QUY TRÌNH QUẢN LÍ TÀI LIỆU HỒ SƠ LƯU TRỮ

Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƢU TRỮ QT.02.HCTH Họ tên Ngƣời viết Ngƣời kiểm tra Ngƣời phê duyệt Bùi Thị Hải Yến Phạm Thị Lan Nguyễn Đức Hinh Ký Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI QT.02.HCTH QUY TRÌNH LƢU TRỮ Mã số: QT.02.HCTH HỒ SƠ, TÀI LIỆU Ngày ban hành: /2013 Lần ban hành: 01 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy định Nội dung quy định có hiệu lực thi hành đạo Hiệu trưởng Nhà trường Mỗi đơn vị phát 01 (có đóng dấu kiểm soát) Các đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với Thư ký ISO để có đóng dấu kiểm soát Cán công chức cung cấp file mềm mạng nội để chia sẻ thông tin cần NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận đánh dấu X ô bên cạnh) □ trưởng Hiệu □ □ □ Hiệu trưởng Phó □ □ □ đơn vị Các □ □ □ □ □ □ □ □ toàn Trường □ □ … □ THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (Tình trạng sửa đổi so với trước đó) Trang Hạng mục Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi sửa đổi Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH I MỤC ĐÍCH Nhằm quy định thống khâu nghiệp vụ bao gồm thu thập, bảo quản khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội Đồng thời xác định trách nhiệm cá nhân, đơn vị thực quy trình quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu Nhà trường II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng tất hồ sơ, tài liệu trường Đại học Y Hà Nội đơn vị trực thuộc Trường III TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Quy chế Công tác lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 3209/QĐ ĐHYHN, ngày 07/11/2011 - Danh mục hồ sơ, tài liệu thời hạn bảo quản tài liệu Trường Đại học Y Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 3737/QĐ - ĐHYHN, ngày 05 tháng 12 năm 2012 IV THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT Giải thích thuật ngữ: - Tài liệu lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội: gốc, (trường hợp không gốc, thay hợp pháp) ghi giấy, phim, ảnh, băng hình vật mang tin khác hình thành trình hoạt động Trường Đại học Y Hà Nội; không phân biệt thời gian, xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật chế tác; tài liệu lựa chọn giữ lại bảo quản kho lưu trữ Nhà trường phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử hoạt động thực tiễn Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH - Hồ sơ lưu trữ trường Đại học Y Hà Nội tập hợp văn bản, tài liệu có giá trị liên quan với vấn đề, việc có đặc trưng tên loại, tác giả… hình thành trình giải công việc, lựa chọn đưa vào bảo quản kho lưu trữ Nhà trường phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử hoạt động thực tiễn Từ viết tắt: - HCTH: Hành tổng hợp - HSTL: Hồ sơ, tài liệu V NỘI DUNG QUY TRÌNH 1.Lƣu đồ bƣớc thực Quy trình (Trang tiếp theo) Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ Trách nhiệm QT.02.HCTH Các bƣớc thực Cán Lưu trữ Kế hoạch Thu nhận HSTL Lãnh đạo phòng HCTH Ký duyệt Biểu mẫu - PL.01.HCTH.02 Văn thư phòng HCTH Gửi Kế hoạch thu nhận HSTL Cán Lưu trữ, văn thư đơn vị Lập Danh mục HSTL nộp lưu - Lập “Danh mục HSTL nộp lưu” M.01.HCTH.02 Trưởng đơn vị Ký duyệt Ký duyệt Danh mục HSTL nộp lưu Văn thư đơn vị Chuẩn bị tài liệu nộp lưu Đóng gói HSTL trước giao nộp Cán lưu trữ phòng HCTH Chuẩn bị tiếp nhận HSTL - Chuẩn bị kho tàng phương tiện bảo quản Cán lưu trữ phòng HCTH, Văn thư đơn vị Bàn giao HSTL - Lập Biên bàn giao HSTL theo M.02.HCTH.02 Cán lưu trữ, văn thư đơn vị Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Phân loại, hoàn thiện hồ sơ; rà soát thời hạn bảo quản Cán lưu trữ phòng HCTH, văn thư đơn vị Danh mục HSTL giữ lại Danh mục HSTL đề nghị tiêu hủy - M.03.HCTH.02 - M.04.HCTH.02 Trưởng đơn vị Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ Trách nhiệm QT.02.HCTH Các bƣớc thực Biểu mẫu Ký duyệt Hiệu trưởng, Lãnh đạo phòng HCTH, Cán lưu trữ phòng HCTH, trưởng đơn vị Cán lưu trữ Bảo quản HSTL Tổ chức Tiêu hủy HSTL - Tiến hành bước theo Hướng dẫn Tiêu hủy HSTL Phụ lục 02.HCTH.02 Khai thác, sử dụng HSTL Hiệu trưởng, Trưởng phòng HCTH, trưởng đơn vị Ký duyệt Cán lưu trữ Báo cáo, hoàn thiện lưu hồ sơ Giấy đề nghị sử dụng HSTL lưu trữ” M.06.HCTH.02 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH Mô tả Quy trình Quản lý hồ sơ, tài liệu lƣu trữ (dạng bảng) TT Công việc Ai thực Lập kế hoạch Cán Lưu trữ thu nhận HSTL phòng HCTH Ký duyệt Trưởng phòng HCTH Gửi Kế hoạch Văn thư phòng HCTH Khi Ở đâu/ Thời gian Tháng 11 ngày năm Tháng 11 ngày năm Tháng 11 ngày Lập Danh mục Văn thư đơn Tháng 11 HSTL nộp lưu vị Ký duyệt Trưởng đơn vị Tháng 11 ngày Chuẩn bị HSTL nộp lưu Chuẩn bị tiếp nhận HSTL Bàn giao HSTL Tháng 11 ngày Cán Lưu trữ Tháng 11 phòng HCTH Văn thư đơn vị, Tháng 11 ngày Văn thư đơn vị Cán Lưu trữ Chỉnh liệu lý tài Cán Lưu trữ, Tháng 12 Văn thư đơn vị đến tháng Cách làm Bằng chứng Cán Lưu trữ phòng HCTH lập kế hoạch thu nhận HSTL Trưởng phòng HCTH ký duyệt Kế hoạch thu nhận HSTL Cán Văn thư phòng HCTH gửi đến Văn Sổ chuyển giao thư đơn vị Kế hoạch thu nhận HSTL văn nội Văn thư đơn vị Danh mục HSTL để Danh mục lập Danh mục HSTL nộp lưu HSTL nộp lưu Trưởng đơn vị ký duyệt Danh mục Danh mục HSTL nộp lưu đơn vị HSTL nộp lưu Văn thư đơn vị đóng gói HSTL nộp lưu theo Danh mục HSTL nộp lưu Chuẩn bị diện tích kho, giá, bìa, hộp phương tiện bảo quản HSTL kho - Văn thư đơn vị bàn giao HSTL vào kho Biên bàn lưu trữ cho cán Lưu trữ Phòng HCTH giao HSTL - Cán Lưu trữ phòng Hành tổng hợp tổ chức tiếp nhận HSTL (Đối với đơn vị có dấu, tài khoản riêng tiếp nhận HSTL chỉnh lý hoàn chỉnh để đưa vào bảo quản phục vụ khai thác sử dụng) Cán lưu trữ văn thư đơn vị phối hợp tiến hành thực công việc sau: Phân loại, hoàn thiện hồ sơ Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ TT Công việc Ai thực 10 Lập Danh mục Văn thư đơn vị HSTL giữ lại bảo quản Danh mục HSTL đề nghị tiêu hủy 11 Ký duyệt Trưởng đơn vị 12 Bảo HSTL 13 Tiêu HSTL QT.02.HCTH Khi Sau kết ngày thúc chỉnh lý HSTL tháng năm Tháng quản Cán Lưu trữ Tháng phòng HCTH hủy - Hiệu trưởng Ở đâu/ Thời gian ngày 10 ngày làm việc 22 ngày làm việc - Trưởng phòng HCTH - Cán Lưu trữ phòng HCTH - Trưởng đơn vị có tài liệu 14 Khai thác sử - Hiệu trưởng dụng tài liệu - Trưởng phòng Các ngày Kho lưu trữ, làm việc hành Cách làm Bằng chứng Rà soát thời hạn bảo quản HSTL (đối với HSTL chỉnh lý) - Văn thư đơn vị sau kết thúc chỉnh lý HSTL: tiến hành lập Danh mục HSTL giữ lại bảo quản Danh mục HSTL đề nghị tiêu hủy - Trưởng đơn vị ký duyệt Danh mục HSTL giữ lại bảo quản Danh mục HSTL đề nghị tiêu hủy - Cán lưu trữ Danh mục HSTL giữ lại bảo quản, xếp HSTL lên giá để bảo quản - Thành lập Hội đồng XĐGTTL, Quyết định việc tổ chức tiêu hủy HSTL - Ra Quyết định việc tiêu hủy HSTL - Tổ chức việc thực tiêu hủy HSTL - Thực việc tiêu hủy tài liệu - Lập hồ sơ việc tiêu hủy HSTL bảo quản kho lưu trữ - Cho ý kiến việc tiêu hủy HSTL đơn vị đơn vị khác - Hiệu trưởng ký phê duyệt cho phép khai Hồ sơ theo dõi thác sử dụng HSTL lưu trữ cá nhân, sử dụng HSTL tổ chức trường lưu trữ - Trưởng phòng HCTH ký phê duyệt cho Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ TT Công việc Ai thực QT.02.HCTH Khi Ở đâu/ Thời gian HCTH Trưởng đơn vị - Cán lưu trữ phòng HCTH 15 Hoàn thiện hồ sơ cập nhật liệu Cán lưu trữ Tháng 10 Kho lưu trữ - 22 ngày làm việc Cách làm Bằng chứng phép khai thác sử dụng HSTL lưu trữ cán bộ, viên chức trường - Trưởng đơn vị ký xác nhận mục đích khai thác sử dụng HSTL lưu trữ cán bộ, viên chức đơn vị - Cán lưu trữ tổ chức khai thác sử dụng HSTL lưu trữ, lập sổ theo dõi thai thác sử dụng HSTL lưu trữ Hoàn thiện hồ sơ lưu; Cơ sở liêu Cập nhật liệu vào phần mềm quản lý HSTL 10 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH XIII.BAN THANH TRA NHÂN DÂN STT Thời hạn Ghi bảo quản Đến - Tập văn tra giải khiếu nại, tố văn hết cáo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) hiệu lực thi hành - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng Vĩnh viễn dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo Kế hoạch công tác tra giải khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng - Hàng năm 20 năm - Tháng, quý, sáu tháng năm Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 15 năm Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 15 năm Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm Vĩnh viễn - Tài liệu khác năm Công văn trao đổi công tác tra, giải 10 năm khiếu nại, tố cáo …………… Tên hồ sơ, tài liệu XIV.PHÒNG Y TẾ STT Thời hạn Ghi bảo quản Đến - Tập văn công tác y tế quan gửi chung đến văn hết quan (hồ sơ nguyên tắc) hiệu lực - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng Vĩnh viễn dẫn công tác y tế trường Kế hoạch công tác y tế quan - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Hồ sơ theo dõi công tác phòng chống dịch bệnh quan - Hàng năm 20 năm - Tháng, quý, sáu tháng năm Tên hồ sơ, tài liệu 24 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ - Hồ sơ theo dõi công tác khám chữa bệnh cho CBVC Hồ sơ tra vụ việc công tác y tế - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác - Công văn trao đổi công tác y tế QT.02.HCTH 10 năm Vĩnh viễn 15 năm 10 năm XV.PHÒNG BẢO VỆ STT Thời hạn Ghi bảo quản Đến - Tập văn công tác Đảm bảo an ninh trật tự trị văn hết an gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) hiệu lực - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng Vĩnh viễn dẫn công tác đảm bảo an ninh trật tự trường Kế hoạch công tác bảo vệ trụ sở làm việc Nhà trường Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Báo cáo công tác phòng cháy chữa cháy quan - Hàng năm 20 năm - Tháng, quý, sáu tháng năm Hồ sơ tra vụ việc công tác Bảo vệ an ninh trật tự, công tác trị nội - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn - Vụ việc khác 15 năm - Công văn trao đổi công tác đảm bảo an ninh trật tự 10 năm trị an …………… Tên hồ sơ, tài liệu XVI.BAN QUẢN LÝ KTX & ĐSSV STT Thời hạn Ghi bảo quản - Tập văn Quản lý sinh viên, học viên nội trú, Đến ngoại trú gửi chung đến trường ĐH, CĐ (hồ sơ văn hết nguyên tắc) hiệu lực - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn công tác Quản lý sinh viên, học viên nội trú, Vĩnh viễn ngoại trú trường Kế hoạch công tác quản lý sinh viên, học viên nội trú, ngoại trú - Dài hạn, hàng năm 50 năm - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Báo cáo công tác quản lý học viên, sinh viên - Hàng năm 20 năm Tên hồ sơ, tài liệu 25 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ - Tháng, quý, sáu tháng QT.02.HCTH năm …………… XVII.PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN STT Thời hạn Ghi bảo quản - Tập văn Công tác triển khai Ứng dụng công Đến nghệ thông tin gửi chung đến quan (hồ sơ văn hết nguyên tắc) hiệu lực - Hồ sơ việc Xây dựng kế hoạch, triển khai ứng dụng phát triển CNTT hoạt động quản lý, đào Vĩnh viễn tạo, nghiên cứu khoa học Trường Kế hoạch triển khai Ứng dụng công nghệ thông tin - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng 20 năm - Quý, tháng năm Báo cáo công tác Ứng dụng công nghệ thông tin Nhà trường - Hàng năm 20 năm - Tháng, quý, sáu tháng năm - Kế hoạch nâng cấp, hoàn thiện mạng máy tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm hệ thống quy trình thông tin, Vĩnh viễn đảm bảo cho việc trì, trao đổi thông tin thông suốt, an toàn, bảo vệ bí mật cho Trường - Công văn trao đổi công tác Ứng dụng Công nghệ 15 năm thông tin …………… Tên hồ sơ, tài liệu XVIII.PHÒNG TUYÊN HUẤN STT Thời hạn Ghi bảo quản Đến - Tập văn Công tác tuyên truyền, giáo dục tư văn hết tưởng trị cho học sinh, sinh viên hiệu lực thi hành - Hồ sơ công tác tuyên truyền, giáo dục tư tưởng Vĩnh viễn trị cho học sinh sinh viên Tên hồ sơ, tài liệu - Hồ sơ việc tổ chức ngày lễ lớn Nhà trường Vĩnh viễn - Hồ sơ việc tổ chức hoạt động văn hóa, văn 50 năm nghệ, thể dục thể thao… - Hồ sơ việc sưu tầm vật, bổ sung cập nhật tư liệu mới: Ảnh, sách, báo, vật cho Phòng 50 năm Truyền thống - Sổ Biên họp phòng năm …… 26 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH XIX.KHỐI ĐOÀN THỂ STT Thời hạn Ghi bảo quản Tên hồ sơ, tài liệu 1.CÔNG TÁC ĐẢNG Đến - Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng văn hết cấp gửi (hồ sơ nguyên tắc) hiệu lực thi hành Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng 10 năm - Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, Vĩnh viễn thị, nghị Trung ương cấp uỷ Đảng - Hồ sơ thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn - Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng - Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm - Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng 70 năm viên Hồ sơ đảng viên 70 năm 10 - Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 11 - Công văn trao đổi công tác Đảng 10 năm ………………… CÔNG TÁC CÔNG ĐOÀN Đến - Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Công văn hết đoàn cấp gửi (hồ sơ nguyên tắc) hiệu lực thi hành - Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác -Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn -Tháng, quý, tháng 10 năm - Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực Vĩnh viễn nghị tổ chức Công đoàn - Tài liệu tổ chức, nhân tổ chức Công đoàn Vĩnh viễn 8 10 năm 20 năm - Tài liệu hoạt động tổ chức Công đoàn Vĩnh viễn - Sổ sách 20 năm - Công văn trao đổi công tác Công đoàn 20 năm - Hồ sơ việc theo dõi sử dụng nguồn kinh phí 20 năm Công đoàn 27 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH CÔNG TÁC ĐOÀN THANH NIÊN Đến - Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn văn hết cấp gửi (hồ sơ nguyên tắc) hiệu lực thi hành - Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác -Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn -Tháng, quý, tháng 10 năm - Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh Vĩnh viễn niên - Tài liệu tổ chức, nhân Đoàn niên 20 năm - Sổ sách - Tài liệu hoạt động Đoàn Thanh niên Nhà trường - Công văn trao đổi công tác Đoàn - Hồ sơ việc theo dõi sử dụng nguồn kinh phí Đoàn niên… ………… 20 năm 20 năm 10 năm 20 năm 28 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH PL.02.HCTH.02 BỘ Y TẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /HD-HCTH Hà Nội, ngày tháng năm 20 HƢỚNG DẪN TỔ CHỨC TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU Việc xét tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị đƣợc thực theo bƣớc sau: Lập danh mục tài liệu loại (hết giá trị) viết thuyết minh tài liệu hết giá trị a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Danh mục tài liệu hết giá trị lập hai trường hợp sau: - Thứ nhất, trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại lập thành tập, tóm tắt tiêu đề, xếp theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị - Thứ hai, rà soát hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ hết thời hạn bảo quản thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị b) Viết thuyết minh tài liệu hết giá trị Trình Hiệu trưởng Hồ sơ xét huỷ hồ sơ, tài liệu Trưởng phòng HCTH có trách nhiệm trình Hiệu trưởng Hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ trình gồm có: - Tờ trình việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu loại (hết giá trị); - Bản thuyết minh tài liệu loại (hết giá trị); - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; - Dự thảo định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực việc xét huỷ hồ sơ, tài liệu a) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu: - Phó Hiệu trưởng - Chủ tịch Hội đồng; - Trưởng phòng Hành tổng hợp - Phó Chủ tịch Hội đồng; - Lãnh đạo đơn vị có tài liệu - Ủy viên; - Đại diện lưu trữ Nhà trường - Ủy viên 29 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH - Cán làm công tác lưu trữ (thư ký Hội đồng) b) Phương thức làm việc Hội đồng xác định giá trị tài liệu việc xét huỷ tài liệu hết giá trị - Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu; - Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến loại Nội dung họp lập thành biên có đủ chữ ký thành viên Hội đồng Biên lập thành bản, lưu hồ sơ huỷ tài liệu quan, tổ chức đưa vào hồ sơ trình Lưu trữ Bộ Y tế thẩm tra tài liệu hết giá trị c) Hoàn chỉnh danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị hồ sơ trình Lưu trữ Bộ Y tế thẩm tra Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm: - Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị - Danh mục tài liệu hết giá trị; - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Sau có ý kiến thẩm tra Lưu trữ Bộ y tế, phòng HCTH hoàn thiện hồ sơ trình Hiệu trưởng định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Căn vào kết luận Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến thẩm tra Bộ Y tế, có yêu cầu phải chỉnh sửa hồ sơ phòng HCTH phải hoàn thiện hồ sơ trình Hiệu trưởng định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Việc hoàn thiện hồ sơ thực theo nội dung sau: a) Những hồ sơ, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng phông (khối) tài liệu; b) Hoàn thiện hồ sơ danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị phép tiêu huỷ; ghi lại số đánh số lại trật tự bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề tập; viết lại lý loại; c) Trình Hiệu trưởng định việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Sau có định văn Hiệu trưởng, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo bước sau: a) Đóng gói tài liệu hết giá trị; b) Lập biên bàn giao tài liệu hết giá trị người quản lý kho lưu trữ người thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; c) Thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: thực quan máy cắt giấy, ngâm nước xé nhỏ; chuyển đến nhà máy giấy để tái chế; 30 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH d) Lập biên việc huỷ tài liệu hết giá trị Lập lưu hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải lập thành hồ sơ Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: - Tờ trình việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh hồ sơ, tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu); - Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra hồ sơ, tài liệu hết giá trị; - Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị; - Biên bàn giao hồ sơ, tài liệu hết giá trị; - Biên việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị; - Các tài liệu có liên quan khác b) Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản kho lưu trữ Trường thời hạn hai mươi năm, kể từ ngày hồ sơ, tài liệu tiêu huỷ 31 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH M.01.HCTH.02 TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI ĐƠN VỊ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2013 MỤC LỤC TÀI LIỆU NỘP LƢU TT Tên tài liệu Năm tài liệu Số lƣợng Tình trạng vật lý Hà Nội, ngày TRƢỞNG ĐƠN VỊ tháng năm NGƢỜI LẬP 32 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH M.02.HCTH.02 TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /BB-HCTH Hà Nội, ngày tháng năm 20 BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU Căn đạo việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ Nhà trường Ban giám hiệu; Căn Kế hoạch giao nộp tài liệu, ngày tháng năm Phòng HCTH Hôm ngày / / , gồm: Đơn vị nộp tài liệu: Đơn vị nhận tài liệu: Phòng Hành Tổng hợp Tại: Nhà A1, Phòng số Tiến hành giao, nhận tài liệu, cụ thể sau: Số lượng tài liệu: : (Bằngchữ:……………………………………………………………………… ) Tình hình tài liệu: ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Tài liệu nộp lưu thống kê “Mục lục tài liệu nộp lưu” kèm theo Hà Nội, ngày NGƢỜI GIAO (Ký tên) tháng năm 20 NGƢỜI NHẬN (Ký tên) 33 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH M.03.HCTH.02 1.Mẫu trình bày tờ bìa TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU PHÔNG (Tên khối tài liệu) Mục lục số (quyển số): , NĂM 20 2.Mẫu trình bày phần kê hồ sơ, tài liệu Thời Hộp/ cặp số Hồ sơ số Mẫu Tiêu đề hồ sơ gian BĐ-KT Số Ghi tờ trình bày tờ kết thúc TỜ KẾT THÚC Mục lục gồm: hồ sơ Viết chữ: hồ sơ Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu Mục lục gồm: tờ (được đánh số liên tục từ đến ) , ngày tháng năm 200 Ngƣời lập 34 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH M.04.HCTH.02 TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI ĐƠN VỊ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2013 DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI TT Tên tài liệu Lý loại Số lƣợng Hà Nội, ngày TRƢỞNG ĐƠN VỊ Căn Pháp lý tháng năm NGƢỜI LẬP 35 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH M.05.HCTH.02 TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI ĐƠN VỊ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm GIẤY ĐỀ NGHỊ ĐƢỢC SỬ DỤNG BẢN LƢU Đề nghị phòng Hành tổng hợp sử dụng lưu: Số, ký hiệu văn bản: …………………… , ngày … tháng … năm … Trích yếu nội dung: ……………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Lý sử dụng: ………… ……………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… BAN GIÁM HIỆU PHÒNG HCTH TRƢỞNG ĐƠN VỊ NGƢỜI ĐỀ NGHỊ 36 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH 37 Quy trình Quản lý Hồ sơ, tài liệu Lưu trữ QT.02.HCTH 38