Hotline 0973452082 Handbook QUẢN TRỊ ĐÀO TẠO 2 “Hiện nay, rất nhiều công ty, đặc biệt là các Doanh nghiệp SMEs chưa có quy chế đào tạo bài bản, gây nhiều khó khăn cho công tác đào tạo của Doanh nghiệp[.]
Hotline: 0973452082 Handbook QUẢN TRỊ ĐÀO TẠO “Hiện nay, nhiều công ty, đặc biệt Doanh nghiệp SMEs chưa có quy chế đào tạo bản, gây nhiều khó khăn cho cơng tác đào tạo Doanh nghiệp Hơn nữa, hàng ngày bạn làm Nhân phải vật lộn với việc xây dựng forms biểu mẫu đào tạo Nhằm hỗ trợ phận Nhân tối ưu hiệu đào tạo, Học viện Quản trị Academy thân gửi bạn Handbook “Quản trị đào tạo” Cuốn sổ tay tập hợp kinh nghiệm kiến thức quý báu đến từ chuyên gia hàng đầu HRD Academy, hi vọng giúp bạn giải công việc cách dễ dàng, nhanh chóng hiệu quả.” MỤC LỤC Mục đích Phạm vi áp dụng Tài liệu liên quan 4 Định nghĩa – Thuật ngữ - Viết tắt Nội dung 5.1 Lưu đồ 5.2 Diễn giải: 5.2.1 Thu thập nhu cầu đào tạo 5.2.2 Xác định nhu cầu đào tạo 5.2.3 Lập kế hoạch đào tạo tổng hợp hàng năm/quý – xét duyệt 5.2.4 Tổ chức thực chương trình đào tạo: 5.2.5 Đánh giá hiệu công tác đào tạo: 5.2.6 Cập nhật hồ sơ: 11 Hồ sơ 12 Phụ lục 1: Các quy định chung 13 7.1 Quy định hình thức đào tạo 13 7.2 Phương thức tổ chức 14 7.3 Chính sách quy định trường hợp tài trợ học phí Cao học, Tiến sĩ chi phí nghiên cứu đề án cấp Công ty 15 Phụ lục 2: Quy định thời gian cam kết phục vụ công ty mức độ bồi thường chi phí 16 8.1 Quy định thời gian cam kết phục vụ công ty 16 8.2 10 Mức độ bồi hồn chi phí vi phạm cam kết 17 Phụ lục: Các biểu mẫu 19 Phụ lục “Báo cáo tổng hợp đào tạo” 19 Mục đích Đảm bảo đội ngũ nhân viên ln đào tạo để có đủ lực thực công việc nhiệm vụ giao Phạm vi áp dụng Tất Nhân viên Công ty Tài liệu liên quan - Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Sổ tay chất lượng công ty - Luật lao động hành văn hướng dẫn liên quan - Sổ tay nhân viên Định nghĩa – Thuật ngữ - Viết tắt HCNS: Hành chánh Nhân NV: Nhân viên ĐT: Đào tạo Nội dung 5.1 Lưu đồ TRÁCH NHIỆM LƯU ĐỒ MÔ TẢ BẮT ĐẦU Phịng ban có nhu cầu đào tạo Thu thập nhu cầu đào tạo Trưởng BP Nhân Tổng Giám Đốc Xác định nhu cầu đào tạo Giám đốc đơn vị Trưởng BP NS Nhân viên phụ trách đào tạo 5.2.1 F-S03-01 F-S03-02 5.2.2 F-S03-01 Lập kế hoạch ĐT quýnăm 5.2.3 F-S03-01 Chưa đạt Tổng Giám đốc 5.2.4 Xét duyệt Đạt Tổng Giám đốc Trưởng BP NS Giám đốc đơn vị Nhân viên phụ trách ĐT Thực đào tạo 5.2.5 F-S03-05 Chưa đạt Tổng Giám đốc Trưởng BP NS Giám đốc đơn vị Nhân viên phụ trách đào tạo 5.2.6 F-S03-06 F-S03-07 Đánh giá Đạt Cập nhật hồ sơ Hồn trả học phí 5.2.7 F-S03-08 5.2 Diễn giải: 5.2.1 Thu thập nhu cầu đào tạo 5.2.1.1 Các quy định chung Vui lòng xem phụ lục 5.2.1.2 Lập kế hoạch đào tạo a) Kế hoạch đào tạo phòng ban, đơn vị thực hiện: Kế hoạch năm : Vào tháng 11 năm, Giám đốc đơn vị Công ty phải xác định nhu cầu đào tạo cho năm vào: Mục tiêu đơn vị Bảng đánh giá thành tích theo định kỳ Tỷ lệ khiếu nại khách hàng chất lượng công việc nhân viên Kết hoạt động, đào tạo năm trước Sau đó, Giám đốc đơn vị phải lập “Kế hoạch đào tạo quý / năm “mã hiệu F-S03-01 (việc đào tạo áp dụng nhân viên ký hợp đồng lao động), sau gửi phòng NS để Trưởng BP NS xem xét Kế hoạch quý: Trong trường hợp có thay đổi bổ sung yêu cầu đào tạo so với kế hoạch năm duyệt, Giám Đốc đơn vị phải lập kế hoạch bổ sung nhu cầu đào tạo vào cuối quý – Mã hiệu F-S03-01, gửi Phòng NS chậm vào ngày tháng thứ hàng quý b) Nhu cầu đào tạo theo nguyện vọng theo yêu cầu đột xuất: Khi có yêu cầu đào tạo đột xuất theo nguyện vọng CB-CNV phục vụ cho công tác, Giám Đốc đơn vị phải nêu rõ lý nhu cầu đào tạo, mục tiêu, nội dung đào tạo cho cá nhân vào “Phiếu đăng ký đào tạo cá nhân” mã hiệu F-S03-02 gởi Phòng NS chuyển Giám Đốc NS xem xét trình Tổng Giám đốc phê duyệt 5.2.2 tạo Xác định nhu cầu đào Vào ngày 20 tháng 11 năm, nhân viên phụ trách đào tạo phải thu thập đầy đủ bảng kế hoạch đào tạo phòng/ban, đơn vị, lập bảng tổng hợp chuyển cho Trưởng Bộ Phận Nhân Sau nhận bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo đột xuất, Trưởng Bộ Phận Nhân xem xét, đối chiếu liệu thẩm định nhu cầu dựa yếu tố sau: Nhu cầu phù hợp với mục tiêu chiến lược kế hoạch kinh doanh hàng năm tình hình thực tế Cơng ty Kết công việc Công ty quan tâm thể yếu mặt kỹ cần phải hồn thiện Phân cơng nhiệm vụ mới, thay đổi/nâng bậc chức vụ Nâng cao, cập nhật trình độ hàng năm Tái huấn luyện cho nhân viên đảm nhận quy trình đặc biệt Đào tạo đột xuất do: - Dự án sản phẩm - Bổ sung nhân - Theo yêu cầu Tổng Giám Đốc Công ty 5.2.3 Lập kế hoạch đào tạo tổng hợp hàng năm/quý – xét duyệt a) Kế hoạch năm: Sau xem xét, đối chiếu liệu, thẩm định xây dựng kế hoạch đào tạo cho năm theo biểu mẫu mã hiệu F-S03-01, kế hoạch đào tạo trình lên Tổng Giám Đốc xem xét phê duyệt chậm vào cuối tháng 12 b) Kế hoạch quý: Dựa bảng kế hoạch đào tạo năm duyệt, tình hình thực tế Công ty nhu cầu thay đổi phát sinh từ phòng ban, đơn vị (nếu có), nhân viên phụ trách đào tạo lập Kế hoạch thực quý theo biểu mẫu mã hiệu F-S03-01 trình Trưởng BP NS Tổng Giám Đốc xét duyệt P.NS gửi lại phòng ban vòng ngày kể từ ngày nhận phê duyệt kế hoạch đào tạo từ Tổng giám đốc Nhu cầu kế hoạch đào tạo năm (hoặc quý) phù hợp Tổng Giám Đốc duyệt phòng NS phổ biến đến Giám Đốc đơn vị/cá nhân liên quan để chuẩn bị kế hoạch phối hợp đồng Nếu yêu cầu đào tạo không Tổng Giám Đốc xét duyệt, phịng NS có trách nhiệm thảo luận, thơng báo văn đến phịng ban, đơn vị thực 5.2.4 Tổ chức thực chương trình đào tạo: Sau kế hoạch đào tạo quý duyệt, nhân viên phụ trách đào tạo lên kế hoạch cụ thể để tiến hành tổ chức đào tạo theo bước sau: a) Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo Tìm hiểu, xác định đối tượng đào tạo đào tạo Sơ phác chương trình đào tạo Chọn giảng viên thống nội dung, phương pháp, thời lượng chương trình đào tạo địa điểm đào tạo Dự kiến chi phí đào tạo Lập đề xuất trình Trưởng BP NS Tổng Giám đốc xét duyệt để tiến hành thực theo điều b Tùy theo nội dung đào tạo, bước thay đổi thứ tự giản lược để phù hợp với tình hình hoạt động Công ty b) Bước Lên thời biểu đào tạo Dự thảo đề xuất ký hợp đồng đào tạo (nếu có) Ra Thơng báo Lập danh sách thức trình Tổng Giám đốc duyệt theo biểu mẫu mã hiệu F-S03-05 Tiến hành thực khóa đào tạo Thanh tốn học phí (học phí tốn có hóa đơn tài biên lai thu phí Tổng cục thuế phát hành hợp đồng đào tạo cá nhân phải có chấp thuận Tổng Giám Đốc) 5.2.5 Đánh giá hiệu công tác đào tạo: a) Giai đoạn 1: Đối với khóa đào tạo đơn vị từ bên thực : Cuối khóa đào tạo, CB-CNV phải qua kiểm tra Giảng viên đơn vị đào tạo nhằm xác định CB-CNV có đạt kết qua kỳ kiểm tra để hồn thành khóa học cấp giấy chứng nhận (nếu có) Trong trường hợp đơn vị đào tạo không tổ chức kiểm tra cuối khóa việc xác định hiệu giai đoạn dựa vào chuyên cần CB-CNV mà định cấp giấy chứng nhận hay không Đối với CB-CNV không đạt với yêu cầu đào tạo (không cấp chứng nhận) CB-CNV phải bồi hịan tương ứng lại cho cơng ty chi phí đào tạo công ty trả cho bên đào tạo (nếu lý đáng thơng báo trước cho Lãnh đạo phòng Phòng Hành chánh - Nhân sự) Các CB-CNV làm thu hoạch trả lời qua “Phiếu thăm dò kết đào tạo” theo biểu mẫu mã hiệu F-S03-06 họp nhận xét nhằm mục đích xác định hữu ích tăng thêm giá trị gia tăng cho thân CB-CNV tham gia chương trình b) Giai đoạn 2: Khi khóa đào tạo kết thúc, CB-CNV trở công tác phận mình, Giám đốc đơn vị phải xem xét đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên nhằm xem xét họ có đạt kết khả quan từ công tác đào tạo qua “Phiếu đánh giá hiệu đào tạo” mã hiệu F-S03-07, theo hình thức sau: Nếu mục tiêu đào tạo đơn vị đề xuất có nhu cầu cử CB-CNV đơn vị đào tạo đơn vị tự đưa tiêu chí đánh giá hiệu đào tạo nhằm tạo phù hợp việc xác định mục tiêu đơn vị trước bắt đầu đào tạo Thời gian đánh giá sau 06 tháng kể từ kết thúc khóa Nếu mục tiêu đào tạo công ty đề tổ chức nhằm đào tạo cho CB-CNV thuộc công ty phịng Nhân có trách nhiệm đưa tiêu chí đánh giá hiệu Việc đánh giá hiệu suất làm việc thực khóa đào tạo liên quan đến chun mơn người đào tạo bắt đầu đánh giá, nhận xét sau thời gian kể từ khóa đào tạo kết thúc kỳ đánh giá thành tích sau : - Đánh giá sau tháng kể từ kết thúc đào tạo 10 02 năm – 04 năm cho khóa huấn luyện có học phí từ 6.000.001 đồng – 10.000.000 đồng 04 năm – 06 năm cho khóa huấn luyện có học phí từ 10.000.001 đồng – 15.000.000 đồng Đối với khóa huấn luyện có trị giá 15.000.000 đồng huấn luyện có thời hạn kéo dài 01 năm (có chi phí cao mang tính chất quan trọng) CB-CNV phải ký Bản thỏa thuận huấn luyện F-S03-04 Số năm phục vụ Công ty Tổng Giám đốc định cụ thể Bản thỏa thuận cho trường hợp Đào tạo nước ngoài: b) 02 năm cho khóa huấn luyện 01 tháng 04 năm cho khóa huấn luyện từ 01 - 02 tháng 05 năm cho khóa huấn luyện từ 02 tháng – 03 tháng 07 năm cho khóa huấn luyện từ 03 tháng – 06 tháng 10 năm cho khóa huấn luyện từ 06 tháng – 12 tháng Trên 10 năm cho khóa huấn luyện 12 tháng 8.2 Mức độ bồi hồn chi phí vi phạm cam kết Nếu CB-CNV đăng ký tham dự khóa đào tạo nghiên cứu đề án vi phạm điều khoản sau phải hoàn trả chi phí mà Cơng ty thực chi cho việc tổ chức đào tạo, nghiên cứu đề án: Chi phí đào tạo = Học phí đào tạo + CP tài liệu + CP Lương + CP khác CP: chi phí CP khác: chi phí hậu cần cho lớp học (nếu có Coffee break, phòng học, thuê phương tiện, 17 Trường hợp 1: CB-CNV đăng ký tham dự đào tạo, nghiên cứu đề án mà vi phạm điều sau phải hồn trả 100% chi phí: Tự ý bỏ dở khóa học chương trình nghiên cứu khơng có chấp thuận Tổng Giám Đốc Trưởng BP NS Đơn vị tổ chức huấn luyện lý hợp đồng huấn luyện khơng hài lịng kết học tập hành vi đạo đức CB-CNV q trình tham gia huấn luyện Khơng đạt yêu cầu cấp giấy chứng nhận Trường hợp 2: Hoàn trả chi phí theo quy định sau: Chi phí bồi hoàn Chi phí đào tạo cá nhân (Thời gian cam kết - Thời gian phục vụ) Thời gian cam kết phục vụ Khi CB-CNV: Xin từ chức lý cá nhân (đối với khóa đào tạo cho vị trí đương nhiệm) Đơn phương lý Hợp Đồng lao động với Công ty Cơng ty lý hợp đồng vi phạm nội quy lao động luật lao động Trường hợp áp dụng CB-CNV : Nộp đơn xin tài trợ học phí, chi phí nghiên cứu đề án Hoặc khóa đào tạo cơng ty tổ chức gởi bên đào tạo CB-CNV đào tạo ký bảng cam kết phục vụ : Bảng thỏa thuận, đơn đăng ký thư mời ghi rõ thời gian cam kết phục vụ công ty Việc tính chi phí hồn trả áp dụng khóa đào tạo cụ thể theo thời gian cam kết Trường hợp đặc biệt, thời gian phục vụ chi phí hồn trả cho cơng ty Tổng Giám đốc định 18 Phụ lục: Các biểu mẫu F-S03-01: Kế hoạch đào tạo quý năm F-S03-02: Phiếu đăng ký đào tạo (cá nhân) F-S03-03: Phiếu đăng ký đào tạo (tập thể) F-S03-04: Bản thỏa thuận huấn luyện F-S03-05: Danh sách tham gia đào tạo F-S03-06: Phiếu thăm dò kết đào tạo F-S03-07: Phiếu đánh giá hiệu đào tạo F-S03-08: Thẻ lý lịch đào tạo cá nhân F-S03-09: Phiếu cung cấp – hướng dẫn CB CNV 10 Phụ lục “Báo cáo tổng hợp đào tạo” 19 Mã số quản lý: Lập Duyệt Phòng lập: Thời gian lưu trữ: BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐÀO TẠO Ngày: Giảng viên: Chủ đề: nGA / /20 Phòng HCNS 20 NỘI DUNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ THĂM DÒ ĐÀO TẠO Tỷ lệ % tiêu chuẩn đánh giá STT Nội dung thăm dò Mức độ mong đợi trước học khóa học Mức độ thỏa mãn sau học Mức độ hiệu nội dung đào tạo Mức độ đáp ứng mục tiêu đào tạo cá nhân Mức độ dự đoán áp dụng nội dung đào tạo vào cơng việc thực tế Các lý khơng hài lịng nội dung đào tạo: Nội dung/lĩnh vực thấy có ích số nội dung đào tạo Lý nội dung đào tạo khó áp dụng vào cơng việc thực tế? Thấp Thấp Bình Bình Cao thường thường 1) Khơng có nội dung áp dụng 2) Có liên quan đến cơng việc nghiêng q nhiều lý thuyết 3) Khơng có thời gian áp dụng 4) Có liên quan đến cơng việc phương pháp áp dụng Ý kiến để làm cho buổi huấn luyện hiệu 10 Chương trình đào tạo muốn học lần sau 21 PHÂN TÍCH KẾT QUẢ TỔNG HỢP THEO BIỂU ĐỒ 22 KẾ HOẠCH NHÂN SỰ QUÝ / NĂM Phòng ban đơn vị Chức danh SL năm KH Jan Feb Mar Apr May June Jul Aug Sept Oct Nov Dec năm BTGĐ Marketing Xây dựng Tài - KTT Nhân Hành QTCL ISO QLMT PTDA Tổng cộng Giám đốc phịng ban yêu cầu Trưởng PB Nhân Tổng Giám đốc 23 PHIẾU ĐĂNG KÝ ĐÀO TẠO CÁ NHÂN Họ tên: Năm sinh : Chức vụ : Phịng ban : Đơn vị : Mơn đào tạo: Lý đào tạo: Hình thức đào tạo: Kinh phí đào tạo: Tôi cam kết sử dụng kiến thức huấn luyện làm việc công ty thời gian: năm (Thời gian cam kết mức độ vi phạm cam kết quy định quy trình đào tạo áp dụng cơng ty) Người đăng ký Ngày _/ _/ _ Chữ ký : Họ, Tên: Nhận xét Giám Đốc trực tiếp nhu cầu đào tạo: Nhận xét Giám Đốc Nhân nhu cầu đào tạo: Tổng Giám Đốc phê duyệt Ngày : / / Chữ ký : Họ, Tên: Ngày : / / Chữ ký : Ngày : / / 24 PHIẾU ĐĂNG KÝ ĐÀO TẠO TẬP THỂ Phòng ban: Chương Trình Căn vào lịch biểu chương trình đào tạo tổ chức; Căn vào yêu cầu phát triển lực CB-CNV đơn vị; Chúng đề cử nhân viên có tên tham dự khóa học : Stt Họ, Tên Năm sinh Chức vụ Chữ ký nhân viên đăng ký đào tạo 01 Các nhân viên có tên nêu cam kết: Tham dự đầy đủ khóa học thống theo lịch biểu đề đạt kết tốt sau khóa học Ứng dụng kiến thức học vào công việc thực tiễn đơn vị Phục vụ công ty _ tháng/năm (tùy theo đặc điểm, tính chất khóa học theo u cầu Tổng Giám Đốc áp dụng cam kết này) Người đăng ký Ngày _/ _/ _ 25 Nhận xét Giám Đốc trực tiếp nhu cầu đào tạo: Chữ ký : Họ, Tên: Ngày : / / Nhận xét Giám Đốc Nhân nhu cầu đào tạo: Chữ ký : Họ, Tên: Ngày : / / Tổng Giám Đốc phê duyệt Chữ ký : Ngày : / / 26 BẢN THỎA THUẬN HUẤN LUYỆN Bản Thỏa thuận lập ngày : Giữa : ÔNG/BÀ : Chức vụ : Ngày tháng năm sinh : CMND Số : Địa Chỉ thường trú : ngày cấp: nơi cấp: Và CÔNG TY Điạ : Đại diện : Chức vụ : Do nhu cầu phát triển Công ty lực Ông/ Bà thỏa thuận huấn luyện với điều kiện chi tiết sau : Điều : huấn luyện , hai bên đồng ý ký Cơng ty chịu trách nhiệm tốn chi phí đài thọ cho Ơng/Bà theo chương trình đính kèm bao gồm: Học phí, v.v khóa Điều : Ơng/Bà có trách nhiệm tham gia đầy đủ thời gian hồn thành chương trình huấn luyện đạt kết tốt cam kết phục vụ (năm) năm cho Công ty kể từ ngày kết thúc thời gian huấn luyện Điều : Các điều khoản không áp dụng trường hợp : Ông/Bà tự ý bỏ dở khóa huấn luyện mà khơng có chấp thuận trước văn công ty Đơn vị tổ chức huấn luyện lý hợp đồng huấn luyện không hài lòng kết học tập hành vi đạo đức nhân viên trình tham gia huấn luyện 27 Từ chức xin nghỉ việc vi phạm kỷ luật Đơn phương lý Hợp Đồng lao động với công ty Trong trường hợp trên, Ơng/Bà phải hồn trả lại chi phí cho việc huấn luyện mà Công ty thực chi cho việc tham gia khóa đào tạo Ơng/Bà sau tham gia khóa huấn luyện (chi phí hồn trả tính dựa khoảng thời gian chưa phục vụ cam kết) Điều : Nếu kết thúc khóa huấn luyện không đạt yêu cầu cấp giấy chứng nhận, tùy theo mức độ quan trọng khóa huấn luyện, cơng ty áp dụng hình thức kỹ luật sau: Chuyển đổi cơng tác Hồn trả học phí Xử lý theo sách cơng ty Điều : Hai bên đồng ý thực điều khoản theo Bản Thỏa Thuận Nếu có tranh chấp phát sinh hai bên bàn bạc giải tinh thần hợp tác Nếu không giải nhờ Tòa án phân xử theo luật lao động Cơng ty có quyền thơng báo hủy bỏ hợp đồng huấn luyện trước 15 ngày với lý dựa nhu cầu thực tế chi phí nhân viên tham gia huấn luyện Tôi ký tên đây, xem xét kỹ Bản thỏa thuận đồng ý với điều kiện điều khoản nêu Ký Tên : Ông/Bà : Đại diện Cơng ty … Ký Tên : Ơng Bà : : 28 DANH SÁCH THAM GIA ĐÀO TẠO Chủ đề Đối tượng Ngày, Bộ phận đảm nhiệm Giảng viên STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Duyệt Nội dung đào tạo Bộ phận Chức vụ ĐDLĐ Tên Giám đốc phòng ban Ký tên Người lập 29 PHIẾU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO Họ Tên CB-CNV : Chức vụ Đơn vị: : Môn đào tạo Nơi đào tạo Tiêu chí Đánh giá Thời gian Kết kết thúc khóa ĐT Mức độ (Tùy chọn theo chương trình – kỹ đào tạo) Kém Đạt Tốt Xuất sắc VD : Kỹ Đàm phán, Chuyên môn Hiệu công việc Ý kiến người đánh giá Yêu cầu tái đào tạo Khơng Trưởng phận/Cấp quản lý trực tiếp Có Duyệt 30 Ngày _/ _/20 Ngày _/ _/20 Chức danh: Chức danh: Nơi gửi : Lưu Hồ sơ cá nhân/P NS Ghi chú: Kém : Không thể hành vi áp dụng nội dung đào tạo không xử lý vấn đề liên quan đến nội dung đào tạo Đạt : Có thể hành vi áp dụng nội dung đào tạo cải tiến chất lượng làm việc Tốt : Áp dụng nội dung đào tạo đồng thời thể sáng tạo công việc liên quan Xuất sắc : Áp dụng tốt, có sáng tạo cơng việc hướng dẫn người khác thực tốt 31