Đề tài quản lý khách sạn khách sạn khảo sát là 1 khách sạn tiêu chuẩn 4 sao , đặt tại thành phố hồ chí minh

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 1/ Mô tả đề tài: 1.1 Mô tả thực tế Khách sạn Khảo sát khách sạn tiêu chuẩn , đặt thành phố Hồ Chí Minh Qui mơ khách sạn có 100 phịng ngủ phịng Suite chia làm kiểu phòng gồm :  Excutive Deluxe Rooms (loại phịng đơn, phịng đơi)  Deluxe Rooms (loại phịng đơn, phịng đơi)  Superior Rooms (loại phịng đơn, phịng đơi) Tất phịng trang bị ,tùy thuộc vào loại phòng, thiết bị : máy điều hịa , truyền hình cáp , truyền hình vệ tinh , mini-bar , bàn làm việc , điện thoại , Internet … Ngoài khách sạn phục vụ dịch vụ : đưa đón sân bay , cho thuê xe, karaoke , giặt ủi, thư tín , trao đổi ngoại tệ… Hiện khách sạn chưa có chương trình chun quản lý việc đặt phịng tóan Nhân viên khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phịng, đăng ký, trả phịng khách hàng.Chính gặp phải số khó khăn sau:  Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phịng thời gian  Khó kiểm tra phịng hư, kiểm sốt trạng thái phịng ( phịng trống , phịng sử dụng )  Khó việc quản lý thơng tin khách hàng, thơng tin hố đơn, thơng tin phiếu đăng ký phịng, đăng ký dịch vụ… Vì lý , ban lãnh đạo khách sạn u cầu phải có chương trình nhỏ đặt phận kinh doanh khách sạn có khả quản lý thông tin khách hàng , thơng tin đặt phịng, nhận phịng , trả phịng , báo cáo , quản lý danh mục phòng… Giám đốc điều hành Bộ phận kinh doanh Bộ phận tiếp tân Bộ phận nhân Bộ phận kế toán Tạp vụ Bộ phận dịch vụ Bộ phận giải trí Dịch vụ ăn uống Kế toán Dịch vụ thể thao Mơ Hình tổ chức Khách Sạn Bảo vệ 1.2 Đặc tả u cầu cho chương trình Mơ tả quy trình thực chương trình: + Khách hàng có nhu cầu khách sạn gọi điện để đặt phịng trước Nhân viên sử dụng chương trình để ghi nhận thơng tin đặt phịng vào phiếu đăng ký : thơng tin khách hàng, số phịng đặt, loại phòng, kiểu phòng, ngày đến nhận phòng… Khách hàng đặt phịng lúc đến Nhận thơng tin đặt phịng, nhân viên kiểm tra tình trạng phịng để đưa thơng báo cho việc đặt phòng khách hàng + Khi khách hàng đến nhận phòng, nhân viên cập nhật thêm thông tin khác vào phiếu đăng ký như: ngày đến, số lượng trẻ em, số lượng người lớn, phương thức toán, số tiền trả trước, dịch vụ khách hàng đăng ký dịch vụ… Đồng thời, nhân viên tạo khách hàng sở liệu Khách hàng xem thơng tin phòng: kiểu phòng, loại phòng, giá phòng, trang bị phịng…, xem thơng tin dịch vụ: tên dịch vụ, giá dịch vụ… để đăng ký + Khi khách hàng trả phòng, nhân viên dựa vào phiếu đăng ký, tính số tiền chi phí phải trả (tiền phòng, tiền dịch vụ, tiền thuế VAT) xuất phiếu toán cho khách hàng + Đối với số khách hàng yêu cầu xuất hoá đơn đỏ, nhân viên nhận thông tin từ khách hàng: tên khai thuế, mã số khai thuế, địa khai thuế kiểm tra tính hợp lệ thơng tin để xuất hoá đơn theo yêu cầu khách hàng Những yêu cầu hệ thống chia làm phần : Nhập :  Thông tin khách hàng (họ tên khách hàng, giới tính, quốc tịch, số điện thoại, địa chỉ, CMND hộ chiếu, email…)  Thông tin đặt phòng ( ngày đến , ngày , số người lớn , số trẻ em ,số lượng phòng , loại phòng , kiểu phòng, giá phòng , dịch vụ , ghi chú…)  Kiểu Phòng (Excutive Deluxe, Deluxe, Superior)  Phịng loại ( phịng đơn ,phịng đơi )  Giá trang thiết bị phòng  Thông tin khách sạn ( để hiển thị lên phần phiếu đăng ký, phiếu tốn, hố đơn…)  Thơng tin người quản trị , thông tin người dùng Xuất :  Phiếu đăng ký phịng  Hiển thị thơng tin phịng trống  Tình trạng phịng ( kiểu , loại giá phòng )  Danh sách giá dịch vụ có  Hiển thị danh sách khách hàng đặt phòng trước ,danh sách khách hàng sử dụng phịng Xử lý :  Tự động tính tổng số tiền:tiền phịng ,thuế , phí dịch vụ … Điều khiển :  Hệ thống có giao diện thân thiện dễ sử dụng  Hệ thống phân quyền người sử dụng Những lợi ích hệ thống Chất lượng dịch vụ cải thiện:  Khách hàng phục vụ nhanh  Chất lượng dịch vụ cải thiện  Hóa đơn tính cách xác Sự thi hành tốt hơn:  Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng  Dễ tìm kiếm thơng tin khách hàng  Sự thay đổi trạng thái phịng kiểm sốt Nhiều thơng tin hơn:  Cung cấp nhiều thơng tin trạng thái phịng , giá phịng  Cung cấp nhiều thơng tin dịch vụ Điều khiển mạnh hơn:  Các lỗi nhập liệu bị loại bỏ  Bảo mật cao Giảm giá thành :  Số lượng nhân viên tiếp tân giàm , giúp giảm chi phí  Chi phí lọai giấy tờ , thủ tục lạoi bỏ Các phần mềm dùng để phát triển:  Microsoft Visual Studio 2005 (C#)- Viết source code  Microsoft SQL Server 2000 - Dùng để thiết kế liệu  Microsoft Word 2003 - Dùng để viết báo cáo  Microsoft Visio- Dùng dể vẽ ERD, DFD 1.3 Mô tả quy trình làm việc khách sạn: Đặt phịng Thơng tin đăng ký Thông tin kiểm tra Kết Nhận phòng Lấy phòng Phòng đầy Ngày đến Trả phòng Sử dụng dịch vụ In phiếu tốn Thơng tin trả phịng Phí dịch vụ Tiền phải trả Phí 1.4 Một số mẫu đơn: a) Mẫu đơn Booking b) Mẫu đơn Customer Payment Report b) Mẫu đơn Checked In Guests Report