Xây dựng công cụ 5s và bước đầu triển khai áp dụng tại trường đại học y dược cần thơ

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ SÁNG KIẾN CẢI TIẾN CẤP TRƯỜNG XÂY DỰNG CÔNG CỤ 5S VÀ BƯỚC ĐẦU TRIỂN KHAI ÁP DỤNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ Tác giả sáng kiến: ThS BS Phạm Thị Mỹ Ngọc Đơn vị công tác: Phịng Đảm bảo chất lượng Nhóm cộng sự: ThS.BS Nguyễn Trần Phương Thảo TS DS Nguyễn Thị Linh Tuyền SV Đặng Quang Phú Cần Thơ, năm 2022 BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ SÁNG KIẾN CẢI TIẾN CẤP TRƯỜNG XÂY DỰNG CÔNG CỤ 5S VÀ BƯỚC ĐẦU TRIỂN KHAI ÁP DỤNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ Tác giả sáng kiến: ThS.BS Phạm Thị Mỹ Ngọc Đơn vị cơng tác: Phịng Đảm bảo chất lượng Nhóm cộng sự: TS DS Nguyễn Thị Linh Tuyền SV Đặng Quang Phú Cần Thơ, năm 2022 MỤC LỤC Lời cam đoan Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình, biểu đồ ĐẶT VẤN ĐỀ CHƯƠNG I TỔNG QUAN CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN SÁNG KIẾN 1.1 Nguồn gốc, khái niệm mơ hình 5S 1.2 Mục đích, ý nghĩa mơ hình 5S trường đại học Y Dược Cần Thơ 1.3 Lý phải thực mơ hình 5S 1.4 Kinh nghiệm áp dụng 5S (Việt Nam, giới) 1.5 Thực trạng môi trường làm việc trường Đại học Y Dược Cần Thơ trước triển khai 5S 1.6 Sự cần thiết để đề xuất sáng kiến cải tiến, thể tính cấp thiết 11 tính sáng kiến cải tiến CHƯƠNG II CƠ SỞ XÂY DỰNG SÁNG KIẾN CẢI TIẾN 13 2.1 Các văn kế hoạch thực 13 2.2 Các công cụ đánh giá 5S tham khảo 14 2.2.1 Công cụ 5S bệnh viện trường Đại học Y Dược Cần Thơ 14 2.2.2 Một số bảng kiểm 5S giới 17 CHƯƠNG III MÔ TẢ NỘI DUNG CẢI TIẾN 21 3.1 Xây dựng công cụ kiểm tra 5S đáp ứng thực tế nhu cầu phát 21 triển trường Đại học Y Dược Cần Thơ 3.1.1 Phiên 5S năm 2020 22 3.1.2 Phiên 5S năm 2021 31 3.1.3 Phiên 5S năm 2022 39 3.1.4 Phiên 5S năm 2022 (phiên cuối) 41 3.2 Triển khai áp dụng công cụ 5S vào thực tiễn 43 3.2.1 Thực 5S đợt 44 3.2.2 Thực 5S đợt 45 3.2.3 Thực 5S đợt 46 3.2.4 Thực 5S năm 2022 46 3.2.5 Một số hình ảnh 5S sau 03 năm triển khai 47 3.3 Khảo sát ý kiến viên chức 5S CHƯƠNG IV BÀN LUẬN 4.1 Xây dựng công cụ 5S đáp ứng mục đích 5S nhu cầu phát triển 49 53 53 Trường Đại học Y Dược Cần Thơ 4.1.1 So sánh công cụ 5S trường Đại học Y Dược Cần Thơ 53 với công cụ 5S bệnh viện Trường Đại học Y Dược Cần Thơ 4.1.2 So sánh công cụ 5S trường Đại học Y Dược Cần Thơ 53 phiên 4.2 Đánh giá bước đầu hiệu áp dụng công cụ 5S vào thực tiễn CHƯƠNG V KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 57 60 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan sáng kiến cải tiến: “Xây dựng công cụ 5S bước đầu triển khai áp dụng trường Đại Học Y Dược Cần Thơ” sản phẩm nhóm chúng tơi, gồm bốn thành viên: ThS.BS Phạm Thị Mỹ Ngọc ThS.BS Nguyễn Trần Phương Thảo TS DS Nguyễn Thị Linh Tuyền SV Đặng Quang Phú Sáng kiến cải tiến chưa công bố công trình khoa học khác; kết quả, số liệu nghiên cứu trích dẫn giới thiệu nghiên cứu hoàn toàn trung thực Tác giả sáng kiến cải tiến Phạm Thị Mỹ Ngọc DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGDĐT Bộ Giáo dục Đào tạo ĐHYDCT Đại học Y Dược Cần Thơ CĐ Cơng đồn CTSV Cơng tác sinh viên ĐBCL Đảm bảo chất lượng ĐTĐH Phòng Đào tạo đại học ĐTSĐH Đào tạo sau đại học ĐTN Đồn niên HCTH Hành tổng hợp KH Kế hoạch KHCN & QHĐN Khoa học công nghệ Quan hệ đối ngoại KT Khảo thí QĐ Quyết định QTTB Quản trị thiết bị TB Thông báo TCCB Tổ chức cán TCKT Tài kế tốn TT Thơng tư TTDV & ĐTTNCXH Trung tâm dịch vụ Đào tạo theo nhu cầu xã hội TTPC Thanh tra pháp chế TT & TT Thông tin truyền thông TV Thư viện VP ĐU Văn phòng đảng uỷ DANH MỤC BẢNG Trang Bảng 3.1 Phân bổ điểm xếp loại 5S theo Khoa (đợt 2) 46 Bảng 3.2 Tỷ lệ % viên chức nhận định phù hợp nội dung đánh 49 giá tiêu chuẩn 5S (n=77) Bảng 3.3 Tỷ lệ % viên chức nhận định phù hợp cấu trúc công 50 cụ 5S bảng hướng dẫn rubrics (n=77) Bảng 3.4 Tỷ lệ % viên chức nhận định ý nghĩa công tác 5S (n=77) 51 Bảng 4.1 Sự khác công cụ 5S trường Đại học Y Dược Cần Thơ 53 bệnh viện Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Bảng 4.2 Thống kê số tiêu chí phiên 5S 54 DANH MỤC HÌNH, BIỂU ĐỒ Trang Hình 1.1 Một số hình ảnh minh hoạ thực trạng phòng trước 10 triển khai 5S Biểu đồ 3.1 Phân bố điểm theo khoảng điểm kiểm tra 5S đợt 45 Hình 3.2 Một số hình ảnh 5S mức tốt đơn vị 48 ĐẶT VẤN ĐỀ 5S phương pháp tiếp cận tổ chức, xếp nơi làm việc cách hệ thống, giúp đối tượng sử dụng (bao gồm người làm việc, người sử dụng dịch vụ) cảm thấy thoải mái thể chất, tinh thần làm việc/ sử dụng dịch vụ; từ cải tiến liên tục nâng cao chất lượng giá trị tổ chức Phương pháp bao gồm năm bước “sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc, sẵn sàng” Chỉ gọi triển khai hiệu mơ hình 5S người lao động thay đổi thái độ, hành vi để trì hoạt động trở thành thói quen thường nhật nhằm đảm bảo môi trường làm việc đạt yêu cầu 5S Việc áp dụng 5S không thiết phải dựa công cụ kỹ thuật đặc biệt không cần tiêu tốn nhiều tài khơng địi hỏi nhiều kiến thức kỹ đặc biệt [2],[3] Qua khảo sát viên chức môi trường làm việc; kết nhận định viên chức “tốt” (72,32 điểm) [1] Tuy nhiên qua đợt kiểm tra nội vụ thực tế cho thấy mức độ sẽ, sẵn sàng nơi làm việc đơn vị chưa đảm bảo, nhiều vật thừa, nội dung không sử dụng hữu nơi làm việc, máy tính ảnh hưởng nhiều đến thuận tiện sử dụng ảnh hưởng đến mỹ quan góc nhìn đánh giá người sử dụng dịch vụ Nhằm đảm bảo nâng cao chất lượng hoạt động, góp phần q trình hình thành văn hoá chất lượng thành viên thuộc trường Đại học Y Dược Cần Thơ, yêu cầu đạt chuẩn môi trường làm việc tiêu chuẩn chất lượng giáo dục sở giáo dục thông tư hướng dẫn Bộ Giáo dục Đào tạo; dựa vào mơ hình 5S áp dụng sở sản xuất; nhóm tác giả thực sáng kiến cải tiến “Xây dựng công cụ 5S bước đầu triển khai áp dụng trường Đại học Y Dược Cần Thơ” phát triển công cụ 5S theo đặc thù môi trường điều kiện làm việc trường đại học áp dụng triển khai từ năm 2020 Qua ba năm, 04 lần cập nhật chỉnh sửa công cụ để đảm bảo tính giá trị khả thi thực Mục tiêu sáng kiến cải tiến: Xây dựng công cụ 5S đáp ứng mục đích 5S nhu cầu phát triển Trường Đại học Y Dược Cần Thơ; Đánh giá bước đầu hiệu áp dụng công cụ 5S vào thực tiễn, bao gồm: đánh giá tính ứng dụng, liệu quản lý thay đổi đơn vị sau triển khai 5S CHƯƠNG IV BÀN LUẬN 4.1 Xây dựng công cụ 5S đáp ứng mục đích 5S nhu cầu phát triển Trường Đại học Y Dược Cần Thơ 4.1.1 So sánh công cụ 5S trường Đại học Y Dược Cần Thơ với công cụ 5S bệnh viện Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Giống nhau: đủ thành tố 5S Khác nhau: bảng 4.1 Bảng 4.1 Sự khác công cụ 5S trường Đại học Y Dược Cần Thơ bệnh viện Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Bệnh viện Trường - Không bắt buộc màu sắc - Quy định màu sắc phân loại vật giấy phân loại vật dụng dụng - Có mức độ đánh giá - Mức độ: có – khơng - Có bảng rubric hướng dẫn đánh giá - Khơng có - Có 30 -38 tiêu chí - Có 29 tiêu chí 4.1.2 So sánh cơng cụ 5S trường Đại học Y Dược Cần Thơ phiên Giống nhau: - Đều có đủ phạm trù 5S - Mức đánh giá: bậc - Có hướng dẫn theo bậc đánh giá Khác nhau: Số lượng tiêu chí khác (bảng 4.2) 53 Bảng 4.2 Thống kê số tiêu chí phiên 5S 2020 2021 2022 2022 (sau cùng) 30 tiêu chí: 31 tiêu chí: 38 tiêu chí: 38 tiêu chí: Sàng lọc (10 tiêu Sàng lọc (11 tiêu Sàng lọc (7 tiêu Sàng lọc (7 tiêu chí) chí) chí) chí) Sắp xếp (8 tiêu Sắp xếp (8 tiêu Sắp xếp (7 tiêu Sắp xếp (7 tiêu chí) chí) chí) chí) Sạch (3 tiêu chí) Sạch (3 tiêu chí) Sạch (7 tiêu chí) Sạch (7 tiêu chí) Săn sóc (6 tiêu chí) Săn sóc (6 tiêu chí) Săn sóc (7 tiêu chí) Săn sóc (7 tiêu chí) Sẵn sàng (3tiêu Sẵn sàng (3tiêu Sẵn sàng (7tiêu Sẵn sàng (7tiêu chí) chí) chí) chí) Trong 25 tiêu Trong 26 tiêu Khác (3 tiêu chí) Khác (3 tiêu chí) chí 5S tiêu chí 5S tiêu chí điểm cộng/ chí điểm cộng/ tiêu chuẩn “best tiêu chuẩn “best practice”) practice”); Phiên năm 2020, 2021: chia theo phạm trù 5S, phạm trù kiểm tra tất hạng mục Hai phiên năm 2022: chia theo hạng mục trang bị đơn vị, hạng mục kiểm tra theo phạm trù 5S Phiên cuối bổ sung: đánh giá theo số phịng ốc đơn vị Có 10 hạng mục (nội dung) đưa vào đánh giá 5S bao gồm: (1) Bàn, kệ, tủ; hộc bàn, hộc tủ…; (2) Tài liệu giấy, văn phòng phẩm; (3) Vật dụng (khơng phải máy móc), dụng cụ, rác, chất thải…; (4) Máy móc 54 (bao gồm máy móc văn phịng máy vi tính, máy in, photopcopy, scan, máy móc dạy thực hành, chuyên dụng ); (5) CSDL, tập tin, tệp máy vi tính; (6) Tường, trần nhà, cửa sổ, sàn nhà; (7) Bảng thông báo, thông tin, lịch/kế hoạch làm việc (quản lý qua lịch làm việc Trường/ Trello/ Kanban/ khác ) (gọi chung: Bảng); (8) Quy trình hoạt động đơn vị; (9) Sự cam kết (kiểm tra ngẫu nhiên hiểu biết: tầm nhìn, sứ mạng, GTCL, TLGD, hiệu Trường, tiêu hoạt động, 5S, CĐR CTĐT ); (10) Các kiểm tra khác: tuỳ theo giai đoạn yêu cầu Ban giám hiệu như: chữ ký điện tử, Google Scholar, Research Gate, định dạng thương hiệu Mỗi hạng mục đưa 05 tiêu chí đạt theo 5S đánh giá theo mức 0: khơng đạt u cầu tiêu chí 100% nội dung đơn vị không đạt yêu cầu 1: đạt yêu cầu tiêu chí mức thấp khoảng 25% nội dung đơn vị đạt yêu cầu 2: đạt yêu cầu tiêu chí mức tương đối, trung bình, chấp nhận 50% nội dung đơn vị đạt yêu cầu 3: đạt yêu cầu tiêu chí mức tốt 75% nội dung đơn vị đạt yêu cầu 4: Tốt, làm mẫu và 100% nội dung đơn vị đạt yêu cầu Ví dụ hạng mục “Bàn, kệ, tủ; hộc bàn, hộc tủ…” tiêu chí “sàng lọc” tiêu chí đạt “Đảm bảo khơng có bàn, kệ, tủ , hộc bàn, hộc tủ…dư thừa”; nội dung dựa vào số lượng cụ để đánh giá mức độ đạt Giả sử đơn vị có 07 tủ, bàn, kệ, tất sử dụng mục đích, khơng có số trống chứa vật dụng linh tinh không phù hợp, hạng mục đơn vị đạt mức Nếu đơn vị có 01 hộc tủ trống chứa vật dụng linh tinh khơng cần thiết đơn vị đạt mức Tuy nhiên người đánh giá cần “lượng” xác số lượng đơn vị có theo hạng mục 55 Đối với tiêu chí “Sắp xếp” tiêu chí đạt “Bàn, kệ, tủ; hộc bàn, hộc tủ…sắp xếp phù hợp công sử dụng, gọn gàng, thẩm mỹ”; tiêu chí “Sạch sẽ” tiêu chí đạt “Bàn, kệ, tủ; hộc bàn, hộc tủ… đảm bảo sẽ” bên cạnh dựa vào % số lượng đạt yêu cầu, người đánh giá phải dựa mức đạt “đảm bảo sẽ” (chất lượng) Hiện nay, việc đánh giá chất lượng chưa đảm bảo tính khách quan thành viên đánh giá Giả sử có 6/7 tủ đơn vị mức chấp nhận 01 tủ dơ người đánh giá chọn mức để đánh giá đơn vị này? Mức hay mức 2? Tuỳ thuộc vào nhận định “chấp nhận được” người Như tiêu chí chất lượng “sạch sẽ”, “thẩm mỹ”, “thuận tiện”, “ngăn nắp”, “sắp xếp khoa học” cịn hạn chế tính cơng đánh giá Về hạng mục 5S, công cụ bao phủ đầy đủ hạng mục có đơn vị Tuy nhiên có số ý kiến qua khảo sát cho việc kiểm tra thêm số thông tin khác theo giai đoạn hoạt động chung Trường chữ ký điện tử, Google Scholar, Research Gate, định dạng thương hiệu khơng cần thiết Ngồi việc đánh giá quy trình bao gồm quy trình cơng việc, quy trình sử dụng/vận hành máy móc cịn giới hạn dừng lại việc có/khơng có quy trình, có/khơng sử dụng, có/khơng số hố quy trình; chưa đánh giá hiệu sử dụng quy trình hiệu suất quy trình Việc kiểm tra theo số phòng phiên cuối giúp cơng đơn vị có ít/nhiều phịng việc đồn đánh giá phải vất vả Kết khảo sát ý kiến cho thấy tỷ lệ % viên chức nhận định mức phù hợp phù hợp cao cho nội dung tiêu chuẩn “sắp xếp” “sạch sẽ”; tỷ lệ % viên chức nhận định nội dung tiêu chuẩn 5S phù hợp khơng phù hợp thấp (1.3-2.6%, n=77), cịn khoảng 1/3 số lượng có ý kiến cho cơng cụ “tương đối phù hợp” phịng Đảm bảo chất lượng tiếp tục rà sốt cơng cụ thời gian tới 56 4.2 Đánh giá bước đầu hiệu áp dụng công cụ 5S vào thực tiễn Lộ trình thực 5S từ tháng 12/2020 đến (chương III) giúp viên chức bước tiếp cận quen dần với việc xếp nơi làm việc theo 5S Giai đoạn đầu, có nhiều ý kiến cho 5S mang tính hình thức không chấp nhận việc kiểm tra ngẫu nhiên; việc chuẩn bị 5S để đối phó với đồn đánh giá Trường gây ảnh hưởng đến công việc ngày đơn vị Nhưng đến nay, việc chuẩn bị “đối phó” nói khơng cịn (đơn vị nhận thông tin kiểm tra gần cuối sáng ngày kiểm tra); đơn vị phân cơng nhân để trì 5S thường xun, thực tế kiểm tra khơng ngăn nắp, giai đoạn thông báo trước hình ảnh “thật” Nhìn chung, hầu hết đơn vị thấy rõ hiệu 5S cam kết thực 5S; có 76,7% viên chức đồng ý/rất đồng ý việc 5S giúp cho môi trường làm việc gọn gàng, sẽ, thuận tiện; 75,4% viên chức đồng ý/rất đồng ý việc thực trì 5S cần thiết Tuy nhiên, có 57,2% viên chức đồng ý/rất đồng ý việc “Công tác kiểm tra 5S ngẫu nhiên, định kỳ thứ năm tuần Trường nên trì”, người xem thực 5S gánh nặng việc kiểm tra đột xuất bất tiện; nhiên theo chúng tôi, hoạt động trở thành “văn hố”, “thói quen” bỏ cơng tác kiểm tra, giám sát cấp Trường Về nhân đơn vị, đơn vị có cách quản lý 5S khác nhau: đa số phân công lịch kiểm tra 5S định kỳ (hằng tuần, tháng), phân công 01 người phụ trách chính, coi 5S cơng việc thường quy cá nhân phải phụ trách khu làm việc Về đồn đánh giá, thành viên tham gia tự nguyện đơn vị có viên chức quản lý đơn vị; đa số thành viên đoàn kiểm tra tích cực, nghiêm túc kiểm tra 5S Việc tham gia rộng giúp đơn vị học tập hình ảnh thực hành điển hình ứng dụng cho đơn vị Tuy nhiên, khối lượng công việc cá nhân, chấm chưa đạt yêu cầu , việc thay đổi nhân đánh giá ngồi 5S gây khó 57 khăn tính ổn định công tiến độ (năm 2022 tháng kiểm tra 19 đơn vị đạt 22.35% số đơn vị toàn trường) Giải pháp thực hiện: chúng tơi có khoảng thành viên (chủ chốt) người tham gia từ giai đoạn đầu thực nghiêm túc việc đánh giá, người ln trưởng nhóm (3 người/nhóm) buổi đánh giá Ngoài hạn chế tính “chất lượng” cơng cụ (phân tích mục 4.1) nên ảnh hưởng đến kỹ thuật kiểm tra nội dung kiểm tra, tính khách quan chưa cao Số lượng đơn vị kiểm tra nhiều (tồn Trường) ảnh hưởng lịch cơng tác Trường, đơn vị nơi công tác nên hạn chế lớn đánh giá bao phủ lặp lại giai đoạn Qua khảo sát ý kiến, có 59,8% viên chức hài lịng/rất hài lịng đội kiểm tra 5S Trường, cần có giải pháp để nâng tính chuyên nghiệp, khách quan, tin cậy thành viên thực đánh giá 5S Qua khảo sát ý kiến, cho thấy tỷ lệ % viên chức nhận định nội dung “Trường nên có hình thức khen thưởng chế tài đơn vị/bộ mơn có điểm cao thấp” mức phù hợp không phù hợp cao so với ý kiến cho nội dung khác (10.4%), viên chức khơng muốn áp dụng chế tài cho 5S Trong phân loại viên chức năm 2021 có áp dụng điểm cộng cho đơn vị có điểm 5S >90 điểm, từ năm 2022 khơng áp dụng Về kết 5S, trình thực bước giúp đơn vị ngăn nắp hơn, hơn; kết đánh giá đợt 1,2,3 có đơn vị điểm thấp (