Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 4 - ThS. Thái Kim Phụng

Trang 1

CHƯƠNG 4

Hệ thống thông tin tổ chức

theo cấp bậc quản lý

Trang 2

Nội Dung

1 CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC

2 CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO

CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

3 CÁC LOẠI HTTT THEO CẤP QUẢN LÝ

 Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)

 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems -

MIS)

 Hệ thống hỗ trợ ra quyết định – Decision Support System (DSS)

 Hệ thống trợ giúp lãnh đạo (Executive Support System - ESS)

 Hệ tự động văn phòng (Office Automation System - OAS)

 Hệ thống quản lý tri thức (Knowledge Management System - KWMS)

 Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI)

 Hệ chuyên gia (Expert System - ES)

Trang 3

Cấp Chiến lược (Excutive level)

Cấp Chiến thuật (Managerial level)

Cấp tác nghiệp (Operational level)

- Người ra QĐ : Nhà QL tầm trung và QL chức năng

(Mid-level Managers and Function Managers)

- HTTT : Tự động hóa việc giám sát và kiểm soát những

hoạt động ở mức điều hành.

- Mục tiêu : Cải tiến năng lực của tổ chức.

- Người ra QĐ : Quản đốc (Foreman) hoặc Giám sát

(Supervisor)

- HTTT : Tự động hóa những sự kiện và

hoạt động lập đi lập lại hàng ngày.

- Mục tiêu : Cải tiến năng lực của tổ chức.

- Người ra QĐ : Nhà quản lý cấp Lãnh đạo (Executive-level Managers)

- HTTT : Tổng hợp những dữ liệu thống kê của tổ chức và dự đoán

trong tương lai.

- Mục tiêu : Cải tiến chiến lược và kế hoạch của tổ chức…

Mô hình các cấp quản lý và việc sử dụng hệ thống thông tin trong việc ra quyết định.

CÁC CẤP RA QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔ CHỨC

Trang 4

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

Trang 5

 HT cấp tác nghiệp (Operational-level system): Giám sát các giao dịch & các hoạt động cơ bản của tổ

động quản trị của nhà quản lý cấp trung

 HT cấp chiến lược (strategic-level system): hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch dài hạn của nhà quản

lý cấp cao

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP

BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

Trang 6

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ & THEO CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

Trang 7

 Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems - TPS)

- KMS)

CÁC LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔ CHỨC

THEO CẤP BẬC QUẢN LÝ

Trang 8

Hệ thống xử lý giao dịch

(Transactions Processing System, TPS)

 Mục đích

• TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những

hoạt động hàng ngày (các giao dịch)

• hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết định được tạo ra như một phần trong giao dịch

 Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý

VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng?

Giá trị là bao nhiêu?

Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)?

Danh sách các khách hàng

Trang 9

 TPS theo lô (batch)

Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung 1 lần.

• Thủ công

• Bán tự động

• tự động

Trang 10

Hệ thống xử lý giao dịch (tt)

 Cấu trúc của TPS trực tuyến (on-line)

Chöông trình TPS

Trang 11

 Cấu trúc của TPS theo lô (batch)

Các sự kiện/

giao dịch

Tập tin giao dịch

Tập tin giao dịch được sắp xếp

Chương trình sắp xếp

Chương trình TPS Định kỳ

Cơ sở dữ liệu của TPS Giao diện

Trang 12

 Ðặc diểm các thành phần của hệ thống TPS

Đối tượng sử dụng Các nhân viên và các nhà quản lý cấp

thấp (các tác nghiệp)

Dữ liệu Các giao dịch hàng ngày (cụ thể, chi tiết)

Thủ tục Có cấu trúc và chuẩn hóa

Trang 13

Trang 14

Các HT TPS

Trang 15

Hệ thống thông tin quản lý

(Management Information System, MIS)

 Mục đích

dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng

và nhà cung cấp).

 Vấn đề đặt ra

kiểm soát).

trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp đối xử và phân

bổ nguồn lực thích hợp.

Trang 16

Hệ thống thông tin quản lý

 Hệ thống thông tin quản lý (MIS) – cung cấp

thông tin cho việc quản lý tổ chức

khiển các tổ chức

được lập kế hoạch

Trang 17

Hệ thống thông tin quản lý (tt)

 Cấu trúc chung của MIS

Trang 18

 Đặc điểm MIS

 TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch

trong tổ chức

cầu về thông tin của tổ chức

nhập HT

yếu là các thông tin có cấu trúc

Trang 19

Hệ thống thơng tin quản lý (tt)

 Đặc điểm các thành phần của MIS

Thành phần Đặc điểm

Đối tượng sử dụng Các nhà QL cấp trung Nhà QL hợp tác với phân tích

viên trong quá trình xây dựng MIS.

Dữ liệu Có cấu trúc Từ 2 nguồn: (1) từ TPS, (2) từ nhà quản

lý (kế hoạch).

Thủ tục Có cấu trúc Thông tin cần tạo ra: (1) Báo cáo tóm

tắt định kỳ, (2) Báo cáo theo yêu cầu, (3) Báo cáo ngoại lệ.

Trang 20

Ví dụ về HTTT quản lý

Trang 21

Ví dụ:

• D ự báo & quản lý tài chánh ( Financial management and forecasting)

• L ập lịch & lập kế hoạch sản xuất ( Manufacturing planning and scheduling)

• L ập kế hoạch & quản lý tồn kho ( Inventory

management and planning)

• Định giá sản phẩm & Qu ảng cáo ( Advertising and product pricing)

Trang 22

VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua nguyên vật liệu

 Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)

 Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại.

VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro

 Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính

 Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại.

VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới

 Con người ra quyết định, máy tính có thể hỗ trợ một số phần việc

Trang 23

Hệ hỗ trợ quyết định

(Decision Support System, DSS)

Định nghĩa:

 DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả

năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa

trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề

tin tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công

cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc

Trang 24

Hệ hỗ trợ quyết định (tt)

 Vấn đề đặt ra

 DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu

lâu mới đặt ra và không lặp lại)

 Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.

Số liệu thu thập được không chính xác

Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng

 Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người RQĐ là cực kỳ quan trọng.

Trang 25

 Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép

người sử dụng can thiệp vào CSDL & cơ sở mô

hình

Trang 26

Hệ hỗ trợ quyết định

Trang 27

 Cấu trúc chung của DSS

Người sử dụng

DSS

Quản lý mô hình

Quản lý dữ liệu

Quản lý đối thoại

Dữ liệu từ

MIS

Các mô hình DSS

Chương trình DSS

Tương tác

-Khách hàng -Đối thủ

-Ngành công nghiệp -Nền kinh tế

Dịch vụ dữ liệu ngoài

Trang 28

 Đặc điểm của DSS

I Linh động (Flexible)

II Tương tác giữa người và

máy (interactive)

III Không thay thế người

RQĐ

IV Thời gian sống ngắn

V Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực

VI Tính đến hiện tại và dự báo tương lai

VII Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề

VIII Người không chuyên có thể làm

Trang 29

 Đặc điểm các thành phần của HT DSS

Đối tượng sử dụng Các nhà QL các cấp (thấp/trung/cao) NSD

cũng là người tạo ra DSS.

ngoài (nghiên cứu thị trường, thống kê,…)

tạo ra: Độ nhạy và Dạng thức/quan hệ.

Trang 30

Trang 31

Ví dụ về HTTT hỗ trợ ra quyết định

Công ty vốn Equico Đánh giá đầu tư

Công ty dầu Chaplin Lập kế hoạch và dự báo

Trang 32

Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo

(Executive Support System, ESS)

 Định nghĩa

 Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược

 Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = một hệ

thống tương tác cao cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp

Trang 33

Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo

 Mục tiêu

 Phục vụ nhu cầu TT cho ban lãnh đạo, Sử dụng cả thông tin bên trong và thông tin cạnh tranh

 Giao tiếp cực kỳ thân thiện với NSD

 Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO  Đáp ứng được phong cách RQĐ của từng nhà lãnh đạo

 Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả

 Có khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết

 Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và TT quan trọng

Trang 34

Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (tt)

 Cấu trúc chung của một ESS

Người quản lý

chương trình

MIS data DSS models

Đồ thị Báo cáo

Trang 35

Hệ thơng tin hỗ trợ lãnh đạo (tt)

 Đặc điểm các thành phần của ESS

Đối tượng sử dụng Các nhà QL cấp cao NSD có ít hiểu biết về

công nghệ thông tin.

Dữ liệu 2 loại dữ liệu: từ bên trong (TPS/MIS/DSS),

từ bên ngoài (nghiên cứu thị trường, thống kê,…)

Thủ tục Tổng hợp cao, các phương tiện biểu diễn dễ

nhìn, dễ sử dụng.

Trang 36

Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo (tt)

Đặc điểm chính của ESS

􀂅 Truy cập được thực trạng hiện tại

Trang 37

hoạt động

Trang 38

Trang 39

HTTT tự động hóa văn phòng (OAS)

 HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập,

xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các

tổ chức khác nhau

Trang 40

Trang 41

Ví dụ về hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng

Trang 42

• Truyền thông hiệu quả hơn

• Truyền thông trong thời gian ngắn hơn

• Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax)

• Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi

Trang 43

HTTT quản lý tri thức (KMS)

Tri thức là "những cảm nhận, hiểu biết và

bí quyết thực tế mà chúng ta có-là nguồn lực cơ bản cho phép chúng ta hành động một cách thông minh." theo Wiig, 1996.

đặc điểm: tri thức được hình thành từ

não người, con người sử dụng tri thức để

tư duy và ra các quyết định tạo ra giá trị Quá trình phát triển tri thức luôn gắn liền với học hỏi, đổi mới và sáng tạo

Trang 44

HTTT quản lý tri thức

Trang 45

Các loại tri thức:

Biết cái gì (Know-what): tri thức về sự kiện

Biết tại sao (Know-why): tri thức về thế giới tự nhiên, xã hội

và suy nghĩ của con người

Biết ai đó (Know-who): về thế giới của các quan hệ xã hội,

là tri thức về ai biết cái gì và ai đó được những gì Việc biết được những người cần thiết đôi khi còn quan trọng đối với quản lý hơn là biết được các nguyên tắc quản lý

Biết chỗ và biết thời gian (Know-where và Know when):

đang ngày càng quan trọng trong nền kinh tế linh hoạt và

năng động

Biết cách làm (Know-how): các kỹ năng và khả năng thực hành thành thạo công việc

Trang 46

Tri thức tồn tại dưới hai dạng:

Tri thức tường minh: tri thức đã được "mã hoá" và dễ dàng chuyển giao từ người này sang người khác, thường nằm trong hệ thống văn bản của tổ chức, các quy trình, quy tắc, hướng dẫn công việc, chuẩn mực hoạt động, cơ

sở dữ liệu,… những tri thức này thường học được qua giáo dục và đào tạo chính quy

Tri thức ẩn tàng là những tri thức thu được từ sự trải

nghiệm thực tế, dạng tri thức này thường ẩn trong mỗi cá nhân và rất khó "mã hóa", thường bao gồm: niềm tin, giá trị, kinh nghiệm, bí quyết, kỹ năng,…

Trang 47

Sơ đồ 2: Sự phân biệt giữa tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng

Tri thức tường minh

(Hổ sơ hóa)

Tri thức ẩn tàng (Bí quyết gắn liền với con

• Có thể chuyển giao, truyền đạt

•Được diễn đạt và chỉa sẻ một cách

•Các báo cáo và cơ sở dữ liệu

• Các quá trình kinh doanh và truyền đạt phi chính thức

• Các kinh nghiệm cá nhân

•Sự thấu hiểu mang tính lịch sử

Trang 48

nghiệm và tạo ra tri thức ẩn tàng;

 Thu thập & mã hóa tri thức (Sự ngoại hiện): quá trình nối kết các tri thức ẩn tàng thành các khái niệm rõ ràng;

tri thức hiện hữu; và

hữu thành tri thức ẩn tàng.

Trang 49

Nội dung cơ bản trong quản lý tri thức:

Quản lý tri thức là một quá trình bao gồm các hoạt động

cơ bản: kiến tạo, khai thác, sử dụng, chia sẻ và phát triển nguồn tài sản tri thức trong tổ chức nhằm tạo ra giá trị

Quản lý tri thức cần phải quan tâm đến cả 2 loại tri thức: tri thức tường minh và tri thức ẩn tàng

Quản lý tri thức cần tiếp cận một cách có hệ thống và mang tính chiến lược gắn kết chặt chẽ với chiến lược và mục tiêu kinh doanh

Trang 50

Các yếu tố cơ bản trong quản lý tri thức

Con người: tạo ra tri thức và sử dụng tri thức để làm việc

và tạo giá trị

Quy trình: quản lý tri thức nhất thiết phải gắn liền với các quá trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp

Công nghệ: CNTT bao gồm cả phần cứng và phần mềm có vai trò cũng rất quan trọng trong quản lý tri thức, nó là công

cụ để lưu trữ, chuyên chở, chia sẻ tri thức và qua đó tăng cường khả năng đóng góp của tri thức cho phát triển

Trang 51

Đặc điểm trong quản lý tri thức

Quản lý tri thức là công việc tốn kém

Quản lý tri thức hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ

thống giải pháp lai ghép giữa con người và công nghệ

Quản lý tri thức cần phải có những người quản lý có kiến thức

Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều hơn là từ các mô hình, được xây dựng từ thị trường hơn là

Trang 52

 HTTT quản lý tri thức (KWS): các hệ thống

được thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là chia sẻ thông tin

 Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin,

kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh

nghiệp

Trang 53

Vai trò của HTTT quản lý tri thức trong

doanh nghiệp

Diễn đạt các tri thức ngoài doanh nghiệp

Người cố vấn nội bộ của mỗi doanh nghiệp

Nhân công tri thức là những tác nhân thay đổi

tổ chức

Trang 54

Cơ sở hạ tầng CNTT cho việc cung cấp tri thức

Trang 55

Thông tin & HT làm việc tri thức: Công việc thông tin

(Information work) chủ yếu gồm việc tạo ra hay xử lý thông tin, được thực hiện bởi các nhân viên thông tin phân thành 2

nhóm:

thông tin Ví dụ như thư ký, nhân viên kinh doanh, kế toán

& thông tin Ví dụ như nhà thiết kế, nhà nghiên cứu, kiến trúc

sư, luật sư

 Nhân viên dữ liệu và nhân viên tri thức có yêu cầu về thông tin và HT hỗ trợ cho họ khác nhau.

Trang 56

So sánh việc xử lý kiến thức và xử lý thông tin thông thường

Trang 57

Phân phối tri thức: Hệ thống quản lý tư liệu và văn phòng

Văn phòng có 3 chức năng cơ bản:

Quản lý & kết hợp các công việc của các nhân viên dữ liệu & tri thức

Kết nối công việc của các nhân viên thông tin tại chổ với tất cả các cấp và các chức năng của tổ chức

Kết nối tổ chức với thế giới bên ngoài bao gồm khách hàng, nhà cung ứng, đại diện chính phủ và các kiểm

toán viên bên ngoài

Định dạng
Số trang	81
Dung lượng	1,58 MB