quản lý kho - quản lý kho bằng chương trình MS Access

quản lý kho

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời kỳ kinh tế toàn cầu như hiện nay việc sản xuất, kinh doanh phải mangtính tiện lợi, nhanh chóng và chính xác thì mới đứng vững trên thị trường Trong bốicảnh chung đó, Việt nam cũng không ngoại lệ, và đặc biệt nước ta đang trong thời kỳđặt nền móng để vào năm 2020 cơ bản thành một nước công nghiệp Với hàng loạt khucông nghiệp, hàng loạt nhà máy xí nghiệp được xây dựng để chuẩn bị cơ sỡ vật chất,hàng hoá phục vụ cho mục tiêu trên

Chính vì lẻ đó hàng hoá trên thị trường Việt Nam ngày càng nhiều, đòi hỏi chúng taphải dự trữ, phân loại, quản lý thật tốt, không để hàng hoá bị thất thoát, do đó ta cần

kho là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụphức tạp Với cấp độ doanh nghiệp nói riêng không chỉ có mô hình tập trung mà còn tổchức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia, quốc tế.Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phươngpháp quản lý kho truyền thống, và với thực tế tình hình kinh doanh như hiện nay đời hỏimọi hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh phải thật sự nhanh chóng, chính xácmới đáp ứng được nhu cầu thực tế

Với yêu cầu công việc như vậy, người quản lý phải có một công cụ hổ trợ thật tốt đểđảm bảo về mặt thời gian, đồng thời có tính chính xác cao Thật may, thời kỳ công nghệthông tin như hiện nay thì việc đáp ứng những yêu cầu trên không quá khó khăn, vớicông cụ MS Access chúng ta có thể tạo được một chương trình đơn giản, gọn nhẹ đểquản lý kho một cách hiệu quả, nhanh chóng và đặc biệt là tính chính xác vẫn được đảmbảo Như vậy chúng ta đã có một chương trình quản lý kho để giúp doanh nghiệp nắmbắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xáckịp thời, từ đó người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết địnhđúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh

Với đòi hỏi ngày càng nhiều những chương trình quản lý như trên thì phải có thật dồidào đội ngũ lập trình, và tại các trường ĐH-CĐ cũng đã nắm bắt đựơc nhu cầu nên đãđào tạo cho sinh viên những kiến thức cơ bản để làm cơ sỡ phát triển thành một lậptrình viên thực thụ phục vụ cho nhu cầu xã hội Tại trường CNTT Hữu nghị Việt Hàncũng không nằm ngoài mục tiêu đó nên đã đưa môn Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản vàochương trình giảng dạy và sinh viên đã nắm bắt được những kiến thức mà giảng viên đãtruyền thụ Để thực tế hoá những kiến thức đó, nhóm 7 của lớp MM02A đã làm chươngtrình quản lý kho, với chuyến đi thực tế tại Công ty CP XM Hải Vân, và đây cũng là sảnphẩm đầu tay của sinh viên do đó những thiếu sót trong chương trình sẽ không tránhkhỏi Tuy nhiên qua những công việc cụ thể như thế này sẽ giúp sinh viên ngày càngnắm vững những kiến thức đã được học hơn

MỤC LỤC

Trang

I Giới thiệu đồ án 3

1 Mục đích đồ án 3

2 Phạm vi ứng dụng 3

3 Nhật ký khảo sát 3

4 Các hồ sơ 4

a Phiếu yêu cầu vật tư 4

b Phiếu nhập kho 5

c Phiếu xuất kho 6

d Sổ chi tiết 7

e Thẻ kho 7

II Bảng phân tích xác định 8

1 Nhóm chức năng theo mạch công việc 8

2 Sơ đồ phân cấp chức năng 8

3 Mô tả chức năng lá 9

III Cơ sỡ dữ liệu 9

1 Danh mục chứng từ 9

2 Danh mục kho 9

3 Danh mục nhà cung cấp 10

4 Danh mục nhân viên 10

5 Danh mục nhập xuất 10

6 Danh mục tồn đầu kỳ 10

7 Danh mục vật tư 10

8 Danh mục yêu cầu vật tư 11

IV Sơ đồ quan hệ 11

V Một số giao diện của chương trình 12

VI Kết luận 27

I GIỚI THIỆU ĐỒ ÁN.

1 Mục đích đồ án.

- Đồ án nhằm giúp sinh viên có cơ hộ cọ xác thực tế, phục vụ tốt cho việc học tập, ngoài ra việc xây dựng một đồ án còn giúp sinh viên hiểu rõ hơn về môn học Bên cạnh đó nếu việc xây dựng thành công mô hình quản lý kho bằng chương trình MS Access có thể ứng dụng cho một

số doanh ghiệp vừa và nhỏ, cụ thể:

- Trợ giúp cho việc quản lý thông tin của các kho hàng dễ dàng.

- Thông tin hàng hóa, kho hàng được sử lý tập trung thuận tiện cho các công ty có thể quản

lý sản phẩm của mình cũng như trong vấn đề xuất, nhập, thống kê sản phẩm…một cách nhanh chóng, chính xác.

2 Phạm vi ứng dụng.

-Tập trung vào việc quản lý các kho hàng, với nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau và tùy biến theo từng trường hợp cụ thể.

-Dành cho các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ.

-Hệ thống quản lý nhiều kho hàng đặt ở nhiều nơi phục vụ cho 1 cửa hàng.

3 Nhật ký khảo sát.

-Theo như khảo sát thực tế (tại CTCP XM Hải Vân) về nghiệp vụ của một hệ thống quản lý

kho, chúng ta có thể nắm được quy trình công việc của hệ thống như sau:

+ Khi nhận được yêu cầu nhập hàng từ phòng thông tin gửi đến, người quản lý kho có trách nhiệm làm thủ tục nhập hàng theo hóa đơn, viết phiếu nhập kho Kiểm tra và xác nhận các mặt hàng vừa nhập Đưa số hàng vừa nhập vào kho

+ Mỗi mặt hàng nhập về có thể được lưu trữ ở các kho khác nhau, một kho có thể lưu trư được một hoặc nhiều mặt hàng khác nhau.

+ Khi phiếu yêu cầu xuất kho được gửi đến, người quản lý kho kiểm tra lại số lượng sản phẩm cần xuất trong các kho và lập phiếu xuất kho, xuất các mặt hàng theo yêu cầu.

+Nếu số lượng sản phẩm hiện có trong kho không đủ so với số lượng cần xuất Người quản lý kho có thể ngừng chưa xuất sản phẩm và đề nghị nhập sản phẩm sau đó mới xuất đủ 1 lần theo yêu cầu Hoặc có thể xuất số sản phẩm hiện có trong kho và tạo “Phiếu xuất thiếu”, sau đó tiếp tục xuất trả khi đủ sản phẩm.

+ Ngoài ra trong quá trình kiểm kê nếu sản phẩm nào đó hỏng hay tồn kho thì người quản

lý kho có thể tạo “Phiếu xuất trả” để trả lại cho nhà cung cấp.

+ Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều mặt hàng cho công ty và công ty nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.

+ Hằng ngày người quản lý có trách nhiệm tổng kết các mặt hàng xuất nhập trong ngày + Người quản lý kho có trách nhiệm tổng hợp các phiếu nhập kho - xuất kho hợp lệ để ghi lại vào sổ Sau đó kiểm kê số lượng sản phẩm nhập xuất, số lượng hàng tồn.

4 Các hồ sơ.

a Phiếu yêu cầu vật tư.

PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ

-Người yêu cầu: Đơn vị yêu cầu:

-Nhu cầu vật tư cho: sửa chữa: -Bảo dưỡng: -Khác: STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT SLG Qui cách & TSKT Ghi Chú Lý do yêu cầu vật tư:

Đà Nẵng, ngày… tháng… năm…

b Phiếu nhập vật tư.

Mẫu số: 01 –VT-QD số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính

CÔNG TY CP XI MĂNG HẢI VÂN PHIẾU NHẬP KHO NỢ:………

**** SỐ: CÓ:………

Họ tên người giao hàng:

Theo: .ngày tháng năm :……….……

Người nhập………nhập tại kho: ………

Số TT TÊN NHÃN HIỆU QUY CÁCH VẬT TƯ Đơn vị tính Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thàng tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 CỘNG Nhập,ngày thàng năm

Giám Đốc Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho

Mẫu số 02-VT-QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của Bộ Tài Chính

c Phiếu xuất vật tư.

CÔNG TY CP XI MĂNG HẢI VÂN PHIẾU XUẤT KHO

**** SỐ:

Họ tên người nhận: ………

Lý do xuất kho:

Người xuất……….Xuất tại kho:

Số TT TÊN NHÃN HIỆU QUY CÁCH VẬT TƯ Đơn vị tính Mã vật tư Số lượng Đơn giá Thàng tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 5 CỘNG Xuất, ngày thàng năm

Giám Đốc Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho NỢ:………

CÓ:………

d Sổ chi tiết.

Tên vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá:

Quy cách, phẩm chất:……… Đơn vị tính:

Số lượng tồn đầu kỳ:……… Thành tiền: ……….

Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu tháng Ngày lượng Số Thành tiền lượng Số Thành tiền lượng số Thành tiền e Thẻ kho CÔNG TY CP.XI MĂNG HẢI VÂN Mẫu số S12-ĐN Địa chỉ: 65 Nguyễn Văn Cừ-Liên Chiểu TP Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngỳa 20/03/2006 của BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ:………….

Tờ số:……….

Tên vật tư:

Đơn vị tính:

Mã số:

SỐ TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Ngày…….tháng… năm…….

Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Loại hàng nhập mạnh Lập báo cáo

Xác nhận hàng Lập phiếu xuất

Lưu thông tin phiếu xuất Kiểm soát sau

Xuất kho

Hàng xuất kho Hàng tồn kho Lập báo cáo

Hàng nhập kho Thống kê hàng hóa

II BẢNG PHÂN TÍCH XÁC ĐỊNH.

1.Nhóm các chức năng theo mạch công việc:

Các chức năng Gộp nhóm chức năng Gộp nhóm chức năng

3 Mô tả chức năng lá.

a.Nhập kho

-Khi có hàng nhập theo yêu cầu nhập hàng từ công ty, người quản lý kho có trách nhiệm kiểm kê, xác nhận các mặt hàng, viết phiếu nhập Sau đó lưu thông tin các mặt hàng vừa nhập vào cơ sở dữ liệu.

-Các nhân viên kho phân loại theo từng sản phẩm để lưu trữ tại kho chỉ định.

-Các phiếu nhập được lưu lại để báo cáo thống kê

b.Xuất kho

-Xác nhận các mặt hàng theo phiếu yêu cầu xuất.

-Kiểm tra số lượng, chất lượng của các sản phẩm.

-Tạo phiếu xuất và lưu thông tin các mặt hàng vừa xuất trong cơ sở dữ liệu để báo cáo thồng kê.

-Xuất hàng chuyển cho bộ phận thu ngân làm hóa đơn

c.Thông kê hàng hóa

-Thống kê số lượng nhập

-Thống kê số lượng xuất

-Thống kê số hàng tồn kho.

Có thể thống kê theo ngày hay theo một khoảng thời gian theo yêu cầu

d.Quản lý thông tin

-Tổng kết các báo cáo nhập, xuất kho.

2 Danh mục kho.

3.Danh mục nhà cung cấp.

SoDienThoaiNCC Text Số điện thoại nhà cung cấp

4.Danh mục nhân viên.

5.Danh mục nhập xuất.

6.Danh mục tồn đầu kỳ.

7.Danh mục vật tư.

8.Danh mục yêu cầu vật tư.

IV SƠ ĐỒ QUAN HỆ

V MỘT SỐ GIAO DIỆN VÀ CHỨC NĂNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH.

1 Giao diện giới thiệu chương trình.

Giao diện này sẽ xuất hiện đầu tiên khi người sử dụng vào chương trình.

Hình 1-Giới Thiệu Chương Trình

2 Giao diện “Cập nhật thông tin vật tư”.

Giao diện này dùng để cập nhật thêm những vật tư mới phát sinh và cập nhật thông tin tồn

đầu kỳ của từng vật tư.

3 Giao diện “Cập nhật thông tin nhà cung cấp”.

Tại giao diện này người sử dụng có thể thêm hoặc xóa một nhà cung cấp

Hình 3-Cập Nhật Thông Tin Nhà Cung Cấp

4 Giao diện “Tra cứu thông tin tổng hợp”.

Giao diện này dùng để tra cứu những thông tin chi tiết như vật tư nhập xuất, tra cứu các chứng từ, tra cứu số lượng vật tư còn lại trong kho.

Hình 4 -Tra Cứu Thông Tin Tổng Hợp

5 Giao diện “Tra cứu nhập xuất theo mã nhân viên”.

Tại giao diện này người sử dụng có thể xem chi tiết tình hình nhập, xuất của từng nhân viên.

Hình 5-Tra Cứu Nhập Xuất Theo Mã Nhân Viên

6 Giao diện “ Tra cứu nhập xuất theo mã vật tư".

Tại giao diện này người sử dụng có thể tra cứu tình hình nhập, xuất của từng loại vật tư riêng biệt.

Hình 6-Tra Cứu Nhập Xuất Theo Mã Vật Tư

7 Giao diện “Tra cứu chứng từ nhập xuất theo số chứng từ”.

Tại giao diện này cho phép người sử dụng có thể theo dõi chứng từ nhập, xuất một cách chi tiết thông qua số chứng từ.

Hình7-Tra cứu Chứng Từ Nhập Xuất Theo Số Chứng Từ

Hình8-Tra Cứu Vật Tư Tồn Kho

8 Giao diện “Tra cứu vật tư tồn kho”.

Tại giao diện này người sử dụng có thể tra cứu số lượng hàng hóa còn lại trong kho của từng loại vật tư, thông qua việc nhập mã vật tư.

Hình9-Báo Cáo Chứng Từ Nhập Xuất

9 Giao diện”Báo cáo chứng từ nhập xuất”.

Từ giao diện này người sử dụng có thể đi đến các giao diện khác như: Lập phiếu xuất, phiếu nhập, lập phiếu yêu cầu vật tư, in sổ chi tiết, in thẻ kho.

Hình10-Sổ Chi Tiết VậtTư

10 Giao diện “In sổ chi tiết vật tư”

Giao diện này dùng để lập, xem và in sổ chi tiết vật tư thông qua việc nhập mã vật tư.

11 Giao diện “Lập thẻ kho”.

Giao diện này dùng để lập, xem và in thẻ kho.

Hình12-Lập Phiếu Nhập Kho

12 Giao diện “Lập phiếu nhập”

Tại giao diện này cho phép người sử dụng lập phiếu nhập kho, xem hoặc in các phiếu nhập

đã lập trước đó.

Hình13-Lập Phiếu Xuất Kho

13 Giao diện “Lập phiếu xuất”

Tại giao diện này cho phép người sử dụng lập phiếu xuất kho, xem hoặc in các phiếu nhập

đã lập trước đó.

Hình14-Lập Phiếu Yêu Cầu Vật Tư

14 Giao diện “Lập phiếu yêu cầu vật tư”

Tại giao diện này người sử dụng dùng để lập các phiếu yêu cầu vật tư được đưa từ các phòng ban đến kho, tai đây ngươif sử dụng còn có thể tra cứu và in ra các phiếu đã lập trước đó.

15 Giao diện “Thông tin chương trình”.

Hình15-Thông Tin Chương Trình

VI KẾT LUẬN.

Qua quá trình học môn quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản, bản thân từng thành viên trong nhóm tiếp thu rất nhiều những kiến thức từ giảng viên đã truyền đạt Tuy nhiên đây mới chỉ là phần lý thuyết, thực tế trong xã hội ngày nay với những kiến thức đó vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu của xã hội Với thực tế như vậy, đòi hỏi sinh viên phải nâng cao trình độ thông qua việc đi thực tế và thực hành những kiến thức đã tiếp thu

Do đó nhóm 7 lớp MM02A đã được đi thực tế tại C.ty CPXM Hải Vân và hoàn thành chương trình quản lý kho tại công ty này

Trong chương trình quản lý kho đã làm, từng sinh viên đã vận dụng gần như hoàn toàn những kiến thức đã được học tại trường, ngoài ra để hoàn thành được chương trình quản lý kho từng sinh viên phải tiềm hiểu thêm những tài liệu liên quan đến phần mềm

MS Access, và những nghiệp vụ kinh tế, đặc biệt là nghiệp vụ quản lý kho Những kiến thức này rất cần thiết cho sinh viên trong tương lai

Trong chương trình quản lý kho như đã trình bày ở trên thì gần như đáp ứng được nhucầu của công việc quản lý một kho hàng, nó có thể quản lý tốt được các dòng nhập, dòng xuất, cũng như các vật tư có tại kho Qua chương trình quản lý kho này người lãnhđạo có thể tra cứu thông tin bất cứ vật tư nào có trong kho, cũng như việc nắm rõ tình hình nhập xuất tại doanh nghiệp mình quản lý

Bên cạnh đó trong chương trình vẫn còn một số tồn tại chưa giải quyết được đó là việc lập thẻ kho và sổ chi tiết vật tư chưa thật sự hoàn hảo Đây cũng là mục tiêu phấn đấu của nhóm đã được đặt ra, và sẽ hoàn chỉnh trong thời gian tới

Thông qua chuyến đi thực tế, từng sinh viên trong nhóm đã hiểu rõ hơn về môn học, đặc biệt đã có đủ khả năng tạo được một chương trình quản lý đơn giản, ngoài ra đây cũng là cơ hội để sinh viên tập dần thói quen làm việc theo nhóm có hiệu quả và cũng làđiều kiện để được cọ xác với môi trường bên ngoài thông qua việc tiếp xúc, trao đổi với nhân viên tại đơn vị đi thực tế

Với những kinh nghiệm đã có được trong thời gian qua, từng sinh viên trong nhóm 7

sẽ tiếp tục nỗ lực để hoàn thiện hơn chương trình quản lý kho, để làm bước đệm phát triển cho những chương trình khác trong tương lai

Với những nội dung thể hiện như trên, nhóm 7 rất mong được sự hướng dẫn và góp ý

của quý thầy, cô Về phía nhóm, chúng em xin hứa sẽ tiếp tục học hỏi khắc phục nhữngnhững tồn tại để đạt được kết quả tốt trong thời gian tới