GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ PHẦN MỀM LAC VIET DMS 2013

Hơn nữa, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ QLHSLT theo cách truyền thống, thủ công tại các cơ quan, đơn vị là hoạt động phức tạp, chủ yếu là thủ công trên các hệ thống sổ sách nên không đáp

Trang 1

GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ LƯU TRỮ

VERSION 1.0

Trung tâm Tính toán năng suất cao – HPS Center

23 Nguyễn Thị Huỳnh, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh, Vietnam +84 8 3842 3333 (p) | +84 8 3842 2370 (f) www.lacviet.com.vn

Trang 2

Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt Trang 2/78

MỤC LỤC

1 CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ KHÁI NIỆM 3

1.1 Các từ viết tắt 3

1.2 Các khái niệm 3

2 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 5

2.1 Mục tiêu giải pháp 5

2.2 Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt 6

3 ĐẶT VẤN ĐỀ 8

4 CÔNG NGHỆ NỀN - FRAMEWORK 11

4.1 Công nghệ Microsoft SharePoint 11

4.2 Giải pháp lưu trữ 18

4.3 Giải pháp an toàn dữ liệu 19

5 GIẢI PHÁP LẠC VIỆT DMS 21

5.1 Mô hình chức năng 21

5.2 Mô hình triển khai 25

5.3 Mô hình vật lý của hệ thống 26

5.4 Đặc điểm nổi bật của hệ thống 28

5.5 Danh sách các chức năng cơ bản của hệ thống 31

5.6 Các vai trò tham gia vào hệ thống 34

5.7 Mô tả chức năng các phân hệ 36

5.8 Cấu trúc thông tin Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ 76

6 KẾT LUẬN 78

Trang 3

1 CÁC TỪ VIẾT TẮT VÀ KHÁI NIỆM

5 LDAP Hệ thống người dùng dùng chung

6 SMS Short Message Services

7 LDAP Lightweight Directory Access Protocol

8 WSS Windows Sharepoint Service

1.2 Các khái niệm

Stt Các khái niệm căn bản Mô tả

1

Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức

quản lý và xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý

và sử dụng con dấu

2 Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu hủy

các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị

3 Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể

4 Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành hồ sơ theo

những nguyên tắc và phương pháp nhất định

5 Bản thảo văn bản là những bản được đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản

6 Bản gốc văn bản là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt và từ đó hình thành bản chính văn bản

7 Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành Bản chính có thể

được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau

8 Bản trích sao là bản sao một phần nôi dung của văn bản và được

Trang 4

trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính

9 Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày

theo thể thức quy định

10 Hồ sơ hiện hành Là những hồ sơ liên quan đến những nghiệp vụ, hoạt động đang giải quyết

11 Hồ sơ lưu trữ Là những hồ sơ liên quan đến những nghiệp vụ, hoạt động đã kết thúc xử lý

12 Danh mục hồ sơ Là bản kê tên các hồ sơ, tài liệu mà cơ quan cần lập trong năm

Trang 5

2 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc và toàn thể Cán bộ nhân viên Quí Công ty đã tin tưởng và tạo điều kiện cho chúng tôi được tham gia trì̀nh bày, khảo sát và tư ván giải pháp Quản lý hồ sơ lưu trữ

Với uy tín và kinh nghiệm triển khai các hệ thống có quy mô lớn, phạm

vi cả nước, chúng tôi tin chắc và sẽ nỗ lực hết sức bằng tâm huyết và trí tuệ của toàn đội ngũ để mang lại thành công cho dự án, góp phần ứng dụng CNTT hiệu quả trong hoạt động của Quí Công ty Đồng thời với sự hỗ trợ, tư vấn trong suốt quá trình triền khai cũng như những chính sách tốt nhất được cam kết từ Microsoft Việt nam chúng tôi tin rằng sẽ cung cấp những dịch vụ tốt nhất và đảm bảo khả năng thành công cao nhất cho dự án

2.1 Mục tiêu giải pháp

 Lạc Việt DMS là giải pháp Quản lý hồ sơ lưu trữ được thiết kế phù hợp cho bất kỳ một hệ thống lưu trữ, cơ quan thông tin khác nhau về quy mô, tổ chức, loại hình

 Đứng ở góc độ giải pháp, Lạc Việt DMS được đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm của Lạc Việt thiết kế, tùy biến (từ phần cứng, hệ thống mạng, cho đến phần mềm) để phù hợp đến từng yêu cầu cụ thể, chi tiết cho từng thư viện có những yêu

cầu đặc biệt

 Xét về mặt sản phẩm đóng gói, Lạc

Việt DMS có những phiên bản sẵn

sàng rất dễ dàng để cài đặt và sử

dụng thích hợp với nhiều loại hình

doanh nghiệp ở Việt Nam

 Lạc Việt DMS kế thừa và phát huy

tối đa những ưu điểm của Microsoft

SharePoint, tính dễ sử dụng được

Trang 6

nhấn mạnh và chăm chút bởi đội ngũ phát triển phần mềm của Lạc Việt đảm bảo mọi thư viện có thể sử dụng dễ dàng

 Hỗ trợ ngôn ngữ tại các công cụ, chức năng dành cho người dùng, người quản trị cổng thông tin ở nhiều ngôn ngữ khác nhau, tiếng Việt, tiếng Anh,… (kèm theo các giải thích, trợ giúp / tài liệu tham theo khảo) giúp cho việc tiếp cận của người dùng không gặp phải bất

kỳ rào cản nào về ngôn ngữ

 Lạc Việt DMS là phần mềm tích hợp phát triển trên nền web (môi trường Intranet, Internet) phục vụ toàn diện cho việc vận hành một thư viện lưu trữ hồ sơ hiện đại

2.2 Giới thiệu tổng quan Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt

Thành la ̣p ngày 3 tháng 2 năm 1994, Lạc Vie ̣t là nhà cung cáp hàng đàu các sản phảm và dịch vụ chuye n nghie ̣p vè co ng nghe ̣ tho ng tin với các lì̃nh vực hoạt đo ̣ng chì́nh như: tư ván và triẻn khai các giải pháp Hoạch định Nguòn lực Doanh nghie ̣p (ERP); Quản lý Tri thức (KM); Tì́ch hợp He ̣ thóng, thiét ké, láp

đa ̣t và quản trị mạng (NSI) Co ng ty đã có chứng nha ̣n ISO 9001 từ tháng 8

na m 2000 Lạc Vie ̣t đang sử dụng các phương pháp quản trị chát lượng hie ̣n đại như CMMI và BPR nhàm đáp ứng các ye u cầu đa dạng của khách hàng ở mức cao nhát

Chúng to i có các va n phòng đa ̣t tại Thành phó Hò Chì́ Minh, Hà No ̣i, Đà Nãng với tre n 300 chuye n gia và nha n vie n chuye n nghie ̣p thành thạo trong lì̃nh vực vè co ng nghe ̣ tho ng tin và những thực tiẽn kinh doanh trong nhièu lì̃nh vực khác Đo ̣i ngũ chuye n nghie ̣p của chúng to i sẽ mang lại cho khách hàng giá trị phụ tro ̣i và dịch vụ chuye n mo n tót nhát trong tát cả các dự án triẻn khai

Trong suót mười lăm năm phát triẻn, Lạc Vie ̣t đã cung cáp sản phảm và dịch vụ cho nhièu khách hàng lớn như Citibank, Standard Chartered Bank, Deustch Bank, Grant Thornton, SilkRoad Systems, Nortel Telecoms, Baker &

Trang 7

Mckenzie, AT&T, Unilever, Nestle, TetraPack, RMIT, Metro Cash & Carry, Ranbaxy Laboratories, Maersk Logistics, Oscat Aea Vietnam, Pepsi Co Viet Nam, Sai Gon Postel, Sơn ICI, APL Logistics, Sơn Hà, Co ng ty máy tì́nh CMC,

Co ng ty kỹ thua ̣t dàu khì́ Vie ̣t Nam PTSC, Ngoài ra, cho đén nay đã có hàng chục ngàn khách hàng đã sử dụng các sản phảm phàn mèm, các giải pháp mạng và nhièu dịch vụ kỹ thua ̣t tì́ch hợp khác

Trang 8

3 ĐẶT VẤN ĐỀ

Quản lý tài liệu lưu trữ là một tác vụ quan trọng trong công việc hàng ngày phục vụ điều hành và quản lý tại các doanh nghiệp cũng như tại các cơ quan nhà nước các tỉnh, thành phố Việc quản lý tài liệu có vai trò nhất định trong hiệu quả xử lý công việc của mỗi phòng ban, đơn vị

Trong hoàn cảnh số lượng hồ sơ tài liệu của mỗi phòng ban, đơn vị ngày càng nhiều về số lượng và đa dạng về chủng loại, nhu cầu tra cứu nội dung tài liệu ngày càng tăng, việc quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu càng đòi hỏi phải được

tổ chức hợp lý, hiệu quả hơn

Hơn nữa, công tác quản lý hồ sơ lưu trữ (QLHSLT) theo cách truyền thống, thủ công tại các cơ quan, đơn vị là hoạt động phức tạp, chủ yếu là thủ công trên các hệ thống sổ sách nên không đáp ứng được yêu cầu tổ chức lưu trữ, đặc biệt là yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Nhiều thông tin có trong các kho lưu trữ nhưng chúng ta không thể hoặc rất khó khăn trong việc tìm kiếm, tổng hợp và xử lý

Ngoài ra, tình trạng tài liệu rời lẻ không được lập hồ sơ, bảo quản trong tình trạng bó gói tại các cơ quan, đơn vị hiện nay rất phổ biến Công tác quản

lý, phân loại tài liệu, đặc biệt là tài liệu dưới dạng văn bản luôn là một công việc nặng nhọc, phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhân lực, công sức Hơn nữa, mỗi năm bộ phận văn thư lưu trữ của các cơ quan không chỉ trong các doanh nghiệp mà trong cơ quan hành chính sự nghiệp, đều tiếp nhận hàng ngàn tài liệu gốc chưa được lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ Do khó khăn về nhân sự, việc thống kê, sắp xếp khoa học phục vụ khai thác sử dụng hiệu quả khối tài liệu gặp rất nhiều khó khăn Chính bởi những khó khăn, ngại ngần mà hầu hết các tài liệu văn bản được lưu trữ trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại một cách chính xác và khoa học, gây nguy cơ lãng phí nhiều tài liệu quý

Cùng với xu thế chung đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, việc tin học hóa công tác văn thư lưu trữ là một quá trình tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng xử lý công việc Trong hoàn cảnh đó, phần

Trang 9

mềm “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ - LẠC VIỆT DMS” ra đời nhằm

đảm nhiệm vai trò trung tâm thông tin lưu trữ, đồng thời là công cụ tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác Phần mềm Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ do Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt nghiên cứu

và phát triển sẽ giải quyết tốt tất cả những vấn đề nêu trên

Với phần mềm Lạc Việt DMS, việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ

sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên Không những độc giả có thể yêu cầu mượn

hồ sơ, tài liệu trực tuyến, mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa

Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê,…

Lạc Việt DMS phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ Người dùng sẽ được phân loại theo cấp bậc từ đó, phần mềm cho phép phân quyền tiếp cận tài liệu theo từng cấp bậc nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau

Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện Ngoài

ra, hệ thống còn tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp bộ phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng

Lạc Việt DMS được thiết kế lô-gích, khoa học, bảo đảm tình toàn vẹn dữ liệu Đặc biệt, phần mềm được thiết đơn giản, chương trình thân thiện, dễ dùng, dễ hiểu, dễ sử dụng nên phù hợp với trình độ tin học cơ bản của nhân viên lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị

Với những ưu điểm vượt trội của mình, Lạc Việt DMS thực sự là phần mềm cần thiết với tất cả các trung tâm lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hoặc các

Trang 10

trung tâm lưu trữ địa phương, các cơ quan lưu trữ hiện hành, các doanh nghiệp tổ chức: quản lý hồ sơ, văn bản lưu trữ

Trang 11

4 CÔNG NGHỆ NỀN - FRAMEWORK

Lạc Việt DMS sử dụng công nghệ Cổng thông tin điện tử tiên tiến của

Microsoft – Công nghệ Sharepoint Server làm nền phát triển Hệ thống quản

lý hồ sơ lưu trữ

4.1 Công nghệ Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint được phát triển bởi Microsoft - công ty phần mềm lớn và danh tiếng số một thế giới SharePoint là nền tảng phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, áp dụng được cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau

từ những doanh nghiệp nhỏ khoảng chục nhân viên cho tới những tập đoàn, tổ chức lớn với hàng chục nghìn nhân viên SharePoint cũng thừa hưởng và phát huy những ưu điểm của các phần mềm khác của Microsoft: tính tương thích cao với hệ điều hành, phần cứng máy tính và các phần mềm chạy trên hệ điều hành Windows, hiệu suất cao, khả năng mở rộng không giới hạn, hỗ trợ kỹ thuật tốt từ nhà phân phối sản phẩm, tài liệu kỹ thuật và chuyên gia giàu kinh nghiệm

Hai ưu điểm mà người sử dụng luôn đặt niềm tin và ưu tiên chọn dùng sản phẩm của Microsoft: Dễ sử dụng và Giá cả hợp lý

Thành phần Portal trong nền tảng Microsoft SharePoint tuân thủ đầy đủ

và nghiêm ngặt các chuẩn công nghiệp khắt khe nhất trong lĩnh vực phần mềm

về Portal do các tổ chức lớn về trao đổi thông tin đưa ra Portal cũng tương tác với các thành phần khác trên nền SharePoint cho phép khả năng bổ sung, mở rộng các tính năng gần như không có giới hạn Do đó, cổng thông tin vận hành rất ổn định, vấn đề tương thích, mở rộng, giao tiếp với các nền tảng công nghệ portal (tuân thủ chuẩn) khác rất thuận tiện, dễ dàng

SharePoint giờ đây đã đươc xem như là một sản phẩm nền tảng cho việc trao đổi thông tin và làm việc cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức và trên web SharePoint là giải pháp kết nối và hỗ trợ người dùng chia sẻ thông tin tốt nhất, cho dù những thông tin đó nằm trong mạng lưới intranet,

Trang 12

extranet của đơn vị hay có thể chia sẻ ra bên ngoài internet cho cả khách hàng

đó, Sharepoint Cho phép tích hợp thêm nhiều module theo chuẩn webpart

Dưới đây là một số chức năng nổi bật được ứng dụng rộng rãi trong hệ thống Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ:

Khả năng phân quyền:

Phân quyền SharePoint rất quan trọng khi sử dụng Lạc Việt-DMS, vì bạn

có thể phân quyền cho từng nhóm người như xem/tra cứu dữ liệu, chỉnh

Trang 13

sửa,… Trang SharePoint có bốn nhóm người dùng bao gồm Owners, Members, Visitors và Viewers như hình bên dưới

1- Mọi người trong nhóm Owners có thể làm được rất nhiều Họ có thể

thiết lập các cài đặt site-wide, cài đặt thư viện, … Họ cũng có thể thêm

và chỉnh sửa tài liệu trong một thư viện

2- Mọi người trong nhóm Members có ít quyền hơn Họ không có

quyền cài đặt, nhưng họ có thể thêm và chỉnh sửa tài liệu trong một thư viện

3- Mọi người trong nhóm Visitors có thể quyền ít hơn Họ chỉ có thể

mở tập tin từ thư viện và copy file read-only Nhưng họ không thể chỉnh sửa tập tin đó và lưu các thay đổi

4- Mọi người trong nhóm Viewers ccó thể làm tương tự như nhóm

Visitors: họ có thể mở các file read only

Khả năng tích hợp:

Dịch vụ nền tảng SharePoint có tính chất ổn định, thỏa mãn mọi khả năng mở rộng cũng như tích hợp các ứng dụng được phát triển theo chuẩn Webpart

Trang 14

Ngoài ra, nền tảng SharePoint tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Access và Outlook, vì thế người dùng có thể tạo và chia sẻ thông tin dễ dàng và thoải mái hơn Microsoft Office càng đem lại lợi ích cho người sử dụng hơn khi nó được tích hợp trong SharePoint

SharePoint là nên tảng cho phép bạn cộng tác và chia sẻ Hầu hết các máy tính cá nhân ở các tổ chức đều sử dụng Microsoft Office

Dưới đây là các tính năng tích hợp:

- Mở, chỉnh sửa và lưu các tài liệu Office trong thư viện tài liệu Quản trị viên SharePoint có thể sử dụng Office trong môi trường SharePoint tương tự như ở máy tính cá nhân

- Mở, chỉnh sửa và lưu tài liệu khi sử dụng công nghệ Office Web Apps Office Web Apps cho phép bạn có thể thao tác tài liệu Office trực tiếp trên trình duyệt

- Tính năng kiểm tra Check in và Check out tài liệu Khi bạn kiểm tra tài liệu lưu trữ trong SharePoint, tài liệu này sẽ bị khóa lại bởi bạn và không ai có thể chỉnh sửa cho đến khi bạn mở nó ra

- Xem và cập nhật thông tin tài liệu như Title and Comment

- Xem và cập nhật các cột liên quan trong SharePoint với các loại nội dung

- Hiển thị thông tin trong SharePoint, gồm có các cột, quản lý các từ khóa, các tag trong tài liệu

- Mở tài liệu, chỉnh sửa từ khóa và tag

- Xem, phục hội và so sánh các phiên bản tài liệu được lưu trữ trong SharePoint

Trang 15

- Bảo vệ tài liệu với tính năng Microsoft Rights Management Services (RMS) Tính năng này cho phép bạn kiểm tra được ai đã đọc hoặc chỉnh sửa tài liệu của bạn Ngoài ra, với những người dùng ẩn danh hoặc khách, tài liệu sẽ được mã hóa

- Thêm chữ kí điện tử với tính năng Microsoft RMS Những người dùng khác không thể xác thực bằng chữ kí lên tài liệu khi nó đã được xác thực bởi một người dùng nào đó

- Hạn chế chỉnh sửa với tính năng Microsoft RMS, cho phép tác giả có thể thiết lập các kiểu hạn chế trên tài liệu Ví dụ, mọi người đều được phép đọc một tài liệu, nhưng chỉ có bạn được phép chỉnh sửa trang đầu tiên Một ví dụ khác là bạn có thể yêu cầu 5 người dùng khách bình luận lên một tài liệu nào đó và cấm tất cả những người còn lại chỉnh sửa nội dung tài liệu đó, bạn hạn chế việc chỉnh sửa đối với mọi người, ngoại trừ bạn và chỉ cho 5 người dùng được phép thêm các bình luận và 5 người này không thể thao tác nào khác được

- Xuất bản tài liệu Word 2010 lên blog trong SharePoint

- Bắt đầu SharePoint workflow với các tài liệu liên quan – chẳng hạn yêu cầu quản lý phê chuẩn để gửi một thông tin liên hệ đến khách hàng

- Cho phép nhiều người thao tác đồng thời trên một tài liệu Office ở thời gian thực Tính năng này chỉ làm việc trên Word, Excel, PowerPoint và OneNote

- Xuất bản các bảng tính Excel trên SharePoint Excel Services để chia

sẻ các workbook hoặc một phần của bảng tính Dữ liệu Excel này sẽ được hiển thị trực tiếp trên SharePoint site và người dùng phải có quyền mới có thể nhập các giá trị và tính toán, đặc biệt là không cần

sử dụng phần mềm Excel 2010

Trang 16

- Chia sẻ tài liệu OneNote trên SharePoint Với việc chia sẻ một sổ ghi chép OneNote trên SharePoint, nhiều người dùng có thể xem và cập nhật các ghi chép Tính năng này được sử dụng trong cuộc họp khi

mà những người dùng ở những nơi khác nhau

- Truy cập và làm việc trên tài liệu ở trạng thái offline với SharePoint Workspace Trước đây, SharePoint Workspace với tên gọi là Groove Với SharePoint Workspace, người dùng có thể thao tác chỉnh sửa, ghi chép tài liệu trên SharePoint ở trạng thái offline, sau khi kết nối trạng thái online lại, những tài liệu này sẽ được tự động đồng bộ hóa lên SharePoint server

- Tạo và làm việc với các biểu mẫu thông minh trong SharePoint, chẳng hạn biểu mẫu chi phí du lịch hoặc biểu mẫu thuế bằng công cụ Microsoft InfoPath Với dịch vụ SharePoint Forms Service, những biểu mẫu này có thể được chuyển đổi sang dạng web, vì thế người dùng không cần phải cài đặt InfoPath vẫn có thể làm việc được với các biểu mẫu

- Tích hợp ứng dụng Microsoft Access trên SharePoint Bạn có thể xây dựng một Access database bao gồm các khóa liên hệ, liên kết và biểu mẫu sau đó xuất bản lên một website cho người dùng sử dụng Tính năng này là phương pháp chia sẻ Microsoft Access tuyệt vời mà không cần cung cấp dữ liệu cũng như cài đặt Microsoft Access đến từng người

- Đồng bộ hóa 2 chiều danh sách liên hệ, lịch làm việc, công việc, hội thảo và tài liệu với Outlook Sự khác nhau giữa khả năng đồng bộ trong SharePoint Workspace và Outlook là sự nhân bản Với Workspace tài liệu được nhân bản sau đó người dùng thao tác còn Outlook thì người dùng thao tác trực tiếp ở tài liệu chính

Trang 17

- Hiển thị trạng thái người dùng SharePoint và các liên kết truyền thông giữa những người dùng này – thông qua IM, mail, các buổi họp trực tuyến, hoặc qua điện thoại – sử dụng Microsoft Communicator, Microsoft Office Commnucation Server (OCS)

- Mở thư viện đa phương tiện trên SharePoint khi thêm các hình ảnh

và video vào PowerPoint và Word

Khả năng quản lý site

- SharePoint cho phép phát triển các trang Web tương thích với các trình duyệt và các chuẩn Web khác nhau rất dễ dàng và thuận tiện Quản trị hệ thống có thể xây dựng website nội bộ riêng cho từng bộ phận, phòng ban hoặc chi nhánh với công cụ Office SharePoint Designer miễn phí của Sharepoint Các mẫu site dựng sẵn được cung cấp nhằm tăng tốc việc tạo, tùy biến, triển khai và quản lý các portal riêng lẻ, các portal lớn trong nội bộ tổ chức, và liên kết với các website có sẵn trên internet

- Ngoài ra, SharePoint còn cung cấp công cụ Site Manager nhằm giúp cán bộ quản trị hệ thống dễ dàng quản lý các site trên hệ thống Site Manager là công cụ nền web hỗ trợ kéo thả phục vụ cho việc duyệt các trang SharePoint, kiểm soát bảo mật truy cập và các chuẩn cảm quan (look and feel) thông thường Site Manager hợp nhất các tác vụ quản trị site cho các portal và website, chứa đựng việc quản lý các phạm vi, các trang, việc lên danh sách, danh sách các trang SharePoint và các thành phần của nó

- SharePoint Server cũng cung cấp những công cụ để tự động tổng hợp nội dung từ các site của nhóm, đăng tải thông tin từ nhiều nguồn khác nhau lên một trung tâm để dễ dàng quản lý hơn.SharePoint Server cũng cung cấp những công cụ để tự động tổng hợp nội dung từ các

Trang 18

site của nhóm, đăng tải thông tin từ nhiều nguồn khác nhau lên một trung tâm để dễ dàng quản lý hơn

Khả năng tích hợp hệ thống người dùng

SharePoint có khả năng tích hợp hệ thống người dùng trong các hệ thống LDAP phổ biến: AD, Open LDAP,… nhằm đáp ứng yêu cầu:

- Đăng nhập một lần: cho phép người sử dụng chỉ cần đăng nhập một lần, sau đó truy cập và sử dụng tất cả các dịch vụ/nghiệp vụ

đã và sẽ đăng ký/cấp phép trên cổng thông tin

- Quản lý người sử dụng: cho phép quản trị người sử dụng dựa trên tiêu chuẩn LDAP để phân quyền sử dụng theo vai trò thống nhất

và xuyên suốt toàn bộ hệ thống

- Đồng bộ dữ liệu người dùng giữa CSDL người dùng portal và CSDL người dùng trong LDAP khi có thay đổi thông tin người dùng ở mỗi bên

4.2 Giải pháp lưu trữ

Hệ thống Sharepoint được thiết kế và triển khai theo mô hình Server Farm, mỗi server farm sẽ chịu trách nhiệm làm những nhiệm vụ khác nhau để tối ưu hóa khả năng phục vụ người dùng Với quy mô và nhu cầu triển khai của đơn vị, Lạc Việt đề xuất triển khai mô hình Farm Server đảm bảo khả năng lượng dữ liệu và người dùng lớn, đảm bảo hiệu năng hệ thống khi người dùng tăng trong tương lai Hệ thống server Farm sẽ gồm 3 máy chủ cơ cở dữ liệu, là trung tâm lưu trữ toàn bộ dữ liệu của hệ thống thông tin của Hệ thống quản lý

hồ sơ lưu trữ Dữ liệu được lưu trữ trên 1 máy chủ và tự động backup theo thời gian thực lên một máy chủ dự phòng (Mirror Server), trong trường hợp

có sự cố với máy chủ CSDL chính, máy chủ dự phòng sẽ được sử dụng thay thế vai trò của máy chủ chính giúp hệ thống có thể vận hành liên tục Hệ thống hỗ trợ phân tải (Load Balance) và cấu hình Clustering

Trang 19

Trong tương lai, khi mở rộng quy mô của hệ thống, mỗi phòng ban, chi nhánh cần triển khai một server farm liên kết với hệ thống hiện tại để phục vụ công tác chuyên môn nội bộ và cung cấp nhiều ứng dụng hơn Ngoài ra, có thể

mở rộng hệ thống, chia nhỏ vai trò cho từng máy chủ để chia tải nhằm tối ưu khả năng cung cấp dịch vụ

4.3 Giải pháp an toàn dữ liệu

4.3.1 An ninh bảo mật cấp mạng

Hệ thống mặc định sử dụng giao thức chứng thực Kerberos để xác thực người dùng truy cập vào hệ thống, người dùng có thể cấu hình hệ thống sử dụng các giao thức chứng thực khác như NTLM hay một hệ thống chứng thực khác

 Thiết bị dự phòng: bao gồm các công nghệ RAID, clustering cho hệ thống máy tính

Trang 20

 Ngoài ra còn cần dự phòng cho các thiết bị mạng, UPS hay thậm chí cả đường truyền cũng phải được đảm bảo

 Hệ thống có chức năng sao lưu định kỳ theo lịch đặt sẵn của người quản trị hệ thống

 Hệ thống backup hỗ trợ các loại media khác nhau như: tape-backup,

Người quản trị cũng có thể lựa chọn backup từng thành phần trong Server Farm như chỉ backup dữ liệu thông tin, hay dữ liệu cấu hình,… linh động phù hợp với nhu cầu thực tế hoạt động

Với khả năng cho phép thực hiện backup hệ thống linh hoạt, người quản trị có thể thiết lập các chiến lược backup định kỳ hiểu quả và an toàn nhất cho

hệ thống thông tin của mình

Trang 21

5 GIẢI PHÁP LẠC VIỆT DMS

5.1 Mô hình chức năng

Hình: Kiến trúc giải pháp

Kiến trúc tổng thể của Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ gồm các tầng như sau:

 Tầng dữ liệu: là nền tảng của toàn bộ hệ thống thông tin: gồm cơ sở dữ

liệu người dùng chung từ hệ thống LDAP, cơ sở dữ liệu hệ thống portal

và cơ sở dữ liệu ứng dụng

Tất cả hệ thống thông tin được lưu trữ trong khu vực này, thông tin được kết xuất từ các nguồn dữ liệu (được quản lý với nhiều loại hệ quản trị khác nhau như: ORACLE, DB2, MS SQL ) của các ứng dụng nghiệp vụ khác nhau một cách tự động lên cổng thông tin theo các hình thức như: kết xuất thông tin trực tiếp từ CSDL nguồn hoặc thông qua các web-service nghiệp vụ Song song các hình thực kết xuất đó hệ thống còn có thể kết xuất dữ liệu thống qua các kênh trao đổi thông tin theo chuẩn tích hợp khác

Trang 22

 Tầng Portal lõi cung cấp hầu hết các dịch vụ cho tầng ứng dụng như:

o Quản lý người dùng và cá nhân hóa:

 Thiết lập các thông tin khác nhau cho các đối tượng khác nhau theo các yêu cầu khác nhau của người sử dụng

 Người sử dụng có khả năng thay đổi màu sắc, giao diện nền, phông chữ hoặc chọn một mẫu hiển thị có sẵn Việc tùy biến phụ thuộc hoàn toàn về phía người sử dụng

 Cho phép xây dựng một cách tự động các quy trình nghiệp vụ

sẽ triển khai trên Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ

Trang 23

 Cung cấp các giao diện tích hợp thông tin quy trình vào các phân hệ ứng dụng

o Công cụ quản trị tổng thể portal

 Quản trị cổng

 Quản trị kênh thông tin

 Quản trị các trang

 Quản trị các module chức năng

 Quản trị các mẫu giao diện

 Quản trị các mẫu hiển thị nội dung

 Quản trị ngôn ngữ

 Quản trị các quy trình và luồng kiểm duyệt các nội dung thông tin

 Thiết lập và quản trị danh sách danh mục nội dung thông tin

 Thiết lập và quản trị các loại menu

Hệ thống Lõi được cài đặt duy nhất tại máy chủ đóng vai trò Server cổng thông tin, các máy khác không cần cài đặt chương trình ứng dụng chỉ cần trình duyệt để truy cập

Khi có nhu cầu nâng cấp mở rộng hệ thống , có thể triển khai thêm nhiều máy chủ server Front end làm nhiệm vụ phân tải và backup cho

hệ thống Server portal chính, điều này cần thiết để đảm bảo hệ thống có thể cùng lúc đáp ứng được nhiều yêu cầu thông tin từ người dùng

Hệ thống quản lý hệ thống người dùng dùng chung LDAP: hệ

thống này ngoài việc giúp định danh người dùng trên cổng thông tin mà còn cung cấp khả năng mở rộng ra các hệ thống thông tin khác như email, file server, một cách có hệ thống và nhất quán

Trang 24

hệ: Lập kế hoach, Bảo quản và chỉnh lý, Báo cáo – thống kê, Khai thác, Quản trị hệ thống Trong tài liệu này sẽ tập trung trình bày 4 phân hệ: Bảo quản và chỉnh lý, Báo cáo – thống kê, Khai thác, Quản trị hệ thống Phân hệ Lập kế hoạch sẽ được trình bày ở giải pháp của phiên bản nâng cao

Phân hệ Bảo quản và Chỉnh lý: bao gồm các chức năng phục vụ

công tác tổ chức kho dữ liệu, công tác phân loại dữ liệu và công tác chỉnh

lý hồ sơ lưu trữ Phân hệ còn cung cấp công cụ giúp chuyển toàn bộ dữ liệu đã được chỉnh lý bởi hệ thống bên ngoài vào hệ thống bằng file excel, giúp cán bộ thủ thư nhập liệu nhanh chóng và thuận tiện

Phân hệ Báo cáo – Thống kê: bao gồm các loại báo cáo, thống kê

theo từng loại sau: Báo cáo hồ sơ hết giá trị, Hồ sơ nộp lưu trữ, Diện tích kho bảo quản, Thống kê truy cập, Thống kê khai thác

Phân hệ Khai thác: bao gồm các chức năng phục vụ cho bạn

đọc/cán bộ các bộ phận, phòng ban của cơ quan có thể khai thác kho lưu trữ phục vụ việc xử lý công việc hàng ngày Phân hệ bao gồm các chức năng chính sau: Tìm kiếm, Đăng ký mượn, Phê duyệt Yêu cầu, Hoàn trả

hồ sơ, Gia hạn sử dụng, Hồ sơ cá nhân, Bàn giao hồ sơ

Phân hệ Quản trị hệ thống: bao gồm các chức năng giúp cán bộ

quản trị hệ thống phần mềm thiết lập các tham số hệ thống, thiết lập các danh mục dùng chung, quản lý và phân quyền người dùng, chính sách mượn trả,…

Ứng dụng được phát triển trên nền Web nên toàn bộ các phân hệ phần mềm được truy cập qua các trình duyệt web (Internet Explorer, Firefox, Chrome,…) Với kiến trúc này, tất cả các ứng dụng nghiệp vụ sẽ hoạt động trong môi trường máy chủ ứng dụng (Application Server), không cần thiết phải cài đặt thêm bất cứ phần mềm nào tại các máy trạm làm việc

Trang 25

Cách hiện thực này sẽ giảm thiểu các nguy cơ khi triển khai hệ thống, giảm thiểu áp lực cho quản trị viên hệ thống Việc triển khai thêm các máy trạm mới không tốn nhiều thời gian, quản trị hệ thống chi cần cấp phát thêm tài khoản truy cập hệ thống, phân quyền truy cập vào chức năng tương ứng với nghiệp vụ của nhân viên mới

5.2 Mô hình triển khai

Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ được cài đặt trên hệ thống máy chủ tại Trung tâm dữ liệu của đơn vị Các phòng ban, cán bộ quản lý kho tham gia sử dụng hệ thống thông qua hệ thống mạng nội bộ Thư viện hoặc qua môi trường Internet

Các đơn vị thành viên sẽ cử nhân sự tham gia như một phần của hệ thống điều hành đặt tại Trung tâm dữ liệu Việc đào tạo, triển khai hệ thống được tiến hành tập trung tại Văn phòng đơn vị

Mô hình triển khai như sau:

Trang 26

Hình: Mô hình triển khai tổng thể

5.3 Mô hình vật lý của hệ thống

Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ được xây dựng trên nền tảng công nghệ SharePoint Portal của hãng Microsoft, ứng dụng các công nghệ ảo hoá nhằm tối ưu hoá năng suất hoạt động của hệ thống và khả năng mở rộng hệ thống trong tương lai

Kiến trúc của Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ hỗ trợ cơ chế xử lý phân luồng, mô hình dữ liệu phân tán, cấu hình dự phòng,… đảm bảo tính sẵn sàng cao Hệ thống hỗ trợ cơ chế Farm Server đảm bảo khả năng lượng dữ liệu và người dùng tăng trong tương lai

Trang 27

Hệ thống có khả năng cấu hình đa lớp, hỗ trợ phân tải và cấu hình cluster đối với các thành phần như máy chủ Web, máy chủ CSDL Cụ thể, hệ thống được thiết kế theo kiến trúc vật lý bên dưới:

Hình: Mô hình vật lý

Giải thích mô hình:

- Hệ thống hạ tầng mạng được chia làm ba vùng: Internet, DMZ, Intranet

 Khối mạng Intranet là nơi chứa các dữ liệu và các hệ thống thông tin của đơn vị (data center), các ứng dụng nghiệp vụ được triển khai trên vùng mạng này Các thông tin được tổng hợp lên server Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ

 Một bản copy của dữ liệu được chuyển đến máy chủ Front end trên

vùng mạng DMZ trước khi thông tin được chuyển ra bên ngoài (vùng mạng internet) thông qua hệ thống bảo firewall, vùng mạng này được thiết kế nhằm năng khả năng bảo mật của hệ thống

Trang 28

Kết hợp với mô hình kiến trúc tổng thể hệ thống thông tin, có thể hình dung phần mềm ứng dụng gồm các thành phần chính như sau:

- Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ được cài đặt duy nhất tại máy chủ đóng vai trò Server ứng dụng, các máy khác không cần cài đặt chương trình ứng dụng chỉ cần trình duyệt Internet Explorer để truy cập

- Khi có nhu cầu nâng cấp mở rộng hệ thống, có thể triển khai thêm nhiều máy chủ server Front end làm nhiệm vụ phân tải và backup cho hệ thống Server portal chính, điều này cần thiết để đảm bảo hệ thống có thể cùng lúc đáp ứng được nhiều yêu cầu thông tin từ người dùng

- Hệ thống quản lý hệ thống người dùng dùng chung LDAP, hệ thống này ngoài việc giúp định danh người dùng trên cổng thông tin mà còn cung cấp khả năng mở rộng ra các hệ thống thông tin khác như email, file server, một cách có hệ thống và nhất quán

- Máy chủ cơ sở dữ liệu, là trung tâm lưu trữ toàn bộ dữ liệu của hệ thống thông tin của công Dữ liệu được lưu trữ trên 1 server và tự động backup theo định kỳ lên một server dự phòng (Mirror Server), trong trường hợp có

sự cố với server csdl chính, server dự phòng sẽ được sử dụng thay thế vai trò của server chính giúp hệ thống có thể vận hành liên tục

5.4 Đặc điểm nổi bật của hệ thống

5.4.1 Đáp ứng các quy định về văn thư lưu trữ

Phần mềm đáp ứng đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ, công nghệ trong lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ, pháp lệnh lưu trữ Quốc gia Đặc biệt là tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành

Đáp ứng các quy định tại Nghị định 1112004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một

số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia

Trang 29

5.4.2 Phát sinh số và ký hiệu hồ sơ tự động

Ký hiệu hồ sơ được phát sinh dựa trên nguyên tắc khoa học thống nhất, ngắn gọn, dễ nhớ, phù hợp với thực tế và đặc biệt là không trùng lắp

Số và ký hiệu hồ sơ gồm 4 thành phần:

1: Ký hiệu viết tắt của danh mục hồ sơ (loại hồ sơ) 2: Số thứ tự trong danh mục hồ sơ (thứ tự trong loại hồ sơ) 3: Năm lập hồ sơ

4: Ký hiệu viết tắt của đơn vị

Ví dụ: 01-02-2012-DBP: Hồ sơ hành chính văn thư Hồ sơ số 1 năm 2010 của chi nhánh Điện Biên Phủ: 01.01-01-2012-HN

5.4.3 Khả năng tìm kiếm

Hệ thống cung cấp nhiều tiêu chí tìm kiếm như: Tìm kiếm cơ bản, nâng cao, tìm kiếm toàn văn, theo kho lưu trữ, Cung cấp nhanh chóng

và chính xác đầy đủ thông tin về hồ sơ lưu trữ

5.4.4 Khả năng khai thác

Cung cấp các công cụ giúp các cán bộ có thể tra cứu, đăng ký sử dụng trực tuyến trên mạng thay vì phải đến trực tiếp Bộ phận lưu trữ/quản lý kho để thực hiện các thủ tục mượn hồ sơ

Khả năng khai thác tài nguyên thông tin số triệt để mọi lúc, mọi nơi thông qua môi trường web, hỗ trợ người dùng đọc tài liệu online các định dạng tập tin như PDF, Word, Excel, Powerpoint

Khả năng tùy biến, linh hoạt trong việc cấu hình chính sách, dịch

vụ của kho lưu trữ; tạo lập và trích xuất các mẫu báo cáo theo đặc thù riêng của cơ quan/đơn vị

Trang 30

5.4.5 Khả năng thiết lập dữ liệu đầu kỳ

Cung cấp công cụ chuyển dữ liệu từ file Excel – là kết quả chỉnh lý

từ các hệ thống bên ngoài vào hệ thống, giúp cán bộ thủ thư dễ dàng nhập liệu với khối lượng dữ liệu lớn

5.4.6 Khả năng tích hợp và mở rộng

Khả năng quản lý tập trung, tích hợp và mở rộng hệ thống không hạn chế trong tương lai được thực hiện dễ dàng và an toàn với sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại, tiến tiến như: Công nghệ Cloud Computing, Web Silverlight, Web Sharepoint trong phát triển phần mềm

Khả năng tích hợp dễ dàng và an toàn với các thiết bị chuyên dụng như: Máy scan, máy đọc barcode,…

5.4.7 Khả năng đăng nhập một lần (Single Sign On - SSO)

Tính năng đăng nhập một lần cho phép người dùng không phải lặp lại các thao tác đăng nhập mỗi khi sử dụng một dịch vụ khác giúp tiết kiệm thời gian và tạo cảm giác thoải mái nhất đối với người dùng

Hệ thống có khả năng tích hợp hệ thống người dùng trong các hệ thống LDAP phổ biến: AD, Open LDAP,… nhằm cung cấp dịch vụ đăng nhập 1 lần cho mọi ứng dụng phát triển trên nền tảng Sharepoint portal

Người dùng chỉ cần đăng nhập một lần vào hệ thống sau đó sử dụng tất cả các phân hệ phần mềm theo phân quyền mà không cần đăng nhập lại khi chuyển sang phân hệ khác

5.4.8 Quản trị & phân quyền người dùng

Hệ thống có khả năng tích hợp hệ thống người dùng từ AD, LDAP

và sử dụng phương pháp phân quyền dựa trên vai trò người dùng based security)

(Role-Việc phân quyền truy cập các hồ sơ, tài liệu số được thiết lập bằng

cơ chế cấp độ Mỗi người dùng, nhóm người dùng sẽ được gán với mỗi

Trang 31

cấp độ (level) Mỗi cấp độ sẽ có quyền truy cập đến các cấp tài liệu khác nhau

5.5 Danh sách các chức năng cơ bản của hệ thống

Phân hệ Bảo quản và Chỉnh lý

của kho lưu trữ hiện có

Mỗi kho lưu trữ có thể thuộc một kho cha khác và được phân loại thành các loại kho khác nhau như: Kho chuyên dụng, kho tạm,…

Mỗi kho chứa nhiều kệ Mỗi kệ có thể chứa nhiều hộp hồ sơ Kệ có thuộc tính sức chứa giúp xác định

bộ tạo hồ sơ có thể in ngay phiếu tin (dạng mục lục của hồ sơ)

trữ

theo chuẩn của phần mềm: chứa các trường (cột) thông tin theo đúng yêu cầu của phần mềm

loại, nhận dạng và mượn/trả

Trang 32

hồ sơ

Khai thác

đăng ký sử dụng tài

liệu

Tất cả; Trong hạn; Quá hạn

Đã duyệt; Chờ duyệt; Hủy duyệt

thực hiện thủ tục hoàn trả

trong chính sách mượn trả hoặc được Thu thư đặc cách gia hạn

hiện thủ tục bàn giao các hồ sơ, tài liệu cho người khai thác

nhập và cho phép thay đổi mật khẩu

Báo cáo – Thống kê

Trang 33

- Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng

- Tổng số tài liệu được sao chụp

- Số tài liệu được sao y/sao lục/trích sao

Trang 34

5.6 Các vai trò tham gia vào hệ thống

5.6.1 Lãnh đạo cơ quan

- Chỉ đạo việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của toàn cơ quan

- Phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt các văn bản liên quan đến công tác lưu trữ tại cơ quan

- Phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt đề nghị khai thác hồ sơ, tài liệu ở cấp mật (cấp cao nhất)

5.6.2 Lãnh đạo đơn vị

- Chỉ đạo và chỉ đạo công tác lưu trữ tại phạm vi đơn vị mình phụ trách

- Phê duyệt danh mục hồ sơ hàng năm (danh mục loại hồ sơ) của đơn vị mình quản lý

5.6.3 Trưởng phòng Hành chính/Văn phòng

- Chỉ đạo và chỉ đạo công tác lưu trữ tại phạm vi đơn vị mình phụ trách

- Phê duyệt hoặc ủy quyền phê duyệt đề nghị khai thác hồ sơ, tài liệu ở cấp thông thường

Trang 35

- Đề xuất Ban lãnh đạo cơ quan và tổ chức việc soạn thảo ban hành mới hoặc chỉnh sửa các quy định, quy trình, hướng dẫn liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ

- Phụ trách công tác đào tạo nghiệp vụ lưu trữ cho các đơn vị khác

5.6.4 Trường bộ phận VTLT

- Trực tiếp giám sát và đảm bảo an toàn, hiệu quả cho hoạt động lưu trữ, khai thác kho hồ sơ

- Lên danh mục loại hồ sơ lưu trữ hàng năm ch cơ quan

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ đến hạng nộp lưu trữ

- Tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

5.6.5 Nhân viên lưu trữ

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu

- Thực hiện công tác bàn giao hồ sơ đã được phê duyệt mượn

- Thực hiện công tác thu thập hồ sơ đã mượn qua việc bàn giao hồ sơ của người mượn

- Kiểm kê các tài liệu hết giá trị lưu trữ

5.6.6 Cán bộ, nhân viên cơ quan

- Lập hồ sơ lưu trữ được giao theo trình tự giải quyết công việc; Bảo quản các hồ sơ trong thời hạn đã được xác định

- Đăng ký khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ đã được nộp kho

- Hoàn trả các hồ sơ đã mượn đúng thời hạn hoặc gia hạn thời gian sử dụng trong phạm vi chính sách lưu trữ của cơ quan

Trang 36

5.7 Mô tả chức năng các phân hệ

5.7.1 Quản lý kho lưu trữ

Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo kho Mỗi kho lưu trữ có thể thuộc một kho cha khác và được phân loại thành các loại kho khác nhau như: Kho chuyên dụng, kho tạm,… Mỗi loại kho sẽ có quy định về diện tích khác nhau

Bộ phận Quản trị có thể điều chỉnh danh sách loại kho này theo thực tế

vận hành, tham khảo thêm tại mục 5.7.29 Quản lý loại kho

Mỗi kho lưu trữ sẽ được phân quyền cho một hoặc 1 nhóm người dùng làm vai trò quản trị Nhân viên quản trị này có thể hiệu chỉnh thông tin kho lưu trữ, điều chỉnh danh mục kệ và hộp của kho

Bộ phận quản trị phần mềm có thể thêm, xóa, kho lưu trữ Hiệu chỉnh các thuộc tính của kho lưu trữ hiện có

Chức năng quản trị Kho: hiển thị danh sách các kho theo dạng mô hình cây, giúp cán bộ quản trị dễ dàng tổ chức hệ thống kho cấp cha – con

Trang 37

5.7.2 Quản lý kệ trong mỗi kho lưu trữ

Mỗi kho chứa nhiều kệ Mỗi kệ có thể chứa nhiều hộp hồ sơ Các kệ trong kho lưu trữ được phân thành nhiều loại khác nhau nhằm tạo sự thuận tiện trong việc tổ chức lưu trữ cũng như tìm kiếm hồ sơ

Mỗi kệ được đánh mã ký hiệu, khi tạo mới kệ, hệ thống tự động phát sinh mã số này dựa vào mẫu (format) đã được định nghĩa trước

Mỗi kệ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hộp trong kệ Dựa vào thuộc tính này, hệ thống tính toán số lượng hộp còn có thể chứa của kệ nhằm giúp nhân viên quản lý kho xác định được ngay sức chứa còn lại của kệ trên phần mềm mà không cần đến trực tiếp kiểm tra kệ

Trang 38

Module quản lý kệ cung cấp các chức năng: thêm, xóa Kệ trong kho Hiệu chỉnh các thuộc tính của kệ hiện có

Trang 39

5.7.3 Quản lý hộp hồ sơ

Mỗi kệ hồ sơ chứa nhiều hộp hồ sơ Mỗi hộp hồ sơ chứa nhiều hồ sơ Các hộp trong kệ lưu trữ được đánh mã ký hiệu, khi tạo mới hộp hồ sơ, hệ thống tự động phát sinh mã số này dựa vào mẫu (format) đã được định nghĩa trước

Mỗi hộp hồ sơ có thuộc tính sức chứa giúp xác định số lượng hồ sơ trong hộp Dựa vào thuộc tính này, hệ thống tính toán số lượng hồ sơ còn có thể chứa của hộp và trạng thái (Còn trống, đã đầy) nhằm giúp nhân viên quản lý kho xác định được ngay sức chứa còn lại của hộp hồ sơ trên phần mềm mà không cần đến trực tiếp

Module quản lý hộp hồ sơ cung cấp các chức năng: Thêm, xóa hộp hồ sơ trong kệ Hiệu chỉnh các thuộc tính của hộp hiện có

Định dạng
Số trang	78
Dung lượng	2,41 MB