Thuyết trình lưu trữ tài liệu hồ sơ trong các phòng ban

[...]... Tổ chức phòng đọc chứ đọ • Cấp phát bản sao lục (trích lục) bả lụ • Triển lãm tài liệu Triể liệ • Công bố tài liệu lưu trữ bố liệ trữ II Kỹ năng lưu trữ tại công ty Kỹ lư trữ 1 Tiế Tiến trình lưu trữ lư trữ 2 Công cụ lưu trữ cụ trữ 3 Mẹo để chọn tủ hồ sơ để chọ tủ 4 Thao tác lưu chuyển tài liệu hồ sơ vào tủ lư chuyể liệ hồ tủ II Kỹ năng lưu trữ tại công ty Kỹ lư trữ 1 Tiến trình lưu trữ Tiế lư trữ a... đị c Lên lịch lưu trữ lị lư trữ − Quy định thời gian để giữ lại các hồ sơ được lưu trữ trong bộ hồ sơ − Một số tài liệu hồ sơ cần được lưu lại (theo qui định nhà nước) VD: khoản phải trả - nhận, báo cáo hàng năm, hợp đồng, hiến pháp, luật lệ, bản quyền, lịch khấu hao, bảng quyết toán tài chính, sổ lương, chứng thư về tài sản, hồ sơ về thuế, nhãn hiệu đăng ký d Cách hủy bỏ hồ sơ, tài liệu hủ bỏ liệ... cho thủ trưởng cơ quan hủ phả bả thủ trưởng cơ e Lưu trữ hồ sơ tài liệu Lư trữ liệ − Lập danh mục hồ sơ: bản liệt kê có hệ thống hồ mụ hồ bả liệ hệ thố hồ sơ của đơn vị, ph đơ vị − Tìm vị trí nhất định để lưu trữ, sao cho đáp ứng nhấ đị để trữ nhu cầu nhanh chóng cầ II Kỹ năng lưu trữ tại công ty Kỹ lư trữ 2 Công cụ lưu trữ cụ trữ Có nhiều cách bố trí hồ sơ: + Để đứng (vertical files) + Nằm (horizontal... năng lưu trữ tại công ty Kỹ lư trữ 3 Mẹo để chọn tủ hồ sơ Mẹ để chọ tủ Hồ sơ số lượng lớn  Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn (ngăn ở trên, hộc ở dưới)  Kích thước ngăn thông thường là 28cm x 35 cm Văn phòng có không gian nhỏ  Dùng tủ hồ sơ treo trên tường Hồ sơ không còn hoạt động  Dùng tủ hồ sơ loại rẻ tiền, tiết kiệm chi phí II Kỹ năng lưu trữ tại công ty Kỹ lư trữ 4 Thao tác lưu chuyển hồ sơ tài liệu. .. lục hồ sơ lụ hồ • Sổ đăng ký mục lục hồ sơ mụ lụ hồ • Sổ thống kê phông thố • Báo cáo tổng hợp: kho tàng, cán bộ, tài liệu lưu tổ hợ bộ liệ trữ trữ • Sổ xuất tài liệu lưu trữ xuấ liệ trữ Phương pháp kiểm tra • Đối chiếu số lượng, tình hình thực tế với sổ sách  Ghi lại sai lệch, lập biên bản điều tra • Sau kiểm tra: tìm, bổ sung, đòi lại, phục chế,… e Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sử liệ lư trữ. .. Tiến trình lưu trữ Tiế lư trữ a Phân loại hồ sơ cần lưu trữ loạ hồ lư trữ - Hồ sơ tối cần thiết cầ thiế Các hồ sơ cần thiết cho sự tồn tại của tổ chức,không thiế sự tạ củ chứ thể thể thay thế được thế ược  Cần lưu trữ trong tủ chống cháy lư trữ tủ chố VD: VD: bản chính hợp đồng, hợp đồng đại lý, con dấu, hợ đồ hợ đồ đạ dấ nhãn hiệu thương mại… hiệ thương - Hồ sơ quan ng sử dụng thườ trọng thường sử... cụ lưu trữ rất đa dạng Để ngang Để đứng Di động độ Hai bên Kệ Các công cụ được chia thành các nhóm sau đây ược : • Công cụ lưu trữ thông thường (cổ điển) trữ thường điể + T ủ h ồ sơ : Kệ bTủtrí dọc nơi làmTviệc không cửa ố tổng hợp việ ệ ủk ủ quay GiáTtreo + Bìa đựng hồ sơ theo miếng phân loại (index miế loạ divider), cặp hồ sơ để bàn (desk files) Miế Miếng phân loại loạ Cặp hồ sơ để bàn Hộp hồ sơ. .. lưu trữ chưa thả trữ chư đúng quy định,… nh,… + Hóa học: Vd: Vd: hóa chất, chất xâm nhập chấ chấ nhậ từ môi trường bị ô nhiễm… trường bị nhiễ d Thống kê và kiểm tra tài liệu Thố kiể liệ Mục đích • Lập kế họach bổ sung tài liệu • Xác định giá trị tài liệu, kế hoạch mua sắm trang thiết bị bảo quản • Làm cơ sở cho quản lý nhà nước Công cụ thống kê cụ thố • Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ nhậ liệ lư trữ. .. ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp, Bìa kẹp hồ sơ • Công cụ hiện đại hiệ + MáyCD-ROM, quét (scanner) ềm, đĩa cứ sơ vào máy i + Đĩa CD-ROM, đĩa mđể quét hồ ng => tiện lơvi tiệ tính sơ nhấ và nhanh nhấ *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ nhấtở dạng tập tin t nhấ + Vi phim (một số công ty nước ngoài tại tp.HCM): phiếu phim cực nhỏ (to bằng bưu ảnh hoặc ảnh 9x12), mỗi cái phiếu phim chụp được gần 200 trang tài liệu, được... thiế Nên hủy sau khi kết thúc công việc sau khi lưu vài ngày, việ ngày, tuầ tuần, vài tháng VD: thư từ giao dịch hằng ngày: thông báo nội bộ, thư ngày: thông báo các cuộc họp, lịch công tác,… cuộ tác,… b Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học Sắ xế hồ liệ mộ họ Các cách phổ biến nhất hiện nay: phổ biế nhấ hiệ Theo mẫu tữ ABC mẫ tữ Theo số thứ tự hồ sơ số thứ Theo mẫu tự - số thứ tự mẫ tự thứ Theo . khikhi chuychuyểểnn giaogiao hhồồ ssơơ tàitài liliệệuu gigiữữaa cáccác phòngphòng ban ban khikhi ccầầnn thithiếếtt I. Khái I. Khái quát công tác lquát công tác lưưu tru trữ 2. Vai trò2. Vai trò Công. nhnhưưngng ttốốnn kémkém  CCầầnn llưưuu trtrữữ trongtrong ttủủ chchốốngng cháycháy VD:VD: (tài (tài chínhchính) ) hhồồ ssơơ vvềề thuthuếế, , cáccác tàitài khokhoảản n phphảảii trtrảả phphảảii. chuyu chuyểển tài lin tài liệệu hu hồ ssơơ vào tvào tủủ II. KII. Kỹỹ năng lnăng lưưu tru trữ ttạại công tyi công ty a.a. Phân loPhân loạại hi hồ ssơơ ccầần ln lưưu tru trữ HHồồ ssơơ ttốối ci