báo cáo thực tập nhận thức tại công ty cổ phần tập đoàn thái tuấn

CÁC DANH MỤC Trang Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn 6 Hình 6,7,8,9 : Chuẩn bị quà Tết cho khách hàng, CB-CNV 22 CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT CB-CNV: Cán

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập : Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn Thời gian thực tập : 07/01/2013- 09/03/2013

Người hướng dẫn : Thầy Phạm Xuân Thành

Sinh viên thực hiện : Ngô Thị Hồng Nga

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập : Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn Thời gian thực tập : 07/01/2013- 09/03/2013

Người hướng dẫn : Thầy Phạm Xuân Thành

Sinh viên thực hiện : Ngô Thị Hồng Nga

Tháng 03 năm 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

mô hình hoạt động của một doanh nghiệp và hơn hết là tích lũy cho mình những kinh nghiệm quý giá Toàn bộ những hiểu biết và tiếp thu được qua quá trình làm việc tại công ty được ghi chép lại qua cuốn báo cáo này Dù rất cố gắng nhưng chắc không tránh khỏi còn nhiều điểm thiếu sót, rất mong nhận được lời góp ý chân thành của giáo viên hướng dẫn để tôi có thể hoàn thiện hơn trong những lần báo cáo sau.

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU I MỤC LỤC II CÁC DANH MỤC IV LỜI CẢM ƠN V

NHẬP ĐỀ 1

I GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ CÔNG TY THỰC TẬP 2

1/ Tổng quan công ty 2

2/ Lịch sử hình thành và phát triển 3

3/ Lĩnh vực kinh doanh 4

4/ Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5

5/ Phòng Hành Chánh Quản Trị 6

5.1/ Sơ đồ tổ chức 6

5.2/ Vai trò 7

II CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY 8

1/ Nhận và trả lời điện thoại 8

2/ Sử dụng các thiết bị văn phòng 8

2.1/ Máy in 8

2.2/ Photocopy 9

2.3/ Máy fax 9

3/ Ghi chép và giao nhận văn thƣ 10

4/ Hỗ trợ chuẩn bị và phát quà tết cho công nhân viên (CNV) 10

5/ Đóng dấu 11

III KINH NGHIỆM THỰC TẬP 12

1/ Nhận xét và đánh giá bản thân 12

3/ Nhận xét công ty thực tập 13

IV Kết luận 14

V PHỤ LỤC 15

1/ Các mốc hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn Thái Tuấn 15

2/ Các chi nhánh và showroom của công ty Thái Tuấn 15

3/ Tổ chức bộ máy quản lý 17

4/ Một số hình ảnh phụ lục tự chụp 20

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 23

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 24

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI CHẤM BÁO CÁO 25

THÔNG TIN CÁ NHÂN 26

CÁC DANH MỤC

Trang

Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn 6

Hình 6,7,8,9 : Chuẩn bị quà Tết cho khách hàng, CB-CNV 22

CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT

CB-CNV: Cán bộ công nhân viên

CĐCS: Công đoàn cơ sở

BP.XDCB: Bộ phận xây dựng cơ bản

NGUỒN TÀI LIỆU VỀ TỔNG QUAN CÔNG TY DO PHÒNG HÀNH CHÁNH QUẢN TRỊ CUNG CẤP

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt 7 tuần thực tập tại Công ty cổ phần Tập đoàn Thái Tuấn là khoảng thời gian tôi tích góp được nhiều kinh nghiệm và học hỏi thêm được rất nhiều điều mới lạ khác

Tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến thầy Phạm Xuân Thành đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm báo cáo thực tập nhận thức này Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến quý công ty đã tạo điều kiện để tôi có thể thực tập tại công ty, đồng thời xin cám ơn người hướng dẫn- bà Bùi Kim Xuân và bà Hồ Kim Thư, cùng toàn thể nhân viên của phòng Hành chánh quản trị đã không ngần ngại hỗ trợ và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực tập tại công ty Những sự giúp đỡ quí báu từ thầy cô, các anh chị nhân viên cũng như ban giám đốc công ty tôi sẽ luôn khắc ghi và trân trọng

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn!

NHẬP ĐỀ

Sau 7 tuần thực tập tại Công ty Thái Tuấn, tôi đã được tiếp xúc với môi trường hoạt động thực tế của doanh nghiệp Bên cạnh đó tôi cũng học hỏi được rất nhiều cũng như hiểu rõ hơn về công việc của phòng Hành chánh quản trị của công ty Dù không thuộc đúng chuyên ngành mà tôi đang theo học, nhưng tôi tin rằng những kinh nghiệm

mà tôi rút kết được từ phòng Hành chánh quản trị sẽ giúp ích rất nhiều cho công việc của tôi sau này Những mục tiêu mà tôi đặt ra trong đợt thực tập nhận thức này là:

 Mục tiêu 1: Tiếp cận quy trình hoạt động của một công ty điển hình là công ty

Cổ phần tập đoàn Thái Tuấn

 Mục tiêu 2: Tiếp cận được phòng Quản trị nhân sự để học hỏi thêm về chuyên ngành mà mình đang theo học

 Mục tiêu 3: Nâng cao khả năng giao tiếp cũng như tạo dựng nhiều mối quan hệ trong công việc

 Mục tiêu 4: Vận dụng những kiến thức đã học được từ nhà trường, mang

những lý thuyết đã học được áp dụng vào thực tiễn để hoàn thành tốt các công

việc được giao

Tuy chưa hoàn thành hết được tất cả các mục tiêu mà mình đã đề ra trước đó, nhưng tôi cũng đã gặt hái được những kinh nghiệm ngoài dự kiến Và đó là những kinh nghiệm mà tôi rất khó tìm được trong giáo trình hay sách vở

I GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ CÔNG TY THỰC TẬP

1/ Tổng quan công ty

Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI TUẤN

Tên tiếng Anh : ThaiTuan Group Corporation

Trung tâm kinh doanh

Địa chỉ : 936-938 Nguyễn Trãi, P.14, Q 5, TP.HCM

Điện thoại : (08) 38560427 - 38549292 - 38570257 - 39509108

Fax : (08) 39507616

E-mail : ttkinhdoanh@thaituan.com.vn

2/ Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty cổ phần tập đoàn Thái Tuấn được thành lập vào ngày 22-12-1993 theo quyết định số 1474/GB-UB của UBND TP.HCM và được bổ sung các chức năng Dệt– May – Nhuộm theo các quyết định 461, 863, 115 của Sở Kế hoạch Đầu tư

TP.HCM

Tiền thân của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Tuấn là Công ty TNHH Thái Tuấn chuyên về hoạt động buôn bán vải Tổng số vốn ban đầu là 9 tỷ đồng với 33 lao động Trước nhu cầu vải ngày càng gia tăng và sự tràn vào của vải ngoại, Công ty nhận thấy nội lực đủ mạnh và mong muốn đứng vững trên thị trường

+Năm 1995 : công ty đã xây dựng nhà máy, đầu tư trang thiết bị máy

móc, nhập nguyên liệu, tuyển nhân viên…

+Năm 1996 : đầu tư phân xưởng dệt đầu tiên với công suất 8.000 mét/

ngày Trong thời gian này sản phẩm chủ yếu của công ty là vải mộc, sau đó đem ra ngoài gia công, nhuộm và chỉ xuất bán ở thị trường trong nước

+Năm 1997: hoàn thành và đưa vào hoạt động nhà máy nhuộm trong tháng 12 +Năm 1998 : tiếp tục đầu tư thiết bị dệt làm tăng năng lực sản xuất của công ty

lên 1.500 mét/ngày

+Từ năm 1999: nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, công ty đầu tư phân xưởng dệt

thứ 2 với công suất 6.000 mét/ngày Đồng thời công ty cũng tập trung tăng cường sức cạnh tranh của mình trên thị trường băng cách mở rộng chuỗi hệ thống bán lẻ tại các cửa hàng

Hiện nay, mặt hàng công ty chiếm khoảng 30% thị trường Thị trường mục tiêu là TP.HCM, đồng bằng sông Cửu Long, Đông Nam Bộ Hệ thống phân phối hiện tại bao gồm: 3 chi nhánh, 30 đại lý, hơn 3.000 nhà bán lẻ trên toàn quốc

Công ty còn mở rộng ra thị trường quốc tế như: Trung Đông, Châu Á,…

Tính đến 11/2012

_Vốn điều lệ của công ty là 113.100.000.000 VNĐ

_Vốn pháp định là 6.000.000.000 VNĐ

_Tổng số lao động là hơn 1.500 CB-CNV

• Lencii: nhãn hiệu thời trang cao cấp dành riêng cho nữ sinh

• MENNI’S: nhãn hiệu thời trang cao cấp dành riêng cho nam sinh

• Thatexco: bộ sưu tập Thatexco chất liệu voan kết hợp giữa nét hiện đại và

truyền thống

• ROSSHI: nhãn hiệu thời trang mang phong cách nhẹ nhàng cho phái nữ

• Happiness: nhãn hiệu trang phục cưới

Triết lý kinh doanh: _Trong sản xuất lấy chất lượng làm tiêu chí

_Trong kinh doanh hợp tác đôi bên cùng có lợi _Về đối ngoại đặt tín nhiệm lên hàng đầu

Định hướng cùa công ty: Trở thành Tập Đoàn cung cấp sản phẩm vải và dịch vụ

thời trang hàng đầu Châu Á

Nhiệm vụ của công ty: Cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn nhu cầu

của khách hàng, không ngừng cải tiến và sáng tạo trong sản xuất để giữ vững thương hiệu “Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao”

4/ Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Tuấn

(Nguồn: Phòng Hành Chánh Quản Trị)

CV XDCB: Chuyên viên xây dựng cơ bản

CV/NV pháp lý: Chuyên viên/ nhân viên pháp lý

NV HC K.thuật: Nhân viên hành chánh kĩ thuật

5.2/ Vai trò

- Quản lí các văn bản đi, văn bản đến

- Quản lí và sử dụng các con dấu

- Lưu trữ hồ sơ và tài liệu (hợp đồng kinh tế, quyết định, kỉ luật, chấm dứt hợp đồng,.)

- Chuẩn bị, tổ chức các hội nghị và hội thảo

- Quản lí và điều hành các phương tiện đi lại

- Xây dựng và triển khai, giám sát các dự án đầu tư

- Quản lí các tài sản chung của công ty ( máy photocopy, máy fax, máy chiếu, )

- Quản lí công tác vệ sinh, phòng dịch

- Giải quyết các vấn đề về pháp lý của công ty ( đăng ký kinh doanh, )

- Đảm bảo sự hoạt động thường xuyên, liên tục của công ty bằng việc cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vô hình, hữu hình

- Giải quyết các hóa đơn vật tư để báo cáo cho phòng kế toán thanh toán

- Lập kế hoạch công tác và lịch làm việc cho công ty hàng tuần

- Lập danh sách, cung cấp văn phòng phẩm cho các phòng ban theo hàng tháng

( giấy A4, kéo, băng keo, sổ, bút bi, kim bấm, )

- Đại diện cho công ty trong quan hệ với các cơ quan Công quyền, tham gia công tác

xã hội, giáo dục, thể thao, văn hóa,

- Tổ chức các chương trình tham quan giải trí cho CB-CNV

- Quản lý an ninh trật tự, an toàn – vệ sinh lao động, môi trường

- Cung cấp các dịch vụ hậu cần, văn phòng

- Tư vấn và thực hiện các thủ tục pháp lý

II CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY

1/ Nhận và trả lời điện thoại

§ Mô tả công việc

Khi có tín hiệu có cuộc gọi đến, tổng đài viên nhấc điện thoại lên và nói: “Dạ, công

ty Thái Tuấn xin nghe”, sau đó chuyển line cho người nhận bằng cách nhấn nút

TRANSFER kế tiếp nhấn số nội bộ của người nhận Nếu trường hợp máy của người nhận đang bận thì trên màn hình điện thoại sẽ hiển thị dòng chữ: “số nội bộ Busy” (Ví dụ: “ 123 Busy”) thì ta lấy lại line bằng cách nhấn nút TRANSFER và báo cho người gọi đến yêu cầu họ gọi lại sau

§ Nhận xét

Vì đây là công việc cần kĩ năng phản xạ nhanh cũng như biết cách giải quyết các tình huống phát sinh khác ví dụ như có những cuộc gọi đến tìm gặp giám đốc và phó giám đốc của các phòng ban với mục đích tiếp thị, nên ta cần phải học cách ứng xử để từ chối khéo các cuộc gọi như thế Bên cạnh đó vì là công ty có quy mô lớn nên số lượng line nội bộ rất nhiều dẫn đến tình trạng mất khá nhiều thời gian cho sinh viên tìm được

số nội bộ của người nhận

§ Kinh nghiệm đạt được

Rèn luyện được kĩ năng phản xạ nhanh cũng như cách ứng xử qua diện thoại

2/ Sử dụng các thiết bị văn phòng

2.1/ Máy in

§ Mô tả công việc

Mở file cần in rồi click chuột vào FILE chọn PRINT PREVIEW để chình sửa lại văn bản lần cuối trước khi in, sau đó chọn lệnh FILE/PRINT Tiếp đến đánh số trang muốn in và nhấn nút OK

§ Nhận xét

Do lần đầu tiếp xúc trực tiếp với máy in nên có phần còn vụng về trong việc xử lý tình huống như là máy bị kẹt giấy hoặc máy không hoạt động được

§ Kinh nghiệm đạt được

2.2/ Photocopy

§ Mô tả công việc

Mở nắp máy lên, đặt văn bản cần photo vào đúng vị trí trên mặt kính Sau đó đóng nắp lại và chọn chế độ muốn photo (một mặt ra một mặt, hai mặt ra một mặt,…) cũng như chọn số bản cần photo rồi nhấn nút START

§ Nhận xét

Vì cả văn phòng mà chỉ có một chiếc máy photocopy nên thường xuyên phải đứng đợi tới lượt mới được photo Dẫn đến mất nhiều thời gian làm trì trệ tiến độ của công việc Bên cạnh đó máy thường xuyên bị kẹt giấy (do công suất hoạt động quá lớn ) cũng gây không ít khó khăn trong lúc thực hiện công việc

§ Kinh nghiệm đạt được

Biết cách phtocopy một văn bản dưới nhiều định dạng khác nhau Đồng thời cũng học được cách xử lý khi tình trạng kẹt giấy xảy ra Khi máy bị kẹt giấy trên màn hình sẽ hiển thị khu vực bị kẹt giấy Dựa trên vị trí được chỉ định trên màn hình mà ta rút giấy

bị kẹt ra khỏi máy

2.3/ Máy fax

§ Mô tả công việc

Trước tiên đặt nội dung văn bản cần fax ngửa lên trên đồng thời đặt giấy vào đúng vị trí Tiếp theo nhấn số fax của người nhận, rồi nhất nút START

§ Nhận xét

Công việc fax cũng không mấy khó khăn nhưng đôi khi do máy fax bên người nhận

bị kẹt máy hay đang gặp sự cố gì đó mà việc fax văn bản bị báo bận nên phải fax lại nhiều lần

§ Kinh nghiệm đạt được

Biết cách đặt và fax văn bản đi Đôi khi máy photocopy đang bận ta cũng có thể

sử dụng máy fax để photo với số lượng ít Bằng cách chuyển máy sang chế độ

photocopy, đặt văn bản cần photo vào vị trí, nhấn số lượng bản cần photo, nhấn nút START Nhưng việc sử dụng máy fax để photocopy cần hạn chế tối đa vì dễ gây hư hỏng nếu sử dụng thường xuyên

3/ Ghi chép và giao nhận văn thư

§ Mô tả công việc

Được sự hướng dẫn nhiệt tình của chị tổng đài tôi đã biết cách phân loại các văn thư

đi và văn thư đến Đối với văn thư đến sẽ có 2 loại là thư ngoài và thư nội bộ

+ Đối với thư ngoài: kiểm tra số lượng thư nhận được và kí nhận vào sổ tay của

bảo vệ Sau đó ghi chép vào sổ lưu thư ngoài và chuyển đến người nhận đồng thời yêu cầu họ kí nhận vào sổ

+Đối với thư nội bộ: kiểm tra và đối chiếu số lượng văn thư được ghi nhận

trong sổ mà nhà máy dệt 2 hay trung tâm kinh doanh gửi lên trụ sở chính Sau đó ghi chép vào sổ lưu thư nội bộ và chuyển đến người nhận đồng thời yêu cầu họ kí nhận vào sổ

Đối với văn thư đi cũng được phân chia thành 2 loại là thư ngoài và thư nội bộ

+Đối với thư gửi ngoài: khi có thư gửi ngoài thì tầm khoảng 3h30-4h sẽ gọi

điện thoại cho nhân viên chuyển phát nhanh của công ty 247 đến nhận thư đi

+Đối với thư đi nội bộ: Ghi chép số lượng cụng như nội dung thư (nếu có) vào

sổ lưu thư đi Sau đó ghi chép lại một lần nữa vào sổ thư đi từ trụ sở chính đến nhà máy dệt 2 hoặc trung tâm kinh doanh Tiếp đến phân thư thành 2 nơi kể trên cho vào bao kèm sổ văn thư Sau khi hết giờ làm việc (17h) hằng ngày sẽ mang chuyển thư đi này xuống phòng bảo vệ sẽ có người vận chuyển thư đến 2 cơ sở kể trên

4/ Hỗ trợ chuẩn bị và phát quà tết cho công nhân viên (CNV)

§ Mô tả công việc

Kiểm tra số lượng các gói quà như thùng bia Heineken, nước ngọt Coca-cola, rượu tây, lạp xưởng, hamper Sau đó dán decal chữ “Chúc Mừng Năm Mới” lên các phần

§ Nhận xét

Công việc cũng đơn giản không mấy phức tạp, nhưng vì là công việc thủ công nên còn mất khá nhiều thời gian Bên cạnh đó công việc vận chuyển khá nặng nhọc nên nhưng vì là thời điểm cuối năm nên mọi người đều bận rộn mà sinh viên thực tập và chị phụ trách đều là nữ nên việc vận chuyển còn gặp nhiều khó khăn và vất vả

§ Kinh nghiệm đạt được

Biết cách chuẩn bị quà tết cho CNV Biết rõ hơn về từng đơn vị cũng như văn phòng, nơi làm việc của từng bộ phận

5/ Đóng dấu

§ Mô tả công việc

Công việc đóng dấu là công việc không thể thiếu bởi Phòng hành chánh quản trị là nơi lưu giữ tất cả các con dấu, mộc đỏ Vì vậy, tôi được người hướng dẫn giao cho nhiệm

vụ đóng dấu Lệnh điều động, phiếu quà tặng và đóng dấu giáp lai các văn bản

Cần phải tỉ mỉ khi đóng dấu vào các loại văn bản đặc biệt là văn bản chính

Trước khi đóng dấu phải xem xét kiểm tra lại con dấu để tránh việc đóng dấu ngược hoặc đóng nhầm

III KINH NGHIỆM THỰC TẬP

1/ Nhận xét và đánh giá bản thân

Tuy tuần đầu tiên của đợt thực tập còn nhiều bỡ ngỡ và công việc được giao cũng không nhiều Nhưng sau một tuần, tôi đã kịp bắt nhịp được tiến độ làm việc của công ty Đồng thời cũng nhờ sự giúp đỡ của chị Tổng đài viên và sự tin tưởng cũa người hướng dẫn đã giao cho tôi nhiều công việc hơn mà tôi đã có thể tích lũy được nhiều kinh nghiệm cho bản thân

Qua kì thực tập nhận thức này tôi đã đạt được một số kinh nghiệm như sau:

- Rèn luyện được kĩ năng giao tiếp với mọi người trong tất cả các phòng ban

- Vận dụng những gì đã được học trên giảng đường áp dụng vào thực tiễn

- Biết cách giao tiếp qua điện thoại

- Biết cách sử dụng các thiết bị văn phòng cũng như sửa chửa sơ bộ khi máy gặp sự cố

- Biết cách chuẩn bị một buổi họp mặt

- Xây dựng được nhiều mối quan hệ, không chỉ gói gọn trong 1 phòng ban nhất định

mà còn nhiều phòng ban khác nữa

Tôi nhận thấy việc cho sinh viên đi thực tập nhận thức là hoàn toàn đúng Vì đây là cơ hội rất tốt cho tôi- sinh viên năm 2 có cơ hội tiếp xúc với doanh nghiệp để học hỏi những gì họ cần ở một nhân viên, rồi từ đó khi quay về giảng đường tôi mới biết đâu là mục tiêu để tôi tiếp tục phấn đấu

2/ Thuận lợi và khó khăn

 Thuận lợi

- Được sự tư vấn nhiệt tình của người hướng dẫn

- CB-CNV hết sức hòa đồng và cởi mở

- Môi trường làm việc chuyên nghiệp

- Nhận được sự tin tưởng, được giao nhiều công việc

 Khó khăn

- Khó khăn trong việc nhớ tên và vị trí của các nhân viên