LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUN GLOBAL

i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHỆ TP HCM KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY SUN GLOBAL Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG Giảng viên hƣớng dẫn : GS.TS VÕ THANH THU Sinh viên thực MSSV: 1211141009 : TRẦN THANH THIÊN Lớp: 12DQN02 TP Hồ Chí Minh, 2016 ii LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan chun đề đƣợc hồn thành dựa kết nghiên cứu Những số liệu luận văn tốt nghiệp đƣợc thực công ty Sun Global, không chép nguồn khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trƣớc nhà trƣờng cam kết Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng Ngƣời thực Trần Thanh Thiên năm 2016 iii LỜI CẢM ƠN Sau khoảng thời gian đƣợc học tập Trƣờng đại học Công Nghệ TP Hồ Chí Minh, đƣợc giúp đỡ, dạy bảo quý báu thầy, cô, bạn bè anh chị đồng nghiệp nơi thực tập, hồn thành luận văn tốt nghiệp Để có đƣợc luận văn hồn chỉnh này, cho phép tơi đƣợc bày tỏ cảm ơn chân thành sâu sắc đến quý thầy cô giáo khoa Quản trị kinh doanh trƣờng Đại học Cơng Nghệ TP.Hồ Chí Minh hƣớng dẫn tận tình, hỗ trợ nhƣ cung cấp kiến thức đặc biệt xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô GS.TS Võ Thanh Thu tận tình bảo, giúp đỡ, thẳng thắn đƣa lời nhận xét chân thành để giúp tơi hồn thiện luận văn Bên cạnh đó, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành m nh đến an giám đốc nhƣ anh chị cơng ty Thái Dƣơng Tồn Cầu, đặc biệt anh chị ph ng Chứng từ - giao nhận hỗ trợ, tạo điều iện hƣớng dẫn nhiệt t nh suốt trình hai tháng tơi thực tập cơng ty Do hiểu biết c n hạn chế thời gian thực tập có hạn nên viết hơng tránh hỏi thiếu sót Vì vậy, tơi mong nhận đƣợc hƣớng dẫn, đóng góp ý kiến thầy tồn thể bạn để tơi có thêm kiến thức bổ sung, nâng cao chun mơn mình, phục vụ tốt cho công việc thực tế sau Cuối c ng tơi xin ính chúc sức hỏe đến thầy cô để tiếp tục dẫn dắt truyền đạt kiến thức cho sinh viên Tôi xin gửi lời chúc thành công đến qu công ty Thái Dƣơng Tồn Cầu, để cơng ty ngày phát triển vững mạnh đạt đƣợc ết inh doanh tốt nhƣ mong đợi Chân thành cảm ơn iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc - NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ tên sinh viên: Trần Thanh Thiên MSSV: 1211141009 Khóa: 2012-2016 Thời gian thực tập: 22/2 – 17/4/2016 Bộ phận thực tập: Chứng từ - Giao nhận Về tinh thần, thái độ trách nhiệm với công việc ý thức chấp hành kỷ luật Kết thực tập theo đề tài Nhận xét chung Tp Hồ C Mn n t n Đ n vị t ực tập năm 2016 v NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên sinh viên: Trần Thanh Thiên MSSV: 1211141009 Khóa: 2012-2016 ĐỀ T I MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUN GLOBAL TP HCM, ngày tháng năm 2016 Ký tên GS.TS VÕ THANH THU vi MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 C sở lý luận 1.1.1 Khái niệm chung giao nhận hàng hóa quốc tế 1.1.2 Khái niệm giao nhận hàng hóa đường biển 1.1.3 Đặc điểm vai trò giao nhận 1.2 C sở pháp lý quy trình giao nhận bằn đường biển 1.2.1 Các sở pháp lý 1.2.2 Các nguyên tắc 1.3 Quy trình chuẩn nhập hàng hóa bằn đường biển 11 1.3.1 Hàng nguyên container (FCL) 12 1.3.1.1 Nhận chứng từ từ đại lý 12 1.3.1.2 Trình HBL cho hãng tàu 12 1.3.1.3 Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu 13 1.3.1.4 Lấy D/O từ hãng tàu 13 1.3.1.5 Làm thủ tục hãng quan 13 1.3.2 Hàng lẻ (LCL) 16 1.3.3 Lập chứng từ pháp lý để bảo khách hàng 16 1.3.4 Quyết toán 16 1.4 Kinh nghiệm hồn thiện quy trình nhập cơng ty quốc tế Việt Nam rút học 17 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY SUN GLOBAL 19 2.1 Giới thiệu công ty Sun Globlal 19 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 19 vii 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 20 2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 22 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức công ty 22 2.1.3.2 Chức phòng ban 22 2.1.4 Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2013 – 2015 24 2.1.5 Tình hình giao nhận hàng nhập công ty từ năm 2013 – 2015 26 2.2 Phân tích quy trình nhập bằn đường biển công ty Sun Global 30 2.2.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng 30 2.2.2 Nhận kiểm tra chứng từ 32 2.2.3 Lấy lệnh hãng tàu 37 2.2.4 Kiểm tra lại chứng từ khai hải quan điện tử hàng nhập 40 2.2.5 Chuẩn bị hồ sơ mở tờ khai hải quan hàng nhập 43 2.2.6 Thanh lý tờ khai hải quan 45 2.2.8 Thanh lý hợp đồng toán 49 2.3 Đ n t ực trạng quy trình nhập bằn đường biển cơng ty Sun Global 50 2.3.1 Kết 50 2.3.1.1 Thành công 50 2.3.1.2 Hạn chế 51 2.3.2 Nhân tố tác động 53 2.3.2.1 Chủ quan 53 2.3.2.2 Khách quan 54 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY SUN GLOBAL 55 3.1 Giải pháp 1: Khắc phục sai sót q trình nhận – kiểm tra chứng từ từ khách hàng chuẩn bị 55 3.1.1 Nội dung giải pháp 55 viii 3.1.2 Điều kiện giải pháp 55 3.1.3 Dự trù kết thực giải pháp 56 3.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện bước khai quan đ ện tử 56 3.2.1 Nội dung giải pháp 56 3.2.2 Điều kiện thực giải pháp 57 3.2.3 Dự trù kết thực giải pháp 57 3.3 Giải pháp 3: Linh hoạt khâu chuẩn bị tiền toán 58 3.3.1 Nội dung giải pháp 58 3.3.2 Điều kiện thực giải pháp 58 3.3.3 Dự trù kết thực giải pháp 58 3.4 Giả p p Đảm bảo an toàn cao khâu vận chuyển 59 3.4.1 Nội dung giải pháp 59 3.4.2 Điều kiện thực giải pháp 59 3.4.3 Dự trù kết thực giải pháp 59 KẾT LUẬN 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 PHỤ LỤC 64 ix DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT DIỄN GIẢI TẮT AEC ASEAN Cộng đồng kinh tế ASEAN (ASEAN Economic Community) Hiệp hội quốc gia Đông Nam Á (Association of Southeast Asian Nations) B/L Vận đơn ( ill of lading) C/A Chứng thƣ phân tích thành phần sản phẩm (Certificate of Analyst) C/O Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) CFS Trạm container làm hàng lẻ Cont Container COR Biên bảng hƣ hỏng đổ vỡ (Cargo Outturn Report) D/O Lệnh giao hàng ( Delivery Order) EIR ETA ETD EU FIAFA FLC Phiếu giao nhận contianer xuất nhập kho bãi (Equipmet Interchange Receipt) Thời gian dự kiến tàu đến (Estimated time of completion) Thời gian dự kiến tàu chạy hay khởi hành (Estimated time of departure) Liên Minh Châu Âu (European Union) Liên đoàn quốc tế hiệp hội giao nhận- FIATA (Fédération Internationale des Associatión de transitaires et Assimiles) Hàng nguyên container (Full container Load) x HBL Vận đơn đại lí giao nhận phát hanh (House Bill of lading) HQCK Hải quan cửa HQĐT Hải quan điện tử ICD Hải quan nội địa, Cảng khô (Inland Clearance depot) KV3 Khu vực LCL Hàng lẻ (Less than Container Load) LOR Thƣ dự kháng (Letter of reservation) Mã HS Mã số hàng hóa xuất nhập theo hệ thống phân loại hàng hóa có tên “Hệ thơng hài hịa mơ tả mã hóa hàng hóa” MBL Vận đơn gốc hãng tàu phát hành (Master Bill of lading ) NOR Thông báo hàng đến (Notice of Arrival) ROROC Biên kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh THC VICC Chi phí quản lí điều hành, phí xếp dỡ, chứng từ, (Terminal Handling Charge) Ph ng Thƣơng mại Công nghiệp Việt Nam (Vietnam Chamber of Commerce and Industry) WTO Tổ chức thƣơng mại giới (World Trade Organization) XNK Xuất nhập 49  Một số cơng ty giao nhận chƣa có đội xe hùng hậu, nên thuê dịch vụ vận chuyển cơng ty vận tải chun nghiệp Chính thế, công ty giao nhận phụ thuộc nhiều cơng ty vận tải  Bãi hạ rỗng thƣờng đƣợc quy định hãng tàu, số bãi xa kho riêng doanh nghiệp phải nhiều thời gian chi phí vận chuyển Gây thiệt hại cho công ty 2.2.8 Thanh lý hợp đồng tốn Sau hi hàng hóa đƣợc mang kho riêng khách hàng, nhân viên giao nhận tiến hành mang chứng từ gốc biên lai chi phí liên quan để tốn công ty Sun Global Nhân viên giao nhận kê khai lại tất khoản chi phí bảng “ Đề nghị tốn” nhƣ: chi phí lấy lệnh, chi phí khai hải quan, chi phú trucking, chi phí nâng hạ container số biên lai thu phí khác cho phịng kế tồn Sun Global Sau nhân viên ế toán tổng hợp lại tất chi phí với phí dịch vụ cơng ty, hóa đơn tr nh giám đốc thơng qua ký xác nhận Sau nhân viên giao nhận mang tồn chứng từ có liên quan đến lơ hàng với hóa đơn tốn đến cơng ty ORISTAR cho nhân viên kế tốn cơng ty xem xét iểm tra lại lần nữa, xem đầy đủ hay chƣa, trƣớc toán tiền cho Sun Global Ưu đ ểm:  Nhân viên kế toán thực việc lý nhanh chóng có đầy đủ chứng từ, hóa đơn biên lai lơ hàng vừa thực xong Tạo an tâm cho khách hàng trình bày rõ ràng khoản cho tồn lơ hàng  Đa phần khách hàng công ty công ty hợp tác nhiều lần nên thƣờng việc toán tiền dịch vụ lơ hàng diễn nhanh, gọn Khi khách hàng cơng ty có đầy đủ chứng từ, hóa đơn bảng kê khai chi phí thực lơ hàng Hạn chế:  Vấn đề xét duyệt hóa đơn hay giấy tờ để tốn với khách hàng giám đốc có phần thiếu linh động Vì giấy tờ, biên 50 giao hóa đơn phải đƣợc xét duyệt chữ ký giám đốc xem hợp lệ Cụ thể nhƣ, Giám đốc có việc cơng tác xa vài ngày, th việt xét duyệt chứng từ để thu tiền hách hàng bị chậm lại, gây ảnh hƣởng đến uy tín khả xoay vốn cơng ty  Hồn trả đầy đủ chứng từ lơ hàng cho hách hàng sau hi hoàn thành tất khâu phụ thuộc vào số đối tác hác nhƣ: cơng ty vận tải, hãng tàu, Vì họ giữ vài chứng từ quan trọng nhƣ giấy hạ container, tiền ký gửi mƣợn container, 2.3 Đ n t ực trạng quy trình nhập bằn đường biển công ty Sun Global 2.3.1 Kết 2.3.1.1 Thành cơng Quy trình dễ thực hiện, v quy tr nh mà công ty Sun Global thực thƣờng xuyên hàng nhập đƣờng biển Khâu liên hệ với hách hàng để nhận chứng từ đƣợc thực cách nhanh chóng Cũng nhƣ khâu kiểm tra nội dung chứng từ có xảy sai sót Các nhân viên thực quy tr nh nắm rõ thời gian cách làm việc hãng tàu nên chủ động việc lấy lệnh giao hàng, tiết kiệm đƣợc thời gian chi phí thực lơ hàng Phần mềm khai Hải quan đơn giải, dễ thực hiện, nhận đƣợc hỗ trợ từ công ty cung cấp dịch vụ phần mềm khai báo Hải quan điện tử hỗ trợ thông tin từ chi cục Hải quan, xử lý kịp thời số vấn đề hó hăn gặp phải Đối với ví dụ hàng nhập nguyên container nên việc lấy hàng dễ dàng hơn, chuẩn bị phƣơng tiện vận chuyển kiệp thời để kéo container kho riêng tiến độ, thời gian quy định lƣu bãi cảng, tránh xảy số trƣờng hợp không lấy đƣợc hàng khỏi cảng để bàn giao cho khách phát sinh phí lƣu container Trên thành cơng quy trình nhập đƣờng biển mà công ty Sun Global áp dụng, mang hiệu định Dù quy trình quy trình phổ biến hầu hết cơng ty logistics Việt Nam, 51 nhƣng hông thể tránh khỏi hạn chế tồn bƣớc quy trình số hạn chế quy tr nh gặp phải, hạn chế tiêu biểu 2.3.1.2 Hạn chế Hạn chế 1: Nhân viên giao nhận nhận chứng từ từ hách hàng thƣờng gặp sai sót kiểm tra qua lại chứng từ Biểu hiện: Một nhân viên giao nhân phải thực lúc nhiều hợp đồng công ty khách hàng khác nên dễ bị nhầm lẫn khâu kiểm tra chuẩn bị chứng từ Chẳng hạn nhƣ, c ng ngày nhân viên chứng từ phải đến ba hách hàng để lấy chứng từ, không chuẩn bị b a đựng hồ sơ riêng cho chứng từ nên việc xếp chứng từ cho lô hàng gắp rắc rối Hay q trình thực lơ hàng, việc phải qua lại công ty để lấy chứng từ bổ sung nhƣ giấy giới thiệu hay chữ ký số làm cho nhân viên giao nhận gặp hó hăn tr nh đƣờng nhƣ cầm lúc nhiều chứng từ tiếng anh dễ xếp nhầm Dẫn đến việc nộp sai chứng từ cho hải quan Hậu quả: Việc kiểm tra thiếu cẩn thận dẫn đến sai sót, gây hậu nghiêm trọng, nhƣ làm giảm chuyên nghiệp nhân viên giao nhận uy tín cơng ty giao nhận lòng khách hàng, việc nộp chứng từ hông cho Hải quan mở tờ khai, dẫn đến việc bị hải quan bắt bẻ gây khó dễ tốn thêm thời gian bổ sung hay mang chứng từ đến công ty biết nhận thiếu chứng từ quan trọng lô hàng lại phải quay lại công ty khách hàng để lấy thêm chứng từ Những điều làm cho tiến trình thực quy trình bị chậm tốn thời gian hơng đáng có Hạn Chế 2: Nhân viên chứng từ sử dụng phầm mềm hai điện tử gặp hó hăn Biểu hiện: Nhân viên chứng từ thƣờng gặp phải số lỗi việc nhập thông tin lô hàng phần mềm công ty Thái Sơn để tiến hành khai Hải quan điện tử, ví dụ nhƣ: nhập sai số B/L, số hiệu cont, seal, hay mơ tả thơng hàng hóa đơi lúc chƣa thật rõ ràng thƣờng bị hải quan bắt khai lại chi tiết hơn, lơ hàng có q nhiều mẫu mã chủng loại khác 52 việc nhập mã số, chi tiết mẫu lại khó dễ sai sót Cịn q trình truyền liệu tới hệ thống Hải quan điên tử chi cục Hải quan thƣờng gặp số lỗi hệ thống mạng bảo trì, hay kết nối truyển dẫn đến máy trung tâm gây hậu không lấy đƣợc số tờ khai hay số tiếp nhận tờ khai kết phân luồng Hậu quả: Việc nhập sai số liệu số cont, số seal phải nhiều thời gian để kiểm tra lại tồn sửa chữa lại có số liệu sai, phải tốn thêm chi phí, mà ngƣời phải chịu chi phí chỉnh sửa số cont, số seal nhân viên chứng từ, ngƣời trực tiếp nhập liệu liệu Cịn việc hệ thống đôi lúc bị lỗi hay mạng không ổn định làm cho việc nhận kết bị sai lệch với kết thực tế hay bị chậm, phải đợi chờ thời gian, gây trì trệ bƣớc quy trình Hạn chế 3: Mất thời gian để chuẩn bị tiền để làm hàng việc toán chƣa thực chuyên nghiệp Biểu hiện: Trong q trình làm hàng, lơ hàng với số lƣợng hàng lớn,thì việc đóng thuế, lấy D/O, kiểm dịch, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục mƣợn cont, tốn nhiều Trƣờng hợp, lơ hàng có đến mƣời container phụ phí phải đóng lớn, chƣa ể container lạnh th giá mƣợn container cao Và nhân viên giao nhận không nắm rõ tổng số tiền cần đƣợc chuẩn bị xác để phục vụ cho tiện tốn, số hãng tàu hông thông báo rõ giá mƣợn container nên việc chuẩn bị trƣớc gặp hó hăn Và việc nhân viên giao nhận mang theo nhiều tiền mặt bên m nh nhƣ gây nhiều bất lợi cho nhân viên Ngay việc toán, nhận tiền từ khách hàng đƣợc thực đa số tiền mặt trực tiếp giao cho nhân viên giao nhận, số khách hàng chọn chuyển khoản Hậu quả: Việc chuẩn bị tiền nhân viên kế tốn hơng đủ cho nhân viên giao nhận thực giao dịch hãng tàu, ph ng thƣơng vụ cảng, ngân hàng hay kho bạc Nhà nƣớc Gây hó hăn cho nhân viên giao nhận, chậm trễ việc lấy giao hàng cho khách hàng, nhân viên giao nhận giữ nhiều tiền mặt đôi hi bất lợi, tọa không an tồn xảy tình nguy hiểm cho nhận viên mà điều th khơng muốn 53 Hạn chế 4: Vận chuyển hàng hóa từ cảng đến kho khách hàng gặp nhiều trở ngại Biểu hiện: Đối với lơ hàng lớn, có nhiều container mà bên đội vận chuyển công ty hông đủ số lƣợng xe để vận chuyển Buộc công ty phải thuê dịch vụ vận chuyển tất nhiên phải phụ thuộc vào họ nhiều, phải tốn phí th xe, chƣa ể có trục trặc thời gian nhƣ vận chuyển số ngày thƣơng lƣợng trƣớc cơng ty vận chuyển thu thêm phí th xe Các hãng vận tải đơi hi gây hó cho cơng ty giao nhận, khơng chấp nhận vận chuyển lô hàng lẻ, lô hàng mà phải giao cho nhiều khách hàng địa điểm khác nhau, hay lơ hàng có số lƣợng container q họ thấy khơng thu đƣợc lợi nhuận cao, đ i tăng chi phí vận chuyển Đơi hi hàng hóa đƣợc vận chuyển sai ho quy định, chủ hàng thay đổi vị trí giao hàng ban đầu đƣợc quy định hợp đồng, nhƣng lại không thông báo kịp thời cho hãng vận tải Hậu quả: Việc đội xe công ty hông đủ khả đáp ứng để chuyên chở số lô hàng cho khách, dẫn đến lấy hết cont khỏi cảng thời gian, mà phải chia nhiều lần, làm chậm trình giao hàng, hông đủ cont giao cho khách hàng khoảng thời gian thƣơng lƣợng Việc công ty vận tải tăng giá gây ảnh hƣởng không nhỏ đến giá dịch vụ công ty giao nhận báo giá với khách hàng, thời buổi kinh tế khó khắn có nhiều biến động nhƣ Và việc giao sai địa điểm phát sinh thêm số chi phí hơng đáng có, tạo trở ngại cho việc vận chuyển hàng hóa 2.3.2 Nhân tố tác động 2.3.2.1 Chủ quan Phân bố cơng việc chƣa thật sợ hợp lí cấp trên, nhân viên phải làm lúc nhiều lô hàng hay nhiều khách hàng Tính chủ quan nhân viên trình thực hiên bƣớc quy trình giao nhận hàng hóa Thiếu tính cẩn trọng việc xếp hồ sơ, chứng từ lô hàng Chƣa thật chủ động việc liên hệ với khách hàng hay hãng vận tải, dẫn đến việc chuẩn bị xe chở hàng không kịp thời, giao hàng chậm tiến độ 54 Khơng nắm rõ tình trạng thực tế lô hàng chủ quan việc vận chuyển, không theo dõi giám sát kỹ lƣỡng trình xếp dỡ hàng, dẫn đến trƣờng hợp xấu xảy hông đƣợc xử lý kịp thời Tr nh độ nhân viên non yếu, thiếu kinh nghiệm xử lý tình thực tế, chƣa chuẩn bị phƣơng án dự ph ng để khắc phục nhƣ giảm nhẹ thiệt hại cố cách nhanh 2.3.2.2 Khách quan Thủ tục hành quan c n há phức tạp, quy định, thông tƣ thủ tục hải quan đƣợc ban hành thay đổi liên tục Hệ thống mạng khai báo Hải quan điện tử dễ bị nghẽn, đƣờng truyền hay bị lỗi, làm cho việc lên tờ khai Hải quan điện tử gặp khơng hó hăn T nh h nh giao thông đƣờng bộ, sở hạ tầng cụm cảng kém, chƣa thật đáp ứng đƣợc khối lƣợng hàng hóa xuất nhập ngày tăng, chƣa đƣợc nâng cấp mở rộng kịp thời nhƣ: t nh trạng kẹt xe, ùn tắc giao thông, đƣờng xá ngày xuống cấp, hƣ hỏng, có nhiều tuyến đƣờng hẹp chƣa đƣợc nâng cấp mở rộng, sơmi rơmooc cảng cũ hay bị hƣ hỏng, gây hó hăn cho việc vận chuyển hàng hóa Một số quy định nhà nƣớc tuyến đƣờng vận chuyển thời gian đƣợc phép lƣu thông, đặt biệt xe có trọng tải nặng nhƣ xe chở container cịn hạn hẹp, gây số trở ngại cho việc xếp thời gian, giảm cƣớc vận chuyển 55 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HĨA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY SUN GLOBAL 3.1 Giải pháp 1: Khắc phục sai sót trình nhận – kiểm tra chứng từ từ khách hàng chuẩn bị 3.1.1 Nội dung giải pháp Thứ nhất, công ty Sun Global lên kế hoạch thực bảng phân công công việc cụ thể rõ ràng cho nhân viên Cụ thể phịng kế tốn phân cơng cơng việc vào cuối ngày thông qua mail cá nhân ngƣời, sau hi tổng hợp việc cần thực cho ngày Nhƣ tránh tình trạng việc ngƣời chồng chéo lên việc ngƣời hác tránh đ ng đẩy trách nhiệm Thứ hai, ban giám đốc công ty Sun Global tiến hành nhanh việc mở lớp huấn luyện cách kiểm tra chứng từ cho nhân viên giao nhận nhƣ nhân viên phận khác, cách nhanh xác Các buổi huấn luyện đƣợc tổ chức vào chiều thứ tuần kéo dài tháng Bên cạnh dạy số thuật ngữ tiếng anh thƣơng mại thông dụng giúp nhân viên hiểu nội dung chứng từ Từ hạn chế tối đa sai sót qua trình kiểm tra chứng từ nhận khách hàng Thứ ba, công ty đƣa quy định việc kỷ luật nhân viên làm việc thiếu tập trung dẫn đến sai sót khâu kiểm tra chứng từ hay khâu khác Việc có quy đinh khắc khe giúp cho nhận viên tâm vào công việc, có trách nhiệm với việc m nh làm góp phần giúp cơng ty đảm bảo uy tín chất lƣợng dịch vụ 3.1.2 Điều kiện giải pháp  Nhân viên phải biết nghe, chu đáo có tr nh độ chun mơn nghiệp vụ tốt  Công ty phải thuê đƣợc ngƣời vững chuyên môn nghiệp vụ có nhiều kinh nghiệm để tập huấn lại cho nhân viên công ty  Công ty phải lập ngân sách cho việc chi trả khoản tập huấn cho ngƣời giảng dạy Ngân sách dự kiến cho buổi học 6.000.000 vnđ 56  Phải có hợp tác chặt chẻ cơng ty khách hàng, việc khách hàng cung cấp đầy đủ chứng từ cho nhân viên giao nhận  Các phịng ban phải tổng hợp cơng việc cần thực ngày cho phịng kế tốn xếp trƣớc 17h ngày (trừ thứ trƣớc 11h30 cơng ty làm việc buổi vào ngày đấy)  Các nhân viên phải ký cam kết thực quy định cách nghiêm chỉnh 3.1.3 Dự trù kết thực giải pháp Thời gian kiểm tra chuẩn bị chứng từ đƣợc rút ngắn lại, đƣợc thực nhanh hơn, xác nhờ cac nhân viên đƣợc trang bị kỹ kiến thức Phân chia nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên lô hàng giúp tránh trƣờng hợp nhân viên lấy nhầm chứng từ từ lơ hàng hác Đảm bảo tính thơng mặt nội dung chứng từ lô hàng, đồng thời phát kịp thời sai sót để có cách khắc phục Rút ngắn thời gian thực quy trình, tiết kiệm đƣợc thời gian di chuyển, tiết kiệm phí làm hàng Sau khóa học nhân viên tự tin chuyên môn nhƣng xem xét chứng từ tiếng anh Thể đƣợc chuyên nghiệp nhân viên góp phần nâng cao uy tín danh tiếng cơng ty 3.2 Giải pháp 2: Hồn thiện bước khai quan đ ện tử 3.2.1 Nội dung giải pháp Đầu tiên, kiểm tra định kỳ kiến thức liên quan đến việc lập tờ hai nhƣ nội dung tờ hai nhân viên chứng từ, tháng kiểm tra lần, trƣởng phòng chứng từ ngƣời chịu trách nhiệm đánh giá chất lƣợng nhƣ iến thức nhận viên phận Tiếp theo, Sun Global nâng cấp tồn hệ thống máy tính cơng ty, lắp thêm modem phát wifi để tăng cƣờng tốc độ mạng internet nhƣ tính ổn định hệ thống đƣờng truyền Hơn nữa, phần mềm khai hải quan điện tử công ty phần mềm Thái Sơn cung cấp đƣợc cập nhật phiên thƣờng xun, hi phía Thái Sơn có 57 thơng báo, hay việc bảo dƣỡng phần mềm đƣợc công ty Thái Sơn hỗ trợ kiểm tra định kỳ tháng/1 lần Cuối nhân viên phận chứng từ đƣợc đƣa tập huấn để cập nhật thông tin nhƣ phần mềm khai hải quan, hi quan Hải quan có thay đổi nội dung hay quy trình thực hai điện tử 3.2.2 Điều kiện thực giải pháp  Công ty phải chuẩn bị ngân sách cho việc đầu từ thay đổi trang thiết bị, kinh phí dự trù cho việc thay đổi khoảng 80.000.000 vnđ  Trƣởng phòng chứng từ phải ngƣời am hiểu có kiến thức vững khai hải quan điện từ để giúp nhận viên hoàn thiện kỹ nhƣ iến thức lên tờ khai  Công ty sử dụng phần mềm khai hải quan nhà cung cấp có uy tín nhƣ Thái Sơn, FPT, Để gặp vấn đề phần mềm bên phía nhà cung cấp cho nhân viên đến công ty để xử lý lỗi Và việc bảo dƣỡng phần mềm hồn tồn miễn phí thời hạn bảo hành phần Nếu hết bảo hành lần bảo dƣỡng 200.000 vnđ  Các thông tin nâng cấp phần mềm, hay quy định phủ phải đƣợc cập nhật cách sớm để giúp công ty hoàn thiện hâu hai hải quan điện tử 3.2.3 Dự trù kết thực giải pháp ƣớc khai hải quan đƣợc thực dễ dàng nhanh chóng nhờ đội ngũ nhân viên có inh nghiệm, kiến thức vững chắc, rút ngắn đƣợc thời gian, tiết kiệm chi phí dịch vụ lại cho công ty nhân viên, hạn chế đƣợc trƣờng hợp sai sót thƣờng xảy Tờ hai đƣợc kiểm tra cách kỹ hơn, nhân viên thời gian cho việc chỉnh sửa tờ khai Tránh đƣợc tình trạng áp mã HS nhầm, áp nhầm mã kéo theo nhiều hệ lụy: Truyền sửa tờ khai, nộp bổ sung xin hoàn thuế, chạy chạy lại để làm thủ tục sửa, dẫn đến thông quan chậm trễ Công ty có phƣơng án dự ph ng hi trƣờng hợp xấu xảy ra, giúp cho nhân viên không bị lúng túng giải tình Hồn thiện tốt khâu lên tờ hai HQĐT, cơng ty tự tinh tr nh độ chuyên môn, phát triển dịch vụ khai thuê hải quan 58 3.3 Giải pháp 3: Linh hoạt khâu chuẩn bị tiền toán 3.3.1 Nội dung giải pháp Thứ nhất, Sun Global mở thêm tài khoản toán ngân hàng nƣớc ngân hàng nƣớc có Việt Nam nhƣ: AC , Vietcomban , Viettinbank, Citibank, HSBC, Thứ 2, Công ty dự trữ khoản tiền mặt định công ty, để giải nhanh số vấn đề toán cấp bách Thứ 3, Các nhân viên thực lô hàng đƣợc cấp tài khoản để thuận tiện cho việc toán giao dịch hãng tàu, ngân hàng hay cảng Thứ 4, Sun Global thỏa thuận với khách hàng khoản toán tiền mặt khoản đƣợc toán chuyển khoản Thứ 5, Công ty thông báo cho khách hàng việc tốn tiền đƣợc cơng ty thu khoảng tuần sau hi Sun Global hoàn tất thủ tục hoàn thành việc bàn giao hàng hóa cho khách hàng 3.3.2 Điều kiện thực giải pháp  Các điều kiện toán công ty phải bàn bạc kỹ lƣỡng với khách hàng  Các ngân hàng mà Sun Global mở taì khoản phải ngân hàng lớn có uy tín  Ngân sách tiền mặt công ty chuẩn bị sẵn khoảng 400.000.000 vnđ  Nhân viên giao nhận phải phối hợp chặt chẽ với nhân viên phòng kế toán  Khi khách hàng toán tiền mặt, lơ hàng có giá trị lớn phải có nhân viên Sun Global đến công ty khách hàng để nhận tiền 3.3.3 Dự trù kết thực giải pháp Việc toán đƣợc tiến hành nhanh hơn, tiết kiệm thời gian để thực tiếp khâu khác quy trình giao nhận Tiết kiệm đƣợc chi phí lại, tránh đƣợc nhiều sai sót liên quan đến tiền bạc, nhƣ đảm bảo uy tín cho việc 59 tốn chi phí lại với hách hàng Tăng tính chuyên nghiệp cho dịch vụ công ty 3.4 Giả p p Đảm bảo an toàn cao khâu vận chuyển 3.4.1 Nội dung giải pháp Trƣớc hết, công ty Sun Global cử nhân viên theo giám sát tình hình hàng hóa từ cảng đến kho riêng khách hàng cho lô hàng cụ thể Nếu có vấn đề hƣ hỏng hay cố xảy báo trực tiếp cho công ty để đƣa cách hắc phục Bên cạnh đó, Sun Global chọn hợp tác với cơng ty vận tải lớn có uy tín lĩnh vực vận chuyển hàng hóa họ đáp ứng đƣợc số lƣợng nhƣ chất lƣợng phƣơng tiện vận tải Tiếp theo, công ty lên kế hoạch cụ thể cho việc đầu tƣ đội xe vận tải riêng công ty tuyển lái xe có kinh nghiệm đặt an tồn lên hết Vì có đội xe hùng hậu công ty đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng mà không cần phải thuê xe đơn vị vận tải khác 3.4.2 Điều kiện thực giải pháp  Công ty Sun Global cần chọn hãng xe có uy tín nhƣ Quốc Nghĩa, Nguyễn Long, SNP Tân Cảng, Tuấn Hiệp,  Sun Global cần có kế hoạch lên ngân sách cho việc đầu từ mua xe đầu kéo khoảng 3.500.000.000 vnđ  Nhân viên vận tải nhận viên giao nhận kết hợp chặt chẽ để đảm bảo tình trạng hàng hóa tốt  Các nhân viên phải biết rõ tính chất, đặc điểm hàng hóa để việc xếp hàng xe cách hợp lí an tồn 3.4.3 Dự trù kết thực giải pháp Khâu vận chuyển đƣợc chuẩn bị cách kỹ lƣỡng có thể, với đội xe riếng cơng ty hàng hóa đƣợc giao cho khách hàng thời gian sớm nhất, sớm so với thời gian dự tr , điều khơng đem lại lợi ích cho cơng ty giao nhận mà c n cho phía hách hàng, đảm bảo trình kinh doanh sản xuất họ, cơng ty giao nhận có đƣợc hình ảnh tốt đẹp, mối quan hệ hợp tác lâu dài hơn, uy tín thị trƣờng giao nhận đƣợc nâng tầm cao ên cạnh 60 đó, c n có mối quan hệ tốt với hãng vận tải, đảm bảo cho cơng ty giao nhận ln ln có xe vận chuyển hàng thời gian, địa điểm quy định cho khách hàng để hồn thành q trình giao nhận tốt Đồng thời chấp hành quy định nhà nƣớc ban hành, chấp hành luật an tồn giao thơng đƣờng bộ, hình ảnh cơng ty trở nên đẹp Có thể chi phí bỏ để thực giải pháp cao so với b nh thƣờng, nhƣng đổi lại uy tín, chất lƣớng hiệu cao, điều mà Sun Global cần hƣớng tới 61 KẾT LUẬN Vận tải biển phƣơng thứ vận tải quốc tế lâu đời đƣợc xem quan trọng giao thƣơng hàng hóa quốc tế Tại Việt Nam ngành vận tải biển bƣớc phát triển góp phần thúc đẩy Việt Nam hội nhập vào kinh tế giới với phát triển ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa đƣờng biển Sau gia nhập WTO, tạo nhiều hội cho công ty giao nhận xuất nhập Việt Nam phát triển hết lực Bên cạnh hội cạnh tranh ngày gay gắt khốc liệt diễn ra, không cạnh tranh với doanh nghiệp nƣớc, mà phải cạnh tranh với doanh nghiệp ngồi nƣớc Những doanh nghiệp khơng muốn bị đnah bại phải ln ln nâng cao lực cạnh trang m nh Để đứng vững không ngừng phát triển, mở rộng thị trƣờng hoạt động, nhƣ qui mô inh doanh công ty Nhƣ vậy, công ty cần phải cố chiến lƣợc thay đổi phù hợp, vấn đề nan giải khơng cơng ty Sun Global mà cịn tất doanh nghiệp Việt Nam Ngoài việc hoàn thiện, nâng cao kỹ đề giải pháp, việc quan trọng trƣớc công ty giao nhận lúc muốn đứng vững thời buổi kinh tế hó hăn, lạm phát xảy thƣờng xuyên nhƣ việc nâng cao sức cạnh tranh Cạnh tranh loại bỏ hay bỏ xa đƣợc đối thủ Việc cạnh tranh buộc doanh nghiệp phải có thay đổi theo chiều hƣớng tốt đạt đƣợc mục tiêu kinh dooanh đặt Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa trở nên phổ biến quan trọng mua bán quốc tế, việc giao nhận giúp cho nƣớc ta dễ dàng xuất nhiều nƣớc giới, giúp cho việc nhập trở nên nhanh gọn, đáp ứng đƣợc nhu cầu tiêu d ng nƣớc Để trình giao nhận diễn sng việc hồn thiên quy trình giao nhận hàng hóa, đồng thời việc hồn thiện quy trình giao nhận gián tiếp góp phần vào việc mua bán Việt Nam nƣớc khu vực nhƣ toàn giới ngày rộng mở Qui trình giao nhận cơng ty Sun Global có nhiều ƣu điểm tồn cần khắc phục hy vọng với giải pháp thân đề xuất 62 chƣơng giúp cơng ty hạn chế sai sót trog quy trình nâng cao chất lƣợng dịch vụ để xứng đáng công ty uy tín chất lƣợng phục vụ tốt thị trƣờng logistics Việt Nam 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách Phạm Minh Hiền (2012) “Nghiệp Vụ Giao Nhận Vận Tải Và Bảo Hiểm Trong Ngoại Thƣơng”, Nhà Xuất Bản Lao Động – Xã Hội Th.S Hà Ngọc Minh (2015) “Bài Giảng Vận Tải Bảo Hiểm”, Trƣờng Đại Học Công Nghệ TP Hồ Chí Minh TS Huỳnh Thị Thu Sƣơng (2014) “ ài Giảng Nghiệp Vụ Ngoại Thƣơng”, Trƣờng Đại Học Cơng Nghệ TP Hồ Chí Minh GS.TS Võ Thanh Thu (2/2011) “Kỹ Thuật Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu”, Nhà Xuất Bản Tổng Hợp TP.HCM Th.S Tạ Hoàng Th y Trang (2015) “Bài Giảng Quản Trị Logistics” , Trƣờng Đại Học Cơng Nghệ TP Hồ Chí Minh Tham khảo đ ện tử Các chứng từ liên quan đến giao nhận đƣờng biển: www.danalogistics.vn Một số thông tƣ, thủ tục tại: www.customs.gov.vn Quy trình thực thủ tục Hải quan điện tử: www.hanoicustoms.gov.vn Sơ tình hình xuất khẩu, nhập hàng hóa Việt Nam nửa đầu tháng (từ ngày 01/5 đến ngày 15/5/2016): www.customs.gov.vn Thông tin công ty Sun Global: www.sunglobal.vn