Quan tri thong tin
QUảN TRị thông tin trong hoạt động doanh nghiệp ngày nay I/ Nhận thức mới về thông tin và quản trị thông tin - Doanh nhân là ngời sáng lập ra doanh nghiệp, là ngời sáng tạo ra doanh nghiệp và cũng là ông chủ của doanh nghiệp. - Doanh nhân là ngời sáng lập cũng là ngời lãnh đạo doanh nghiệp. - Doanh nhân là ngời lãnh đạo giám đốc doanh nghiệp. - Thị trờng ngày nay phải quan tâm là thị trờng hội nhập, thị trờng đầu ra toàn cầu, đầu vào cũng toàn cầu. Do vậy, phải tập trung để xây dựng doanh nghiệp toàn diện của mình một cách tập trung nhất, sáng tạo nhất và toàn diện nhất. Không để các khâu khác nhau của một doanh nghiệp lại cản trở nhau. Tránh thắt cổ chai vì nó rất lãng phí. Nhỡ có toàn cầu hóa kinh tế, nhiều nớc sẽ giàu lên nhanh chóng nhng không it nớc sẽ nghèo đi và làm thêm cho các nớc còn lại. Nhiệm vụ của chúng ta là làm sao để nớc ta không phải công trờng gia công cho các nớc khác. 1, Thực trạng về hoạt động thông tin và quản trị thông tin của các doanh nghiệp hiện tại. - Nhận thức của doanh nghiệp cha đầy đủ, cha toàn diện, cha đúng đắn về thông tin và quản trị thông tin. Trong hoạt động doanh nghiệp, hoạt động thông tin cha tập trung mà chỉ tập trung chủ yếu vào hoạt động kinh doanh. Do vậy, đã bỏ qua rất nhiều cơ hội, lĩnh lấy nhiều thách thức và chờ đón quá nhiều rủi ro. - Doanh nghiệp rất thiếu thông tin. Cha có thị trờng thông tin, thông tin cha phải là hàng hóa. Không tìm kiếm và săn lùng thông tin và rất thiếu thông tin về sự thay đổi. - Thông tin đến với doanh nghiệp thờng rất chậm và bằng ít các phơng tiện. Thông tin không đầy đủ các yếu tố bắt buộc của thông tin: Thông tin đầy đủ, thông tin chính xác, thông tin kịp thời. - Doanh nghiệp tiếp cận thông tin rất thụ động. Không theo kế hoạch, chơng trình nắm bắt thông tin, không chủ động săn lùng thông tin hữu ích để phát triển doanh nghiệp. Thị trờng hội nhập là thị trờng cạnh tranh quyết liệt và tiếp tục thay đổi. Khi ta không có đầy đủ thông tin và không kịp thay đổi thì ta sẽ thất bại trong cạnh tranh. - Doanh nghiệp cha coi trọng thông tin và cha xem thông tin là tài sản của doanh nghiệp. Mà chỉ coi trọng những sản phẩm hữu hình nh: phải sờ mó đợc, kiểm tra đợc. Những tài sản vô hình là không sờ mó đợc. Do vậy, doanh nghiệp lại coi thờng nó, không lờng hóa đợc nó, không biết tầm quan trọng của nó nh: Quan hệ, sự hợp tác, uy tín, thơng hiệu, hình ảnh doanh nghiệp, thông tin, nhân tài, mô hình kinh doanh, tổ chức doanh nghiệp - Những thông tin về sự thay đổi chậm đến, chậm xuất hiện và nh vậy nó tạo điều kiện cho ngời biết thông tin, tạo điều kiện cho những Doanh nhân biết săn lùng thông tin, săn lùng cơ hội. Các doanh nhân phải biết tổ chức doanh nghiệp, phải biết tích hợp và chớp lấy những cơ hội nhờ thông tin nắm bắt đợc để phát triển. - Hoạt động thông tin không đợc coi là chức năng của doanh nghiệp. - Thông tin đến với doanh nghiệp một cách tùy tiện: không nghiên cứu, không phân tích, không xử lý. - Thông tin không có sự quyết định liên quan đến các hoạt động khác của doanh nghiệp. Coi nh không có thông tin. Thông tin tác động và quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp và hoạt động doanh nghiệp phải dựa trên hệ thống tin khoa học. - Thông tin nội bộ doanh nghiệp không đợc quy định. Thông tin doanh nghiệp đợc mở đến mức nào? Không đợc phân cấp một cách rõ ràng. Thông tin nào nội bộ, thông tin nào đa ra bên ngoài. Nếu không rõ ràng mà đa sai những thông tin ra bên ngoài là gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. - Thông tin ngoài doanh nghiệp thì không rõ ràng và chúng ta coi thờng. - Thông tin bí mật cũng không đợc bảo vệ. II. Phân loại thông tin 1, Thông tin nội bộ - Thông tin về hoạt động của các bộ phận - Thông tin về điều hành và quản trị: lãnh đạo và quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp - Thông tin phối hợp giữa các bộ phận có liên quan. - Thông tin phản ánh của các cá nhân 2, Thông tin ngoài doanh nghiệp - Khách hàng - Thông tin các đối tác - Thông tin của các đối thủ cạnh tranh Ghi chú: Toàn cầu hóa là sự hợp tác với nhau ngày càng chặt chẽ hơn của các nền kinh tế toàn cầu. A và B cạnh tranh với nhau: Khi A >>B thì A có thể thôn tính B. Hoặc B là vệ tinh của A. Khi A<<B thì B có thể thôn tính A. Hoặc A là vệ tinh của B. Khi A~B thì tốt nhất là hợp tác. Doanh nhân là ngời đa ra sự lựa chọn. (Kinh tế là khoa học của sự lựa chọn, lựa chọn càng khoa học thì càng kinh tế). Phải cộng hởng chất xám với ngời khác. Phải nhờ chuyên gia t vấn. - Thông tin của thị trờng. - Thông tin của môi trờng (Luật pháp, chính sách, cộng đồng,) và thông tin bên ngoài thờng rất khó để tìm đợc thông tin chuẩn. 3, Thông tin cổ điển và thông tin hiện đại. Thông tin cổ điển: - ít thông tin - Đơn giản ( truyền thông chậm và bằng rất ít phơng tiện). - Thông tin không là tài sản. - Nhiều thông tin về sự thay đổi rất chậm. - Thông tin không phải là chức năng của doanh nghiệp - Thông tin không đợc quản trị. Thông tin hiện đại - Có rất nhiều thông tin ( thế giới phẳng) - Thông tin rất phức tạp: Phải có nguồn gốc, khó chính xác, khó đầy đủ và khó kịp thời. - Thông tin có quyết định rất lớn. - Thông tin có rất nhiều chủng loại - Thông tin là tài sản của doanh nghiệp. - Coi thông tin là tài sản của doanh nghiệp. 4, Định nghĩa về thông tin: Là t liệu đợc phản ánh và truyền thông bằng rất nhiều công cụ khác nhau, đa dạng và phong phú. - T liệu về các công việc - T liệu về các vấn đề - T liệu của từng ngời, từng tổ chức, từng quốc gia trên thế giới Thị trờng: thông tin, công nghệ, tài chính, lao động, bất động sản, hàng hóa, nguyên liệu, năng lợng. Môi trờng: pháp luật, chính sách, hạ tầng cơ sở kinh tế, quy luật kinh tế, t liệu về văn hóa, t liệu về chính trị. T liệu cạnh tranh, t liệu doanh nghiệp, t liệu quản trị. 5, Định nghĩa về quản trị thông tin Là sự săn lùng, tích hợp và xử lý. Tài nguyên thông tin là tổng của tất cả các thông tin. Quản trị thông tin là xử lý các thông tin này trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp (thông tin cả trong và ngoài doanh nghiệp) nhằm nâng cao giá trị của doanh nghiệp đó. Giá trị doanh nghiệp: Sản phẩm là sự lựa chọn. Quản trị là sự lựa chọn. Công nghệ: là sự lựa chọn. Tổ chức công ty cũng là sự lựa chọn. Chiến lợc lựa chọn. Mô hình kinh doanh lựa chọn. Nhân sự cũng là sự lựa chọn. Tăng GDP nếu do tăng năng suất thì do là nên kinh tế thực sự đã đạt đợc một sự tăng trởng. Nhng nếu tăng GDP mà do là tăng đầu t, khai thác khoáng sản, tăng kiểu hối thì thật không đáng tự hào lắm. Luôn luôn phải xem xét lợi thế so sánh của mình là gì? Sở trờng của mình là gì? Sở đoảng là gì? Phát triển những cái gì là cốt lõi và sở trờng của mình. Và hợp tác để cho ng- ời khác làm những vấn để là sở đoảng của mình. 6, Vai trò thông tin trong hoạt động doanh nghiệp. + Là cầu nối giữa doanh nghiệp và thị trờng. Doanh nghiệp kết nối với thị trờng bằng hàng hóa. + Nhờ có thông tin mà doanh nghiệp có thể xử lý tốt các cơ hội. Xử lý tốt các thách thức. Xử lý tốt các rủi ro. Thông tin giúp cho hoạt động nghiên cứu của doanh nghiệp có hiệu quả cao (R&D) và làm cho doanh nghiệp thực sự thích ứng với thị trờng. Tăng cao khả năng cạnh tranh. Nâng cao giá trị doanh nghiệp. Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp. + Nhờ có thông tin mà doanh nghiệp tiếp cận đợc những mâu thuẫn trong và ngoài doanh nghiệp. Mâu thuẫn giữa lợi ích các bên. Mâu thuẫn những yếu tố của hiệu quả toàn diện của doanh nghiệp. Mâu thuẫn giữa các phòng ban. Yêu cầu của giới chủ và khả năng của ngời quản lý (CEO và HĐQT luôn luôn có mâu thuẫn khốc liệt bất kể công ty nào). Hoạt động của doanh nghiệp là hoạt động đầy mâu thuẫn và ta phải xử lý ngay tất cả những mâu thuẫn đó, nếu không thì những doanh nghiệp đó sẽ khó tồn tại và phát triển đ- ợc. + Sự khác nhau giữa các doanh nghiệp không chỉ ở vấn đề công nghệ, quản trị, tổ chức doanh nghiệp mà còn ở khả năng xử lý thông tin ( thu thập và xử lý thông tin) để phát triển bền vững. + Trong thị trờng hội nhập: thông tin có tính chất quyết định rất lớn. Thông tin có tính chất quyết định lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin luôn luôn thay đổi và doanh nghiệp cũng phải thay đổi để phù hợp. + Thông tin là tài sản của doanh nghiệp nhng là tài sản ảo. Sử dụng đợc nó thì nó tăng rất lớn nhng nếu không sử dụng đợc thì tài sản đó sẽ không có giá trị gì. + Thông tin tác động lớn đến hiệu quả của doanh nghiệp II/ tam giác quản trị thông tin Qttt vấn đề G ngời thực hiện Ví dụ: Phòng Kinh Doanh Quản trị nhân sự kinh doanh - Quản trị mâu thuẫn kinh doanh - Quản trị hợp tác kinh doanh - Quản trị thay đổi kinh doanh - Quản trị R & D kinh doanh - Quản trị kinh doanh Những thông tin nội tạng doanh nghiệp? Những công việc có những đặc thù khác nhau. Làm rõ thông tin bằng phân tích thông tin. Để chuẩn hóa thông tin. Thông tin quan hệ ( những thông tin có liên quan). Sự biến động về thông tin (sự tác động làm nó thay đổi về thông tin). Có những loại thông tin về cơ hội. Xác định lại thông tin. Thông tin mới về nó. Cần phải hiểu rõ những vấn đề G bằng cách tham gia vào việc phân tích thông tin, biết và hiểu rõ những thông tin liên quan (làm đầy đủ, chính xác, đúng đắn và kịp thời). Phải biết cả những biến động của thông tin (sự thay đổi của thông tin). Biết rõ những thông tin về cơ hội. Thông tin về rủi ro. Bất cứ công việc nào đều cố hữu và hiệu quả thấp. Làm công việc nào đó thì phải làm giàu công việc đó, thiết kế lại và làm tơi mới công việc đó bằng cách tìm giải pháp mới. Tìm công nghệ mới, nâng cao giá trị công việc đó lên và nâng cao hiệu quả công việc đó lên cao hơn. Làm giàu công việc là phải tiếp tục, liên tục đổi mới để có giá trị cao hơn. Luôn luôn tìm kiếm những thông tin mới. Luôn luôn xử lý thông tin bằng những giải pháp chuyên nghiệp và thực hiện bằng những giải pháp sáng tạo. Quản trị thông tin: - Phải hiểu sâu sắc về công việc G và vấn đề G đó. - Thu thập thông tin để chủ trì việc phân tích thông tin cho công việc G và vấn đề G. - Nghiên cứu thông tin để phân loại thông tin. - Hoạch định tài nguyên thông tin. - Tổ chức thực hiện công việc xử lý thông tin cụ thể. - Kiểm soát để điều chỉnh. Đánh giá hiệu quả của quản trị thông tin để rút ra bài học. - Việc quản trị thông tin không phải là công việc của ngờ i quản trị riêng công việc G và vấn đề G mà là công việc của mọi ngời thực hiện công việc G. - Phải cung cấp đầy đủ thông tin cho tất cả mọi ngời. - Ngời QTTT phải dùng mọi ngời đảm bảo An Ninh Thông tin. . thông tin nội tạng doanh nghiệp? Những công việc có những đặc thù khác nhau. Làm rõ thông tin bằng phân tích thông tin. Để chuẩn hóa thông tin. Thông tin quan hệ ( những thông tin có liên quan) ít các phơng tiện. Thông tin không đầy đủ các yếu tố bắt buộc của thông tin: Thông tin đầy đủ, thông tin chính xác, thông tin kịp thời. - Doanh nghiệp tiếp cận thông tin rất thụ động. Không theo. vấn. - Thông tin của thị trờng. - Thông tin của môi trờng (Luật pháp, chính sách, cộng đồng,) và thông tin bên ngoài thờng rất khó để tìm đợc thông tin chuẩn. 3, Thông tin cổ điển và thông tin hiện