Đổi mới quản trị thay đổi của vnpt

TÊN ĐỀ TÀI : ĐỔI MỚI & QUẢN TRỊ THAY ĐỔI CỦA VNPT  GVHD : TS TRẦN THANH TOÀN  Học viên thực hiện : HUỲNH THỊ THANH HIỀN  Mã học viên: CH5QTKD2A-820BUS055 Tp Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 06 năm 2021 LỜI CẢM ƠN Trước hết, cho phép gửi lời cảm ơn tới Ban Giám hiệu Trường Đại học Văn Lang, tạo điều kiện cho chúng tơi tham gia chương trình đào tạo Thạc sĩ khóa 2019 thời gian vừa qua Xin chân thành cảm ơn Thầy TS.Trần Thanh Toàn, người tận tình giúp đỡ chúng tơi suốt q trình nghiên cứu học phần, từ chọn lựa đề tài, thực đề tài hoàn thành báo cáo nghiên cứu Người ln tận tình hướng dẫn, bảo sửa chữa sai sót để chúng tơi hồn thành báo cáo Tuy nhiên, Trong q trình hồn thành báo cáo nghiên cứu, nỗ lực mình, cố gắng tham khảo tài liệu tiếp thu kiên thức truyền đạt ý kiến đóng góp khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi xin chân thành đón nhận bảo, đóng góp q báu Q Thầy, Cơ để báo cáo chúng tơi hồn thiện Xin kính chúc Q Thầy, Cơ dồi sức khỏe để truyền đạt cho hệ sau kiến thức bổ ích Tp.HCM, ngày 10 tháng 06 năm 2021 CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ THUYẾT TỔNG QUÁT Tại phải thực quản trị thay đổi : Quản trị thay đổi thách thức vô lớn cho doanh nghiệp đặc biệt với nhà lãnh đạo Quản lý thay đổi chưa công việc đơn giản Thị trường ngày cạnh tranh gay gắt khốc liệt, việc xác định lại thay đổi mơ hình kinh doanh phù hợp câu hỏi mà doanh nghiệp cần phải tìm câu trả lời Thị trường ngày cạnh tranh gay gắt khốc liệt, việc xác định lại thay đổi mô hình kinh doanh phù hợp câu hỏi mà doanh nghiệp cần phải tìm câu trả lời Dù muốn hay khơng, ln có chân lý “chỉ có điều khơng thay đổi, thay đổi” Doanh nghiệp sớm tìm thay đổi mơ hình kinh doanh phù hợp trước đối thủ cạnh tranh chiếm giữ vị tiên phong có hội dẫn dắt thị trường Tham gia vào thay đổi trải nghiệm khó đốn trước, quy trình người đa dạng cách họ trải qua thay đổi Cùng thay đổi áp dụng mảng khác tổ chức tạo nên kết khác biệt rõ ràng Hầu nhà lãnh đạo phải trải qua thay đổi lớn tổ chức, nhiều số họ thừa nhận số tất trách nhiệm họ phải gánh vác, quản trị thay đổi nỗi ám ảnh lớn họ, gần khía cạnh cơng ty hệ thống lãnh đạo, quản trị chúng bị đặt thách thức Năm 1996, John Kotter giáo sư phân viện kinh tế đại học Havard, xuất sách Leading Change (Lãnh đạo thay đổi), tác giả có khoảng 30% cải cách thành công Tới gần đây, số nghiên cứu Towers Watson, đơn vị nghiên cứu tư vấn có uy tín tồn cầu, cho thấy 25% sáng kiến quản trị thay đổi mang lại thành công bền vững Thay đổi tất yếu, thay đổi để thành cơng cần có quản trị thay đổi Và quản trị thay đổi để hiệu Quản lý thay đổi cho hiệu quả? John Kotter đưa khái niệm quản trị thay đổi: “là tổng hợp hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy điều khiển trình thay đổi doanh nghiệp phù hợp với biến động môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển môi trường kinh doanh biến động." Tuy nhiên, thay đổi không thiết công thức tạo hỗn loạn tổ chức Với phương pháp quản trị thay đổi hiệu quả, hội tăng cường suất làm việc cho nhân viên, đồng thời giúp tổ chức có bước nhảy vọt mạnh mẽ hết Giai đoạn khó khăn thử thách thực doanh nghiệp Đây lúc nhà lãnh đạo cần phải hành động linh hoạt khéo léo để làm cho trình thay đổi diễn thuận lợi, hiệu không gây tác động tiêu cực làm ảnh hưởng hay gián đoạn hoạt động kinh doanh Thay đổi yếu tố quan trọng liên quan đến thành công việc quản lý kinh doanh Nếu khơng mau chóng thích ứng với thay đổi, doanh nghiệp khó giữ vị trí thị trường cạnh tranh ngày mạnh mẽ Nhưng để quản lý thay đổi để đem lại hiệu cho doanh nghiệp câu hỏi thường xuyên gây đau đầu cho nhà quản lý Hiểu chất, nguyên nhân , hình thức thay đổi bước quản lý chúng nhiệm vụ nhà quản lý doanh nghiệp Bản chất thay đổi doanh nghiệp Sự thay đổi doanh nghiệp hiểu tất trình cải tổ cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hợp với doanh nghiệp khác, tái cấu phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập đồn… Sẽ thật sai lầm trì tư tưởng bảo thủ chống lại thay đổi, điều đồng nghĩa với việc bạn bước dấn sâu vào đường dẫn tới sụp đổ Quá trình thực quản trị thay đổi : 2.1 Xác định phân tích ngun nhân thay đổi Nhìn chung, dẫn đến thay đổi doanh nghiệp có nhiều nguyên nhân từ phía xã hội, tác động kinh tế công nghệ Các nhà quản lý cần xem xét nhìn nhận nguyên nhân để có nhìn khách quan thay đổi Tùy theo quy mơ doanh nghiệp, xác định phân tích nguyên nhân theo yếu tố bên ngoài, yếu tố bên trọng Các nguyên nhân xã hội : Những xu hướng chung xã hội ảnh hưởng đến người mà ảnh hưởng đến hoạt động cơng ty Nó gây ảnh hưởng đến nhu cầu tiêu thụ loại hình kinh tế khác Các nguyên nhân kinh tế : Xu hướng thay đổi kinh tế chậm có sức mạnh khó lay chuyển nhiên xu hướng tương đối ổn định đó, thị trường dịng tiền biến động mạnh, hình thức cạnh tranh thay đổi nhiều, cơng nghệ phát minh vượt qua có Điều buộc công ty phải điều chỉnh theo thay đổi bất ngờ cấp Các nguyên nhân công nghệ : Cách mạng công nghệ thông tin (IT) với tốc độ ngày gia tăng ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ, mua bán 2.2 Xác định hình thức thay đổi : Sự thay đổi doanh nghiệp thể nhiều hình thức đa dạng Những thay đổi thân doanh nghiệp thường rơi vào hình thức: thay đổi cầu, cắt giảm chi phí, thay đổi quy trình thay đổi văn hóa nên hầu hết cơng ty chuẩn bị cho chương trình khác để ứng phó với loại biến động Thay đổi cấu: với chương trình thay đổi cấu, công ty xem nhóm phận chức năng- theo mơ hình "một cỗ máy" suốt trình thay đổi này, với hỗ trợ chuyên viên tư vấn, ban quản lý cấp cao cố gắng định hình lại phận nhằm đạt hiệu suất tổng thể cao Cắt giảm chi phí: chương trình chủ yếu tập trung vào việc cắt giảm hoạt động không cần thiết thực phương pháp thu hẹp tối đa chi phí hoạt động Những hoạt động xem xét năm có lãi thu hút ý chuyên gia cắt giảm chi phí thời kì khó khăn xuất Thay đổi quy trinh : Các chương trình tập trung vào việc thay đổi cách thức hiệu công việc Có thể bạn trải qua vài lần thay đổi kiểu này, chẳng hạn xây dựng lại quy trình phê duyệt khoản vay, cách tiếp cận xử lý yêu cầu bảo hành từ khách hàng, chí đưa định Thay đổi quy trình thường nhằm thúc đẩy cơng việc thực nhanh hơn, hiệu hơn, đáng tin cậy tốn Thay đổi văn hóa : Các chương trình tập trung vào khía cạnh người cách tiếp cận thông thường công ty kinh doanh mối quan hệ cấp quản lý nhân viên Việc thay đổi từ quản lý theo kiểu mệnh lệnh điều khiển sang cách thức quản lý mang tính tham gia đóng góp ví dụ thay đổi mơi trường văn hóa, nỗ lực tái định hướng từ công ty tập trung nội mang tâm lý “sản phẩm trung tâm phát triển” sang định hướng lấy khách hàng làm mục tiêu trung tâm 2.3 Xây dựng mơ hình thay đổi phù hợp tối ưu doanh nghiệp : Điều quan trọng trình quản thay đổi hiệu xác định mơ hình thay đổi phù hợp tối ưu doanh nghiệp Không tồn mơ hình chuẩn, q trình trình chủ động sáng tạo Nói ra, hồn tồn tùy thuộc vào tài giỏi Người lãnh đạo Hiện có nhiều mơ hình thay đổi, giới hạn tiểu luận này, ta tập trung đến mơ hình phổ biến có mơ sau : 2.3.1 Mơ hình quản lý hiệu thay đổi Hellriegel D, Sculum J W.: Theo hai học giả người Mỹ, Hellriegel D Sculum J W (2004) muốn qu ản lý thay đổi hiệu quả, người lãnh đạo cần xây dựng tầm nhìn cho tổ chức l n khuyến khích thay đổi cách sẵn sàng thay đổi vượt qua trở ngại Tiếp t heo, lãnh đạo phải xây dựng nên sách hỗ trợ (đánh giá sức mạnh thay đ ổi, xác định bên tham gia tiến trình thay đổi với vai trị tác động họ) Nhà lãnh đạo cần có lực quản lý tiến trình thay đổi trì tiến trình thay đổi tổ chức Sơ đồ cho thấy mơ hình trình bày theo chiều dọc, hàm ý tiến trì nh thay đổi phải theo trình tự định Tổ chức thực từ ng hoạt động đồng thời thực ba nhóm hoạt động đầu tiên, tuyệt đối khơng bỏ qua khâu muốn đạt thay đổi đồng bộ, thống hiệu Trong tiến trình này, việc khuyến khích thay đổi có tầm quan tr ọng hàng đầu tổ chức chưa sẵn sàng thay đổi vật chất tinh thầ n hiệu thay đổi thấp, chí dẫn đến thất bại Hai khâu thực vừa vừa đan xen Trong bước quản lý tiến trình thay đổi lập kế hoạch hoạt động lập kế hoạch cho tham gia chuẩn bị cần thiết để thực thay đổi, có việc điều chỉnh cần thiết cấu quản lý quy trình hoạt động tổ chức Việc trì tiến trình thay đổi khơng thể bỏ qua khơng hiệu ứng thay đổi khó giữ lãnh phí nguồn lực hào hứng người tham gia Để làm vậy, thiết người đạo thay đổi phải có phương án bố trí cung cấp đủ nguồn lực (nhân, tài, vật lực thời gian) cần thiết có hệ thống hỗ trợ cho đơn vị cần thay đổi Đối với nhân viên, cần đặc biệt ý tới việc bổ sung tăng cường kiến thức kỹ cần thiết, thay đổi đặt yêu cầu phương thức hoạt động đơn vị hay vị trí việc làm Nếu xem nhẹ việc đào tạo, hướng dẫn lực nỗ lực thay đổi khó mang lại kết mong muốn cho tổ chức Khuyến khích thay đổi : - Chuẩn bị sẳn sang thay đổi - Vượt qua trờ ngại để thay đổi Xây dựng tầm nhìn : - Động viên cam kết - Mô tả mục tiêu tương lai Xây dựng sách hỗ trợ : - Dánh giá sức mạnh thay đổi - Xác định bên tham gia - Tác động đến bên tham gia QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI HIỆU QUẢ Quản lý tiến trình : - Lập kế hoạch hoạt động - Lập kế hoạch cam kết tham gia - Cơ cấu quản lý Duy trì tiến trình thay đổi : - Cung cấp nguồn lực cho thay đổi - Xây dựng hệ thống hỗ trợ cho đơn vị cần thay đổi - Phát triển kỹ 2.3.2 Mơ hình quản lý thay đổi tổ chức Robbins S P.: Trong ấn phẩm lần thứ vào năm 1983, Lý thuyết tổ chức: Thiết kế cấu vận dụng, Robbins S P đưa bước sau:  Xác định yếu tố mang lại thay đổi tổ chức;  Trên sở phân tích yếu tố này, đề xuất thay đổi cần thiết;  Đưa can thiệp mặt cấu, cơng nghệ, quy trình v.v thay đổi tổ chức;  Thực thay đổi;  Đánh giá kết Qua sơ đồ đây, nhận thấy mơ hình khép kín, từ việc phân tích yếu tố mang lại thay đổi cho tổ chức, đưa giải pháp can thiệp để thay đổi, thực giải pháp thay đổi đánh giá kết Chính phản hồi sau thay đổi nhìn nhận yếu tố khơi gợi thay đ ổi Bằng cách này, thay đổi diễn không ngừng tổ chức Hơn nữa, theo Robbins (1990: 385), “nhu cầu cần thay đổi dường vừa tất yếu v ừa có tính liên tục” Tổ chức vận hành theo xu hướng coi tổ c động chỗ liên tục thay đổi tìm kiếm thay đổi để hướng tới h ồn thiện Theo tác giả, tiến trình diễn thay đổi muốn thành cơng cần phải theo bước “thả trạng, xê dịch đến tình trạng siết chặt tình hình để th ay đổi ổn định” (Robbins, 1990, tr: 393) Đồng thời, sau xác định vấn đề cần thay đổi phải có chiến lược can thiệp kịp thời vào từn g nội dung cụ thể việc thay đổi Trong q trình thực thay đổi c ần phải áp dụng linh hoạt biện pháp khác đối tượng, vụ vi ệc liên quan để giải xung đột, vượt qua trở ngại, nhằm đạt đ ược thay đổi mong muốn Sau thay đổi, công tác đánh giá phản hồi cần thiết để ổn định thay đổi vừa đạt được, đồng thời đề phương hướng cho nhữn g thay đổi, cải tiến Một nguồn lực tài dồi với trình độ ti nh thơng nghiệp vụ nhà quản lý có đầu óc cởi mở, dám đối mặt với thách thức điều kiện đảm bảo cho thành cơng mơ hình quản lý thay đổi Mơ hình nhiều doanh nghiệp áp dụng bước chuẩn tiến trình thay đổi Yếu tố định Các yếu tố khơi gợi thay đổi Vấn đề cần thay đổi Đề xuất thay đổi Chiến lược can thiệp Cần thay đổi điều gì? Cơ cấu Cơng nghệ Các qui trình tổ chức Chiến thuật thực Can thiệp Tham gia Thuyết phục Ra lệnh Tiến trình thay đổi Thả Xê dịch Xiết chặt Thực Thay đổi Kết Hiệu tổ chức 2.3.3 Mơ hình bước J Kotter: 10 ... công bền vững Thay đổi tất yếu, thay đổi để thành công cần có quản trị thay đổi Và quản trị thay đổi để hiệu Quản lý thay đổi cho hiệu quả? John Kotter đưa khái niệm quản trị thay đổi: “là tổng... hình thức thay đổi : Sự thay đổi doanh nghiệp thể nhiều hình thức đa dạng Những thay đổi thân doanh nghiệp thường rơi vào hình thức: thay đổi cầu, cắt giảm chi phí, thay đổi quy trình thay đổi văn... hình quản lý thay đổi Mơ hình nhiều doanh nghiệp áp dụng bước chuẩn tiến trình thay đổi Yếu tố định Các yếu tố khơi gợi thay đổi Vấn đề cần thay đổi Đề xuất thay đổi Chiến lược can thiệp Cần thay