Hồ sơ kiểm toán và quy trình quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm toán của kiểm toán nhà nước

KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC ĐỀ TÀI NGHIÊN CÚU KHOA HỌC CẤT CƠ SỞ HỒ SƠ KIỂM TỐN VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ, SU DUNG HO SO KIEM TOÁN CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC MÃ SỐ: 5.02.11 CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI Co, TA XUAN THAD Ch HOANG VAN CHUGNG SO DANG KY: | PHÓ CHỦ NHIỆM THUKY THÀNH VIÊN CO QUAN CHU TRI CO QUAN QUAN LY Cn, NGUYEN KHA MINI Cu, MA VAN SÁNG Cn LE VAN HUE in BO THỊ LAN PHONG THANH TRA, KIEM TRA KIEM TOÁN NHÀ NƯỚC: HÀ NỘI- 2001 MUC LUC Trang Phần mở đầu Đối tượng nghiên cứu đề tài IV Pham vi nghiên cứu đề tài Nội dung nghiên cứu đề tài Chương I MS iit G2 C2 Mục dính nghiên cứu đề tài + H WN Sự cần thiết khách quan Hồ sơ kiểm toán LH Hồ sơ kiểm tốn Hồ sơ kiểm tốn Hình thức hồ sơ kiểm toán Nội dung hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán phản ánh hoạt động kiểm toán theo thời gian 3.2 Hồ sơ kiểm toán phản ánh hoạt động _ kiểm tốn theo bước quy trình kiểm toán 3.3 Hồ sơ kiểm toán phần ánh hoạt động kiểm toán theo loại tài liệu 3.4 Hồ sơ kiểm toán phản ánh hoạt động kiểm toán theo kiểm toán viên 3.5 Cách xếp tài liệu cặp hồ sơ Kiểm toán Nhà nước 3.6 Phân loại tài liệu hồ sơ 3.7 Nội dung pháp lý hồ sơ II ý nghĩa tác dụng việc đổi quản lý sử dụng hồ sơ kiểm toán sD wm Hh SP Khái niệm hỗ sơ ý nghĩa việc đổi quản lý sử dụng hồ sơ kiểm toán Tác dụng việc đổi quản lý sử dụng hồ sơ kiểm toán Chuong II Quy định hồ sơ kiểm toán Thực trạng hồ sơ kiểm toán 13 Chất lượng tài liệu kiểm tốn 13 Chất lượng cơng tác lưu trữ 14 Lưu trữ hồ sơ kiểm toán 15 Cung cấp thơng tin kiểm tốn 16 u cầu hồ sơ kiểm tốn 17 u cầu tính pháp lý hồ sơ kiểm toán 17 Yêu cầu quản lý, sử đụng hồ sơ Yêu cầu quản lý 19 Yêu cầu sử dụng hồ sơ kiểm toán 23 Số lượng loại hồ sơ 26 Hình thức biểu phương thức quản lý lưu giữ 27 hồ sơ 4.1 Hình thức biểu 28 42 Phương thức lưu giữ 25 Chương III 28 Đổi quy trình quản lý sử đụng hồ sơ kiểm toán 1.1 Thẩm quyền quản lý sử dụng hồ sơ kiểm toán 29 Về quản lý hồ sơ kiểm toán 29 Đối với kiểm toán viên 29 1.2 Đối với tổ trưởng tổ kiểm tốn 1.3 Đối với trưởng đồn kiểm tốn 1.4 30 31 Đối với Kiểm toán chuyên ngành Kiểm toán Nhà 32 nước khu vực 1.4 Đối với Kiểm tốn Nhà nước Chỉ đạo cơng tác sử dụng khai thác hồ sơ H Thời gian hoàn chỉnh hồ sơ kiểm tốn Thời gian hồn thành hồ sơ Thời gian gửi báo cáo 2.1 Thời gian gửi hồ sơ cho phận lưu trữ kiểm toán chuyên ngành khu vực 2.2 Gửi hồ sơ cho phận lưu trữ quan kiểm toán Nhà nước Hil Những quy định khai thác sử đụng hồ sơ Đối tượng nghiên cứu khai thác chỗ hồ sơ 37 Đối tượng mượn hồ sơ kiểm toán 37 kiểm toán : 36 Thủ tục để nghiên cứu, khai thác mượn hồ sơ Chế định tổ chức quản lý hồ sơ kiểm toán 38 Những yêu cầu bất buộc hồ sơ kiểm toán trước 38 đưa vào lưu trữ Tổ chức hồ sơ kiểm toán 4I Bảo quản lưu trữ hồ sơ kiểm tốn 42 Lộ trình thực đề tài 50 Kết luận kiến nghị PHẦN MỞ ĐẦU Kiểm toán nhà nước sau bảy năm hoạt động với nhiệm vụ tổ chức thực kiểm toán đơn vị sử dụng nguồn tài cơng nhằm giúp Chính phủ, Quốc hội việc quản lý, diễu bành kiểm tra piám sát cách có hiệu trình sử dụng nguồn vốn, tài sản cơng quỹ Quốc gia Kiểm tốn Nhà nước khơng ngừng đẩy mạnh công tác nghiên cứu lý luận khoa học kiểm toán: ứng dụng thành tựu khoa học vào hoạt động kiểm toán; nghiên cứu q trình tổ chức thực kiểm tốn như: hệ thống chuẩn mực, qui trình nghiệp vụ kiểm tốn, quy chế hoạt động đồn kiểm tốn nói hoạt động kiểm tốn nghiên cứu khoa học kiểm toán lĩnh vực làm sở cho phát triển Kiểm toán Nhà nước, chúng tổn tác động qua lại thúc đẩy phát triển Để thực Nghị Hội nghị BCHTƯ lần thứ khoá VIII “Đề cao vai trị quan Kiểm tốn Nhà nước việc kiểm toán quan, tổ chức có sử dụng Ngân sách Nhà nước Cơ quan Kiểm toán Nhà nước báo cáo kết kiểm toán cho Quốc hội, Chính phủ cơng bố cơng khai cho dân biết” cơng tác nghiên cứu khoa học kiểm tốn nói chung nghiên cứu q trình tổ chức thực kiểm tốn nói riêng cần thiết, nhiều việc phải làm, việc chuẩn hố “Hồ sơ kiểm tốn quy trình quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm toán Kiểm toán Nhà nước” đến lúc cần nghiên cứu nhằm bước hoàn thiện nâng cao chất lượng hồ sơ kiểm tốn — Sản phẩm lao động trí tuệ tập thể kiểm toán viên Việc nghiên cứu sử dụng hồ sơ kiểm toán dần bước tiến tới thực công bố công khai dân chủ cho dân biết theo chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước I - Sự cần thiết khách quan Hồ sơ kiểm toán tài liệu chứng minh kiểm tốn thực quy định theo quy trình, chuẩn mực, quy chế tổ chức hoạt động đoàn kiểm tốn, trình tự lập xét duyệt báo cáo kiểm toán; đồng thời phương tiện xem xét đánh giá chất lượng hoạt động kiểm toán nhằm tăng cường quản lý đồn kiểm tốn, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác kiểm tốn Kiểm tốn Nhà nước Hiện năm Kiểm toán Nhà nước thực hàng trăm tiến tới hàng ngàn kiểm tốn Vì địi hỏi chất lượng quản lý hồ sơ tài liệu kiểm toán phải nâng cao đảm bảo an toàn, bảo mật phải thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng thông tin kiểm toán cho người sử dụng khai thác hồ sơ Việc chuẩn hoá hồ sơ, trước hồ sơ kiểm tốn để cung cấp thơng tin thích hợp cho nhiều đối tượng Hiện hồ sơ kiểm toán Kiểm toán Nhà nước chưa quy định thống nhất, cụ thể phân cấp quản lý chặt chẽ, có kiểm tốn cần nghiên cứu tài liệu , số liệu, phạm vi giới hạn kết kiểm toán, phải lục tìm tài liệu nhiều thời gian mà khơng đủ chứng kiểm tốn Thực tế địi hỏi việc nghiên cứu đề tài “Hồ sơ kiểm toán quy trình quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm toán Kiểm toán Nhà nước” cần thiết II - Mục đích nghiên cứu đề tài - Qua nghiên cứu giúp dần chuẩn hoá hồ sơ kiểm tốn quy trình sử dụng hồ sơ kiểm tốn mặt nội dung, hình thức, giá trị pháp lý hồ sơ; việc quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ có hiệu - Đề xuất quy định về: chứng, biểu mẫu thống nhất, cần thiết phải có loại tài liệu thuộc hồ sơ kiểm toán phu hợp với kiểm tốn chun ngành nhằm góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm kiểm toán phục vụ nghiên cứu tổng hợp - Để xuất quy trình quản lý sử dụng hồ sơ kiểm tốn an tồn, bảo mật, khoa học thuận lợi cho đối tượng nghiên cứu sử dụng; đồng thời hạn chế lao động không cần thiết cho người quản lý hồ sơ IH - Đối tượng nghiên cứu đề tài ~ Nghiên cứu văn Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành hồ sơ, tài liệu kiểm toán kiểm toán Kiểm toán Nhà nước, nhậu thức tính tn thủ kiểm tốn viên văn đó, - Thực tế tổ chức đạo việc thiết lập hồ sơ kiểm toán đồn kiểm tốn IV - Phạm vỉ nghiên cứu đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu hồ sơ kiểm toán từ khâu chuẩn bị, thực kiểm toán, kết thúc kiểm toán, phúc tra thực kiến nghị kiểm toán, phát hành báo cáo kiểm toán, lưu trữ bảo quản việc phục vụ nghiên cứu học tập; cụ thể nghiên cứu vấn đề: { —- Hoạt động thành viên đồn kiểm tốn gắn với loại tài liệu kiểm toán Nghiên cứu tác nghiệp cụ thể kiểm tốn viên đồn kiểm tốn gắn với loại hồ sơ tài liệu kiểm toán mặt: thiết lập hồ sơ, lưu trữ gửi hồ sơ theo quy định — Hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán cần nghiện cứu ba mặt: hình thức, nội dung số lượng loại tài liệu hồ sơ; mặt khác nghiên cứu quy định loại hổ sơ lưu trữ Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán chuyên ngành Kiểm toán Nhà nước khu vực để đảm bảo quản lý chặt chế, bảo mật đồng thời sử dụng tốt nhủ cầu sử dụng V - Nội dung nghiên cứu đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, để tài kết cấu thành ba chương: Chương I: Hồ sơ kiểm toán Chương II: Quy định hồ sơ kiểm tốn Chương HH: Đổi quy trình quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm toán Chương I HỒ SƠ KIỂM TỐN I - Hồ sơ kiểm tốn 1.1- Khai niệm hồ sơ Hồ sơ tập hợp tài liệu cách có hệ thống nhằm làm rõ vấn đề, vật tượng, lĩnh vực quản lý người Tài liệu tập hợp liệu thông tin phân ánh phần hay toàn vấn để, việc, lĩnh vực quản lý người thể bằng: sách báo, văn bản, hình ảnh, băng hình, băng ghi âm phương tiện kỹ thuật khác 1.2 — Hồ sơ kiểm toán tập hợp tài liệu kiểm tốn, phản ánh tồn diện kết hoạt động kiểm tốn theo bốn bước quy trình kiểm tốn, làm sáng tỏ tình hình hoạt động quản lý tài đơn vị kiểm tốn so với chế độ sách, chuẩn mực kế tốn hành Nhà nước Tài liệu kiểm tốn hệ thống loại văn bản, cơng văn, giấy tờ, chứng kiểm toán lập nên suốt q trình kiểm tốn; thể pháp lý, sở đữ liệu, phương pháp nghiệp vụ tài liệu làm việc Tổng Kiểm toán Nhà nước quy định cho kiểm toán viên đồn kiển tốn q trình thực kiểm toán thu thập mà lập nên tài liệu kiểm toán Hệ thống chứng kiểm toán sở để lập nên Tài liệu kiểm toán, chứng tài liệu kiểm tốn ln chứa đựng mối quan hệ biện chứng, lơ gích tạo thành chỉnh thể thống lập nên tranh trung thực khách quan tình hình quản lý tài đơn vị kiểm toán Hồ sơ kiểm toán bao gồm loại tài liệu: + Các văn thể pháp lý cho phép tiến hành kiểm toán như: Quyết định giao kế hoạch kiểm tốn Thủ tướng Chính phủ, Quyết định kiểm tốn Tổng Kiểm toán Nhà nước + Các văn lầm việc kiểm toán viên, tổ kiểm toán đồn kiểm tốn Trong q trình thực kiểm toán nhị: Báo cáo khảo sát lập kế hoạch kiểm toán, Nhật ký kiểm toán, Biên gác nhận số liệu „ Biên hại tổ kiểm toán Biên kiểm toán, Báo cáo kiểm tra thực kiến nghị đồn Kiểm tốn Nhà nước + Các tài liệu lầm sở cho hoại động kiểm toán như: Báo cáo tài chính, chúng từ số sách có liên quan piất trình đơn vị kiểm toán, quy định Nhà nước hoạt động dac thù đơn vị kiểm tốn, chế độ, Chính sách ,IPháp luật, + Các văn làm việc, xác với tổ chức cá nhân(bên thứ ba) có liên quan đến hoạt động tài đơn vị kiểm tốn như; Bản đổi chiếu cơng nợ, Bản xác VIỆC Hình thức hồ sơ kiểm tốn Ílổ sơ kiểm toán bao gồm nhiều loại tài Tiện, loại tài liệu gồm nhiều văn văn lại nhiều trang tài liệu Vì hình thức cặp hồ sơ kiểm tốn cần quy định cụ thể cho loại tài liệu cặp hồ sơ Tài liệu kiểm toán sản phẩm kết tính lao động trí tuệ tập thể cán quan Kiểm toán Nhà nước từ kiểm tốn viên đến vị Tổng Kiểm tn Nhà nước, tài liệu Tổng Kiểm tốn Nhà nước Qui định cụ thể hình thức, nội dung loại văn bản; lưu trữ vào cặp hồ sơ phải qui định cụ thể cách xếp theo trình tự thống tồn ngành, Chất lượng hồ sơ thể thơng qua hình thức hồ sơ Hình thức hồ sơ kiểm tốn quy định chuẩn hoá theo tiêu thức định biểu tính khoa học hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán cần quy định theo chất lượng loại giấy, khuân khổ giấy, màu bìa Báo cáo hay Biên thể tính đặc trưng, đễ nhận biết Về cách thức trình bày theo khuân mẫu tiêu chí hướng dẫn đồng Hình thức hồ sơ trình bày rõ ràng, sẽ, đẹp mắt Để góp phần bảo quản, lưu giữ hồ sơ lâu dài, bìa hồ sơ đóng bìa cứng bìa nilon Khn chữ, khổ chữ, quy cách trình bày, tiêu chí trình bày cần thông thể văn hướng dẫn chung Kiểm tốn Nhà nước cho tồn ngành thực 3/ Nội dung hồ sơ kiểm tốn Nói đến nội dung hồ sơ kiểm tốn nói tới chất lượng hồ sơ kiểm tốn Chất lượng hồ sơ kiểm tốn thể thơng qua nội dung hồ sơ kiểm toán Nội dung hồ sơ kiểm tốn coi tiêu tổng hợp, hàm chứa tính đặc thù việc sử dụng, khai thác tính hiệu quả, khả thi hồ sơ kiểm toán Nội dung hồ sơ kiểm toán thể chế hoá với tiêu thức, tiêu chí yêu cầu đạt tiêu thức, tiêu chí đó, Nội dung hồ sơ kiểm toán phải phản ánh hầm lượng tiêu chí cho loại tài liệu, cụ thể sau: - Căn pháp lý kiểm toán - Mục tiêu kiểm toán - Đối tượng đơn vị kiểm toán - Nội dung kiểm toán - Giới hạn niên độ thời gian kiểm toán - Nhân sự, người thực kiểm toán - Các chứng kiểm toán - Các nhật ký, văn liên quan kiểm toán - Các Biên kiểm tốn, Báo cáo kiểm tốn Các hầm lượng tiêu chí phản ánh theo trình tự theo quy trình, chuẩn mực quy định Kiểm toán Nhà nước thể rõ ràng, mạch lạc, thuận lợi cho việc sử dụng, tra cứu thực Về hình thức hồ sơ kiểm tốn dần tới chuẩn hố, cịn nội dung hồ sơ kiểm tốn cần đạt Hai biểu ln gắn bó, hỗ trợ tạo nên tính đặc trưng, chất lượng hồ sơ kiểm toán Kiểm toán Nhà nước ... Chương I: Hồ sơ kiểm toán Chương II: Quy định hồ sơ kiểm toán Chương HH: Đổi quy trình quản lý, sử dụng hồ sơ kiểm tốn Chương I HỒ SƠ KIỂM TỐN I - Hồ sơ kiểm toán 1.1- Khai niệm hồ sơ Hồ sơ tập... khách quan Hồ sơ kiểm toán LH Hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm tốn Hình thức hồ sơ kiểm tốn Nội dung hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán phản ánh hoạt động kiểm toán theo thời gian 3.2 Hồ sơ kiểm toán phản... việc đổi quản lý sử dụng hồ sơ kiểm toán Tác dụng việc đổi quản lý sử dụng hồ sơ kiểm toán Chuong II Quy định hồ sơ kiểm toán Thực trạng hồ sơ kiểm toán 13 Chất lượng tài liệu kiểm toán 13 Chất lượng