Trong thời đại tiến bộ ngày nay Họp báo không còn là vấn đề xa lạ đối chúng ta nữa. Chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp các buổi họp báo từ thô sơ cho tới long trọng trong cuộc sống hàng ngày hoặc thông qua các kênh truyền hình, báo chí, internet,…Vì họp báo là một công cụ rất hữu hiệu đối với các doanh nghiệp trong việc ra mắt sản phẩm mới, giải quyết khủng hoảng, Quảng cáo, khuyến mãi,..v.v. Tuy nhiên, để hiểu được buổi họp báo quan trọng như thế nào, khi nào thì nên tổ chức họp báo, Họp báo có ích gì cho người tổ chức và các bước để thực hiện một buổi họp báo thành công,… thì chúng ta cần phải tìm hiểu, nghiên cứu, trải nghiệm thực tiễn với nó. Và để trả lời các vấn đề trên cũng nhưng hiểu rõ hơn về các kiến thức học tại trường nhóm chúng tôi quyết định chọn một tình huống thực tế để tổ chức một buổi họp báo và sẽ quay clip lại để mọi người cùng đánh giá, trao đổi. Và tình huống nhóm chúng tôi chọn là “Tổ chức họp báo: Giải quyết khủng hoảng của Công ty Cổ phần Thuỷ sản Bình An – (Bianfishco)”. Vì đây chỉ là một tình huống được tìm kiếm tài liệu chủ yếu trên mạng nên có những nội dung đúng và có những nội dung sai. Nên mong cô cùng toàn thể các bạn chỉ đánh giá về cách xử lý tình huống của nhóm cũng như các tổ chức buổi họp báo. Còn nội dung của buổi họp báo chỉ là một tình huống để tham khảo, có một tình huống để nhóm thực hành.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM KHOA: THƢƠNG MẠI – DU LỊCH - - BÀI TIỂU LUẬN QUAN HỆ CÔNG CHÚNG Đề tài: “Tổ chức họp báo: Giải khủng hoảng Công ty Cổ phần Thuỷ sản Bình An – Bianfishco” MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ HỌP BÁO VÀ THƠNG CÁO BÁO CHÍ 1.1 Khái niệm họp báo thơng cáo báo chí 1.1.1 Khái niệm Họp báo 1.1.2 Khái niệm Thơng cáo báo chí 1.2 Lợi ích họp báo doanh nghiệp 1.3 Các loại họp báo .3 1.3.1 Reactive press conference 1.3.2 Proactvie press conference 1.4 Đánh giá hiệu họp báo 1.5 Các bƣớc biện pháp đề phòng rủi ro tổ chức họp báo 1.5.1 Chuẩn bị phần nội dung 1.5.2 Địa điểm tổ chức họp báo .6 1.5.3 Mời khách .7 1.5.4 Chuẩn bị tư liệu họp báo .8 1.5.5 Thảo luận với MC người diễn thuyết 1.5.6 Diễn tập .8 1.6 Điều kiện tổ chức họp báo .9 1.7 Các Biện Pháp Phòng Ngừa Rủi Ro Xảy Ra Trong Họp Báo 10 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC HỌP BÁO 13 2.1 Lập kế hoạch họp báo 13 2.2 Tiến hành thực kế hoạch 16 2.2.1 Bộ phận Event 16 2.2.2 Bộ phận PR 17 Nhóm i 2.2.3 Bộ phận Logistics 20 2.2.4 Bộ phận thiết kế 21 2.3 Tiến hành họp báo 22 2.3.1 Họp triển khai nội 22 2.3.2 Tiến hành họp báo thức 22 MẪU THƠNG CÁO BÁO CHÍ 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 Nhóm ii LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại tiến ngày Họp báo khơng cịn vấn đề xa lạ đối Chúng ta dễ dàng bắt gặp buổi họp báo từ thô sơ long trọng sống hàng ngày thơng qua kênh truyền hình, báo chí, internet,…Vì họp báo cơng cụ hữu hiệu doanh nghiệp việc mắt sản phẩm mới, giải khủng hoảng, Quảng cáo, khuyến mãi, v.v Tuy nhiên, để hiểu buổi họp báo quan trọng nào, nên tổ chức họp báo, Họp báo có ích cho người tổ chức bước để thực buổi họp báo thành cơng,… cần phải tìm hiểu, nghiên cứu, trải nghiệm thực tiễn với Và để trả lời vấn đề hiểu rõ kiến thức học trường nhóm chúng tơi định chọn tình thực tế để tổ chức buổi họp báo quay clip lại để người đánh giá, trao đổi Và tình nhóm chúng tơi chọn “Tổ chức họp báo: Giải khủng hoảng Công ty Cổ phần Thuỷ sản Bình An – (Bianfishco)” Vì tình tìm kiếm tài liệu chủ yếu mạng nên có nội dung có nội dung sai Nên mong toàn thể bạn đánh giá cách xử lý tình nhóm tổ chức buổi họp báo Còn nội dung buổi họp báo tình để tham khảo, có tình để nhóm thực hành Hy vọng tiểu luận giúp ích cho nhóm người Mặc dù nhóm có nhiều cố gắng việc hồn thành tiểu luận này, song khơng tránh khỏi thiếu sót, nhóm chúng tơi mong nhận đóng góp ý kiến Cơ bạn để nhóm thực hồn thiện Nhóm Trang CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU SƠ LƢỢC VỀ HỌP BÁO VÀ THƠNG CÁO BÁO CHÍ 1.1 Khái niệm họp báo thơng cáo báo chí 1.1.1 Khái niệm Họp báo Họp báo họp với nhà báo mời số khách mời có liên quan đến để cơng bố, tun bố điều quan trọng tổ chúc hay danh nghiệp, nhằm mục đích thơng tin họp sược đưa đến công chúng, hoạt động diễn thường xuyên, nhằm mục tiêu loan báo thông tin cần thiết từ chủ thể (cá nhân tổ chức) với phương tiện truyền thông đại chúng để thông tin đến với cơng chúng Họp báo hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông cộng đồng thông qua việc tổ chức buổi họp báo nhằm cung cấp thông tin cho đơn vị thơng tấn, báo chí… để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu truyền thông Thơng qua nhằm giải vấn đề doanh nghiệp việc: - Tung sản phẩm hay dịch vụ - Quảng cáo chương trình khuyến lớn - Giới thiệu dự án mới, thị trường - Làm sản phẩm cũ - Tổ chức chương trình từ thiện, gây quỹ - Nâng cao uy tín cơng ty - Giải khủng hoảng - Báo cáo tài chính, kết kinh doanh (Cơng ty cổ phần) - Giới thiệu lãnh đạo, cấp cao… 1.1.2 Khái niệm Thơng cáo báo chí - Thơng cáo báo chí cịn gọi Press Release, viết mang thơng tin thức doanh nghiệp, tổ chức, hiệp hội, cá nhân… gửi đến quan thơng báo chí Nhờ quan truyền thông giúp công ty, tổ chức… đưa tin kiện, sách, hoạt động hay kết mà cơng ty muốn cơng chúng biết - Thơng cáo báo chí thường gắn với kiện (khai trương, động thổ, tiệc mừng, giải thưởng, thi, v.v…) vấn đề xảy (khủng hoảng doanh nghiệp, thay đổi sách, hoạt động doanh nghiệp, v.v…) - Bên cạnh đó, thơng cáo báo chí cịn xem cầu nối PR với giới truyền thơng cơng chúng Nhờ có thơng cáo báo chí mà ba bên hiểu công việc nhau, cơng ty chuyển tải đến cơng chúng điều muốn nói, Nhóm Trang cơng chúng biết công ty hoạt động nào, có chương trình gì… Cịn nhà báo có thơng tin cho viết Điều quan trọng thơng cáo báo chí cung cấp thông tin cho giới truyền thông Mỗi mẫu tin đưa từ thông cáo báo khai thác khía cạnh khác Ngồi ra, thơng cáo báo chí cịn giúp cơng ty giải đáp câu hỏi dư luận, đặc biệt khủng hoảng giải đáp thắc mắc khách hàng có cố 1.2 Lợi ích họp báo doanh nghiệp Thông qua việc cung cấp thơng tin cần thiết cho giới truyền thơng họp báo công cụ PR để giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu truyền thơng Cụ thể: Cung cấp thơng tin cho giới truyền thông: Đối với doanh nghiệp, hoạt động liên quan tới giới truyền thông nhằm mục đích cuối nâng cao hình ảnh cơng ty Do kiện tung sản phẩm mới, chiến dịch quảng cáo, event cần tiếp cận tới công chúng Do việc cung cấp thơng tin cho giới truyền thơng thơng qua tiếp cận cơng chúng hoạt động thường xuyên doanh nghiệp Và họp báo công cụ bắt buộc để cung cấp thông tin cho giới truyền thông Như ta biết, PR công cụ quan trọng doanh nghiệp để xây dựng hình ảnh mắt cơng chúng để đưa hoạt động đến với công chúng phải thông qua đơn vị truyền thơng Và từ họp báo, cơng cụ trung gian doanh nghiệp giới truyền thông để từ cung cấp thơng tin cần thiết doanh nghiệp 1.3 Các loại họp báo 1.3.1 Reactive press conference Reactive press conference: Là họp báo nhằm để phản ứng lại với dư luận sau vấn đề xảy ra, nhằm để giải thích làm rõ, thông tin thêm cho người biết việc Các họp báo giải khủng hoảng thường có nội dung mời chuyên gia trao đổi trực tiếp với phóng viên vấn đề mà cơng ty gặp phải, mục đích thường đính thông tin đảm bảo rõ ràng thông tin cung cấp cho nhà báo, công chúng, tạo niềm tin, củng cố vị trí sản phẩm dối với cơng chúng 1.3.2 Proactvie press conference Proactvie press conference: Là họp báo nhằm để loan tin trước kiện diễn nhằm thông báo để thu hút ý người, chuẩn bị tốt cho chương trình, kiện diễn Nội dung họp báo dạng thường giới thiệu mục đích, ý nghĩa, thời gian, địa điểm, nội dung kiện Mục đích buổi họp báo nhằm giới thiệu Nhóm Trang quảng bá kiện tổ chức nhằm khẳng định thương hiệu công ty, PR cho thân sản phẩm (nếu họp báo việc mắt sản phẩm) 1.4 Đánh giá hiệu họp báo Như bao chiến dịch truyền thơng khác, loại hình lại có hình thức đánh giá riêng nó, họp báo Làm để đánh giá xác hiệu việc họp báo việc thật khơng dễ dàng, ta dựa vào tiêu chí sau để đánh giá hiệu việc họp báo: - Mục đích cơng ty: thơng qua mục tiêu đặt ban đầu tổ chức họp báo để giải vấn đề việc đạt tiêu mục tiêu thước đo quan trọng chuẩn xác việc đánh giá hiệu họp báo - Các giai đoạn đánh giá: họp báo có giai đoạn thực Do cơng ty chia giai đoạn thực , phải chia giai đoạn đánh giá Cùng với việc đạt kết tốt, việc chia giai đoạn giúp cơng ty thực việc phù hợp hoạt động trước khơng đem lại kết mong muốn Xem lại mốc thời gian khác trình tổ chức họp báo đưa điểm đánh giá tương ứng Ngồi ra, cơng ty phải đặt điểm chuẩn cho trình đánh giá Cho dù kế hoạch bán hàng, nâng cao nhận thức hay tăng thời lượng đưa tin, hay thay đổi thái độ, tiêu chí khác nữa, bảng đánh giá có tính thuyết phục hơn, tính hiệu việc họp báo so sánh trước sau Điều có nghĩa vào thời điểm thực xong họp báp, công ty phải đo lường xem tiêu hoàn thành đến đâu Các thƣớc đo hiệu buổi họp báo Tần xuất xuất báo - Có báo viết nội dung họp báo? - Giọng điệu báo (tiêu cực hay tích cực)? - Những tờ báo đưa tin? Đưa tin trang nào, phần nào? Công chúng họ ai? - Công ty có đạt hình ảnh mong muốn khơng? - Họ có lấy lại thơng điệp bạn khơng? - Người phát ngơn bạn có dẫn lời khơng? - Các báo viết chương trình bạn nội dung nội dung điểm qua, thêm thắt? - Phương pháp đánh giá theo cách đa dạng, cơng ty dực vào tiêu chí để đánh giá báo… Nhóm Trang Tƣơng tác mạng - Bao nhiêu người đọc viết nội dung công ty muốn đưa thông tin? - Thời gian họ lưu trang cơng ty? - Có trang đặc biệt mà họ ghé thăm nhiều nhất? - Tỷ lệ người quay trở lại đọc trang bạn nào? - Thông qua comment, liên kết ngược, v.v… đánh giá khách quan người đọc phản hồi thông tin công ty muốn đưa Các đối tƣợng liên quan - Các đối tượng liên quan phản ứng nào? Đón nhận từ phía cơng chúng - Bao nhiêu thư / email / điện thoại bạn nhận vấn đề này? Nhiều hay thường lệ? Giọng điệu báo chí nhƣ nào? - Các nhà báo hỏi/nói điều gì? 1.5 Các bƣớc biện pháp đề phòng rủi ro tổ chức họp báo Họp báo hình thức để kết nối doanh nghiệp với giới truyền thông cộng đồng Để có buổi họp báo ấn tượng địi hỏi phải tiến hành khối lượng công việc không nhỏ Nếu cảm thấy khoản kinh phí bỏ cho việc thuê công ty PR chuyên tổ chức dịch vụ họp báo tốn kém, bạn hoàn toàn tự trang bị cho kiến thức để tự tổ chức buổi họp báo trang trọng gọn nhẹ, lôi giới truyền thông đến tham dự Để bắt tay vào việc tổ chức họp báo, bạn nắm kỹ bước sau: Trƣớc họp báo 1.5.1 Chuẩn bị phần nội dung Giới nhà báo đến với kiện công ty bạn để lấy thông tin Bạn nên nhớ thơng tin “nhân vật” họp báo Do đó, nhà tổ chức cần đảm bảo phần thông tin giới thiệu kiện thông tin xác đáng Hãy thử hình dung, bạn mời nhà báo người, khơng đến dự, chắn lý phần nội dung không đáng quan tâm Bước để tổ chức họp báo phải đảm bảo có tin Đối với doanh nghiệp lớn, có uy tín thương hiệu, chuyện thành vấn đề Nhưng doanh nghiệp nhỏ, thu hút báo giới đối tượng khác có liên quan đến tham dự buổi họp báo khó Đặc biệt phóng viên khơng ưa dung thời gian vào việc mà họ không cho kiện có tin tức khác mời gọi họ Phóng viên không ưa dùng thời gian vào việc mà họ khơng cho kiện họ có tin tức khác mời gọi Nhóm Trang Trước bạn bắt đầu triển khai buổi họp báo, thăm dị thái độ phận có liên quan xem có nên họp báo hay khơng, đặc biệt xem thử nội dung họp báo có hút hay khơng? Lưu ý khơng nên hỏi ý kiến phóng viên để lộ thơng tin Để xây dựng nội dung cho buổi họp báo, làm số bước sau để nội dung buổi họp báo thật thu hút đối tượng tham dự thành công: - Xác định chủ đề buổi họp báo xem có cần đưa tin khơng - Xác định xem họp báo có thật cần thiết khơng - Quyết định xem nói lời khai mạc - Viết sẵn ý phát biểu - Xác định câu hỏi hỏi câu trả lời thích hợp Những câu phải rộng chủ đề họp báo, phóng viên hỏi vấn đề khác Một số quan báo chí lưu danh mục chủ đề vi tính thường xuyên cập nhật, viết lần họp báo - Quyết định xem ai, có, giới thiệu ngừơi phát biểu họp báo tuyên bố kết thúc 1.5.2 Địa điểm tổ chức họp báo Có nhiều lựa chọn cho buổi họp báo công ty bạn Một điều bạn cần phải nhớ tiêu chuẩn phòng họp báo phải đảm bảo không gian, điều kiện tác nghiệp cho phóng viên, quay phim, kỹ thuật thu Các trung tâm hội nghị, phòng họp khách sạn với trang bị kỹ thuật đầy đủ thường lựa chọn hàng đầu công ty ngày Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, phải đảm bảo điều kiện ánh sáng, trang trí lịch sự, khơng phơ trương Ngồi ra, địa điểm tổ chức nên cách xa với khu vực sản xuất hay làm việc công ty để tránh thông tin ngồi ý muốn bị rị rỉ bên gây bất lợi cho doanh nghiệp Xác định xem có sử dụng phương tiện nghe nhìn khơng Có phương tiện hỗ trợ hình ảnh sơ đồ lớn để quan chức trình bày họp báo hay không? Đặt phương tiện gần với người trình bày để sau chúng xuất phương tiện truyền thông Những minh họa trực quan cần in cho vào cặp tài liệu họp báo để phóng viên tham khảo viết in báo hay truyền Bên cạnh, chọn địa điểm nên lưu ý số chi tiết nhỏ lại có ảnh hưởng đến thành cơng buổi họp báo: - Xác định xem bạn có cần phịng tiếp khách khơng - Cần có đủ diện tích để đáp ứng nhu cầu kỹ thuật phóng viên - Phải có đủ tên, số điện thoại, điện thoại di động cán chủ chốt địa điểm, đội trưởng an ninh, đội trưởng bảo dưỡng kỹ thuật nhân viên quan hệ cơng chúng Nhóm Trang - Chọn ngày cho họp báo cách cẩn thận Kiểm tra kiện lịch trình dài hạn doanh nghiệp để đảm bảo khơng có mâu thuẫn với kiện thơng tin khác ngày hơm 1.5.3 Mời khách: Lời mời, thường dạng mời tư vấn truyền thông, cần trang trọng, lịch thiệp thật ngắn gọn, gồm: chủ đề, địa điểm, thời gian, nhân vật có mặt tham gia trả lời vấn buổi họp báo Doanh nghiệp cần chủ động gửi email, fax cho quan báo chí từ trước tuần đến mười ngày trước gửi giấy mời thức Hãy cố gắng để quan báo chí khơng bỏ quên lời mời bạn Tương tự, nhân vật khác có liên quan đến buổi họp báo, doanh nghiệp gửi thư mời điện tử trước để họ xếp thời gian tham dự, sau gửi giấy mời thức Gọi điện cho khách mời hai ngày trước kiện để nhắc họ nhằm mục đích biết đến, không đến để xếp phịng họp phù hợp Về báo giới, ngồi phóng viên thường xuyên viết doanh ngiệp này, bạn mở rộng danh sách phóng viên, tùy thuộc chủ đề Ví dụ, nội dung họp báo mơi trường, bạn nên thơng báo cho phóng viên mơi trường Bên cạnh nên mời thêm bên liên quan : đối tác làm ăn, phận nhà phân phối, khách sạn, nhà hàng… tùy vào mức độ nghiêm trọng họp báo mà khách mời khác Một số công tác cần thực mời khách: - Lên lịch thông báo họp báo - Gửi fax thư điện tử cho báo chí khách mời xa, có quan tâm khơng thể đến dự họp báo - Dự trù đủ thời gian để viết tin, in ấn, tập hợp vận chuyển tư liệu liên quan, túi tài liệu, trang thông tin/số liệu, thơng cáo báo chí, tiểu sử tranh ảnh để gửi đến khách mời - Xác định xem báo giới có cần phải kiểm tra giấy tờ hay khơng điều có nghĩa số phóng viên định có giấy mời - Đáp ứng nhu cầu phương tiện kỹ thuật cho báo giới bố trí chiếu sáng, nguồn điện đặc biệt, phiên dịch, thiết bị nghe có nhiều đầu đảm bảo chắn thiết bị cần dùng hoạt động tốt - Phân công cán trông nom hậu cần cho họp Do đó, vào ngày họp báo, người phải có mặt địa điểm từ sớm phải sẵn sàng giải vấn đề khơng lường trước, ví dụ tiếng ồn bên ngồi, thời tiết xấu họp báo trời… Nhóm Trang d Tổ chức thực Bảng phân công nhiệm vụ TT Nội dung - Khảo sát địa điểm tổ chức họp báo - Lập nội dung, kịch họp báo Thời gian 03/03/2012 – 06/03/2012 Bộ phận phụ trách Bộ phận Event - Tuyển PG, lễ tân - Làm việc với MC - Soạn công văn xin phép tổ chức họp báo - Xác định thành phần tham dự 03/03/2012 06/03/2012 Bộ phận PR 04/03/2012 06/03/2012 Bộ phận logistics 04/03/2012 06/03/2012 Bộ phận thiết kế - Mời Phóng viên tham dự - MC Scrip - Chuẩn bị tư liệu họp báo Chuẩn bị về: - Sân khấu, Âm thanh, ánh sáng, hậu cần - Lập kế hoạch ngân sách Thiết kế thiệp mời, in ấn Thiết kế phịng, trang trí e Chƣơng trình dự kiến 13h00 – 13h30 13h30 – 14h00 14h00 – 14h20 14h20 – 14h30 14h30 – 16h30 16h30 – 17h00 Nhóm : Cơng tác chuẩn bị : Đón khách - Ổn định khách mời : Khai mạc chương trình : Phát biểu khai mạc : Hỏi đáp dành cho phóng viên báo chí : Kết thúc họp báo Trang 15 2.2 Tiến hành thực kế hoạch 2.2.1 Bộ phận Event: a Kịch họp báo Thời gian 13h – 13h30 13h30 – 14h 13h45 – 14h 14h – 14h20 14h20 – 14h30 14h30 – 16h30 16h30 – 17h Nội dung Công tác chuẩn bị: - Hoàn chỉnh sân khấu - Âm thanh, ánh sáng - An ninh Đón khách - Nhận thiệp mời, hướng dẫn khách, phát tài liệu thơng cáo báo chí - Phục vụ tiệc nhẹ Ổn định khách mời - Mời đại biểu bàn - Chuẩn bị khai mạc Khai mạc chƣơng trình Trên nhạc, MC xuất sân khấu chào mừng quan khách - Giới thiệu đại diên Công ty BAF, đại diện doanh nghiệp, đại biểu - MC nói mục đích hội thảo Phát biểu khai mạc Ơng Trần Văn Trí phát biểu khai mạc họp báo Hỏi đáp dành cho phóng viên báo chí Kết thúc họp báo - Cám ơn đại biểu quan khách - Tặng quà cho khách Ngƣời phụ trách Bộ phận hậu cần Bộ phận kỹ thuật Bộ phận an ninh Lễ tân, Nhân viên PR Bộ phận hậu cần MC MC MC Lễ tân b Địa điểm tổ chức họp báo Địa điểm: Khách sạn Golf, Tp Cần Thơ 02 Hai Bà Trưng – Phường Tân An – Q Ninh Kiều – TP.Cần Thơ Thời gian: 13h30, Ngày 07/03/2012 Nhóm Trang 16 c Tuyển chọn lễ tân Cơng ty CP Thuỷ sản Bình An thuê bên Khách sạn Golf tuyển chọn nhân viên lễ tân theo tiêu chí sau: - Số lượng: người Giới tính nữ Ăn mặt lịch sự, trang điểm nhẹ Ngoại hình dễ nhìn Ln vui vẻ, niềm nở với khách mời d Làm việc với MC Một hai ngày trước buổi họp báo, Bianfishco trao đổi với MC nội dung buổi họp báo, trao đổi cách thức làm việc buổi họp báo như: - Giới thiệu đúng, rõ ràng, rành mạnh để người nghe Tác phong nhẹ nhàng, lịch sự, Mọi cử hài hước, vui nhộn không nên diễn buổi họp báo Xử lý tình linh hoạt 2.2.2 Bộ phận PR a Xin phép tổ chức họp báo Thành phần hồ sơ gồm: - Văn đề nghị tổ chức họp báo - Danh sách quan báo chí mời tham dự - Bản có hiệu lực pháp lý: Giấy phép kinh doanh - Chương trình họp báo Cách thức thực hiện: Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ hợp lệ Bước 2: Nộp trực tiếp cho cán tiếp nhận hồ sơ Sở Thông tin Truyền thông Thành phồ Cần Thơ Cán nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ hồ sơ: - Nếu hồ sơ hợp lệ vào sổ theo dõi, viết giấy hẹn thời gian trả kết Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hướng dẫn cho Doanh nghiệp hoàn thiện bỗ sung Bước 3: Doanh nghiệp nhận kết theo giấy hẹn Nhóm Trang 17 b Thành phần tham dự họp báo Thành phần tham dự họp báo khoảng 200 người chủ yếu sau: 1/ UBND TP.Cần thơ 2/ Sở thông tin truyền thông TP.Cần thơ 3/ Ban tuyên giáo Thành uỷ Cần Thơ 4/ Đại diện quan báo chí Trung ương, TP.HCM địa phương (Báo Tiền Phong, Báo Lao Động, Báo Tuổi trẻ, Báo Thanh niên, Báo Nông nghiệp, Báo Nhân dân, ) c Mời phóng viên tham dự Sau có Danh sách báo – đài mời tham dự Nhân viên phận PR tiến hành gửi thiệp mời cách sau: - Gọi điện thoại mời - Gửi thư mời qua email - Nhắn tin vào điện thoại phóng viên (thân quen) - Gửi thư mời trực tiếp thông qua chuyển phát nhanh d MC Script MC Script buổi họp báo ngày 07/03/2012 Thời gian 13h – 13h30 13h30 – 14h 13h45 – 14h 14h – 14h20 Nhóm Nội dung Cơng tác chuẩn bị: Hồn chỉnh sân khấu Đón khách - Nhận thiệp mời, hướng dẫn khách, phát tài liệu thông cáo báo chí - Phục vụ tiệc nhẹ Ổn định khách mời Chương trình họp báo tiến hành vài phút Xin mời vị quan khách tiến vào khu vực khán phòng ổn định chỗ ngồi Xin cám ơn Khai mạc chƣơng trình Xin chào mừng q vị đại biểu tồn thể phóng viên báo đài, truyền hình tồn thể q vị quan khách đến tham dự buổi họp báo Công ty CP Thuỷ sản Bình An ngày hơm (vỗ tay) Kính thưa quý vị, trước buổi họp báo thức bắt đầu, tơi xin trân giới thiệu thành phần đại biểu có mặt ngày hơm - Về phía cơng ty CP Thuỷ sản Bình An, xin trân giới thiệu diện của: Trang 18 14h20 – 14h30 14h30 – 16h30 16h30 – 17h Nhóm Ơng Trần Văn Trí – TGĐ cơng ty CP Thuỷ sản Bình An Ơng Võ Thành Tiên – P.TGĐ phụ trách tài Bianfisco - Về phía khách mời, xin trân giới thiệu diện của: Bà Vũ Hoàng Châu - Đại diện UBND Tp Cần Thơ Bà Lê Hoài Anh - Đại diện Ban tuyên giáo Thành uỷ Cần Thơ Bà Nghiêm Hoàng Ý Nhi - Đại diện sở Thông tin & Truyền Thông TP Cần Thơ - Cùng đại diện quan báo đài Trung ương, TP.HCM địa phương Phát biểu khai mạc Kính thưa quý vị, sau tơi xin trân trọng kính mời Ơng Trần Văn Trí – TGĐ cơng ty CP Thuỷ sản Bình An có đơi lời phát biểu Xin trân trọng kính mời ơng Phát biểu xong (vỗ tay) Xin cám ơn ông Q&A Kính thưa q vị, buổi họp báo ngày hơm nay, có phần trao đổi thơng tin quan báo chí với đại diện cơng ty CP Thuỷ sản Bình An Sau đây, chúng tơi xin mời Anh/Chị phóng viên có câu hỏi đến ban đại điện công ty (lễ tân chuyền micro cho phía phóng viên đặt câu hỏi – MC linh động hỗ trợ ban chủ toạ) Kết thúc họp báo Nếu khơng cịn câu hỏi nữa, chúng tơi xin kết thúc buổi họp báo Xin cảm ơn toàn thể quý vị dành thời gian đến tham dự buổi họp báo công ty Thay mặt cho, cơng ty CP Thuỷ sản Bình An Tôi xin chúc quý vị nhiều sức khoẻ thành công (Nhạc kết thúc lên) Một lần xin cám ơn xin trân trọng kính chào Trang 19 e Tƣ liệu họp báo - Thơng cáo báo chí (đính kèm cuối bài) - Bài phát biểu Thời gian vừa quan, dư luận xôn xao việc Bianfishco nợ ngân hàng, nợ tiền mua cá nông dân kéo dài chưa toán, Chủ tịch HĐQT kiêm TGĐ Công ty CP Thuỷ Sản Bình An “trốn” nước ngồi, cơng ty có nguy phá sản Trước tình hình này, hơm BGĐ Cơng ty CP Thuỷ Sản Bình An định tổ chức họp báo để làm sáng tỏ số thông tin mà dư luận quan tâm Hiện Cơng ty CP Thuỷ Sản Bình An thật tình trạng khó khăn tài có số khoản nợ tồn đọng chưa có khả chi trả, thơng tin bà Diệu Hiền đem 600 tỷ trốn nc hồn tồn khơng thật Thực bà Hiền nước ngồi gấp rút để chữa bệnh, Tơi mong nhận hỗ trợ phía truyền thơng, mong báo chí đưa thơng tin thật kịp thời đến người dân 2.2.3 Bộ phận Logistics a Chuẩn bị sân khấu, kỹ thuật, hậu cần Cơng ty CP Thuỷ sản Bình An th nhân viên bên Khách sạn Goft chuẩn bị phần này, phải đảm bảo theo tiêu chí thiết kế mà công ty đưa - Hội trường tổ chức họp báo phải rộng rải, mát mẻ, trang trí lịch sự, khơng phơ trương, đảm bảo điều kiện ánh sáng - Các thiết bị kỹ thuật đại đảm bảo chất lượng quay, âm thanh, ánh sáng,… - Bộ phận hậu cần làm việc nghiêm túc, không đùa giỡn làm ảnh hưởng đến quý quan khách, giữ vệ sinh hội trường sẽ, phục vụ bánh, nước trà, café,… cho quý quan khách ln vui vẻ, niềm nở, lịch Nhóm Trang 20 b Lập kế hoạch ngân sách Bảng dự trù chi phí chi tiết TT Nội dung Ăn uống - Tiệc nhẹ - Nước suối Trang trí bên khu vực hội trƣờng - Banner - Thuê quay video & chụp hình - Thuê âm & ánh sáng Các dịch vụ - In thiệp mời - Thuê PG, lễ tân - Phí dọn dẹp sau họp báo - Lẵng hoa - Chi phí dự trù phát sinh Tổng Số lƣợng ĐVT Đơn giá Thành tiền 200 50 Người Thùng 80.000 85.000 20.250.000 16.000.000 4.250.000 2.800.000 01 01 01 Cái Bộ Bộ 300.000 1.000.000 1.500.000 20 05 01 04 Bộ Người Toàn Cái 20.000 200.000 500.000 300.000 5.000.000 300.000 1.000.000 1.500.000 8.100.000 400.000 1.000.000 500.000 1.200.000 5.000.000 31.150.000 Ghi Aquafina 1bộ = 10thiệp 2.2.4 Bộ phận thiết kế Thiết kế thiệp mời (đính kèm cuối bài) - Nội dung thiệp mời ngắn gọn, súc tích Trình bày thiệp mời đẹp mắt, thu hút người nhận Thiết kế Bảng tên bàn chủ toạ, thẻ đeo nhân viên, phóng viên Bảng tên bàn chủ toạ Kích thước: 21cm x 7cm Quy cách: Kẹp khay nhựa hình chữ “V” Thẻ đeo nhân viên, phóng viên Kích thước: 7cm x 10 cm Quy cách: đeo dọc Nhóm Trang 21 Thiết kế phịng, trang trí Sơ đồ chỗ ngồi buổi họp báo Bàn đại biểu PVBC PVBC PVBC PVBC 2.3 Tiến hành họp báo 2.3.1 Họp triển khai nội Sáng, ngày 05/07/2012 Ban đại diện Cơng ty CP Thuỷ sản Bình An phối hợp nhóm tổ chức kiện cho chạy thử chương trình Khách sạn Goft - Khi phát thiếu sót, lỗi kịch bản, âm thanh, ánh sáng, trang trí chỉnh sữa - Dự đốn câu hỏi phóng viên đề phương án trả lời tối ưu 2.3.2 Tiến hành họp báo thức a Trƣớc họp báo - Đảm bảo nhân cho buổi họp báo đầy đủ, có mặt giờ, trang phục - 9h ngày 07/03/2012 Nhân viên phận PR tiến hành điện thoại/nhắn tin cho phóng viên quan báo chí, khách mời tham dự Để nhắc nhở họ có mặt buổi họp báo tránh trường hợp khách mời quên có buổi họp báo ngày hơm - Nhóm tổ chức kiện tiến hành kiểm tra lại thiết bị, phương tiện bổ trợ đảm bảo thứ chuẩn bị sẵn sàng cho buổi họp báo như: micro, âm thanh, ánh sáng, hình, setup bàn ghế, trang trí hội trường,… - Chuẩn bị đầy đủ tài liệu - Đảm bảo trước 13h tất thứ chuẩn bị sẵn sàng cho buổi họp báo Nhóm Trang 22 b Trong họp báo Tường thuật lại đoạn video họp báo 13h30 - 14h00: Đón khách Nhân viên lễ tân PR tiếp đón quan báo chí, khách mời Phát tài liệu thơng cáo báo chí Bộ phận hậu cần phục vụ café, nước, bánh,… cho quý quan khách 13h45 – 14h00: Ổn định khách mời MC: Chương trình họp báo tiến hành vài phút Xin mời vị quan khách tiến vào khu vực khán phòng ổn định chỗ ngồi Xin cám ơn 14h00 – 14h20: Khai mạc họp báo MC: Xin chào mừng quý vị đại biểu toàn thể phóng viên báo đài, truyền hình tồn thể q vị quan khách đến tham dự buổi họp báo Cơng ty CP Thuỷ sản Bình An ngày hơm Kính thưa quý vị, trước buổi họp báo thức bắt đầu, tơi xin trân giới thiệu thành phần đại biểu có mặt ngày hơm - Về phía cơng ty CP Thuỷ sản Bình An, xin trân giới thiệu diện của: Ơng Trần Văn Trí – TGĐ cơng ty CP Thuỷ sản Bình An Ơng Võ Thành Tiên – P.TGĐ phụ trách tài BAF - Về phía khách mời, xin trân giới thiệu diện của: Bà Vũ Hoàng Châu - Đại diện UBND Tp Cần Thơ Bà Lê Hoài Anh - Đại diện Ban tuyên giáo Thành uỷ Cần Thơ Bà Nghiêm Hoàng Ý Nhi - Đại diện sở Thông tin & Truyền Thông TP Cần Thơ - Cùng đại diện quan báo đài Trung ương, TP.HCM địa phương 14h20 – 14h30: Phát biểu khai mạc MC: Kính thưa quý vị, sau tơi xin trân trọng kính mời Ơng Trần Văn Trí – TGĐ cơng ty CP Thuỷ sản Bình An có đơi lời phát biểu Xin trân trọng kính mời ơng Ơng Trần Văn Trí: Thời gian vừa quan, dư luận xôn xao việc Bianfishco nợ ngân hàng, nợ tiền mua cá nông dân kéo dài chưa toán, Chủ tịch HĐQT kiêm TGĐ Cơng ty CP Thuỷ Sản Bình An “trốn” nước ngồi, cơng ty có nguy phá sản Trước tình hình này, hơm BGĐ Cơng ty CP Thuỷ Sản Bình An định tổ chức họp báo để làm sáng tỏ số thông tin mà dư luận quan tâm Nhóm Trang 23 Hiện Cơng ty CP Thuỷ Sản Bình An thật tình trạng khó khăn tài có số khoản nợ tồn đọng chưa có khả chi trả, thơng tin bà Diệu Hiền đem 600 tỷ trốn nc hồn tồn khơng thật Thực bà Hiền nước ngồi gấp rút để chữa bệnh, Tơi mong nhận hỗ trợ phía truyền thơng, mong báo chí đưa thơng tin thật kịp thời đến người dân MC: Xin cám ơn ơng 14h30 – 16h30: Trả lời phóng viên MC: Kính thưa q vị, buổi họp báo ngày hơm nay, có phần trao đổi thơng tin quan báo chí với đại diện cơng ty CP Thuỷ sản Bình An Sau đây, chúng tơi xin mời Anh/Chị phóng viên có câu hỏi đến ban đại điện công ty 1.Báo Tiền Phong: Thực sự, Cơng ty Bình An nợ kế hoạch trả nợ nào? Ơng Trí: Tổng cộng nợ tiền mua cá tra 264 tỷ đồng Chúng bán tài sản, bán Công ty để trả nợ Hai dự án nhà cao tầng trung tâm TP Hồ Chí Minh, đóng móng rồi, bán Cơng ty Bình An bán 80% cổ phần đối tác nước hợp đồng mua 120 triệu USD, đặt cọc 10 triệu USD Thế nhưng, số báo viết thơng tin thiếu tồn diện nên đối tác nước lại hạ xuống 80 triệu USD thương thảo, cố gắng đạt mức 90 triệu USD để nhanh chóng có tiền trả nợ Báo NNVN: Việc bán công ty giá ơng lại đổ báo chí? Ơng Trí: Tơi khơng trách hờn báo chí muốn anh viết viết có lợi cho DN Tơi mong thấy chưa hài lịng anh nên bỏ qua để Bình An trì sản xuất, đảm bảo việc làm cho công nhân, cho nông dân, tiếp tục XK đem ngoại tệ cho đất nước Báo Đầu Tƣ: Xin ông cho biết đối tác mua thời gian có vốn để bắt đầu trả nợ? Ơng Trí: Tên đối tác xin phép giữ bí mật đại diện đối tác có mặt buổi họp báo hôm Chúng cố gắng thúc đẩy thương thảo, dự kiến tháng có tiền Một hộ nơng dân bán cá cơng ty nợ: Bản chất nơng dân có tính thơng cảm cao Hiện số nợ công ty với nông dân không nhiều khổ phải đóng lãi suất ngân hàng, tài sản bị ngân hàng kê biên Nơng dân thơng cảm khó khăn cơng ty hướng tới công ty giải nợ sao? Nhóm Trang 24 Ơng Trí: Trong tháng số nợ hộ tốn hết Cịn hộ nợ nhiều thỏa thuận chúng tơi cịn phải cân đối nguồn tiền có tay Nếu trả chậm cho anh trả lãi, không để anh nhà cửa đâu Ngƣời đƣa tin.vn: Ngay sau biết tin bà Hiền nước ngồi, nhiều nơng dân chủ nợ cơng ty Bianfishco đứng ngồi khơng n, địi nợ cơng ty nhiều lần chưa nhận Có nhiều nông dân Thốt Nốt hoang mang “ Liệu cơng ty có trả nợ cho nơng dân chúng tơi hay khơng ?” Cơng ty giải thích việc này? Ơng Trí: Chúng tơi khẳng định Bianfishco cịn nợ nơng dân 250 tỷ đồng tiền mua nguyên liệu thủy sản Chúng thừa nhận việc công ty khó khăn vốn lý giải cơng ty lâm vào tình trạng ngân hàng siết chặt khoản cho vay Mới đây, Agribank chi nhánh Cần Thơ từ chối cho công ty vay tiền, chuyển hồ sơ vay vốn sang ngân hàng khác với khoản vay 350 tỷ đồng Nếu khoản vay duyệt 200 tỷ đồng dùng để trả nợ cho nơng dân, số cịn lại bổ sung vào vốn điều lệ công ty Về khó khăn cơng ty, cuối năm ngối Vợ tơi bị bệnh tháng liền, thời điểm đó, cơng ty phải dồn trả cho ngân hàng khoảng 500 tỷ đồng Bên cạnh đó, hợp đồng xuất cá với đối tác nước thời hạn toán ngắn phải lên đến 60 ngày, nên có lúc cơng ty phải chậm tiền trả nợ nông dân Chứ ko trả tiền Mong nông dân thông cảm cố gắng để toán nợ nần sớm Báo Tuổi Trẻ: Có thơng tin, Cơng ty Bình An cịn nợ ngân hàng khoảng 1.200 đến 1.500 tỷ đồng, khơng? Cịn siêu xe Rolls Royce, riêng hay doanh nghiệp, có bán để trả nợ khơng? Ơng Trí: Chúng tơi cịn nợ tiền số ngân hàng nữa, Ngân hàng ACB 62 tỷ đồng đầu tư vào nhà máy Cụ thể số nợ ngân hàng tơi làm TGĐ nên khơng nhớ hết, 1-2 ngày xin có báo cáo gửi đến báo.Về nợ ngân hàng có đảm bảo công ty cân đối Tôi khẳng định: “Cơng ty Bình An khơng vay nợ, để lại nợ kếch xù trốn” Chiếc xe Roll Royce riêng để nhà, vợ nằm viện, suốt ngày lo trả nợ nên tính bán Tuy nhiên, xe mua qua vay ngân hàng, bán phải làm việc với ngân hàng Báo Nhân Dân: Các ngân hàng có văn địi nợ chưa phải tình hình nợ nần thế, Cơng ty Bình An đứng trước nguy phá sản? Ơng Trí: Mấy ngân hàng có cơng văn địi nợ Như ngân hàng ACB vừa kể, đòi nợ 62 tỷ đồng nghe chúng tơi trình bày kế hoạch trả nợ, đồng ý dừng địi nợ Việc vay nợ doanh nghiệp phải vay, nước ta phải vay nợ nước ngồi Cơng ty Bình An chưa đến nguy phá sản có đối tác mua Nhóm Trang 25 Báo Lao Động: Có phải Cơng ty cho cơng nhân nghỉ việc, sao? Ơng Trí: Chúng tạm cho công nhân nghỉ việc để xếp lại tổ chức máy đồng thời chờ tiền từ đối tác "bơm vào" để trả nợ cũ mua cá cá nguyên liệu để sản xuất Ông Võ Thành Tiên - PTGĐ phụ trách tài BAF cho biết: Chúng tơi chi trả hết tiền lương tháng 1, lương tháng cơng nhân, tới cty cố gắng tìm nguồn để trả không để nợ lương công nhân Đài Tiếng nói Việt Nam: Nhưng doanh nghiệp tính bán? Ơng Trí: Chúng tơi thương thảo để giữ lại 10-20% cổ phần, cố gắng giữ thương hiệu Bình An đạt thuế suất khơng xuất vào Mỹ 10 Báo Nông nghiệp Việt Nam: Tình hình tài cơng ty thế, trước có việc làm mang tính phơ trương? Ơng Trí: Thực chất chuyện gia đình tơi khơng có chủ trương phơ trương Cũng xin trình bày, chúng tơi có biệt thự trước xây dựng nhà máy Rồi thời, vợ tơi báo chí đưa lên mây xanh, “người đàn bà thờ cá”, “người phụ nữ châu Á”, xuống đất nhờ báo chí Nếu có sai, chúng tơi xin nhận Nhân đây, tơi muốn qua báo chí cho tơi thay mặt ban giám đốc gửi lời xin lỗi bà nông dân bán cá cho mà bị nợ Tôi hứa tâm củng cố sớm trả hết nợ cho bà ngân hàng 16h30 – 17h00: Kết thúc họp báo Nếu khơng cịn câu hỏi nữa, xin kết thúc buổi họp báo Xin cảm ơn toàn thể quý vị dành thời gian đến tham dự buổi họp báo công ty Thay mặt cho, cơng ty CP Thuỷ sản Bình An Tơi xin chúc quý vị nhiều sức khoẻ thành công Một lần xin cám ơn xin trân trọng kính chào c Sau họp báo Bộ phận hậu cần: phụ trách dọn dẹp vệ sinh, trả hạng mục, in ấn (backdrop, standee, tranh ảnh,…) cho Khách sạn Goft Nhân viên PR viết email cám ơn khách mời đến tham dự Thanh tốn chi phí cho việc tổ chức họp báo Đánh giá hiệu truyền thông thực - Tổng kết tin đăng Nhóm Trang 26 - Thống kê số tin đạt mục tiêu truyền thông đề thống kê số tin không đạt mục tiêu - Tập hợp copy số tin đóng thành tập làm báo cáo Nhóm Trang 27 MẪU THƠNG CÁO BÁO CHÍ Thành phố Cần Thơ, ngày 07 tháng 03 năm 2012 THƠNG CÁO BÁO CHÍ GIẢI QUYẾT KHỦNG HOẢNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN BÌNH AN Cần Thơ, ngày 07 tháng 03 năm 2012 Công ty Cổ phần Thuỷ Sản Bình An (Bianfishco) tâp trung vào giải khủng hoảng mà công ty mắc phải Thời gian vừa qua dư luận xôn xao việc Bianfishco nợ ngân hàng, nợ tiền mua cá nông dân kéo dài chưa tốn thơng tin Bà Phạm Thị Diệu Hiền nguyên Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng Giám đốc công ty Cổ phần Thuỷ Sản Bình An trốn nước ngồi nguy công ty phá sản Để giải đáp thắc mắc mà dư luận quan tâm, Bianfishco khẳng định rằng: cơng ty chúng tơi cịn nợ nơng dân 250 tỷ tiền mua nguyên liệu thuỷ sản thơng tin Bà Diệu Hiền trốn nước ngồi hồn tồn khơng thật, thực bà nước gấp rút để chữa bệnh Hiện cơng ty thật tình trạng khó khăn tài có số khoản nợ tồn đọng chưa có khả chi trả Tuy nhiên công ty bán 80% cổ phần để lấy tiền chi trả tiền nợ mua cá cho người nông dân ổn định sản xuất để đảm bảo việc làm cho công nhân, cho nông dân, tiếp tục đem ngoại tệ cho đất nước Chúng bán tài sản, bán hai dự án nhà cao tầng trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh, bán 80% cổ phần công ty trị giá 120 USD để trả hết nợ cho người nông dân Công ty thoả thuận với Ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn – Hà Nội (SHB) việc tái cấu trúc toàn diện mặt hoạt động Bianfishco đồng thời lên kế hoạch cụ thể trả nợ cho bà nông dân bán cá Trong tháng số nợ hộ tỷ tốn hết, cịn hộ nợ tỷ thoả thuận trả đợt trả chậm trả lãi Bianfishco cam kết trả hết nợ lẫn lãi suất cho người nông dân thời gian sớm Công ty Cổ phần Thuỷ Sản Bình An khẳng định trả dứt nợ cho bà nông dân sớm đưa cơng ty vào hoạt động ổn định, an tồn, hiệu Mọi chi tiết xin vui long liên hệ: Bà Vũ Xuân Kiều – Giám Đốc PR Công ty Cổ phần Thuỷ Sản Bình An Địa chỉ: 02 Hai Bà Trưng – Phường Tân An – Q Ninh Kiều – TP.Cần Thơ Điện thoại: 0909 900 009 Email: bianfishco@bianfishco.com Nhóm Trang 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Các tin tức, báo chí truy cập internet Tạp chí thuỷ sản Việt Nam Giáo trình giảng dạy mơn Quan hệ công chúng Trường Đaị học Công nghiệp Nguồn tài liệu chủ yếu mạng Nhóm Trang 29 ... tình thực tế để tổ chức buổi họp báo quay clip lại để người đánh giá, trao đổi Và tình nhóm chúng tơi chọn ? ?Tổ chức họp báo: Giải khủng hoảng Công ty Cổ phần Thuỷ sản Bình An – (Bianfishco)? ?? Vì... hoạch họp báo Kế hoạch họp báo về: “HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG CỦA CÔNG TY CP THỦY SẢN BÌNH AN? ?? Mục đích - Đính lại thơng tin với cơng chúng Bà Phạm Thị Diệu Hiền nguyên chủ tịch công ty CP Thuỷ sản. .. mắt sản phẩm mới, giải khủng hoảng, Quảng cáo, khuyến mãi, v.v Tuy nhiên, để hiểu buổi họp báo quan trọng nào, nên tổ chức họp báo, Họp báo có ích cho người tổ chức bước để thực buổi họp báo