.2.2 Các công cụ giao tiếp: Công cụ giao tiếp chủ yếu người ngơn ngữ nói, sau ngơn ngữ biểu cảm, ngơn ngữ viết • Ngơn ngữ nói: Là cơng cụ giao tiếp sử dụng phổ biến Qua ngơn ngữ nói ta nhận biết người thông minh hay dốt nát, người nóng nảy hay nhã nhặn, kẻ ích kỷ kiêu kăng hay người độ lượng khiêm tốn • Ngơn ngữ viết: Được sử dụng rộng rãi giao tiếp danh thông báo, thị, nghị quyết, báo cáo, ký kết hợp đồng, thiếp mời, thiếp chúc mừng, nội dung báo cáo… • Ngơn ngữ biểu cảm: Là biểu lộ tình cảm, thái độ người giao tiếp, thông qua dáng điệu, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, cử chỉ… 1.2.3 Phong cách giao tiếp Là hệ thống phương thức mà người sử dụng giao tiếp quan hệ với Nó bao gồm hệ thống hành vi, cử chỉ, lời nói sử dụng trình giao tiếp Phong cách giao tiếp người có nét đặc trưng sau: • Mang tính ổn định cá nhân • Mang tính ổn định xã hội • Mang tính linh hoạt, mềm dẻo B GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 2.1 Lý luận giao tiếp kinh doanh 2.1.1 Khái niệm, đặc điểm Khái niệm Giao tiếp kinh doanh mối quan hệ hay tiếp xúc người với hoạt động kinh doanh như: Trong sản xuất, thương mại, dịch vụ… Đặc điểm • Mang tính nhận thức: Mỗi người ý thức mục đích giao tiếp nhiệm vụ, nội dung tiến trình giao tiếp • Trao đổi thông tin: Trong kinh doanh giao tiếp giúp thông tin lan từ người sang người khác • Giao tiếp kinh doanh quan hệ xã hội,mang tính xã hội : Mối quan hệ cấp với cấp dưới, doanh nghiệp với đối tác, đối thủ… • Giao tiếp kinh doanh mang tính chất lịch sử xã hội : Giao tiếp cá nhân, doanh nghiệp thực với nội dung cụ thể, không gian thời gian xác định • Giao tiếp kinh doanh mang tính kế thừa chọn lọc :thơng qua giao tiếp lưu giữ dấu ấn cấp trên,cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng để lần giao tiếp vững vàng chủ động • Tính chủ thể giao tiếp :mỗi cá nhân giao tiếp đóng vai trị khác người nói,khi người nghe • Sự lan truyền lây lan cảm xúc tâm trạng: Con người có khả đồng cảm giao tiếp, tiếp xúc tâm trạng người ảnh hưởng đến người khác 2.1.2 Một số nguyên tắc giao tiếp • Trong kinh doanh quan trọng • Phải nghiêm túc cơng việc giao tiếp • Kí đáo, thận trọng • Khơng phung phí thời gian người khác • Phải trì chữ tín 2.1.3 Các hoạt động giao tiếp chủ yếu kinh doanh • Hội họp • Tiếp khách • Giao tiếp qua điện thoại,máy fax • Đối thoại • Thư từ giao dịch • Tiếp xúc với báo chí 2.2 Vai trị giao tiếp kinh doanh Để đàm phán, thảo luận, bàn bạc, đến ký kết hợp đồng kinh tế, để thực trình mua bán… giao tiếp giúp truyền đạt thị, mệnh lệnh… hay nói cách khác để thực chức giao tiếp quản trị Trên thương trường giao tiếp giúp người tìm hiểu, tiếp nhận thơng tin, từ đề định xác kịp thời cho hoạt động kinh doanh Trong sống, giao tiếp giúp người trao đổi, tâm tình cảm, ý nghĩ với Ngày giao tiếp kinh doanh có tầm quan trọng đặc biệt mơi trường kinh doanh có biến đổi lớn, tổ chức, đối tác, phong cách nội dung quản lý…cũng thay đổi nhiều đòi hỏi nhà quản trị kinh doanh cần phải xác lập chuẩn mực ứng xử để phù hợp với hoàn cảnh nước 2.3 Ý nghĩa giao tiếp kinh doanh Giao tiếp kinh doanh có tác dụng thúc đẩy kinh tế phát triển mở rộng tái sản xuất, giải mâu thuẫn nội tạo “nhân hịa” để kinh doanh có hiệu Giao tiếp kinh doanh tạo mối quan hệ tốt đẹp với đối tác, với bạn hàng, với cấp trên, với cộng tiêu chuẩn quan trọng để tuyển chọn người lãnh đạo kinh doanh Giao tiếp kinh doanh có tác dụng truyền bá, giao lưu văn hóa, văn minh dân tộc Thế giới, gương phản ánh trình độ người, đất nước lối sống, phong tục, tập quán… dân tộc, thúc đẩy xã hội ngày phát triển, tạo điều kiện hòa nhập với Thế giới Đặc biệt kinh doanh, giao tiếp cịn mơi trường thuận lợi để học hỏi, nâng cao trình độ, nghệ thuật kinh doanh, xóa bỏ thói quen ích kỷ, hẹp hịi, bảo thủ, lạc hậu… 2.4 Một số cách giao tiếp 2.4.1 Giao tiếp ngôn ngữ Ngôn ngữ phương tiện để biểu đạt ý nghĩ người Khi bạn muốn nói chuyện trao đổi thơng tin với bạn phải sử dụng ngơn ngữ để truyền tải thông điệp mà bạn muốn bày tỏ Ngôn ngữ công cụ giao tiếp mà ln sử dụng hàng ngày Nhưng để việc giao tiếp có hiệu truyền tải thơng tin mà bạn muốn nói cách rõ ràng chiếm cảm tình người khác điều mà cần học hỏi Cho nên giao tiếp ngôn ngữ ta phải ý điều sau: • Âm điệu lời nói: Vừa phải, dễ nghe, khơng cao giọng, nói q to q nhỏ, • Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề thảo luận, tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện • Khi người khác nói ta nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời cướp lời người nói họ chưa nói • Tránh việc nói liên tục vấn đề mà khơng ý đến thái độ người khác Hoặc đưa câu hỏi lúc khiến người khác không kịp trả lời • Khơng nên nói bừa mà tìm hiểu kĩ vấn đề nói, nghĩa đảm bảo thành thật xác lời nói • Tơn trọng ý kiến người khác 10 2.4.1 Giao tiếp không dùng ngôn ngữ ( giao tiếp không lời) Cách giao tiếp sử dụng ngôn ngữ thể thể nét mặt, ánh mắt diễn tả, Kĩ quan trọng giúp cho việc giao tiếp bạn đạt hiệu a Những biểu có tác dụng tích cực • Khi nói chuyện trao đổi vấn đề bạn phải quay mặt hướng người giao tiếp • Nét mặt ln thể niềm nở, biểu quan tâm tới lời nói đối tượng • Nên trì giao tiếp mắt với người nói Có biểu tán đồng thể lắng nghe gật đầu, b Những hành động hạn chế • Khơng nhìn vào đối tượng giao tiếp • Nét mặt cau có, chau mày, • Mắt nhìn hướng khác thể tập trung với đối tượng nói • Nét mặt thể bồn chồn, nóng lịng vội vàng khơng ý đến đối phương nói Như vậy, để việc giao tiếp bạn đạt hiệu quả, để đối tượng giao tiếp bạn cảm thấy tôn trọng, để bạn đối tượng hiểu rõ thông tin trao đổi bạn cần ý lắng nghe có phản hồi 2.4.3 Một số điều cần ý giao tiếp Để kết việc giao tiếp mong đợi phải có kĩ giao tiếp Bên cạnh việc sử dụng kĩ giao tiếp cần phải ý đến số điểm sau: • Tuỳ đối tượng, hồn cảnh giao tiếp mà bạn có cách ứng xử linh hoạt, phù hợp • Khi giao tiếp, điều khơng thể thiếu tự tin, tự tin thân tự tin lời nói Đừng nên tỏ q rụt dè, thiếu tự tin Điều khơng có lợi cho việc giao tiếp bạn • Nếu có gặp mặt hay hẹn trước với bạn nên chuẩn bị cho tâm lý thoải mái, sẵn sàng chuẩn bị trước chủ đề mà bạn trao đổi Như mang đến cho bạn tự tin, chủ động lần giao tiếp • Một yếu tố nhỏ có tác dụng lớn đến hiệu giao tiếp bạn, trang phục Bạn nên ý đến cách ăn mặc mình, khơng nên ăn mặc kệch cỡm, hở hang hay luộm thuộm Bởi dù bạn có nói hay đến đâu qua 11 vẻ không lịch bạn khiến người khác cảm tình từ giây phút Bất đồng quan điểm giao tiếp Không phải lúc bạn đối tượng giao tiếp có quan điểm vấn đề Mỗi người suy nghĩ, trước vấn đề người có cách nhìn nhận khác Vậy lúc bạn làm gì? Khi xảy bất đồng quan điểm với người khác, ta nên ý điều sau: • Khơng nên có phản ứng: Bạn khơng nên có phản ứng gay gắt từ đầu Mà nên dành thời gian để suy nghĩ điều nói hiểu cảm giác người nói trước bạn đáp lại Hãy đợi đến bạn có đủ thơng tin để tránh đưa giả thuyết sai • Khơng nên chích hay phê phán: Quan điểm người phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: nhận thức, trình độ hiểu biết, tính cách người Vì vậy, chẳng có phải căng thẳng khơng đồng quan điểm với Nếu quan điểm tích cực khơng nên chích hay phê phán, xem thường, chế nhạo suy nghĩ, quan điểm người khác Hãy trao đổi có lúc bạn người hiểu Tập trung vào chủ đề thảo luận • Khơng chuyển chủ đề giải xong Ta sử dụng câu bắt đầu đại từ “tôi” Những câu bắt đầu đại từ “tơi” giúp bạn diễn tả cảm giác, thái độ, mong muốn bạn Sử dụng thông điệp “tôi” giúp bạn tránh người khác có cảm giác bạn công họ CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ VĂN HĨA GIAO TIẾP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TIC A GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ TIC Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần Quốc tế - TIC thành lập ngày 18/05/2011, tiền thân đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn Việt Nam, sáng lập bởi đội ngũ cán lãnh đạo trẻ, nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm lĩnh vực cung ứng nhân lực Lĩnh vực hoạt động mạnh công ty cung ứng nhân lực nước quốc tế Mặc dù thành lập năm 2011 với kinh nghiệm lâu năm lĩnh vực cung ứng nhân lực nước quốc tế, cơng ty có nhiều thành tích kỳ hoạt động với số lượng lao động thực tập sinh, người lao động thực tập kỹ thuật làm việc nước năm tương đương với công ty lớn Các thị trường cung ứng nhân lực công ty bao gồm: Đài Loan, Nhật Bản, Malaysia, Trung Đơng…trong Đài Loan Nhật Bản hai thị trường cung ứng Năm 2014, Hiệp hội doanh nghiệp Việt Nam bình chọn cơng ty TIC doanh nghiệp có thành tích xuất sắc hoạt động kinh doanh, 12 kiện đó, TGĐ công ty vinh dự nhận giấy chứng nhận cup vinh danh nhà công thương Việt Nam xuất sắc 2014 Năm 2020, TIC vinh dự Hiệp hội XKLĐ Việt Nam ( VAMAS ) trao khen top 11 công ty XKLĐ mạnh Việt Nam năm 2015 - 2020 Các lĩnh vực hoạt động khác công ty: tư vấn du học, du lịch lữ hành, xây dựng kinh doanh thương mại Phương châm mục tiêu hoạt động Trong lĩnh vực hoạt động mình, điều mà đối tác nước ngồi đánh giá cao cơng ty TIC cơng ty trọng vào đào tạo, huấn luyện ý thức, tác phong ngoại ngữ cho học viên theo quy trình trước xuất cảnh sang thực tập làm việc nước Do đó, học viên cơng ty dễ thích nghi với môi trường làm việc mới, dễ dàng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp tuyển dụng nhân lực nước Chú trọng vào đào tạo, đào tạo đồng ý thức – tác phong – ngoại ngữ, phương châm hoạt động công ty Cổ phần Quốc tế TIC lĩnh vực hoạt động cung ứng nhân lực Cung ứng lao động chất lượng, đáp ứng yêu cầu nhà tuyển dụng, cải thiện sống cho số lượng lớn tầng lớp lao động trẻ Việt Nam tiếp thu kỹ thuật tiên tiến, tạo nguồn lao động chất lượng cho kinh tế Việt Nam tương lai mục tiêu hoạt động mà công ty TIC hướng tới Cơ cấu tổ chức sở hạ tầng Quy mô nhân sự: Năm 2015, số lượng nhân công ty đạt số 115 CBCNV, bao gồm Cán giàu kinh nghiệm lĩnh vực hoạt động, cán trẻ nhiệt huyết có trình độ ngoại ngữ chun mơn nghiệp vụ tốt, chuyên gia nước mời để huấn luyện nghiệp vụ cho Giáo viên đào tạo ngoại ngữ cho học viên Cơ cấu tổ chức: Cơng ty có trung tâm Đào tạo miền Bắc, chi nhánh miền Nam phòng ban trực thuộc: • Trung tâm đào tạo giáo dục định hướng Đài Loan I, trung tâm đào tạo Đài Loan II: chuyên phụ trách nghiệp vụ Cung ứng nhân lực sang làm việc Đài Loan Quốc gia sử dụng tiếng Đài Loan • Trung tâm Nhật Ngữ: chuyên phụ trách nghiệp vụ Cung ứng nhân lực sang học tập làm việc Nhật Bản • Trung tâm Tư vấn du học • Phịng Tổ chức hành • Phịng Tài kế tốn • Phịng Kế hoạch tổng hợp • Phịng Cung ứng Nhân lực 13 • Phịng Du lịch • Phòng kinh doanh, thương mại B THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ VĂN HĨA TẠI DOANH NGHIỆP Văn hóa giao tiếp nội 1.1.Văn hóa giao tiếp chào hỏi: Cách chào hỏi chung: • Đứng với tư đĩnh đạc, hướng mắt nhìn người đối diện thể tơn trọng • Giữ tư lưng thẳng, cúi đầu chào • Mỉm cười thể thiện chí sau chào hỏi • Khi người chào bận giao tiếp với người khác, cần cười cúi đầu thể chào hỏi đối tượng Đối tượng thời điểm chào: Đối với cấp trên: “ Chào Anh/Chị” • Khi gặp lãnh đạo, nhân viên phải chào trước, thể kính trọng, lễ phép • Lãnh đạo đáp lại cử chào hỏi thân thiện, gật đầu mỉm cười đáp lại Đối với đồng nghiệp:“ Chào Anh/Chị” • Chào hỏi đồng nghiệp đầu làm việc buổi sáng • Người tuổi chào người lớn tuổi trước • Các cán nhân viên gặp phải chào hỏi lịch sự, mực • Quan tâm thăm hỏi với đồng nghiệp lúc ốm đau, hoạn nạn, chia sẻ niềm vui, nỗi buồn sống • Thứ tự ưu tiên chào: Nhân viên chào cấp trước, cấp chào lại chào Đồng nghiệp cấp: người tuổi chào người nhiều tuổi trước Cách bắt tay • Dùng tay chủ yếu dùng tay phải để bắt • Khi bắt tay mắt nhìn thẳng vào mắt người đối diện (tránh nhìn thằng vào mắt người đối diện người nhà lãnh đạo cấp cao Chủ tịch nước hay người đứng đầu cộng đồng tơn giáo,v.v) • Bắt tay với tư bình đẳng, đứng thẳng người, hữu nghị tơn trọng lẫn Chỉ nên siết nhẹ biểu nồng ấm, thân thiết 14 • Bắt tay người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao Khi vị trí xã hội thấp, cần chờ đối tác chủ động bắt tay trước • Khơng cúi lưng hay cầm lấy hai tay người đối diện bắt tay • Khơng tỏ thái độ khúm núm, cong gập người độ dù đối tượng quan trọng tới mức • Khơng bắt tay q lâu, lắc mạnh, lắc nhiều lần kèm theo tiếng cười nói to tiếng giơ hai tay 1.2.Văn hóa hội họp: Văn hóa lãnh đạo Cuộc họp định kỳ hàng tháng lãnh đạo cao tháng cho hoạt động Cơng ty Người lãnh đạo phải: • Xây dựng tổ chức phát biểu thành công mục tiêu ngắn hạn dài hạn • Chỉ định cho cấp chức năng, nhiệm vụ rõ ràng • Gương mẫu thực văn hóa giao tiếp Cơng ty • Tạo môi trường giao tiếp làm việc tin cậy, cởi mở hợp tác • Quan tâm, hướng dẫn, hỗ trợ cấp Có khích lệ cán nhân viên kịp thời, khen thưởng, kỷ luật thỏa đáng, công Nghi thức họp • Hiểu rõ yêu cầu nội dung họp nói chung trách nhiệm thân nói riêng, có điểm chưa rõ khơng đồng ý phải trao đổi • Tôn trọng ý kiến người khác, phải thể thái độ tích cực, tinh thần xây dựng họp • Chú ý lắng nghe ý kiến người khác trước trình bày ý kiến riêng • Tránh ngắt lời người khác • Ln nghĩ tranh toàn cảnh trước phát biểu 1.3.Văn hóa giao tiếp việc hiếu, hỉ, thăm hỏi, chúc mừng: • Ban cơng đồn kết hợp phịng tổ chức hành thực thăm hỏi cán nhân viên bị ốm bệnh, đau mệt • Ban cơng đồn kết hợp phịng tổ chức hành tổ chức hoạt động chúc mừng sinh nhật nhân viên 15 • Cán nhân viên công ty cưới, đơn vị quản lý trực tiếp có trách nhiệm chia vui • Người thân cán nhân viên mất, Cơng ty có trách nhiệm phúng viếng chia sẻ nỗi buồn gia đình • Bản thân cán nhân viên mất, Cơng ty có trách nhiệm gia đình tổ chức tang lễ Văn hóa giao tiếp gián tiếp 2.1.Văn hóa sử dụng danh thiếp • Cần chuẩn bị trước danh thiếp để gặp lần đầu trao danh thiếp tham dự buổi tiếp khách • Danh thiếp gửi kèm theo quà tặng , đồ lưu niệm dùng để thăm hỏi cảm ơn • Khơng dùng danh thiếp cũ, nhàu nát, gãy góc, bẩn • Khơng viết thêm thơng tin danh thiếp • Mẫu danh thiếp sử dụng thống theo quy định Cơng ty Cách trao đổi danh thiếp: • Người tự giới thiệu tự đưa danh thiếp trước • Người giới thiệu đưa danh thiếp sau nhận danh thiếp người đối diện • Đứng lên đưa danh thiếp trước, nên gật đầu nhẹ nhận danh thiếp • Giữ khoảng cách cánh tay nhận danh thiếp Nhìn xác nhận lại thơng tin danh thiếp • Khi trao đổi danh thiếp với nhiều người, bắt đầu với người vị trí cao • Khi trao đổi danh thiếp với hai nhóm, bắt đầu với người đứng đầu hai nhóm • Sắp xếp lại danh thiếp với hai nhóm, bắt đầu với người đứng đầu hai nhóm • Sắp xếp lại danh thiếp sau nhận làm cách để ghi nhớ người gặp • Chú ý đưa danh thiếp tay trái nhận tay phải 2.2 Văn hóa giao tiếp điện thoại • Trả lời khơng q ba tiếng chng • Khi gọi đi, câu : Chào hỏi+ xưng danh 16 • Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: Alo + TIC xin nghe • Trong nói chuyện: nói ngắn gọn, rõ ràng, khơng ảnh hưởng đến người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể sẵn sàng giúp đỡ • Khơng tranh cãi qua điện thoại, ln giữ thái độ bình tĩnh • Giọng nói lịch sự, lắng nghe lời người khác nói, nói rõ ràng, rành mạch để người khác hiểu ý định nói • Khơng cắt ngang chừng câu nói người khác biết người nói chuyện với định nói trước • Nếu khách gọi đến, trao đổi xong để khách cúp máy trước Nếu gọi đi, trao đổi cần chào xin phép cúp máy • Kết thúc gọi lời chào cảm ơn, đặt máy nhẹ nhàng • Đặt chng điện thoại đủ nghe, khơng để tiếng chuông không làm ảnh hưởng đến người xung quanh (đặc biệt điện thoại di động) • Trường hợp người gọi để lại lời nhắn, người nhận điện thoại phải có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn • Chuẩn bị sẵn giấy bút để ghi chép có điện thoại gọi đến để ghi chép cụ thể nội dung cần trao đổi tránh thời gian chờ đợi lãng phí tiền khách hàng Cầm sẵn bút tay thuận mình, chuẩn bị nội dung nói chuyện trước gọi điện để ngắn gọn đủ ý 2.3 Văn hóa sử dụng Email Viết Email có bố cục đầy đủ bao gồm: • Phần tiêu đề: Thể ngắn gọn vấn đề cần truyền đạt, nội dung khái qt cho tồn email • Phần chào hỏi: thể tôn trọng với người nhận email, thể phép lịch Ví dụ: Kính gửi anh/chị….! Dear anh/ chị…!, Xin chào anh/chị , Thân gửi anh/chị…Nên thống ngơn ngữ, ngoại ngữ tất phải ngoại ngữ, sử dụng tiếng Việt phải tơn trọng ngữ pháp tiếng mẹ đẻ • Phần nội dung file đính kèm: Nội dung email cần ngắn gọn, cô đọng, chia làm nhiều đoạn theo ý muốn trình bày, đoạn nên giới hạn vài câu Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi nên trình bày theo cách đánh số thứ tự xuống dịng cho vấn đề Ln kiểm tra tả ngữ pháp, chữ viết hoa trước gửi thể tôn trọng, nghiêm túc gửi email • Phần kết thúc: Cuối mail có câu kết cảm ơn họ quan tâm dành thời gian đọc mail, đồng thời mong phản hồi từ người nhận Kết thúc email câu chào hay lời chúc tùy thuộc vào nội dung email người 17 nhận Ví dụ: “Thanks” “Thanks and Regards”, “Your faithfully”,“Trân trọng”,“Thân mến”, “Chúc bạn ngày tốt đẹp”… Nên sử dụng chữ ký điện tử cuối email: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người nhận mail việc phản hồi Thường nội dung chữ ký kết thúc email bao gồm tên, chức vụ thông tin liên lạc địa email, số điện thoại (kể email, skypy số điện thoại nội bộ), fax, địa quan Trả lời email: Thể phép lịch giao tiếp email, đặc biệt tôn trọng Cấp cấp Khi nhận email mà chưa có thời gian trả lời ngay, gửi email phản hồi thông báo việc nhận email thông báo trả lời cách thức thời gian sớm Khi check mail ngày hay nhiều hơn, nên thiết lập chế độ gửi email trả lời tự động Sử dụng vai trò người nhận phần gửi thư: To, Cc Bcc:+ To: Thể người nhận thư trực tiếp, người đóng vai trị việc xử lý thơng tin Người gửi mong đợi phản hồi từ người nhận • Cc: Thể người nhận thông tin Người thuộc diện không cần thiết phải trả lời xử lý vấn đề nhắc tới nội dung email • Bcc: Thể người nhận thơng tin cách bí mật Người thuộc diện không cần thiết phải trả lời xử lý vấn đề nhắc tới nội dung email 3.Văn hóa giao tiếp đối ngoại 3.1 Cách chào hỏi • Chào hỏi khách hàng trước chủ động giúp đỡ (cả khách hàng đến gặp mình) • Mở cửa đón khách, mỉm cười chào khách lễ phép hỏi mục đích • Khách đến thăm, làm việc cơng việc cơng ty phận có trách nhiệm chào hỏi, hướng dẫn tận tình tiếp phịng khách cơng ty 3.2 Thái độ, tác phong • Thái độ người tiếp khách (trực tiếp qua điện thoại) phải lịch niềm nở, chu đáo, lắng nghe, tận tình đáp ứng yêu cầu đáng từ chối khéo léo yêu cầu khơng đáng họ • Tác phong nhanh nhẹn, • Giao tiếp với thái độ ân cần, gần gũi, biểu thân thiện • Đảm bảo sẵn sàng sẵn sàng lúc • Tôn trọng khách hàng, đối tác 18 3.3.Trong giao tiếp • Trong giao tiếp với khách hàng, đối tác phải đảm bảo thái độ tôn trọng cấp đồng nghiệp, khơng nói xấu tổ chức, cấp đồng nghiệp • Nhanh chóng giải thắc mắc, than phiền khách hàng, đối tác nhằm phục vụ cách hữu hiệu • Giao lưu cởi mở với khách hàng, đối tác quyền hạn, sẵn sàng chấp nhận đề nghị ý tưởng cải tiến hợp lý khách hàng, đối tác • Biết lắng nghe, cố gắng hiểu khách hàng, đối tác để đưa diễn đạt phù hợp với khả ý họ • Thực cam kết với khách hàng CHƯƠNG III: CÁC VẤN ĐỀ CÒN TỒN ĐỌNG VÀ HƯỚNG GIẢI QUYẾT 1.Vấn đề 1: Kỹ giao tiếp thiếu chiều sâu Những nhân viên làm việc doanh nghiệp thường rơi vào tình trạng thiếu chiều sâu kỹ giao tiếp Đối tượng hay mắc phải vấn đề nguồn nhân lực quản lý cấp trung giao tiếp chiến lược cơng ty Họ khẳng khái đưa chiến lược lại khắc họa điều thực thay đổi công việc nhân làm hàng ngày lảng tránh trả lời câu hỏi thực tế Kết đối thoại này, người hiểu lầm ý người quản lý cấp trung tạo cảm giác thất vọng cho người nghe Hướng giải quyết: Trong doanh nghiệp, nên tạo hội cho người thể khả đàm phán thuyết phục người nghe Chú trọng đào tạo kỹ chuyên môn giỏi chưa đủ? Những người quản lý cấp trung muốn nhân viên giỏi phải rèn luyện kỹ giao tiếp tạo nhiều giá trị lớn cho cơng ty Chúng ta rèn luyện kỹ giao tiếp nhiều cách thức như: tự thân nêu ý tưởng buổi họp, báo cáo kết hay luyện tập kỹ thuyết trình qua kế hoạch nhóm, Tham gia vào buổi thuyết trình cải thiện kỹ giao tiếp, gặp gỡ nhiều bạn bè, học cách tán chuyện với người lạ hay trải nghiệm buổi kỹ giúp bạn kích thích kỹ giao tiếp 1.2 Vấn đề 2: Kỹ giao tiếp mâu thuẫn bối cảnh góc nhìn cơng việc Sự mâu thuẫn bối cảnh góc nhìn cơng việc xuất phát từ việc người hời hợt, thiếu quan tâm tới công việc chung mà tập chung vào thân, khơng xem xét hồn cảnh bên nắm giữ, nói cách khác khơng đặt thân vào vị trí đối phương Sự xung đột thái độ cách làm việc khác nguy dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực từ kỹ giao tiếp cho công ty như: mâu thuẫn nội bộ, tinh thần đoàn kết nhân viên xuống, mơi trường làm việc khơng hịa đồng, đầy đố kỵ ganh ghét, 19 Hướng giải quyết: Để khắc phục vấn đề này, phải biết đề cao rõ ràng minh bạch tới nhân viên, từ thống “lối văn hóa giao việc” văn hóa giao tiếp tồn cơng ty cải thiện Mỗi cơng ty tùy theo hồn cảnh có cách sách áp dụng kỹ giao tiếp khác như: nhiệm vụ giao trọn vẹn cho cá nhân đảm nhận Với công việc, dự án đồi hỏi phối hợp, hợp tác phải phân chia dự án thành nhóm tiếp nhận công việc, cố gắng giao việc cụ thể cho nhân viên tốt Trong công ty, muốn cơng việc chung trở nên khách quan bạn cần có bên thứ ba đủ tín nhiệm, minh bạch theo dõi, đánh giá trình kết làm việc Làm vậy, cơng ty giảm thiểu mâu thuẫn góc nhìn nâng cao kỹ giao tiếp, cơng việc thành công 1.3.Vấn đề 3: Kỹ giao tiếp thiếu đồng cảm Nhiều công ty lâm phải tình cảnh “nan giải” kỹ giao tiếp đến từ có nhân viên, họ khơng có thờ ơ, lãnh cảm thiếu đồng cảm với cá nhân khác, bắt buộc lựa chọn hành vi vô lý Bạn nghĩ cảm xúc nhân viên lúc nào? Mọi cảm xúc tiêu cực diễn ra: chán nản, thất vọng, phẫn nộ, tủi thân, chí tuyệt vọng đến mức muốn khỏi công ty Hướng giải quyết: Tôn trọng thấu hiểu với đồng nghiệp kỹ giao tiếp cần trau dồi giá trị văn hóa cốt lõi đáng phổ biến rộng rãi môi trường công ty Mỗi công ty có cách gắn kết nhân viên, cộng tác mentorship nội tiến lại gần đồng cảm nhiều Nếu cơng ty chưa thể hồn tồn gây dựng lịng đồng cảm mơi trường làm việc, cá nhân tự áp dụng khéo léo câu hỏi cách ứng xử với kỹ giao tiếp tinh tế, tạo cho người đối diện cảm giác thân thiện tin tưởng 1.4 Vấn đề 4: Kỹ giao tiếp nảy sinh thiếu tin tưởng Một vấn đề nảy sinh khác từ văn hóa giao tiếp bắt nguồn từ việc người đặt nhiều kỳ vọng tự huyễn nhiều tin tưởng so với hoàn cảnh thực tế họ Nếu hai phía bị niềm tin vào khó tìm tiếng nói chung cơng việc Các trình làm việc, bàn luận rút kinh nghiệm từ chiến lược cũ thất bại góp ý tham khảo dự án từ doanh nghiệp khác, khó khăn chật vật Hướng giải quyết: 20