Quy trình quản lý, sử dụng bộ mật mã testkey và mẫu chữ ký ủy quyền trong hoạt động thanh toan quốc tế

Quy trình quản lý, sử dụng bộ mật mã Testkey và mẫu chữ ký ủy quyền trong hoạt động thanh toan quốc tế của NHNo được ban hành nhằm thống nhất các bước thực hiện trong công tác quản lý, s

QUY TRÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG BỘ MẬT MÃ TESTKEY VÀ MẪU CHỮ KÝ ỦY QUYỀN TRONG HOẠT ĐỘNG THANH TOAN QUỐC TẾ

I/ Mô tả quy trình này theo các bước công việc đang thực hiện hiện nay

Những năm gần đây, sự thay đổi của tình hình kinh tế - xã hội và công nghệ, sự cạnh tranh diễn ra gay gắt đã buộc các doanh nghiệp chú ý nhiều hơn đến năng suất, chất lượng và hiệu quả Những vấn đề này chịu tác động trực tiếp

và to lớn của quản trị sản xuất Hệ thống sản xuất của các doanh nghiệp có tính chất mở luôn có mối quan hệ gắn bó trực tiếp với môi trường bên ngoài Nhiệm

vụ cơ bản của quản trị sản xuất là tạo ra khả năng sản xuất linh hoạt đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu khách hàng và có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường trong nước và quốc tế Vì vậy khi xác định phương hướng phát triển của quản trị sản xuất cần phân tích, đánh giá đầy đủ những đặc điểm của môi trường kinh doanh hiện tại và xu hướng vận động của nó

Trong khuôn khổ môn học Quản trị sản xuất và tác nghiệp, bản báo cáo của cá nhân tôi tập trung nghiên cứu quy trình tác nghiệp của một trong các nghiệp vụ hiện đang áp dụng tại Sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt nam (Sở giao dịch NHNo) – Quy trình quản lý, sử dụng bộ mật mã Testkey và mẫu chữ ký ủy quyền trong hoạt động thanh toan quốc tế của NHNo Đây là một nghiệp vụ rất đặc thù của các Ngân hàng Thương mại Việt Nam khi hoạt động thanh toán quốc tế.Với AGRIBANK - Ngân hàng Thương mại Nhà nước, nhiều năm liền đoạt giải thưởng Top 10 SAO VÀNG ĐẤT VIỆT, TOP 10 Thương hiệu Việt Nam, Ngân hàng lớn lớn nhất Việt Nam đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ Ngân hàng nói chung và chất lượng dịch vụ thanh toán quốc tế nói riêng để xứng đáng với các giải thưởng “Ngân hàng thực hiện xuất sắc nghiệp vụ thanh toán quốc tế” do CITIBANK, WACHOVIA BANK, AMERICAN EXPRESS BANK, HSBC trao tặng hàng

năm Doanh số thanh toán quốc tế qua Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam tăng trưởng nhanh chóng và vững chắc

Nghiệp vụ thanh toán quốc tế tại NHNo tuân thủ chặt chẽ các thông lệ và tập quán thanh toán quốc tế như Các quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ, bản sửa đổi năm 2006, số xuất bản 600 (UCP600), Các quy tắc thống nhất về nhờ thu, bản sửa đổi năm1995, số xuất bản 522 (URC522), Các quy tắc thống nhất về hoàn trả giữa các Ngân hàng theo tín dụng chứng từ số xuất bản

525 (URR525), các quy định của pháp luật, của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

và của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (Quyết định

số 1998/QDD-NHN0-QHQT ngày 15/12/2005 của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam ban hành về quy trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam) Quy trình quản lý, sử dụng bộ mật mã Testkey và mẫu chữ ký

ủy quyền trong hoạt động thanh toan quốc tế của NHNo được ban hành nhằm thống nhất các bước thực hiện trong công tác quản lý, sử dụng bộ mật mã testkey

và mẫu chữ ký ủy quyền tại Sở Giao dịch phục vụ cho việc xác thực các chứng từ gốc liên quan đến giao dịch thanh toán quốc tế nhằm đảm bảo tính an toàn và giảm thiểu rủi ro cho hoạt động thanh toán quốc tế của Sở giao dịch và các chi nhánh trong hệ thống NHNo Quy trình được ban hành căn cứ vào các quyết định liên quan sau :

Quyết định số 62/QĐ/NHNo-TCCB ngày 21/01/2009 của Chủ tịch HĐQT NHNo về việc mở Sở giao dịch NHNo

Quyết định số 134/QĐ/HĐQT-TCCB ngày 12/02/2009 của HĐQT NHNo về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Sở giao dịch NHNo

Quyết định số 388/QĐ-HĐQT-QHQT ngày 05 tháng 09 năm 2005 về việc Ban hành Quy định quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh ngoại hối trong hệ thống NHNo

Quyết định số 1998/QĐ-NHNo-QHQT ngày 15/12/2005 của Tổng Giám đốc NHNo về việc ban hành quy định về Quy trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế Nghị quyết HĐQT NHNo & PTNT VN kỳ họp thứ 74 số 220/HĐQT-NQ ngày 22/03/2010

Phê duyệt của Giám đốc Sở giao dịch tại nội dung tờ trình ngày 09/06/2010 của phòng NHĐL về việc yêu cầu xác nhận chữ ký bằng điện SWIFT xác thực đối với các giao dịch chứng từ bằng thư do các NHĐL phát hành

Đề nghị của Trưởng phòng NHĐL

Các định nghĩa và thuật ngữ được sử dụng:

Teskey: Mật mã được hai ngân hàng thỏa thuận sử dụng nhằm xác thực chứng

từ gốc liên quan đến giao dịch thanh toán quốc tế

Ngân hàng đại lý (NHĐL): Là ngân hàng đã thực hiện trao đổi SWIFTKEY

hoặc ký thỏa thuận hợp tác, trao đổi dịch vụ ngân hàng với NHNo&PTNTVN

SWIFT : Mạng thanh toán quốc tế liên Ngân hàng do Hiệp hội Viễn thông liên

ngân hàng và các Tổ chức Tài chính Quốc tế (Society Worldwide Interbank and Financial Telecommunication) cung cấp và lắp đặt tại Sở giao dịch NHNo

Trụ sở chính (TSC): Là Trụ sở chính của NHNo&PTNTVN.

Sở Giao dịch: Là Sở Giao dịch của NHNo&PTNTVN.

Chi nhánh: Bao gồm các chi nhánh loại 1, loại 2 của NHNo&PTNTVN được

Tổng Giám đốc cho phép thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế

Đơn vị NHNo: Là các Ban, Phòng, Trung tâm trực thuộc TSC

NHNo&PTNTVN

NHNo: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam

Lãnh đạo phòng: Là Trưởng, Phó phòng nghiệp vụ liên quan của Sở Giao dịch

1 NỘI DUNG CHÍNH

1.1 QUẢN LÝ, SỬ DỤNG BỘ MẬT MÃ TESTKEY

1.1.1 QUẢN LÝ BỘ MẬT MÃ TESTKEY

Người thực hiện: Phòng NHĐL

Phòng NHĐL Sở giao dịch NHNo quản lý bộ mã testkey theo chế độ tuyệt mật

1.1.2 SỬ DỤNG BỘ MẬT MÃ TESTKEY

Bước 1: Nhận yêu cầu cài mã testkey

Người thực hiện: Cán bộ phòng NHĐL nhận yêu cầu cài mã testkey trên điện Swift MT999 từ phòng Swift chuyển đến (có chữ ký của Lãnh đạo phòng Swift)

Bước 2: Tính Testkey

Người thực hiện: Cán bộ phòng NHĐL sử dụng bộ mã testkey của ngân hàng đại lý (đã được Giám đốc Sở giao dịch phê duyệt sử dụng) để thực hiện việc tính

và ghi mã testkey trên bức điện nhận được, ký xác nhận và chuyển cho lãnh đạo phòng ký duyệt, sau đó chuyển lại điện gốc cho phòng Swift xử lý

Bước 3: Thông báo ô test

Người thực hiện: Cán bộ phòng NHĐL soạn điện swift xác thực (Swift Authenticated Message) thông báo ô test đã được sử dụng, chuyển qua Lãnh đạo phòng ký kiểm soát, sau đó trình Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc phụ trách) ký phê duyệt gửi tới ngân hàng đại lý cung cấp bộ mã Testkey trong ngày

Bước 4: Lưu hồ sơ

Người thực hiện: Cán bộ phòng NHĐL lưu bản sao bức điện đã được tính

testkey và điện swift thông báo ô test đã được sử dụng vào hồ sơ tính test

1.2 QUẢN LÝ, XÁC NHẬN MẪU CHỮ KÝ ỦY QUYỀN

1.2.1 QUẢN LÝ MẪU CHỮ KÝ ỦY QUYỀN

Người thực hiện: Phòng NHĐL trực tiếp quản lý mẫu chữ ký ủy quyền đã được cập nhật theo chế độ tuyệt mật, bao gồm:

- Bộ mẫu chữ ký gốc của Giám đốc, các Phó giám đốc, Trưởng, Phó phòng và thanh toán viên thuộc Sở Giao dịch

- Các bộ mẫu chữ ký ủy quyền của các ngân hàng đại lý

1.2.2 XÁC NHẬN MẪU CHỮ KÝ ỦY QUYỀN

Người thực hiện: Phòng NHĐL

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xác nhận chữ ký

Phòng NHĐL - Sở Giao dịch tiếp nhận yêu cầu xác nhận mẫu chữ ký của ngân hàng đại lý, ngân hàng không có quan hệ đại lý hoặc của NHNo trong các chứng từ gốc liên quan đến hoạt động thanh toán quốc tế

Trường hợp 1: Phòng NHĐL tiếp nhận yêu cầu xác nhận chữ ký của ngân

hàng đại lý từ Phòng thanh toán Quốc tế thuộc Sở giao dịch hoặc chi nhánh trực tiếp tham gia nghiệp vụ thanh toán quốc tế (kèm theo công văn đề nghị xác nhận chữ ký) hoặc trực tiếp từ Ngân hàng đại lý thông báo bộ chứng từ

Trường hợp 2: Phòng NHĐL tiếp nhận yêu cầu xác nhận chữ ký của ngân

hàng không có quan hệ đại lý từ Phòng thanh toán Quốc tế thuộc Sở giao dịch hoặc chi nhánh trực tiếp tham gia nghiệp vụ thanh toán quốc tế (kèm theo công văn đề nghị xác nhận chữ ký) hoặc trực tiếp từ Ngân hàng không có quan hệ đại

lý thông báo bộ chứng từ

Trường hợp 3: Phòng NHĐL tiếp nhận yêu cầu xác nhận chữ ký của NHNo

từ:

Ngân hàng đại lý gửi điện SWIFT yêu cầu xác thực chữ ký ủy quyền trên các chứng từ do chi nhánh hoặc đơn vị NHNo phát hành (như bảo lãnh, gia hạn bảo lãnh….)

Bước 2: Kiểm tra, xác thực chữ ký ủy quyền

Đối với yêu cầu xác thực mẫu chữ ký tại trường hợp 1:

Phòng NHĐL gửi ngay điện SWIFT xác thực MT799 tới Ngân hàng đại

lý gửi chứng từ, yêu cầu xác nhận bằng điện SWIFT xác thực Việc xác thực chữ ký trên bộ chứng từ gốc chỉ được hoàn thành sau khi phòng NHĐL nhận được điện xác thực chữ ký ủy quyền của Ngân hàng đại lý gửi chứng từ

Đối với yêu cầu xác thực mẫu chữ ký tại trường hợp 2:

- Phòng NHĐL gửi điện MT999 yêu cầu ngân hàng thông báo bộ chứng từ xác thực chữ ký bằng điện MT999 kèm mật mã được tính với một ngân hàng có quan hệ đại lý với NHNo

- Sau khi nhận được điện MT999 đã được tính mật mã, phòng NHĐL gửi điện MT799 cho ngân hàng đại lý được lựa chọn để tính mật mã với ngân hàng thông báo bộ chứng từ yêu cầu xác nhận mật mã đó

Việc xác thực chữ ký trên bộ chứng từ gốc chỉ được hoàn thành sau khi phòng NHĐL nhận được điện SWIFT xác thực xác nhận mật mã của Ngân hàng đại lý

Đối với yêu cầu xác thực chữ ký tại trường hợp 3:

Phòng NHĐL chuyển lại điện gốc cho phòng SWIFT để chuyển tiếp điện tới chi nhánh hoặc đơn vị NHNo phát hành bộ chứng từ yêu cầu soạn điện SWIFT xác nhận chữ ký ủy quyền tới Ngân hàng đại lý

Bước 3: Thông báo kết quả kiểm tra chữ ký ủy quyền

Đối với yêu cầu xác thực mẫu chữ ký tại trường hợp 1:

Sau khi nhận được điện xác thực về mẫu chữ ký uỷ quyền từ Ngân hàng đại lý, phòng NHĐL xác thực chữ ký đúng trên tất cả các trang có chữ ký trên bộ chứng từ gốc, đồng thời tiến hành trả lời về việc xác thực chữ ký

- Nếu chứng từ gốc do Phòng Thanh toán quốc tế - Sở Giao dịch hoặc chi nhánh gửi tới, phòng NHĐL chuyển lại phòng Thanh toán quốc tế - Sở giao dịch hoặc chi nhánh (kèm công văn trả lời đã được lãnh đạo Sở giao dịch phê duyệt) chứng từ gốc đã được xác nhận chữ ký bằng đường thư có đảm bảo

- Nếu chứng từ gốc do Ngân hàng đại lý gửi thẳng đến Sở Giao dịch, phòng NHĐL làm công văn thông báo chứng từ đã được xác thực chữ ký trình lãnh đạo Sở Giao dịch phê duyệt và gửi kèm chứng từ gốc tới chi nhánh bằng đường thư có đảm bảo

Đối với yêu cầu xác thực chữ ký tại trường hợp 2:

Sau khi nhận được điện Swift xác thực xác nhận về mật mã được tính là đúng, phòng NHĐL làm công văn trình Lãnh đạo Sở giao dịch phê duyệt gửi chi nhánh/phòng Thanh toán quốc tế Sở giao dịch kèm bộ chứng từ gốc đã được xác thực chữ ký bằng đường thư có đảm bảo

Đối với yêu cầu xác thực chữ ký tại trường hợp 3:

Phòng SWIFT chuyển tiếp điện SWIFT trả lời xác nhận chữ ký ủy quyền của Chi nhánh hoặc đơn vị NHNo phát hành bộ chứng từ tới Ngân hàng đại lý

Bước 4: Lưu hồ sơ

Toàn bộ các chứng từ gốc sau khi đã xác thực mẫu chữ ký gửi đi đều được lưu bản sao tại phòng NHĐL

2 HỒ SƠ LƯU

NHIỆM THỜI HẠN LƯU

Bộ mật mã Testkey P.NHĐL 10 năm sau khi

hết hiệu lực Mẫu chữ ký ủy quyền P.NHĐL 10 năm sau khi

hết hiệu lực Bản sao bộ chứng từ được xác nhận chữ ký P.NHĐL 10 năm Điện Swift được tính testkey P.NHĐL 10 năm Thông báo sử dụng ô test P.NHĐL 10 năm

II/ Những bất cập hay nhược điểm của quy trình cho công tác quản lý

Hiện tại, NHNo vẫn chưa ban hành quy trình hướng dẫn về quản lý và cập nhật mẫu chữ ký của cán bộ được uỷ quyền trong giao dịch ngoại hối với nước ngoài

Do vậy, công tác cập nhật chữ ký không kịp thời và thường xuyên đặc biệt trong trường hợp cán bộ thuộc diện được giới thiệu chữ ký ủy quyền ra nước ngoài đã nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác khác, chưa kể đến khả năng rủi ro do

bị giả mạo chữ ký trong giao dịch liên quan đến tài chính với nước ngoài Trên thực tế, khi phát sinh yêu cầu xác thực chữ ký trên các chứng từ do các chi nhánh trong hệ thống NHNo phát hành, các Ngân hàng đại lý phải gửi điện SWIFT trực tiếp đến chi nhánh liên quan để tăng tính an toàn khi xác thực Ngoài ra, việc tiếp tục phát hành bộ đĩa CD mẫu chữ ký ủy quyền năm 2010 như các năm trước còn có một số nhược điểm sau:

- Mất nhiều thời gian trong việc thu thập, cập nhật các mẫu chữ ký ủy quyền của NHNo trong toàn hệ thống cả khi thực hiện phát hành mới bộ mẫu chữ ký ủy quyền và khi cập nhật các bổ sung, sửa đổi

- Phát sinh tăng chi phí khi thực hiện phát hành mới bộ mẫu chữ ký ủy quyền và khi cập nhật các bổ sung, sửa đổi

Hiện tại, một số các ngân hàng thương mại khác đã dừng phát hành bộ mẫu chữ

ký ủy quyền của ngân hàng và thực hiện xác thực giao dịch với nước ngoài thông qua điện SWIFT Đối với NHNo, nếu thực hiện theo phương án này có một số ưu điểm sau:

- Nâng cao tính hiệu quả trong việc cập nhật và lưu trữ các mẫu chữ ký ủy quyền của NHNo Hiện tại, việc cập nhật chữ ký ủy quyền chưa được kịp thời

do mạng lưới chi nhánh của NHNo rộng lớn cùng với việc thay đổi nhân sự tương đối thường xuyên Hơn nữa, mặc dù có các bộ mẫu chữ ký ủy quyền song

Sở giao dịch cũng không thể xác thực chữ ký (đồng nghĩa với xác thực giao dịch) theo yêu cầu của Ngân hàng đại lý do Sở giao dịch không kiểm tra được trực tiếp trên các chứng từ gốc Do vậy, việc kiểm tra chữ ký phải gắn với kiểm tra giao dịch phát sinh tại chỗ để xác thực tính hợp pháp của giao dịch

- Tăng cường tính an toàn, bảo mật, chính xác của giao dịch cần xác thực chữ

ký

- Đảm bảo tính xác thực của các chữ ký ủy quyền và của giao dịch liên quan, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động ngoại hối, đặc biệt là nguy cơ rủi ro giả mạo chữ ký, chữ ký vượt thẩm quyền, cán bộ đã chuyển công tác hoặc nghỉ hưu

- Sử dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại với thời gian nhanh chóng (mạng SWIFT)

Với các lý do trên, NHNo nên kính đề nghị Chủ Tịch Hội đồng quản trị

cho phép không tiếp tục phát hành các bộ đĩa CD mẫu chữ ký ủy quyền nữa mà thực hiện việc xác thực chữ ký trên các chứng từ do NHNo phát hành bằng điện SWIFT (MT799).

Câu 2:Nội dung nào trong môn học Quản trị tác nghiệp và sản xuất này có thể áp dụng vào công việc của doanh nghiệp và việc áp dụng như thế nào:

NHNo là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ -một loại hàng hóa đặc biệt- Sau khi nghiên cứu môn học này, là nhà quản lý có thể áp dụng nhiều nội dung của môn học vào quá trình hoạt động của doanh nghiệp mình đang phụ trách Tuy nhiên, một trong những điều tôi tâm đắc nhất

về nội dung môn học này là 10 quyết định chiến lược trong quản trị sản xuất và dịch vụ, đó là:

1 Thiết kế hàng hóa và dịch vụ.

2 Chất lượng

3 Thiết kế về chu trình và năng lực sản xuất

4 Chọn địa điểm

5 Bố trí sắp xếp

6 Cân đối về nguồn nhân lực và công việc

7 Quản lý hệ thống cung cấp

8 Dự trữ hàng

9 Lập kế hoạch

10 Bảo dưỡng

Có thể nói đây là 10 yếu tố vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế, là một trong những điểm mấu chốt quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Vì vậy, Sở giao dịch NHNo cần áp dụng một cách có sáng tạo 10 quyết định chiến lược trong quản trị sản xuất và dịch vụ, cụ thể như sau:

- Thiết kế sản phẩm dịch vụ: Bộ phận phát triển dịch vụ sản phẩm mới phải nhanh chóng đưa ra những sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng

- Chất lượng dịch vụ: Tin cậy, tín nhiệm, thấu hiểu khách hàng, thái độ phục vụ niềm nở, ân cần với khách hàng, ưu đãi về phí đối với khách hàng truyền thống, khách hàng VIP , xử lý hồ sơ, chứng từ giao dịch nhanh chóng, chính xác và đạt kết quả cao

- Chu trình và năng lực cung cấp: đây là quá trình có sự tham gia của khách hàng, nên cần những kỹ năng tương tác tích cực và chuyên nghiệp với khách hàng như kỹ năng giao tiếp, phỏng vấn, đàm phán của nhân viên cung cấp đạt mức yêu cầu Đồng thời thiết kế năng lực của nhân sự và thiết bị phải phù hợp với nhu cầu tránh để xảy ra quá tải làm giảm chất lượng phục vụ hay ngược lại dư thừa làm lãng phí nguồn lực