Bài giảng hệ thống thông tin quản lý phần 1 – đh CNTTTT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ NGUYỄN VĂN HUÂN VŨ XUÂN NAM LÊ ANH TÚ ĐỖ VĂN ĐẠI BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ THÁI NGUYÊN, NĂM 2012 MỤC LỤC Lời nói đầu CHƯƠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1 Tổ chức thông tin tổ chức 1.1.1.Khái niệm thông tin 1.1.2.Cách biểu diễn thông tin 1.2.Hệ thống thông tin 1.2.1.Khái niệm hệ thống 1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin tổ chức 1.2.4.Tầm quan trọng hệ thống thông tin 12 1.3.Hệ thống thông tin quản lý 14 1.3.1.Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý MIS 14 1.3.2.Những yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý 14 1.3.3.Vai trò, nhiệm vụ chức hệ thống thơng tin quản lý 15 1.4.Những vấn đề hệ thống thông tin quản lý 15 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA 21 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 21 2.1.Phần cứng hệ thống thông tin quản lý 21 2.1.1.Máy tính điện tử 21 2.1.2.Các dạng máy tính 22 2.2 Phần mềm hệ thống thông tin quản lý 22 2.2.1.Phần mềm hệ thống 23 2.2.2.Phần mềm ứng dụng 25 2.2.3.Những đặc tính chung phần mềm đại 27 2.2.4.Một số vấn đề việc trang bị phần mềm 28 2.3.Mạng máy tính truyền thông 30 2.3.1.Khái niệm hệ thống truyền thông 30 2.3.2.Mạng máy tính cục LAN 31 2.3.3.Mạng diện rộng WAN 32 2.3.4.Mạng MAN 33 2.3.5.Mạng INTERNET 33 2.4 Cơ sở liệu tổng kho liệu Data warehouse 34 2.4.1.Một số khái niệm sở liệu 35 2.4.2.Những hoạt động Cơ sở liệu 37 2.4.3.Mơ hình liệu 38 2.4.4.Một số kỹ thuật CSDL đại 39 2.5 Nhân lực 42 CHƯƠNG THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 45 3.1.Tệp sở liệu 45 3.1.1.Tệp hệ thống tệp liệu 45 3.1.2.Hệ thống quản lý sở liệu 47 3.2.Mơ hình sở liệu 49 3.2.1.Mơ hình khái niệm 49 3.2.2.Mơ hình thực 50 3.3.Thiết kế sở liệu 57 3.3.1.Chuyển đổi liệu thành thông tin 57 3.3.2.Chu kỳ phát triển sở liệu 58 3.3.3.Kỹ thuật khách/chủ (client/server) 71 3.3.4.Kho liệu khai phá liệu 73 3.3.5.Liên kết công nghệ website với siêu sở liệu 74 3.3.6.Các dạng sở liệu thường sử dụng 75 CHƯƠNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ 76 4.1.Khảo sát trạng xác lập dự án 76 4.1.1.Nội dung khảo sát đánh giá trạng 76 4.1.2.Các mức khảo sát 76 4.1.3.Các hình thức tiến hành khảo sát 77 4.2.Quy trình phát triển HTTT quản lý 77 4.3 Biểu đồ phân cấp chức 83 4.4 Biểu đồ luồng liệu 86 4.5.Biểu đồ thực thể liên kết 89 CHƯƠNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TIÊU BIỂU TRONG 97 TỔ CHỨC KINH TẾ THƯƠNG MẠI 97 5.1.Hệ tin học văn phòng 97 5.2.Hệ thống xử lý giao dịch 98 5.3.Hệ thống phục vụ quản lý 100 5.4.Hệ thống lãnh đạo 101 5.5 Hệ thống trợ giúp định 102 5.6 Hệ thống thông tin sản xuất 103 5.7.Hệ thống thông tin tài & kế tốn 104 5.8.Hệ thống thông tin quản trị nhân lực 108 5.9.Thương mại điện tử: chiến lược phát triển môi trường kinh doanh 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO 112 LỜI NÓI ĐẦU Những năm gần đây, vai trị hệ thống thơng tin doanh nghiệp ngày lớn mạnh Từ vị trí sử dụng để hỗ trợ số hoạt động văn phịng, hệ thống thơng tin trở nên có vai trị chiến lược doanh nghiệp Đặc biệt, thành tựu công nghệ thông tin ứng dụng chúng lĩnh vực đa dạng khác doanh nghiệp khiến cho doanh nghiệp ngày ý nhiều tới việc áp dụng thành tựu công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu cạnh tranh tạo hội cho Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không giới hạn doanh nghiệp lớn tàm cỡ đa quốc gia mà lan rộng tất dạng doanh nghiệp kể doanh nghiệp vừa nhỏ nước phát triển Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin đơn giản doanh nghiệp tầm cỡ quốc gia dồi kinh nghiệm, nguồn tài lực nhân lực Hơn nữa, ứng dụng thành công doanh nghiệp chưa đem lại thành công tương tự cho doanh nghiệp khác Tập giảng cung cấp kiến thức cho sinh viên bậc đại học trình tiếp cận với khả ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin lĩnh vực kinh doanh khác CHƯƠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THƠNG TIN 1.1 Tổ chức thơng tin tổ chức 1.1.1 Khái niệm thông tin Thông tin liệu xử lý cho thực có ý nghĩa người sử dụng Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lơ hàng sinh nhiều liệu về: - Số lượng hàng hoá bán - Nơi bán hàng - Thời gian bán hàng - Địa điểm bán hàng - Phương thức tốn Thơng tin coi sản phẩm hoàn chỉnh thu sau trình xử lý liệu 1.1.2 Cách biểu diễn thơng tin Cách biểu diễn thơng tin có hai cách: Cách biểu diễn thông tin tự nhiên cách biểu diễn thơng tin có cấu trúc Cách biểu diễn thơng tin tự nhiên bao gồm thơng tin viết, hình ảnh, lời nói, xúc giác, khứu giác, thính giác Cách biểu diễn thơng tin có cấu trúc việc chắt lọc từ thông tin tự nhiên cách cấu trúc hố lại làm cho đọng hơn, chặt chẽ Ví dụ: Thơng tin loại sổ sách, tệp cách bố trí thơng tin theo cách không tự nhiên hiểu theo cách giải thích 1.2.Hệ thống thơng tin 1.2.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống tập hợp vật chất phi vật chất người, máy móc, thông tin, liệu, phương pháp xử lý, qui tắc, quy trình xử lý gọi phần tử hệ thống Trong hệ thống, phần tử tương tác với hoạt động để hướng tới mục đích chung Ví dụ: Hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống thông tin 1.2.2 Định nghĩa hệ thống thông tin Hệ thống thông tin tập hợp người, thiết bị phần cứng, phần mềm, liệu… thực hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý phân phối thông tin tập ràng buộc gọi mơi trường Nó thể người, thủ tục, liệu thiết bị tin học không tin học Đầu vào (Inputs) hệ thống thông tin lấy từ nguồn (Sources) xử lý hệ thống sử dụng với liệu lưu trữ từ trước Kết xử lý (Outputs) chuyển đến đích (Destination) cập nhật vào kho lưu trữ liệu (Storage) Nguồn Thu thập Đích Xử lý lưu giữ Phân phát Kho liệu Mơ hình hệ thống thơng tin Như hình minh họa, hệ thống thơng tin có bốn phận: phận đưa liệu vào, phận xử lý, kho liệu phận đưa liệu Ví dụ 1: Hệ thống trả lương truyền thống thu thập liệu thời gian làm việc, xử lý chúng với liệu lâu bền ghi hồ sơ, tạo tờ séc trả lương thực việc gửi tiền tự động vào tài khoản nhân viên ăn lương chuyển thông tin khoản tiền cho người lĩnh Vậy hệ thống thông tin Hệ thống trả lương thực thủ cơng phương tiện máy móc Đó phương tiện chưa tự động hóa hồn tồn máy tính bỏ túi máy chữ, máy tính điện tử gắn với số đĩa từ máy in Laser Hệ thống chịu ràng buộc Các ràng buộc thỏa thuận chủ nhân viên, thỏa thuận thời điểm trả lương cho nhóm nhân viên Các luật thuế, bảo hiểm thất nghiệp bảo hiểm y tế yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống Ví dụ 2: Việc ghi chép ông chủ tịch công ty ứng xử cộng gần gũi, hiệu công tác họ mức độ tự chủ cơng việc Việc sử dụng ghi chép vào thời điểm đề bạt, xét cho tham gia vào công việc xết tăng lương… tạo hệ thống thông tin Trong trường hợp ông chủ tịch vừa người sử dụng đơn giản sổ ghi chép cá nhân Mặc dù hệ thống hội đủ tiêu chuản định nghĩa hệ thống thông tin Qua hai ví dụ trên, nói tới hai loại khác hệ thống thông tin: (1) Hệ thống thức (2) Hệ thống khơng thức - Một hệ thống thơng tin thức thường bao hàm tập hợp quy tắc phương pháp làm việc có văn rõ ràng thiết lập theo cách truyền thống Đó trường hợp hệ thống trả lương nói hệ thống quản lý tài khoản nhà cung cấp tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài hội mua bán khác hệ thống chuyên gia cho phép đặt chuẩn đốn tổ chức - Những hệ thống thơng tin phi thức tổ chức bao chứa phận gần giống hệ thống đánh giá cộng chủ tịch doanh nghiệp ví dụ nêu Tập hợp hoạt động xử lý thông tin gửi nhận thư, ghi chép dịch vụ, nói chuyện điện thoại, tranh luận, ghi bảng thông báo báo báo chí tạp chí hệ thống thơng tin phi thức Lưu ý Mặc dù hệ thống thơng tin phi thức đóng vai trò quan trọng tổ chức, chưa thể quan tâm tới chúng Phương pháp phân tích, thiết kế cài đặt HTTT quản lý giáo trình bàn tới HTTT thức Hệ thống thơng tin hỗ trợ định hệ thống thiết kế với mục đích rõ ràng trợ giúp hoạt động định Quá trình định thường mơ tả quy trình tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng đánh giá phương án giải lựa chọn phương án Về nguyên tắc, hệ thống trợ giúp định phải cung cấp thông tin cho phép người định xác định rõ tình hình mà định cần phải Thêm vào đó, cịn phải có khả mơ hình hố để phân lớp đánh giá giải pháp Đây hệ thống đối thoại có khả tiếp cận nhiều sở liệu sử dụng nhiều mô hình để biểu diễn đánh giá tình hình 1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thơng tin tổ chức hay dùng Một cách lấy mục đích phục vụ thơng tin đầu để phân loại cách lấy nghiệp vụ mà phục vụ làm sở để phân loại 1.2.3.1 Phân loại theo mục đích phục vụ thơng tin đầu Mặc hệ thống thường sử dụng công nghệ khác chúng phân biệt trước hết loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách có năm loại: Hệ thống thơng tin xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống trợ giúp định, Hệ chuyên gia, Hệ thống thông tin tăng cường khả cạnh tranh - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Như tên chúng nói rõ hệ thống xử lý giao dịch xử lý liệu đến từ giao dịch mà tổ chức thực với khách hàng, với nhà cung cấp, người cho vay với nhân viên Các giao dịch sản sinh tài liệu giấy tờ thể giao dịch Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất liệu cho phép theo dõi hoạt động tổ chức Chúng trợ giúp hoạt động mức tác nghiệp Có thể kể hệ thống thuộc loại như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học sinh viên, cho mượn sách tài liệu thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng tính thuế phải trả người nộp thuế… - Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Là hệ thống trợ giúp hoạt động quản lý tổ chức, hoạt động nằm mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào sở liệu tổ chức Nói chung, chúng tạo báo cáo cho nhà quản lý cách định kỳ theo yêu cầu Các báo cáo tóm lược tình hình mặt đặc biệt tổ chức Các báo cáo thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình với dự báo, liệu thời doanh nghiệp ngành công nghiệp, liệu thời liệu lịch sử Vì hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào liệu sản sinh từ hệ xử lý giao dịch chất lượng thơng tin mà chúng sản sinh phụ thuộc nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi suất vắng mặt nhân viên, nghiên cứu thị trường… hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống trợ giúp định DSS (Decision Support System) Là hệ thống thiết kế với mục đích rõ ràng trợi giúp hoạt động định Quá trình định thường mơ tả quy trình tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng đánh giá phương án giải lựa chọn phương án Về nguyên tắc, hệ thống trợ giúp định phải cung cấp thông tin cho phép người định xác định rõ tình hình mà định cần phải Thêm vào cịn phải có khả mơ hình hóa để phân lớp đánh giá giải pháp Nói chung hệ thống đối thoại có khả tiếp cận tiếp cận nhiều sở liệu sử dụng nhiều mơ hình để biểu diễn đánh giá tình hình - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Đó hệ thống sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo,trong có biểu diễn công cụ tin học tri thức chuyên gia lĩnh vực Hệ thống chun gia hình thành sở trí tuệ động suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia mở rộng hệ thống đối thoại trợ giúp định có tính chun gia mốt tiếp nối lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng nằm việc sử dụng số kỹ thuật trí tuệ nhân tạo, chủ yếu kỹ thuật chuyên gia sở trí tuệ bao chứa kiện quy tắc chuyên gia sử dụng - Hệ thống thông tin tăng cường khả cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) Hệ thống thông tin loại sử dụng trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu HTTT mà khơng tính đến lý dẫn đến cài đặt khơng tính đến mơi trường phát triển, ta nghĩ đơn giản hệ thống xử lý 10 nghiệp có thời gian hoạt động lâu dài, tồn nhiều nguồn thơng tin khác Đó nguồn thơng tin thức khơng thức Những thơng tin lưu trữ thành lập tay máy tính Tìm hiểu đựơc tất nguồn thu thập thơng tin sẵn có doanh nghiệp vấn đề quan trọng Đặc biệt cần tìm hiểu đường mà báo cáo di chuyển doanh nghiệp Từ tất nguồn nắm bắt đó, q trình xác định vấn đề tồn bắt dầu đựơc thực thực cách khơng có tổ chức cấu trúc Một vấn đề cần lưu ý người quản lý người trực tiếp thực công việc cụ thể doanh nghiệp có cách nhìn nhận hồn tồn khác Vì vậy, tiến hành q trình tìm hiểu vấn đề thực tồn doanh nghiệp, cần phải thu thập tất ý kiến khác đối tưọng khác đối tượng khác nghĩa người nắm trọng trách khác doanh nghiệp c) Xác định mục tiêu Hệ thống sở liệu cần phải thiết kế cho giải vấn đề xác định trình hoạt động doanh nghiệp Một vấn đề nảy sinh doanh nghiệp phát từ nhiều nguồn khác Chẳng hạn phòng marketing phòng sản xuất phát dự trữ hàng tồn kho không hiệu doanh nghiệp Nếu việc thiết kế sở liệu có khả tạo sở liệu tập hợp bước có hiệu cho việc quản lý, tất phịng ban tham gia vào q trình Lưu ý nghiên cứu làm phát sinh giải pháp cho vấn đề Nhiệm vụ người thiết kế phải cho vấn đề Nhiệm vụ người thiết kế phải cho đối tượng hệ sở liệu xuất trước mắt người thiết kế phải hoàn toàn phù hợp với mắt người sử dụng Trong trường hợp nào, người thiết kế sở liệu cần phải bắt đầu việc trả lời câu hỏi dạng: đối tượng hệ sở liệu ai, liệu hệ giao diện có phù hợp với hệ thống tồn hay hệ thống đời tương lai khơng, liệu hệ sở liệu có chia sẻ thông tin liệu với sở liệu khác không người sử dụng khác không d) Phạm vi giới hạn Người thiết kế cần phải quan tâm tới phạm vi giới hạn tồn Phạm vi xác định việc thiết kế sở liệu dựa yêu cầu đòi hỏi việc điều hành 61 Người thiết kế phải xác định rõ ràng, hệ sở liệu phục vụ phòng ban doanh nghiệp, phục vụ chức chủ yếu phịng ban Nhờ đó, việc thiết kế cấu trúc sở liệu, xác định kích cỡ vật lý sở liệu, dạng số trường khác sở liệu, số thơng số cụ thể khác Ngồi ra, giới hạn bên hệ sở liệu cần xác định cụ thể Những giới hạn bao gồm vấn đề dạng ngân quỹ phục vụ cho trình thiết kế sở liệu, giới hạn phần cứng phần mềm trợ giúp cho q trình Trong thực tế, giới hạn phần cứng phần mềm hỗ trợ xác định chu kỳ sống hệ sở liệu 3.3.2.2 Quá trình thiết kế sở liệu Trong trình thiết kế sở liệu, điều cần tập trung vào phân tích tính chất liệu tạo nên sở liệu Khi thiết kế, ta cần ý tới hai khía cạnh hay hai cách nhìn nhận khác ảnh hưởng lên sở liệu cách nhìn nhận mang tính kinh tế cách nhìn nhận thân người thiết kế cấu trúc sở liệu Hình 3.8 trình bày quan điểm hồn tồn khác Khi kiểm tra bước tiến hành, cần ý điểm sau: Doanh nghiệp Đơn vị kinh doanh Đơn vị kinh doanh Quan điểm doanh nghiệp Đơn vị kinh doanh  Vấn đề tồn gì?  Giải pháp?  Thơng tin cần để thực giải pháp?  Dữ liệu cần có để tạo thông tin? Phân phối thông tin Cơ sở liệu chung Quan điểm người thiết kế  Dữ liệu cần phải tổ chức nào?  Dữ liệu truy cập nào?  Làm để chuyển liệu thành thông tin? 62 Hình 3.8 Quan điểm khác người quản lý người thiết kế liệu  Quá trình tạo sở liệu có liên quan chặt chẽ tới việc phân tích thiết kế hệ thống lớn Dữ liệu yếu tố hệ thống to lớn  Những người phân tích hệ thống người lập trình hệ thống đồng thời phải chịu trách nhiệm thêm yếu tố khác hệ thống Họ tạo thủ tục cho phép chuyển đổi liệu sở liệu thành thơng tin có ích  Thiết kế sở liệu khơng trì chuỗi q trình, mà q trình lặp lặp lại trì thơng tin phản hồi cho bước trước Trong bước thứ hai này, cần thiết kế sở liệu hình 3.9 Thiết kế khái niệm Phân tích liệu nhu cầu Mơ hình hố chuẩn hoá mối quan hệ thực thể Xác định quan điểm người sử dụng, loại báo cáo ra, trình truyền liệu Xác định thực thể, tính chất mối quan hệ chúng Chuẩn hoá bảng biểu Kiểm tra mơ hình liệu Xác định q trình chính, cập nhật, xoá luật kiểm tra báo cáo, giao diện, tính tồn vẹn liệu, phân chia liệu độ an toàn liệu Thiết kế sở liệu Xác định vị trí bảng, nhu cầu truy cập chiến lược tháo gỡ Phụ thuộc hệ quản lý sở liệu Lựa chọn phần mềm quản lý sở liệu Thiết kế logic Thiết kế vật lý Chuyển mơ hình khái niệm thành định nghĩa bảng, giao diện v.v… Xác định cấu trúc lưu giữ đường truy cập liệu cho việc vận hành tối ưu Phụ thuộc vào hệ quản lý sở liệu Phụ thuộc vào phần cứng Hình 3.9 Quá trình thiết kế sở liệu 63 a) Thiết kế khái niệm Trong việc thiết kế khái niệm, mô hình hố liệu nhằm tạo cấu trúc sở liệu ngắn gọn giới thiệu đối tượng thực phần lớn sách có khả thực tiễn Mơ hình khái niệm cần phải gắn liền với lĩnh vực doanh nghiệp chức Tại mức trừu tượng hố này, dạng phần cứng mơ hình sở liệu cịn chưa xác định rõ ràng Do đó, cần chắn liệu mơ hình cần thiết tất liệu đưa vào sở liệu cần thiết Một điều cần ý liệu thiết kế cần phải để dành chỗ trống cho việc cập nhật sửa đổi tương lai sau Phân tích liệu thu thập liệu cần thiết Bước tiép theo thiết kế khái niệm phát thuộc tính liệu Một sở liệu hiệu q trình sản xuất thơng tin cho việc định Các thuộc tính thích hợp sở liệu chuyển đổi thành thơng tin cần thiết Do đó, người thiết kế cần ý tới vấn đề như:  Thông tin cần thiết: thông tin cần thiết? Những dạng báo cáo cần phải đưa vào hệ thống thơng tin?  Nguồn thơng tin: Thơng tin thu thập đựơc từ đâu? Làm để rút đựoc thơng tin từ liệu có liên quan?  Sự thiết lập thơng tin: Những yếu tố liệu cần thiết để tạo thơng tin? Dữ liệu có tính chất gì? Có mối quan hệ tồn liệu khác nhau? Những liệu có đựơc sử dụng thường xun khơng? Dạng chuyển đổi liệu thành thông tin sử dụng để chuyển liệu thành thông tin cần thiết?  Người sử dụng thông tin: Ai người sử dụng thơng tin? Những người có quan điểm khác liệu? Người thiết kế cần phải trả lời đựơc tất thông tin theo nhiều khía cạnh khác Trong q trình tiến hành phân tích này, người thiết kế cần đặc biệt ý tới việc thu thập phát triển quan điểm khác liệu người sử dụng thông tin Việc giúp người thiết kế có khả xác định đựơc xác yếu tố hệ sở liệu Bên cạnh đó, việc quan sát hệ thống sở liệu tồn yếu tố nên trọng Việc này, giúp xác định cấu trúc sở liệu 64 tạo thành báo cáo cách hiệu nhất, đồng thời xác định đựơc mối tương tác sở liệu việc tạo ác thông tin đầu yêu cầu Mô hình hố tiêu chuẩn hố mối quan hệ thực thể Trước tạo mô hình quan hệ thực thể, người thiết kế cần phải chuẩn hố tồn tài liệu đựoc thiết kế Các tiêu chuẩn để chuẩn hoá bao gồm ký tự, dấu hiệu, dạng tài liệu viết, yếu tố khác cần phải quan tâm việc trình bày tài liệu Việc giúp nhà thiết kế nhiều trình thiết kế sau Bất thiếu chuẩn hố gây khó khăn việc truyền tin sau đặc biệt chương trình thực nhóm thống Ngay sau người quản lý xác định chất mối quan hệ thực thể doanh nghiệp, người thiết kế cần nhanh chóng chuyển đổi chúng thành mơ hình khái niệm Phân tán sở liệu Các phần làm việc khác nằm vị trí vật lý hồn tồn khác Các q trình truy cập sở liệu khác từ vị trí qua vị trí khác Chẳng hạn q trình bán bn q trình lưu trữ kho bãi nằm vị trí hồn tồn khác Nếu sở liệu phân tán toàn hệ thống, người thiết kế buộc phải lưu ý tới việc phát triển hệ thống phân tán liệu chiến lược phân tán cho sở liệu hoạt động có hiệu b) Lựa chọn phần mềm quản lý sở liệu Khi lựa chọn phần mềm quản lý sở liệu, phần quan trọng cần phải nghiên cứu ưu nhược điểm phần mềm Người sử dụng nên đựoc biết ưu nhược điểm để tránh đựơc số sai lầm thao tác Khi nghiên cứu để thiết kế hệ thống sở liệu, vấn đề sau thường đựơc xem xét:  Chi phí: bao gồm chi phí mua bán, chi phí trì, chi phí điều hành, chi phí thiết lập, chi phí đào tạo, chi phí chuyển giao  Các cơng cụ đặc điểm hệ quản lý sở liệu: Một số công cụ trực thuộc phần mềm phục vụ cho nhiệm vụ địi hỏi cần phải xem xét khả tạo mối liên hệ, trang trí hình, việc tạo báo cáo, việc tạo từ điển liệu, v.v… Tất yếu tố làm cho cơng việc trở nên nhanh chóng tạo môi trường làm việc tốt cho doanh nghiệp Những phương tiện hành sở 65 liệu, phương tiện tạo phần hỗ trợ trả lời câu hỏi thắc mắc người sử dụng, tính dễ sử dụng, tính an tồn liệu, v.v… yếu tố có ảnh hưởng tới việc lựa chọn hệ sở liệu cần thiết  Mô hình chính: mơ hình thứ bậc, mơ hình mạng hay mơ hình quan hệ đựơc sử dụng làm sở để xây dựng hệ thống vấn đề cần làm rõ sớm tốt  Những yêu cầu phần cứng hệ quản lý sở liệu c) Thiết kế logic Thiết kế logic có nghĩa chuyển đổi từ thiết kế khái niệm thành mơ hình bên hệ thống quản lý sở liệu đựơc chọn Đối với hệ thống quản lý sở liệu quan hệ, thiết kế logic bao gồm việc thiết kế bảng, số, giao diện, chuyển đổi, thủ tục truy cập thơng tin, v.v… Nói cách khác, thiết kế logic nghĩa dịch mơ hình khái niệm độc lập với phần mềm thành bảng biểu cần thiết hạn chế cần thiết cập nhật liệu d) Thiết kế vật lý Thiết kế vật lý trình lựa chọn việc lưu trữ liệu tính chất liệu cập nhật sở liệu Thiết kế vật lý không ảnh hưởng tới vị trí liệu thiết bị lưu trữ mà tới việc thực hệ thống Thiết kế vật lý đặc biệt quan trọng mơ hình thứ bậc mơ hình mạng Cơ sở liệu dạng quan hệ có khả độc lập so với dạng thiết kế vật lý hai dạng mơ hình trước Tuy nhiên, q trình thực hiện, thân mơ hình quan hệ lại ảnh hưởng nhiều tới tính chất dạng thiết kế vật lý Chẳng hạn như, thực hiện, mô hình quan hệ ảnh hưởng tới tính chất phương tiện lưu trữ liệu thời gian tìm kiếm, kích cỡ trang, số đầu đọc ghi, v.v… Thậm chí dạng liệu địi hỏi cần phân tích thận trọng để xác định phương pháp cập nhật liệu tối ưu thoả mãn yêu cầu đặt ra, thiết lập khối lượng liệu cần lưu trữ, ước tính mức thực Thiết kế vật lý trở nên vô phức tạp liệu đựơc phân phối vị trí q xa Trong trường hợp đó, người thiết kế đơi khơng thích phần mềm cho phép giấu nhiều hoạt động mức vật lý sở liệu 66 Trong phần trước, phân tích riêng biệt hoạt động thiết kế logic Trong thực tế, việc thiết kế logic thiết kế vật lý tiến hành song song với sở bảng Đặc biệt hai trình thiết kế đựơc tiến hành song song ta sử dụng sở liệu mơ hình thứ bậc mơ hình mạng Việc thiết kế song song đòi hỏi người thiết kế phải hiểu sâu tính chất phần mềm phần cứng để lấy đựơc ưu điểm chúng trình thiết kế 3.3.2.3 Thực Việc thực sở liệu địi hỏi việc thiết lập nhóm lưu trữ, bảng, khoảng cách bảng Sau tạo sở liệu việc đưa liệu vào sở liệu Nếu liệu đựơc lưu trữ dạng khác với dạng sở liệu tạo lập trước hết cần phải chuyển đổi dạng theo dạng lưu trữ đưa chúng vào sở liệu Trong trình thực đưa liệu vào sở liệu, ta cần phải lưu ý tới vấn đề sau:  Thực hiện: Hệ quản lý sở liệu chứa hết tất thao tác công cụ điều khiển việc thực chương trình điều hành chúng Việc thực đa dạng, phụ thuộc vào môi trường phần cứng phần mềm sử dụng Chẳng hạn kích cỡ sở liệu ảnh hưởng tới việc thực hiện, việc tìm kiếm biểu ghi tệp có chứa 10 ghi chắn phải nhanh tìm kiếm tệp chứa 100 ghi Các yếu tố trình cần quan tâm tới việc thực tham số cấu hình sở liệu hệ thống vị trí đặt liệu, đường truy cập liệu, việc sử dụng số, v.v…  Độ an toàn: Dữ liệu doanh nghiệp nói chung cần phải bảo vệ ngăn chặn khơng bị sử dụng người khơng có quyền hạn Do đó, hệ quản lý sở liệu cần đảm bảo: o Độ an toàn vật lý cho phép người có quyền đựơc truy cập liệu Nói chung việc thiết lập độ an tồn vật lý thưịng khó đạt đựơc thực tế sở liệu thường dùng cho mạng máy tính nhiều người sử dụng o Bảo vệ mã khoá: cho phép liệu truy cập số người cụ thể cung cấp mã khoá Bảo vệ mã khoá thường có hiệu lực vào lúc bắt đầu chương trình 67 o Quyền truy nhập thiết lập thơng qua phần mềm sở liệu Việc cung cấp quyền truy cập liệu hạn chế thực số đối tượng cụ thể sở liệu, bảng, giao diện, báo cáo, v.v…  Khôi phục liệu: đơi liệu bị xoá thao tác cẩu thả người sử dụng Chức khôi phục liệu tạo van an toàn cho sở liệu người thực khơi phục lại liệu vừa xoá họ cần phục hồi  Chuẩn hoá sở liệu doanh nghiệp: Chuẩn hố sở liệu xác định phần theo đòi hỏi doanh nghiệp Chính người quản lý thơng tin liệu phải thiết lập tiêu chuẩn cho sở liệu đựơc xây dựng  Điều khiển đồng thời: đặc điểm sở liệu cho phép nhiều người sử dụng lúc Việc điều khiển trình truy cập liệu đồng thời đựơc gọi điều khiển đồng thời Mỗi sai sót q trình điều khiển đồng thời gây việc phá huỷ liệu nhanh chóng 3.3.2.4 Kiểm tra đánh giá Ngay liệu nạp vào sở liệu, hệ điều hành sở liệu nhanh chóng kiểm tra sở liệu khả thực hiện, tính tồn vẹn liệu, khả truy cập đồng thời độ an toàn liệu Việc kiểm tra xảy đồng thời với việc lập trình ứng dụng Người lập trình sử dụng cung cấp sở liệu để thử ứng dụng q trình mã hố chương trình Các cung cấp việc tạo báo cáo, trang trí hình, thiết kế bảng chọn đặc biệt có ích trình lập trình ứng dụng mẫu thử Nếu việc thực sở liệu có lỗi phạm phải số tiêu chuẩn đánh giá hệ thống, chọn số cách sau để làm tốt hệ thống hơn:  Đối với lỗi xảy trình thực người thiết kế cần xác định hệ thống điều chỉnh tham số cấu hình hệ sở liệu Nguồn thơng tin tốt phương tiện kỹ thuật phần mềm phần cứng  Sửa chữa thiết kế vật lý 68  Sửa chữa thiết kế logic  Cập nhật thay đổi phần mềm quản lý sở liệu hệ thống phần cứng 3.3.2.5 Vận hành sở liệu Khi sở liệu qua bước đánh giá, ta cần xét tới việc vận hành sở liệu Từ quan điểm vận hành sở liệu người quản lý, người sử dụng, chương trình ứng dụng, người thiết kế có khả xây dựng đựơc hệ thống thông tin đầy đủ Khi người sử dụng thực tham gia vào trình truy cập liệu, số sai sót chương trình đựơc bộc lộ đòi hỏi phải sửa chữa, nâng cấp Đơi sai sót trở nên nghiêm trọng Khi đó, cần ý tới bước tiếp theo- bước trì phát triển sở liệu 3.3.2.6 Duy trì phát triển sở liệu Các hoạt động trì sở liệu giai đoạn bao gồm hoạt động sau:  Bảo quản phòng ngừa (dự trữ)  Bảo quản để hiệu chỉnh(khơi phục)  Bảo quản để thích ứng (nâng cấp việc vận hành, thêm tính chất thành phần mới, v.v…)  Bảo quản việc cho phép truy cập liệu cho người sử dụng cũ  Tạo báo cáo thống kê liệu truy cập để tăng tính hiệu tính hữu dụng hệ thống điều khiển việc vận hành hệ thống  Lập tóm tắt sử dụng hệ thống giai đoạn Một vấn đề q trình hệ thống khơng thể bền vững trước thay đổi Trong trình điều hành doanh nghiệp, nhu cầu dạng báo cáo mới, ứng dụng mới, thay đổi nhỏ cấu trúc nội dung sở liệu nảy sinh Những thay đổi nhanh chóng đáp ứng hệ sở liệu linh hoạt tất tài liệu cập nhật liên tục Tuy nhiên, nhiều thay đổi đáp ứng dù sở liệu thiết kế tốt thay đổi mơi trường mạnh Do đó, sau thời gian định đó, tồn hệ quản lý sở liệu thiết kế lại 69 3.3.3 Các yêu cầu nhà quản trị sở liệu Phát triển hệ thống sở liệu không đơn lựa chọn mơ hình thích hợp Cơ sở liệu đòi hỏi thay đổi nhận thức cách tổ chức Khơng có hỗ trợ từ phía quản lý, nỗ lực xây dựng hệ thống sở liệu thất bại Hình 3.10 cho thấy thành tố môi trường sở liệu Công nghệ quản lý CSDL Quản trị liệu Hệ thống quản lý CSDL Hoạch định thiết kế Người sử dụng Hình 3.10 Những yếu tố môi trường sở liệu Quản trị liệu Hệ thống sở liệu đòi hỏi doanh nghiệp xác định lại vai trị chiến lược thơng tin tích cực quản lý hoạc đinh thông tin tài nguyên Như vậy, doanh nghiệp phải phát triển chức quản trị liệu liên quan tới sách thủ tục như: quản lý tài nguyên liệu, ý tới sách thơng tin, hoạch định liệu, trì từ điển liệu tiêu chuẩn chất lượng liệu Nguyên tắc trình liệu nằm việc coi tất liệu tài sản toàn thể doanh nghiệp không tuyệt đối thuộc đơn vị hay phận riêng lẻ Theo doanh nghiệp cần đề sách thơng tin rõ quy định việc chia sẻ, phổ biến, 70 tiếp nhận, chuẩn hoá, phân loại lưu trữ thơng tin xun suốt doanh nghiệp Chính sách thơng tin nêu lên thủ tục trách nhiệm, đơn vị thuộc doanh nghiệp chia sẻ thông tin, thơng tin phân tán dâu có trách nhiệm cập nhật trì thơng tin Mặc dù quản trị liệu vô quan trọng, thực tế chứng tỏ để thực thi hoàn chỉnh chức này, doanh nghiệp gặp phải nhiều khó khăn thử thách Hoạch định liệu phương pháp luận Hệ thống quản lý sở liệu phục vụ nhiều lợi ích doanh nghiệp so với môi trường tệp tin thông thường Do đó, doanh nghiệp địi hỏi hoạch định liệu diện rộng tồn doanh nghiệp Phân tích doanh nghiệp, tức yêu cầu toàn doanh nghiệp, cần thiết cho việc phát triển sở liệu Mục đích việc phân tích doanh nghiệp để xác định thực thể cốt yếu, thuộc tính mối quan hệ cấu thành nên liệu doanh nghiệp Công nghệ, quản lý, người sử dụng sở liệu Cơ sở liệu địi hỏi phải có phần mềm tương ứng, nhân lực đào tạo kỹ quản trị sở liệu, cấu trúc quản lý liệu Đa số doanh nghiệp phát triển đội ngũ thiết kế quản lý sở liệu nằm phận công nghệ thông tin, đội ngũ chịu trách nhiệm vạch cấu trúc xếp nội dung sở liệu, đồng thời trì sở liệu Phồi hợp chặt chẽ với người sử dụng, đội ngũ thiết kế xây dựng sở liệu, mốit liên hệ có logic thành phần, quy định thủ tục truy cập Chức mà họ thực quản trị sở liệu Hệ thống sở liệu quan hệ với ngôn ngữ truy vấn hệ thứ tư cho phép không chuyên gia công nghệ thông tin mà nhân viên bình thưịng với chút kỹ truy cập sở liệu lớn 3.4 Kỹ thuật thiết kế sở liệu Hiện nay, có nhiều kỹ thuật thiết kế sở liệu sử dụng Chúng ta kể đến ba loại kỹ thuật thiết kế sở liệu: (1) kỹ thuật khách/chủ, (2) data mining, (3) liên kết ứng dụng website với siêu sở liệu 3.3.3 Kỹ thuật khách/chủ (client/server) Kỹ thuật khách/chủ đời vào khoảng năm 90 Đó phương thức chia sẻ thơng tin mạng theo cách chia sẻ chức sử dụng khai thác phần mềm thành hai 71 phần riêng biệt Máy khách sử dụng mạng truy cập, lấy liệu, xử lý liệu máy trạm với cơng cụ máy tính thơng thường Máy chủ hoạt động thường máy tính lớn sử dụng chủ yếu để lưu trữ, khôi phục bảo vệ liệu Nói khác, mơ hình này, sở liệu nằm máy khác với máy có thành phần xử lý ứng dụng Phầm mềm sở liệu đựơc tách hệ thống máy khách chạy trình ứng dụng hệ thống máy chủ lưu trữ sở liệu Khi có người dùng tạo yêu cầu thông thông tin để láy liệu tổng hợp từ 1000 ghi, có lời yêu cầu tin khởi dộng ban đầu kết cuối đưa lên mạng, phần mềm sở liệu chạy máy lưu trữ sở liệu truy cập ghi cần thiết, xử lý chúng, gọi thủ tục cần thiết để đưa kết cuối Quá trình xử lý liệu theo kỹ thuật khách/ chủ đòi hỏi:  Máy chủ máy khách phải có khả truyền thơng với  Máy khách chủ động tạo thiết lập đường truyền tới máy chủ  Máy chủ phải có đủ liệu dịch vụ nhằm đáp ứng đựơc yêu cầu máy khách đồng thời có khả giao quyền tới cho máy khách  Máy chủ chịu trách nhiệm giải xung đột máy khách đường truyền  Quá trình xử lý liệu phần mềm ứng dụng chia sẻ máy chủ máy khách Ưu điểm  Các chi phí cho phần cứng, phần mềm việc bảo trì thiết bị thấp só với hệ thống máy tính lớn máy tính mini  Chiến lược cực đại hoá việc sử dụng máy trạm thông minh để chia sẻ bớt công việc xử lý liệu làm giảm nhu cầu phải có máy tính có nhớ lớn  Do có kiểm sốt tập trung liệu máy chủ, nên cấu làm tăng mơi trường bảo vệ cho việc kiểm tra tích hợp cân đối liệu  Các thành phần liệu mã chương trình sử dụng lại chương trình phần mềm, nhờ làm giảm thời gian phí tổn 72  Việc truyền liệu qua mạng giới hạn, giảm thời gian đáp ứng yêu cầu tối ưu hoá nguồn lực cho mạng  Các hệ thống mở thay đổi, cho phép nâng cao tính linh hoạt nhằm đối phó với thay đổi nhanh chóng mơi trường Nhược điểm  Giải phảo mang tính phịng ban  Các ứng dụng máy tính tính linh hoạt  Các cơng nghệ ứng dụng khó hốn chuyển cho 3.3.4 Kho liệu khai phá liệu 3.4.2.1 Kho liệu (Data warehouse) Một data warehouse sở liệu, với công cụ báo cáo truy vấn, lưu trữ liệu thời trước lĩnh vực cảu cơng ty mà nhà quản lý quan tâm Dữ liệu thu thập từ nhiều hệ thống then chốt cơng ty nguồn từ bên ngồi, kể cảc giao dịch trang web Các nguồn liệu ứng dụng vào hệ thống quản lý sở liệu quan hệ hướng đối tượng, hay tài liệu HTML XML Sau thu thập đựơc, liệu chuẩn hoá thành dạng liệu chung, hợp để phục vụ phân tích định toàn doanh nghiệp Kho liệu phải thiết kế cách cẩn thận chuyên viên kỹ thuật kinh doah để đảm bảo cung cấp thông tin cho định kinh doanh quan trọng Cơng ty cần thiết thay đổi quy trình nghiệp vụ để sử dụng thơng tin kho hiệu Công ty xây dựng kho liệu trung ương cho tồn doanh nghiệp, hay tạo nhiều kho nhỏ hơn, phân quyền chứa phần liệu tổ chức phục vụ phận chức chuyên dụng 3.4.2.2 Khai phá liệu (Data Mining) Một hệ thống kho liệu cung cấp loạt cơng cụ truy vấn, phân tích lập báo cáo đồ hoạ, gồm công cụ hỗ trợ phân tích liệu đa chiều khai phá liệu Data mining sử dụng số kỹ tìm kiếm mơ hình mối liên hệ ẩn chứa lượng liệu lớn, rút quy luật để định hướng định phán đoán tương lai Có 73 nhiều ứng dụng khai phá liệu dùng cho lĩnh vực khoa học kinh doanh, đặc biệt marketing Khai phá liệu ccu mạnh mẽ có lợi, gợi thách thức việc bảo vệ bí mật cá nhân Ví dụ, cơng nghệ khai phá liệu tổng hợp thơng tin từ nhiều nguồn phong phú để tạo liệu đầy đủ người, thu nhập, thói qun lái xe, sở thích, gia đình, quan điểm trị Qua thấy cần phải có biện pháp cơng cụ bảo mật thích hợp 3.3.5 Liên kết công nghệ website với siêu sở liệu Sử dụng công nghệ website vào ứng dụng tin học xu cho hệ thống quản lý Các phần mềm trình duyện Web dễ sử dụng người Giao diện web khơng địi hỏi sở liệu nội thay đổi, có hiệu tốn nhiều so với tái thiết lập hệ thống cũ để tăng khả truy cập Ngoài ra, ưu điểm bật công nghệ web khả tải tự động ứng dụng từ máy chủ Ưu điểm hẳn mơ hình khách/chủ khả triển khai rộng Phương thức làm việc dạng kỹ thuật lấy nội dung từ sở liệu hiển thị nội dung lên trang Web trình duyệt (browser) Việc tách giao diện người dùng khỏi chức ứng dụng cho phép người thiết kế dễ dàng thay đổi thiết kế lẫn nội dung động Thông tin đựơc đưa lên trang web theo phương thức động (thay đổi số liệu sở liệu ) cho phép giải phóng nhiều sức lao động khỏi viẹc tạo thông tin trực tuyến Khi thiết kế trang mạng vậy, ta cần lưu ý nên sử dụng loại sở liệu (cơ sở liệu quan hệ, SQL, kiểu văn tuý, hay kiểu phân cấp) Quyết định lựa chọn phụ thuộc nhiều vào cấu trúc liệu kiểu hệ thống tra cứu tìm kiếm mà ta muốn Cũng cần phải cân nhắc xem loại liệu liệu dạng văn bản, hay bảng có cấu trúc mắt lưới? Nếu dạng liệu bảng, ta có muốn tìm kiếm hay nhiều cột lúc hay muốn tìm kiếm qua công thức sử dụng tập hợp giá trị Boolean Công nghệ hoạt động với cấu hình mạng, trang web thị thông tin cần thiết tên người sử dụng, mât mã, giới hạn quyền sửa, gửi báo cáo, phân tích, tổng hợp báo cáo, đồng thời với nhà quản trị mạng giám sát chặt chẽ việc truy cập gửi báo cáo đơn vị thành viên Truy cập sở liệu doanh nghiệp thông qua web tạo nhiều hiệu hội, chí cịn làm thay đổi phương thức kinh doanh Một số công ty thiết lập 74 công việc kinh doanh dựa khả truy cập sở liệu lớn thông qua web Một số khác sử dụng công nghệ web để nhân viên thấy đựơc tổng thể thơng tin cơng ty Tại Việt Nam số tổ chức (Ban viễn thong thuộc tổng công ty bưu viễn thơng Việt Nam) ứng dụng hiệu cơng nghệ này, từ giảm bớt chi phí nhân cơng, thuận tiện việc điều hành quản lý, từ có biện pháp quản lý hiệu quả, nhanh chóng đưa định sáng suốt, phù hợp 3.3.6 Các dạng sở liệu thường sử dụng Đối với hệ sở liệu nằm phân tán mạng máy tính hệ quản trị sở liệu có ý nghĩa quan trọng phải đảm bảo tính thống vẹn toàn liệu, đảm bảo cho chương trình người dùng truy xuất đến sở liệu phân tán khối sở liệu Ngoài ra, hệ quản trị sở liệu phải đảm bảo chức phân quyền truy cập bảo mật tren đường truyền Trong hệ quản trị sở liệu phân tán hệ quản trị sở liệu Oracle đánh giá ưu việt với chức tiên tiến: phân tán, bản, bảo mật cao, tính quán liệu, thủ tục chạy ngầm, xử lý kiện tích hoạt, khóa liệu đến tháng, chạy thông suốt đến 120 loại phần cứng từ máy lớn đến máy nhỏ 19 hệ điều hành, hỗ trợ hầu hết giao thức mạng, sở liệu giới tích hợp website 75