slide báo cáo luận văn kiểm soát nội bộ chu trình và thu tiền tại chi nhánh hóa dẫu đà nẵng

Trang 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIÊM SOÁT 0

CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN

DANH GIA VA MOT SO Y KIEN HOAN THIEN CÔNG TÁC KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI

CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG

Trang 3

_— CHINHÀNHHÖADÀUĐANĂNG —_

Là đơn vị trực thuộc Công ty CP hóa dầu 'Việt Nam

+ Linh vực kinh doanh chính: Các loại dầu mỡ nhờn:

» Dầu nhờn động cơ

»Dau céng nghiệp »Dau nhén hang hải # Mạng lưới phân phối

Địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung từ Quảng Bình đến Ninh thuận và các tỉnh Bắc, Nam Tây Nguyên

** Áp dụng hình thức kế toán máy: sử dụng phần mềm kế toán

Solomon

Trang 6

Đơn đặt hàng đều ghi nhận đầy đủ chính xác Bán hàng theo hạn mức tín dụng 5 = 5 Hạn chế thất thu và nợ khó đòi “Thủ tục kiêm soát ) Kid Kiém tra Tiếp nhận công nợ =o hàng tồn đơn hàng khách hàng kho- *Kiém tra trên phân mềm Solomon *Dựa bảng hạn mức tín dụng *Chỉ bán hàng khi công nợ vào thời điểm bán hàng dưới

mức công nợ tối đa cho phép

“Khi muốn bán hàng vượt mức công nợ phải có tờ trình - “Kiểm tra hàng tồn kho tự động trên Solomon *Trong trường hợp hàng tồn kho đã hết, hệ thống sẽ báo lỗi và

không in được hóa đơn

* Bằng fax, điện thoại,

hoặc thông qua

chuyên viên tiếp thị

+ Ghi các thông tin

đơn hàng vào số theo

Trang 7

iên hành lập hóa đơn sau khi “Kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ

đã kiểm tra công nợ và hang kiểm tra các thông tin như:

tồn kho “Tính hợp pháp của HĐ

*Trên hóa đơn, phải đầy đủ các

thông tin cần thiết

Trang 8

*Giao hàng đúng khách hàng “Đúng số lượng, chủng loại, hàng hóa nguyên vẹn “Đúng thời gian, địa điểm Thủ tục kiêm soát ) _*Kiểm tra hàng theo hóa đơn,bảo quản hàng hàng theo thực té hoa don thẻ kho cho từng mat hang *Hướng dẫn KH kí tên lên hóa đơn Di động xe hợp _ lý, tiêt kiệm ⁄ _*Sắp xếp hàng hóa ngăn

*Tô chức lưu trữ và nap, dé van chuyén

luân chuyên hóa đơn “Định kì, thống kê hàng hóa, cân đôi thường xuyên hàng tôn kho _*Giao hàng kịp thời, đúng _sô lượng, nguyên đai kiện “Đề nghị KH kiểm tra số - lượng] hàng, chất lượng, bạo bì, kí trên hóa đơn,

Trang 10

“Xe chỉ nhánh hoặc xe thuê ngoài vận chuyển đồn kho khách hàng,

Tal xeon chi

Trang 11

ee tee te *Xuất đúng mặt “Đóng dấu đã

*Kí và ghi rõ họ hàng và số lượng a 8 i

tên vào 3 liên HĐ êm soát

4 *Kí vào hóa đơn

*Yêu cầu khách liên 2, 3

hàng kí tên lên nh

HD, sé giao hàng "Giao lại cho lái vào công

Trang 12

TT

'Với các khách hàng ở các tính phía Nam,

Trang 13

Khách hàng tự vận chuyển hing mua Phòng TC-KT

Trang 14

“Kiểm tra công nợ *Phát hành phiếu

*Lập đơn hàng fax xuât kho kiêm vận

đến kho đầu mối chuyên nội “Gửi chứng từ về Chỉ

bộ(PXKKVCNB) nhánh

*Sao kê chứng từ

“Nhận lại chứng từ từ

` *Xuất hàng đúng

‘Doi chiến kiểm a2 theo yéu cầu của Chi

với kho đầu môi nhánh

Trang 16

3+Sao kê hóa đơn và các chứng từ đi kèm chuyển sang phòng TC-KT

+Cuối tháng, kiêm tra đối chiếu số liệu với hàng thực tế trong kho

+Lập báo cáo nhập xuất tồn gửi phòng TC-KT

tWỆ Phòng TC - KT

4Kiém tra hóa đơn chứng từ

#Xác nhận trên máy

s+Tổ chức lưu trữ chứng từ theo quy định hiện hành

#Đối chiếu, kiểm tra số liệu

Trang 18

-“Thủ tục kiêm soát )

Chuyên viên tiếp thị

3# Trực tiếp theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ

4 Trực tiếp thực hiện việc đối chiếu công nợ với khách hàng

4 Đánh giá, xem xét khả năng thanh toán của khách hàng, 4 Chịu trách nhiệm với các khoản nợ khi có sự cố tài chính

3# Lập đề nghị về mức ng va thời hạn thanh toán

HEX?

& Theo doi chat ché céng ng khach hang

# Định kì, lập biên bản đôi chiêu công nợ gửi khách hang

+ Cudi quý, lập báo cáo phân tích công nợ

công nợ

Trang 19

tế Kê toán ngân hàng, thủ quỹ

+ Ki xac nhận các khoản tiền đã vảo tài khoản, quỹ của Chỉ nhánh

# Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu

4 Chịu trách nhiệm về các khoản tiền khách hàng đã chuyển hoặc

đã nộp vào quỹ

3# Thường xuyên kiêm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về công

nợ

3# Chịu trách nhiệm trực tiếp về các sự cố tài chính tại Chỉ nhánh

'# Tham mưu cho Giám đốc và lãnh đạo phòng KD về chính sách côn; nợ, thủ tục thế chấp, cầm có, bảo lãnh với các ngân hàng -

Trang 22

Kê toán thanh toán

#&Mở mản hình “Số tiền”, cập nhật đầy đủ thông tin s#In 2 liên phiếu thu, chuyên sang thủ quỹ

Đếm và ộ

s#Kí trên 2 liên phiếu thu, giao liên 2 cho KH, lưu liên 1

#&Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu

&Ghi vao sé theo dõi thu chỉ tiền mặt #Định kì, thực hiện kiểm quỹ

Trang 23

/ THU QUA NGAN HANG » /

Kế toán ngân hàng

s#Lên ngân hảng nhận số phụ và giấy báo Có (nếu có)

s#Nhập liệu vào hệ thống

Đối chiếu số phụ ngân hảng với số dư trong số chỉ tiết TK 112

Sap xép giấy báo theo thứ tự ngân hàng

Trang 24

UU DIEM Quan diém kinh doanh trung thuc, uy tin +D6i ngii quan li cé chuyén môn, năng lực +Co cau don giản, gọn nhẹ 3+Lực lượng CBNV có trình độ, đạo đức %+Coi trọng chính sách nhân sự +Định kì, đánh giá kết quả, hoạch định kế hoạch

+Hệ thống BC chỉ tiết, đơn giản

+Ban hành các qui định, qui chế chặt chẽ HAN CHE + Chua cé ban kiểm soát độc lập +Nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng

4Viéc kiểm tra, giám sát giữa

các phòng ban thường dựa vào ý kiến chủ quan

'#Phần mềm kế toán khó sử

dụng

Trang 25

Loại bỏ sai sót xảy ra khi nhiều người cùng nhập dữ liệu Tăng tốc độ làm việc, giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ ng suất lao động tăng

Thông tin của Chỉ nhánh

Trang 26

Đối với việc tiếp nhận đơn đặt hàng và kiểm tra công nợ khách hàng + _ Tỉnh hình công nợ *Không có đơn đặt hàng

KH đêu được cập *Phòng ĐB không nhận

nhật trong hệ thông thông tin tình hình thanh

Trang 27

Š Đối với việc lập hóa đơn

fan chế

*Hóa đơn được đánh

số thứ tự trước *Có thể nhập sai giá

Trang 28

SS Đối với việc xuất hàng

“Hàng thực sự rời kho và *Thủ kho không lưu lại

được giao đến khách hàng chứng từ nảo

*Số giao hàng là bằng *Thủ kho đợi chứng từ luân

Trang 29

=_ Đối với ghi nhận nghiệp vụ bán hàng

Hạn chế

*Hoá đơn được sắp xép theo *Kế toán thường để dồn các

Trang 30

Đối với theo dõi công nợ Hạn chê *Có thể tính toán sai các khoản bù trừ công nợ *Bảng cước, chính sách bán

hàng đã được phê duyệt trước

Trang 31

“SS Đối với nghiệp vụ thu tiền

*Tiền mặt có thé bi chiếm dụng

*Phiêu thu được in từ hệ theo hình thức gối đầu

thông, đánh sô thứ tự sản *Không có dấu hiệu nhận biết với

“Hệ thống tự hạch toán giây báo đã được nhập liệu “Đối chiếu với số phụ ngân *Có thể nhập liệu sai

hang, kip thời phát hiện sai sót *Để dồn giấy báo cuối tuần mới

nhập

*Số theo dõi thu chỉ tiền mặt

Trang 32

s+Yêu cầu khách hàng lập đơn đi '+Xem xét tình hình thanh toán của khách hàng

#+Kiểm soát chức năng “Giá bán” trong hệ thống

s+Lập lệnh bán han;

+Loại bỏ chức năng y thành

#Cập nhật các chương trình diệt virut phiên bản mới nhất

4Kiém soát truy cập hệ thó

4C6 dau hiệu nhận biết với các chứng từ đã nhập liệu

4Thém cét sé dư đầu kì, số dư cuối kì trên số theo dõi thu chỉ tiền mặt

'#Yêu cầu khách hàng thanh toán theo từng hóa don mua hang

-4Quy định số tiền mặt trong quỹ tối đa, thời gian nộp tiền mặt vio NH

+Cuỗi mỗi ngày, thực hiện ki: