Quy trình vận hành và nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa tại công ty tnhh dash logistics (itl corp)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: CHÂU THỊ KIM XUÂN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: QUY TRÌ NH VẬN HÀNH VÀ NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG LẺ NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH DASH LOGISTICS (ITL Corp) Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: CHÂU THỊ KIM XUÂN MSSV: 1954082110 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: QUY TRÌ NH VẬN HÀNH VÀ NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG LẺ NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY TNHH DASH LOGISTICS (ITL Corp) Ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: Hà Thị Thuỳ Dương Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 12 năm 2022 i Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương LỜI CẢM ƠN Trong ba tháng tập Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dash Logistics, em tiếp xúc với thực tế học hỏi nhiều kiến thức kỹ làm việc môi trường chuyên nghiệp Để hoàn thành tập báo cáo này, em nhận nhiều giúp đỡ hỗ trợ nhiệt tình, tâm huyết Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể thầy cô Trường Đại học Mở TPHCM, đặc biệt thầy cô khoa Quản trị Kinh doanh, người truyền đạt kiến thức bổ ích cho em suốt quãng thời gian học tập trường Em xin chân thành cảm ơn cô Hà Thị Thùy Dương giảng viên hướng dẫn tập làm báo cáo Em cảm ơn ln theo tận tình, theo dõi q trình, chỉnh sửa hỗ trợ nhiệt tình để em hoàn thành báo cáo tiến độ có nội dung phù hợp Em bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dash Logistics nhận em vào thực tập Quý công ty Cùng gửi lời cảm ơn đến tất anh chị công ty giúp đỡ, dạy em suốt ba tháng qua, tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho em tiếp xúc thực tế truyền đạt cho em kinh nghiệm mà anh chị tích lũy trình làm việc Cuối cùng, em kính chúc thầy cô anh chị thật nhiều sức khỏe thành công, chúc Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dash Logistics ngày phát triển lớn mạnh hơn, chúc Trường Đại học Mở TPHCM ngày đào tạo nhiều sinh viên giỏi Trân trọng cảm ơn! TP.HCM, ngày 24 tháng 12 năm 2022 Sinh viên thực Châu Thị Kim Xuân ii SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  Tp.Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Ký tên đóng dấu iii SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương MỤC LỤC MỤC LỤC iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu 3.Phạm vi nghiên cứu Phương pháp tiếp cận công việc Mơ tả vị tríthực tập Bố cục thực tập CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DASH LOGISTICS 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty Dash Logistics 1.2 Chức lĩnh vực hoạt động Công ty TNHH Dash Logistics 1.3 Cơ cấu tổ chức 13 1.4 Các chức nhiệm vụ phòng ban 14 1.5 Nguồn nhân lực 15 1.6 Hoạt động thương mại Công ty TNHH Dash Logistics 16 1.6.1 Thị trường kinh doanh 16 1.6.2 Khách hàng 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VIỆC THỰC HIỆN QUY TRÌ NH VẬN HÀNH VÀ NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG LẺ NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY DASH LOGISTICS 20 2.1 Tìm hiểu nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa công ty Dash Logistics20 2.2 Diễn giải chi tiết quy trình vận hành 21 2.2.1 Nhận thông tin từ khách hàng 21 2.2.2 Tạo tài khoản thông tin khách hàng 21 2.2.3 Booking Request 22 2.2.4 Tiếp nhận thông tin điều phối xe nhận hàng 23 2.2.5 Nhận hàng kiểm đếm kho khách hàng 24 iv SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương 2.2.6 Làm hàng kho 24 2.2.7 Giao hàng 24 2.3 Thực trạng việc tổ chức thực nghiệp vụ vận tải hàng hóa LCL nội địa25 2.4 Nhận xét quy trình vận hành nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa Công ty Dash Logistics 27 2.5 Phân tích ma trận SWOT 28 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌ NH VẬN HÀNH VÀ NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG LẺ NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY DASH LOGISTICS 30 KẾT LUẬN 34 PHỤ LỤC 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 v SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CHỮ CÁI VIẾT TẮT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ CS Customer Service BU Head Business Unit Head OPS Operation FCL Full Container Load LCL Less than Container Load LTL Less than truckload eTMS Excellent - Transport Management System KCN Khu công nghiệp OTIF On Time In Full N.W Net Weight CY Container Yard Xuất nhập XNK vi SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong xã hội ngày nay, tồn cầu hóa khu vực hóa khơng cịn xa lạ mà xu hướng mở cửa hội nhập quốc gia giới ngày diễn sôi nổi, phát triển vô nhanh chóng Ngoại thương dần trở thành xu thương mại quốc tế mối liên kết kinh tế nhiều quốc gia khu vực Không khỏi ngạc nhiên mà nhu cầu vận chuyển hàng hóa hay trao đổi giao thương dần trở nên thường xuyên phát triển mạnh mẽ năm gần Điển hình nhu cầu xuất nhập hàng hóa thị trường thương mại tồn cầu ngày gia tăng Chính thế, hoạt động liên quan đến logistics, kho vận hay vận tải quy trình nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển, đóng gói lưu kho dần đóng vai trị quan trọng việc hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng Hoạt động logistics hay cung ứng, vận tải góp phần quan trọng đến q trình vận chuyển, đáp ứng kịp thời hàng hóa đến tay người tiêu dùng Điều mang đến mặt tích cực nhằm thúc đẩy phát triển kinh tế mạnh mẽ doanh nghiệp ngồi nước Khơng thể phủ nhận để hoạt động xuất nhập quốc gia diễn hiệu tối ưu lĩnh vực logistics vận tải phải thật vận hành linh hoạt Cụ thể hàng hóa phải vận chuyển cách an tồn, nhanh chóng với mức chi phí thấp hạn chế rủi ro Chính vậy, khơng riêng hàng hóa xuất nhập có vai trị quan trọng mà việc vận hành hệ thống vận tải nội địa quốc gia chiếm vai trị to lớn việc hình thành hệ sinh thái cung ứng tồn cầu Dịng hàng hóa nội địa vận chuyển thường xuyên góp phần thúc đẩy kinh tế thương mại, nhu cầu cung ứng hàng hóa quốc gia Việt Nam quốc gia đẩy mạnh phát triển thương mại kinh tế, nước ta dần chủ động việc mở rộng mạng lưới giao thương quốc gia vùng lãnh thổ Chính thế, hoạt động liên quan đến logistics, chuỗi cung ứng, xuất nhập ngày doanh nghiệp trọng hết Đồng thời mức độ hài lòng khách trở nên khắt khe nhu SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương cầu leadtime, chất lượng hàng giao, tính mức độ tận tụy đơn vị vận chuyển,…Vì vậy, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực logistics cần tối ưu dịch vụ để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng mà chuỗi cung ứng khơng đứt gãy hay trì hỗn Sau tình hình đại dịch COVID-19 dần kiểm soát hoạt động thị trường dần cải thiện ổn định, nhu cầu hàng hóa cần vận chuyển cao gia tăng ngày Tại thị trường nước, Việt Nam dần phục hồi đẩy mạnh tăng trưởng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nhằm tạo nhiều giá trị góp phần thúc đẩy thị trường phát triển mạnh mẽ thích nghi với nhu cầu thay đổi nhanh chóng kinh tế nước nói riêng tồn cầu nói chung Hiện nay, mức độ cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp liên quan đến logistics thị trường Việt Nam nhiều Tuy nhiên, để mang đến giải pháp dịch vụ hậu cần khai thác tối đa hoạt động nghiệp vụ logistics cần có đội ngũ nhân viên chuyên môn cao xử lý linh hoạt Từ nhằm giúp giảm thiếu rủi ro việc phát sinh thêm chi phí cho doanh nghiệp khách hàng Thấu hiểu điều mong muốn mang đến giá trị tuyệt vời cho đối tác thông qua giải pháp liên quan đến hậu cần, logistics hàng vận tải nội địa, đồng thời tối ưu hóa tiềm nguồn lực vốn có nhằm tiếp tục cải thiện, phát huy điểm mạnh vận chuyển hàng hóa theo tuyến nội địa khu vực Bắc-Nam, Cơng ty TNHH Dash Logistics không ngừng nỗ lực, bước phấn đấu, hồn thiện quy trình nghiệp vụ, đẩy mạnh chất lượng dich vụ Có thể nói rằng, Dash Logistics cầu nối trung gian người bán người mua, nhà phân phối thị trường nội địa mang đến dịch vụ chất lượng tốt, đem đế hài lòng khách hàng Vì vậy, thời gian thực tập tìm hiểu thực tế Cơng ty TNHH Dash Logistics (ITL Corp) em định chọn đề tài “ Quy trình vận hành nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa Công ty TNHH Dash Logistics (ITL Corp)” làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu chung Cơng ty trách nhiệm hữu hạn Dash Logistics (ITL) lĩnh vực hoạt động Cơng ty Hiểu rõ phân tích hoạt động liên quan đến quy trình nghiệp vụ logistics cơng ty, quy trình giao nhận, vận tải hàng hóa LCL thị trường Việt Nam, đặc biệt tuyến nội địa Bắc-Nam thông qua phương thức vận tải đường bộ, đường biển đường sắt Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu quy trình vận hành nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa Dash Logistics từ đưa đánh giá nhận xét Thông qua thời gian tiếp xúc làm việc trực tiếp với môi trường làm việc, hội trải nghiệm môi trường chuyên nghiệp, động, sơi nổi, đồng nghiệp nhiệt tình hỗ trợ, đặc biệt hướng dẫn tận tình, học hỏi nhiều kiến thức liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ suốt q trình thực tập cơng ty Có nhiều hội tận dụng kiến thức học trường lớp, phát huy kiến thức tích lũy từ thầy với kỹ mềm để áp dụng thực tế vào công việc thực tập sinh phận kinh doanh Ngoài ra, phát huy mạnh khắc phục mặt hạn chế Từ hồn thiện tốt cải thiện nhiều kỹ cần thiết chuyên môn nghề nghiệp tương lai 3.Phạm vi nghiên cứu Giới hạn không gian: Báo cáo thực tập thực văn phịng Cơng ty TNHH Dash Logistics Nghiên cứu quy trình vận hành nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa Công ty TNHH Dash Logistics (ITL Corp), phận Customer Service Giới hạn thời gian: Nghiên cứu quy trình vận hành, nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa thời gian thực tập công ty từ 26/09/2022 đến 26/12/2022 Phương pháp tiếp cận công việc - Quan sát để tiếp cận thứ phòng ban, công ty SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương khăn cho phận Sales Dash việc tìm kiếm nguồn khách hàng • Rủi ro tính thơng tin kịp thời nhanh chóng: q trình điều đồ thông tin xe đến địa điểm giao nhận hàng, cịn số hạn chế q trình liên lạc phận CS, Sales, OPS q trình điều độ xe lấy hàng thơng qua trực tuyến gặp cố kết nối internet • Rủi ro tính chủ động cập nhật thơng tin lô hàng khách hàng: Đối với hệ thống phần mềm eTMS sử dụng cho nội cơng ty nên chưa tận dụng hết chức cần có nhằm phục vụ tối đa nhu cầu, tiêu khách hàng Bởi lẽ, khách hàng theo dõi lộ trình vận chuyển thông qua hệ thống Track & Trace website Dash Logistics, cịn thơng tin chi tiết lô hàng, định vị GPS,…khách hàng phải thông báo qua kiểm duyệt từ phận CS Điều gây trở ngại khiến khách hàng bị động muốn cập nhật thông tin hàng hóa nhanh 2.4 Nhận xét quy trình vận hành nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa Công ty Dash Logistics - Giao hàng thời gian: Việc giao hàng thời gian, địa điểm tiêu chí đánh giá mức độ uy tín doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải Ở Dash, với đội ngũ nhân viên điều độ dày dạn kinh nghiệm, thông thạo nhiều tuyến đường, chuyên nghiệp với lực lượng tài xế giàu kinh nghiệm, thông thạo đường xá, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao nhất, hàng hóa vận chuyển đảm bảo an toàn nhất, phương tiện vận chuyển tương đối nhiều Quy trình nghiệp vụ rõ ràng, nhanh gọn xác Chính thuận lợi giúp Dash ngày tạo nhiều niềm tin khách hàng Trước kinh tế canh tranh nay, thuận lợi tạo tiền đề lớn cho sức mạnh 27 SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương cạnh tranh Dash nói riêng tập đồn ITL nói chung doanh nghiệp khác kinh doanh dịch vụ vận tải - Chi phívận chuyển thấp nhất: Chi phívận chuyển hàng hóa toán nan giải doanh nghiệp kinh doanh sản xuất Chi phí vận chuyển hàng hóa nước ta nhìn chung cao so với nước khu vực ASEAN Chi phí chiếm 20% chi phí sản xuất, nước khác 10% Đặc biệt chi phí cho lĩnh vực Logistics chưa cải thiện, trở thành vấn đề đáng lo ngại làm giảm lực cạnh tranh doanh nghiệp Việt Nam Thơng thường khoản chi phí vận chuyển đến từ dầu, mức phí trạm thu phí, nước ta chưa có nhiều cảng lớn để giảm bớt gánh nặng lưu thơng hàng hóa lên phương tiện, thủ tục hành rườm rà gây nhiều chi phí - Tỷ lệ rủi ro thấp nhất: Ngành vận tải hàng hóa hoạt động diễn thường xuyên, hàng ngày khắp nước nhiều phương thức khơng phải lúc q trình vận chuyển an tồn, sn sẻ Đặc biệt, với sở hạ tầng giao thông đường nước ta vấn đề kẹt xe lído dẫn đến đau đầu cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải Kẹt xe làm cho thời gian giao hàng bị chậm trễ, làm cho chi phí vận chuyển tăng lên giảm độ uy tín doanh nghiệp với khách hàng Ngoài ra, rủi ro va chạm giao thông rủi ro mà doanh nghiệp lường trước 2.5 Phân tích ma trận SWOT Ưu điểm - Nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa công ty Dash Logistics có quy trình vận hành chặt chẽ bước cụ thể rõ ràng thủ tục cụ thể rõ ràng, thủ tục trọng từ bước nghiệp vụ để dựa vào phận phịng ban có liên quan 28 SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương thấy nhiệm vụ quyền hạn trách nhiệm việc tuân thủ nghiệp vụ để đảm bảo cho hoạt động diễn hiệu - Với đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm lĩnh vực vận tải, giỏi, nhiệt huyết, tận tâm, thông thạo nhiều tuyến đường việc xử lý đơn hàng khơng cịn vấn đề q khó khăn đội ngũ phận điều độ Dash Logistics - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin hiệu vào quy trình vận hành nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa Dash Logistics ưu điểm lớn hoạt động - Hàng hóa vận chuyển theo đường nội địa tiết kiệm nhiều thời gian, quy trình đơn giản, tiết kiệm chi phí cự li ngắn trung bình Hình thức vận tải có khả bảo quản hàng hóa cao, đảm bảo chất lượng hàng suốt đoạn đường vận chuyển Đây xem hình thức tối ưu loại hàng hóa đặc biệt khơng bảo quản thùng kín lâu - Hàng hóa chuyên chở từ kho người gửi đến kho người nhận mà khơng qua trung gian vận tải Hạn chế cơng đoạn bốc xếp hàng hóa nhân cơng, giảm thiểu chi phí Với đoạn đường đặc biệt, việc phát sinh chi phí đề cập rõ bảng báo giá vận chuyển Hạn chế: Một số hạn chế trình tổ chức thực nghiệp vụ giao nhận Dash Logistics Cụ thể: • Đối với số đơn hàng phức tạp, thời gian báo giá vận chuyển cho khách hàng cịn nhiều thời gian phải đợi nhiều phận thông tin xét duyệt bảng giá 29 SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương • Khơng có tính “chatbox” hệ thống website để khách hàng chủ động liên hệ tư vấn viên nhằm phục vụ hỗ trợ tư vấn báo giá vận chuyển • Bởi hệ thống eTMS sử dụng nội nên khách hàng tự chủ động cập nhật thông tin lô hàng thường xuyên thời gian 24/7 Vì nhiều thời gian để khách trao đổi nhận thơng tin từ phận CS • Một số trục trặc đường truyền kết nối internet xảy trình điều độ xe đến địa điểm giao nhận, khiến thông tin không cập nhật cách nhanh chóng, ảnh hưởng đến leadtime giao hàng cho khách Cơ hội: Phương tiện vận chuyển Dash đầu tư đa dạng, đáp ứng chuyên môn nghiệp vụ hệ thống xe tải, đầu kéo, romooc, container sắt container hai tầng chuyên dụng,…Bên cạnh bãi đậu xe rộng, hỗ trợ cường độ lớn xe vào ngày hệ thống kho hàng phân bổ ba miền gần khu công nghiệp lớn thị trường nội địa Đội ngũ nhân viên, tài xế đào tạo bản, chuyên nghiệp, training thường xuyên thông qua buổi chia sẻ tập huấn nội từ ITL Corp Qua đó, giúp q trình điều độ hàng hóa ln ln trạng thái chun nghiệp linh hoạt theo nhu cầu khách hàng Tận dụng mối quan hệ tốt với BU khác ITL Corp, xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với đối tác hãng tàu, quan hải quan nhằm giúp Dash hoàn thiện booking, báo giá, xếp dỡ container, hàng hóa nhanh chóng, phối hợp linh hoạt quy trình điều độ xe dễ dàng Dash Logistics hỗ trợ dịch vụ khác đến từ BU khác ITL Corp, từ tăng phạm vi tiếp cận đa dạng nguồn khách hàng nội địa, đáp ứng tiêu khách hàng Thách thức: 30 SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD : Hà Thị Thuỳ Dương Ngày nay, việc cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực vận tải, logistics ngày tăng cao Chính vậy, để Dash giữ chân khách hàng, tin tưởng khách tìm kiếm nhiều khách hàng tiềm công ty cần không ngừng thay đổi, phát triển nâng cấp giá trị dịch vụ để tạo lợi cạnh tranh Bên cạnh đó, thời gian năm 2023 diễn chu kỳ sinh thối kinh tế diện rộng Chính điều mà doanh nghiệp sản xuất bắt đầu cắt giảm lượng hàng hóa ảnh hướng nhiều đến chuỗi hoạt động logistics vận tải Dash Logistics nói riêng doanh nghiệp ngành nói chung 31 SVTH : Châu Thị Kim Xuân GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Báo cáo thực tập CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG LẺ NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY DASH LOGISTICS Tại Dash Logistics, phận Sales CS phụ trách đảm nhiệm vai trò khác nhau, nhiên hướng chung đến mục tiêu đảm bảo cung cấp hỗ trợ giải pháp với yêu cầu khách hàng, lô hàng khách vận chuyển cách an toàn, chuyên nghiệp thông tin phải cập nhật liên tục, nhanh chóng - Hạn chế thời gian hoàn thiện báo giá vận chuyển : Hiện tại, số lô hàng liên quan đến hàng LCL nội địa khách hàng sử dụng phương thức vận chuyển đường bộ, phận Sales Dash linh động phân tích, thành lập bảng giá duyệt thơng qua Sales Team Leader Từ đó, Sales gửi bảng giá cho khách hàng tham khảo nhận phản hồi Tuy nhiên, số lô hàng sử dụng đa dạng phương thức vận chuyển, hàng FCL hàng đường sắt, đường biển kết hợp đường bộ,…thì Sales chưa thể nắm cụ thể phải thông qua phận CS Sau Sales cung cấp thông tin liên quan đến lô hàng (như mặt hàng hóa, số lượng, tuyến đường vận chuyển, điểm giao điểm nhận, yêu cầu kèm theo,…) phận CS làm việc với vendor, phân tích lập bảng giá, chi phí phát sinh liên quan (như phí neo đỗ, phụ phí, phí bốc xếp, kiểm đếm hàng hóa,…) Thời gian tầm khoảng 1-2 tiếng phận CS hoàn tất báo giá gửi lại chi tiết cho phận Sales thông qua email Đối với số lơ hàng gấp, phận CS hỗ trợ báo giá sớm cho phận Sales, nhiên cịn khơng thời gian Đề xuất phương án giải : SVTH : Châu Thị Kim Xuân 30 GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Báo cáo thực tập Nhận thấy hạn chế đó, đề xuất xây dựng hệ thống tệp liệu giá cập nhật thường xuyên nhằm giúp Sales CS tiết kiệm thời gian qua việc trao đổi thơng tin lơ hàng cập nhật phân tích bảng giá Hệ thống tệp liệu giúp cho Sales CS dễ dàng chia sẻ thông tin liên quan với để hỗ trợ cho quy trình báo giá Để hồn thiện có liên kết hai phận, tệp “Sales Support Process” bao gồm số mục quan trọng sau: • Phiên bản: bao gồm hai tiếng Anh tiếng Việt nhằm phục vụ cho đối tượng khách hàng cần thiết • Hồ sơ liên quan: mẫu hợp đồng, mẫu báo giá vận chuyển, số mẫu chứng từ đường (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, packing list, hóa đơn đường, thơng tin khách hàng,…), sách hướng dẫn giấy tờ liên quan, phụ lục hợp đồng,… • Bảng giá: đề xuất bảng giá tính tiêu chuẩn liên quan đến tuyến đường, phương thức vận chuyển, hàng hóa LCL, FCL, phụ phí phát sinh tiêu chuẩn,… Xây dựng hệ thống tệp liệu “Sales Support Process” giúp phận CS lập tệp liệu liên quan đến “giá tiêu chuẩn” cho chi phí vận chuyển dựa tuyến đường vận tải, liệt kê số phụ phí phí bao gồm VAT, phí cầu đường, phí neo đậu, bốc xếp kiểm đếm hàng hóa,…Thơng qua đó, phận Sales dựa vào liệu cung cấp sẵn phân tích giá cho lô hàng khách cụ thể Cuối hai phận linh động liên kết với chặt chẽ trình thực báo giá, hạn chế thời gian chờ gửi email cập nhật thông tin - Hạn chế thời gian phối hợp điều độ xe : Trong trình thực điều độ xe tải đến lấy hàng, xảy số rủi ro khiến nhiều thời gian, chưa tối ưu quy trình liên lạc khách hàng với phận khác Điều dẫn đến tình trạng phận OPS, CS phải email liên tục để cập nhật thông tin cho Sales khách hàng SVTH : Châu Thị Kim Xuân 31 GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Báo cáo thực tập Ngoài ra, việc sử dụng hệ thống Outlook hạn chế vùng lưu trữ hạn hẹp, việc đường truyền rủi ro internet dẫn đến ngắt kết nối tạm thời khiến việc điều độ xe gặp trục trặc, ảnh hưởng đến leadtime giao hàng Đề xuất phương hướng giải : Đào tạo đội ngũ nhân viên đa nhiệm chuyên nghiệp: đề xuất Dash Logistics tập trung đầu tư xây dựng đội ngũ nhân viên làm việc đa nhiệm thông qua buổi đào tạo, họp mặt, chia sẻ kinh nghiệm làm việc thực tế xử lí đơn hàng nhiều phận BU, để liên kết thơng tin quy trình với Từ đó, nhân viên nắm rõ quy trình thực phận khác, làm việc cách đa nhiệm hơn, phận hỗ trợ xử lí đơn hàng cần thiết, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ Đào tạo đội ngũ tài xế chuyên nghiệp: điểm đáng quan tâm công ty logistics đội xe phải vận hành linh hoạt, chun nghiệp “then chốt” chất lượng dịch vụ giá trị mà công ty đem đến cho khách hàng Đồng thời nhằm đáp ứng mong muốn độ an tồn hàng hóa, tính vận chuyển nhanh chóng kịp thời q trình thực điều độ xe hàng, Dash nên tạo nhiều khóa học, buổi chia sẻ tập huấn rèn luyện kỹ lái xe an toàn cho đội ngũ nhân viên Bên cạnh đó, tài xế phải nắm nghiệp vụ vận hành, điều độ xe, nắm rõ thông tin, lộ trình vận chuyển lơ hàng phân cơng hỗ trợ để hồn thành tốt cơng tác vận chuyển - Hạn chế tính chủ động hệ thống eTMS : Như đề cập Chương 2, việc ứng dụng eTMS giúp tối ưu hóa nhiều quy trình số chức liên quan bị hạn chế Cụ thể hệ thống eTMS ứng dụng cho tác vụ nội công ty, khách hàng nhận thông tin lô hàng trực tiếp qua hệ thống email phận CS thông báo Hiện tại, Dash ứng dụng công nghệ qua hệ thống Track & Trace nhằm tra cứu thông tin vận chuyển Tuy nhiên, thông tin cụ thể SVTH : Châu Thị Kim Xuân 32 GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Báo cáo thực tập lộ trình vận chuyển, định vị GPS, hàng hóa bốc xếp nào, đảm bảo làm hàng an tồn khơng,….vẫn phải thơng báo dựa email phận CS lấy thông tin từ phận điều độ OPS Chính vậy, với việc cung cấp chức tài khoản eTMS dành riêng cho khách hàng hỗ trợ cho hai bên việc xử lý lơ hàng hóa cách linh động hơn, tránh hiều thời gian Từ đó, khách hàng tự chủ động cập nhật thơng tin đâu lúc Đề xuất xây dựng hệ thống ứng dụng Mobile App dành riêng cho khách hàng để giúp khách hàng chủ động việc cập nhật thông tin công cụ lưu trữ thông tin đơn hàng, lộ trình vận chuyển Điều khơng tăng khả tương tác, trải nghiệm dịch vụ mà giúp giảm thiểu thao tác, quy trình thực tiết kiệm thời gian trao đổi thông tin SVTH : Châu Thị Kim Xuân 33 GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Báo cáo thực tập KẾT LUẬN Trong ba tháng làm việc doanh nghiệp, thân tự trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp, động, thực tế Công ty TNHH Dash Logistics, hành trang lý tưởng thân lĩnh vực logistics Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn giảng viên Hà Thị Thuỳ Dương – Cơ giảng viên hướng dẫn suốt q trình thực tập hoàn thiện Báo cáo thực tập Đồng thời, cảm ơn ban lãnh đạo Công ty TNHH Dash Logistics, anh chị đồng nghiệp Phòng Customer Service nói riêng phịng ban khác nói chung, ln dìu dắt, tận tâm đào tạo, hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho em tiếp thu kiến thức chun mơn hồn thành tốt nhiệm vụ giao Sau trải nghiệm môi trường làm việc trực tiếp doanh nghiệp, em cảm thấy kiến thức nhà trường cơng cụ lý thuyết giúp sinh viên có nhìn tổng quan chun mơn chủ yếu có va chạm thực tế vận dụng điều học vào thực tiễn Là thực tập sinh Phòng Customer Service Dash nói riêng mơi trường học tập ITL Corporation nói chung, cơng ty lớn, có bề dày kinh nghiệm lĩnh vực giao nhận, logistics vận chuyển hàng hóa nội địa Đây hội tốt, niềm vinh dự học hỏi làm việc nơi Thông qua công việc hướng dẫn, đào tạo giúp thân có cách nhìn tổng quan ngành Logistics Đồng thời nắm quy trình vận hành tổ chức doanh nghiệp chuyên hoạt động lĩnh vực giao nhận, vận tải hàng hóa Từ đó, em tích lũy kiến thức kỹ chuyên môn mà Nhân viên Customer Service cần trao dồi rèn luyện ngày Song song đó, có định hướng cụ thể cho phát triển nghề nghiệp thân nói riêng, nâng cao lĩnh vực chun mơn khả kinh doanh nói chung Sau làm việc đây, em biết điểm mạnh điểm yếu Và nhờ đó, em phát huy tốt điểm mạnh mình, đồng thời cải thiện điểm yếu Mặc dù, thời gian thực tập ngắn ngủi, kinh nghiệm đóng góp để SVTH : Châu Thị Kim Xuân 34 GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Báo cáo thực tập mang lại giá trị cho công ty chưa thật nhiều, Báo cáo cịn nhiều thiếu sót, mong nhận góp ý để thân rút kinh nghiệm hồn thiện Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến công ty Dash Logistics đội ngũ giảng viên trường Đại học Mở thành phố Hồ Chí Minh đặc biệt giảng viên hướng dẫn cô Hà Thị Thùy Dương tạo điều kiện tận tình giúp đỡ để em hồn thành báo cáo cách hoàn thiện SVTH : Châu Thị Kim Xuân 35 GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Báo cáo thực tập PHỤ LỤC Một số chứng từ đường bắt buộc Mạng lưới phân phối Dash Logistics SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Hoạt động trải nghiệm công ty Dash Logistics SVTH : Châu Thị Kim Xuân Báo cáo thực tập SVTH : Châu Thị Kim Xuân GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương Báo cáo thực tập GVHD: Hà Thị Thuỳ Dương DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trang Web Công ty ITL: https://www.itlvn.com/ Trang Web Công ty Dash Logistics: https://dash.vn/vi/home/ Phạm Duy Liên, 2012, Giáo trình Giao dịch thương mại quốc tế, NXB Thống kê, Hà Nội Hoàng Văn Châu, 2009, Giáo trình Logistics vận tải quốc tế, NXB Thông tin Truyền thông, Hà Nội Vũ Hữu Tửu, 2006, Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ Ngoại thương, NXB Giáo dục, Hà Nội 6.Logistic_Những vấn đề bản, GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, Nhà xuất Lao động_Xã hội SVTH : Châu Thị Kim Xuân ... HIỆN QUY TRÌNH VẬN HÀNH VÀ NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN HÀNG LẺ NỘI ĐỊA TẠI CÔNG TY DASH LOGISTICS 2.1 Tìm hiểu nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa cơng ty Dash Logistics Hình Quy trình thực xử lý đơn hàng. .. tế Công ty TNHH Dash Logistics (ITL Corp) em định chọn đề tài “ Quy trình vận hành nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa Công ty TNHH Dash Logistics (ITL Corp)? ?? làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp. .. Cơng ty TNHH Dash Logistics Nghiên cứu quy trình vận hành nghiệp vụ vận chuyển hàng lẻ nội địa Công ty TNHH Dash Logistics (ITL Corp), phận Customer Service Giới hạn thời gian: Nghiên cứu quy trình