Bài 1 tổng quan về dự án và quản trị dự án www svtm vn

KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN• Theo cách hiểu thông thường: Dự án là một hìnhtượng về một tình huống mà ta muốn đạt tới trong tươnglai • Theo cách hiểu rộng: Dự án là một hoạt động đặc thù tạonên m

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN

VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Giảng viên: Th.S Hoàng Cao Cường

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

• Một người có số tiền 2 tỷ đồng,quyết định xây một ngôi nhà

• Một tổng công ty xây dựng đầu tư

200 tỷ đồng xây dựng một khunhà chung cư

• Việc quản lý hai công việc trên cógiống nhau không?

MỤC TIÊU MÔN HỌC

• Hiểu được những vấn đề cơ bản có tính tổng quan về dự án vàquản trị dự án, nhà quản trị dự án

• Hiểu rõ về dự án và các vấn đề liên quan đến dự án

• Hiểu được các nội dung cụ thể của công tác quản trị dự án

• Hiểu, nắm bắt được các yêu cầu đối với một nhà quản trị dự án

HƯỚNG DẪN HỌC

• Học viên cần chủ động trong toàn bộ quá trình học

• Học viên cần tập trung nghiên cứu theo nội dung của bài giảngQuản trị dự án do TOPICA phát hành

• Nghiên cứu mở rộng theo các tài liệu tham khảo được cung cấphoặc giới thiệu

• Chú ý tới các hướng dẫn của giảng viên

• Tham gia đầy đủ các buổi online, offline

• Thực hiện đầy đủ các nội dung môn học như các bài thực hành, bàitập…

• Tập trung các vấn đề có thắc mắc để đề nghị giải đáp

NỘI DUNG CHÍNH CỦA BÀI

• Tổng quan về dự án

• Tổng quan về quản trị dự án

• Nhà quản trị dự án

1.1 KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN

• Theo cách hiểu thông

thường: Dự án là một hìnhtượng về một tình huống mà

ta muốn đạt tới trong tươnglai

• Theo cách hiểu rộng: Dự án

là một hoạt động đặc thù tạonên một cách có phươngpháp và định tiến với cácphương tiện đã cho nhằm tạonên một thực tế mới

1.1.1 KHÁI NIỆM DỰ ÁN, DỰ ÁN KINH DOANH

1.1.2 KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN KINH DOANH

• Về hình thức: Là một tập hồ sơ tài

liệu, trong đó trình bày một cách chi

tiết và hệ thống các hoạt động với

nguồn lực và chi phí theo một kế

hoạch nhằm thực hiện mục tiêu và

xác định trong một thời gian ấn định

• Về nội dung: Là một tổng thể các

chính sách, các hoạt dộng và các chi

phí liên quan với nhau được hoạch

Dự án kinh doanh là dự án được

hình thành và triển khai trong lĩnh

vực kinh doanh

1.1.3 CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN

• Tính phức tạp

• Tính sáng tạo và duy nhất

• Mục tiêu của dự án là xác định

• Vòng đời của dự án có giới hạn

• Môi trường của dự án là phức

tạp

1.1.3.1 PHÂN LOẠI DỰ ÁN

• Theo lĩnh vực đầu tư

• Theo thời gian

• Theo quy mô

1.1.3.1 PHÂN LOẠI DỰ ÁN THEP LĨNH VỰC ĐẦU TƯ

• Dự án sản xuất

• Dự án thương mại

• Dự án dịch vụ

• Dự án xây dựng

1.1.3.2 PHÂN LOẠI DỰ ÁN THEO THỜI GIAN

• Dự án ngắn hạn

• Dự án trung hạn

• Dự án dài hạn

1.1.3.3 PHÂN LOẠI DỰ ÁN THEO QUY MÔ

• Dự án lớn

• Dự án nhỏ và vừa

1.2 CÁC PHƯƠNG DIỆN CỦA DỰ ÁN

1 Phương diện nguồn lực của dự án

1.2.1 PHƯƠNG DIỆN THỜI GIAN

Thời kỳ khởi đầu

Thời kỳ triển khai

1.2.1.1.CHU KỲ DỰ ÁN

Trong từng dự án cụ thể, việcphân thành các chu kỳ có thể sơlược hoặc rất chi tiết Việc mô tảchi tiết trong mỗi chu kỳ có thểbao gồm các bảng biểu, biểu đồ,

… nhằm hỗ trợ việc quản lý

1.2.1.2 MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

• Phân chia dự án thành các giai

đoạn nhằm thực hiện quản lý

dự án được tốt hơn với những

chính sách quản lý kịp thời

• Chu kỳ của dự án được tính từ

khi bắt đầu cho tới khi kết thúc

dự án

• Người ta có thể chia một dự án

lớn thành nhiều dự án nhỏ

• Chu kỳ dự án không phải lúc

nào cũng tương đồng với chu

kỳ của quá trình quản lý dự án

1.2.1.3 MỘT SỐ ĐẶC TRƯNG CỦA CHU KỲ

• Mỗi chu kỳ thường được xác định bởi sự thay đổi về kỹ thuật với

sự thay đổi về thông số hoặc cấu trúc

• Chi phí và số lượng nhân viên tham gia thường ít trong giai đoạn

khởi đầu dự án, tăng lên tối đa trong giai đoạn triển khai dự án và

hạ xuống nhanh chóng trong giai đoạn kết thúc dự án

• Tần suất của những biến cố bất thường rất cao ở giai đoạn khởi

đầu dẫn đến rủi ro không hoàn thành dự án cũng rất cao ở giai

đoạn này

• Những ảnh hưởng và tác động của các bên liên quan cũng cao

trong giai đoạn đầu

1.2.1.4 VÍ DỤ

Kiến trúc sư khi thiết kế tòa

nhà thông thường sẽ có mặt

trong giai đoạn thiết kế với

vai trò thiết kế và trong giai

đoạn triển khai dự án với vai

trò hỗ trợ Người ta cũng có

thể tách việc thiết kế và việc

triển khai công trình thành 2

dự án riêng biệt

1.2.2 PHƯƠNG DIỆN NGUỒN LỰC

• Là phương diện chủ yếu, phản ánh các

nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án

Dự án xây dựng sân golf Chí Linh

Đây là một dự án lớn đòi hỏi doanhnghiệp phải tập trung rất nhiều yếu

tố nguồn lực trong một khoảng thờigian khá dài

1.2.3 PHƯƠNG DIỆN KẾT QUẢ

Là phương diện chủ yếu phản ánh

nhuận, doanh thu, thị phần …

• Trên góc độ xã hội: kết quả của dự

án được phản ánh qua các chỉ tiêu

như tạo việc làm, giảm tỷ lệ thất

nghiệp, tăng thu nhập, nâng cao

trình độ dân trí, đóng góp cho ngân

1.2.4 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC PHƯƠNG DIỆN CHỦ YẾU CỦA DỰ ÁN

• Quan hệ biện chứng, tác động

qua lại ảnh hưởng lẫn nhau

• Quy định lẫn nhau, phụ thuộc

lẫn nhau

• Cần xác định giới hạn phụ thuộc

cho mỗi phương diện

• Xác định mục tiêu: Là kết quả

chung cuộc khi dự án được thực

hiện thông qua sự kết hợp hài

hoà ba phương diện trên

• Trên thực tế, rất khó để có thể

MÔ HÌNH MỐI QUAN HỆ CÁC PHƯƠNG DIỆN CHỦ YẾU

Kết qủa

Nguồn lực

Thời gian

Mục tiêu tổng thể

1.2.5 VÍ DỤ:

Dự án xây dựng và cải tạo hệ thống thoát nước ở TP Hồ Chí Minh.Đây là dự án có vốn đầu tư chính phủ lớn, thời hạn thực hiện trongkhoảng thời gian một năm Tuy nhiên cho đến nay, dự án đang ởtrong tình trạng:

• Tiến độ công trình không đảm bảo (cho đến giờ là sắp 3 năm rồi)

• Vốn đầu tư rơi vào tình trạng thiếu hụt

• Kết quả chưa thấy đâu

xảy ra nếu bây giờ đóng

cửa sân golf Chí Linh

1.3 PHÂN BIỆT HOẠT ĐỘNG DỰ ÁN VỚI CÁC HOẠT ĐỘNG

THƯỜNG XUYÊN CỦA DOANH NGHIỆP

KHÁC NHAU GIỐNG NHAU

 Trong một tổ chức, những

hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

 Được thực hiện bởi con người

 Thực hiện với một giới hạn

đó hoạt động dự án có tínhnhất thời và duy nhất

1.3.1 MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ DỰ ÁN

• Dự án không phải là một hướng

hay phác thảo

• Dự án không phải là một nghiên

cứu trừu tượng hay cố đinh

1.3.2 MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ DỰ ÁN

• Theo nhu cầu thị trường:

Dự án nghiên cứu năng lượng thay

thế do sự khan hiếm dầu mỏ đang

ngày càng trở nên trầm trọng

• Theo nhu cầu của tổ chức:

Công ty giáo dục lập dự án thiết lập

một khóa học mới nhằm gia tăng

doanh số

• Theo yêu cầu của khách hàng:

Dự án xây trạm cung ứng điện mới

cho khu công nghiệp mới

• Trong lĩnh vực công nghệ:

Dự án nâng cấp phiên bản trò chơi

2 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Quản lý dự án là những ứng dụng của

hiểu biết, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật

đối với các hoạt động của dự án nhằm

đạt được những yêu cầu của dự án Việc

quản lý dự án được thực thi thông qua

quá trình quản lý dự án với các quá trình

khởi đầu, lập kế hoạch, triển khai, giám

sát, điều hành và kết thúc Người quản lý

dự án là người chịu trách nhiệm trong

việc hoàn thành mục tiêu đã đề ra của

dự án.

2.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ DỰ ÁN

2.1.1 KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ DỰ ÁN

QTDAKD là tổng hợp các hoạt động Quản trị liên quan đến việc xác

định, xây dựng (lập) và triển khai thực hiện dự án nhằm đáp ứng

mục tiêu chuyên biệt và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu

chung của DN.

• QTDA là một hoạt động đặc thù mang tính khách quan, phản ánh toàn bộ

các chức năng quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát Thể

hiện qua các hoạt động đặc trưng cơ bản sau:

 Hoạch định dự án KD

 Tổ chức điều phối các hoạt động DAKD

 Kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình DA

• Quản trị DAKD là một hoạt động rất phức tạp, khó khăn, phải xử lý nhiều

tình huống khác nhau và luôn biến động.

• Quản trị DAKD ngày càng trở thành vấn đề bức thiết ở các nước đang phát

triên như Việt Nam hiện nay.

• Quản trị DAKD đòi hỏi đội ngũ nhà QTDA phải xác định rõ trách nhiệm và

có đầy đủ năng lực, phẩm chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.

2.1.2 VÍ DỤ

Bạn là nhà quản trị của dự án phát triển sản phẩm mới trong doanhnghiệp

• Bạn phải tiến hành lập dự án đó

• Xây dựng êkíp làm việc cho dự án

• Quản lý dự án về kế hoạch, nhân sự, tài chính, hiẹu quả…

• Tổ chức các hoạt động của dự án

• Kiểm soát các hoạt động của dự án, kiểm soát hiệ quả của dự án…

• Chịu trách nhiệm về dự án…

MỘT SỐ NỘI DUNG CẦN CHÚ Ý CỦA QUẢN TRỊ DỰ ÁN

• Đánh giá yêu cầu

• Nhận thức rõ ràng và xem xét tính khả

thi của dự án

• Cân bằng giữa yêu cầu về chất lượng,

quy mô, thời gian và chi phí

• Có kế hoạch và chính sách đáp ứng đối

với những đề xuất và yêu cầu cụ thể

2.1.2 VAI TRÒ CỦA QUẢN TRỊ DỰ ÁN

• Quản trị dự án đảm bảo thực hiện các mục tiêu của dự án

• Quản trị dự án điều phối, phân bổ các nguồn lực của dự án

• Quản trị dự án thống nhất các hoạt động của dự án

• Quản trị dư án đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ

2.2 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA QUẢN TRỊ DỰ ÁN

• Xác định dự án

• Phân tích và lập dự án

• Xin phê duyệt dự án

• Triển khai thực hiện dự án

• Nghiệm thu, tổng kết và giải thể

dự án

2.2.1 XÁC ĐỊNH DỰ ÁN

là giai đoạn đầu tiên của quản trị dự án nhằm phát hiện những ý đồ

đầu tư, ý tưởng sáng tạo, phương án giải quyết vấn đề của doanh

nghiệp mà trước đó chưa có tiền lệ

Các nhà quản trị dự án có thể căn cứ vào rất nhiều các nguồn, các

lĩnh vực khác nhau để tìm kiếm các ý tưởng kinh doanh mới cho dự

án

2.2.2 PHÂN TÍCH VÀ LẬP DỰ ÁN

là giai đoạn nghiên cứu chi tiết ý đồ dự án đã được đề xuất trên sáu phương diện chủ yếu: kỹ thuật, tổ chức - quản lý, thể chế - xã hội, thương mại, tài chính, kinh tế

Bước này tập trung vào hai nội dung chính:

• Nghiên cứu tiền khả thi

• Nghiên cứu khả thi

2.2.3 THẨM ĐỊNH VÀ PHÊ DUYỆT DỰ ÁN

Là việc các nhà quản trị dự án tập trung kiểm chứng tính khả thi của

dự án cũng như chuẩn bị hồ sơ và các điều kiện khác để các cấp có thẩm quyền xem xét và thông qua dự án.

Nhà quản trị dự án canà phải chứng minh được tính khả thi và tínhhiệu quả của dự án, khi đó dự án sẽ được phê duyệt

2.2.4 TRIỂN KHAI THỰC HIỆN DỰ ÁN

QUẢN TRỊ THỜI GIAN

QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH VÀ CHI PHÍ

QUẢN TRỊ RỦI RO VÀ QUẢN TRỊ TRIỂN KHAI

THỰC HiỆN

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

2.2.5 NGHIỆM THU, TỔNG KẾT VÀ GIẢI THỂ DỰ ÁN

Nhiệm vụ của giai đoạn nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án là làm

rõ những mặt thành công, những hạn chế của toàn bộ chu trình dự

án nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị các

dự án của doanh nghiệp trong tương lai

Nhà quản trị dự án cần tính đến hai công việc quan trọng, đó là:

• Bàn giao hay phân phối sử dụng các kết quả của dự án, cũng nhưnhững phương tiện mà dự án còn để lại

• Bố trí lại cho các thành viên tham gia dự án, nhất là những người đãđược biệt phái hoàn toàn khỏi doanh nghiệp của họ trong suốt mộtthời gian dài làm việc cho dự án

Ví dụ:

Dự án xây nhà cho người thu nhập thấp:

• Xác định dự án: do nhiều người chưa có nhà ở, do nhiều người chưa cókhả năng thanh toán khi mua nhà, do yêu cầu của xã hội cần ổn địnhnơi sinh hoạt cho cán bộ, do…

• Phân tích dự án: phân tích xem dự án có thể thực hiện được không.chia làm hai giai đoạn:

 Phân tích tiền khả thi: căn cứ vào sơ bộ từ ý tưởng đi đến khẳngđịnh dự án xây nhà xong là bán được ngay

 Phân tích khả thi: đi vào phân tích chi tiết các vấn đề về tài chính,thời gian, nhân sự, kỹ thuật…

• Thẩm định và phê duyệt: dự án được viết hoàn chỉnh, trình lên sở xâydựng hà nội, bộ tài nguyên môi trường, lãnh đạo doanh nghiệp…

• Triển khai thực hiện: huy động vốn, nhân sự, khoa học kỹ thuật,nguyên vật liệu, quản lý tiến độ, chât lượng thực hiện…

 Dám đương đầu…

3 NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN.

3.2 MỘT SỐ HIỂU BIẾT CẦN THIẾT

• Môi trường văn hóa và xã hội như: Con

người và sự ảnh hưởng ngược lại của

con người đối vơi dự án.

• Môi trường quốc tế và môi trường chính

sách như: Luật pháp và thể chế quốc

gia, quốc tế, khu vực, và địa phương …

có ảnh hưởng tới dự án.

• Môi trường vật lý: Hiểu được ảnh

hưởng của môi trường vật lý xung

quanh đối với dự án, ví dụ, những hiểu

biết về môi trường sinh thái và địa lý …

3.3 MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ BẢN CẦN CÓ

• Tài chính và quản lý tài chính

• Đầu tư và mua sắm

• Quản trị chiến lược

• Cơ cấu và hành vi tổ chức, các kiến thức về

quản lý nhân sự

• Các kiến thức về sức khỏe và an toàn

3.4 MỘT SỐ KỸ NĂNG CẦN THIẾT ĐỐI VỚI NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

• Tài chính và quản lý tài chính

• Đầu tư và mua sắm

• Quản trị chiến lược

• Cơ cấu và hành vi tổ chức, các kiến thức

về quản lý nhân s

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Sau khi kết thúc bài học này, học viên cần nắm được một cách cơbản nhất về dự án và quản trị dự án Nhận thức được việc làm dự

án và quản trị dự án là một trong những hoạt động khó và phức tạptrong chuỗi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có thểxác định và lựa chọn cho mình hoạt động kinh doanh phù hợp

Đối với nhà quản trị dự án, không nhất thiết phải thuần thục tất cảcác kỹ năng chuyên môn nhưng đòi hỏi tất cả phải nắm vững về các

kỹ năng quản trị, lộ trình xây dựng dự án, lộ trình thực hiện dự án

và cơ bản cần đánh giá đúng năng lực của mình cũng như củanhững người khác nếu ta phải lựa chọn nhà quản trị dự án