Quản trị Công ty

Thông tin - Quyết định và ứng dụng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG ***** TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CÔNG TY Đề Tài : Nghiên cứu công tác thông tin và ra quyết định để sử dụng tốt tiềm năng và cơ hội của công ty Cổ phần xây dựng và vật tư Ngô Quyền năm 2014 Hải Phòng - 2014 1 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì hoạt động kinh doanh được xem là rất quan trọng và đầy rủi ro, muốn đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra theo hướng làm chủ thì đòi hỏi nhà quản trị phải ra quyết định đúng và chính xác muốn vậy cần có đủ thông tin, hiện nay thông tin là rất nhiều và luôn méo. Vì vậy, đòi hỏi nhà quản trị cần phải phân tích đúng và kĩ truớc khi ra quyết định. Thông tin là một phần không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Người có thông tin là nguời lắm quyền lực. Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị, là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp, để có được quyết định đúng và chính xác thì đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần có thông tin, phân tích thông tin. Khi có đựợc thông tin rồi cần phải có kĩ năng phân tích và dự đoán kết quả của quyết định của mình để tránh rủi ro và có được những phương án dự phòng những trường hợp không may xảy ra, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra tốt đẹp. Vì vậy, việc nghiên cứu công tác dự đoán thông tin và ra quyết định là vấn đề rất quan trọng và cần thiết với mỗi nhà quản trị nói chung và với doanh nghiệp nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này em đã chọn chủ đề: “Nghiên cứu công tác thông tin và ra quyết định để sử dụng tốt tiềm năng và cơ hội của công ty cổ phần xây dựng và vật tư Ngô Quyền” làm đề tài nghiên cứu cho bài thiết kế môn học của mình. 2 PHẦN I. Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần xây dựng và vật tư Ngô Quyền. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1.1.Vài nét về Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Vật Tư Ngô Quyền  Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Vật Tư Ngô Quyền  Tên giao dịch: Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Vật Tư Ngô Quyền  Trụ sở chính: Nhà 14 – Ngõ 261 Trần Nguyên Hãn – Lê Chân – Hải Phòng  Điện thoại : 0313.782.762  Hình thức sở hữu: công ty cổ phần  Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng.  Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong doanh nghiệp: 70% vốn Điều lệ.  Tỷ lệ vốn cổ phần bán cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp: 30% vốn Điều lệ  Số lượng lao động: 86 người 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Vật Tư Ngô Quyền tiền thân là Công ty xây dựng và vật tư Ngô Quyền. Năm 1987 chính thức được thành lập theo quyết định Nhiệm vụ chủ yếu của xí nghiệp là: - Xây dựng các công trình kiến trúc dân dụng và công nghịêp. - Xây dựng mới và cải tạo sửa chữa, nâng cấp các công trình giao thông. 1.2. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP xây dựng và vật tư Ngô Quyền Công ty CP xây dựng và vật tư Ngô Quyền tổ chức bộ máy quản lý khoa học và phù hợp với thực tiễn, với cơ cấu quản lý trực tuyến chức năng Công ty đã quán triệt được các quy định, văn bản hướng dẫn thực hiện của các Bộ, cơ quan ngành chức năng. 1.2.1. Sơ đồ cơ cấu quản lý trực tuyến chức năng của công ty 3 ( Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính) 1.1.3. Khái quát về ngành nghề kinh doanh của Công ty. Từ khi thành lập đến nay lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là: Hoạt động trong các lĩnh vực xây dựng công trình giao thông đường bộ, cầu cảng, công trình dân dụng và công nghiệp, cơ sở hạ tầng kỹ thuật … trên phạm vi thành phố Hải Phòng và các tỉnh khu vực miền bắc Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là: Ban kiểm soát Giám đốc công ty Phó giám đốc điều hành kỹ thuật thi công Phó giám đốc điều hành các dự án miền Trung, miền Nam và nước ngoài Phòng Kế hoạch – kỹ thuật Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Tổ chức – Hành chính Đội Xây dựng Công trình 1 Đội Xây dựng công trình 2 Đội Xây dựng công trình 3 Đội Xây dựng công trình 4 Đội cơ giới Hội đồng quản trị 4 • Xây dựng các công trình giao thông (bao gồm: cầu, đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng). • Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, thuỷ lợi • Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình. • Đầu tư xây dựng các công trình cơ sở hạ tầng, cụm dân cư, giao thông vận tải. • Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật liệu, tư vấn đầu tư, tư vấn giám sát các công trình không do công ty thi công. • Kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa. Kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp, chất lượng công trình rất được coi trọng. Công ty luôn cố gắng để ngày càng nâng cao chất lượng mỗi công trình về mọi mặt, tạo được nhiều công trình kỹ thuật cao và ngày càng nâng cao uy tín của mình đối với chủ đầu tư. 1.1.3. Kết quả kinh doanh của công ty 2011-2012. 5 Bảng 1.1: Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu năm 2011 -2012 của Công ty (Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán) PHẦN II.Cơ sở lý thuyết về thông tin và dự báo. 1. Thông tin trong quản trị kinh doanh. 1.1. Thông tin là gì? ST T Chỉ tiêu Đ.V Năm 2011 Năm 2012 1 Giá trị Tr.đồng 159.130,5 158.495,6 2 Doanh thu " 130.380,2 140.268,4 3 Lợi nhuận thực hiện " 3.000 3.500 4 Cổ tức % 15 15 5 Nộp ngân sách Tr.đồng 2.731,2 3.507,4 Thuế GTGT " 1.703,2 2.638,4 Thuế TNDN " 930,0 785,2 Thuế khác " 98,0 83,8 6 Doanh thu đầu tư XDCB " 6.753 7.341,9 Mua sắm thiết bị " 5.821 6.241,9 XDCB " 932 1.100,0 6 - Thông tin thường được hiếu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng. - Hiểu một cách tổng quát thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng. Như vậy thông tin không phải là vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại được bên ngoài cái giá vật chất của nó tức là các vật mang tin. Ta sẽ gọi chung tập hợp các vật mang tin này là các dữ liệu hoặc các thông báo - Quá trình thu nhận, xử lý thông tin là một quá trình hai mặt: một mặt đó là quá trình thu nhận, xử lý các dữ liệu – đó là quá trình vật chất, mặt khác đó là quá trình logic, quá trình thu nhận, xử lý thông tin chứa trong các dữ liệu đó. Người ta thường xét một dữ liệu hoặc một thông báo về hai mặt: • Mặt dung lượng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. • Mặt chất lượng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Hai mặt dung lượng thông tin và chất lượng thông tin trong một dữ liệu hoặc thông báo không tách rời nhau, không đối lập nhau. -Trong xã hội hiện đại nhu cầu về thông tin của con người ngày càng lớn và càng bức thiết. Con người ham hiểu biết, khao khát thông tin nhưng không phải là bất kỳ thông tin nào cũng là thông tin có chất lượng cao, phản ánh bản chất của các sự vật, hiện tượng. Chính các ngành khoa học có nhiệm vụ đi tìm những thông tin này tức là tìm các quy luật vận động và phát triển của các hiện tượng và sự vật đó. Nhưng điều đó hoàn toàn không có nghĩa là con người chỉ cần có những thông tin về bản chất, về các quy luật mà không cần những thông tin phản ánh những biểu hiện cụ thể của các sự vật, hiện tượng. - Với cùng một thông báo, một dữ liệu nhưng đối với những người nhận, người nghiên cứu khác nhau thì “ số lượng thông tin” mà những người đó thu nhận 7 được sẽ là khác nhau ( tuy dung lượng thông tin trong thông báo đó là một ). Số lượng thông tin phản ánh mối quan hệ giữa thông báo và người nhận, biểu hiện những cái mới, những hiểu biết mới mà thông báo đem lại cho người nhận. - Cùng một thông báo, một dữ liệu nhưng đối vời những người khác nhau thì lại có những giá trị, lợi ích khác nhau ( có thể số lượng thông tin mà những người đó nhận được như nhau đi chăng nữa) bởi mỗi người đều có mục đích và sự nhận thức riêng của mình. Giá trị ( lợi ích) của thông tin phản ánh một mối quan hệ thứ hai giữa thông báo, dữ liệu và người nhận, người nghiên cứu, nó biểu thị thông tin chứa trong thông báo, dữ liệu đó phục vụ, giúp ích cho việc giải quyết nhiệm vụ, vấn đề đang quan tâm tới mức độ nào. Vì giá trị ( lợi ích) của thông tin chứa trong thông báo, dữ liệu xét trong mối liên quan với việc giải quyết nhiệm vụ, vấn đề mà người nghiên cứu quan tâm nên nó không chỉ thay đổi theo người nghiên cứu mà còn thay đổi theo nhiệm vụ phải giải quyết theo không gian và thời gian và theo một số nhân tố khác. Do đó đối với người nhận thì cái quan trọng lại là số lượng và giá trị của thông tin chứa trong thông báo, tức là thông báo phải đem lại cho người đó nhiều thông tin mới và có thể tiếp thu được và có giá trị cao tức là phải phục vụ đắc lực, kịp thời cho việc giải quyết nhiệm vụ đặt ra. 1.2 Định nghĩa thông tin trong quản trị kinh doanh. Thông tin là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh. 8 1.3 Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh. Cũng giống như các hoạt động khác, quản trị kinh doanh cần nắm vững tình hình một cách chính xác, kịp thời bằng những con số cụ thể, muốn vậy phải có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản trị kinh doanh. -Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng. Có 3 loại thông tin: + Thông tin đầu vào. + Thông tin ngược từ đầu ra. + Thông tin từ môi trường. -Thông tin là công cụ của quản trị kinh doanh. * Thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng chiến lược của doanh nghiệp: Trong quá trình xác định các chỉ tiêu chiến lược cần thiết tiến hành các tính toán dựa trên những thông tin xác thực về số lượng sức lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật. . . . * Thông tin là cơ sở để thực hiện hạch toán kinh tế : trong nền kinh tế thị trường, hạch toán kế toán được coi là công cụ để tiến hành theo dõi, ghi chép, tổng hợp phân tích, kiểm tra một cách có tổ chức, có kế hoạch các hiện tượng và các quá trình kinh tế. * Thông tin trực tiếp tác động đến các khâu của quá trình quản trị kinh doanh. Hiệu quả của quản trị kinh doanh trên mức độ lớn phụ thuộc vào trình độ và chất lượng của thông tin. 9 Xét về mặt công nghệ: quá trình quản trị là quá trình thông tin. Chỉ có thể đề ra được quyết định đúng khi làm tốt công tác thông tin. Thông tin với tính cách là sự phản ánh khách quan của các quá trình vật chất, là hình thức liên hệ thường xuyên giữa chủ thể quản trị với đối tượng quản trị. - Những nhân tố làm tăng vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh Để có thể tiến hành công tác kinh doanh, cán bộ quản trị yêu cầu phải có 2 yếu tố cơ bản: • Một là: kỹ thuật ra quyết định – đã được nghiên cứu tốt, hiện nay đã đựơc xây dựng thành lý thuyết về phương pháp ra quyết định. • Hai là: thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Trong những năm gần đây vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh đã tăng lên mạnh mẽ và những nhân tố làm tăng vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh : - Thứ nhất, do sự bùng nổ về thông tin, yêu cầu có phương pháp khoa học để thu thập xử lý một khối lượng lớn thông tin. - Thứ hai, sự ra đời của máy tính điện tử và những ngành khoa học quan trọng mới - điều khiển học, lý thuyết thông tin, lý thuyết hệ thống, vận trù học 1.4. Yêu cầu đối với thông tin. - Tính chính xác và trung thực: Thông tin cần được đo lường chính xác, phải được chi tiết hoá đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc đề ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được chi phí và thông tin cần phải phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh. - Tính kịp thời và linh hoạt: Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề và thông tin cần tiện lợi cho việc sử dụng. 10 [...]... nhau 1.5 Bảo đảm thông tin cho các quyết định trong quản trị kinh doanh a) Xác định nhu cầu thông tin cho quản trị kinh doanh Dịch vụ thông tin phải được tổ chức sao cho phù hợp với các cấp quản trị vì mỗi cấp quản trị đều có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm đã quy định Trong công tác quản trị kinh doanh người ta chia người lãnh đạo ra làm... thông tin của cơ quan quản trị và người lãnh đạo để có thể nhanh chóng đưa ra được những quyết định đúng đắn + Bảo đảm cho người quản trị nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của thị trường và của đối tượng quản trị để có thể tăng cường tính linh hoạt trong quản trị sản xuất kinh doanh + Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản trị: tiết kiệm được thời... quan quản trị các cấp để xác định cấu trúc của hệ thống thông tin Vì hệ thống thông tin là một bộ phận của hệ thống quản trị, nó thực hiện chức năng cung cấp những thông tin cần thiết cho quản trị - Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình độ của cán bộ quản trị, dịch vụ thông tin cần được tổ chức cho phù hợp với quy chế về quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận quản. .. đảm bảo thu thập, xử lý và cung cấp cho quản lý những thông tin chính xác và kịp thời - Cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin - Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thông tin Hệ thống thông tin cần được xây dựng theo quan điểm hệ thống chú ý phối hợp các chức năng và các bộ phận 13 của cơ quan quản trị Mọi thay đổi trong hệ thống thông... quyết định Dựa vào dụng và thể của hỗ quái để xem diễn biến của vấn đề Dựa vào dụng và thể của biến quái để dự đoán kết cục của công việc 24 Phần V Vận dụng lý thuyết ra quyết định để sử dụng tốt tiềm năng của công ty - Xác định ngành nghề mũi nhọn, trọng điểm kinh doanh của công ty là xây dựng, kinh doanh vật liệu xây dựng với mô hình sản xuất kinh doanh tập trung Trên cơ sở các phương án kinh doanh khả... về chất: sử dụng những phán đoán và những ý kiến của những người uyên bác để dự đoán những kết quả trong tương lai Phần III Cơ sở lý thuyết ra quyết định 1 Khái niệm quyết định trong quản trị kinh doanh Quyết định quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp ( giám đốc) nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của doanh 14 nghiệp, để giải quyết một vấn đề đã chín muồi... ích của người ra quyết định Tính khoa học của các quyết định là sự thể hiện của những cơ sở, căn cứ, thông tin, nhận thức, kinh nghiệm của nhà quản trị tong việc xử lý, giải quyết những tình huống cụ thể, đòi hỏi có sự can thiệp bằng các quyết định của nhà quản trị 3.2 Tính tối ưu 16 Yêu cầu phải đảm bảo tính tối ưu có nghĩa là phương án quyết định sẽ đưa ra để thực hiện phải tốt hơn những phương án... ban quản lý doanh nghiệp nhưng điều đó không có nghĩa là ban quản lý có thể đưa ra các quyết định một cách tuỳ tiện mà phải dựa vào các căn cứ nhất định - Quyết định phải bám sát mục tiêu chung của doanh nghiệp - Quyết định của doanh nhiệp phải tuân thủ luật pháp và thông lệ của thị trường - Quyết định phải được đưa ra trên cơ sở phân tích thực trạng và thực lực của doanh nghiệp 17 - Quyết định quản trị. .. ít thông tin 1 Trường hợp có đủ thông tin Việc ra quyết định sử dụng các công cụ của toán kinh tế: 1.1:Các mô hình thống kê Bao gồm các mô hình toán xử lý các bài toán quản trị kinh doanh mà các thông tin thu lượm được mang tính tản mạn, ngẫu nhiên được thống kê theo những quy luật ngẫu nhiên 1.2:Các mô hình tối ưu Đây là mảng công cụ về quy hoạch, lý thuyết đô thị, sơ đồ mạng, lý thuyết trò chơi… 2...- Tính đầy đủ: Bảo đảm cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để ra quyết định có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng quản trị, đồng thời tránh thiếu hoặc thừa thông tin - Tính hệ thống và tổng hợp: Kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả - Tính cô đọng và lôgic: Thông tin phải có tính . 130.380,2 140 .268 ,4 3 Lợi nhuận thực hiện " 3.000 3.500 4 Cổ tức % 15 15 5 Nộp ngân sách Tr.đồng 2.731,2 3.507 ,4 Thu GTGT " 1.703,2 2.638 ,4 Thu TNDN " 930,0 785,2 Thu khác ". huống nhất định. Có nhiều cách thu thập thông tin. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp khách hàng. - Phương pháp điều tra phiếu. - Phương pháp phương tiện kỹ thu t. 5 .4. Chính thức đề ra nhiệm vụ. Bước. tử và những ngành khoa học quan trọng mới - điều khiển học, lý thuyết thông tin, lý thuyết hệ thống, vận trù học 1 .4. Yêu cầu đối với thông tin. - Tính chính xác và trung thực: Thông tin cần