Giới thiệu chung về n i thực tập
Tổng quan về công ty
Công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Nhân Hòa Phát có địa chỉ tại 45/19C Quốc lộ 13, Khu phố 3, Phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh.
Số điện thoại liên lạc: 08 35033865
Công ty Nhân Hòa Phát hiện đang thuê trụ sở với diện tích 204 m² từ năm 2011, tọa lạc trên một trong những tuyến đường chính dẫn vào thành phố.
Hai thành phố giúp việc giao nhận hàng trở nên thuận tiện hơn Một ngõ của công ty đủ rộng để xe tải từ 3.5 tấn trở xuống có thể ra vào, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bốc dỡ hàng hóa.
Xe tải thường xuyên vào kho để giao hàng, mang lại sự thuận tiện cho việc vận chuyển Tuy nhiên, vị trí này cũng gặp một số bất lợi, như tình trạng khói bụi dày đặc do các xe lớn qua lại thường xuyên, ảnh hưởng đến môi trường xung quanh.
Mỗi khi xe cộ tải trọng lớn di chuyển qua lại, tiếng ồn từ động cơ và sự rung động của nền nhà khiến tôi cảm thấy bất an và chưa quen với môi trường nơi đây.
Thời gian thành lập
Công ty thành lập vào năm 2008 với sự góp vốn của hai thành viên
Vốn điều lệ của công ty: 1 tỷ đồng
Giấy phép thành lập công ty: 0305934692
Bà Lai Thục Hà, giám đốc công ty Nhân Hòa Phát, hiện đang nắm giữ 70% vốn điều lệ và là người điều hành chính của công ty Tôi nhận thấy rằng có rất nhiều điều cần học hỏi từ bà, đặc biệt là trong việc quản lý nhân viên và các kỹ thuật chuyên môn liên quan đến giấy Một trong những điều ấn tượng nhất là phương pháp đếm giấy của bà, không phải là đếm từng tờ mà là đếm theo từng nhóm năm tờ, gọi là một tay giấy Ví dụ, cách đếm giấy Duplex được thực hiện như sau:
Nắm ch t một góc giấy nâng lên rồi bẻ cụp xuống làm cho giấy t i ra
Sau đ tay c n lại tách mỗi lần năm tờ giấy
Đếm theo tay giấy chứ không đếm số tờ, sau đ nh n lên
Việc đếm giấy theo từng xấp giúp giảm thiểu sai sót, vì mỗi xấp thường có một trăm tờ và mỗi lần giao hàng thường là vài chục xấp Phương pháp này làm cho việc thiếu hoặc thừa một hai tờ giấy trở nên khó xảy ra Đối với những người không có kinh nghiệm, việc đếm giấy có thể dẫn đến nhầm lẫn trong việc xác định số lượng.
Lĩnh vực kinh doanh
Công ty TNHH TM - DV Nhân Hòa Phát chuyên cung cấp các loại giấy phục vụ cho ngành công nghiệp giày dép, quần áo và giấy lịch Giấy dùng cho ngành giày dép chủ yếu là giấy nhét vào bên trong giày để giữ dáng giày trong quá trình vận chuyển Giấy Duplex thường được sử dụng để làm hộp hoặc miếng độn trong giày Bên cạnh đó, giấy dầu (giấy bóng mờ) được sử dụng để ép logo trên các sản phẩm giày dép, túi xách và quần áo, nhằm tránh làm trầy xước logo.
Dưới đ y là danh sách nhà cung cấp giấy cho Nh n H a Phát:
DNTN sản xuất giấy iến Thành Ấp mới 2, Xã M Hạnh Nam, Huyện Đức H a, Long n)
T giấy Hoa Đăng 130/8 Lê Đ nh ẩn, P.T n Tạo, Q nh T n, Tp.HCM)
T giấy Thịnh Phát 353 Thoại Ngọc Hầu, P.H a Thọ, Q.T n Ph , Tp.HCM)
CT giấy An Ninh (174 Võ Thị Sáu, phường 7, quận3, Tp Hồ Chí Minh)
CT TNHH Hà Linh (số 185 ấp T n Lư ng, xã Thạnh Phước, Huyện
CT TNHH Hùng Phát ( Ấp 1A, xã An Phú, Thuận n, nh Dư ng)
CT Lâm Tiến Thành ( Ấp An Bình, xã An Tịnh, Huyện Trảng Bàng, Tây Ninh)
5 ác đối tác, khách hàng của công ty Nhân Hòa Phát:
Công ty giày Thái Bình (Thai Binh Group)
Công ty TNHH nh Tiên Đồng Nai (Dona Bitis)
CT TNHH Cao Su Màu
ông ty T n im Hưng 222 Hải Thượng Lãn ng, P.14, Q.5, Tp.HCM).
ông ty TNHH Việt Hưng n 90 tổ 25 , P.2, P.Trảng Dài, Tp iên
ông ty TNHH giấy T n Sanh 254 Hải Thượng Lãn ng, P.14, Q.5, Tp.HCM)
ông ty TNHH Hưng Hưng 233 Hải Thượng Lãn ng, P.13, Q.5, Tp.HCM)
Hình 4: Công ty giày Thái Bình – một trong những khách hàng chính của CT Nhân Hòa Phát
Doanh nghiệp cung cấp đa dạng sản phẩm giấy, bao gồm giấy Duplex (hai mặt, một mặt), giấy nhét (nâu, trắng), giấy dầu (hai lớp, một lớp), giấy ristol, giấy g i, và giấy da, với nhiều định lượng và khổ giấy khác nhau Công ty sẵn sàng cắt giấy theo yêu cầu cụ thể của khách hàng Ngoài ra, công ty còn kinh doanh cả giấy nhập khẩu và giấy nội địa.
Dưới đ y là các loại sản phẩm của công ty:
Hình 5 : Giấy nhét n u sau khi đã được giũ ụi
Hình 8: Giấy bìa trắng hai m t nhập khẩu (Bristol)
Hình 9: cấu tổ chức trong công ty
(Nguồn: CT Nhân Hòa Phát)
Công ty Nhân Hòa Phát có quy mô nhỏ với cấu trúc tổ chức đơn giản, bao gồm một giám đốc, một kế toán trưởng, một kế toán và hai nhân viên phụ trách kho.
Văn phòng có diện tích 1.8*10 m², nơi làm việc của 9 giám đốc, kế toán trưởng và kế toán, luôn gọn gàng và ngăn nắp Mặc dù không gian nhỏ, nhưng được bố trí hợp lý với bộ ghế salon nhỏ gọn, tạo điều kiện cho khách hàng có chỗ ngồi thoải mái, lịch sự khi đến công ty.
1.5 Định hướng phát triển trong tương lai
Mặc dù mức tăng trưởng lợi nhuận của công ty Nhân Hòa Phát không cao nhưng rất ổn định từ khi thành lập, điều này thể hiện nỗ lực và sự cố gắng không ngừng của giám đốc cũng như toàn thể nhân viên trong công ty.
Hình 10: Lợi nhuận từ năm 2009 đến năm 2011 của công ty Nhân Hòa Phát
Nguồn: áo cáo tài chính của công ty Nhân Hòa Phát)
Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác là ưu tiên hàng đầu của công ty Bên cạnh đó, công ty cũng chú trọng đến việc mở rộng thị trường và xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài Để đạt được mục tiêu này, công ty cam kết đảm bảo chất lượng sản phẩm, giữ mức giá ổn định và đảm bảo giao hàng đúng số lượng, nhằm duy trì uy tín Ví dụ, trong năm 2012, mặc dù thị trường giấy gặp nhiều khó khăn do giá nguyên liệu đầu vào tăng cao cùng với chi phí nhiên liệu gia tăng, công ty vẫn nỗ lực duy trì hoạt động ổn định.
Nh n H a Phát không tăng giá án hàng mà vẫn duy tr mức giá như cũ Đ y là một
Công ty Nh n H a Phát cam kết thực hiện 10 tiêu chí quan trọng nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh cho khách hàng và đối tác, từ đó thúc đẩy mối quan hệ hợp tác bền vững hơn.
Cuối cùng, việc tập trung vào nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển Chúng tôi không cần một đội ngũ đông đảo, mà chỉ cần những nhân viên có tay nghề, nhiệt huyết và tận tâm Nhân viên có thể xin phép về sớm hoặc nghỉ bữa nếu có việc bận, nhưng công việc phải hoàn thành đúng thời hạn Để bảo vệ sức khỏe và tạo điều kiện làm việc tốt nhất, giám đốc nấu cơm trưa cho nhân viên, giúp xây dựng mối quan hệ tốt giữa cấp trên và cấp dưới Đây cũng là cơ hội để mọi người giao lưu, hiểu nhau hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hợp tác trong công việc.
2.1 Công việc của các anh chị trong công ty iám đốc:
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ làm ăn ền vững với các đối tác và khách hàng cũ
Đưa ra quyết định và kí tên khi nhập hàng và xuất hàng
Kiểm tra công việc của nhân viên trong công ty để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng yêu cầu Nếu phát hiện sai sót trong giấy tờ hoặc công văn, cần thực hiện chỉnh sửa kịp thời.
Hoạch định chiến lược cho công ty
Quản lý về m t tài chính trong công ty
Quản l về m t nh n sự của công ty
Kiểm tra sổ sách kế toán
Quản lí tài sản của công ty
Lập báo cáo tài chính
Chỉ đạo kế toán làm đ ng theo như pháp luật về các quy định hiện hành về thuế
Ghi nhận các thông tin để đối chiếu và kiểm tra sổ sách kế toán
Phân tích các số liệu kế toán đã thu thập được để báo cáo với giám đốc tình hình hoạt động của công ty
Hoạch định dựa trên những số liệu kế toán để đưa ra chiến lược phát triển tài chính ngắn hạn cho công ty
Thực hiện quản lí các tài sản nợ và có
Tính toán tiền lư ng, bảo hiểm cho nhân viên trong công ty
Soạn thảo các công văn giấy tờ
Liên hệ công tác với ngân hàng và ưu điện
Ghi nhận các chi phí xuất hàng và nhập hàng
Lập chứng từ kế toán
Kiểm kê tài sản và tính giá các đối tượng kế toán
Làm thêm những việc mà giám đốc giao
Thực hiện công việc giũ giấy, vô bao và chất lên pallet
Cắt giấy theo yêu cầu đ n hàng
Giải quyết các hư hỏng trong nhà kho ví dụ như nhà kho ị thấm nước
Lau chùi và bảo trì máy cắt giấy
Dọn d p nhà kho cho gọn gàng, sạch s và ngăn nắp
Thực hiện các công việc mà giám đốc giao
2.2.1.1 Mục tiêu đã đề ra
Trước khi hoàn thành đợt thực tập này, tôi đã đ t ra cho m nh những mục tiêu cần phải đạt được trong k thực tập nhận thức như sau:
hả năng giao tiếp tốt để h a nhập với môi trường làm việc tại doanh nghiệp
iết cách sử dụng các loại máy trong văn ph ng như máy in, máy photocopy, máy fax
iết cách mà người lãnh đạo quản l công ty cũng như cách giao tiếp với khách hàng ho c đối tác
hắc phục điểm yếu của ản th n là ngại giao tiếp với người lạ
Nắm được cách thức xử lý vấn đề khi g p sự cố (trả hàng lại, các sự cố ngoài ý muốn)
Sau khi hoàn thành đợt thực tập tại công ty Nhân Hòa Phát, tôi nhận thấy mình đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tiễn Những va chạm và tiếp xúc hàng ngày đã giúp tôi rút ra bài học giá trị Tuy nhiên, tôi vẫn cần rèn luyện thêm trong thời gian trở lại trường học để đáp ứng các tiêu chí của nhà tuyển dụng Mục tiêu của tôi là có được một công việc phù hợp với ngành nghề mà tôi yêu thích sau khi tốt nghiệp.
ải thiện kĩ năng giao tiếp với các anh chị nh n viên trong công ty
iết cách in, photocopy và gởi fax và scan tài liệu
ách đo định lượng giấy
iết được các công việc liên quan đến giấy như cách giũ giấy, đếm giấy và g i giấy
Học được cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại
iết cách soạn thảo công văn
Xử lí các tình huống sự cố ngoài ý muốn (bị trả hàng lại, nhà kho bị thấm nước, lỗi s suất khi nhận hàng)
ên cạnh đ th việc kiểm hàng khi giao và nhận cũng hết sức quan trọng
Thời gian làm việc tại công ty được quy định từ thứ hai đến thứ sáu, với buổi sáng từ 8h00 đến 12h00 và buổi chiều từ 14h00 đến 17h00 Riêng vào ngày thứ bảy, công ty chỉ làm việc buổi sáng.
Trong các công ty lớn, thường có nhiều loại máy như photocopy, in, scan và fax, nhưng tại công ty Nhân Hòa Phát, các chức năng này được tích hợp trong một máy duy nhất do quy mô nhỏ Tôi đã học cách sử dụng máy để in, photocopy, scan và gửi fax, giúp hỗ trợ công việc văn phòng hiệu quả hơn Bên cạnh đó, việc sử dụng Microsoft Word để soạn thảo công văn cho khách hàng và đối tác đã giúp tôi tự tin hơn trong giao tiếp qua giấy tờ.
Ngoài các công việc trong văn phòng, tôi còn có cơ hội trải nghiệm và thực hành những công việc liên quan đến giấy, như giữ giấy, chất giấy lên cây giấy, gói giấy và cắt giấy.
2.2.2.1 C ch thực hiện c ng việc a c ng v n giấ tờ cho đối t c ho c h ch h ng Đối với việc gửi fax
Trước tiên, hãy kiểm tra chế độ hoạt động của máy Nếu máy đang ở chế độ khác, bạn cần ấn nút để chuyển sang chế độ gửi fax.
Để giấy tờ ho c công văn cần gửi vào khe để giấy của máy Lưu là để m t giấy c thông tin cần gửi lên trên
ấm địa chỉ fax cần gửi tới
Sau đ kiểm tra lại xem địa chỉ cần gửi tới đã đ ng chưa rồi ấm n t Start Đối với việc nhận fax:
Khi chuông máy fax reo, máy sẽ tự động in tài liệu mà đối tác hoặc khách hàng gửi đến Sau đó, giấy sẽ được đưa ra và chúng ta có thể nhận tài liệu tại khe lấy giấy.
Hình 11: Máy fax, scan, copy và in tài liệu
Sự cố khi gửi fax:
Định hướng phát triển trong tư ng lai
Mặc dù lợi nhuận của công ty Nhân Hòa Phát không tăng trưởng mạnh mẽ, nhưng sự ổn định trong suốt thời gian hoạt động từ khi thành lập là kết quả của nỗ lực và cống hiến không ngừng của giám đốc và toàn thể nhân viên.
Hình 10: Lợi nhuận từ năm 2009 đến năm 2011 của công ty Nhân Hòa Phát
Nguồn: áo cáo tài chính của công ty Nhân Hòa Phát)
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và đối tác là mục tiêu hàng đầu của công ty Đồng thời, công ty cũng đang tập trung vào việc giới thiệu và xuất khẩu sản phẩm ra thị trường quốc tế Để đạt được những mục tiêu này, công ty ưu tiên hàng đầu là đảm bảo chất lượng sản phẩm, duy trì mức giá ổn định và đáp ứng số lượng giao hàng để giữ vững uy tín Trong bối cảnh thị trường giấy gặp nhiều khó khăn do giá nguyên liệu đầu vào tăng cao và chi phí nhiên liệu như xăng, dầu, điện, nước tăng lên, công ty vẫn cam kết duy trì chất lượng và giá cả ổn định.
Nh n H a Phát không tăng giá án hàng mà vẫn duy tr mức giá như cũ Đ y là một
Công ty Nh n H a Phát cam kết thực hiện 10 tiêu chí nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh cho khách hàng và đối tác, từ đó thúc đẩy mối quan hệ hợp tác bền vững hơn.
Cuối cùng, việc tập trung vào nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển bền vững Không cần số lượng lớn nhân công, mà chỉ cần những nhân viên có tay nghề, nhiệt huyết và tận tâm Nhân viên có thể xin phép về sớm hoặc nghỉ bữa nếu có việc đột xuất, nhưng phải đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn Để hỗ trợ sức khỏe và sự tập trung của nhân viên, giám đốc thường nấu cơm trưa cho cả đội, tạo điều kiện cho mọi người giao lưu, hiểu biết lẫn nhau và hợp tác hiệu quả hơn.
Công việc của các anh chị trong công ty
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì mối quan hệ làm ăn ền vững với các đối tác và khách hàng cũ
Đưa ra quyết định và kí tên khi nhập hàng và xuất hàng
Kiểm tra công việc của nhân viên trong công ty để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng yêu cầu Nếu phát hiện sai sót trong giấy tờ hoặc công văn, cần tiến hành chỉnh sửa kịp thời.
Hoạch định chiến lược cho công ty
Quản lý về m t tài chính trong công ty
Quản l về m t nh n sự của công ty
Kiểm tra sổ sách kế toán
Quản lí tài sản của công ty
Lập báo cáo tài chính
Chỉ đạo kế toán làm đ ng theo như pháp luật về các quy định hiện hành về thuế
Ghi nhận các thông tin để đối chiếu và kiểm tra sổ sách kế toán
Phân tích các số liệu kế toán đã thu thập được để báo cáo với giám đốc tình hình hoạt động của công ty
Hoạch định dựa trên những số liệu kế toán để đưa ra chiến lược phát triển tài chính ngắn hạn cho công ty
Thực hiện quản lí các tài sản nợ và có
Tính toán tiền lư ng, bảo hiểm cho nhân viên trong công ty
Soạn thảo các công văn giấy tờ
Liên hệ công tác với ngân hàng và ưu điện
Ghi nhận các chi phí xuất hàng và nhập hàng
Lập chứng từ kế toán
Kiểm kê tài sản và tính giá các đối tượng kế toán
Làm thêm những việc mà giám đốc giao
Thực hiện công việc giũ giấy, vô bao và chất lên pallet
Cắt giấy theo yêu cầu đ n hàng
Giải quyết các hư hỏng trong nhà kho ví dụ như nhà kho ị thấm nước
Lau chùi và bảo trì máy cắt giấy
Dọn d p nhà kho cho gọn gàng, sạch s và ngăn nắp
Thực hiện các công việc mà giám đốc giao.
Công việc thực tập
2.2.1.1 Mục tiêu đã đề ra
Trước khi hoàn thành đợt thực tập này, tôi đã đ t ra cho m nh những mục tiêu cần phải đạt được trong k thực tập nhận thức như sau:
hả năng giao tiếp tốt để h a nhập với môi trường làm việc tại doanh nghiệp
iết cách sử dụng các loại máy trong văn ph ng như máy in, máy photocopy, máy fax
iết cách mà người lãnh đạo quản l công ty cũng như cách giao tiếp với khách hàng ho c đối tác
hắc phục điểm yếu của ản th n là ngại giao tiếp với người lạ
Nắm được cách thức xử lý vấn đề khi g p sự cố (trả hàng lại, các sự cố ngoài ý muốn)
Sau khi hoàn thành đợt thực tập tại công ty Nhân Hòa Phát, tôi nhận ra mình đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý giá từ thực tế Tuy nhiên, tôi cần tiếp tục rèn luyện trong thời gian học tập để đạt được những tiêu chí mà nhà tuyển dụng mong muốn, từ đó tìm được công việc phù hợp với ngành nghề yêu thích của mình Dưới đây là các mục tiêu mà tôi đã đạt được trong quá trình thực tập.
ải thiện kĩ năng giao tiếp với các anh chị nh n viên trong công ty
iết cách in, photocopy và gởi fax và scan tài liệu
ách đo định lượng giấy
iết được các công việc liên quan đến giấy như cách giũ giấy, đếm giấy và g i giấy
Học được cách giao tiếp với khách hàng qua điện thoại
iết cách soạn thảo công văn
Xử lí các tình huống sự cố ngoài ý muốn (bị trả hàng lại, nhà kho bị thấm nước, lỗi s suất khi nhận hàng)
ên cạnh đ th việc kiểm hàng khi giao và nhận cũng hết sức quan trọng
Lịch làm việc tiêu chuẩn tại công ty là từ thứ hai đến thứ sáu, bao gồm buổi sáng từ 8.00 đến 12.00 và buổi chiều từ 14.00 đến 17.00 Riêng ngày thứ bảy, công ty chỉ làm việc buổi sáng.
Trong các công ty lớn, thường có nhiều loại máy như máy photocopy, máy in, máy scan và máy fax riêng biệt Tuy nhiên, tại công ty Nhân Hòa Phát, với quy mô nhỏ, các chức năng này được tích hợp trong một máy duy nhất Tôi đã học cách sử dụng máy để in, photocopy, scan và gửi fax, giúp hỗ trợ công việc văn phòng hiệu quả Hơn nữa, việc sử dụng Microsoft Word để soạn thảo công văn cho khách hàng và đối tác đã giúp tôi tự tin hơn trong việc giao tiếp qua giấy tờ.
Ngoài các công việc trong văn phòng, tôi còn có cơ hội trải nghiệm và thực hành những công việc liên quan đến giấy, bao gồm việc giữ giấy, chất giấy lên cây giấy, gói giấy và cắt giấy.
2.2.2.1 C ch thực hiện c ng việc a c ng v n giấ tờ cho đối t c ho c h ch h ng Đối với việc gửi fax
Trước tiên, hãy kiểm tra trạng thái chế độ của máy Nếu máy đang ở chế độ khác, bạn cần nhấn nút fax để chuyển sang chế độ gửi fax.
Để giấy tờ ho c công văn cần gửi vào khe để giấy của máy Lưu là để m t giấy c thông tin cần gửi lên trên
ấm địa chỉ fax cần gửi tới
Sau đ kiểm tra lại xem địa chỉ cần gửi tới đã đ ng chưa rồi ấm n t Start Đối với việc nhận fax:
Khi chuông máy fax reo, thiết bị sẽ tự động in tài liệu mà đối tác hoặc khách hàng gửi đến Sau khi in xong, giấy sẽ được đưa ra và người dùng có thể nhận tài liệu tại khe ra giấy.
Hình 11: Máy fax, scan, copy và in tài liệu
Sự cố khi gửi fax:
Lần đầu sử dụng máy fax, tôi đã gặp sự cố khi nhầm địa chỉ gửi Thay vì gửi fax cho khách hàng, tôi lại gửi đến số fax của công ty Máy fax gặp trục trặc, gửi mãi mà thông tin không đi được Cuối ngày, tôi kiểm tra và phát hiện đã gửi nhầm địa chỉ Sau đó, tôi đã gửi lại và hoàn thành công việc Kinh nghiệm rút ra là cần kiểm tra kỹ địa chỉ trước khi gửi fax để tránh sự cố không đáng có.
Theo quan điểm cá nhân, máy fax đóng vai trò quan trọng trong hỗ trợ kinh doanh, thường được sử dụng để gửi các hợp đồng mua bán và yêu cầu thanh toán, cần có chữ ký và con dấu của cả hai bên Để tránh sự cố khi gửi fax, cần xác định rõ địa chỉ nhận và kiểm tra thông tin trên tài liệu trước khi gửi Cuối cùng, việc kiểm tra lại địa chỉ một lần nữa trước khi nhấn nút gửi là rất cần thiết.
2.2.2.2 C ng việc in t i liệu v photocop t i liệu Đối với việc in tài liệu
N i giấy fax được đưa ra
16 ông việc in c vẻ dễ dàng h n việc gửi fax, v máy in c kết nối với máy vi tính nên dễ dàng cho việc điều chỉnh h n
Dưới đ y là cách in tài liệu:
iểm tra giấy trong máy in xem c đủ không
họn chế độ Print Review để kiểm tra lại tài liệu trên máy vi tính xem c c n sai s t g không trước khi in ra để tránh việc in lại
họn chế độ Print, máy s tự động hiện ra cửa sổ Print
họn số trang cần in trong phần Pages Sau đ chọn chế độ photocopy ra nếu cần nhiều ản
Sau đ ấm n t Print Đối với photocopy, sau đ y là các ước thực hiện:
iểm tra giấy trong máy để tránh t nh trạng hết giấy
iểm tra xem máy đang ở t nh trạng nào, nếu ở chế độ khác th ấm n t opy cho máy chuyển sang chế độ photocopy
Để thực hiện việc photo giấy, cần đặt giấy vào máy sao cho phần cần photo nằm ở phía dưới, không để giấy quá sát mép để tránh mất thông tin Sau đó, chọn số tờ cần photo và nhấn nút Start.
Hình 12: N i để tài liệu cần photo vào
17 ác ước để scan giấy tờ:
Trước hết, chọn logo máy scan trên màn h nh Phần mềm scan liên kết với máy in được kích hoạt
Hình 13: phần mềm d ng để scan
họn thể loại scan h nh ảnh, e-mail hay là file tài liệu)
Sau đ máy s tự động scan thông tin và lưu vào máy inh nghiệm từ việc in, photocopy và scan tài liệu:
Khi bắt đầu làm quen với máy in, tôi nhận thấy rằng việc không điều chỉnh đúng cài đặt có thể gây lãng phí giấy Sau thời gian thực tập, tôi đã nắm vững các kỹ năng cần thiết và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong công ty khi cần thiết.
2.2.2.3 Cắt mẫu giấ để đo định lƣợng Để tiếp thị sản phẩm đến những khách hàng mới cũng như giới thiệu đến các khách hàng cũ về sản phẩm mới, giấy s được cắt lấy mẫu và đo định lượng Trong một vài trường hợp thì các khách hàng s chủ động liên lạc với công ty và yêu cầu mẫu giấy, họ s đưa một miếng giấy và yêu cầu muốn đ t hàng loại giấy giống như vậy Chính vì vậy mà ta phải đo định lượng để có thể biết được loại giấy đ định lượng ao nhiêu để đ t hàng từ n i khác chuyển đến
Để c được một định lượng chính xác, trước hết tờ giấy mẫu phải sạch, không bị bám bụi
Tiếp theo, ta đo mỗi cạnh là 10cm để c được một mảnh giấy mẫu hình vuông
Sau khi lấy cân điện tử ra, bạn không nên cắm điện ngay mà hãy bấm nút khởi động Đợi cho đến khi màn hình hiển thị số 0, sau đó mới tiến hành cho giấy vào Cuối cùng, hãy đóng nắp nhựa của cân lại để tránh gió thổi, giúp đảm bảo độ chính xác của mẫu.
Đợi cho cân hiển thị kết quả, chúng ta sẽ có định lượng chính xác của giấy Cuối cùng, cần đóng mộc của công ty Nhân Hòa Phát lên mẫu giấy để khách hàng có thể đối chiếu sản phẩm với các sản phẩm của công ty khác.
Cuối cùng là lấy mộc của công ty Nhân Hòa Phát in lên mẫu giấy để phân biệt với mẫu giấy của các công ty khác
Hình 14: n điện tử d ng để c n định lượng giấy Kinh nghiệm cho việc cắt giấy lấy mẫu
Các góc cạnh của giấy cần được cắt chính xác để đảm bảo kích thước định lượng đúng Nên giữ lại mép giấy và tránh cắt quá nhiều để không làm sai lệch mẫu Cuối cùng, việc sử dụng cân điện tử để đo các mẫu giấy cũng cần được thực hiện cẩn thận, vì nếu không, kết quả sẽ bị chênh lệch và không chính xác.
2.2.2.4 Giao ti p với h ch h ng ho c đối t c qua điện thoại
Nếu như c điện thoại gọi đến, c u đầu tiên khi chào là: !” Sau đ s lắng nghe khách hàng đưa ra yêu cầu, ghi
Nút khởi động Nắp cân
20 chép lại các thông tin mà khách hàng n i về số lượng cũng như loại giấy, khổ giấy và thời gian giao hàng
Trong thời gian thực tập vào dịp Tết Nguyên Đán, tôi thường nhận được các cuộc điện thoại liên quan đến việc thanh toán nợ Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm giao tiếp qua điện thoại, hầu hết các cuộc gọi của tôi đều không thành công Chẳng hạn, khi gọi cho công ty giày Thái Nh, tôi cảm thấy rất khó khăn trong việc truyền đạt thông tin.
Thuận lợi
Nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trong công ty, tôi đã có cơ hội phát triển kỹ năng còn thiếu sót trong một môi trường thuận lợi.
Môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái, các công việc linh động đem lại sự thích th khi làm việc
V công ty c quy mô nhỏ nên tôi c c hội học hỏi tất cả mọi việc trong văn ph ng lẫn các công việc ngoài nhà kho
Trong một công ty quy mô nhỏ, việc mọi người cùng nhau làm hàng để kịp giao hàng không chỉ giúp hoàn thành công việc hiệu quả mà còn tạo ra sự gắn kết giữa các nhân viên Điều này mang lại không khí vui vẻ và hòa hợp, góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực.
3.2 Khó h n p sự cố khi lần đầu tiên sử dụng các thiết ị trong văn ph ng như gửi fax đi nhầm địa chỉ Bên cạnh đ là khi kiểm kho th tôi đã kiểm nhầm số lượng các loại giấy ần phải rèn luyện kĩ năng giao tiếp nhiều h n nữa để c thể giao tiếp với khách hàng ho c đối tác một cách nhiệt t nh và vui vẻ nhưng cũng không được quên sự kính trọng đối với họ
Công ty mới thành lập còn nhỏ, do đó thông tin về công ty chưa phong phú, gây khó khăn cho việc tìm hiểu lịch sử hình thành của nó.
Công ty có ít nhân sự, vì vậy khi có đơn hàng gấp, tất cả mọi người cần hợp tác làm việc để kịp thời giao hàng Đồng thời, khi thực hiện giao hàng, mọi người cũng phải cùng nhau tham gia vào quá trình này.
Việc có 32 phụ, bao gồm cả kế toán và giám đốc, mang lại lợi ích và thách thức Mặc dù điều này có thể giúp tăng cường sự hỗ trợ trong công việc, nhưng nó cũng có thể làm giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ chuyên môn của kế toán và giám đốc Hơn nữa, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe của các nhân viên trong văn phòng.
3.3 Nhận xét bản thân sau khi thực tập
Quá trình học hỏi trong bảy tuần tại công ty đã mang lại cho tôi nhiều bài học quý giá, đặc biệt là về giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp Khi có mối quan hệ giao tiếp tốt, mọi người sẵn lòng chia sẻ kiến thức và hỗ trợ tôi trong việc học hỏi những điều mới Do đó, tôi nhận ra rằng mình cần tiếp tục rèn luyện kỹ năng giao tiếp để có thể kết nối hiệu quả hơn với mọi người xung quanh.
Việc sử dụng thiết bị trong văn phòng đòi hỏi sự cẩn thận, đặc biệt là khi gửi fax Cần tránh nhầm lẫn để đảm bảo giấy tờ được gửi đến đúng địa chỉ mà công ty yêu cầu.
Trong việc giải quyết các tình huống bất ngờ, một ví dụ điển hình là sự cố của công ty itis Đồng Nai khi trả lại chuyến hàng do thiếu số lượng và định lượng không đúng Tài xế không thông báo kịp thời cho giám đốc, dẫn đến tổn thất chi phí vận chuyển Từ kinh nghiệm này, giám đốc đã yêu cầu tài xế kiểm tra lại hàng hóa và liên hệ với đối tác để giải quyết vấn đề Cuối cùng, việc ghi chép các công việc chuyên môn liên quan đến giấy tờ cũng rất quan trọng, giúp tôi sau khi hoàn thành chương trình học và tìm kiếm việc làm trong ngành.
Trong ngành giấy, có nhiều thuật ngữ chuyên môn như gam 4 và tay giấy 5 Nếu không tự tìm hiểu và nhận sự chỉ bảo từ các anh chị trong công ty, tôi sẽ gặp khó khăn trong việc hiểu rõ những từ ngữ này.
Trong đợt thực tập vừa qua, tôi đã hoàn thành gần như đầy đủ yêu cầu của người hướng dẫn và tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu Những kinh nghiệm này sẽ là hành trang quan trọng khi tôi trở lại trường học để hoàn thiện bản thân Tôi đã nỗ lực tìm kiếm thông tin và hoàn thành công văn gửi cho khách hàng với tinh thần nhiệt huyết Đợt thực tập này đã mang lại ý nghĩa lớn lao và giúp ích rất nhiều cho tôi Nếu có cơ hội thực tập tại công ty Nhân Hòa Phát lần nữa, tôi sẽ cố gắng hơn nữa để thực hiện tốt hơn các công việc đã làm.
4 am: đ n vị d ng để chỉ số lượng tờ giấy Một gam giấy là 500 tờ giấy
5 Tay giấy: khi đếm giấy, mỗi 5 tờ khi được đếm qua một lần thì gọi là một tay giấy.
Nhận xét bản thân sau khi thực tập
Quá trình học hỏi trong bảy tuần tại công ty đã mang lại cho tôi nhiều bài học quý giá, đặc biệt là về giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với các anh chị đồng nghiệp Khi có mối quan hệ giao tiếp tốt, mọi người sẵn lòng chia sẻ kiến thức và hỗ trợ tôi trong việc tiếp thu những điều mới mẻ Điều này khiến tôi nhận ra rằng mình cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp nhiều hơn nữa để có thể tương tác hiệu quả với mọi người xung quanh.
Việc sử dụng thiết bị trong văn phòng đòi hỏi sự cẩn thận, đặc biệt là khi gửi fax Cần tránh nhầm lẫn để đảm bảo giấy tờ được gửi đến đúng địa chỉ mà công ty yêu cầu.
Việc xử lý các tình huống bất ngờ trong công việc là rất quan trọng, như trường hợp của công ty ITIS Đồng Nai khi phải trả lại một chuyến hàng do thiếu số lượng và định lượng không đúng Tài xế không thông báo kịp thời cho giám đốc, dẫn đến tổn thất chi phí vận chuyển Kinh nghiệm từ sự cố này giúp giám đốc yêu cầu tài xế kiểm tra lại số lượng hàng hóa và liên hệ với bộ phận đặt hàng của đối tác để giải quyết vấn đề nhanh chóng Cuối cùng, việc ghi chép các công việc chuyên môn liên quan đến giấy tờ sẽ hỗ trợ tôi rất nhiều trong quá trình tìm kiếm việc làm sau khi hoàn thành chương trình học.
Trong ngành giấy, có nhiều thuật ngữ chuyên môn như gam 4, tay giấy 5, mà nếu không có sự tìm hiểu cá nhân và hướng dẫn từ các đồng nghiệp trong công ty, tôi khó có thể nắm bắt được ý nghĩa của chúng.
Trong đợt thực tập vừa qua, tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu từ người hướng dẫn và tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu Những kinh nghiệm này sẽ là hành trang quan trọng cho tôi khi trở lại trường học Tôi đã nỗ lực tìm kiếm thông tin và hoàn thành công văn gửi khách hàng với sự nhiệt tình và phấn khởi Thực tập lần này mang lại nhiều ý nghĩa và lợi ích cho tôi Nếu có cơ hội thực tập tại công ty Nhân Hòa Phát lần nữa, tôi sẽ cố gắng hơn nữa để thực hiện tốt các công việc được giao.
4 am: đ n vị d ng để chỉ số lượng tờ giấy Một gam giấy là 500 tờ giấy
5 Tay giấy: khi đếm giấy, mỗi 5 tờ khi được đếm qua một lần thì gọi là một tay giấy