Tổng quan về ERP

ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp

I. Tổng quan về ERP

1. Khái niệm

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v

Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảocác nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên

2. Đặc trưng

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;

• Mua hàng;

• Hàng tồn kho;

• Sản xuất;

• Bán hàng;

• Quản lý nhân sự và tính lương Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và

có các mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn

3. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng ERP

• Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều n guồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách

dễ dàng Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng

• Công tác kế toán chính xác hơn

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.

Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng

• Cải tiến quản lý hàng tồn kho

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất

• Tăng hiệu quả sản xuất

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng

và loại bỏ những yếu tố képm hiệu quả trong qui trình sản xuất Chẳng hạn, nếu công ty không

sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm

• Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự

và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong

hệ thống tính lương

• Các qui trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty

4. Khác biệt giữa việc ứng dụng ERP và các phần mềm rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như PM kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý bán hàng, ) Là tính tích hợp ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các DN hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà DN cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của DN Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng DN, kể cả với các DN hoạt động trong cùng ngành nghề Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của DN được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của DN được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang Một quy trình hoạt động của DN bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của DN, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của DN,

tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự ) Và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, ) Với năng suất thấp và không có tính kiểm soát Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ Các báo cáo trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho DN.

II. Các tính năng và cách triển khai phần mềm ERP

1. Các tính năng

Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp hay còn gọi là ERP là một gói phần mềm được tích hợp toàn bộ các chức năng và hoạt động của công ti để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả thông qua một kho lưu trữ toàn bộ dữ liệ của công ti, nhưng dữ liệu này được chia sẻ trong nội bộ công ti Một gói phần mềm ERP là cánh tay đắc lực của các công ti vì nó có nhiều lợi điểm:

Sắp xếp hợp lí các luồng công việc (work-flows)

Giúp hỗ trợ dịch vụ khách hàng của công ti tốt hơn

Cung cấp các số liệu thống kê theo thời gian thực, cung cấp một mô hình bán hàng, cash flow rõ ràng.Đảm bảo việc xử lí nhanh chóng các thông tin, do đó làm giảm rất nhiều các thủ tục giấy tờ

Phần mềm ERP khá phù hợp với các hoạt động xuyên quốc gia hoặc toàn cầu, phù hợp các công ti có qui mô hoạt động rộng khắp đất nước hoặc các công ti đa quốc gia

Nói chung, một phần mềm ERP có thể giúp tăng năng suất, tăng lợi nhuận, cả hữu hình và vô hình

Tuy vậy, cũng phải nói rằng ERP cũng có một vài nhược điểm Với mức độ phức tạp, để triển khai một phần mềm ERP cần phải có một lượng lớn thời gian và tiền bạc, điều này có thể ảnh hưởng đến môi trường làm việc của công ti Tuy nhiên, lợi thế của phần mềm ERP luôn luôn nhiều hơn những hạn chế Phần mềm này đã trở nên hữu dụng và cần thiết trong lĩnh vực giao thông vận tải, dịch

vụ, bất động sản, ngành công nghiệp sản xuất, phân phối hệ thống bán lẻ

Để thực hiện cả giải phapr ERP, các công ti nên tìm hiểu kĩ lưỡng các tùy chọn và cân nhắc dựa vào các tính năng hiệu dụng của phần mềm trong khi apply vào công ti Một trong các phân hệ quan trọng là:

Phân hệ quản lí tài chính (Finance Management-FM): Trên thực tế, các công ti phải luôn làm việc về

tài chính kế toán dưới sự qui định của cơ quan nhà nước Quản lí tài chính “lành mạnh” là một thành phần tất yếu của giải pháp ERP Phân hệ quản lí tài chính cung cấp một số lợi ích Nó đảm bảo rằng các công ti tuân thủ các yêu cầu báo cáo tài chính, kế toán và thuế Ngoài ra, các nhà quản lí có thể tăng hiệu suất tài chính với thời gian thực để theo dõi, cải thiện dòng chảy của tiền và duy tì các báo cáo tài chính chính xác và kịp thời

Phân hệ quản lí nguốn nhân lực (Human Resource Management- HRM): Các module HR trước đó

có những hạn chế trong việc quản lí nhân viên, quản lí biên chế, báo cáo Nhưng với phần mềm ERP ngày này, các giải pháp đã được phát triển và vượt ra khỏi ranh giới của HRRM Giải pháp mới này có thể xử lí số lượng công việc đa dạng như quản lí tài năng, lập kế hoạch, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất làm việc, thời gian, và hiều hơn thế, Ngoài ra, phân hệ này cũng giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về qui trinh HR

Phân hệ quản lí chuỗi cung ứng (Supply Chain Management- SCM): Trong thị trường cạnh tranh

khốc liệt hiện này phân hệ này cần thiết cho một công ti để đánh giá chính xác nhu cầu, tình trạng cung ứng, sản xuất, hậu cần và phân phối Không làm như vậy có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của công ti và có thể bị lãng quan quên mới quan hệ với nhà cung cấp hoặc nhà phân phối Điều này cũng có thể làm giảm danh tiếng của công ti trên thị trường Phân hệ quản lí chuỗi cung ứng trong giải pháp phần mềm ERP thực hiện tất cacr các giai đoạn thiết kế đến thực hiện yêu cầu

Phân hệ quản lí quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management- CRM): Khách hàng là

tài sản giá trị nhất của bất cứ công ti nào và không một công ti nào có đủ can đảm để làm mất thứ tài sản này Nếu công ti có một dữ liệu khách hàng đồ sộ và nó trở nên khó khăn để giải quyết nhu cầu của họ đúng hẹn Phân hệ quản lí khách hàng đảm bảo dòng chảy thông tin giữa các đội ngũ bán hàng giải quyết các nhu cầu của mình và đội ngũ thì hiểu được sở thích và nhu cầu của khách hàng trong quá khứ, hiện tại và tương lai

Có khả năng tích hợp với phần mềm hãng thứ 3:Không phải lúc nào 2 công ti cũng có phương thức

hoạt động giống nhau, mà ngay cả khi có đi chăng nữa, cơ hội để các công ti có các hoạt động nghiệp

vụ hoặc yêu cầu duy nhất đó giống nhau không phải là nhiều Do đó điều quan trọng hàng đầu là phần mềm ERP có khả năng mở rộng tương thích với các phần mềm hiện có trong doanh ngiệp mà không

có bất cứ trở ngại nào

Một phần mềm ERP hoàn thiện là một nhiệm vụ không phải dễ đối với các công ti phát triển phần mềm Một giải pháp và phần mềm ERP phải luôn linh hoạt và luôn có thể tùy biến để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của từng doanh nghiệp Vì vậy, điều này khá cần thiết để lựa chọn một gói phần mềm ERP với các tính năng và khả năng thích hợp để nó có thể mang lại lợi ích nhiều hơn số tiền đầu tư vào giải pháp

2. Các giai đoạn triển khai Phương pháp triển khai này gồm 05 giai đoạn: phân tích và lập kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao Phương pháp triển khai chỉ đề cập đến các bước liên quan

trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không bao gồm việc tư vấn về quản lý hoặc việc thực hiện những nâng cấp cần thiết cho phần cứng (máy chủ, mạng )

Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch

Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng tài liệu yêu cầu của DN Một tình hình phổ biến ở nước ta là các DN (thành công) đều phát triển nhanh và rất năng động, mô hình hoạt động, sản phẩm và cơ cấu tổ chức của DN biến đổi từng ngày Khi đưa ra và thống nhất về yêu cầu của DN nói chung DN đều cố gắng tiên liệu những phát triển của họ trong thời gian một vài năm tới, nhưng thực tế cho thấy nhiều khi những tiên liệu này cũng thay đổi liên tục Trong những dự án tương đối dài (trên sáu tháng) một vấn đề xẩy ra là khi dự án đến những giai đoạn cuối DN lại yêu cầu thay đổi lớn về chức năng hệ thống dẫn đến kết quả là phải làm lại, dự án không kết thúc được

- Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm

- Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính

Bước 2: Thiết kế

Các công đoạn gồm:

- Đưa ra các quy trình nghiệp vụ

- Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện

- Thiết lập và thử cấu hình hệ thống

- Huấn luyện người dùng

Bước 3 Chuyển đối dữ liệu

Các công đoạn gồm:

- Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu

- Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối

- Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

- Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống

- Kiểm toán hệ thống và đánh giá chất lượng

- Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ

3 Đánh giá Công tác Triển khai và Kỹ thuật

a. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai

Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào

Mặc dù hầu hết các phần mềm ERP có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, việc đầu tiên là nhân viên của công ty cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin là phải thiết lập cấu hình để phần mềm có thể hoạt động tốt cùng với các quy trình hoạt động kinh doanh và hệ thống công nghệ thông tin có sẵn của công ty

Các phần mềm ERP trong nước thường cần 1-2 tuần để triển khai, khoảng thời gian này không bao gồm thời gian chuẩn bị tài liệu hướng dẫn sử dụng theo nhu cầu riêng của người sử dụng Các phần mềm ERP cấp trung của nước ngoài thường phức tạp hơn nên cần thời gian lâu hơn để triển khai Các đơn vị cung cấp dịch vụ/nhà phân phối thường thông báo cần khoảng 3-4 tháng để triển khai nhưng chính các nhà cung cấp phần mềm thì cho rằng chỉ cần từ 2-8 tuần Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng có thể cần nhiều tháng hoặc nhiều năm để viết hoàn chỉnh và thường dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm Hơn nữa, phần lớn các dự án phát triển phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng bị thất bại và không thể sử dụng được

để lại hậu quả là đã sử dụng thời gian và tiền bạc một cách phí phạm

b. Tương hợp với phần cứng

Hiện tại người sử dụng cần xem xét liệu phần cứng hiện tại có khả năng hỗ trợ hệ thống ERP được chọn hay không Một số công ty không có máy chủ hoặc mạng nội bộ đáp ứng yêu cầu tiên quyết của các phần mềm chạy trên hệ thống mạng khách/chủ Một máy chủ cấp trung thường trị giá từ 3.000 đến 6.000 đôla Mỹ và chi phí để thiết lập một hệ thống mạng thường là khoảng 200 đến 300 đôla Mỹ cho một người sử dụng trong hệ thống

c. Khả năng tuỳ biến theo yêu cầu của khách hàng

Người sử dụng cũng cần xem xét mức độ dễ dàng thay đổi cấu hình phần mềm Một số phần mềm nước ngoài như MS Solomon IV tự nổi bật so với các đối thủ cạnh tranh bằng chính phân hệ Quản lý Tuỳ biến (Customization Manager) Không nên lẫn lộn giữa khả năng tuỳ biến này với việc thay đổi mã nguồn theo ý người sử dụng mà rất nhiều công ty thiết kế phần mềm vẫn thường làm ở Việt Nam Thay vào đó, phân hệ này cho phép người sử dụng có thể tuỳ chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép, hoặc người sử dụng có thể tạo ra những thay đổi phức tạp hơn mà phải do lập trình viên hoặc một nhà tư vấn có kinh nghiệm mới có thể thực hiện được Khả năng tùy biến có thể thực hiện trong những trường hợp như sau:

• Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng hoặc cho tất cả người sử dụng trên toàn thế giới;

• Che khuất một số trường, mục;

• Sắp xếp màn hình nhập dữ liệu cho giống với dạng mẫu trong tài liệu mã nguồn;

• Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung cấp cách

bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu;

• Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu Ngoài ra, người sử dụng còn có thể thêm vào những ô hộp ký tự, hộp kết hợp, nhãn tên, nút ấn, khung, bảng, tabs hoặc các mẫu biểu;

• Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho bất kỳ một trường nào trong phần mềm;

• Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế;

• Chỉ cho phép một sốngười có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biến này

Một số phần mềm trong nước cho rằng phần mềm của họ có chức năng này, tuy nhiên, có một khoảng cách lớn giữa phần mềm trong và nước ngoài do khả năng tuỳ biến của phần mềm trong nước đòi hỏi phải thay đổi mã nguồn

d. Thiết kế và Cấu trúc

Phần mềm Công ty cũng nên xem xét khả năng của công ty thiết kế phần mềm trong việc phân tích và hiểu các quy trình kinh doanh của khách hàng và hỗ trợ các quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất bằng thiết kế và cấu trúc phần mềm Điều này đặc biệt quan trọng đối với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng như một vài phần mềm ERP trong nước bởi vì nhiều người viết phần mềm không biết phân tích hoặc hỗ trợ các quy trình kinh doanh của khách hàng một cách hiệu quả Cấu trúc phần mềm là cơ sở nền tảng cho việc tổ chức hệt hống ERP, bao gồm: cấu trúc phân hệ, phần mềm cơ sở dữ liệu, cấu trúc cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng và ngôn ngữ lập trình Những vấn đề này thường khá phức tạp đối với người không chuyên

về IT nhưng rất cần thiết để hiểu căn nguyên của những vấn đề có thể phát sinh liên quan đến cấu trúc phần mềm

• Công nghệ sử dụng

Một số nhà thiết kế phần mềm ở Việt Nam thường sử dụng công nghệ đã lỗi thời nhưng

dễ sử dụng Chẳng hạn, một số phần mềm trong nước thường vận hành trên những cơ sở dữ liệu như foxpro và Microsoft Access trong khi các công ty thiết kế phần mềm khác, cả trong nước và nước ngoài, thiết kế phần mềm của họ trên những cơ sở dữ liệu cao cấp hơn, như Microsoft SQL Server là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu có khả năng phát triển hơn nữa trong tương lai Những công nghệ tiên tiến này thường dễ mở rộng và hỗ trợ nhiều chức năng hơn

Một vấn đề liên quan đến các phần mềm sử dụng Visual foxpro làm cơ sở dữ liệu là tính bảo mật yếu bởi vì dữ liệu không được mã hoá và dễ dàng được truy cập từ các phần mềm tương thích với hệ thống kết nối cơ sở dữ liệu mở như Microsoft Excel Đây là một rủi ro lớn cho người sửdụng phần mềm này

• Chức năng Truy cập từ xa

Từ xa đối với phần lớn các phần mềm kế toán/ERP cấp cao như Sun Systems, người sử dụng có thể truy cập từ xa thông qua các hệ thống truy cập từ xa như Citrix hoặc Terminal Services, điều này rất cần thiết đối với các chi nhánh hoặc công ty con của công ty Một số các phần mềm nước ngoài có chức năng truy cập từ xa được thiết kế sẵn Trong khi đó, các phần mềm trong nước chưa phát triển chức năng này

e. Lỗi Lập trình

Người mua cũng cần xem xét phần mềm có thể có bao nhiêu lỗi lập trình Nói chung, những phần mềm càng có nhiều người sử dụng thì càng có ít lỗi lập trình Chẳng hạn như một phần mềm ERP nước ngoài với khoảng 10.000 người sử dụng sẽ có ít lỗi hơn các phần mềm được phát triển trong nước với một vài trăm người sử dụng, hoặc phần mềm viết theo đặt hàng cho một người sử dụng Phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng

Các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn để xác minh, kiểm tra và theo dõi các lỗi lập trình ở mức cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước ở Việt Nam Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khảnăng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thịtrường, và có khảnăng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo

Ở mức độ thấp nhất, các phần mềm ERP cần phải được viết bằng cách sử dụng công cụ kiểm soát các phiên bản, công cụ này là một hệ thống có tổ chức để theo dõi mã nguồn và các tập tin liên quan của các phiên bản khác nhau giúp cho người viết phần mềm có thể biết một cách chính xác về mã nguồn của một phiên bản cụ thể Điều này cho phép phần mềm có thể đựơc sửa lỗi lập trình và được nâng cấp nhưng hạn chế tối đa sự gián đoạn cho người sử dụng Ở Việt Nam, một số đơn vị phát triển phần mềm thiết kế sẵn thường thay đổi mã nguồn cho từng khách hàng, khiến cho việc quản lý phiên bản rất khó khăn và do vậy việc có thể nhận diện và sửa chữa lỗi lập trình càng khó khăn hơn nữa

Tuy nhiên, người sử dụng cũng cần lưu ý tổng chi phí sở hữu cho Linux có thể sẽ cao hơn tổng chi phí sở hữu cho Windows Nguyên nhân là do có thể chi phí quản lý một hệ thống chạy trên hệ điều hành Linux hoặc chi phí thay đổi một số phần mềm để có thể chạy trên hệ điều hành Linux sẽ cao hơn

Cấu trúc triển khai

Công ty cũng cần xem xét cấu trúc triển khai có thích hợp hay không Một số cấu trúc chính để lựa chọn bao gồm cấu trúc mạng bình đẳng, mạng khách/chủ, mạng nhiều tầng Thông thường, cấu trúc mạng khách/chủ là thích hợp nhất với các công ty ở Việt Nam, bởi vì một máy chủ là đủ để chứa cả phần mềm ERP Đối với mạng nhiều tầng, mỗi thành phần khác nhau của phần mềm sẽ được cài đặt ở các máy chủ khác nhau Một vấn đề nên quan tâm là máy khách có chạy được trên web hay không (nghĩa là có thể sử dụng một trình duyệt web chẵng hạn như Internet Explorer của Microsoft để chạy các phần mềm trên máy khách) hoặc liệu mỗi một máy khách phải được cài đặt một phần mềm riêng (điều này làm cho việc quản lý khó khăn hơn) Máy khách chạy trên web có cả thuận lợi lẫn bất lợi Thuận lợi là dễ triển khai và cập nhật hơn

do không cần phải tác động đến các phần mềm cài đặt trên các máy khách Bất lợi là cơ sở hạ tầng truyền thông ở một số tỉnh ở Việt Nam không tốt và có thể tốn nhiều thời gian hơn dự kiến

để vận hành hệ thống và đôi khi thất bại diễn ra

f. Cấu trúc dữ liệu

Vấn đề cấu trúc dữ liệu thường phát sinh khi có nhiều địa điểm và vấn đề này cũng liên quan đến cấu trúc triển khai Nhìn chung có hai cách tổ chức dữ liệu: tập trung và phân tán

Trong trường hợp cơ sở dữ liệu tập trung, tất cả các địa điểm đề chia sẻ cùng một cơ sở

dữ liệu, và thường ởviệt Nam là đặt ở trụ sở trong khi các địa điểm khác có thể truy cập cơ sở dữ liệu thông qua hệ thống máy chủ-khách chạy trên web

Trong trường hợp cơ sở dữ liệu phân tán, từng địa điểm thường có cơ sở dữ liệu và phần mềm riêng Đối với nhiều phần mềm ở Việt Nam, dữ liệu hoặc báo cáo ở các địa điểm khác được hợp nhất với trụ sở chính thông qua các công cụ nhập/xuất dữ liệu Đồng bộ hoá là một lựa chọn khác nhưng hiếm khi sử dụng ở Việt Nam

Cơ sở dữ liệu tập trung hay đồng bộ hoá cơ sở dữ liệu phân tán cũng liên quan đến việc chọn một giải pháp mạng thích hợp trong số các giải pháp quay số (thông thường hay đường thuê bao số bất đối xướng (ADSL)), mạng cục bộ (LAN), và đường thuê bao với mức chi phí rất khác nhau

III. Ứng dụng của ERP trong các doanh nghiệp của Việt Nam

1. Tình hình chung

Thị trường ERP Việt Nam đi sau khoảng 10-15 năm so với thị trường ERP ở Châu Âu và

Mỹ Vào thời gian đầu, hầu hết các dự án triển khai đều chỉ tập trung vào chức năng: kế toán, vật tư và mua hàng Số lượng chuyên viên tư vấn có khả năng triển khai những dự án ERP quy

mô lớn vẫn còn rất ít, chủ yếu cần có sự trợ giúp từ các chuyên viên tư vấn của Singapore, Ấn

Độ và các quốc gia khác Năm 2003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển với việc ứng dụng của một số công ty như Bảo Minh, Thép Miền Nam, Vinatex…

Trong năm 2004, thị trường ERP phát triển trên nhiều phân khúc khác nhau: cả doanh

nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa và nhỏ Nhiều dự án ERP quy mô lớn được triển khai tại các công ty như Bibica, Tổng Công ty Lương Thực Miền Nam, Vinamilk, Savimex (xem phụ lục 1) Bên cạnh đó, các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải pháp phù hợp

Năm 2005, số lượng nhà cung cấp ERP tại Việt Nam gia tăng với sự tham gia của cả

nhà cung cấp trong và ngoài nước ERP nước ngoài như sản phẩm Dynamics Navision của Microsoft, sản phẩm của SAP, Oracle, Solomon Những nhà phát triển phần mềm trong nước góp phần vào thị trường bằng những phần mềm kế toán tự viết Một số công ty đã bắt đầu đưa ra những giải pháp ERP nội địa như AZ, Diginet, Lạc Việt, Pythis

Năm 2006, thị trường ERP Việt Nam phát triển mạnh ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đối với phân khúc này, các dự án triển khai sử dụng chủ yếu là phần mềm của Oracle như: Prime

Group, công ty TNHH Minh Hiếu, công ty cơ khí Sơn Hà Oracle được xem là nhà cung cấp chiếm nhiều ưu thế trong năm 2006

Tuy nhiên, bắt đầu từ năm 2007, nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP đã đầu tư mạnh mẽ

hơn vào thị trường Việt Nam Đặc biệt, SAP đã có nhiều hoạt động nhằm thu hút khách hàng thông qua:

- Ký kết với các đối tác chiến lược là những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Oracle như FPT, Pythis

- Phát triển và phối hợp đào tạo với nhiều tổ chức và trường đại học nhằm cung cấp nguồn nhân lực lâu dài

Về số lượng, các doanh nghiệp áp dụng ERP cũng gia tăng rất mạnh Nhiều thành công đạt được khi triển khai ở các công ty: Kinh Đô, Phong Phú, Mía đường Lam Sơn…Nhận thức ERP đã được nâng cao hơn so với các năm trước Đồng thời thách thức hội nhập và đổi mới phong cách quản lý dựa trên nền tảng công nghệ đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm

Nhìn chung, trong năm 2006 và 2007, thị trường ERP Việt Nam đã phát triển với sự tham gia của nhiều nhà tư vấn, nhà cung cấp và doanh nghiệp áp dụng

Năm 2008, số hợp đồng, mở rộng nâng cấp không ngừng gia tăng là do thị trường ERP

từng phát triển mạnh trong giai đoạn 2006 – 2007 nên đây là lúc doanh nghiệp triển khai ERP ở giai đoạn đó cảm nhận được hiệu quả mà ERP mang lại, đặc biệt là những lợi ích mà công ty có được so với các đối thủ cạnh tranh Doanh nghiệp lớn đã dành nhiều ngân sách hàng triệu USD, doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng dành ngân sách tương xứng cho việc triển khai ERP Nhiều nhà triển khai cho biết mảng dịch vụ ERP của họ vẫn tăng trưởng đáng kể so với năm 2007 như: FPT, HPT, Gimasys

Tuy nhiên, cũng trong năm 2008, tình hình kinh tế khó khăn do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính kéo theo sự sụt giảm của thị trường ERP trong nước Một số nhà cung cấp giải pháp ERP trong nước đã phải ngưng hoạt động do không đủ sức cạnh tranh với các công ty nước Yếu tố về giá cả là một trong những thách thức mà ERP nội phải đối mặt trong năm 2008 để có thể cạnh tranh với ERP ngoại trong thời kỳ khủng hoảng tài chính

Trong những tháng đầu năm 2009, các nhà cung cấp giải pháp ERP tìm được rất ít dự án,

hợp đồng và bị áp lực về chi phí Về phía doanh nghiệp dự kiến triển khai trong năm 2009 đứng trước 2 sự lựa chọn: tạm ngừng để triển khai vào thời điểm khác hoặc không triển khai Từ tháng 9/2009, thị trường ERP ở Việt Nam có nhiều dấu hiệu tích cực Theo thống kê năm 2009, tỷ lệ các công ty bất động sản trang bị ERP chiếm cao hơn so với các lĩnh vực ngành nghề Đặc biệt, vào cuối năm 2009, đáng chú ý nhất là dự án triển khai ERP có quy mô và giá trị lớn nhất Việt Nam của Petrolimex với trị giá gần 13 triệu USD Kế hoạch triển khai dự án là 2 năm, đến ngày 1/1/2012 sẽ chính thức vận hành Dự kiến 5 phân hệ sẽ được triển khai là: MM (Material Management), SD (Sales & Distributions), FI (Financial), CO (Controlling) và Oil & Gas -phân

hệ chuyên cho ngành xăng dầu

Năm 2010, nhiều dự án của năm 2009 đã được nghiệm thu như dự án ERP của công ty

Tân Hiệp Phát, công ty Thép Việt - Pomina Bên cạnh đó, hàng loạt các dự án mới cũng được

ký kết như: dự án triển khai SAP của công ty tư vấn xây dựng Sino Pacific (SPCC) dự kiến sẽ hoàn thành trong 6 tháng với mức đầu tư ban đầu hơn 20 tỷ đồng, công ty cổ phần thực phẩm Sữa TH (TH Milk) đã ký kết với IBM và CSC khởi động dự án 5 triệu USD để triển khai SAP ERP - phiên bản ECC 6 0

 Số liệu khảo sát về ứng dụng ERP tháng 6.2010

Dưới đây là thông tin kết quả khảo sát về ứng dụng phần mềm ERP trên thế giới vào tháng 6.2010 của một công ty tư vấn quốc tế Có thể các thông này cũng sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp Việt Nam

Bảng 1: Các nhân tố ngăn cản việc ứng dụng ERP

Từ trước đến nay chúng tôi đã vận hành hiệu quả mà không cần ERP 46% Doanh nghiệp của chúng tôi quá bé để ứng dụng ERP 41%

Việc ứng dụng ERP có thể đòi hỏi quá nhiều thời gian và nhân lực 26%

Trong tương lai chúng tôi sẽ vận hành hiệu quả mà không cần ERP 19%

Bảng 2: Điều gì sẽ bắt doanh nghiệp ứng dụng ERP

Giá phần mềm và dịch vụ thấp, nhằm giảm thiểu rủi ro 45%

Một sự kiện thảm họa chứng minh rằng DN không thể hoạt động hiệu quả 15%

Sức ép từ khách hàng hoặc nhà cung cấp đòi hỏi về số liệu và hợp tác 13%

Nhận xét:

Từ năm 2003 đến 2010, tình hình ứng dụng ERP đã phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam: ngày càng nhiều doanh nghiệp trong các ngành nghề khác nhau đã ứng dụng hệ thống này vào công tác quản lý, đặc biệt có sự cạnh tranh gay gắt giữa các giải pháp trong và ngoài nước

Bên cạnh đó, xu hướng ứng dụng ERP theo ngành ngày càng thể hiện rõ nét Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng ERP trong ngành đồ uống như: công ty bia Huế, bia Carlsberg; trong ngành bánh kẹo như Kinh Đô, Bibica, Phạm Nguyên; trong ngành dệt may như công ty May

10, công ty may Tiền Tiến, công ty Savimex, công ty TNHH Mai Phượng Vy; trong ngành bán

lẻ như công ty Thế giới di động, Viễn Thông A, Trần Anh,…Số lượng doanh nghiệp trong ngành ứng dụng càng nhiều và cạnh tranh càng lớn sẽ tạo điều kiện cho ERP phát triển

2. Ứng dụng ERP trong các doanh nghiệp ở Việt Nam

• FPT và dự án triển khai

a. Ngành công nghiệp xăng dầu

-Dự án cung cấp và triển khai hệ thống ERP cho Petrolimex có giá trị hơn 12.6 triệu USD là dự

án lớn nhất trong lịch sử công nghệ thông tin Việt Nam trong lĩnh vực ERP, tính đến tháng 12/2009

-Dự án xây dựng và áp dụng thống nhất các quy trình nghiệp vụ ERP cho Tổng công ty, từ các phòng ban nghiệp vụ của công ty tổng đến các phòng ban của các công ty thành viên (bao gồm các chi nhánh, xí nghiệp, các kho và tổng kho) Các nghiệp vụ ứng dụng ERP gồm: kế toán tài chính; Kế toán quản trị; quản lý kho bể và mua hàng; quản lý bán hàng đặc thù kinh doanh hạ nguồn xăng dầu và quản lý hàng hoá khác thuộc khối Công ty kinh doanh xăng dầu

Dự án có quy mô lớn, phạm vi rộng với 111 điểm triển khai, cho gần 1.400 người dùng tại văn phòng Tổng công ty và tại 41 công ty xăng dầu thành viên cùng các chi nhánh, xí nghiệp, kho và tổng kho trên toàn quốc.

-Dự án được bắt đầu từ 13/11/2009 và dự kiến kết thúc vào ngày 1/1/2012 Quá trình triển khai chia làm hai giai đoạn Giai đoạn 1 triển khai cho văn phòng Tổng công ty và 11 công ty thành viên Giai đoạn tiếp theo sẽ triển khai diện rộng tại 30 công ty thành viên còn lại của Petrolime

• Kết quả: Việc ứng dụng hệ thống ERP vào quản lý giúp Petrolimex hiện đại hóa quy trình quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ việc dự báo nhu cầu, chuẩn hóa quy trình nhập khẩu xăng dầu Điều này góp phần tiết kiệm chi phí của công ty và là yếu tố giúp giảm giá bán xăng dầu ra thị trường, mang lại nhiều lợi ích cho người tiêu dùng

b. Ngành ngân hàng: áp dụng cho ngành ngân hàng Công thương Việt Nam (Vietinbank)

-Dự án triển khai hệ thống thông tin quản lý theo mô hình ERP cho ngành ngân hàng Các phân

hệ nghiệp vụ được xây dựng trên nền tảng giải pháp Oracle Hệ thống ERP được triển khai thành công sẽ giúp Ngân hàng tối ưu hóa nguồn lực tài chính và con người, cũng như tiếp cận nhanh hơn tới các quy trình quản lý tiên tiến trên thế giới Bộ giải pháp do FPT IS triển khai

đã được tích hợp và đóng gói thành các quy trình, chức năng và công cụ quản lý có tính tới đặc thù của ngành ngân hàng

Có giá trị gần 4.3 triệu USD, dự án được triển khai tại trụ sở chính và 144 chi nhánh của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công thương Việt Nam

• Kết quả: Trong môi trường cạnh tranh chuyên nghiệp của lĩnh vực ngân hàng - tài chính hiện

nay, nhu cầu về tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường được đẩy lên hàng đầu Các hệ thống hỗ trợ quản trị và ra quyết định như ERP cho ngành ngân hàng sẽ giúp Vietinbank hoàn thiện các quy trình quản lý và nhanh chóng đưa ra nhiều dịch vụ, sản phẩm tiện ích tới khách hàng

c. Ngành viễn thông

Tập đoàn Viễn thông Di động Toàn Cầu đã chọn FPT IS làm nhà triển khai hệ thống Oracle EBS R12 cho Tập đoàn gồm những phân hệ nghiệp vụ sau

+ Sổ cái

+ Công nợ phải trả/phải thu