Tổng quan về ERP

ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp

I. Tổng quan về ERP 1. Khái niệm Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v . Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảocác nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên 2. Đặc trưng Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: • Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP; • Mua hàng; • Hàng tồn kho; • Sản xuất; • Bán hàng; • Quản lý nhân sự và tính lương. Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ. Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn. 3. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP • Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. • Công tác kế toán chính xác hơn 1 Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng. • Cải tiến quản lý hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất. • Tăng hiệu quả sản xuất Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm. • Quản lý nhân sự hiệu quả hơn Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. • Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty. 4. Khác biệt giữa việc ứng dụng ERP và các phần mềm rời rạc Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý bán hàng, ) Là tính tích hợp. ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình. Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng DN, kể cả với các DN hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của DN, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của DN, 2 tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự ) Và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, ) Với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN. II. Các tính năng và cách triển khai phần mềm ERP 1. Các tính năng Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp hay còn gọi là ERP là một gói phần mềm được tích hợp toàn bộ các chức năng và hoạt động của công ti để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả thông qua một kho lưu trữ toàn bộ dữ liệ của công ti, nhưng dữ liệu này được chia sẻ trong nội bộ công ti. Một gói phần mềm ERP là cánh tay đắc lực của các công ti vì nó có nhiều lợi điểm: Sắp xếp hợp lí các luồng công việc (work-flows) Giúp hỗ trợ dịch vụ khách hàng của công ti tốt hơn Cung cấp các số liệu thống kê theo thời gian thực, cung cấp một mô hình bán hàng, cash flow rõ ràng. Đảm bảo việc xử lí nhanh chóng các thông tin, do đó làm giảm rất nhiều các thủ tục giấy tờ. Phần mềm ERP khá phù hợp với các hoạt động xuyên quốc gia hoặc toàn cầu, phù hợp các công ti có qui mô hoạt động rộng khắp đất nước hoặc các công ti đa quốc gia. Nói chung, một phần mềm ERP có thể giúp tăng năng suất, tăng lợi nhuận, cả hữu hình và vô hình. Tuy vậy, cũng phải nói rằng ERP cũng có một vài nhược điểm. Với mức độ phức tạp, để triển khai một phần mềm ERP cần phải có một lượng lớn thời gian và tiền bạc, điều này có thể ảnh hưởng đến môi trường làm việc của công ti. Tuy nhiên, lợi thế của phần mềm ERP luôn luôn nhiều hơn những hạn chế. Phần mềm này đã trở nên hữu dụng và cần thiết trong lĩnh vực giao thông vận tải, dịch vụ, bất động sản, ngành công nghiệp sản xuất, phân phối hệ thống bán lẻ 3 Để thực hiện cả giải phapr ERP, các công ti nên tìm hiểu kĩ lưỡng các tùy chọn và cân nhắc dựa vào các tính năng hiệu dụng của phần mềm trong khi apply vào công ti. Một trong các phân hệ quan trọng là: Phân hệ quản lí tài chính (Finance Management-FM): Trên thực tế, các công ti phải luôn làm việc về tài chính kế toán dưới sự qui định của cơ quan nhà nước. Quản lí tài chính “lành mạnh” là một thành phần tất yếu của giải pháp ERP. Phân hệ quản lí tài chính cung cấp một số lợi ích. Nó đảm bảo rằng các công ti tuân thủ các yêu cầu báo cáo tài chính, kế toán và thuế. Ngoài ra, các nhà quản lí có thể tăng hiệu suất tài chính với thời gian thực để theo dõi, cải thiện dòng chảy của tiền và duy tì các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời Phân hệ quản lí nguốn nhân lực (Human Resource Management- HRM): Các module HR trước đó có những hạn chế trong việc quản lí nhân viên, quản lí biên chế, báo cáo Nhưng với phần mềm ERP ngày này, các giải pháp đã được phát triển và vượt ra khỏi ranh giới của HRRM. Giải pháp mới này có thể xử lí số lượng công việc đa dạng như quản lí tài năng, lập kế hoạch, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất làm việc, thời gian, và hiều hơn thế, Ngoài ra, phân hệ này cũng giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về qui trinh HR Phân hệ quản lí chuỗi cung ứng (Supply Chain Management- SCM): Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện này phân hệ này cần thiết cho một công ti để đánh giá chính xác nhu cầu, tình trạng cung ứng, sản xuất, hậu cần và phân phối. Không làm như vậy có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của công ti và có thể bị lãng quan quên mới quan hệ với nhà cung cấp hoặc nhà phân phối. Điều này cũng có thể làm giảm danh tiếng của công ti trên thị trường. Phân hệ quản lí chuỗi cung ứng trong giải pháp phần mềm ERP thực hiện tất cacr các giai đoạn thiết kế đến thực hiện yêu cầu. Phân hệ quản lí quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management- CRM): Khách hàng là tài sản giá trị nhất của bất cứ công ti nào và không một công ti nào có đủ can đảm để làm mất thứ tài sản này. Nếu công ti có một dữ liệu khách hàng đồ sộ và nó trở nên khó khăn để giải quyết nhu cầu của họ đúng hẹn. Phân hệ quản lí khách hàng đảm bảo dòng chảy thông tin giữa các đội ngũ bán hàng giải quyết các nhu cầu của mình và đội ngũ thì hiểu được sở thích và nhu cầu của khách hàng trong quá khứ, hiện tại và tương lai. Có khả năng tích hợp với phần mềm hãng thứ 3:Không phải lúc nào 2 công ti cũng có phương thức hoạt động giống nhau, mà ngay cả khi có đi chăng nữa, cơ hội để các công ti có các hoạt động nghiệp vụ hoặc yêu cầu duy nhất đó giống nhau không phải là nhiều. Do đó điều quan trọng hàng đầu là phần mềm ERP có khả năng mở rộng tương thích với các phần mềm hiện có trong doanh ngiệp mà không có bất cứ trở ngại nào. Một phần mềm ERP hoàn thiện là một nhiệm vụ không phải dễ đối với các công ti phát triển phần mềm. Một giải pháp và phần mềm ERP phải luôn linh hoạt và luôn có thể tùy biến để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của từng doanh nghiệp. Vì vậy, điều này khá cần thiết để lựa chọn một gói phần mềm ERP với các tính năng và khả năng thích hợp để nó có thể mang lại lợi ích nhiều hơn số tiền đầu tư vào giải pháp. 2. Các giai đoạn triển khai Phương pháp triển khai này gồm 05 giai đoạn: phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao. Phương pháp triển khai chỉ đề cập đến các bước liên quan 4 trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không bao gồm việc tư vấn về quản lý hoặc việc thực hiện những nâng cấp cần thiết cho phần cứng (máy chủ, mạng ). Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng tài liệu yêu cầu của DN. Một tình hình phổ biến ở nước ta là các DN (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của DN biến đổi từng ngày. Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của DN nói chung DN đều cố gắng tiên liệu những phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục. Trong những dự án tương đối dài (trên sáu tháng) một vấn đề xẩy ra là khi dự án đến những giai đoạn cuối DN lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống dẫn đến kết quả là phải làm lại, dự án không kết thúc được. Các công đoạn gồm: - Thiết lập đội dự án và phòng dự án. - Thiết lập các thủ tục quản trị dự án. - Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án. - Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án. - Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm. - Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính. Bước 2: Thiết kế Các công đoạn gồm: - Đưa ra các quy trình nghiệp vụ. - Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện. - Thiết lập và thử cấu hình hệ thống. - Huấn luyện người dùng. Bước 3. Chuyển đối dữ liệu Các công đoạn gồm: - Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu. - Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối. 5 - Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. - Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống Bước 4. Chạy thử Các công đoạn gồm: - Chạy thử để kiểm tra - Điều chỉnh lần cuối Bước 5. Bàn giao Công đoạn gồm: - Chạy chính thức. - Kiểm toán hệ thống và đánh giá chất lượng. - Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ. 3. Đánh giá Công tác Triển khai và Kỹ thuật a. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào. Mặc dù hầu hết các phần mềm ERP có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, việc đầu tiên là nhân viên của công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin là phải thiết lập cấu hình để phần mềm có thể hoạt động tốt cùng với các quy trình hoạt động kinh doanh và hệ thống công nghệ thông tin có sẵn của công ty. Các phần mềm ERP trong nước thường cần 1-2 tuần để triển khai, khoảng thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu riêng của người sử dụng. Các phần mềm ERP cấp trung của nước ngoài thường phức tạp hơn nên cần thời gian lâu hơn để triển khai. Các đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thường thông báo cần khoảng 3-4 tháng để triển khai nhưng chính các nhà cung cấp phần mềm thì cho rằng chỉ cần từ 2-8 tuần. Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có thể cần nhiều tháng hoặc nhiều năm để viết hoàn chỉnh và thường dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm. Hơn nữa, phần lớn các dự án phát triển phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bị thất bại và không thể sử dụng được để lại hậu quả là đã sử dụng thời gian và tiền bạc một cách phí phạm. b. Tương hợp với phần cứng 6 Hiện tại người sử dụng cần xem xét liệu phần cứng hiện tại có khả năng hỗ trợ hệ thống ERP được chọn hay không. Một số công ty không có máy chủ hoặc mạng nội bộ đáp ứng yêu cầu tiên quyết của các phần mềm chạy trên hệ thống mạng khách/chủ. Một máy chủ cấp trung thường trị giá từ 3.000 đến 6.000 đôla Mỹ và chi phí để thiết lập một hệ thống mạng thường là khoảng 200 đến 300 đôla Mỹ cho một người sử dụng trong hệ thống. c. Khả năng tuỳ biến theo yêu cầu của khách hàng Người sử dụng cũng cần xem xét mức độ dễ dàng thay đổi cấu hình phần mềm. Một số phần mềm nước ngoài như MS. Solomon IV tự nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh bằng chính phân hệ Quản lý Tuỳ biến (Customization Manager). Không nên lẫn lộn giữa khả năng tuỳ biến này với việc thay đổi mã nguồn theo ý người sử dụng mà rất nhiều công ty thiết kế phần mềm vẫn thường làm ở Việt Nam. Thay vào đó, phân hệ này cho phép người sử dụng có thể tuỳ chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép, hoặc người sử dụng có thể tạo ra những thay đổi phức tạp hơn mà phải do lập trình viên hoặc một nhà tư vấn có kinh nghiệm mới có thể thực hiện được. Khả năng tùy biến có thể thực hiện trong những trường hợp như sau: • Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng hoặc cho tất cả người sử dụng trên toàn thế giới; • Che khuất một số trường, mục; • Sắp xếp màn hình nhập dữ liệu cho giống với dạng mẫu trong tài liệu mã nguồn; • Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu; • Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu. Ngoài ra, người sử dụng còn có thể thêm vào những ô hộp ký tự, hộp kết hợp, nhãn tên, nút ấn, khung, bảng, tabs hoặc các mẫu biểu; • Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho bất kỳ một trường nào trong phần mềm; • Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế; • Chỉ cho phép một sốngười có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biến này. Một số phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ có chức năng này, tuy nhiên, có một khoảng cách lớn giữa phần mềm trong và nước ngoài do khả năng tuỳ biến của phần mềm trong nước đòi hỏi phải thay đổi mã nguồn. d. Thiết kế và Cấu trúc 7 Phần mềm Công ty cũng nên xem xét khả năng của công ty thiết kế phần mềm trong việc phân tích và hiểu các quy trình kinh doanh của khách hàng và hỗ trợ các quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất bằng thiết kế và cấu trúc phần mềm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng như một vài phần mềm ERP trong nước bởi vì nhiều người viết phần mềm không biết phân tích hoặc hỗ trợ các quy trình kinh doanh của khách hàng một cách hiệu quả. Cấu trúc phần mềm là cơ sở nền tảng cho việc tổ chức hệt hống ERP, bao gồm: cấu trúc phân hệ, phần mềm cơ sở dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng và ngôn ngữ lập trình. Những vấn đề này thường khá phức tạp đối với người không chuyên về IT nhưng rất cần thiết để hiểu căn nguyên của những vấn đề có thể phát sinh liên quan đến cấu trúc phần mềm. • Công nghệ sử dụng Một số nhà thiết kế phần mềm ở Việt Nam thường sử dụng công nghệ đã lỗi thời nhưng dễ sử dụng. Chẳng hạn, một số phần mềm trong nước thường vận hành trên những cơ sở dữ liệu như foxpro và Microsoft Access trong khi các công ty thiết kế phần mềm khác, cả trong nước và nước ngoài, thiết kế phần mềm của họ trên những cơ sở dữ liệu cao cấp hơn, như Microsoft SQL Server là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu có khả năng phát triển hơn nữa trong tương lai. Những công nghệ tiên tiến này thường dễ mở rộng và hỗ trợ nhiều chức năng hơn. Một vấn đề liên quan đến các phần mềm sử dụng Visual foxpro làm cơ sở dữ liệu là tính bảo mật yếu bởi vì dữ liệu không được mã hoá và dễ dàng được truy cập từ các phần mềm tương thích với hệ thống kết nối cơ sở dữ liệu mở như Microsoft Excel. Đây là một rủi ro lớn cho người sửdụng phần mềm này. • Chức năng Truy cập từ xa Từ xa đối với phần lớn các phần mềm kế toán/ERP cấp cao như Sun Systems, người sử dụng có thể truy cập từ xa thông qua các hệ thống truy cập từ xa như Citrix hoặc Terminal Services, điều này rất cần thiết đối với các chi nhánh hoặc công ty con của công ty. Một số các phần mềm nước ngoài có chức năng truy cập từ xa được thiết kế sẵn. Trong khi đó, các phần mềm trong nước chưa phát triển chức năng này. e. Lỗi Lập trình Người mua cũng cần xem xét phần mềm có thể có bao nhiêu lỗi lập trình. Nói chung, những phần mềm càng có nhiều người sử dụng thì càng có ít lỗi lập trình. Chẳng hạn như một phần mềm ERP nước ngoài với khoảng 10.000 người sử dụng sẽ có ít lỗi hơn các phần mềm được phát triển trong nước với một vài trăm người sử dụng, hoặc phần mềm viết theo đặt hàng cho một người sử dụng. Phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng. 8 Các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn để xác minh, kiểm tra và theo dõi các lỗi lập trình ở mức cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước ở Việt Nam. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khảnăng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thịtrường, và có khảnăng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo. Ở mức độ thấp nhất, các phần mềm ERP cần phải được viết bằng cách sử dụng công cụ kiểm soát các phiên bản, công cụ này là một hệ thống có tổ chức để theo dõi mã nguồn và các tập tin liên quan của các phiên bản khác nhau giúp cho người viết phần mềm có thể biết một cách chính xác về mã nguồn của một phiên bản cụ thể. Điều này cho phép phần mềm có thể đựơc sửa lỗi lập trình và được nâng cấp nhưng hạn chế tối đa sự gián đoạn cho người sử dụng. Ở Việt Nam, một số đơn vị phát triển phần mềm thiết kế sẵn thường thay đổi mã nguồn cho từng khách hàng, khiến cho việc quản lý phiên bản rất khó khăn và do vậy việc có thể nhận diện và sửa chữa lỗi lập trình càng khó khăn hơn nữa. Tính độc lập với nền máy tính Tính độc lập với nền máy tính chỉ tính tương thích của phần mềm với các phần cứng, hệ điều hành và phần mềm cơ sở dữ liệu khác nhau. Chẳng hạn, nếu có khả năng công ty sẽ đổi từ hệ điều hành của máy chủ từ Windows sang Linux, thì công ty nên xem xét liệu phần mềm có thể được chỉnh sửa để hoạt động trong Linux, hoặc liệu có sẵn một phiên bản khác có thể chạy trong Linux. Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý tổng chi phí sở hữu cho Linux có thể sẽ cao hơn tổng chi phí sở hữu cho Windows. Nguyên nhân là do có thể chi phí quản lý một hệ thống chạy trên hệ điều hành Linux hoặc chi phí thay đổi một số phần mềm để có thể chạy trên hệ điều hành Linux sẽ cao hơn. Cấu trúc triển khai Công ty cũng cần xem xét cấu trúc triển khai có thích hợp hay không. Một số cấu trúc chính để lựa chọn bao gồm cấu trúc mạng bình đẳng, mạng khách/chủ, mạng nhiều tầng. Thông thường, cấu trúc mạng khách/chủ là thích hợp nhất với các công ty ở Việt Nam, bởi vì một máy chủ là đủ để chứa cả phần mềm ERP. Đối với mạng nhiều tầng, mỗi thành phần khác nhau của phần mềm sẽ được cài đặt ở các máy chủ khác nhau. Một vấn đề nên quan tâm là máy khách có chạy được trên web hay không (nghĩa là có thể sử dụng một trình duyệt web chẵng hạn như Internet Explorer của Microsoft để chạy các phần mềm trên máy khách) hoặc liệu mỗi một máy khách phải được cài đặt một phần mềm riêng (điều này làm cho việc quản lý khó khăn hơn). Máy khách chạy trên web có cả thuận lợi lẫn bất lợi. Thuận lợi là dễ triển khai và cập nhật hơn do không cần phải tác động đến các phần mềm cài đặt trên các máy khách. Bất lợi là cơ sở hạ tầng truyền thông ở một số tỉnh ở Việt Nam không tốt và có thể tốn nhiều thời gian hơn dự kiến để vận hành hệ thống và đôi khi thất bại diễn ra. 9 f. Cấu trúc dữ liệu Vấn đề cấu trúc dữ liệu thường phát sinh khi có nhiều địa điểm và vấn đề này cũng liên quan đến cấu trúc triển khai. Nhìn chung có hai cách tổ chức dữ liệu: tập trung và phân tán. Trong trường hợp cơ sở dữ liệu tập trung, tất cả các địa điểm đề chia sẻ cùng một cơ sở dữ liệu, và thường ởviệt Nam là đặt ở trụ sở trong khi các địa điểm khác có thể truy cập cơ sở dữ liệu thông qua hệ thống máy chủ-khách chạy trên web. Trong trường hợp cơ sở dữ liệu phân tán, từng địa điểm thường có cơ sở dữ liệu và phần mềm riêng. Đối với nhiều phần mềm ở Việt Nam, dữ liệu hoặc báo cáo ở các địa điểm khác được hợp nhất với trụ sở chính thông qua các công cụ nhập/xuất dữ liệu. Đồng bộ hoá là một lựa chọn khác nhưng hiếm khi sử dụng ở Việt Nam. Cơ sở dữ liệu tập trung hay đồng bộ hoá cơ sở dữ liệu phân tán cũng liên quan đến việc chọn một giải pháp mạng thích hợp trong số các giải pháp quay số (thông thường hay đường thuê bao số bất đối xướng (ADSL)), mạng cục bộ (LAN), và đường thuê bao với mức chi phí rất khác nhau. III. Ứng dụng của ERP trong các doanh nghiệp của Việt Nam 1. Tình hình chung Thị trường ERP Việt Nam đi sau khoảng 10-15 năm so với thị trường ERP ở Châu Âu và Mỹ. Vào thời gian đầu, hầu hết các dự án triển khai đều chỉ tập trung vào chức năng: kế toán, vật tư và mua hàng. Số lượng chuyên viên tư vấn có khả năng triển khai những dự án ERP quy mô lớn vẫn còn rất ít, chủ yếu cần có sự trợ giúp từ các chuyên viên tư vấn của Singapore, Ấn Độ và các quốc gia khác. Năm 2003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển với việc ứng dụng của một số công ty như Bảo Minh, Thép Miền Nam, Vinatex… Trong năm 2004, thị trường ERP phát triển trên nhiều phân khúc khác nhau: cả doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhiều dự án ERP quy mô lớn được triển khai tại các công ty như Bibica, Tổng Công ty Lương Thực Miền Nam, Vinamilk, Savimex (xem phụ lục 1). Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải pháp phù hợp. Năm 2005, số lượng nhà cung cấp ERP tại Việt Nam gia tăng với sự tham gia của cả nhà cung cấp trong và ngoài nước. ERP nước ngoài như sản phẩm Dynamics Navision của Microsoft, sản phẩm của SAP, Oracle, Solomon. Những nhà phát triển phần mềm trong nước góp phần vào thị trường bằng những phần mềm kế toán tự viết. Một số công ty đã bắt đầu đưa ra những giải pháp ERP nội địa như AZ, Diginet, Lạc Việt, Pythis Năm 2006, thị trường ERP Việt Nam phát triển mạnh ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đối với phân khúc này, các dự án triển khai sử dụng chủ yếu là phần mềm của Oracle như: Prime 10 [...]... sát về ứng dụng ERP tháng 6.2010 Dưới đây là thông tin kết quả khảo sát về ứng dụng phần mềm ERP trên thế giới vào tháng 6.2010 của một công ty tư vấn quốc tế Có thể các thông này cũng sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp Việt Nam Bảng 1: Các nhân tố ngăn cản việc ứng dụng ERP Từ trước đến nay chúng tôi đã vận hành hiệu quả mà không cần ERP Doanh nghiệp của chúng tôi quá bé để ứng dụng ERP Việc ứng dụng ERP. .. trường ERP trong nước Một số nhà cung cấp giải pháp ERP trong nước đã phải ngưng hoạt động do không đủ sức cạnh tranh với các công ty nước Yếu tố về giá cả là một trong những thách thức mà ERP nội phải đối mặt trong năm 2008 để có thể cạnh tranh với ERP ngoại trong thời kỳ khủng hoảng tài chính Trong những tháng đầu năm 2009, các nhà cung cấp giải pháp ERP tìm được rất ít dự án, hợp đồng và bị áp lực về. .. trong thị trường phần mềm ERP Giải pháp ERP của Infor cũng phổ biến trong lĩnh vực sản xuất vì sự tiện dụng của nó Phần mềm ERP của Infor hỗ trợ tất cả các loại hình sản xuất, quy trình sản xuất rời rạc khác nhau đối với từng doanh nghiệp cụ thể Microsoft Tập đoàn Microsoft có 4 sản phẩm về ERP, các sản phẩm phầm mềm ERP này bao gồm: Microsoft GP, NAV, SL và AX Tất cảgiải pháp ERP đều có những phân hệ... phần mềm ERP như Sage, openerp, Syspro, Ramco, Intacct, Lawson Software, Baan Các công ty này cũng có vai trò quan trọng trong việc phát triển thị trường ERP đầy tiềm năng này Bảng so sánh các giải pháp ERP SAP Oracle Microsoft Các giải pháp 24 Dynamics Thời gian triển khai trung bình (tháng) Chi phí triển khai trung bình (triệu USD) Median ERP Implementation Cost Chi phí đào tạo Chi phí bảo trì Tổng chi... cụ thể của khách hàng a FPT FPT IS ERP là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn, thiết kế, xây dựng và triển khai các dự án ERP (Enterprise Resource Planning - Hệ thống Quản trị Nguồn lực Doanh nghiệp tổng thể) trên những nền công nghệ chuẩn như SAP, Oracle và các bó giải pháp do FPT IS tự phát triển FPT IS ERP hiện là công ty số 1 Việt Nam trong lĩnh vực tính cả về quy mô doanh số, nguồn lực và... 2010, FPT IS ERP nghiệm thu hàng loạt dự án ERP triển khai cho Thép Việt, GTEL, Thủ Đức House, Vietsovpetro, Ngân hàng Quân đội Đặc biệt, FPT IS đã ký kết dự án ERP lớn nhất trong ngành ngân hàng với trị giá 4.3 triệu USD với Vietinbank, đồng thời là dự án ERP lớn thứ hai tại Việt Nam, sau dự án ERP mà FPT IS đã hoàn thiện triển khai cho Petrolimex Năm 2011, FPT IS đã khởi động nhiều dự án ERP cho các... nội địa phải đảm bảo tất cả những sự tương thích này sau khi đã được nhà sản xuất phần mềm chuyển giao công nghệ về phần mềm ERP sẽ triển khai  Nhà tư vấn, triển khai không thể chủ động hoàn toàn về kỹ thuật đối với sản phẩm ERP ERP là phần mềm rất lớn và phức tạp Nắm được các chi tiết về cách xử sự của phần mềm trong các chức năng và các hoàn cảnh tác nghiệp đã là một việc khó khăn Biến đổi phần... đó tạo thuận lợi cho dự án ERP thành công V Đánh giá 1 Tại sao ERP chưa phổ biến ở Việt Nam? Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến ERP chưa được sử dụng rộng ở Việt Nam Về khía cạnh của các doanh nghiệp: • tùy từng quy mô của các doanh nghiệp mà họ lựa chọn các phần mềm phù hợp Với những doanh nghiệp nhỏ họ có thể lựa chon các phần mềm ERP do các công ty Việt Nam viết Tuy nhiên, ERP nội địa hầu hết chưa có... số vài trăm tỷ đồng họ lại quan tâm chủ yếu đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle • Công tác tuyên truyền sự cần thiết của việc ứng dụng ERP trong các doanh nghiệp chưa sâu rộng, khiến cho nhiều nhà lãnh đạo không có điều kiện tiếp xúc với các giải pháp mới này Hoặc có những quan niệm sai lệch về ERP • Còn một số doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khai ERP chưa đạt hiệu quả như mong... phí bản quyền có khi chưa bằng một nửa tổng số chi phí thực tế của doanh nghiệp khi mua các hệ thống ERP của nước ngoài  Khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán trên phần mềm Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một module quan trọng là module kế toán tổng hợp Module này có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và in ra các sổ sách báo cáo theo đúng chế độ kế toán . I. Tổng quan về ERP 1. Khái niệm Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của. triệu USD để triển khai SAP ERP - phiên bản ECC 6 0.  Số liệu khảo sát về ứng dụng ERP tháng 6.2010 Dưới đây là thông tin kết quả khảo sát về ứng dụng phần mềm ERP trên thế giới vào tháng. cạnh tranh với ERP ngoại trong thời kỳ khủng hoảng tài chính Trong những tháng đầu năm 2009, các nhà cung cấp giải pháp ERP tìm được rất ít dự án, hợp đồng và bị áp lực về chi phí. Về phía doanh