Đang tải... (xem toàn văn)
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI TIỂU LUẬN MÔN HỌC KHAI THÁC VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN Đề bài: Lập kế hoạch tổ chức họp báo xử lý khủng hoảng truyền thông cho nhãn hàng Cocoon Việt Nam (tình huống giả định) Giảng viên hướng dẫn TS LÊ ANH PHƯƠNG VH24A60 – N01 Nhóm thực hiện Nhóm Cocoon Thành viên trong nhóm 1 Hạng Thị Dung 2 Nguy.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HĨA HÀ NỘI TIỂU LUẬN MƠN HỌC: KHAI THÁC VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN Giảng viên hướng dẫn: TS LÊ ANH PHƯƠNG VH24A60 – N01 Nhóm thực hiện: Nhóm Cocoon Thành viên nhóm: Hạng Thị Dung Nguyễn Thị Hồng Duyên Đinh Thị Giang Nguyễn Thị Hiền Vũ Thị Ngọc Lan Hoàng Nguyễn Ngọc Liễu Nguyễn Thị Linh Phạm Thuỳ Linh Nguyễn Thị Chúc Ly 10 Nguyễn Thị Thảo 11 Trần Thị Phương Thảo Hà Nội, 13 tháng 12 năm 2021 MỤC LỤC I- KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỌP BÁO VÀ THỐNG KÊ CÁC ĐẦU BÁO 1.1 Kế hoạch trước tổ chức họp báo A Họp với ban tổ chức Mục tiêu - Nhằm đưa thơng tin xác, chất lượng, đảm bảo với vụ việc xảy để người tham dự mà cụ thể phóng viên, nhà báo có nhìn tổng quan, nắm bắt rõ tình hình thực tế, từ đưa tin tức cụ thể, rõ ràng nhiều khía cạnh khác - Nhằm giữ chân khách hàng cũ, tạo tin tưởng cho khách hàng mới, qua phần làm tăng thêm giá trị thương hiệu cho Cocoon Nội dung - Tổ chức buổi họp báo để làm rõ, giải vụ việc nhiều người quan tâm, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cơng ty - Xây dựng khơng khí, q trình họp báo trang trọng, lịch để người tham dự cảm nhận tơn trọng họ hành động diễn dù nhỏ Phân công nhiệm vụ cho phận: Event, PR, Logistics, Design Giai đoạn 1: • Bộ phận Event: Khảo sát địa điểm tổ chức • Bộ phận PR: Lên danh sách khách mời, phóng viên, nhà báo báo giá để PR buổi họp báo • Bộ phận Logistics: Báo giá hạng mục cần chuẩn bị cho chương trình • Bộ phận Design: Xem xét khơng gian tổ chức, thiết kế backdrop, standee, video, hình ảnh, ấn phẩm cần thiết khác Giai đoạn 2: Bộ phận Event: • - Xây dựng kịch chung Chọn MC dẫn xuyên suốt chương trình Chọn đội ngũ PGs để phụ trách đón tiếp khách mời, đáp ứng nhu cầu họ suốt trình diễn họp báo Ghi danh sách khách mời tham dự với đại diện phận Event xử lý trường hợp vị khách không mời - mà đến Sân khấu: Bố trí, xếp cho tạo khơng gian phù hợp, thoải mái để thuận tiện cho công tác phát biểu, vấn, hỏi đáp • Bộ phận PR: - Chuẩn bị giấy phép họp báo giấy tờ liên quan, cần thiết Lên danh sách thành phần tham dự Chuẩn bị kịch MC Mời phóng viên, nhà báo Chuẩn bị tài liệu Press kit Mẫu đơn xin phép họp báo CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 06 tháng 12 năm 2021 ĐƠN XIN PHÉP HỌP BÁO Kính gửi: SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI Tơi là: Huỳnh Trâm Anh Sinh ngày: 18/08/1988 Giấy chứng minh nhân dân số: 190404092 Cấp ngày 10/08/2013 Tại: CA TP Hà Nội Hộ thường trú: Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội Nơi tại: Nhân Chính - Thanh Xuân - Hà Nội Số điện thoại liên hệ: 0984.891.537 Là đại diện theo pháp luật/theo ủy quyền công ty: TNHH MỸ PHẨM NATURE STORY Tơi làm đơn kính đề nghị Sở Thông tin truyền thông thành phố Hà Nội xem xét, chấp thuận cho công ty tổ chức họp báo theo nội dung sau: Mục đích họp báo: Nhằm cung cấp thơng tin liên quan tới vụ việc nhân viên cửa hàng 143 Trần Phú, Hà Đông, Hà Nội, vào ngày 5/12/2021 vừa qua có hành vi hãn với khách hàng cho quan báo chí, truyền thông Nội dung họp báo: Khai mạc, hỏi đáp xung quanh vụ việc, hướng tương lai cơng ty… (Kịch chi tiết đính kèm) Thành phần tham dự buổi họp báo: Lãnh đạo nhân viên công ty, với tham gia phóng viên, nhà báo quan báo chí (Danh sách kèm theo) Người chủ trì họp báo: Ông Nguyễn Ngọc Bảo Chức vụ: Giám giám đốc Thời gian họp báo: 8h30p, ngày 10 tháng 12 năm 2021 Địa điểm họp báo: Khách sạn Fortuna Hanoi, số 6B đường Láng Hạ, Quận Ba Đình, Hà Nội Trong q trình tổ chức, chúng tơi cam kết thực nội quy quy định tổ chức họp báo theo pháp luật hành Rất mong sở thông tin truyền thông thành phố Hà Nội xem xét chấp thuận T/M BAN TỔ CHỨC Trưởng phịng truyền thơng Cơng ty TNHH MỸ PHẨM NATURE STORY Huỳnh Trâm Anh Bộ phận Logistics: • • Lập bảng chi phí, dự trù chi phí cho tổng thể chương trình Làm việc với bên cung ứng: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, máy chiếu, … Kiểm tra đầy đủ, kỹ hệ thống điện tử Bộ phận Design: Chỉnh sửa lại ấn phẩm phân công từ trước thực duyệt, in B Mời báo đài Căn vào mục đích, mục tiêu đối tượng hướng đến buổi họp báo, từ lên danh sách báo, đài phù hợp Sau đó, vào nội dung thông tin buổi họp báo chọn lọc, lên danh sách phóng viên cụ thể tiến hành mời tham dự Trước chương trình, phận PR tiến hành gọi điện phóng viên theo danh sách lên để hỏi lịch làm việc họ, trường hợp thiếu thơng tin họ hỏi xin ln gọi điện Tiếp sau đó, gửi thư mời qua email nhắn tin qua số điện thoại Vào chiều trước ngày diễn họp báo, phận PR tiếp tục gọi điện lại lần để nhắc lại thông tin chương trình Trước diễn chương trình đồng hồ, tiến hành nhắn tin lại lần Khi họp báo bắt đầu, q trình đón tiếp, phận PR phải kiểm tra danh sách phóng viên, nhà báo xem cịn chưa đến tiến hành gọi điện cho họ Mẫu thư mời họp báo THƯ MỜI Thay mặt ban tổ chức chương trình “Buổi họp báo”, cơng ty Cocoon xin trân trọng kính mời: Anh/chị A - Báo… Đến tham dự buổi họp báo họp báo xin lỗi vụ việc nhân viên bán hàng cửa hàng đại lý có thái độ hãn với khách hàng • Thời gian: 8h30', ngày 10 tháng 12 năm 2021 • Địa điểm: Hy vọng anh/chị xếp thời gian đến tham dự hỗ trợ công ty Cocoon đưa tin Trân trọng./ Hà Nội, ngày xx tháng 12 năm 2021 T/M BAN TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH C Chuẩn bị tài liệu Press kit Tài liệu bao gồm: - Kế hoạch họp báo Thơng cáo báo chí Các phát biểu lý lịch trích ngang diễn giả Hình ảnh, biểu đồ, thông tin công ty Các ấn phẩm thiết kế Tất có tài liệu đính kèm D Họp bàn với ban lãnh đạo Mục đích họp báo Đưa lời giải thích rõ ràng vụ việc nhân viên hành với khách hàng cửa hàng đại lý Cocoon, đồng thời gửi lời xin lỗi đến tất khách hàng người bị ảnh hưởng vấn đề Mục tiêu cụ thể muốn đạt - Thông qua buổi họp báo, phóng viên nhà báo lấy thơng tin để viết theo chiều hướng tốt cho công ty - Giải băn khoăn, khúc mắc khách hàng nói riêng tất - người quan tâm đến vụ việc nói chung Tạo tin tưởng cho khách hàng Ai tổ chức chính, phối hợp với ai? Buổi họp báo Ban giám đốc công ty TNHH Mỹ phẩm Nature Story, Bộ phận truyền thông nhãn hàng Cocoon trực tiếp điều hành, phối hợp với Bộ phận nhân công ty Chương trình cụ thể họp báo (Bao gồm kịch timeline kịch MC đính kèm) Thời gian tổ chức Ngày 10 tháng 12 năm 2021 Địa điểm tổ chức Khách sạn Fortuna Hanoi, số 6B đường Láng Hạ, Quận Ba Đình, Hà Nội Khách mời Đại diện quản lý chi nhánh công ty, Quản lý đại lý Cocoon, phóng viên, nhà báo, KOL Suboi (Đại diện khách hàng) Thành phần tham dự chương trình ngân sách tổ chức Thành phần tham dự: • Đại diện Ban lãnh đạo công ty Quản lý đại lý Cocoon Các khách mời, phóng viên, nhà báo Đội ngũ nhân viên công ty - Ngân sách tổ chức: • STT Hạng mục Chi phí Thuê địa điểm 30.000.000 Combo loa đài, âm thanh, ánh sáng 5.000.0000 7 10 11 12 13 Chi phí lắp đặt sân khấu (bục, máy chiếu) Thuê quay phim, chụp ảnh Chi phí in ấn (standee, backdrop, background, presskit) Quà tặng cho khách mời Thuê MC Nước uống + đồ ăn nhẹ cho khách mời Hoa tươi (3 lọ để bàn, bó hoa) Chi phí khác (khăn trải bàn, khăn giấy, giấy, bút) Hỗ trợ việc di chuyển khách mời Truyền thông sau họp báo Chi phí phát sinh Tổng 10.000.0000 5.000.0000 3.500.0000 6.000.000 1.000.000 2.000.000 900.000 400.000 3.000.000 20.000.000 15.000.0000 101.800.000 Tổng số tin bài, đầu báo đăng tải bài, đăng tải đầu báo: - Kênh 14: Mục Beauty & Fashion - Báo phụ nữ: Mục Đẹp - Báo lao động: Mục Sức Khỏe => Làm đẹp - Báo dân trí: Mục Sức Khỏe => Khỏe Đẹp - Tạp chí “Cẩm nang mua sắm”: Mục Thị trường - Báo Eva: Mục Làm đẹp - Báo VNExpress: Mục Giải Trí => Làm đẹp 10 Số tin bài, đầu báo nhóm trọng yếu đăng tải - Số lượng: Các đầu báo trọng yếu đăng tải: Kênh 14, Báo Phụ nữ, Báo VNEXPRESS 1.2 Kế hoạch tổ chức họp báo Mọi thành viên ban tổ chức phải có mặt trước đồng hồ để kiểm tra hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên • Bộ phận event: • MC đọc lại kịch lượt • Lễ tân chuẩn bị trang phục, tác phong đón khách • Cử người giát nội dung kịch bản, hạn chế thay đổi kịch • Nhân viên PR: - Tiếp báo chí hướng dẫn lễ tân đón khách - Nhân viên PR đứng bàn tiếp Báo chí (ở khu vực đón khách thường phân chia theo khu: Báo chí, VIP, khách mời ), phóng viên đến, Lễ tân hướng dẫn phóng viên đến bàn báo chí, cài hoa cho phóng viên, nhân viên PR nhận lại thiệp mời, đưa danh sách ký tên (xem phần phụ lục) cho phóng viên gửi đến anh chị Press kit • Nhân viên phụ trách âm - ánh sáng • Đứng vị trí cố định, gần người điều chỉnh âm ánh sáng Nhân viên dựa vào kịch nhắc hướng dẫn phận âm ánh sáng chiếu đèn vào vị trí quan trọng, mở hay tắt nhạc STT THỜI GIAN 7h30 – 8h30 HOẠT ÂM THANH PHỤ CHI TIẾT ĐỘNG ÁNH SÁNG TRÁCH Chuẩn - Đội hậu cần setup lại - Đội hậu cần bị sân khấu, bàn ghế, bục, (5) khu vực checkin - Đội lễ tân - Đội lễ tân chuẩn bị (4) nước, trà, hoa để bàn - Đội kỹ trang phục thuật (2) GHI CHÚ - Đội kỹ thuật kiểm tra lại hệ thống âm thanh, ánh sáng, hình chiếu, micro 8h30 9h 9b – 9h15 9h15 – 9h30 Đón khách Khai mạc - Lễ tân trang phục đại đón khách, nhận thư mời - BTC thơng cáo với báo chí lấy danh sách phóng viên tham gia kiện - Nhân viên PR đón tiếp phóng viên nhà báo phát press kit - Lễ tân hướng dẫn khách mời phóng viên nhà báo vào bên trong, vị trí chỗ ngồi - Đại diện đón tiếp báo chí khách mời - Sắp xếp checkin tổ chức vấn trước chương trình - Nhạc đón khách - Đèn lối vào - Đèn sảnh checkin - Nhân viên hỗ trợ giúp khách mời, phóng viên nhà báo ổn định chỗ ngồi - MC giới thiệu chương trình thành phần khách mời tham dự họp báo - Đại diện ban lãnh đạo công ty lên phát biểu lý tổ chức họp báo tuyên bố bắt đầu buổi họp báo - Nhạc - Ánh sáng đèn led khu vực sân khấu - Hiệu ứng âm giới thiệu đại biểu, khách mời - Màn hình chiếu logo Cocoon Phát - MC giới thiệu qua biểu đại công ty thương hiệu diện mỹ phẩm cocoon - Đại diện ban lãnh đạo phận phát biểu vụ việc 10 - - Nhân viên kiểm tra giấy mời nhà báo, gửi tài liệu - Đội lễ tân chuẩn bị nước uống cho khách mời lễ tân - Nhân viên PR phụ trách kĩ Chụp hình thuật kiểm quay tra lại hệ phim thống âm bảo vệ thanh, ánh sáng, hình chiếu, micro - - Nhân viên bảo vệ phụ trách hỗ trợ khách mời di chuyển xe đến vị trí đậu xe - MC - Đội lễ tân - lễ tân người bên - Đại diện phụ công ty trách hỗ trợ phát biểu khách mời, - nhân viên người bên hậu cần ngồi hỗ trợ chạy mic phịng - nhân viên trường hợp kĩ thuật phụ có khách trách âm mời đến thanh, ánh muộn sáng - Ánh sáng - MC - Bài phát đèn led - Đại diện biểu cần khu vực lãnh đạo chuẩn sân khấu phòng bị sẵn từ - Âm ban công ty trước ... cho khách hàng nhà báo buổi họp báo kết thúc Đối với nhà báo, cần đưa thông tin buổi họp báo thông tin công ty để nhà báo đăng Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm dọn dẹp hội trường, Bộ phận kế toán,... Thơng tin truyền thông thành phố Hà Nội xem xét, chấp thuận cho công ty tổ chức họp báo theo nội dung sau: Mục đích họp báo: Nhằm cung cấp thông tin liên quan tới vụ việc nhân viên cửa hàng 143... thực nội quy quy định tổ chức họp báo theo pháp luật hành Rất mong sở thông tin truyền thông thành phố Hà Nội xem xét chấp thuận T/M BAN TỔ CHỨC Trưởng phòng truyền thông Công ty TNHH MỸ PHẨM