ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA QUẢN TRỊ TIỂU LUẬN Môn học Quản trị học Đề TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Giảng viên hướng dẫn Nguyễn Hữu Nhuận Mã lớp học phần 22C1MAN50200113 Sinh viên Phạm Nguyễ[.]
Trang 1ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA QUẢN TRỊ - -
MSSV: 31211025023
Số thứ tự: 37
TP Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 10 năm 2022
Trang 2Mục lục
CHƯƠNG 1: Quản trị học 1
I Trả lời cho câu hỏi “What” 1
1 Khái niệm về quản trị 1
2 Các chức năng của quản trị 1
3 Thực hiện hoạt động của tổ chức và các kỹ năng quản trị 1
4 Phân loại nhà quản trị 2
4.1 Phân loại theo chiều dọc 2
4.2 Phân loại theo chiều ngang 2
5 Những đặc trưng của một nhà quản trị 3
II Trả lời cho câu hỏi “How” 3
1 Quản trị doanh nghiệp nhỏ 3
2 Các tổ chức phi lợi nhuận 3
3 Năng lực nhà quản trị hiện đại 4
III Trả lời cho câu hỏi “Why” 4
CHƯƠNG 2: Chương 7: Hoạch định 4
I Trả lởi cho câu hỏi “What” 4
1 Hoạch định và thiết lập mục tiêu 4
2 Thiết lập mục tiêu trong tổ chức 5
3 Hoạch định hoạt động điều hành 5
4 Lợi ích và những giới hạn của việc hoạch định 6
4.1 Lợi ích của việc hoạch định 6
4.2 Giới hạn của việc hoạch định 6
II Trả lời cho câu hỏi “How” 6
1 Hoạch định trong môi trường bất ổn 6
2 Các cách tiếp cận sáng tạo khi hoạch định 7
III Trả lời cho câu hỏi “Why” 8
CHƯƠNG 3: Chương 10: Thiết kế tổ chức thích nghi 8
I Trả lời cho câu hỏi “What” 8
1 Khái niệm về hoạt động tổ chức 8
Trang 32 Thiết lập cấu trúc theo chiều dọc 8
2.1 Chuyên môn hóa công việc 9
2.2 Chuỗi mệnh lệnh 9
3 Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức 10
II Trả lời cho câu hỏi “How” 11
1 Tổ chức phối hợp theo chiều ngang 11
2 Các yếu tố định hình cấu trúc 12
III Trả lời cho câu hỏi “Why” 13
CHƯƠNG 4: Chương 15: Lãnh đạo 13
I Trả lời cho câu hỏi “What” 13
1 Khái niệm về lãnh đạo 13
2 Bản chất của lãnh đạo 13
3 Lãnh đạo trong thời đại hiện nay 14
4 Từ lãnh đạo đến quản trị 14
5 Những đặc trưng của lãnh đạo 15
6 Tiếp cận theo phong cách lãnh đạo 15
6.1 Định hướng công việc đối lập với định hướng con người 15
6.2 Sơ đồ mạng lưới lãnh đạo của Blake và Mouton 15
7 Cách tiếp cận theo tình huống 16
II Trả lời cho câu hỏi “How” 16
1 Lãnh đạo lôi cuốn và chuyển hóa về chất 16
2 Sự đi theo 17
3 Quyền lực và sự ảnh hưởng 17
III Trả lời cho câu hỏi “Why” 18
CHƯƠNG 5: Chương 19: Kiểm soát 18
I Trả lời cho câu hỏi “What” 18
1 Ý nghĩa của kiểm soát 18
2 Mô hình kiểm soát phản hồi 19
3 Kiểm soát ngân sách 19
4 Kiểm soát tài chính 20
4.1 Các báo cáo tài chính 20
Trang 44.2 Phân tích tài chính 20
II Trả lời cho câu hỏi “How” 21
1 Sự thay đổi triết lý kiểm soát 21
2 Quản trị chất lượng toàn diện (TQM) 21
3 Các khuynh hướng trong kiểm soát chất lượng và tài chính 21
III Trả lời cho câu hỏi “Why” 21
Trang 6I Trả lời cho câu hỏi “What”.
1 Khái niệm về quản trị
Định nghĩa về quản trị trong suy nghĩ của mỗi người được hiểu theo một cách rieng vì thế có rất định nghĩa khác nhau về quản trị Theo Mary Parke Follent: “Quản trị là nghệ thuật đạt được trong mục đích thông qua người khác.” Định nghĩa này cho rằng thông qua việc sắp xếp
và giao việc cho người khác mà nhà quản trị có thể điều hành và dẫn dắt tổ chức đạt được mục tiêu chứ họ không chỉ tự mình hoàn thiện công việc
Định nghĩa của James Stonner cùng với người bạn đồng hành Stephen Robbin được phát biểu rõ hơn như sau: “ Quản trị là tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu đề ra.”
Một định nghĩa khác vè quản trị được Giáo sư Richard Daft đưa ra trong cuốn sách “Quản trị học - Kỷ nguyên mới cua quản trị”: “ Quản trị bao gồm các hoạt động hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức theo cách có hiệu quả và hiệu suất cao thông qua hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.”
Qua các định nghĩa trên, có thể nhận thấy rằng khi làm việc với nhau, hoạt động quản trị là một hạot động thiét yếu mang tính khách quan, đây là họat động hướng tới và nỗ lực đạt đượccác mục tiêu, mục đich cuối cùng bàng việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực thông qua việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát
2 Các chức năng của quản trị
Hoạch định đề cập đến việc thiết lập các mục tiêu thực hiện trong tương lai của tổ chức, và
quyết định các công việc và sử dụng các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu này
Tổ chức thường là hoạt động đi sau hoạch định và nó phản ánh cách thức mà tổ chức nỗ lực
để hoàn thành kế hoạch như thế nào Tổ chức bao hàm việc sắp xếp nguồn nhân lực và phối hợp họat động của mỗi cá nhân, mỗi nhóm sao cho việc thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả và hiệu suất cao nhất
Lãnh đạo là chức năng liên quan đến việc sử dụng ảnh hưởng để động viên nhân viên và tạo
ra các giá trị văn hóa truyền thông các mục tiêu một cách có hiệu quả đến mọt người trong toàn bộ tổ chức với mong muốn họ thực hiện công việc với hiệu quả cao hơn
Kiểm soát là chức năng bao hàm việc giám sát hoạt động của nhân viên, xác định tổ chức có
đi đúng hướng trong quá trình thực hiện mục tiêu hay không, và tiến hành các điều chỉnh khi cần thiết
3 Thực hiện hoạt động của tổ chức và các kỹ năng quản trị
Một trong những khía cạnh được đề cập đến trong định nghĩa về quản trị là việc đạt được các mục tiêu của tổ chức theo cách thức có hiệu quả và hiệu suất Trách nhiệm của nhà quản trị chính là việc phối hợp các nguồn lực theo cách có hiệu quả và hiệu suất để hoàn thành các mục tiêu của tổ chức Bên cạnh đó, đặc thù công việc của nhà quản trị yêu cầu họ phải có một
Trang 7toàn bộ tổ chức có thể được tập hợp thành ba nhóm: kỹ năng nhận thức, kỹ năng quan hệ con người và kỹ năng chuyên môn Mặc dù mỗi mức độ của kỹ năng được yêu cầu ở mỗi cấp quản trị khác nhau sẽ thay đổi, nhưng mọi nhà quản trị đều cần phải sở hữu một số kĩ năng trong từng lĩnh vực quan trọng để thực hiện công việc một cách có hiệu quả.
4 Phân loại nhà quản trị
4.1 Phân loại theo chiều dọc
Hoạt động quản trị là một hoạt động xã hội nên nó phải được chuyên môn hóa Trong mỗi tổchức, các công việc quản trị không chỉ được chuyên môn hóa mà còn được sắp xếp một cách
có trật tự, có thứ bậc rõ ràng Tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động của tổ chức mà một tổ chức có thể có nhiều hay ít nhà quản trị Các nhà quản trị thường được chia làm 3 cấp chủ yếuvới các đặc điểm công việc khác nhau như sau:
- Nhìn về tương lai dài hạn, chịu trách nhiệm truyền đạt một tầm nhìn được chia sẽ cho toàn
bộ tổ chức, định hình văn hóa công ty
4.2 Phân loại theo chiều ngang
Sự khác biệt chủ yếu của công việc quản trị còn được phân loại theo chiều ngang của tố chức
Các nhà quản trị chức năng chịu trách nhiệm về các bộ phận chuyên thực hiện một chức
năng đơn lẻ và bộ phân chức năng này bao gồm những con người có cùng kỹ năng và lĩnh vựcđược đào tạo (quảng cáo, bán hàng, tài chính, nguồn nhân lực, ) Các nhà quản trị chức năng
có thể là nhà quản trị cấp trung hoặc cấp thấp
Các nhà quản trị theo tuyến sẽ chịu trách nhiệm của bộ phận sản suất và marketing để thực
hiện hoạt động sản xuất hay bán hàng cho một loại sản phẩm hay dịch vụ Các nhà quản trị theo tuyến có thể là nhà quản trị cấp cao, cấp trung hoặc cấp thấp
Các nhà quản trị tham mưu chịu trách nhiệm về hoạt động của các bộ phận như tài chính và
nguồn nhân lực và họ sẽ hỗ trợ nhà quản trị theo tuyến Các nhà quản trị tham mưu có thể là nhà quản trị cấp trung hoặc cấp thấp
Trang 8Nhà quản trị điều hành sẽ chịu trách nhiệm về hoạt động của nhiều bộ phận thực hiện các
chức năng khác nhau Các nhà quản trị điều hành có thể là nhà quản trị cấp cao, cấp trung
5 Những đặc trưng của một nhà quản trị
Những bước đầu khi trở thành một nhà quản trị đó là thực hiện sự chuyển đổi nhận dạng từ nhận dạng cá nhân đến nhận dạng nhà quản trị
II Trả lời cho câu hỏi “How”
1 Quản trị doanh nghiệp nhỏ
Hiện nay có hàng trăm doanh nghiệp nhỏ được thành lập trong mỗi tháng với một tầm quan trọng nhất định nhưng môi trường của hoạt động kinh doanh nhỏ ngày nay rất phức tạp Các nhà quản trị trong các doanh nghiệp nhỏ thường xem vai trò người phát ngôn là quan trọng nhất bởi vì họ cần thúc đẩy các công ty nhỏ, đang tăng trưởng của họ ra bên ngoài công chúng Vai trò người khởi xướng kinh doanh cũng được xem là có tầm quan trọng trong các doanh nghiệp nhỏ vì các nhà quản trị phải luôn thực hiện các hoạt động cải tiến hay đổi mới
và hỗ trợ cho tổ chức của họ phát triển các ý tưởng mới để duy trì lợi thế cạnh tranh Các nhà quản trị trong doanh nghiệp nhỏ thường xếp hạng ưu tiên thấp cho các vai trò như người lãnh đạo và người xử lý thông tin so với công ty lớn
2 Các tổ chức phi lợi nhuận
Một số tổ chức phi lợi nhuận cũng cần đến sự quản trị tuyệt hảo Các chức năng như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát được áp dụng cho tổ chức phi lợi nhuận cũng giống như cách thức mà chúng sử dụng cho các đơn vị kinh doanh, và các nhà quản trị trong các tổ chức này cũng sử dụng những kỹ năng tương tự và thực hiện các công việc tương tự như các nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ
Sự khác biệt cơ bản nằm ở chỗ khi các nhà quản trị trong các đơn vị kinh doanh hướng các hoạt động của minh để tạo thu nhập cho công ty thì các nhà quản trị trong tổ chức phi lợi nhuận hướng các nỗ lực của họ để tạo ra các tác động xã hội
=> Các đặc trưng và nhu cầu của tổ chức phi lợi nhuận được hình thành bởi nét riêng biệt này thể hiện một thách thức đặc thù cho các nhà quản trị
Là chuyên gia: thực hiện các công việc cụ thể.
Làm cho mọi công việc được thực hiện bởi nỗ lực bản thân.
Người xây dựng mạng lưới.
Hoạt động trong bối cảnh sự phụ thuộc rất cao.
Từ nhận
dạng cá
nhân
Đến sự nhận dạng nhà quản trị
Trang 9Nguồn lực tài chính cho các tổ chức phi lợi nhuận đến từ các khoản ngân quỹ dành riêng của nhà nước, khoản tài trợ, vấn để lớn cho các tổ chức này chính là làm sao đảm bảo được dòngngân quỹ ổn định để tiếp tục các hoạt động của mình.
Các tổ chức này không có các tiêu chuẩn cốt yếu theo quy ước, các nhà quản trị gặp nhiều khó khăn trong việc đo lường việc thực hiện công việc của cả nhân viên và nhà quản trị
3 Năng lực nhà quản trị hiện đại
Trong những năm gần đây, sự thanh đổi nhanh chóng của môi trường đã dẫn đến sự chuyển hóa cơ bản và nó đòi hỏi các nhà quản trị có hiệu quả Các thành tựu về công nghệ và sự gia tăng các công việc thực hiện từ xa hay công việc ảo, các áp lực của thị trường toàn cầu, sự thay đổi về kỳ vọng của các nhân viên và khách hàng, Tất cả những điều này làm tăng nhu cầu áp dụng cách tiếp cận mới trong quản trị
Thay vì trở thành nhà kiểm soát, nhà quản trị có hiệu quả ngày nay sẽ tạo điều kiện, hỗ trợ cho nhân viên thực hiện công việc với khả năng cao nhất của họ Nhà quản trị sử dụng phong cách quản trị trao quyền cho người lao động thay vì quản trị bằng cách kiểm tra
Những nhà quản trị tốt nhất ngày nay phải là những con người hướng về tương lai Đó là những con người thực hiện thiết kế tổ chức và văn hóa hướng về sự sáng tạo, thích ứng, và đổi mới thay vì cố gắng duy trì tình trạng hiện hữu
III Trả lời cho câu hỏi “Why”
Quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của các tổ chức Sự cần thiết của quản trị trong các tổ chức được thể hiện qua những vai trò sau đây:
- Quản trị quyết định sự tồn tại và phát triển của một tổ chức Không có hoạt động quản trị, mọi người trong tổ chức sẽ không biết phải làm những công việc gì, làm lúc nào, từ đó khiến công việc diễn ra một cách lộn xộn
- Bằng cách hoạch định công việc, hướng mọi người cùng phối hợp hoạt động vì mục tiêu chung, quản trị giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra
- Quản trị cũng giúp các tổ chức điều khiển và kiểm soát quá trình thực hiện, tạo ra hệ thống,quy trình phối hợp hợp lý, sử dụng tốt các nguồn lực để duy trì hoạt động và đạt mục tiêu với mức chi phí thấp nhất
- Trong cùng hoàn cảnh như nhau nhưng một tổ chức có hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn thì khả năng đạt kết quả tốt sẽ cao hơn
Quản trị học cung cấp cho người học những chức năng và kỹ năng quản trị để thực hiện các hoạt động trong một tổ chức nhằm kết hợp các hoạt động cá nhân riêng lẻ với nhau trong một
tổ chức để hoàn thành những mục tiêu chung Môn học bắt đầu với quản trị là gì và nhà quản trị là ai, làm gì, làm việc ở đâu? Tại sao phải nghiên cứu quản trị? Những tác động của môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức ảnh hưởng đến việc lựa chọn đến việc ban hành quyết định hiệu quả của của một tổ chức Thông tin được coi là giữ liệu đầu vào giúp cho nhàquản trị đưa ra các quyết định Chức năng của quản trị học bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnhđạo, kiểm tra được coi là nguyên lý căn bản được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực hoạt động quả trị
Quản trị học là môn học rộng phục vụ cho mọi định hướng nghề nghiệp, không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh mà cả trong lĩnh vực phi kinh doanh; không chỉ đối với hoạt động của tổ chức mà cả đối với hoạt động cá nhân riêng lẻ; bởi lẽ, để hoạt động có hiệu quả thì ở lĩnh vực nào cũng cần thiết phải có kiến thức quản trị
Chương 7: Hoạch định.
IV Trả lởi cho câu hỏi “What”
1 Hoạch định và thiết lập mục tiêu
Hoạch định đề cập đến việc thiết lập các mục tiêu thực hiện trong tương lai của tổ chức, và quyết định các công việc và sử dụng các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu này
Trang 10Khái niệm này chỉ ra rằng hoạch định bao gồm hai hoạt động là việc thiết lập mục tiêu - những gì mong đợi trong tương lai mà tổ chức cố gắng thực hiện và việc đưa ra các kế hoạch -trình bày chi tiết cách để đạt được mục tiêu và xác định việc phân bổ nguồn lực,lịch trình, nhiệm vụ và các hành động cần thiết khác.
Quy trình hoạch định của tổ chức gồm 5 giai đoạn Quy trình được bắt đầu với việc nhà quảntrị phát triển một kế hoạch tổng thể cho tổ chức trong đó xác định rõ sứ mệnh và các mục tiêu chiến lược, đây là trách nhiệm của nhà quản trị cấp cao Thứ hai, các nhà quản trị cần chuyển hóa kế hoạch thành hành động bằng cách xác định các mục tiêu và kế hoạch chiến thuật, phát triển sơ đồ chiến lược để liên kết các mục tiêu, thiết lập các kế hoạch tình huống và kịch bản, xây dựng các đội thu thập thông tin tình báo, việc làm này do các nhà quản trị cấp trung chịu trách nhiệm Thứ ba, các nhà quản trị cần chỉ ra hoạt động điều hành cần thiết để hoàn thành mục tiêu, liên quan đến thiết lập mục tiêu và kế hoạch hoạt động, lựa chọn các công cụ đo lường và các kết quả cần đạt để xác định xem mọi việc có diễn ra đúng phương hướng hay không, và nhận dạng các mục tiêu có thể điều chình cũng như các kế hoạch ứng phó vớ khủnghoảng cần thực hiện, việc làm này do nhà quản trị cấp thấp đảm nhiệm Thứ tư, các công cụ triển khai kế hoạch bao gồm quản trị theo mục tiêu, bảng đo lường thực hiện, các kế hoạch đolường và thực hiện giao quyền cho cấp dưới Cuối cùng, các nhà quản trị cần định kỳ phân tích kết quả thực hiện các kế hoạch và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết, và khởi đầu quay lại quy trình hoạch định
2 Thiết lập mục tiêu trong tổ chức
Sứ mệnh của tổ chức được xem là cấp bậc cao nhất trong hệ thống cấp bậc mục tiêu vì nó cho biết lý do tồn tại của tổ chức - do nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm Sứ mệnh được
mô tả rõ ràng sẽ là nền tảng cho việc xác định các mục tiêu và kế hoạch ở những bước tiếp theo, không có một sứ mệnh rõ ràng thì các mục tiêu và kế hoạch sẽ phát triển không theo môtđịnh hướng nào cả và không làm cho tổ chức đi đúng con đường cần thiết Một bản tuyên bố
về sứ mệnh là sự khẳng định chính thức tạo nên sự khác biệt của tổ chức so với các đơn vị khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh
Các mục tiêu chiến lược (các mục tiêu chính thức) là một tuyên bố dứt khoát về việc tổ chức muốn đi đến đâu trong tương lai, các mục tiêu này gắn liền với tổ chức dưới hình thức tổng thể chứ không gắn liền với các đơn vị hay bộ phận trực thuộc nào đó - do nhà quản trị cấp caochịu trách nhiệm Các kế hoạch chiến lược là một sơ đồ hướng dẫn các hoạt động của tổ chức
và hoạt động phân bổ nguồn lực (tài chính, con người, không gian, các phương tiện vật chất, ) cần thiết để hoàn thành các mục tiêu Hoạch định chiến lược có tính chất dài hạn và cóthể xác định các bước hành động của tổ chứ trong khoảng từ 2 đến 5 năm trong tương lai Cáchoạt động này mang tính chiến lược cấp công ty của tổ chức
Sau khi các mục tiêu chiến lược được thiết lập, bước kế tiếp là xác định các mục tiêu chiến thuật, là những kết quả mà các đơn vị và bộ phận trực thuộc trong công ty cần đạt được - nhà quán trị cấp trung chịu trách nhiệm Các kế hoạch chiến thuật có thời kỳ thực hiện ngắn hơn
so với các kế hoạch chiến lược, thường kéo dài trên 1 năm Các hoạt động này mang tính chiến lược cấp kinh doanh của một tổ chức
Các kết quả mong đợi từ các bộ phận, các nhóm làm việc và các cá nhân là mục tiêu của hoạt động điều hành Chúng cần có tính chất chính xác và có thể đo lường Các kế hoạch điều hành được phát triển ở cấp thấp hơn trong tổ chức - do nhà quản trị cấp thấp chịu trách nhiệm,
để xác định hành động hướng vào việc hoàn thành mục tiêu hoạt động và hỗ trợ cho các kế hoạch chiến thuật Các kế hoạch của hoạt động điều hành là công cụ điều hành theo ngày và tuần của các nhà quản trị ở các bộ phận Các hoạt động này mang tính chiến lược chức năng của tổ chức
3 Hoạch định hoạt động điều hành
Hiện nay có vô số các phương pháp để thiết lập các hoạt động điều hành, trong đó có hai phương pháp phổ biến nhất là phương pháp thiết lập mục tiêu theo kiểu truyền thống và phương pháp thiết lập mục tiêu theo kiểu MBO
Trang 11Phương pháp thiết lập mục tiêu theo kiểu truyền thống có mục tiêu được hình thành từ cấp cao nhất, sau đó được chia thành những mục tiêu nhỏ hơn cho mỗi cấp của tổ chức Mục tiêu
từ cấp cao nhất có tính hướng dẫn vì thế mà phương pháp này có ưu điểm là tiết kiệm được thời gian và các phòng ban cấp dưới có thể dễ dàng thiết lập được mục tiêu cho mình một cách dễ dàng và hợp lý Bên cạnh đó phương pháp này cũng có các nhược điểm là các cá nhântrong công ty không hiểu được sâu sắc tình hình của công ty hoặc nếu có thì các nhân viên chỉhiểu đươc một số ít vì thế khiến cho thông tin được tiếp thu mang tính rời rạc và xa rời thực
tế Không những thế điều này cũng không lôi kéo được mọi người tham gia vào quá trình xây dựng các kế hoạch mục tiêu, không tạo điều kiện cho nhân viên phát triển năng lực bản thân mình
Phương pháp thiết lập mục tiêu theo kiểu MBO (Management By Objectives) - được đề cập bởi nhà quản trị nổi tiếng Peter Drucker vào năm 1954 - là phương pháp quản trị mà trong đó nhà quản trị để cho mỗi thành viên, mỗi bộ phận thuộc tổ chức tự mình xác định, quản lý và thực hiện các mục tiêu Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của phương pháp truyền thống vì nó kích thích được tinh thần hăng hái của các thành viên và làm cho mục tiêu của tổ chức và cá nhân được thống nhất Và nhược điểm của phương pháp này là tốn kém thờigian, bên cạnh đó sự thay đổi của môi trường dễ làm mục tiêu bị chệch hướng hình thành nên
sự ngắn hạn của mục tiêu, đòi hỏi phải có một công cụ quản lý tốt, cấp quản lý có năng lực vàmôi trường nội bộ lý tưởng để không bỏ qua cơ hội khi ngần ngại thay đổi mục tiêu trong hoàn cảnh mới
4 Lợi ích và những giới hạn của việc hoạch định
4.1 Lợi ích của việc hoạch định
Một là, các kế hoạch và mục tiêu là nguồn lực tạo nên sự cam kết và động viên
Hai là, các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn sự phân bổ nguồn lực
Ba là, các mục tiêu và kế hoạch sẽ hướng dẫn hành động
Bốn là, các mục tiêu và kế hoạch sẽ thiếp lập chuẩn mực cho việc thực hiện
4.2 Giới hạn của việc hoạch định
Một là, các mục tiêu và kế hoạch có thể tạo ra cảm nhận sai lầm về sự chắc chắn Các kế
hoạch đều được xây dụng dựa trên giả định và nhà quản trị không thể biết chắn chắn điều gì
sẽ xảy ra
Hai là, các mục tiêu và kế hoạch có thể gây nên sự cứng nhắc trong một môi trường đầy biến
động Các nhà quản trị tin rằng “mình đang đi đúng lộ trình” thường gắn chạt tư duy và hành động với một kế hoạch thậm chí khi môi trường đã thay đổi rất nhiều
Ba là, các mục tiêu và kế hoạch không tạo điều kiện cho những cách thức sáng tạo và tư duy
trực giác Các nhà quản trị đôi khi sẽ bóp chết những ý tưởng sáng tạo từ người lao động nếu như chúng không phù hợp với các kế hoạch hành động đac được xác định trước đó
V Trả lời cho câu hỏi “How”
1 Hoạch định trong môi trường bất ổn
Khi xem xét những hạn chế của việc hoạch định, có ba cách tiếp cận được sử dụng để giúp
đỡ cho tổ chức có thể phòng chống những sự kiện bất ngờ: hoạch định tình huống, xây dựng kịch bản và quản trị khủng hoảng
Hoạch định tình huống:
Trong một môi trường bất ổn cao hay phải giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn, đôi khi các hoạt động hoạch định được xem là cứng ngắc và lãng phí Trong những trường hợp này, các nhà quản trị đưa ra các kế hoạch mang tính thích ứng hơn gọi là hoạch định tình huống Hoạch định tình huống sẽ xác định những tình huống mà công ty phải tiến hành trong những trường hợp khẩn cấp, suy thoái hay không mong đợi Để hình thành các kế hoạch tình huống, các nhà quản trị cần nhận dạng các yếu tố quan trọng thuộc ề môi trường như khả năng kinh
tế suy thoái, quy mô thị trường giảm sút, sự gia tăng chi phí của các nguồn nhập lượng đầu
Trang 12vào, sự phát triển của công nghệ mới hay các sự cố bất ngờ khác Các nhà quản trị sau đó cần
sự báo một danh mục các phản ứng có thể thay thế lẫn nhau cho các tình huống tác động từ cao đến thấp, đặc biệt là các tình huống xấu
Xây dựng kịch bản:
Xây dựng kịch bản liên quan đến việc xem xét các tình huống hiện tại và các khả năng mang tính không liên tục có thể hình dung trước trong tương lai Thay vì chỉ xem xét những yếu tố xảy ra trong quá khứ và suy nghĩ về những gì đang hiện hữu, các nhà quản trị cần tư duy về những gì lẽ ra phải xuất hiện Những sự kiện gây ra những tổn thức lớn cho công ty là những gì mà con người không thể tưởng tượng ra được Các nhà quản trị không thể dự đoán được chính xác tương lai, nhưng họ có thể thực hiện diễn tập trong một phạm vi mô hình để đối phó với những gì có thể xảy ra trong tương lai
Quản trị khủng hoảng:
Rất nhiều công ty tiến hành hoạch định khủng hoảng nhằm đảm bảo ứng phó với những sự kiện không mong đợi xuất hiện một cách bất ngờ mang tính tàn phá, và chúng sẽ hủy hoại công ty nếu như các nhà quản trị không chuẩn bị hành động phản ứng nhanh chóng và thích hợp Mặc dụ tính chất của các cuộc khủng hoảng là khác nhau, một bản kế hoạch có sự phối hợp và được suy tính cẩn thận có thể được sử dụng để giải quyết bất kì một thảm họa nào Thêm vào đó, hoạch định khủng hoảng sẽ làm giảm thiểu phạm vi ảnh hưởng của rắc rối
2 Các cách tiếp cận sáng tạo khi hoạch định
Trong môi trường kinh doanh có tính phức tạp và cạnh tranh, việc tạo được tư duy xây dựng và triển khai chiến lược cho mỗi người lao động là một điều đang được kỳ vọng Hoạch định đang trở nên sinh động hơn khi người lao động tham gia vào quá trình thiết lập các mục tiêu và xác định những phương tiện để đạt chúng
Thiết lập các mục tiêu có tính mở rộng để đạt sự tuyệt hảo.
Các mục tiêu có tính mở rộng là những mục tiêu có tính hợp lý nhưng đầy tham vọng cần được xác định rõ ràng, hấp dẫn và đầy hình tượng để có thể kích thích nhân viên và tạo ra sự tuyệt hảo Chúng là những mục tiêu vượt quá mức khả năng hiện tại hướng đến việc thúc đẩy mọi người trở nên sáng tạo trong việc tìm ra phương thức hoàn thành Tuy nhiên bên cạnh việc thiết lập những mục tiêu như vậy, các mục tiêu cần có tính khả thi để tránh tình trạng rơi vào sự chán nản, không khuyến khích được họ, và đôi khi buộc họ phải thực hiện những hành
vi không hợp đạo đức để hoàn thành nhiệm vụ
Sử dụng các bảng đo lường thực hiện hoạt động.
Các công ty bắt đầu sử dụng bảng đo lường thực hiện hoạt động kinh doanh như là một phương tiện để các nhà quản trị cấp cao theo dõi việc thực hiện hoạt động kinh doanh có đi đúng hướng hay không dựa trên một số tiêu thức đo lường chủ yếu như: doanh số từng thị trường mục tiêu, số lượng sản phẩm bị lùi đơn hàng, tỉ lệ các cuộc gọi đến bộ phận dịch vụ khách hàng được giải quyết trong một khoảng thời gian cụ thể,
Triển khai các đội thu thập thông tin tình báo.
Dự đoán và quản trị sự không chắc chắn và bất ổn trong môi trường là một việc quan trọng trong hoạt động hoạch định vì nó giúp cho nhà quản trị có những thông tin tốt để tiến hành lựa chọn các kế hoạch và mục tiêu trong điều kiện không đầy đủ thông tin Một đôi thu thập thông tin tình báo được thành lập bằng cách sử dụng các nhà quản trị và nhân viên thuộc các chức năng khác nhau, đội này thường được dẫn dắt bởi những chuyên gia về thông tin cạnh tranh Những thành viên trong đội làm việc với nhau để tạo sự thông hiểu sâu sắc về các vấn
đề kinh doanh cụ thể, với mục đích làm sáng tỏ, nhận dạng các khả năng xảy ra, và đưa ra những khuyến cáo về các kế hoạch và mục tiêu liên quan đến vấn đề kinh doanh ấy Các đội thu thập thông tin tình báo có vai trò rất hữu ích khi tổ chức đang đối mặt với những thách thức lớn về thông tin Các đôi thu thập thông tin tình báo có thể cung cấp những thông tin sáng tỏ giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định có đầy đủ thông tin về mục tiêu, cũng như hình thành các kế hoạch tình huống và kịch bản liên quan đến các vấn đề có tính chiến lược quan trọng
Trang 13VI Trả lời cho câu hỏi “Why”.
Vai trò của hoạch định
Một là, hoạch định giúp doanh nghiệp định hướng được hướng đi để có những chiến lược, kế
hoạch phù hợp trong tương lai
Hai là, hoạch định giúp đề ra được mục tiêu, phương pháp, cách thức cho các hoạt động của
tổ chức
Ba là, hoạch định là công cụ thiết yếu trong việc phối hợp, thống nhất sự nỗ lực của các
thành viên trong tổ chức, từ đó tạo sự gắn kết thống nhất trong doanh nghiêp
Bốn là, hoạch định giúp làm giảm được rủi ro trong các hoạt động kinh doanh và tính bất ổn
định trong các hoạt động khác của doanh nghiệp
Năm là, hoạch định đảm bảo được sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp trong môi trường
luôn thay đổi và hạn chế sự chồng chéo và các hoạt động lãng phí công việc
Sáu là, hoạch định giúp thiết lập nên những tiêu chuẩn hỗ trợ cho công tác kiểm tra kết quả
sau quá trình quản trị
Như vậy, những vai trò đã nêu trên đã làm rõ được tầm quan trọng của việc hoạch định từ đógiúp các nhà quản trị phát hiện các cơ hội mới, lường trước và né tránh những bất trắc trong tương lai Không những thế nó còn giúp vạch ra các hành động hữu hiệu, nhận thức rõ những rủi ro trong hoạt động của tổ chức và cải tiến, đổi mới, nâng cao năng lực cạnh tranh Từ đó đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi
Chương 10: Thiết kế tổ chức thích nghi.
VII Trả lời cho câu hỏi “What”
1 Khái niệm về hoạt động tổ chức
Hoạt động tổ chứ là việc triển khai các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu chiến lược Việc triển khai các nguồn lực đuọc thể hiện trong việc bố trí lực lượng nhân viên vào các bộ phận chuyên môn hóa và vào các nhóm công việc, thiết lập các tuyến quyền lực và cơ chế để phối hợp các công việc khác nhau trong tổ chức Hoạt động tổ chức có một tầm quan trọng lớn vì nó đi sau chiến lược Chiến lược xác định những gì cần phải làm; hoạt động tổ chức xác định cách thức để thực hiện chúng
2 Thiết lập cấu trúc theo chiều dọc
Cấu trúc tổ chức là một tập hợp các bộ phận khác nhau được sắp xếp một cách chính thức, với nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, đồng thời xác định các mối quan hệ ngang
và dọc giữa các bộ phận nhằm thực hiên mục tiêu của tổ chức Cấu trúc tổ chức được định nghĩa như là: (1) một tập hợp các nhiệm vụ chính thức được giao cho các cá nhân và bộ phận, (2) việc thiết lập các quan hệ báo cáo chính thức, bao gồm tuyến quyền lực, trách nhiệm ra quyết định, số lượng các cấp trong cơ cấu tổ chức và phạm vi kiểm soát của nhà quản trị, (3) việc thiết kế một hệ thống bảo đảm sự phối hợp có hiệu quả giữa những thành viên thuộc các
bộ phận (John Child, Organization, 1984)
Mối quan hệ ngang là mối quan hệ giữa những bộ phận cùng cấp bậc như là mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau, mối quan hệ giữa các phân xưởng với nhau, mối quan hệ giữa các tổ đội, cá nhân với nhau
Mối quan hệ dọc là mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, các quyết định được thực hiện từ trên xuống dưới với một mức độ quan trọng giảm dần
Một ví dụ về sơ đồ tổ chức theo chiều dọc của một nhà máy sản xuất nước uống đóng chai
Trang 142.1 Chuyên môn hóa công việc.
Chuyên môn hóa công việc, đôi khi được gọi là chuyên môn hóa lao động, tức là chia nhỏ
công việc và giao cho mỗi cá nhân ít việc hơn nhưng khối lượng cho mỗi phần việc lại tăng lên nhằm làm cho công việc có thể được thực hiện một cách có hiệu suất hơn
Ưu điểm của chuyên môn hóa công việc là làm cho việc đào tạo nhân lực dễ dàng và nhanhchóng hơn chính vì thế nên việc thay thế khi có người nghỉ việc cũng trở nên dễ dàng hơn, và
từ đó việc giám sát sẽ bớt khó khăn hơn
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, chuyên môn hóa công việc cũng tồn tại một số nhược điểm như khiến cho nhân viên trở nên biệt lập, chỉ làm duy nhất một loại công việc dẫn đến nhàm chán và mất động lực trong công việc, về lâu dài thì năng suất lao động sẽ giảm đi Thêm vào đó, việc chuyên môn hóa sâu còn làm tăng tỉ lệ vắng mặt và nghỉ việc của nhân viên và điều đó làm tăng thêm chi phí cho việc đào tạo nhân viên mới
Quyền lực, trách nhiệm và ủy quyền.
Quyền lực được định nghĩa là thẩm quyền chính thức và hợp pháp của nhà lãnh đạo trong
việc ra quyết định Quyền lực được nhận dạng thông qua ba đăc trưng:
Một là, quyền lực được gắn với vị trí: nhà quản trị có quyền lực xuất phát từ vi trí họ đang giữ
Hai là, quyền lực được phân cấp từ trên xuống dưới: vị trí càng cao trong cấu trúc cấp bậc thìcàng có nhiều quyền lực chính thức hơn
Ba là, quyền lực phải được sự chấp nhận của cấp dưới: một nhà quản trị sẽ có quyền lực chỉ khi nào cấp dưới sẵn lòng chấp hành mệnh lệnh của họ, nếu nhân viên cấp dưới từ chối việc