Đề tài Kỹ năng thu thập thông tin và xử lý thông tin của người lãnh đạo và vận dụng vào thực tiễn công tác cán bộ của cơ sở hiện nay MỤC LỤC MỞ ĐẦU 5 NỘI DUNG 7 CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THU T.
Đề tài: Kỹ thu thập thông tin xử lý thông tin người lãnh đạo vận dụng vào thực tiễn công tác cán sở MỤC LỤC MỞ ĐẦU .5 NỘI DUNG CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ .7 1.Khái niệm thông tin lãnh đạo, quản lý .7 1.1 Khái niệm thông tin 1.2 Khái niệm liệu 1.3 Khái niệm thu thập thông tin xử lý thông tin 1.3.1 Thu thập thông tin 1.3.2 Xử lý thông tin 1.4 Phân loại thông tin lãnh đạo, quản lý .8 1.4.1 Các kênh thông tin .8 1.5 Vai trị thơng tin lãnh đạo, quản lý 1.5.1 Vai trị thơng tin việc hoạch định chủ trương, lập kế hoạch định 1.5.2 Vai trị thơng tin cơng tác lãnh đạo tổ chức thực định .10 1.5.3 Vai trị thơng tin công tác lãnh đạo kiểm tra, giám sát việc thực định 13 1.5.4 Vai trị thơng tin công tác tổng kết, đánh giá việc thực định lãnh đạo 13 CHƯƠNG II CÁC KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ .15 2.1 Nhu cầu loại thông tin cán lãnh đạo, quản lý .15 2.1.1 Nhu cầu thông tin đối tượng bị lãnh đạo, quản lý .15 2.1.2 Nhu cầu thông tin đường lối, chủ trương, chế, sách .15 2.1.3 Nhu cầu thơng tin nhóm đối tượng .15 2.1.4.Nhu cầu thơng tin tình hình kinh tế - xã hội 15 2.2 Quy trình yêu cầu thu thập xử lý liệu 16 2.2.1 Quy trình thu thập thơng tin .16 2.2.2 Các yêu cầu thông tin thu thập 17 2.2.3 Quy trình xử lý thơng tin 17 2.2.4 Các yêu cầu xử lý thông tin 18 2.3 Kỹ thu thập thông tin 19 2.3.1 Kỹ xác định loại thông tin cần thiết 19 2.3.2 Kỹ xác định nguồn thông tin 19 2.3.3 Kỹ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin 20 2.4 Kỹ xử lý thông tin 21 2.4.1 Kỹ ghi chép thông tin 21 2.4.2 Kỹ mô tả, kế chuyện 21 2.4.3 Kỹ phân loại thông tin .22 2.4.4 Kỹ sấp xếp, kết cấu thông tin 22 2.4.5 Kỹ giải nghĩa thông tin 22 2.4.6 Kỹ đặt câu hỏi kiểm chứng 23 2.4.7 Kỹ đánh giá chất lượng thông tin 23 2.4.8 Kỹ đánh giá tính xác thơng tin 24 2.4.9 Kỹ đánh giá tính khách quan 24 2.4.10 Kỹ đánh giá tính hiệu lực 24 2.4.11 Kỹ đánh giá tính tín cậy thơng tin 24 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ .25 KẾT LUẬN .28 TÀI LIỆU THAM KHẢO .29 MỞ ĐẦU Hoạt động lãnh đạo, quản lý xã hội trình mà loại thông tin, liệu không ngừng hoàn thiện, xử lý lặp đi, lặp lại Các nhà lãnh đạo, quản lý cấp từ Trung ương đến địa phương sở dựa vào nguồn tin chọn lọc qua hệ thống thông tin học làm sở hoạch định chủ trương, đường lối, sách ban hành nghị định lãnh đạo quản lý, đồng thời tổ chức chấp hành nghị quyết, định thực tiễn đời sống xã hội Vì vậy, dựa nguồn thơng tin sai lệch “vật liệu đó” cho nghị quyết, định sai, không đúng, không phù hợp với quy luật khách quan thực tiễn xã hội Kết thi hành ngược lại lợi ích người xã hội, kìm hãm phát triển, chí đẩy lùi xã hội khứ Dựa vào thông tin để đưa định lãnh đạo, quản lý thực thi định, trình xâu chuỗi liên kết với thơng qua trình định – chấp hành định – kiểm tra kết thực thi; thông tin phản hồi với thông tin lại lấy làm sở để hình thành chu trình định – thi hành khác Vì để trì hoạt động trình lãnh đạo, quản lý, cần phải xây dựng mạng lưới giao lưu thông tin, xây dựng hệ thống quản lý hành đại có hiệu lực cao xã hội Trong q trình lãnh đạo, quản lý cấp nhờ có nội dung thơng tin xác có chất lượng cao kịp thời tạo điều kiện để tăng cường, nâng cao chất lượng hiệu lãnh đạo, quản lý Các thơng tin, liệu có chất lượng cao giúp cấp lãnh đạo, quản lý xây dựng chủ trương, đường lối, sách sát đáng đáp ứng yêu cầu hệ thống trị xã hội, làm cho đường lối, nghị quyết, định ban hành kịp thời giải tốt nhiệm vụ trọng tâm lĩnh vực đời sống xã hội Nếu khơng có đầy đủ thơng tin, thơng tin khơng xác, khơng kịp thời định lãnh đạo, quản lý dừng lại mức độ chung chung, xa rời thực tế sống, thiếu tính thuyết phục khơng mang lại kết mong muốn Có thể nói chủ trượng đường lối, nghị định lãnh đạo quản lý, kết trình thu thập xử lý hàng loạt thông tin, liệu sở dựa vào thông tin học Không có thơng tin thơng tin học, khơng thể có chủ trương, đường lối, định lãnh đạo, quản lý xác có hiệu lực thực thi Để có thơng tin xác hoạt động lãnh đạo, quản lý, việc thu thập xử lý thông tin có vai trị quan trọng Thực tiễn cho thấy, số địa phương không coi trọng công tác thơng tin, thiếu thơng tin xác nên không kịp thời phát vấn đề phát sinh từ sở để đạo, nên việc thực nghị quyết, định hiệu quả, giảm sút lịng tin nhân dân Từ làm hạn chế vai trò lãnh đạo, quản lý cán bộ, lãnh đạo cấp Thông tin giúp cho cán lãnh đạo, quản lý không rơi vào chủ nghĩa hình thức, giáo điều, bệnh rập khn máy móc, bệnh quan liêu hành chính; tạo cho khả nắm bắt tình hình nhậy cảm, dự báo trước điều xảy q trình lãnh đạo, quản lý từ dự kiến biện pháp giải có hiệu sở trung thực kiên định đường đổi mà Đảng Nhà nước đề Với ý nghĩa lựa chọn đề tài: Kỹ thu thập thông tin xử lý thông tin người lãnh đạo vận dụng vào thực tiễn công tác cán sở làm đề tài kết thúc mơn học NỘI DUNG CHƯƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ 1.Khái niệm thông tin lãnh đạo, quản lý 1.1 Khái niệm thông tin Thông tin lãnh đạo, quản lý truyền đạt thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, người nhận hiéu rõ ý nghĩa thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực mục tiêu lãnh đạo, quản lý 1.2 Khái niệm liệu Trong nghiên cứu khoa học, liệu hiểu biểu ilùng để phàn ánh đối tượng nghiên cứu Hay nói cách khác liệu tổng hợp thơng tin thu vật tượng Đối với lãnh đạo, quản lý, liệu lliơng tin thu phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý 1.3 Khái niệm thu thập thông tin xử lý thông tin 1.3.1 Thu thập thông tin Thu thập thơng tin q trình tập hợp thơng tin theo tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực định Thu thập thơng tin q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thơng tin, thực tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu định trước 1.3.2 Xử lý thông tin Xử lý thơng tin hoạt động phân tích, phân loại liệu thông tin theo nguyên tắc, tiêu chí phương pháp định Các nguyên tắc, tiêu chí, phương pháp xử lý thơng tin phải đảm bảo tính khoa học, xác khách quan, sở đưa biện pháp giải công việc 1.4 Phân loại thông tin lãnh đạo, quản lý 1.4.1 Các kênh thông tin Thông tin thường truyền tải qua kênh chủ yếu sau: Kênh ấn phẩm: thông tin truyền qua sách, tạp chí, báo văn xuất bản, cơng bố cơng khai cách thức Lưu ý lựa chọn loại sách, tạp chí, báo, ấn phẩm cách phù hợp Kênh nghe nhìn: thông tin truyền qua đài phát thanh, truyền hình phim ảnh, băng video Trong số quan trọng phổ biến kênh truyền hình (ti vi), kênh truyền (qua đài), kênh điện thoại, kênh máy tính kết nối Internet Lưu ý thơng tin truyền qua kênh chủ yếu mang tính phổ biến kiến thức cho vô số công chúng, dân chúng, đại chúng, cần phải chọn lọc xử lý cách phù hợp Kênh giao tiếp trực tiếp: thông tin truyền mộc giao tiếp trực tiếp hình thức hợp, hội thảo, tọa đàm, báo cáo, nói chuyện, cần tính đến mục đích nội dung cụ thể giao tiếp để tiếp cận sử dụng thông tin cách phù hợp Kênh thơng tin khơng thức: câu chuyện tiếu lâm, tin đồn, luồng dư luận xã hội, tờ rơi v.v hình thức truyền tin khơng thức tham khảo cần thiết cần đánh giá độ tin cậy sử dụng 1.4.2 Các nguồn thông tin Thông tin xuất phát từ nhiều nguồn khác Trong lãnh đạo, quản lý cần ý tới nguồn tin thức từ cấp trên, từ phòng ban chức ngang cấp, từ nguồn tin cấp nguồn tin bên ngồi, nguồn tin nội Về tính chất thơng tin phân biệt nguồn tin khoa học nhà khoa học, sở khoa học cung cấp, nguồn tin phóng viên, biên tập viên quan truyền thông đại chúng cung cấp nguồn tin khác đặc biệt nguồn tin từ người dân, công dân, khách hàng, đối thủ, đối tác Nguyên tắc nguồn tin đáng tin cậy cung cấp thơng tin tin cậy 1.5 Vai trị thơng tin lãnh đạo, quản lý 1.5.1 Vai trị thơng tin việc hoạch định chủ trương, lập kế hoạch định Thông tin sở để người lãnh đạo, quản lý ban hành định lãnh đạo; sở khoa học cho nhà lãnh đạo, quản lý nhận định vấn đề cần phải lập kế hoạch định; đánh giá thực tại, yếu tố tác động vấn đề phải đối mặt trình thực định; nhận diện đối tượng điều kiện bảo đảm thực định; xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu; lựa chọn phương án để thực định Một khâu quan trọng trình ban hành định lãnh đạo thu thập thông tin xử lý thông tin Đây điều kiện bảo đảm định lãnh đạo hợp pháp hợp lý, liên quan đến chất lượng hiệu định lãnh đạo Thông tin quy định nội dung công tác lãnh đạo, quản lý Việc nắm bắt, khai thác sử dụng thông tin cách khoa học, xác, kịp thời, đầy đủ giúp người lãnh đạo, quản lý đưa định đắn, đạt hiệu cao Các định cấp lãnh đạo, quản lý đưa xem đắn phản ánh tình hình khách quan, quy luật vận động xã hội, thực tiễn, phù hợp với lợi ích đơng đảo quần chúng xã hội đáp ứng nguyện vọng đáng nhân dân Thơng tin giúp nhà lãnh đạo, quản lý nhận thức đắn vật, tượng; tình hình thực tế xã hội; nắm bắt xác nguyện vọng nhân dân để đưa định có khả thực thi Các thông tin thống kê, tổng hợp kịp thời xác giúp người lãnh đạo xây dựng tổ chức thực chương trình làm việc tối ưu; đề nội dung trọng tâm, đổi phong phú, từ nâng cao chất 10 Lãnh đạo, quản lý nhằm cải thiện đời sống kinh tế - xã hội nhu cầu tình hình kinh tế xã hội nói chung đất nước sở cấp thiết Các mục tiêu phát triển, định, kế hoạch hành động, hướng dẫn, đạo, tổ chức cần phải vào tình hình kinh tế - xã hội cụ thể 2.2 Quy trình yêu cầu thu thập xử lý liệu 2.2.1 Quy trình thu thập thơng tin Quy trình thu thập xử lý thơng tin đóng vai trị định tới chất lượng thơng tin Sẽ khơng có thơng tin xác khơng áp dụng quy trình thu thập xử lý thơng tin Quy trình thu thập thơng tin bao gồm bước sau: Xác định nội dung thông tin cần thu thập: Đây bước quy trình thu thập thơng tin, xác định nội dung cần thu thập thông tin gì? Mục đích thu thập thơng tin để làm gì? Đối lãnh đạo, quản lý mục đích thu thập thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý Xác định đối tượng cung cấp thông tin: Sau xác định nội dung thông tin cần thu thập cần xác định người cung cấp thông tin liên quan tới nội dung cần thu thập Xác định phương pháp thu thập thông tin: Trên sở xác định nôi dung, đối tượng cung cấp thông tin, cần xác định sử dụng phương pháp thu thập thông tin Xây dựng công cụ đê thu thập thông tin: Sau tiến hành xây dựng cơng cụ hỗ trợ cho việc thu thập thông tin bảng hỏi, hướng dẫn vấn sâu, hướng dẫn thảo luận nhóm, hướng dẫn ghi quan sát, v.v Lựa chọn nhân thu thập thông tin: Tiếp theo việc lựa chọn cán thu thập thông tin Tùy thuộc vào phương pháp sử dụng, lực cán mà có phân cơng nhiệm vụ cho phù hợp 17 Tổ chức thu thập thông tin: Cuối giai đoạn tổ chúc thu thập thông tin Bước bao gồm hàng loạt hoạt động liên quan tập huấn cán bộ, liên lạc với địa bàn, chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ, tài chính, v.v 2.2.2 Các u cầu thơng tin thu thập Thông tin phải phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin, phù hợp với nhu cầu công việc cần giải quyết, có tính hợp pháp, có giá trị sử dụng Thông tin phải đầy đủ, phản ánh mặt, phương diện đối tượng, giúp nhận diện vấn đề Thông tin phải kịp thời, mới, phản ánh đối tượng thời điểm tại, thông tin cũ, lạc hậu Thơng tin phải có tính hệ thống tổng hợp phản ánh đối tượng, việc, vật liên quan Thông tin phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng nhằm phục vụ tốt cho yêu cầu công việc Trong số trường hợp, thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật, sử dụng phạm vi hẹp 2.2.3 Quy trình xử lý thơng tin Dữ liệu thu thập thông tin thô, để đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, quản lý, thông tin thu cần phải xử lý phân tích Việc xử lý phân tích liệu địi hỏi phải tn thủ quy trình chặt chẽ Các nhà nghiên cứu đưa quy trình xử lý liệu sau: Mã hóa thơng tin: Mã hóa thơng tin q trình tóm tắt câu trả lời điều thành loại có đầy đủ ý nghĩa đế nhận dạng mẫu Quá trình mã hóa bao gồm hai bước: Một là, xây dựng khung mã hóa Thơng thường cơng việc khơng khó, khung mã hóa phương án trả lời câu hỏi kháo sát khơng nhiều thời gian đế xác định khung mã hóa 18 Hai là, quy định giá trị tương ứng Bước có vai trị quan trọng thời gian hoạt động mã hóa, việc quy định giá trị phương án trả lời thông thường áp dụng quy luật chuyển đổi từ dạng ngơn ngữ sang dạng sổ Việc mã hóa có trình tự số thống cho tất trường hợp Ví dụ với câu hỏi giới tính, có hai phương án trả lời Nam Nữ Quy định tương ứng cho hai phương án trả lời là: l=Nam; 2=Nữ thống cho tất trường hợp Biên tập liệu: Biên tập dừ liệu trình xem xét câu hỏi tổng hợp phương án trả lời nhằm phát sửa lỗi Quá trình bao gồm kiểm tra thông tin thu nhằm đảm bảo thơng tin phải đầy đủ, xác phù hợp - Tính đầy đủ thơng tin: xác nhận tất câu hỏi liên quan trả lời câu trả lời ghi lại Điều khơng có nghĩa tất câu hỏi phải hỏi, thực tế có câu hỏi khơng hỏi vài trường hợp - Tính xác: đảm bảo tất câu trả lời ghi lại dễ nhận dạng Điều đảm bảo phương án trả lời đưực ghi lại cách xác, dễ nhận ra, tránh nhầm lẫn - Tính phù hợp: ngụ ý việc kiểm tra tất mối quan hệ lơgíc câu hỏi cần coi trọng Tính phù hợp xác định người vấn có diễn giải câu hỏi cách cho tất trường hợp hay không - Kiểm soát chất lượng: dạng liệu phải cho phép kiềm tra chất lượng (kiểm tra loại; kiêm tra tính lơgíc; kiểm tra tin cậy) 2.2.4 Các yêu cầu xử lý thông tin Đảm bảo thống hài hồ, bổ sung, hồn thiện ba loại thơng tin: thông tin thuận nghịch chiều; thông tin khách quan; thông tin theo chức 19 Đảm bảo diện ba nguồn thông tin: nguồn thông tin từ cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; nguồn thông tin từ tiếp xúc, khảo sát thực tế; nguồn thông tin từ phương tiện truyền thông đại chúng mạng xã hội Cẩn trọng tham khảo, dụng thơng tin mang tính dự báo; thơng tin từ nước ngồi, từ mạng xã hội, thông tin thiếu kiểm chứng nguồn gốc; thông tin có sai biệt so với thơng tin thức Cần cố gắng loại bỏ yếu tố bình luận lẫn thông tin Đồng thời phải nắm hạt nhân, cốt lõi thông tin 2.3 Kỹ thu thập thông tin 2.3.1 Kỹ xác định loại thông tin cần thiết Để xác định loại thông tin cần thiết cần phải rèn luyện kỹ như: Kỹ nắm mục đích, u cầu: cần thơng tin để làm gì? Về điều gì? Kỹ phân loại thơng tin: cần trả lời câu hỏi có thơng tin gì? cịn thiếu thơng tin gì? Kỹ phân loại hình thức thơng tin định lượng ví dụ số liệu thơng tin định tính ví dụ câu chuyện, mẩu tin, thơng điệp, hình ảnh, âm Kỹ xác định loại thông tin theo mức độ cần thiết, cần thiết, bình thường có chưa có được, chưa cần thiết không cần thiết Việc thu thập thông tin chủ yếu tập trang vào loại thông tin cần thiết cần thiết 2.3.2 Kỹ xác định nguồn thông tin Để thu thập thông tin cần xác định rõ thơng tin từ đâu, tức nguồn tin Kỹ xác định nguồn thông tin địi hỏi phải làm rõ loại thơng tin cần thiết cần thiết đâu, cụ thể kỳ trả lời câu hỏi như: Ai nắm 20