TIỂU LUẬN MÔN KHOA HỌC QUẢN LÝ TÊN ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH

KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH GVHD TS MAI NGỌC ANH TIỂU LUẬN MÔN KHOA HỌC QUẢN LÝ TÊN ĐỀ TÀI KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH GVHD TS MAI NGỌC ANH NHÓM THỰC HIỆN 03 Hà Nội, Tháng 5 năm 2010 DANH SÁ.

KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH GVHD: TS.MAI NGỌC ANH TIỂU LUẬN MÔN KHOA HỌC QUẢN LÝ TÊN ĐỀ TÀI: KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH GVHD: TS MAI NGỌC ANH NHÓM THỰC HIỆN: 03 Hà Nội, Tháng năm 2010 GVHD: TS.MAI NGỌC ANH KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH DANH SÁCH NHĨM TRÌNH BÀY: Lê Hương Giang Nguyễn Thị Thu Hiền Nguyễn Huy Hiển Đoàn Văn Hoạt Đoàn Mạnh Hùng Tống Văn Thắng KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH GVHD: TS.MAI NGỌC ANH NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN MỤC LỤC I Ra định gi? I.1 Khái niệm định quản trị .1 I.2 Khái niệm định II Tại phải định? .5 II.1 Tầm quan trọng việc định .5 II.2 Tại phải định? III Thực định nào? .5 III.1 Các phương pháp định .5 III.1.1 Phương pháp độc đoán .6 III.1.2 Phương pháp phát biểu cuối III.1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa III.1.4 Phương pháp cố vấn III.1.5 Phương pháp luật đa số III.1.6 Phương pháp trí .8 III.2 Quy trình định III.2.1 Xác định vấn đề III.2.2 Liệt kê yếu tố ảnh hưởng 11 III.2.3 Thu thập thông tin yếu tố 11 III.2 Đưa giải pháp 11 III.2.4.1 Suy nghĩ sáng tạo 12 III.2.4.2 Sử dụng phương thức động não .12 III.2.5 Chọn giải pháp tối ưu: .14 III.2.6 Thực định đánh giá định 14 III.2.6.1 Thực định .15 III.2.6.2 Đánh giá định 15 Người định quản trị, họ cần kỹ gì? IV IV.1 Người định quản trị .16 IV.2 Phẩm chất cần thiết người định 16 V Bài tập tình 17 V.1 Tình .17 V.2 Giài pháp 17 GVHD: TS.MAI NGỌC ANH KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ Chẳng có định đắn tất lúc Nhưng bạn có kỹ định biết cách phát triển kỹ đó, bạn làm cho hội thành cơng sống bạn tăng lên Vậy kỹ định gì? Các bước để thực định bạn nào? Chúng ta đề cập vấn đề I Ra định gì? I.1 Khái niệm Quyết định quản trị − Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi, sở hiểu biết quy luật vận động khách quan hệ thống bị quản trị việc phân tích thơng tin tượng hệ thống − Phân loại định quản trị: GÓC ĐỘ CÁC LOẠI TIẾP CẬN QUYẾT ĐỊNH Theo tính chất NHẬN XÉT  Quyết định chiến  Liên quan mục tiêu tổng quát, dài lược hạn  Quyết định chiến  Liên quan mục tiêu hẹp mục tiêu thuật phận chức   Theo thời gian Quyết nghiệp  định tác Quyết định dài hạn   Quyết định trung  hạn   Quyết định ngắn hạn Theo chức  quản trị   Quyết định tổ chức Quyết khiển định điêu   Quyết định kiểm  sốt  Nhóm thực hiện: 03 Liên quan đến điều hàng công việc hàng ngày Hơn chu kỳ hoạt động Trong chu kỳ Ngắn chu kỳ Liên quan đến mục tiêu phương hướng hoạt động Bộ máy tổ chức, phân quyền Cách thức lãnh đạo động viên Tiêu chuân kiểm soát hình thức kiểm sốt Trang: / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH Theo cách soạn  Quyết định chương  Các hoạt động lặp lại, thay đổi, gắn với thảo trình có sẵn kế hoạch chuẩn  Quyết định khơng  Những vấn đề biến động phức tạp, không theo chương trình chắn, khơng lặp lại, định có tính rủi ro cao Thường gắn với quản trị viên cấp cao, thích hộp với loại kế hoạch chuyên biệt II.2 Khái niệm định Ra định liên quan đến giải vấn đề giải vấn đề cần phải định Vì khơng cần thiết phải tách hai từ Chúng ta đồng thời xem xét việc giải vấn đề việc định * Khái niệm: Ra định lựa chọn giải pháp tốt (hợp lý nhất) cho vấn đề xác định Nhà quản trị luôn định, định kỹ chủ yếu nhà quản trị Bạn luôn mời định thực định Chất lượng kết định bạn có khả ảnh hưởng tích cực tiêu cực đến nhân viên tổ chức bạn Điều chủ yếu bạn phải biết tối đa hóa khả định bạn bạn muốn trở thành quản trị thực có hiệu Kỹ định loạt kết luận hoạt động thân để đưa định đảm bảo đạt kết theo mong muốn thân – Tín – h chất: • Tính khoa học & nghệ thuật • Nội dung & tác nghiệp nhà quản trị • Gắn liền với q trình thơng tin • Ảnh hưởng trực tiếp đến kết tổ chức Phâ – n loại: • Quyết định theo chuẩn: định có tính ngày, dựa vào qui trình có sẵn, hình thành tiền lệ • Quyết định cấp thời • Quyết định có chiều sâu: cần suy nghĩ, kế hoạch Quyết định theo chuẩn Nhóm thực hiện: 03 Trang: / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH Quyết định theo chuẩn bao gồm định hàng ngày theo lệ thường có tính chất lặp lặp lại Giải pháp cho định loại thường thủ tục, luật lệ sách quy định sẵn Quyết định loại tương đối đơn giản đặc tính lặp lặp lại chúng Bạn có khuynh hướng định bàng cách suy luận logic tham khảo qui định có sẵn Vấn đề phát sinh bạn không thực theo qui tắc sẵn có Dĩ nhiên có định theo chuẩn không trực tiếp giải qui trình tổ chức Nhưng bạn có khuynh hướng định loại gần cách tự động Vấn đề thường nẩy sinh bạn không nhạy cảm tác động lúc Một lời cảnh giác cho bạn: không nên để định theo chuẩn trở thành chứng biện hộ cho định cẩu thả tránh né Ví dụ: Mua máy in cho thư ký đánh máy vi tính (theo chuẩn) Quyết định cấp thời Quyết định cấp thời định địi hỏi tác động nhanh xác cần phải thực gần tức thời Đây loại định thường nảy sinh bất ngờ không báo trước đòi hỏi bạn phải ý tức thời trọn vẹn Tình định cấp thời cho phép thời gian để hoạch định lơi kéo người khác vào định Ví dụ: Chuyến bay đến trễ Giám đốc hãng hàng không Vietnam Airlines phải gặp hành khách định xem nên để họ chờ / cho họ nhà (cấp thời) Quyết định có chiều sâu Quyết định có chiều sâu thường khơng phải định giải địi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận suy xét Đây loại định thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động thực thay đổi Chúng định gây nhiều tranh luận, bất đồng xung đột Những định có chiều sâu thường địi hỏi nhiều thời gian thơng tin đầu vào đặc biệt Điểm thuận lợi định loại bạn có nhiều phương án kế hoạch khác để lựa chọn Quyết định có chiều sâu bao gồm q trình chọn lọc, thích ứng, sáng tạo đổi Việc chọn lọc từ phương án định cho phép đạt thích hợp tốt định thực số giải pháp đem thực nghiệm Tính hiệu bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn định, định phải chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi hiệu Ví dụ: Mua 10 máy vi tính cho nhân viên gồm kỹ sư & cô thư ký (có chiều sâu) Ngồi ra, cịn có cách phân loại theo tiêu chí sau: Nhóm thực hiện: 03 Trang: / 18 GVHD: TS.MAI NGỌC ANH KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ Cách phân loại Loại định Nhận xét • Chiến lược • • Chiến thuật • Liên quan mục tiêu hẹp, mục tiêu phận chức • Tác nghiệp • Liên quan điều hành cơng việc hàng ngày • Dài hạn • Hơn chu kỳ hoạt động • Trung hạn • Trong chu kỳ hoạt động • Ngắn hạn • Ngắn chu kỳ Theo tính chất Theo thời gian • Theo chức • quản trị Quyết hoạch định kế • Quyết định tổ chức • điều • Mục tiêu phương thức hoạt động Bộ máy tổ chức, phân quyền Cách thức lãnh đạo động viên • Quyết khiển • Quyết định kiểm sốt • Quyết định theo • Các hoạt động lặp lại, thay đổi, gắn với chương trình có sẵn kế hoạch chuẩn Theo cách soạn • thảo định • Liên quan mục tiêu tổng quát, dài hạn Tiêu chuẩn hình thức kiểm sốt Quyết định khơng • Những vấn đề biến động phức tạp, khơng theo chương trình chắn, không lặp lại, rủi ro cao Thường gắn với quản trị viên cấp cao, hợp vói loại kế hoạch chuyên biệt Chứ – c năng: • Đinh hướng: Gắn với mục tiêu chung doanh nghiệp • Bảo đảm: Có đủ nguồn lực để thực • Phối hợp: Xác định rõ chức nhiệm vụ đơn vị • cá nhân tham gia vào việc thực định • Cưỡng & động viên: Buộc đối tượng bị quản trị phải thi hành * Để thực chức đó, cần có yêu cầu sau: • Tính khoa học: Nhận thức quy luật dựa vào nguồn thơng tin xác, đầy đủ Nhóm thực hiện: 03 Trang: / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH • Tính thống nhất: Khơng có mâu thuẩn & xung đột với định khác • Đúng thẩm quyền: Nằm phạm vi quyền hạn & trách nhiêm • cấp bật quản trị • Cụ thể thời gian: Thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc • Có địa rõ ràng: Đối tượng phải thi hành ai? Nơi định & nơi thực định • Đúng lúc: Phù hợp với điều kiện bên bên Yêu – cầu: • Khách quan & thực tế • Thống • Đúng thẩm quyền • Đinh hướng o Rõ ràng o Dễ hiểu • Cụ thể thời gian • Kip thời II Tại phải định? II.1 Tầm quan trọng việc định: Trong sống công việc, người hàng ngày phải đối mặt với nhiều vấn đề khó khăn từ dễ đến khó Đó đơn giản định mua hàng thích, ăn ăn lạ, …Hay nhiều định có tính trọng đại ảnh hưởng đến khơng cá nhân người định mà nhiều người khác, chí mang tính quốc gia quốc tế Có thể việc chàng trai đắn đo lựa chọn đường học vấn theo chuyện ghê gớm, đơn giản ảnh hưởng đến sống người định, hay gia đình người có liên quan Nhưng suy nghĩ rộng đặt giả định cụ thể, ta thấy hết tầm quan trọng việc định ảnh hưởng to lớn sống • Tầm quan trọng việc định • Ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức, doanh nghiệp gián tiếp đến xã hội, quốc gia, quốc tế,… Vậy định có ảnh hưởng dây chuyền, Nhà Quản trị phải thận trọng chịu trách nhiệm định II.2 Tại phải định Nhóm thực hiện: 03 Trang: / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH Cuộc sống chuỗi kiện, vấn đề xảy hàng ngày mà ta phải đối mặt Mỗi vấn đề thường có nhiều cách giải từ nhiều góc độ khác Vì vậy, việc đưa định cho riêng mình, riêng tổ chức cách mà phải chịu trách nhiệm với sống thành cơng Chúng ta thường định khi: - Khi có hay hiều vấn đề tồn đòi hỏi việc đưa định để giải - Có nhiều phương pháp khác để giải giải vấn đề, chọn giải pháp cho phép đạt hiệu cao - Khuyến khích sáng tạo làm phát sinh nhiều giải pháp sáng tạo III Thực định nào? III.1 Các phương pháp định Quyết định sản phẩm nhà quản trị hoạt động thực tiễn Cũng sản phẩm hang hoá dịch vụ khác, định sản xuất theo phương pháp khác Trên phương diện lí thuyết thực tế, kết qủa định phụ thuộc lớn vào phương pháp định đựoc sử dụng Thơng thường nhà quản trị ưa thích số phương pháp định đó, nhìn chung có số phương pháp sau: Phương pháp độc đốn Phương pháp phát biểu cuối Phương pháp nhóm tinh hoa Phương pháp cố vấn Phương pháp luật đa số Phương pháp trí III.1.1 Phương pháp độc đốn Nội dung: + Phương pháp độc đoán bạn tự định hồn tồn sau cơng bố cho nhân viên + Khi bạn định khơng ưa thích bạn cố gắng thuyết phục nhân viên định này, mà không đề nghị đối thoại thử thách - Ưu điểm • Tiết kiệm thời gian • Thuận lợi định theo chuẩn • Lãnh đạo có kinh nghiệm - Nhược điểm • Nhân viên tâm • Nhân viên dễ bất mãn Nhóm thực hiện: 03 Trang: / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ • GVHD: TS.MAI NGỌC ANH Công việc liên quan đến người III.1.2 Phương pháp phát biểu cuối Nội dung: + Trong phương pháp phát biểu cuối bạn cho phép nhân viên thảo luận đề nghị giải pháp cho vấn đề + Bạn lưu ý không lưu ý đến đề nghị định + Bạn cho phép tình thảo luận theo cách thật cởi mở cuối thảo luận bạn tự định - Ưu điểm • Sử dụng số nguồn lực nhóm • Cho phép số sáng kiến - Nhược điểm: Nhân viên tâm III.1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa Nội dung: + Phương pháp nhóm tinh hoa có tham gia bạn người khác vào việc định mà không cần tham khảo ý kiến người khác + Bạn tranh luận đưa giải pháp, đưa định trình bày định cho số nhân viên cịn lại + Bạn chí thảo luận sở định bạn trước nhân viên - Ưu điểm • Tiết kiệm thời gian • Thảo luận cởi mở • Phát triển nhiều ý tưởng - Nhược điểm • Nhân viên tâm • Xung đột trì • Ít có tương tác III.1.4 Phương pháp cố vấn Nội dung: + Phương pháp cố vấn đặt bạn vào vị trí người cố vấn Bạn đưa định ban đầu thăm dị trình bày định cho nhóm để thảo luận thu thập liệu Bạn xem xét cẩn thận cởi mở ý kiến nhóm trước định + Thường bạn tới định trình bày định trước nhóm để thảo luận Bạn phải có đầu óc cởi mở cho phép chí trich bạn thay đổi lý lẽ mà nhân viên đưa Bạn cho phép người khác cải tiến cách Nhóm thực hiện: 03 Trang: / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH chi tiết định ban đầu bạn hoặc, ngược lại, đưa đề nghị ủng hộ cho quan điểm khác Quyết định cuối bạn đưa ra, có xem xét cẩn thận cách cởi mở quan điểm khác - Ưu điểm • Sử dụng nguồn lực nhóm • Thảo luận cởi mở • Phát triển nhiều ý tưởng - Nhược điểm • Ai chuyên gia ? • Lãnh đạo phải cởi mở III.1.5 Phương pháp luật đa số Nội dung: + Phương pháp luật đa số có tham gia thành viên nhóm trình định cách cho phép thành viên có phiếu bình đẳng + Nhóm biểu việc chọn định + Quyết định nhận từ đại đa số phiếu thắng trở thành định cuối - Ưu điểm • Tiết kiệm thời gian • Cho phép kết thúc thảo luận - Nhược điểm • Thiểu số lập • Quyết tâm tồn nhóm khơng cao III.1.6 Phương pháp trí Nội dung: + Phương pháp trí có tham gia tồn thể nhân viên vào việc định Một định khơng thể đạt tồn nhân viên đồng ý định Phương pháp đưa định có chất lượng cao đầu vào lớn mạnh phong phú, tốn nhiều thời gian Nhất trí phương pháp định để sử dụng hết nguồn lực sẵn có nhân viên để giải cách sáng tạo xung đột vấn đề chủ yếu + Nhất trí khó đạt thành viên nhóm phải đồng ý định cuối Sự trí hồn tồn khơng phải mục tiêu đạt được, thành viên nhóm nên sẵn sàng chấp nhận ý kiến nhóm sở tính hợp lý tính khả thi Khi thành viên nhóm chấp nhận bạn đạt tới trí, đánh giá xen định nhóm Thực vậy, điều có nghĩa người đơn độc cần thiết cản trở nhóm khơng chi tiết người Nhóm thực hiện: 03 Trang: / 18 GVHD: TS.MAI NGỌC ANH KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ hoàn tồn chấp nhận Việc biểu khơng phép Trong việc định dựa vào trí đích thân bạn phải tin định định đắn đồng ý theo định - Ưu điểm • Kích thích sáng tạo • Nhân viên tâm • Sử dụng khả - Nhược điểm • Tốn nhiều thời gian • Các thành viên phải có kỹ năng, làm việc theo ê kíp cao * Để lựa chọn phương pháp tốt nhất, thực theo bước sau: Bước 1: xác định yêu cầu việc sử dụng phương pháp định Bước 2: xác định hoàn cảnh yếu tố định Bước 3: phân tích mặt mạnh, yếu phương pháp áp dụng Bước 4: lựa chọn phương pháp định III.2 Quy trình định CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH Bước 1: Xác định vấn đề cần định VẤN ĐỀ CẦN CHÚ Ý   Bước 2: Liệt kê tất yếu  tố ảnh hưởng đến việc định Bước 3: Thu thập thông tin yếu tố Bước 4: Phát khả lựa chọn Bước 5: Đánh giá phương án Nội dung vấn đề định? Mục tiêu định? Phải xác định xem vấn đề cần định phụ thuộc vào yếu tố nào?  Xác định xem cần phải có thông tin ? Nguồn thông tin đầu?  Phải đề xuất nhiều phương án cho vấn đề cần định  Định tính (Xác định ưu – nhược điểm phương án)  Định lượng (So sánh lợi ích & chi phí phương án) Bước 6: Chọn phương án tốt  Phương án có số điểm tổng hợp định cao Nhóm thực hiện: 03 Trang: / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH III.2.1 Xác định vấn đề Giai đoạn định phải nhận vấn đề tồn đòi hỏi định Trước bạn bắt đầu trình định, chắn định mà bạn đưa thật định mà bạn phải làm Nếu khơng bạn để mặc vấn đề Bạn thường nghĩ nhà quản trị người rộng lượng chia vấn đề với bạn, có thể, họ cất dỡ gánh nặng vấn đề ấy! Nếu người định không nhận thức vấn đề nguyên nhân chúng cách đắn, khơng thể đưa định đắn Có ba kỹ thường áp dụng để xác định nhận diện vấn đề nhận diện, làm sáng tỏ hợp - Nhận diện người định theo dõi ghi chép tất ảnh hưởng nội môi trường bên ngoài, để định mấu chốt vấn đề cần giải - Làm sáng tỏ nghĩa người định đánh giá liên quan nhận biết xác định nguyên nhân thực vấn đề, ảnh hưởng không xác mà xác định bước nhận diện - Hợp nghĩa người định liên kết hiểu biết với mục tiêu tương lai tổ chức, doanh nghiệp Nếu ba kĩ không thực cách đắn nhận diện vấn đề người định chọn sai giải pháp Bởi việc xác định nguyên nhân vấn đề có ý nghĩa quan trọng Có thể đặt câu hỏi bắt đầu “Ai, gì, nào, đâu, sao” để xác định nhận diện vấn đề a Nhận biết vấn đề • Tìm xem có khác biệt thực tế tồn điều mà bạn cho “tiêu biểu” • Xem xét nối quan hệ nhân - • Hỏi ý kiến người cương vị để đưa triển vọng khác để hiểu biết chất tình định • Xem xét tình từ góc độ khác • Phải cởi mở chấp nhận chí bạn phần nguyên nhân gây vấn đề • Quan tâm theo dõi kết cơng việc khơng diễn kế hoạch • Chú ý vấn đề xảy có tình chất lặp lặp lại Điều thường cho thấy chưa hiểu vấn đề cách đầy đủ Vấn đề nhận biết sớm nhờ: Nhóm thực hiện: 03 Trang: 10 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH • Lắng nghe quan sát nhân viên để biết lo ngại họ công việc, công ty cảm nghĩ họ đồng nghiệp ban quản lý • Để ý đến hành vi khơng bình thường khơng qn; điều phản ánh số vấn đề cịn che đậy bên • Nếu được, tiếp tục nắm bắt thông tin việc mà đối thủ người khác làm Một bạn nhận biết vấn đề tình “thực”, hiểu ngun nhân bạn phải đưa định bạn Quyết định xem có phải: • Khơng làm hay khơng (việc định “khơng đưa định cả” định) • Chỉ quan sát vấn đề trở lại vấn đề vào ngày khác • Thử kiểm tra vấn đề • Cứ tiến tới tìm kiếm giải pháp đưa nhiều định b Những khó khăn giai đoạn xác định vấn đề Thành kiến thiên lệch nhận thức: • Bảo thủ • Ảnh hưởng trị người khác • Mơ hình trí năng: người nhận thức vấn đề với khía cạnh khác • Kỷ phân tích kém: • Khơng hay gán cho cho vấn đề đó. rõ xảy • Thiếu thời gian • Tình phức tạp • Coi giải pháp vấn đề c Xác định vấn đề cách hiệu • Ý thức hạn chế mặt nhận thức • Xem xét mối quan hệ nhân • Thảo luận tình với đồng • Xem xét vấn đề nhiều góc độ khác • Có đầu óc cởi mở, chí chấp nhận đơi bạn phần nguyên nhân vấn đề • Theo dõi kết công việc, kịp thời phát bất thường việc khơng diễn theo kế hoạch • Sử dụng công nghệ thông tin III.2.2 Liệt kê yếu tố ảnh hưởng a Xác định phạm vi vấn đề Nhóm thực hiện: 03 Trang: 11 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH Bạn xem xét có liên quan Đó vấn đề có khả ảnh hưởng đến toàn tổ chức vài thành viên? Đó vấn đề cá nhân với nhau, vấn đề hệ thống vấn đề thuộc nhóm? Các nhân tố có ảnh hưởng tới nguồn lực mà bạn cấp cho việc tìm kiếm giải pháp Chẳng hạn, vấn đề đe dọa tồn tổ chức bạn đe dọa tiền bạn rõ ràng phải bỏ nhiều nguồn tài nguyên đáng kể vào việc giải nguyên nhân Xác định phạm vi vấn đề giúp xác định người có liên quan b Xác định hậu vấn đề Quyết định hậu có vấn đề để thấy có phải phân tích thêm nhận thêm nguồn lực hay không? c Xem xét hạn chế có ảnh hưởng đến giải pháp vấn đề Có yếu tố ngăn cản giải pháp đạt kết tốt hay không? Nếu lãnh đạo thiết lập chương trình đặc biệt phân tích ban đầu vào tính khơng hiệu quả, việc khơng đáng để bạn phải thời gian, nguồn lực, lượng (hoặc công việc) vào việc cố gắng giải vấn đề III.2.3 Thu thập thông tin yếu tố • Điều địi hỏi khả phân biệt kiện ý kiến Đặc biệt vấn đề cá nhân với nhau, ý kiến người mạnh mẽ bị ảnh hưởng xúc cảm • Bạn cần phải thu thập tổ chức liệu thích hợp cho vấn đề Trên thực tế bạn tập hợp thông tin mà bạn muốn, bạn phải biết ưu tiên chọn quan trọng Tập hợp liệu để tách riêng rẽ phức tạp vấn đề • Giai đoạn tách riêng rẽ bao gồm phân tích chuẩn đốn vấn đề bạn nhận biết giai đoạn đầu: đào sâu vào nguyên nhân vấn đề cố gắng thử trình bày tỉ mỉ lại vấn đề Bạn xem xét lại liên quan có hậu ràng buộc ngăn cản giải pháp vấn đề III.2 Đưa giải pháp Bạn chọn giải pháp tốt nhất, giải pháp cho phép đạt mục tiêu bạn có lưu ý đến ràng buộc tình Tìm kiếm giải pháp cho vấn đề bao gồm hai trình: suy nghĩ sáng tạo suy nghĩ phân tích III.2.4.1 Suy nghĩ sáng tạo Nếu bạn muốn khuyến khích sáng tạo làm phát sinh nhiều giải pháp sáng tạo bạn cần phải sẵn sàng thỏa tiêu chí Đó là: • Sẵn sàng tiếp thu ý kiến • Chấp nhận rủi ro • Kêu gọi người khác tham gia Nhóm thực hiện: 03 Trang: 12 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ • GVHD: TS.MAI NGỌC ANH Chấp nhận phê bình a Sẵn sàng tiếp thu ý kiến Xử lý vấn đề vấn đề khác nhau: • Đừng đơn giản áp dụng giải pháp có cho vấn đề nảy sinh • Sẵn sàng lắng nghe ý kiến khác nhau, cho đù ý kiến kỳ quái Một số đa số định có tính chất cải tiến tác đơng mạnh xuất phát từ “hạt giống” • Khuyến khích nhân viên bạn sẵn sàng tiếp thu gợi ý cách cho phép họ bình luận trích “hiện trạng” b Chấp nhận rủi ro Nhiều người khơng phát biểu khơng muốn cảm thấy ngượng trước người khác Một số nhà quản trị làm trầm trọng cảm giác bầng cách chế giễu đề nghị nhân viên Điều ngăn cản nhân viên đóng góp ý kiến Đừng để việc chưa thực trước ngăn cản bạn thử sử dụng Bạn phải chuẩn bị tư tưởng chịu thất bại, xem thất bại học kinh nghiệm Mức độ rủi ro phải tính tốn liên quan tới chi phí, lợi nhuận kết có tổ chức bạn c Kêu gọi người khác tham gia • Người khác đưa cách nhìn nhận việc khác với bạn • Đúng thường trở nên quen thuộc với vấn đề nên khơng thể nhìn xa số ranh giới • Lơi người khác thường giúp loại trừ rủi ro cách suy nghĩ theo nhóm d Chấp nhận phê bình • Hãy cố gắng không phản ứng lại trước vấn đề mà giải pháp hiển nhiên • Bạn nên khuyến khích gợi ý nhiều phương án tốt trước bạn đánh giá tính đắn phương án • Nếu bạn đánh giá nhanh bạn làm nản lịng đóng góp có tính chất cởi mở gặp nguy bỏ lỡ giải pháp mang tính sáng tạo e Làm phát sinh giải pháp • Mọi hình thức sáng tạo địi hỏi phải làm phát sinh số lớn tư tưởng • Thường nguồn tư tưởng tốt xuất phát từ nhân viên có tính độc đáo • Như bạn biết, quản lý lãnh đạo cá nhân gặp rắc rối, bạn muốn tư tưởng sáng suốt, có tính cải tiến, việc đáng để bạn bận tâm Nhóm thực hiện: 03 Trang: 13 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ • GVHD: TS.MAI NGỌC ANH Một kỹ thuật tốt để làm phát sinh phương án phương thức “động não” thành viên nêu ý kiến bàn bạc III.2.4.2 Sử dụng phương thức động não • Yêu cầu người tham gia đóng góp ý kiến cách rõ ràng: “Ngọc, nghĩ gì?” • Liệt kê ý kiến đề cập đến, chí lặp lại đề nghị trước • Ghi lại ý kiến làm cho người dễ đọc • Thường xun khuyến khích người tham gia đóng góp thêm nhiều ý kiến chúng “sắp cạn” • Bảo đảm trước bạn dừng, ý kiến thông báo đầy đủ Bạn chí nói: “Chúng ta lấy thêm ý kiến từ người” • Khuyến khích ý kiến ngờ nghệch, ngộ nghĩnh chí nhìn bề ngồi “điên rồ” Những đề nghị thường có tính chất sáng tạo cuối thích hợp với thực tế Phương thức động não nên mang tính hài hước • Đóng góp ghi lại ý kiến riêng bạn Điều có thực để truyền sinh lực cho nhóm nhóm bị đình trệ • Khuyến khích người tham gia phát triển thêm vào ý kiến ghi nhận Điều không nên bao gồm việc thảo luận đánh giá ý kiến dù hình thức • Khơng phải đánh giá ý kiến giai đoạn động não Dù điều có xảy theo cách tích cực tiêu cực bạn nên bỏ qua hỏi “kẻ phạm lỗi” ý kiến khác, cách ấy, chuyển tham gia thành đóng góp tích cực III.2.5 Chọn giải pháp tối ưu: Có số cách để đánh giá đề nghị, giải pháp ý kiến Bạn loại trừ số cách đặt câu hỏi sau đây: − Những phương tiện vật chất tổ chức bạn có làm cho phương án trở nên không thực được? − Tổ chức bạn có khả đáp ứng chi phí theo phương án khơng? − Lãnh đạo bạn có nói số phương án khơng thể chấp nhận hay khơng? Tiêu chuẩn để đánh giá giải pháp có: − Rủi ro có liên quan đến kết mong đợi − Cố gắng cần phải có − Mức độ thay đổi mong muốn − Khả có sẵn nguồn tài nguyên (nhân vật chất) III.2.6 Thực định đánh giá định III.2.6.1 Thực định: Nhóm thực hiện: 03 Trang: 14 / 18 KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ GVHD: TS.MAI NGỌC ANH Nếu bạn muốn thành công giai đoạn quan trọng bạn phải cần triển khai số kỹ sau đây: - Làm rõ - Thiết lập cấu trúc để thực - Trao đổi thông tin - Xác định tiến trình - Đưa ví dụ chuẩn - Chấp nhận rủi ro - Tin tưởng a Làm rõ vấn đề Bạn phải thật rõ ràng từ suy nghĩ riêng bạn việc cần phải làm Hãy chắn bạn biết xác bạn đâu trước bạn khởi hành Hãy tự hỏi: Quyết định cần đạt định gì? b Thiết lập cấu dể thực Bạn phải thiết lập mục tiêu rõ ràng thời hạn trình thực Bởi quản lý mục tiêu, nhân viên phải biết xác điều họ cần đạt phải biết ngày hoàn thành nhiệm vụ c Trao đổi thông tin Thông tin cách rõ ràng cho người khác điều phải làm để đạt định Nếu nhân viên tham gia vào việc thực định mà không thông hiểu kết mong muốn đạt vai trò họ, việc thực khơng có hiệu d Nhờ cậy Bạn chuẩn bị để xin hỗ trợ kinh nghiệm tư vấn người khác từ bạn dự kiến làm để thực định Đừng nghĩ bạn có sẵn tất câu trả lời Việc thực hiện, định phức tạp, đòi hỏi lên kế hoạch cẩn thận, thường đặc biệt Không nên cố gắng tự làm tất việc d Chấp nhận rủi ro Hãy chuẩn bị chấp nhận rủi ro có tính tốn để làm cho việc xảy Phải nhiệt tình, kiên sốt sắng thực định Một định sáng tạo địi hỏi thực phải có tính sáng tạo Đừng nên áp dụng qui trình thực có tính “tiêu biểu” vào định e Mơ hình hóa vai trị Bạn phải mơ hình hóa tiêu chuẩn cho nhân viên tích cực noi gương Hãy chuẩn bị tinh thần làm việc tích cực Hãy tự đặt cho tiêu phấn đấu mức cao Nếu bạn làm bạn dễ dàng đặt cho nhân viên tiêu cao có nhiều hy vọng họ đạt mục tiêu Bạn đừng giống nhà quản trị mà tơi có lần làm việc quyền, ơng ln nói với chúng tơi ơng mong chúng tơi Nhóm thực hiện: 03 Trang: 15 / 18