DOAN THANH NIEN CONG SAN HO CHi MINH
BAN CHAP HANH TP HO CHi MINH
CONG TRINH DY THI
GIẢI THƯỞNG SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HOC - EUREKA
LÀN THỨ 12 NĂM 2010 Tên cơng trình:
TÌM HIỂU CƠNG TÁC KÉ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP TRONG ĐIÈU KIỆN SỬ |
DUNG PHAN MEM KE TOAN VA MOT SO GIAI PHAP NANG CAO SU DUNG Lĩnh vực nghiên cứu: KINH TE
Trang 2
h$tÓâ G54 63
DOAN THANH NIEN CONG SAN HO CHi MINH BAN CHAP HANH TP HO CHi MINH
GIẢI THƯỞNG SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC -~ EUREKA CÔNG TRÌNH DỰ THỊ
LÀN THỨ 12 NĂM 2010 Tên cơng trình:
TÌM HIỂU CƠNG TÁC KÉẾ TỐN TẠI DOANH NGHIEP TRONG DIEU KIEN SU DUNG PHAN MEM KE TOAN VA MOT SO GIAI PHAP NANG CAO SU DUNG
Lĩnh vực nghiên cứu: KINH TẾ
Chuyên ngành: KẾ TOÁN ._ TH VIỆNM,
TRƯỜNG ĐH KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP.HCM
Trang 3MỤC LỤC TÓM TẮT ĐÈ TÀI sosssssssoscnsvoscssnesecsnseessssssessecsssnseessneseses 1 LỜI MỞ ĐẦU anssssssssssssssssssssssssscsesecsessessssssssssssssssosssessesesessssssssssee = 4
1 Tính cấp thiết của đề tài: ccc nh TH E11 11111121111111622xeeEEErerrre TH Huy 4
2 Mục tiêu của đề tài: tt T 11.aree 4
3 Đối tượng và phạm vi IghiÊN CỨU: - s11 11011131111 HH Hưng rec 4
4 Phạm vị nghiÊn CỨU: . - 6-55 Sư 1H HH HH g1 1015191150155 see 4
5 Nội dung đề tài: HH1 HH ke 5
CHUONG I: TỎNG QUAN VẺ PHÀN MÈM KÉ TOÁN vssssesesssssee Ố
I Khai niém cơ bản về kế toán INAY? ccessscessccccnssccescscssccecssssscsccesssccessacesessscessuacensuers 7
8< nh 7
2 Trình tự xử lý của phần mềm kế toán: 2© %+se+ttcSEEEEEEEEEEEEEEEeEEEeErsrrcrrs 7
2.1 Nhập đữ liệu AGU VGO? vcesccsseccssssscssscsessessesesssessessussusasssscsessusssssssssesssssssssessessensens 7
PP ô , Ầ 5a LH TH HT ngàng g0 14 E4 7
2.3 KẾT xuấT: HH reo 8
3 Trình tự ghi số theo hình thức kế toán THẦN HH HT HH HH Hán Hàn gu ry 8
4 Tinh wu viét của phần mềm kế toán so với kế tốn thủ CƠNG: eeeeesei 9 4Á ], Tint CHINN XGC! veecsecssecscssssssessseseseevssssescssscssscsssvsssescseacasssseasrensasesesesssescatasavens 9 4.2 Tih Wid Que] cescscccssssssccevecssessssscsssssssssssssesssssvsssessssssssssvsssnessavacstatsceueseasasacacsaeans 9
Trang 4
5.1 Đối với doanh ngÌhiỆp: se tì SE 2211 111112111.1111 1111.111.111e1xxe 10 3.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm tOdN vcvessssesssssssssesessesessesessescssacsssesessecsssscssssesssne 10 HH Phân loại và yêu cầu chung của phần mềm kế toán: -2-+2sse2zsevrsszsed 10
1.Phân loại phần mềm: 2° tt + EEEEEEEEEEEESEE111215112511155111221221215021xese- 10
1.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh c-cceccssereesreees 10
1.1.1 Phần mềm kế toán bán ÍẺ c1 91111111111 11 0111 11H HH re H1
1.1.2 Phân mêm kê tốn tài chính Quản ẨTỊ che 11
1.2 Phân loại theo hình thức sản phIẨNH ch HH ng sec 11
1.2.1, Phan mém dong g6i asssssssssssesesssseesessssssessssssensssssessseeesnsseessnneeete 11
1.2.2 Phân mềm đặt hàng: h0 he 12
2.Yêu cau chung của phân mêm kÊ toán: - v13 v3 1x se 14
IH Một số phần mềm kế toán hiện 0 n ốốốố ố cố cố 14
1 Dac điểm CHUTĐ:: G9 c1 Tu HH TH 051180 00 01 5 gu gu ngu 14
2 Một số phần mềm kế toán hiện [ẦđYL G Q0 HH HH ng ng cư 15
CHƯƠNG II: HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CỦA DOANH NGHIỆP 19
I Tổng quan thực trạng ứng dụng tại các doanh nghiỆP: ác ng kee, 20
1, VÀI HẾT SƠ ÏƯỢCC: Góc HS HH TH TH H1 11181515 1x1 5ø sex 20
2 Việc ứng dụng PMKT trong doanh nghiệp: G0 1018101310100 014 21
II Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán: ¿+ xe+vExeetrerzrvrrrs 40
1 Đảm bảo điều kiện kỹ thuật: s2 tt v22 1E12111201111111111E211xe222xccee 40 2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:, -:- 40
3 Đảm bảo tính thống nhất trong cơng tác kế tốn: . ¿- sen cvrkekseeved 40
CHUONG III: MOT SO GIAI PHAP NANG CAO CONG TAC KE TOAN MAY TRONG DOANH NGHIEDP .ccccccscssssssscssessesssssesssesesessecssesssesecasacassesecess sesecseeesones se 42
I Yêu cầu đặt ra đối với phần mềm kế toán: +++++e++xxtEEEttEEEvEEstzExerrseee 43
IL Quy trình lựa chon phần mềm kế †Oán: - 5c tt vst+ktEEEEEEEEE9E52225EEEExecrsrred 43
Trang 5
1 Tầm quan trọng của việc lựa chọn phần mềm kế toán 2-2 se zszssss2 43
2 Quy trình lựa ChỌ1 Ác 21t 1H TH HH HT TT HT TH nung 44
II Khuyến nghị: Nội dung và giải pháp hoàn thiện hình thức kế tốn trong điều kiện
sử dụng máy vi tính trong cơng tác kế toán - s- t+st+xEEEEEEeEkeEEersrrrersrrrrrree 45
gABRH) 45
2 Qui định tổ chức số sách kế toán và quy trình kế tốn trong điều kiện sử dụng máy
vi tính trong cơng tác kế toán c%-csct E9 1 9E19E12111111111171101131215 15c 22e 47
3 Đề xuất những qui định về số sách kê tốn và qui trình kê toán trong điều kiện sử
dụng máy Vi tÍnnH - + s tt tt cv TH TH Tu ng ree 48
PHỤ LỤC 199656656856 33
Phụ lục 1: Bảng so sánh đặc điểm một số phần mềm phơ biến .- -©ssccesrscsz 54
Phụ lục 2: Thông tư số 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần
MOm ké ton cceccccccsesssessessesssssessssssssssessussssssussussssssssussussussussssssesesssssissississessescsscessecesee 74
Pht luc 3: Mau thong Ké: cecsessseecssessssessssssssessscssscssseccsssecsscssscesucssuecsssessucssuecsseessseceseee 81
Phu luc 4: Phiéu kha Sat c.cccccccccssssssssssssssssssssscssscssssssssscssssssssscavereessavercesareisecseceseecessees 89
Trang 6
BANG BIEU
Sơ đồ 1 — Tóm tắt trình tự xử lý của phần mềm kế toán . -¿ccc+¿ 7 Sơ đồ 2 - Trình tự ghi số theo hình thức kế tốn máy cccccecrecd 9
Bảng 1 — So sánh phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng .c sec 13
Sơ đồ 3 — Quy trình xử lý chung của các phần mềm kế toán - 14
Bảng 2 — Một số so sánh của các phần mềm chọn mẫyu 2- 2 + + se ss2 16
Bảng 3 — Bảng khảo sát số lượng DN sử dụng các phần mềm chọn mẫu 17 Biểu đồ 1 — Kết quả khảo sát số lượng doanh nghiệp sử dụng các phần mềm 17 Sơ đồ 4 — Tổ chức bộ máy kế toán truyền thống -.‹ceccccseceei 22
Bảng 4 — Bảng so sánh quyết định 48 và quyết định 15 -2-.sc sec 23
Bảng 5 — Bảng so sánh cách xác định của kế toán và thuế đối với một số chỉ tiêu K01 1111111401 11111 HH HT hi TH TT Hà 04001 T1 1518101115101 901 0085 010055e 27 Bảng 6 — Bảng so sánh quy định trước và sau QÐ 15/2006/QĐ-BTC 28
Bang 7 — Bảng so sánh các phương pháp tính giá thành - 5-5-5 55+ 30
Bảng 8 — Bảng so sánh các phương pháp trích khấu hao .- 5-55 5sc<e: 38
Bang 9 — Bảng so sánh các mơ hình mạng óc c2 + EEEssvsxssesree 45
Biểu đồ 2 - Thống kê các hình thức kế tốn áp dung tại doanh nghiệp 46
Bảng 10 - Màn hình phân quyền của PM Misa 5c ExeEserxerrsrred 49
Bảng 11 - Ma trận phân quyền truy cập 2s stEk SE SEkEErkekeerkeereered 50
Trang 7
TÓM TẮT ĐÈ TÀI
Đất nước ta đang tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa, khoa học công nghệ trở thành chìa khóa đây mạnh sự phát triển của nước nhà, hội nhập vào quốc tế Kế tốn là ngơn ngữ kinh doanh, việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào tô chức kế toán đang ngày càng trở nên bức thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng phức tạp Hiện nay trên thị trường có nhiều giải pháp phân mềm kế toán cung cấp một hệ thống thông tin kế tốn khác với hình thức kế toán truyền thống, hiện đại và chuyên nghiệp hơn Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là hệ thống và phân loại một số phân mềm cần thiết áp dụng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, nâng cao nhận thức tô chức cơng tác kế tốn trong môi trường phần mềm thời đại hiện nay, đưa ra các yêu cầu cơ bản của từng loại phần mềm khi được xây dựng và ap dụng trong hoạt động kế toán nhằm phần nào giúp doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm thích hợp với điều kiện của mình và tìm hiểu vai trò của người kế tốn viên trong mơi trường tự động đó
Kế tốn máy hay hình thức kế tốn trên máy tính là cơng việc kế tốn được thực hiện
theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng đề tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tinh, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép số sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, số sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sé kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo tài chính quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác Dựa vào quy trình xử lý kế toán truyền thống, các số sách kế tốn ngồi việc đóng vai trị cung cấp thông tin quản trị doanh nghiệp nó cịn đóng vai trị là cơ sở để lập các báo cáo tài chính và vì thế khi xét quy trình xử lý kế tốn có áp dụng công nghệ thông tin thì ta thấy bản thân các số sách kế toán chỉ thuần tuý đóng vai trị cung cấp thơng tin quản trị doanh nghiệp mà không đóng vai trị là cơ sở để làm các báo cáo tài chính nữa , đây là điểm khác biệt khá lớn giữa hai quy trình xử lý kế toán truyền thống và quy trình xử lý có ap dụng cơng nghệ thông tin Phần mềm kế tốn gồm có phần mềm kế toán bán lẻ, phần mềm kế tốn tài chính quản trị theo phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đối với hình thức sản phẩm thì gồm có phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng Nhìn chung, các phan mềm kế toán hiện nay có quy trình xử lý giống nhau, chung quan điểm về tô chức số liệu thông tin nhập vào máy tính ít nhất nhưng thơng tin lây ra được nhiều nhất, và đều được xây dựng trên chế độ kế toán hiện hành Tuy nhiên các phần mềm kế tốn có các điểm khác nhau sau: không thống nhất về cấu trúc dữ liệu (khung nhập liệu), không thống nhất về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, không thống nhất về ngôn ngữ lập trình
Trang 8
2
Về thực trạng ứng dụng CNTT được khảo sát tại các tỉnh tham gia vào Đề án 191 (Bình Phước, Bạc Liêu, Phú Yên, Lâm Đồng, Vĩnh Long, Tuyên Quang) cho thấy, 58% các DN sử dụng kết nối mạng nội bộ, 90% sử dụng Internet nhưng đa số các doanh nghiệp sử dụng Internet để tra cứu thông tin, 50% doanh nghiệp có ban lãnh đạo sử dụng
kết nối mạng nội bộ, 2/3 sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán để
hỗ trợ sản xuất kinh doanh Đối với việc ứng dụng phần mềm kế toán, rào cản lớn nhất là những suy nghĩ truyền thống, sự tin tưởng vào khả năng làm thủ công hơn là làm máy, những kết quả do máy tính đem lại đều bị hồ nghỉ về sự chính xác do các dấu vết xử lý nghiệp vụ không giám sát được bằng mất thường: 65% các nguy cơ từ sự vô ý của con người, 20% từ nguyên nhân khách quan bên ngoài, 15% từ gian lận (Romney, AIS, 2004) Mặt khác, năng lực hạn chế của những người làm kế tốn thủ cơng cũng là lý do áp dụng các công nghệ mới vào hoạt động kế toán bị hạn chế Số DN thật sự đạt trình độ THH cao thường là các DN nước ngoài, liên doanh hay có quan hệ giao dịch thường xuyên với thị trường quốc tế như bưu chính viễn thông, ngân hàng, hàng khơng, dầu khí
Qua ghi nhận thực tế từ Công ty Tổng công ty Xây lắp đường thủy chỉ nhánh miền Nam và nghiên cứu của nhóm, nhóm xin đưa ra nhu cầu của doanh nghiệp đối với một phần mềm kế toán: phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán Khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đôi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán; phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thê sửa đổi, bổ sung phù hợp với các thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có; phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo về độ chính xác về số liệu kế toán; phải đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu, phân quyền sử dụng, sao lưu dự phòng, dọn đẹp số liệu các năm quá khứ không cần thiết ; về giao diện, phần mềm kế toán nên hướng đến sự đơn giản, sắp xếp thứ tự Thao tác tương tác
phải đơn giản, dễ sử dụng; có khả năng cảnh báo lỗi: nhập sai số, ngày, chêch lệch ; khả
năng kết nối với các phần mềm khác như phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng cục thuế và chiết suất số liệu từ ứng dụng ra phần mềm này phục vụ nghĩa vụ thuế, kết nối
nhà cung cấp ; chiết suất số liéu ra Excel, cac file van ban, PDF dé dé dang kiém tra,
sửa chữa, và đáp ứng yêu cầu đa dạng của việc sử dụng số liệu; khả năng xây dựng nhật ký sử dụng để theo dõi dấu vết sử dụng số liệu trên phần mềm; ứng dụng phân tích tài chính bằng các bảng biểu, sơ đồ
Sự tiến bộ của khoa học máy tính đã làm thay đổi một cách căn bản quá trình tổ chức
cơng tác kế toán khi áp dụng máy vi tính Nếu trước đây, người ta không thể tách ra chứng từ, tài khoản, số sách thì hiện nay với sự giúp đỡ của máy vi tính người ta có thé
Trang 9
3
tách ra bất kỳ lúc nào Như vậy, trong tương lai, ở VN chỉ nên có một hình thức kế tốn (hình thức về số sách và quy trình kế tốn) Đó nên là hình thức nhật kí chung vì hình thức này được sử dụng phổ biến ở các nước trên thế giới như Mỹ, Anh, Pháp, Canada, Úc, Singapore do đó sẽ tạo ra cơ sở hòa nhập kế tốn VN với thơng lệ kế toán thế gidi Hệ thống thông tin phải được sắp xếp một cách hợp lý theo cột, theo dòng sao cho thuận tiện cho việc xem và khai thác thông tin, không nhất thiết phải đúng với mẫu số sách thủ công nhưng phải đảm bảo đầy đủ thông tin, riêng về tài khoản phải đảm bảo theo đúng mẫu về tài khoản gồm: hệ thông tin chỉ tiết, hệ thông tin tổng hợp Để tránh sai xót gian lận cần tăng cường kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng trong mơi trường máy tính
Bộ máy kế toán ngày càng được hiện đại hóa địi hỏi có phương pháp quản lý, tô chức đo lường mới phù hợp với doanh nghiệp, phương pháp này gọi là mơ hình kế tốn tinh gọn Kế toán tỉnh gọn cung cấp kế hoạch để thực hiện cải tiến qui trình sản xuất nhằm cắt giảm chi phí, cung cấp thơng tin một cách chính xác, kịp thời và có thể hiểu được một cách dễ dàng nhất để cải tiến quá trình chuyên đổi và truyền thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp Hơn thế nữa, mơ hình này ứng dụng công nghệ quản lí dịng chảy giá trị nhằm loại bỏ đi những lãng phí từ qui trình kế tốn thủ cơng thơng thường, nhưng bản thân nó vẫn đáp ứng đúng yêu cầu về mặt nguyên tắc kế toán chung, qui định về các báo cáo tài chính ra bên ngoài cũng như những qui định báo cáo nội bộ đơn vị Vận dụng mô hình kế tốn tỉnh gọn nhắn mạnh đến yếu tố con người, vì vậy qua đó tăng cường đầu tư cho con người, làm cho họ làm chủ hơn trong cơng việc của mình, cung cấp thông tin một cách chủ động hơn, nhanh chóng hơn, chống sai xót gian lận và sẽ tạo nên một động lực lớn nhằm cải thiện tốt hơn qui trình trong từng bộ phận doanh nghiệp
Thuế thu nhập doanh nghiệp góp phần bảo đảm nguồn thu quan trọng của NSNN: năm 2003: 36.305 tỷ; 2004: 42.798 tỷ ; 2005: 60.153 tỷ ; 2006: 75 256 ty, trong đó dầu thơ chiếm 50%, cho thấy doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế Do đó cần thúc đây doanh nghiệp phát triển, các cơ quan ban ngành cần tăng cường nhiều mặt đặc biệt trong giai đoạn hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, Nhà nước phải ban hành các luật, qui định rõ ràng, giám sát các bên mà luật chỉ phối nhằm đảm bảo các bên thực hiện đúng đắn, công bằng, minh bạch hướng đến nuôi dưỡng nguồn thu từ thuế, nên tổ chức triển lãm, hội chợ, kiểm định chất lượng và giới thiệu đến doanh nghiệp một cách rộng rãi
Trang 10
LOI MO DAU
1 Tính cấp thiết của đề tài:
Ngày nay trong điều kiện phát triển như vũ bão của tin hoc va công nghệ thông tin, VIỆC sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tổ cần thiết cho sự thành công và sống còn của nhiều đơn vị doanh nghiệp, do đó việc quản lý doanh nghiệp đã đặt ra yêu cầu mới là tin học hóa các khâu trong tô chức từ hệ thống thông tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế toán bao hàm nhiệm vụ đo lường, xử lý số liệu, truyền đạt
thông tin, và lưu trữ số liệu So với phương thức thủ công, áp dụng máy tính điện tử giúp cho việc xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn với tốc độ nhanh chóng hơn Bên cạnh đó, người ta thấy hình như máy tính làm hết mọi công việc của người kế toán, vậy trong điều kiện làm việc với máy tính, cơng tác kế toán được thực hiện thế nào và công việc của người kế toán viên như thế nào?
Việc nghiên cứu công tác kế toán trong điều kiện máy tính nhằm mục đích tìm hiểu mơi trường kế toán hiện đại ngày nay và việc sử dụng các ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
2 Mục tiêu của đề tài:
o_ Hệ thống và phân loại một số phần mềm cần thiết áp dụng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp
° Nâng cao nhận thức tổ chức công tác kế tốn trong mơi trường phần mềm thời đại
hiện nay
©o_ Đưa ra các yêu cầu cơ bản của từng loại phần mềm khi được xây dựng và áp dụng trong hoạt động kế tốn
©o_ Đưa ra các định hướng về giải pháp công nghệ, trang bị và áp dụng cho từng loại phần mềm trong hoạt động kế toán
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: o_ Các quy trình và chuẩn mực kế toán
o Céng nghệ phần mềm kế toán, các phương pháp phát triên phần mềm kế toán o_ Một số phần mềm phục vụ cho hoạt động kế toán đang được áp dụng hiện nay trong
nước
4 Phạm vỉ nghiên cứu:
O Phương pháp mơ hình hóa
Trang 11
5
° Phương pháp thống kê tốn
© Phương pháp lấy mẫu
le Tổng hợp phân tích các phương pháp xây dựng phần mềm
5 Nội dung đề tài:
Kết quả nghiên cứu của đề tài được trình bày trong báo cáo bao gồm 3 chương và l phụ lục:
Chương 1 — Tổng quan về phần mềm kế toán
Chương 2- Hiện trang ứng dung kế toán trong điều kiện sử dụng máy tính
Chương 3 ~ Một số giải pháp nhằm thúc đây tin học hóa cơng tác kế tốn máy trong doanh nghiệp
Trang 12
CHUONGIT:
TONG QUAN VE PHAN MEM KE TOAN
Trang 13
I Khái niệm cơ bản về kế toán máy: 1 Khái niệm:
Kế toán máy hay hình thức kế tốn trên máy tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính
Phan mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thơng tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép số sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, số sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra số kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo tài chính quan tri và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác
Phần mềm kế toán là công cụ ghi chép, lưu trữ, tính tốn, tổng hợp trên cơ sở đữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc
Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành (Thông tư số 103/2005/TT-BTC hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế tốn, có kèm theo ở phần phụ lục)
2 Trình tự xử lý của phần mềm kế toán:
Đầu vào (chứng từ gốc) Nhập liệu „ Máy vitính Kết xuất, Số kế toán |L—_—y BCTC
————> Chứng từ đầu ra Sơ đơ 1 — Tóm tắt trình tự xử lý của phần mềm kế toản
Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:
2.1 Nhập dữ liệu đầu vào:
Trong công đoạn này kế toán viên tự phân loại các chứng từ phát sinh trong các hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ
thể
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu
2.2 Xứ lj:
Công đoạn này thực hiện lưu trữ, tô chức thơng tin, tính tốn các thơng tin tài chính
kế tốn dựa trên thơng tin các chứng từ đã nhập để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sô sách,
thống kê trong công đoạn sau
Trang 14
8
Sau khi đưa chứng từ vào hạch toán, phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, số chỉ tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán
hạch toán lên số cái và tính tốn, lưu trữ kết quá cân đối của từng tài khoản
2.3 Kết xuất:
Căn cứ trên kết quả xử lý đữ liệu kế tốn trong cơng đoạn trên, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, số chỉ tiết, báo cáo thống kê, phân tích Từ đó
người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu số liệu để phục vụ cho các
mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nói với các phần mềm khác
Tùy theo nhu cầu thực tế cũng như khả năng của từng phân mêm người kê toán có thê thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được nhu câu quản trị của các doanh nghiệp
Tóm lại, mơ hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có thể đưa vào hạch tốn hay khơng hoàn toàn là do con người quyết định Điều này mô phỏng sát với quy trình ghỉ chép của kế toán thủ công
Dựa vào quy trình xử lý kế tốn truyền thống, các số sách kế tốn ngồi việc đóng vai trị cung cấp thơng tin quản trị doanh nghiệp nó cịn đóng vai trị là cơ sở dé lập các báo cáo tài chính và vì thế khi xét quy trình xử lý kế tốn có áp dụng cơng nghệ thơng tin thì
ta thấy bản thân các số sách kế tốn chỉ thuần t đóng vai trị cung cấp thơng tin quản trị
doanh nghiệp mà khơng đóng vai trị là cơ sở để làm các báo cáo tài chính nữa , đây là điểm khác biệt khá lớn giữa hai quy trình xử lý kế toán truyền thống và quy trình xử lý có áp dụng công nghệ thông tin
3 Trình tự ghi số theo hình thức kế tốn máy:
(a) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi số, xác định tài khoản ghi No, tai khoan ghi Co để nhập đữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
(b) Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào số kế toán tổng hợp (Số Cái hoặc Nhật ký - Số Cái) và các số, thẻ kế toán chỉ tiết liên quan
(c) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sỐ (cộng số) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chỉ tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin được nhập vào trong kỳ Người làm kế toán co thê kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sô kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định
Trang 15
9
Cuối tháng, cuối năm số kế toán tổng hợp và số kế toán chỉ tiết được ïn ra giấy đóng thành quyên và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay
Chứng từ kế ———` Số kế toán
toán
i
Bao cao tai chinh Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại ———> Nhập số liệu hàng ngày
II In số báo cáo cuối tháng
<=» Đối chiếu kiểm tra
Sơ đơ 2 - Trình tự ghỉ số theo hình thức kế toán máy
4 Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế tốn thủ cơng:
4.1 Tính chính xác:
Với việc ứng dụng phần mềm, việc ghi chép, tính tốn được xử lý tự động tránh gây
sai xót hiệu quả đồng thời sửa chữa cũng nhanh hơn ghi chép thủ công
Từ khâu dữ liệu đầu vào đến các báo cáo được tự động xử lý đều nhất quán với nhau Đối với công tác thủ công, có nhiều phần hành do nhiều nhân viên cùng ghi chép có thể ghi trùng lắp, kế toán máy hạn chế được điều này qua phân quyền sử dụng trong hệ thống
4.2 Tính hiệu quả
Cơng tác kế tốn thủ cơng đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán Trong khi phần
mềm kế toán do tự động hóa hồn tồn các cơng đoạn tính tốn, lưu trữ, tìm kiếm và kết
xuất báo cáo nên tiết kiệm được sức lao động và thời gian, chính điều này đã tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp
Với tốc độ tổng hợp số sách, báo cáo nhanh chóng người sử + dụng có xem chúng một cach dé dang ma không cần đợi đến cuối kỳ các báo cáo mới được tổng hợp tổng thể như kế toán thủ cơng đo đó các đối tượng sử dụng thông tin kế toán nắm bắt thông tin và ra quyết định nhanh hơn, chính xác và hiệu quả hơn
4.3 Tính chuyên nghiệp
Trang 16H
10
Ứng dụng công nghệ thông tin làm tốc độ xử lý công việc nhanh hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian hay nói cách khác trong thời gian ngắn kế toán viên làm được nhiều việc
hơn, giảm độ trễ với các bộ phận khác Ngoài ra, các chứng từ, số sách, báo cáo được in
ra từ máy, đảm bảo thông tin không bị tây xóa ( bản chứng từ được lưu trong máy có thể in ra thay thé), thong nhất với quy định và chuẩn mực
4.4 Tính cộng tác
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán Như vậy trong môi trường làm
việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và tồn bộ
hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đơi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn 5 Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
5.1 Đối với doanh nghiệp:
© Đối với kế tốn viên:
Khơng phải thực hiện việc tính tốn, ghi chép bằng tay, mà nhập liệu vào máy tính dễ dàng, nhanh chóng hơn
° Đối với kế toán trưởng:
Tiết kiệm thời gian cho việc tổng hợp, đối chiếu các số sách, báo cáo kế tốn Cung cấp tức thì các số liệu kế toán tại bất kỳ thời điểm khi người quản lý yêu cầu © Đối với giám đốc tài chính:
Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng
Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng
° Đối với giám đốc điều hành:
Có được đầy đủ thông tin tài chính kế tốn của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời,
nhanh chóng, và hiệu quả
Tiết kiệm được nhân lực, chỉ phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ 5.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán
Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp
A ex A A > A A A z
Phân loại và yêu cầu chung của phân mềm kê toán:
Phân loại phần mềm:
1.1 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trang 17
11
1.1.1 Phần mềm kế toán bán lẻ
Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS — Point of sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng — Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho
Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế tốn tài chính quản trị
1.1.2 Phần mềm kế toán tài chính quản trị
Phần mềm kế tốn tài chính quản trị (hay phần mềm kế tốn phía sau văn phịng — Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế tốn, lưu trữ và tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính (đề tài nghiên cứu phần mềm này là chủ yếu)
1.2 Phân loại theo hình thức sản phẩm 1.2.1 Phần mềm đóng gói:
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm Loại phần mềm này thường được bán rộng rãi và phô biến trên thị trường
Phần mềm đóng gói được các nhà sản xuất đầu tư nghiên cứu, tống hợp từ những lần
khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp Từ những thông tin khảo sát thu thập các đữ liệu đồng thời kết hợp với những chuẩn
mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm
chung và xây dựng nên một mơ hình tổng thẻ, thống nhất khả dĩ thích ứng với các doanh nghiệp ở một mức độ nào đó
Phần mềm đóng gói có thể được phân ra thành hai nhóm chính: Nhóm phần mềm thích ứng, sử dụng được ở tất cả các ngành nghề và nhóm phần mềm chuyên dụng cho những ngành nghề riêng Đối với nhóm thứ nhất, các phần mềm đóng gói thường chỉ đáp ứng một phần nhỏ trong toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp ví dụ: các phần mềm đóng gói như phần mềm bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý công nợ Đối với nhóm thứ
hai, các phần mềm có phạm vi ứng dụng lớn hơn trong một doanh nghiệp hoạt động trong
nhóm ngành nghề đó Ví dụ: các phần mềm đóng gói phục vụ quản lý cho ngành may mặc, xây dựng Phần mềm đóng gói cũng giống như các sản phẩm tiêu dùng khác, nghĩa là khi doanh nghiệp mua về sẽ mang vào sử dụng mà ít được quyền yêu cầu chỉnh sửa những gì đã có và chỉ sử dụng những tiện ích đang có mà thơi
Trang 18
12
a Ưu điểm:
e Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nên chỉ phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng Vì vậy giá thành thường rẻ, chi phí nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so với đầu tư ban
đầu
e© Tính Ổn định của phần mềm cao:
Do được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên phần mềm có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ được các người dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp sẽ nhanh chóng có biện pháp sửa chữa kịp thời
e _ Nâng cấp và cập nhật nhanh chóng:
Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc
cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi trong chế độ kế toán sẽ rất
nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm e_ Chỉ phí triển khai rẻ:
Phần mềm đóng gói ln có tài liệu hướng dẫn và các tài liệu khác kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chỉ phí triển khia cho người dùng
e Thoi gian triển khai.ngắn và dễ dàng:
Khi có nhu cầu sử dụng phần mềm đóng gói, người sử dụng chỉ việc mua và đưa vào triên khai ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình thêm các tính năng mới theo yêu cầu
b Nhược điểm:
Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau mà vẫn đảm bảo được tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ không có, hay nói cách khác, phần mềm đóng gói chỉ giải quyết những vấn đề chung , khó đi sâu và bao quát hết tất cả những đặc điểm của đa số doanh nghiệp
1.2.2 Phần mềm đặt hàng:
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng
biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn
theo đơn đặt hàng Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành cao
a Ưu điểm:
Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp b Nhược điểm:
Trang 19
13
e Chỉ phí cao: Do tồn bộ chỉ phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đỗ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của doanh nghiệp sẽ rất cao Ngồi chỉ phí đầu tư ban đầu, - loại phần mềm này còn phải chịu thêm chỉ phí bảo hành, bảo trì nâng cấp phát triển sau này Những chỉ phí này có thể lớn, thậm chí cịn đắt hơn cả giá thành đầu tư ban đầu
e Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho nhiều khách hàng một cách
tuần tự, lần lượt nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới lượt mình
e© Tính ơn định của phần mềm kém: Do phần mềm chỉ được áp dụng ở một hoặc một
vài doanh nghiệp, cộng với áp lực thời gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này thường phát sinh rất nhiều lỗi cả về trước, trong, và sau khi đã ứng dụng một thời gian dài Tóm tắt một sơ so sảnh:
STT | TIỂU CHÍ PHAN MEM ĐÓNG GÓI PHẢN MÈM ĐẶT HÀNG
Mục đích Hướng đến nhiều doanh nghiệp, Hướng đến nhu câu cụ thể, thực
lI |ứng dụng các nghiệp vụ chuẩn, mang tính tế của một doanh nghiệp
chung
Khả năng Giải quyết được một phần nào đó | Giải quyết khá triệt để các yêu
2 ứng dụng trong số các nhu cầu cầu của doanh nghiệp đặt hàng
3 Phạm vi Rộng, nhiều ngành Hẹp, thường chỉ một doanh
ứng dụng nghiệp
Giá cả, chỉ | Rẻ hơn, ít hơn Đắt hơn, nhiêu hơn
4 phi
Sự hỗ Ít hơn, kém hơn Nhiều hơn, tốt hơn
5 trợ
6 Khả năng Cập nhật theo phiên bản Có thể thực hiện ngay
phát triển
Bảng 1 — So sánh phân mềm dong goi va phan mém dat hàng
Trang 20
14
2 Yêu cầu chung của phần mềm kế toán:
— Đáp ứng yêu cầu đặt ra của người dùng (tính khả dụng)
— Dễ sử dụng (có giao diện người sử dụng thích hợp): Giao diện phù hợp với khả năng và
kiến thức người dùng |
— C6 tinh mở: Cho phép mở rộng chức năng, dễ dàng bảo trì, nâng cấp và sửa chữa thích nghỉ được với môi trường hệ thống mới hoặc tích hợp với các hệ thống khác
— On dinh va dang tin cậy: cho kết quả chính xác, chạy ổn định trong thời gian dài —_ Hiệu quả: Khơng làm lãng phí nguồn lực bộ nhớ, bộ xử lý
II Một số phần mềm kế toán hiện nay: 1 Đặc điểm chung:
Tin học hóa quản lý doanh nghiệp ở nước ta đã được thực hiện khoảng giữa thập niên 60 của thế kỷ trước, các doanh nghiệp áp dụng tương đối phổ biến các phần mềm hỗ trợ cho cơng tác kế tốn tạo nên sự phong phú, đa dạng của các phần mềm kế tốn Nhìn chung, các phần mềm kế toán trên thị trường đều có một số đặc điểm giống nhau sau: — Quy trình xử lý giống nhau (như đã trình bày ở phần trên)
Lser (Người dùng} InterFace
[Công cu giao tiép) rf
Các khối chức năng
của chương trinh
(SDL vẻ kế toán}
Sơ đô 3— Quy trình xử lý chung của các phân mêm kế toán
(Theo Báo cáo phương hướng và giải pháp ứng dụng phân mềm tin học trong hoạt động kiểm toán của kiểm toản nhà nước)
Trang 21
15
Chung quan điểm về tổ chức số liệu thông tin nhập vào máy tính ít nhất nhưng thông tin lây ra được nhiều nhất
Phần mềm đều được xây dựng trên chế độ kế toán hiện hành Tuy nhiên các phần mềm kế tốn có các điểm khác nhau sau: Không thống nhất về cấu trúc đữ liệu (khung nhập liệu);
Không thống nhất về hệ quản trị cơ sở đữ liệu; Không thống nhất về ngơn ngữ lập trình 2 Một số phần mềm kế tốn hiện nay:
Trong khn khổ đề tài, nhóm xin đề cập đến một số phần mềm trong nước mà khơng nói đến các phần mềm kế tốn nước ngồi vì hiện nay phần mềm Việt chiếm ưu thế hơn do có tính cạnh tranh cao (theo số liệu thống kê chưa đầy đủ của các chuyên gia, phần mềm trong nước chiếm trên 80% thị trường này) ( xem thêm phần phụ lục)
Trang 23
17
Khi khảo sát mẫu 31 doanh nghiệp trên địa bàn quận Bình Thạnh thu được kết quả sau qua bảng thống kê:(Trích trong kết quả thống kê bằng phần mềm SPS S):
Valid Cumulative
Frequency |Percent (Percent Percent
MISA 3 9.7 9.7 9.7 FAST 3 9.7 9.7 19.4 MetaData 1 3.2 3.2 22.6 Khac 24 77.4 77.4 100.0 Total 31 100.0 100.0
Bang 3 — Bảng khảo sát số lượng DN sử dung cdc phan mêm chọn mẫu
Phan mem ke toan dang su dung
Misa MBFAST CJ MetaData Nhac >
Biéu dé 1 ~ Két quả khảo sát số lượng doanh nghiệp sử dụng các phần mềm
Trang 24
18
Ưu điểm và khuyết điểm về tính năng của các ứng dụng khá tương đồng với nhau Phần lớn người dùng đánh giá cao khả năng phân quyên và giao diện của ứng dụng
Tuy nhiên, khuyết điểm của các giải pháp (GP) PM trong cuộc khảo sát BIT.cup, theo người dùng là khả năng hiệu chỉnh (customize) cho phù hợp với yêu cầu riêng của từng DN Có đến 47% ý kiến cho rằng GP đang được ứng dụng hiện nay tại DN mình khơng hồn tồn phù hợp, và chỉ 23% cho biết nhà cung cấp trong nước có hiệu chỉnh vừa ý mình Trong khi một điểm bắt lợi cho PM trong nước là đến 90% người dùng PM nước ngoài hài lòng với dịch vụ (DV) customize của các đơn vị triển khai
Trang 25
19
CHUONG II:
HIEN TRANG UNG DUNG CUA
DOANH NGHIEP
Trang 26
20
I Téng quan thực trạng ứng dụng tại các doanh nghiệp: 1 Vài nét sơ lược:
Kết quả tổng kết năm 2006 của Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI) về đề án “Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập và phát triển giai đoạn 2005 — 2010” (Đề án 191) chỉ ra rằng đa số doanh nghiệp ứng dụng phần mềm chuyên dụng chiếm 80%, 20% doanh nghiệp sử dụng các trình ứng dụng văn phòng Đến ngày 12/05/2010, VCCI chính thức cơng bố Chỉ số và thực trạng ứng dụng CNTT-TT trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ của năm 2009, thành phố Hồ Chí Minh dẫn đầu cả nước về mức độ ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp, còn Hà Nội đứng thứ 11/63 tỉnh thành Về thực trạng ứng dụng CNTT-TT được khảo sát tại các tỉnh tham gia vào Đề án 191 (Bình Phước, Bạc Liêu, Phú Yên, Lâm Đồng, Vĩnh Long, Tuyên Quang) cho thấy, 58% các DN sử dụng kết nối mạng nội bộ, 90% sử dụng Internet nhưng đa số các doanh nghiệp sử dụng Internet để tra cứu thông tin, 50% doanh nghiệp có ban lãnh đạo sử dụng kết nối mạng nội bộ, 2/3 sử dụng các phần
mềm soạn thảo văn bản, phần mềm kế toán để hỗ trợ sản xuất kinh doanh Cịn Hải
Phịng có mạng lưới doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ ở nhiều lĩnh vực khác nhau với số lượng lớn (gần 15 nghìn doanh nghiệp, tính đến năm 2010) nhưng một số doanh nghiệp vừa và nhỏ mới chỉ sử đụng máy tính để soạn thảo văn bản, rất ít doanh nghiệp trang bị phần mềm ứng dụng như quản lý tài chính kế toán và phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hoặc phần mềm đặc thù riêng cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vỊ
Như vậy doanh nghiệp trong nước đã dần ứng dụng CNTT vào quá trình kinh doanh của mình nhưng vẫn còn khá khiêm tốn về quy mô và chất lượng, DN có trang
bị máy tính và sử dụng PM ứng dụng khá đông đảo, nhưng đại đa số sử dụng các PM
rời rạc theo cách “cần đâu ứng đó” (nổi bật là PM kế toán, quản lý kho, quản lý nhân sự, thống kê bán hàng ) trên các máy đơn Hầu như khơng có thiết kế hệ thống và rất ít DN “dám” đầu tư ứng dụng CNTT một cách bài bản như hướng đến hoạch định các nguồn tài nguyên doanh nghiệp (ERP), xây dựng doanh nghiệp điện tử (e-business) Trên thực tê còn một sơ các doanh nghiệp cịn sử dụng kê toán thủ cơng
Thêm vào đó, theo thống kê của Phòng Thương Mại Công Nghiệp Việt Nam (VCCI]), chỉ riêng trong năm 2009 Việt Nam đã có thêm 83 nghìn doanh nghiệp mới
Trang 27
21
được thành lập, nâng tổng số doanh nghiệp tư nhân trong nước hiện nay lên tới 500 nghìn (trong đó, 86% là doanh nghiệp nhỏ và vừa với số vốn dưới 10 tỷ đồng, số lượng lao động dưới 300 người) (đăng trên trang điện tử Bộ Tài Nguyên và Môi trường, cục Công nghệ thông tin) Doanh nghiệp Việt Nam càng ngày càng gia tăng, cùng với quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, nếu còn chần chừ ứng dụng CNTT thì doanh nghiệp Việt Nam sẽ chịu nhiều thiệt thòi và thách thức hơn Công nghệ thông tin - Truyền thông (ICT) trở thành một công cụ chiến lược sống còn đối với sự phát triển của doanh nghiệp, đảm bảo lợi thế cạnh tranh trong hội nhập
Đối với việc ứng dụng phần mềm kế toán, rào cản lớn nhất là những suy nghĩ truyền thống, sự tin tưởng vào khả năng làm thủ công hơn là làm máy, những kết quả do máy tính đem lại đều bị hồ nghỉ về sự chính xác do các dấu vết xử lý nghiệp vụ không giám sát được bằng mắt thường Mặt khác, năng lực hạn chế của những người làm kế toán thủ công cũng là lý do áp dụng các công nghệ mới vào hoạt động kế toán
bị hạn chế Số DN thật sự đạt trình độ THH cao thường là các DN nước ngoài, liên
doanh hay có quan hệ giao dịch thường xuyên với thị trường quốc tế như bưu chính
viễn thơng, ngân hàng, hàng khơng, dầu khí
Trước đây, cơng việc kế tốn diễn đạt ngắn gọn là ghi chép và giữ số sách, lập báo cáo, tất cả các khâu đều làm thủ công, khối lượng thông tin rất lớn do đó dễ phát sinh lỗi Theo chế độ kế tốn, mỗi cơng ty áp dụng một hình thức kế toán thống nhất trong
kỳ kế tốn, đó là hình thức Nhật ký chung hay Nhật ký chứng từ, Nhật ký — Số cái,
Chứng từ ghi số, các hình thức được quy định loại chứng từ cụ thể nhưng cũng gây nhằm lẫn Phòng ban kế toán thường từ 2-5 kế toán viên, được phân công rõ ràng nhưng việc ghi chép trùng lắp là không thể tránh với khối lượng nghiệp vụ không lồ và chứng từ kế toán phân bổ nhằm lẫn Nếu xét mục đích đầu tư của các doanh nghiệp, tối đa lợi nhuận tối thiểu chỉ phí định vị thương hiệu, thì cơng tác kế tốn thủ cơng đã lạc hậu và chính là tác nhân hạn chế sự phát triển của doanh nghiệp vì đã gây
ra hao phí nguồn lực và ảnh hưởng đến quyết định của doanh nghiệp từ hệ thống
thông tin kế toán nhằm lẫn
2 Việc ứng dụng PMKT trong doanh nghiệp:
và TEÍU/ VIÊN
TRƯỜNG BH KY THUAT CONG NGHỆ TP.HCM
12nn2ng§ng
Trang 28
22
Trước khi doanh nghiệp đưa PM vào ứng dụng, họ thường đắn đo chọn lựa PM nào? Nhà cung cấp nào? Xử lý thơng tin bằng PM có những khó khăn, bắt lợi nào? quyết định đưa PM vào sử dụng thường căn cứ trên nguyên tắc lợi ích chi phí
Kế toán trưởng KT tổng hợp | " v voy Ỷ to yy oY
Thi ' KT — KT _ KTTài KT | KTvat KT
Quỹ — Thanh Công SảnC Tin tu ¬Tiêu
- Tốn Nợ - Định - Lương Thụ
Sơ đ 4 — Tổ chức bộ máy kế toán truyền thống
Tổ chức bộ máy kế tốn thủ cơng thường phân công ghi chép rõ ràng theo các đối
tượng kế toán, mỗi nhân viên đều có số thẻ theo phân vụ của mình, ưu tiên ghỉ nhận
các nghiệp vụ bằng tiền trước Đối với kế toán máy, cập nhật một lần ảnh hưởng đến nhiều phân vụ, ví dụ theo dõi vến bằng tiền phân cho kế toán thanh toán nhưng khi
bán được hàng thu tiền mặt kế toán tiêu thụ cũng đồng thời hình thành phiếu thu và
hóa đơn bán hàng trong phân vụ của mình mà không thông qua sự ghi nhận của kế toán thanh tốn (ví dụ PM Misa) Do đó có tình trạng trùng lắp khi ghi nhận nghiệp
vụ nếu khơng có sự phân chia hợp lí và hiểu biết nghiệp vụ, giám sát nhau chặt chẽ
Các nhà cung cấp giải pháp thường muốn tăng tiện dụng cho người dùng khi tương tác với phần mềm nên có thể dẫn đến sự lãng phí thơng tin hoặc do cách ghi chép qui định quá chỉ tiết đến dư thừa hoặc do người sử dụng chưa tận dụng được các chức năng phức tạp Như vậy hệ thống thông tin quản lý càng phát triển cao càng đòi hỏi cách tổ chức bộ máy kế tốn khoa học, có phân quyền và giám sát cao Doanh nghiệp dựa trên các nghiệp vụ thực tế của mình để tiết giảm những hoạt động không tạo ra giá trị
và để giám sát một cách chặt chẽ
Triển khai cơng tác kế tốn máy giúp quản lý có nhiều thuận lợi, nhanh chóng,
chính xác, hiệu quả Doanh nghiệp cần khai báo các chính sách kế toán ngay từ đầu: về chế độ kế toán, phương pháp tính giá thành, phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp trích khấu hao từng tài sản cố định
Trang 2923 Nội dung qui định Chế độ KT Doanh nghiệp (QD 15/2006/QD-BTC)
Chế độ KT Doanh nghiệp vừa và nhỏ (QD 48/2006/QD-BTC) Về dụng chuẩn mực KT Viêt Nam áp Áp dụng đây đủ các chuẩn mực
KT Áp dụng đầy đủ 7 chuẩn mực thông dụng (chuẩn mực số
01,05,14,16,18,23,26), áp dụng không đầy đủ 12 chuẩn mực KT (chuẩn mực số
02, 03, 04, 06, 07, 08, 10, 15, 17, 21, 24,
29) và không áp dụng 7 chuẩn mực KT cịn lại do khơng phát sinh nghiệp vụ kinh tế hoặc quá phức tạp đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa Về đổi tượng áp dụng Áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi
thành phần kinh tế DNNN,
Công ty TNHH Nhà nước một
thành viên, công ty cổ phần
niêm yết trên thị trường chứng khoán bắt buộc phải áp dụng Chế độ KT Doanh nghiệp này Công ty TNHH, công ty cổ phan, công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân có qui mô lớn áp dụng Chế độ KT này
Áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp có qui mơ nhỏ và vừa thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước
bao gồm công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư và hợp tác xã Chế độ KT DN nhỏ và
vừa không áp dụng cho DNNN, công ty
TNHH Nhà nước một thành viên, công
ty cỗ phần niêm yết trên thị trường chứng khoán, hợp tác xã nông nghiệp và hợp tác xã tín dụng Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng Chế độ kế toán
DN (QD 15/2006/QD-BTC) nhung phai
thông báo cho cơ quan thuế quản lý DN
mình biết và phải thực hiện ổn định ít
nhất trong 2 năm tài chính Các doanh nghiệp có qui mơ nhỏ và vừa thuộc lĩnh
vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo
hiểm, chứng khoán được áp dụng Chế
độ kế toán đặc thù do Bộ Tài chính ban
hành hoặc chấp thuận cho ngành ban hành và thống tài hệ
Có 87 tài khoản cấp I 122 tài khoản cấp II
02 tài khoản cấp III Có 51 tài khoản cấp I
62 tài khoản cấp II
05 tài khoản cấp II
Trang 30
24
kế toán | 06 tài khoản ngoài bảng 05 tài khoản ngoài bảng
Báo cáo |Về biểu mẫu BCTC năm | Phải lập Báo cáo tài chính năm
tài Phải lập Báo cáo tài chính năm ope as ol
R DAK nde tht abt ~ +, | a Bao cao tai chinh cho DN nhỏ và vừa:
chinh và Báo cáo tài chính giữa niên
độ
* Báo cáo tài chính năm gơm:
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số BO1-DN)
- Báo cáo kết quả hoath động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Báo cáo lưu chuyến tiền tệ
(Mẫu số B03-DN)
- Bản thuyết minh báo cáo tài
chính (Mẫu số B09-DN)
* Báo cáo tài chính giữa niên độ
dang day du gom:
- Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 01a- DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng đầy đủ): Mẫu số B 02a-DN - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng đầy đủ):
Mẫu số B 03a-DN
- Bản thuyết minh BCTC chọn
loc: Mẫu số B 09a-DN
* BCTC giữa niên độ dạng tóm lược gồm:
- Bảng CĐKT giữa niên độ (dạng tóm lược): Mẫu số B 01b- DN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ (dạng
tóm lược): Mẫu số B 02b-DN
* Báo cáo tài chính bắt buộc phải lập: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B0I- DNN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
(Mẫu sỐ B02-DNN)
- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính
(Mẫu số B09-DNN)
- Phụ biểu - Bảng cân đối tài khoản
(Mẫu số F0I-DNN gửi cho cơ quan
thuế)
* Báo cáo tài chính khuyến khích lập: - Báo cáo lưu chuyên tiền tệ (Mẫu số
B03-DNN)
b Báo cáo tài chính qui định cho Hợp
tác Xã:
- Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số B01- DNN/HTX)
- Báo cáo kết quả hoạt HĐKD (Mẫu số
B02-DNN)
- Bản thuyết minh báo cáo tài chính
(Mẫu số B09-DNN/HTX)
* Khơng qui định BCTC giữa niên độ (DN có thể lập phục vụ quản lý của mình)
Trang 31
OE
25
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ (dạng tóm lược):
Mẫu số B_ 03b-DN
- Bán thuyết minh BCTC chọn | * Không qui định
loc: Mẫu sô B 09-DN
* Báo cáo tài chính hợp nhất - Bảng CĐKT hợp nhất: (Mẫu
sỐ B 01-DN/HN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất: (Mẫu số
B02-DN/HN)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
hợp nhất (Mẫu số B 03- DN/HN)
- Bản thuyết minh BCTC hợp
nhất: (Mẫu số B 09-DN/HN) | * Không qui định
* Báo cáo tài chính tông hợp
- Bảng CĐKT tổng hợp: (Mẫu
số B 01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tổng hợp: (Mẫu số
B 02-DN)
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ tổng hợp: (Mẫu số B 03-DN) - Bản thuyết minh BCTC tổng
hợp: (Mẫu số B 09-DN)
Nơi - Cơ quan tài chính - Cơ quan thuế
nhận
báo cáo |" Cơ quan thuê - Cơ quan thông kê
- Cơ quan thống kê - Cơ quan đăng ký kinh doanh
- Cơ quan đăng ký kinh doanh -DN cấp trên
Về mẫu | Nhiêu chỉ tiêu hơn: Ít chỉ tiêu hơn::
báo cáo cà TA
năm tài |" BCDKT: 100 chỉ tiêu - BCĐKT: 64 chỉ tiêu
chính !- BCKQ HĐKD: 19 chỉ tiêu | - BCKQ HĐKD: l6 chỉ tiêu
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: 27
Trang 32
26
chỉ tiêu
- Bản thuyết minh BCTC: nhiều
chỉ tiêu
- Báo cáo lưu chuyên tiên tệ: 27 chỉ tiêu
- Bản thuyết minh BCTC: ít chỉ tiêu
hơn Về Chế độ số kế toán: - Những qui định chung về số kế toán - Cac hinh thức số kế toán
Có (giỗng nhau giữa 2 Chế độ)
DN được áp dụng I trong 5 hình thức số kế toán sau: - Hình thức kế tốn Nhật ký chung: - Hình thức kế toán Nhật ký - Số cai; - Hình thức kế tốn Chứng từ ghỉ số; - Hình thức kế toán Nhật ký — Chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi
tính
Có (giống nhau giữa 2 Chế độ)
DN được áp dụng I1 trong 4 hình thức số kế tốn (khơng có nhật ký chứng từ)
- Hình thức kế tốn Nhật ký chung;
- Hình thức kế toán Nhật ký — Số cái;
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi số; - Hình thức kế tốn trên máy vi tính Mẫu biểu số kế toán Giống nhau Giống
nhau
Bảng 4— Bảng so sánh quyết định 48 và quyết định 15
Hiện nay khi kiểm tra quyết toán thuế thường phát sinh vấn đề: thu nhập chịu thuế do cơ quan thuế xác định thường lớn hơn lợi nhuận theo báo cáo quyết toán thuế tài chính của doanh nghiệp Một số tổ chức, cá nhân còn lúng túng trong hạch toán và xác định số liệu khi thực hiện quyết toán tài chính và quyết tốn thuế, chưa quen với sự khác nhau này và đòi hỏi số liệu kế toán và thuế phải thống nhất với nhau Vì sao có sự khác nhau này và có thể khắc phục được vấn đề này hay không?
Theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Thu nhập chịu
thuế = Doanh thu - Chỉ phí hợp lý + Thu nhập khác Còn theo chế độ tài chính doanh
nghiệp và chế độ kế toán hiện hành: Thu nhập chịu thuế = Doanh thu - Chỉ phí kinh
doanh + Thu nhập khác
Trang 33
27
Chỉ tiêu Theo quy định của kế toán Theo quy định của Thuế
Doanh thu Tổng giá trị các lợi ích kinh tế của Doanh | Toàn bộ tiên bán hàng, tiền
nghiệp thu được trong kỳ kê tốn góp | gia cơng, tiên cung ứng phan lam tang vốn chủ sở hữu, phát sinh | dịch vụ bao gồm cả trợ giá từ các hoạt động sản xuất kinh doanh | và phụ thu, phụ trội mà cơ thông thường của doanh nghiệp Thoả | sở kinh doanh được hưởng mãn 5 điều kiện theo chuẩn mực kế toán | Doanh nghiệp đã phát
VN số 14- Doanh thu và thu nhập khác | hành hoá đơn hoặc địch vụ
cung cấp đã hoàn thành Căn cứ vào chứng từ bán
hàng là hóa đơn để ghi
nhận doanh thu
| Theo thời gian sử dụng ước tính của Tài | Theo Quyết định số 206
Khâu hao
sản ngày 12/12/2004
Dự phòng | Theo ban lãnh đạo Doanh nghiệp Theo quy định của Bộ tài
phải thu chính
khó địi
Chỉ phí hỗ | Ghi nhận vào chỉ phí Chi phí khơng được khấu
trợ, ủng hộ trừ
La chi phi Lãi vay vượt mức quy định
Lãi vay
không được coi là chỉ phí
Dự phịng | Là chi phí Theo tỷ lệ quy định
trợ cấp mất |
viéc lam va thir viéc
Phân bố chỉ | Là chỉ phí Quy định cụ thể phương
phí của pháp tính
cơng ty Mẹ ở nước
ngồi
Chỉ phí | Là chi phí Khơng được coi là chỉ phí
khơng có
hố đơn,
chứng từ
Trang 34
28 theo quy định
Tiên phạt | Là chỉ phí Khơng được coi là chi phí
Thu nhập | Doanh thu Không được tính là doanh
sau thuê từ gop von
Lién doanh, A A
cô phần thu
Bảng 5 — Bảng so sánh cách xác định của kê toán và thuê đôi với một số chỉ tiêu Thực tế cho thấy có sự khác biệt giữa quy định của thuế và quy định của kế toán
(Thái độ nhằm phá vỡ liên kết giữa kế toán và thuế) là luôn luôn tồn tại vì vậy khơng
phải cố găng triệt tiêu sự khác biệt này mà quan trọng là phải theo dõi được nó để sự khác biệt đó trở nên phù hợp nguyên nhân xảy ra sự chênh lệch là do cách xác định
khác nhau như sau:
Tiêu thức Quy định trước QÐ
15/2006/QĐ-BTC
Quy định hiện nay
1 Công việc đấu năm
Đâu năm, kê tốn lập ước
tính số thuế TNDN cả năm, tạm nộp số thuế TNDN theo từng quý trong
năm
Từng quý, DN lập tờ khai thuế TNDN và nộp cho cơ quan thuế nếu nộp thuế
+ Kế toán phi nhận bút
toán thuế TNDN tạm nộp
từng quý trong năm:
Nợ TK 4212 - Lợi nhuận
chưa phân phối
Có TK 3334 - Thuế TNDN Nợ TK 8211 — Chi phi Thuế TNDN Có TK 3334 - Thuế TNDN
+Sau đây, khi nộp thuê
TNDN cho nhà nước: Nợ TK 3334 - Thuế TNDN Có TK 111, 112 Nợ TK 3334 - Thuê TNDN Cé TK 111, 112
2 Công việc trong năm
- Các quý trong năm khi
Trang 35
29
cho Nhà nước Sau đây, khi nộp thuê Sau đây, khi nộp thuê
TNDN cho nhà nước: TNDN cho nhà nước:
Nợ TK 3334 - Thuế Nợ TK 3334
TNDN Có TK 111, 112
Co TK 111, 112
3 Công việc cuôi năm:
- Căn cứ vào Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN, kế toán xác định số thuế TNDN phải
nộp
+ Ghi nhận bút toánnêu | Nợ TK42I _ No TK 8211
nop bé sung Có TK 3334 Có TK 3334
+ Ghi nhận bút toánnếu | Nợ TK 3334 Nợ TK 3334
phải nộp ít hơn Có TK 421 Có TK 8211
- Kết chuyên cuối kỳ, xác định kết qua:
+ Chi phi thué TNDN hién | Khéng cé No TK 911
hanh Có TK 8211
- Ghi nhận các sự khác Khơng có - Nợ TK 8212
biệt giữa giá trị ghi số và Có TK 243
cơ sở tính thuế — |-NợTK243 Có TK 8212 - Nợ TK 8212 Có TK 347 - Nợ TK 347 Có TK 8212
+ Chi phi thuê TNDN Không có Nợ TK 911
hỗn lại Có TK 8212 Hoặc: Nợ TK 8212 Có TK 911 ( Theo Bài viết “Ap dung chudn muc ké todn sé 17 -thué thu nhập doanh nghiệp vào thực tế”,
Thạc sỹ Chúc Anh Tú, Tạp chí Kế tốn cập nhật: 06/11/2007)
Bảng 6 — Bảng so sánh quy định trước và sau QD 15/2006/OD-BTC
Mỗi phương pháp tính giá thành đều mang đặc điểm riêng biệt, nên tùy vào DN áp dụng quy trình cơng nghệ SX nào thì áp dụng phương pháp tính Z cho phù hợp:
Trang 36
30 ương áp A y zr eA A 2
` Công thức tính Điều kiện áp dụng
h giá
nh
Phương pháp này phù
Tổng giá CPSX CPSX CPSX Các khoảnlàm | HỢP VỚI quy trình
cơng nghệ giản đơn,
Thành sản = Đởdang + Phdtsinh - Doédang - Giảm kh ke | > h 2
wong ôi lượng sản phẩm
áp Phâm hoàn Đầu ky Trong kỳ Cuối kỳ Chỉ phí lớn, chu kỳ sản xuất
hgiá | ‘hank ngăn, khơng có hoặc
nh có ít sản phâm dở
dang, n
os _ tông giảthảnh sản phẩm hoan thanh trong kj Giá thành đơn vị = Số lượng sản phẩm hoàn thanh trong ky EE ; = "an =8
Ap dung 6 don vi ma trong cùng một phân xưởng hay cùng quy
; trinh sản xuất mà vừa
Tổng giá CPSX CPSX CPSX Giá trị ; Ậ
ương ee ou thu được sản phẩm
áp thành SP = do dang + phát sinh - dởdang - sản phẩm chính, vừa thu được
1 trừ chinh SX dau kp trong kỳ cuối kỳ thụ hồi sản phâm phụ, mà
trị Ị trong ky duoc Sản P ` ; n phâm phụ thu A P M Z
được là do tât yêu
m khách quan của quy
trình ( VD: Nhà máy
sản xuất gạo, rượu,
bia )
Phương pháp này
rong nag gtd think cic $ kodn thinkeronak được áp dụng trong
ents og Ủng giã thành cac oan tanh tron, x A `
p hệ | 6iá thành ây SP chuẩn = 99 — a y trường hợp trên cùng
56 lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ A \ A
một quy trình cơng nghệ sản xuât sử
dụng cùng một loại
Trang 37
31
Tổng SP SỐ lượng từng
chuẩn
hoàn thành - 2 loại SP hoàn thành x Hệ số quy đổi
trong kỳ trong kỳ
vật tư, lao động , máy
moc , thiết bị sản xuất nhưng kết quả tạo ra nhiều loại sản phẩm khác nhau bởi những sản phẩm có quan hệ tý lệ, đối tượng tập hợp chi phí theo từng nhóm sản phẩm theo quy trình cơng nghệ sản xuất,
đối tượng tính gia
thành là từng sản phẩm trong nhóm
Tổng giá thành của các sp chính hồn thành trong kỳ
Tỷ lệ =
Tổng giá thành kế hoạch (định mức) của các loại sp
Tông giá thành thực Tổng giá thành kế
tẾ của từng loại = _ hoạch (định mức) của x Tylé
san pham từng loại sản phẩm
Áp dụng trong đơn vị cùng quy trình cơng nghệ hay trong cùng phân xưởng cùng sử dụng một vật liệu và lao động như nhau
nhưng không thu
được nhiều loại sản phẩm chính có quy cách, cỡ vóc khác nhau tạo thành nhóm sản phẩm cùng loại VD: Doanh nghiệp dét, dong tau
Tổng giá thành SP Tổng chỉ phí SX tập Khoản giảm CP
p từng đơn đặt hàng hợp theo đơn đặt hàng sản xuất
Giá ở tống giả thành tập h đơn đặt hàn,
Giá thành đơn visp = T228 giá thành tập hợp theo đơn đặt hàng
Số lượng san phẩm hoàn thành
Đôi với doanh nghiệp
sản xuất đơn chiếc,
có thể tập hợp chỉ phí
theo từng đơn đặt hàng
Trang 38
32
*Tinh giá thành theo pp phân bước nhưng không tính giá thành bán thành phẩm mà chỉ tính giá thành sản phâm hoàn thành (pp kết chuyển song Song):
Công thức tinh Z: CPNVL chính i Tính cho bán thành phẩm A , s A > Tổng CPCB bước l tính cho bán thành phẩm j số giá : „| thành
PCB bước 2 tính cho bán thành phẩm „ san 2
" SỈ phẩm
CPCB bước n tính cho bán thành phẩm „
Phương pháp này áp dụng phù hợp với doanh nghiệp sản xuất qua nhiều giai đoạn chế
biến liên tục tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh
Đặc điểm tổ chức kế toán: Đối tượng hạch toán chỉ phí sản xuất là từng giai đoạn cơng
nghệ, cịn đối tượng tính Z là từng sản phẩm hồn thành
“Tính giá thành phân bước có tính giá thành bán thành phẩm ở từng giai đoạn sản xuất
trước khi tính giá thành sản phẩm hoàn chỉnh ( còn gọi là phương pháp kết chuyên tuân tự):
Công thức tính Z biểu diễn như sau:
Chi Chỉ phí Giá trị Giá thành
phí + chế biến _ | sảnphẩm | _ bán thành
NVL bước ] dd bước phẩm
chính 1 bước Í
Giá thành Chỉ phí Giá trị Giá thành
bán thành chế biến sản phẩm bán thành phan bướcI |+ | bước2 |-| ddbước |=| phẩm chuyển sang 2 bước 2
bước 2
Giá thành Chỉ phí Giá trị Giá thành
bán thành chế biến sản phẩm bán thành
phẩm bước bước 3 dd bước phẩm
2 chuyển + 7 3 “PL bude (n-1)
sang bước 3
Giá thành Chỉ phí Giá trị Tống giá bán thành chế biến sản phân thành phẩm bước |+ | bude n |-| ddbước |= thành
(n-1) n pham
chuyén sang
bước n
Áp dụng đối với loại hình doanh nghiệp có quy trình sản xuất trải
qua nhiều công đoạn,
và mỗi công đoạn đều
thu được bán thành
phẩm có hình thái vật
chất khác với giai đoạn trước đó
Phương pháp này áp
dụng cho những
doanh nghiệp có quy trình sản xuất phức tạpqua nhiều giai đoạn chế biến và ở mỗi giai đoạn đều yêu cầu tính Z của bán thành phẩm
Đặc điểm tổ chức kế toán: đối tượng hạch toán CPSX là từng
giai đoạn SX, đối
tượng tính giá thành là từng giai đoạn và sản phẩm hoàn chỉnh ở giai đoạn cuối cùng
Bảng 7 — Bảng so sánh các phương pháp tính giá thành
Trang 39
33
Song song với việc lựa chọn đúng phương pháp tính giá thành phù hợp cho doanh nghiệp mình, thì bên cạnh đó một vấn đề khác cũng quan trọng khơng kém Đó chính là việc áp dụng và xây dựng cho doanh nghiệp một hình thức quản lý và tính giá trị hàng tồn kho hợp lý Vì các phương pháp khác nhau có ảnh hưởng khác nhau tới
các chỉ tiêu trên các báo cáo tài chính khác nhau Tuy nhiên, trong một thị trường én
định, khi giá khơng thay đổi thì việc lựa chọn một phương pháp tính giá hàng tồn kho nào không quan trọng lắm vì tất cả các phương pháp tính giá đều cho cùng một kết quả khi giá không đổi từ kỳ này sang kỳ khác Nhưng trong một thị trường không ổn định, giá cả lên xuống thất thường thì mỗi phương pháp có thể cho một kết quả khác Cả năm phương pháp sau đều được thừa nhận, song mỗi phương pháp tính giá hàng tồn kho thường có những ảnh hưởng nhất định trên báo cáo tài chính, vì vậy việc lựa chọn phương pháp nào phải được công khai trên các báo cáo và phải sử dụng nhất quán trong niên độ kế tốn, khơng thay đổi tuỳ tiện để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán.Trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc chung của kế toán và tuỳ theo điều kiện cụ thể về số lượng hàng hố, số lần nhập xuất, trình độ nhân viên kế toán, điều kiện kho bãi mà doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá hàng hố xuất kho cho hợp lý và hiệu quả
* Phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO)
Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản
xuất trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản
xuất ở thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ
còn tồn kho
Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế tốn có ý nghĩa thực tế hơn
Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chỉ phí hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại
được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu Đồng
thời nếu số lượng chúng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chỉ phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều
* Phương pháp nhập sau - xuất trước(LIEO)
Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước
Trang 40
34
đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ
Như vậy với phương pháp này chỉ phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với
trị giá vốn của hàng thay thế Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thê khơng sát với giá thị trường của hàng thay thế
* Phương pháp giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất hàng diễn ra thường xun thì việc hạch tốn theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được Do đó, việc hạch tốn hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán
Giá hạch toán là loại giá ốn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng trong khi chưa tính được giá thực tế của nó Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua hàng hoá ở một thời điểm nào đó hay giá hàng bình quân tháng trước để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập xuất hàng hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chun giá hạch tốn của hàng xuất, tồn kho theo giá thực tế Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chỉ tiết và hạch toán tổng hợp về hàng trong cơng tác tính giá, nên cơng việc tính giá được tiến hành nhanh chóng do chỉ phải theo đõi biến động của hàng với cùng một mức giá và đến cuối kỳ mới điều chỉnh và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm hàng, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng và đội ngũ kế tốn có trình độ chun mơn cao
Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, giá thực tế của hàng nhập kho luôn biến
động phụ thuộc vào các yếu tố thị trường, các chính sách điều tiết vi mô và vĩ mô, cho
nên việc sử dụng giá hạch toán cố định trong suốt kỳ kế tốn là khơng còn phù hợp nữa
* Phương pháp giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hố xuất kho thuộc lơ hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chỉ phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó
Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được