Lý do lựa chọn đề tài
Khái niệm quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình không phải là mới, đã xuất hiện ở nước ta vào đầu những năm 1980 Tuy nhiên đến nay công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng trong nước vẫn còn lạc hậu, trình độ quản lý còn thấp hơn so với các nước trên thế giới, hệ thống văn bản pháp luật hướng dẫn quản lý chủ yếu vẫn thiên về kỹ thuật, quy định quyền trách nhiệm các bên liên quan mà chưa có được những hướng dẫn thực sự hoàn chỉnh và khoa học, thể hiện một trình độ quản lý cao Theo nhận định của diễn đàn thanhtravietnam.vn đăng thứ hai , Ngày 08 Tháng 7 Năm 2013 “một khâu rất quan trọng trong công tác đầu tư là đánh giá hiệu quả đầu tư dự án còn đang thiếu” và “các văn bản pháp luật về đầu tư xây dựng cơ bản chủ yếu là văn bản dưới luật, nhiều nội dung quy định chưa rõ ràng”.
Là một cán bộ kỹ thuật đang tham gia công tác quản lý dự án ở tỉnh, tác giả lựa chọn đề tài về quản lý dự án đầu tư xây dựng và cụ thể là cho dự ánBảo tàng – Thư viện tỉnh Quảng Ninh – một dự án mà cơ quan tác giả đang quản lý với mong muốn đây sẽ là một cơ hội để tổng hợp lại kiến thức, đánh giá lại công việc đang thực hiện để có những bài học quý giá cho công việc trong tương lai của tác giả.
Mục đích nghiên cứu
Trước hết luận văn hệ thống lại lý thuyết về quản lý dự án đầu tư xây dựng, trên cơ sở lý thuyết đó tác giả đem đối chiếu với thực tế hoạt động quản lý dự án Bảo tàng – Thư viện tỉnh Quảng Ninh, phân tích những điểm đã đạt được, những điểm còn hạn chế, những nội dung có thể khắc phục được để nâng cao hiệu quả công tác quản lý Từ đó tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao chất lượng dự án.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau đây:
Phương pháp tổng hợp, phân tích, phương pháp so sánh các số liệu thống kê kết hợp với khảo sát thực tế.
Vận dụng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý hoạt động đầu tư và xây dựng theo các văn bản quy phạm ban hành.
Nghiên cứu số liệu thực tế, thuyết minh Dự án đầu tư, Hồ sơ, công tác Quản lý dự án đầu tư xây dựng Bảo tàng – Thư viện tỉnh Quảng Ninh.
Đóng góp của luận văn
Luận văn là một hệ thống lý thuyết và thực tiễn hoàn chỉnh, có thể dùng làm tài liệu cho Chủ đầu tư tham khảo đề nâng cao hiệu quả công tác quản lý các dự án tương tự hoặc dùng cho các cán bộ dự án tham khảo trong công việc của mình để tránh được những hạn chế mà công tác quản lý dự án Bảo tàng – Thư viện đã gặp phải.
Kết cấu luận văn
Kết cấu Luận Văn, ngoài phần mở đầu và kết luận, gồm có 3 chương: Chương I: Cơ sở lý thuyết về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình.
Chương II: Phân tích thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Bảo tàng – Thư viện tỉnh Quảng Ninh
Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Bảo tàng – Thư viện tỉnh Quảng Ninh
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
Dự án đầu tư
1.1.1 Khái niệm cơ bản về đầu tư. Đầu tư là một hoạt động kinh tế, là một bộ phận của sản xuất- kinh doanh của các doanh nghiệp Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tăng tiềm lực của nền kinh tế nói chung của từng doanh nghiệp nói riêng, là động lực để thúc đẩy xã hội đi lên Do vậy, trứơc hết cần tìm hiểu khái niệm về đầu tư. Đầu tư, trong kinh tế học vĩ mô, chỉ việc gia tăng tư bản nhằm tăng cường năng lực sản xuất tương lai Đầu tư, vì thế, còn được gọi là hình thành tư bản hoặc tích lũy tư bản Tuy nhiên, chỉ có tăng tư bản làm tăng năng lực sản xuất vật chất mới được tính Còn tăng tư bản trong lĩnh vực tài chính tiền tệ và kinh doanh bất động sản bị loại trừ Việc gia tăng tư bản tư nhân (tăng thiết bị sản xuất) được gọi là đầu tư tư nhân Việc gia tăng tư bản xã hội được gọi là đầu tư công cộng.
Theo định nghĩa của Lật đầu tư 2005: Đầu tư là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại tài sản hữu hình hoặc vô hình để hình thành tài sản tiến hành các hoạt động đầu tư Nhà đầu tư là tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động đầu tư theo quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm:
- Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập theo Luật doanh nghiệp;
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập theo Luật hợp tác xã;
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập trước khi Luật này có hiệu lực;
- Hộ kinh doanh, cá nhân;
- Tổ chức, cá nhân nước ngoài; người Việt Nam định cư ở nước ngoài; người nước ngoài thường trú ở Việt Nam;
- Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Chúng ta có thể chia đầu tư thành 3 loại chủ yếu sau:
- Đầu tư tài chính: Là loại đầu tư trong đó người có tiền bỏ tiền ra cho vay hoặc mua chứng chỉ có giá để hưởng lãi suất định trước hoặc lãi suất phụ thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của công ty phát hành.
- Đầu tư thương mại: Là loại đầu tư mà người có tiền bỏ tiền ra mua hàng hoá và sau đó bán với giá cao hơn nhằm thu lợi nhuận do chênh lệch giá khi mua và khi bán Hai loại đầu tư này không tạo ra tài sản mới cho nền kinh tế, mà chỉ làm tăng tài sản tài chính của người đầu tư Tuy nhiên, chúng đều có tác dụng thúc đẩy đầu tư phát triển.
- Đầu tư phát triển: Là hoạt động đầu tư mà trong đó người có tiền bỏ tiền ra để tiến hành các hoạt động nhằm tạo ra tài sản mới cho nền kinh tế, làm tăng tiềm lực sản xuất kinh doanh và các hoạt động xã hội khác, là điều kiện chủ yếu để tạo việc làm, nâng cao đời sống của mọi người dân trong xã hội Đó chính là việc bỏ tiền ra để xây dựng các công trình hạ tầng kinh tế - xã hội, mua sắm trang thiết bị, bồi dưỡng và đào tạo nguồn nhân lực, thực hiện các chi phí thường xuyên gắn liền với sự hoạt động của các tài sản này nhằm duy trì tiềm lực hoạt động của các cơ sở đang tồn tại và tạo tiềm lực mới cho nền kinh tế xã hội. Đầu tư xây dựng công trình là hoạt động có liên quan đến bỏ vốn ở giai đoạn hiện tại nhằm tạo dựng tài sản cố định là công trình xây dựng để sau đó tiến hành khai thác công trình, sinh lợi với một khoảng thời gian nhất định nào đó ở tương lai.
1.1.2 Khái niệm về dự án.
Dự án là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hay cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc năng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác định Thực chất, Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.
* Các đặc tính của dự án:
- Mang tính chất thời đoạn: vòng đời dự án giới hạn.
- Mang tính chất duy nhất.
- Mục tiêu rõ ràng xác định cụ thể.
- Tập hợp phức tạp các hoạt động phức tạp với sự tham gia của nhiều người, tổ chức với nhiều chức năng khác nhau.
- Là một thực thể được tạo mới, xuất hiện lần đầu.
- Bao gồm những thay đổi và rủi ro: do bản thân dự án & do môi trường bên ngoài.
(1) Phân loại theo quy mô đầu tư (A, B,C):
- Theo tổng mức đầu tư
- Theo diện tích đất sử dụng
- Theo mức độ sử dụng lao động
- Theo các tiêu chuẩn khác
(2) Theo mục đích và tính chất đầu tư:
(3) Theo cách thức quản lý và sử dụng vốn:
(4) Theo nguồn vốn đầu tư:
+ Vốn của các doanh nghiệp nhà nước
+ Vốn của các công ty cổ phần
+ Vốn công ty tư nhân
- Đầu tư nguồn vốn ngoài nước
+ Nguồn vốn vay nước ngoài
(5) Theo tính chất dự án dòng tiền dự án:
- Đầu tư không thông thường
(6) Phân loại theo tính chất đầu tư:
(7) Theo đối tượng của dự án:
- Đầu tư thay thế nhập khẩu
- Đầu tư dùng cho tiêu dùng trong nước
(8) Theo quan hệ phụ thuộc:
- Các dự án phụ thuộc
- Các dự án loại trừ nhau
* Dự án có thể phân tách thành các giai đoạn sau :
- Giai đoạn chuẩn bị, còn gọi là giai đoạn tiền dự án, nhằm xác định chính xác kết quả mong đợi dự án, được thể hiện trong bản hợp đồng, bao gồm:
+ Nghiên cứu cơ hội đầu tư
+ Nghiên cứu kỹ thuật – thiết kế kỹ thuật
- Giai đoạn cuối dự án
* Các đặc tính của dự án
- Dự án bao giờ cũng có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng.
- Định hướng mục tiêu luôn được duy trì trong suốt dự án.
- Sản phẩm cuối cùng luôn được đánh giá xem có phù hợp, có đạt được mục tiêu không.
(2) Có các hạn định rõ ràng:
- Lịch biểu được xác định trước
- Các ngày bắt đầu, ngày kết thúc rõ
- Các mốc được theo dõi và đem ra đánh giá.
- Giới hạn về nguồn lực
- Giới hạn về kinh phí
- Giới hạn về thời gian
1.1.3 Sự cần thiết phải tiến hành đầu tư theo dự án.
Nếu coi nền kinh tế là một cơ thể sống thì các dự án đầu tư được coi là những tế bào trong 1 cơ thể Nếu chúng hoạt động tốt thì cơ thể đó sẽ lành mạnh, phát triển bình thường Nếu các dự án hoạt động tồi hoặc từng dự án hoạt động tốt nhưng các dự án lại chống đối lẫn nhau thì nền kinh tế đó sẽ phát triển bất bình thường, có nhiều vấn đề phải giải quyết. Đầu tư phát triển có các đặc điểm khác biệt với các loại hình đầu tư khác, đó là:
- Đòi hỏi vốn lớn, vốn này nằm khê đọng không sinh lời trong suốt quá trình thực hiện đầu tư: Để đảm bảo tiến độ thực hiện đầu tư của dự án, vừa để tránh ứ đọng vốn nên các nguồn tài trợ không chỉ xem xét về mặt số lượng mà về cả thời điểm nhận được tài trợ Các nguồn vốn dự kiến này phải đảm bảo chắc chắn Sự đảm bảo này thể hiện ở tính pháp lí và cơ sở thực tế của các nguồn vốn huy động Những nguồn vốn sau khi được huy động ta phải quản lý chặt chẽ, tránh thất thoát nguồn vốn cũng như sử dụng nguồn vốn không hiệu quả.
- Thời gian thực hiện đầu tư dài, thời gian hoạt động để thu hồi đủ số vốn bỏ ra thường dài Do đó chịu sự tác động 2 mặt tích cực và tiêu cực của các yếu tố không ổn định về tự nhiên, kinh tế chính trị, xã hội Thời gian thực hiện các dự án đầu tư dài kéo theo sự ảnh hưởng đến tiến độ nghiệm thu công trình và đưa vào sử dụng, do đó có thể làm giảm hiệu quả đầu tư, thời gian thu hồi vốn chậm Thời gian đầu tư càng dài thì rủi ro cũng như chi phí đầu tư lại càng lớn, hơn nữa, nó còn ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Mọi kết quả và hiệu quả của đầu tư phát triển chịu ảnh hưởng nhiều của các yếu tố không ổn định theo thời gian và điều kiện địa lý của không gian.Do quy mô vốn đầu tư lớn, thời kỳ đầu tư kéo dài và thời gian vận hành các kết quả đầu tư cũng kéo dài., nên mức độ rủi ro của hoạt động đầu tư phát triển thường rất cao, nhiều vấn đề phát sinh ngoài dự kiến buộc các nhà quản lý và chủ đầu tư cần phải có khả năng nhận diện rủi ro cũng như biện pháp khắc phục kịp thời.
- Các thành quả đầu tư phát triển thường có giá trị lớn và có giá trị sử dụng lâu năm, thậm chí là tồn tại vĩnh viễn Do đó, yêu cầu đặt ra đối với công tác đầu tư là rất lớn, nhất là về công tác dự báo về cung cầu thị trường sản phẩm đầu tư trong tương lai, quản lý tốt quá trình vận hành, nhanh chóng đưa thành quả đầu tư đưa vào sử dụng, hoạt động tối đa công suất để nhanh chóng thu hồi vốn, tránh hao mòn vô hình, chú ý đến cả độ trễ thời gian trong đầu tư.
- Các thành quả đầu tư phát triển sẽ hoạt động và phát huy tác dụng ngay tại địa phương thực hiện đầu tư Do đó các điều kiện địa lý, địa hình, địa chất không chỉ ảnh hưởng đến quá trình thực hiện đầu tư mà còn cả quá trình vận hành các kết quả đầu tư sau này Đối với các công trình xây dựng, điều kiện về địa chất ảnh hưởng rất lớn không chỉ trong thi công mà cả trong giai đoạn đưa công trình vào sử dụng, nếu nó không ổn định sẽ làm giảm tuổi thọ cũng như chất lượng công trình Tình hình phát triển kinh tế của vùng ảnh hưởng trực tiếp tới việc ra quyết định và quy mô vốn đầu tư.
Vì vậy, để đảm bảo cho việc đầu tư được tiến hành thuận lợi , đạt được mục tiêu mong muốn thì cần phải tính toán, xem xét toàn diện các khía cạnh về thị trường, kỹ thuật, tài chính, môi trường xã hội, pháp lý để đảm bảo cho công cuộc đầu tư tiến hành thuận lợi, đạt mục tiêu mong muốn Phải dự đoán được các yếu tố bất định có ảnh hưởng đến sự thành bại của dự án Các tính toán, xem xét này được thể hiện qua việc soạn thảo các dự án đầu tư, đây là kim chỉ nam, là cơ sở vững chắc, là tiền đề cho việc thực hiện đầu tư phát triển đạt hiệu quả kinh tế xã hội mong muốn.
Dự án đầu tư xây dựng công trình
Theo luật xây dựng số 16/2003/QH11 của Quốc Hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam: Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở.
Nội dung dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm:
(1) Phần thuyết minh được lập tuỳ theo loại dự án đầu tư xây dựng công trình, bao gồm các nội dung chủ yếu sau: mục tiêu, địa điểm, quy mô, công suất, công nghệ, các giải pháp kinh tế - kỹ thuật, nguồn vốn và tổng mức đầu tư, chủ đầu tư và hình thức quản lý dự án, hình thức đầu tư, thời gian, hiệu quả, phòng, chống cháy, nổ, đánh giá tác động môi trường;
(2) Phần thiết kế cơ sở được lập phải phù hợp với từng dự án đầu tư xây dựng công trình, bao gồm thuyết minh và các bản vẽ thể hiện được các giải pháp về kiến trúc; kích thước, kết cấu chính; mặt bằng, mặt cắt, mặt đứng; các giải pháp kỹ thuật, giải pháp về xây dựng; công nghệ, trang thiết bị công trình,chủng loại vật liệu xây dựng chủ yếu được sử dụng để xây dựng công trình.
1.2.2 Phân loại dự án đầu tư
Theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP của Chính Phủ: các dự án đầu tư xây dựng công trình được phân loại như sau:
(1) Theo quy mô và tính chất: dự án quan trọng quốc gia do Quốc hội xem xét, quyết định về chủ trương đầu tư; các dự án còn lại được phân thành 3 nhóm A, B, C.
Bảng 1.1: Phân loại dự án đầu tư xây dựng công trình
STT LOẠI DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
CÔNG TRÌNH TỔNG MỨC ĐẦU TƯ
I Dự án quan trọng quốc gia Theo Nghị quyết số 66/2006/QH11 của Quốc hội
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: thuộc lĩnh vực bảo vệ an ninh, quốc phòng có tính chất bảo mật quốc gia, có ý nghĩa chính trị - xã hội quan trọng.
2 Các dự án đầu tư xây dựng công trình: sản xuất chất độc hại, chất nổ; hạ tầng khu công nghiệp Không kể mức vốn
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: công nghiệp điện, khai thác dầu khí, hoá chất, phân bón, chế tạo máy, xi măng, luyện kim, khai thác chế biến khoáng sản, các dự án giao thông
(cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ), xây dựng khu nhà ở.
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: thuỷ lợi, giao thông (khác ở điểm I - 3), cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỹ thuật, kỹ thuật điện, sản xuất thiết bị thông tin, điện tử, tin học, hoá dược, thiết bị y tế, công trình cơ khí khác, sản xuất vật liệu, bưu chính, viễn thông.
5 Các dự án đầu tư xây dựng công trình: công nghiệp nhẹ, sành sứ, thuỷ tinh, in, vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông, Trên 700 tỷ đồng lâm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản, chế biến nông, lâm, thuỷ sản.
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: y tế, văn hoá, giáo dục, phát thanh, truyền hình, xây dựng dân dụng khác (trừ xây dựng khu nhà ở), kho tàng, du lịch, thể dục thể thao, nghiên cứu khoa học và các dự án khác.
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: công nghiệp điện, khai thác dầu khí, hoá chất, phân bón, chế tạo máy, xi măng, luyện kim, khai thác chế biến khoáng sản, các dự án giao thông
(cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ), xây dựng khu nhà ở.
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: thuỷ lợi, giao thông (khác ở điểm II - 1), cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỹ thuật, kỹ thuật điện, sản xuất thiết bị thông tin, điện tử, tin học, hoá dược, thiết bị y tế, công trình cơ khí khác, sản xuất vật liệu, bưu chính, viễn thông.
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: hạ tầng kỹ thuật khu đô thị mới, công nghiệp nhẹ, sành sứ, thuỷ tinh, in, vườn quốc gia, khu bảo tồn thiên nhiên, sản xuất nông, lâm nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản, chế biến nông, lâm, thuỷ sản.
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: y tế, văn hoá, giáo dục, phát thanh, truyền hình, xây dựng dân dụng khác (trừ xây dựng khu nhà ở), kho tàng, du lịch, thể dục thể thao, nghiên cứu khoa học và các dự án khác.
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: công nghiệp điện, khai thác dầu khí, hoá chất, phân bón, chế tạo máy, xi măng, luyện kim, khai thác chế biến khoáng sản, các dự án giao thông
(cầu, cảng biển, cảng sông, sân bay, đường sắt, đường quốc lộ) Các trường phổ thông nằm trong quy hoạch (không kể mức vốn), xây dựng khu nhà ở.
Các dự án đầu tư xây dựng công trình: thuỷ lợi, giao thông (khác ở điểm III - 1), cấp thoát nước và công trình hạ tầng kỹ thuật, kỹ thuật điện, sản xuất thiết bị thông tin, điện tử, tin học, hoá dược, thiết bị y tế, công trình cơ khí khác, sản xuất vật liệu, bưu chính, viễn thông.
Quản lý dự án đầu tư
1.3.1 Khái niệm về quản lý dự án.
Phương pháp quản lý dự án đầu tư lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào những năm 1950, đến nay nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án là:
- Nhu cầu ngày càng tăng, những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ nghệ tinh vi, trong khi khách hàng ngày càng khó tính;
- Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày càng tăng.
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn
Thiết lập mục tiêu Điều tra nguồn gốc Xây dựng kế hoạch Điều phối và tổ chức thực hiện Kiểm soát Điều phối tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các nỗ lực Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên Đo lường kết quả
So sánh với mục tiêu
Giải quyết các vấn đề thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và thực hiện kiểm soát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và kiểm soát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bày trong Hình 1.1.
Hình 1.1: Chu trình quản lý dự án
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
1.3.3 Điều phối và tổ chức. Điều phối và tổ chức thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).
Kiểm soát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng.
1.3.5 Đặc điểm của quản lý dự án.
- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể hiện một hoặc một nhóm nhiệm vụ cần được thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoả mãn một nhu cầu nào đõ Dự án cũng là một hệ thống phức tạp nên cần được chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng phải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việc hoàn thành với chất lượng cao.
- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn Nghĩa là, giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc.
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận quản lý chức năng với quản lý dự án… Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như chủ đầu tư, người hưởng thụ dự án, các nhà tư vẫn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước… Tuỳ theo tính chất và yêu cầu của chủ đầu tư mà sự tham gia của các thành phần trên là khác nhau Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thường xuyên, có quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ, nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau Vì mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.
- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là duy nhất Lao động đòi hỏi kỹ năng chuyên môn cao, nhiệm vụ không lặp lại…
- Môi trường hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau, cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị… Một số trường hợp, các thành viên quản lý dự án thường có hai thủ trưởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực hiện quyết định nào của cấp trên, khi hai mệnh lệnh mâu thuẫn nhau.
- Tính bất định và độ rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi lượng tiền vốn, vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Mặt khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có độ rủi ro cao.
1.3.6 Tác dụng của quản lý dự án đầu tư.
Nội dung của quản lý dự án đầu tư
1.4.1 Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án.
Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản lý nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương
1.4.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án.
Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.
1.4.3 Lĩnh vực quản lý dự án.
Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu là:
(1) Quản lý phạm vi: Quản lý phạm vi là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án.
(2) Quản lý thời gian: là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
(3) Quản lý chi phí: là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.
(4) Quản lý chất lượng: là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư.
(5) Quản lý nhân lực: là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?
(6) Quản lý thông tin: là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào?
(7) Quản lý rủi ro: là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.
(8) Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán: là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ, cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào?
(9) Lập kế hoạch tổng quan: là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án.
Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.
Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch tổng thể về dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực
1.4.4 Quản lý theo chu kỳ dự án.
Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất định nhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ dự án Chu kỳ dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện Nó cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuối sẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án Thông qua chu kỳ dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhưng giảm nhanh chóng khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án Xác suất thành công sẽ cao hơn khi dự án bước qua các pha sau Thứ ba, khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án được tiếp tục trong các pha sau.
Các hình thức quản lý dự án
Quản lý dự án được phân chia trong Thông tư số 15/2000/TT-BXD ngày 13 tháng 11 năm 2000 - Hướng dẫn các hình thức quản lý thực hiện dự án đầu tư và xây dựng Bao gồm các hình thức quản lý sau:
1.5.1 Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án.
Chủ đầu tư sử dụng bộ máy sẵn có của mình để trực tiếp quản lý thực hiện dự án hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án riêng để quản lý việc thực hiện các công việc của dự án.
(1) Mô hình tổ chức quản lý dự án theo các bộ phận chức năng: Là mô hình trong đó chủ đầu tư không thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách mà thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban chức năng làm việc kiêm nhiệm; Hoặc chức năng quản lý dự án được giao cho một phòng chức năng nào đó đảm nhiệm.
(2) Mô hình tổ chức quản lý dự án có ban quản lý dự án chuyên trách: Chủ đầu tư thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ các công việc của dự án.
(3) Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận: Là mô hình trong đó thành viên của nhóm dự án được tập hợp từ các cán bộ của các bộ phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của nhóm trưởng còn gọi là giám đốc (chủ nhiệm) dự án Mỗi cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án khác nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của cả trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phận chức năng.
1.5.2 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án.
Chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một doanh nghiệp, tổ chức có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn đứng ra quản lý toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án Ban quản lý dự án là một pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án.
Hình thức này áp dụng đối với các dự án thuộc các chuyên ngành xây dựng được Chính phủ giao các Bộ, cơ quan ngang Bộ có xây dựng chuyên ngành (bao gồm Bộ Xây dựng, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Văn hóa - Thông tin, Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Tổng cục Bưu điện) và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quản lý thực hiện; các dự án do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh giao các Sở có xây dựng chuyên ngành (tương ứng các Bộ có xây dựng chuyên ngành nêu trên) và Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện.
1.5.3 Hình thức chìa khóa trao tay.
Hình thức Chìa khóa trao tay được áp dụng khi Chủ đầu tư được phép tổ chức đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án từ khảo sát, thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị, xây lắp cho đến khi bàn giao đưa dự án vào khai thác sử dụng.
Chủ đầu tư có đủ năng lực hoạt động sản xuất xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án và dự án sử dụng vốn hợp pháp của chính Chủ đầu tư như vốn tự có của doanh nghiệp, vốn tự huy động của các tổ chức, cá nhân, trừ vốn vay của các tổ chức tín dụng.
Khi thực hiện hình thức tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng), Chủ đầu tư phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng, giá cả của sản phẩm và công trình xây dựng.
Chủ đầu tư có thể sử dụng bộ máy quản lý của mình hoặc sử dụng Ban quản lý dự án trực thuộc để quản lý thực hiện dự án, tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý chất lượng sản phẩm và chất lượng công trình xây dựng.
1.5.5 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án.
Việc lựa chọn mô hình tổ chức dự án cần phải căn cứ vào chức năng, tổ chức và năng lực của chủ đầu tư để có mô hình tổ chức phù hợp.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của chủ đầu tư: Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước, vốn tín dụng đầu tư của Nhà nước, vốn tín dụngdo Nhà nước bảo lãnh, vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước, Chủ đầutư phải trình người có thẩm quyền quyết định đầu tư quyết định hình thức quảnlý thực hiện dự án; Đối với các dự án sử dụng các nguồn vốn khác, Chủ đầu tư quyết định hình thức quản lý thực hiện dự án.
- Căn cứ điều kiện năng lực của chủ đầu tư: Chủ đầu tư căn cứ vào giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hoạt động, điều kiện năng lực, đội ngũ nhân lực được phép quản lý dự án có quy mô (cấp) phù hợp với năng lực của tổ chức theo luật định.
- Căn cứ theo cơ cấu tổ chức bộ máy của chủ đầu tư để quyết định quản lý dự án theo mô hình Ban quản lý dự án trực thuộc, theo bộ phận chức năng hay theo mô hình quản lý kiểu ma trận.
Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Căn cứ vào định nghĩa Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Tác giả đưa ra các chỉ tiêu sau để đánh giá chất lượng của công tác quản lý dự án.
Sản phẩm cuối cùng của Quản lý dự án đầu tư xây dựng là công trình xây dựng Vì vậy, chất lượng công trình xây dựng chính là tiêu chí hàng đầu để đánh giá chất lượng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình.
Chất lượng công trình được đánh giá bằng hồ sơ quản lý chất lượng công trình, mức độ tuân thủ các quy định pháp luật trong công tác giám sát và nghiệm thu công trình, các tiêu chuẩn áp dụng.
Ngoài ra chất lượng công trình còn được đánh giá bằng khối lượng sửa chữa trong thời gian bảo hành công trình trên tổng khối lượng thi công Tỷ lệ này được quy định trong hợp đồng thi công giữa Chủ đầu tư và Liên danh nhà thầu thi công là