Luận văn tốt nghiệp 21

Đề án chuyên nghành LỜI NÓI ĐẦU Trong xã hội ngày cơng nghệ thơng tin đóng vai trị quan trọng việc nâng cao trình độ tri thức, khoa học người lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt lĩnh vực kinh tế, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin nói chung phần mềm nói riêng vào cơng việc quản lý sản xuất kinh doanh mang lại cho doanh nghiệp lợi lớn mặt công tác quản lý Luôn tồn song hành với phần mềm chuyên sâu quản lý Microsoft Excel ln phần mềm chun nghiệp có khả phân tích xử lý số liệu đa chiều giúp người sử dụng nhanh chóng đưa kết báo cáo số liệu thể phong phú đa dạng (thể dạng bảng biểu, biểu đồ…), đưa dự báo kinh tế tương lai theo chu kỳ kinh doanh,.v.v Một công cụ nhỏ phần mềm Microsoft Excel có hiệu tuyệt vời việc phân tích số liệu đưa kết trực quan Conditional Formatting (CF) – Định dạng có điều kiện CF ngày Microsoft phát triển phần mềm Microsoft Excel 2007 2010 cung cấp kiểu định dạng phong phú đa dạng hỗ trợ việc định dạng số liệu chuyên nghiệp qua màu sắc Icons Chính lý phù hợp với khoảng thời gian thực đề án chuyên ngành nên em định lựa chọn đề tài “Tìm hiểu phương pháp định dạng có điều kiện Microsoft Excel 2007 2010” Em xin chân thành cảm ơn thầy Bùi Thế Ngũ – Giảng viên khoa Tin học kinh tế - tư vấn hỗ trợ nhiều suốt thời gian thực để em hoàn thiện đề án chuyên ngành Đề án chuyên nghành PHƯƠNG PHÁP ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆN TRONG EXCEL 2007 & 2010 Giới thiệu chung Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting - CF) Microsoft bổ sung vào Excel kể từ phiên Microsoft Excel 97 CF Excel công cụ mạnh giúp định dạng chuỗi văn ô, giá trị ô màu sắc, kiểu mẫu nền, kẻ khung… CF áp dụng vào (cell) đè lên định dạng thông thường ô màu sắc, kiểu thể văn số… Tuy nhiên xố bỏ CF định dạng có trước phục hồi CF phiên Excel 2003 trở trước có số giới hạn số lượng điều kiện (tối đa 3) điều khắc phục phiên Excel 2007 với số lượng điều kiện cho phép 64 Đề án trình bày CF thật bao quát, áp dụng CF tất phiên Excel có số kỹ thuật CF VBA cập thật chi tiết điểm CF phiên Excel 2007 Định dạng theo điều kiện công cụ cho phép áp dụng định dạng cho ô (cell) hay nhiều (range of cells) bảng tính thay đổi định dạng tùy theo giá trị giá trị công thức Định dạng theo điều kiện cải tiến nhiều phiên công cụ trở nên hữu ích việc mơ hình hố liệu số, cách thực CF phiên giống đề án trình bày cách thực đặc trưng chung Trong số trường hợp dùng CF để biểu diễn liệu giống đồ thị Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành Danh mục định dạng theo điều kiện thiết lập sẵn: Các loại định dạng theo điều kiện Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành Các qui luật áp dụng sử dụng CF tự tạo Việc định dạng theo điều kiện thực nhanh chóng thơng qua tập định dạng thông dụng thiết lập trước người dùng tạo qui luật định dạng New rules quản lý qui luật định dạng công cụ Manage Rules…Để áp dụng qui luật CF cho cell (ô) range (vùng), trước tiên chọn sau vào Home >Styles > Conditional Formatting Có số lựa chọn như: (Hình 1) Hình 1: Một số lựa chọn CF  Highlight Cell Rules: Chứa qui luật định dạng làm ô chứa giá trị lớn giá trị xác định, nằm hai giá trị, chứa chuỗi xác định giá trị trùng nhau,…  Top Bottom Rules: Chứa qui luật định dạng làm chứa nhóm giá trị lớn nhất, nhóm 10% giá trị lớn nhóm giá trị trung bình Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành tập số liệu Data Bars: Áp dụng đồ thị hình trực tiếp tương ứng với giá trị chứa ô  Color Scales: Áp dụng màu nều tương ứng với giá trị chứa ô  Icon Sets: Hiển thị icon trực tiếp ô Các icon hiển thị phụ thuộc vào giá trị chứa ô  New Rule: Cho phép bạn chọn lựa qui luật CF khác, bao gồm qui luật CF dựa vào kết luận lý cơng thức (Hình 3)  Clear Rules: Xoá tất CF áp dụng cho ô chọn  Manage Rules: Hiển thị hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager, bạn tạo mới, chỉnh sửa xoá qui luật CF (Hình 2) Hình 2: Hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành Hình 3: Hộp thoại New Formatting Rule  Format all cells based on their values: Định dạng theo điều kiện vào giá trị dạng số chứa ô bảng tính Hiển thị kiểu định dạng data bars, color scales, icon sets  Format only cells that contain: Định dạng theo điều kiện vào nội dung chứa Có thể áp dụng phép so sánh (lớn hơn, nhỏ hơn, lớn bằng, nhỏ bằng, bằng, không bằng, khoảng, ngồi khoảng) Các qui luật áp dụng cho kiểu liệu chuỗi, ngày tháng, ô trống, ô không trống lỗi ô Qui luật giống với định dạng theo điều kiện vào nội dung ô phiên Excel trước  Format only top or bottom ranked values: Qui luật áp dụng định dạng nhóm chứa giá trị số lớn nhỏ (tính theo phần trăm)  Format only values that are above or below average: Qui luật áp dụng cho ô chứa giá trị số so sánh với giá trị trung bình, độ lệch chuẩn tập giá trị áp dụng định dạng Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành  Format only unique or duplicate values: Qui luật áp dụng cho ô chứa giá trị số trùng lặp  Use a formula to determine which cells to format: Qui luật áp dụng định dạng dựa kết luận lý công thức Định dạng theo điều kiện sử dụng hình ảnh Phần trình bày số kiểu định dạng theo điều kiện với định dạng hình ảnh trực quan sinh động data bars, color scales, icons sets Định dạng theo điều kiện hiển thị đồ thị hình trực tiếp bảng tính Chiều dài đồ thị dựa giá trị số chứa ô với so sánh tương giá trị khác vùng định dạng 3.1 Sử dụng data bars Ví dụ: Sử dụng Data Bars để vẽ đồ thị hình trực tiếp để so sánh GPD dự tính nước Châu Á năm 2009 (Hình 4) Cách làm: Chọn vùng B5:B59 Vào Home > Styles > Conditional Formatting > Data Bars > chọn Orange Data Bars Hình 4: Định dạng theo điều kiện sử dụng Data Bars Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành Data Bars cung cấp màu bản, để có nhiều lựa chọn ta nhấn vào More Rules… Hộp thoại New Formatting Rule cung cấp cho bạn thêm số tùy chọn như: (Hình 5)  Show bar only: ẩn giá trị ô  Sử dụng hộp Type Value để điều chỉnh cách hiển thị đồ thị Hình 5: Hộp thoại New Formatting Rule  Bar Color: Danh mục màu cho đồ thị Lưu ý: Excel luôn hiển thị Data Bar cho tất ô vùng định dạng, kể ô chứa giá trị (zero) Ô chứa giá trị nhỏ vùng định dạng ln ln có chiều dài đồ thị 10% chiều rộng ô Excel không cung cấp giao diện người dùng cho phép hiệu chỉnh giá trị này, phải hiệu chỉnh VBA đồ thị thể xác Nhấp phải chuột lên tên sheet áp dụng định dạng Data Bars chọn View Code nhập đoạn mã sau vào cửa sổ Code Sheet (Hình 6) Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành Hình 6: Điều chỉnh chiều dài đồ thị Public Sub AdjustDataBars() Range("B5:B59").FormatConditions(1).PercentMin = Range("B5:B59").FormatConditions(1).PercentMax = 100 End Sub Sau đoạn mã thực thi, đồ thị thể giá trị xác Data Bars phiên Excel 2010 xuất có nhiều cải tiến cung cấp nhiều tùy chọn so với Data Bars phiên Excel 2007 Phiên cho phép kẽ khung cho đồ thị, thể đồ thị giá trị âm cho phép điều chỉnh chiều dài đồ thị giao diện người dùng dễ dàng: (Hình 7) Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành Hình 7: Data Bars Excel 2010 3.2 Sử dụng color scales Áp dụng color scale định dạng theo điều kiện để tô màu ô dựa giá trị chứa có tương quan với khác vùng định dạng Ví dụ: Dùng màu để tô bảng số liệu thị phần trình duyệt Web năm 2009 thống kê qua tháng Màu xanh thị phần nhiều màu đỏ thị phần Ta có bảng số liệu sau: Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành Hình 20: Chỉ hiển thị icon icon set Định dạng theo điều kiện với cơng thức làm điều kiện Ngồi việc sử dụng định dạng theo điều kiện dựng sẵn Excel sử dụng linh hoạt kết công thức hàm để làm điều kiện định dạng Tương tự việc sử dụng công thức hay hàm làm điều kiện phiên Excel 2003 trở trước, công thức làm điều kiện phiên Excel 2007 & 2010 phải trả kết luận lý True False Nếu công thức trả True có nghĩa điều kiện thõa mãn định dạng theo điều kiện áp dụng Nếu cơng thức trả False định dạng theo điều kiện không áp dụng Truy cập vào hộp nhập cơng thức điều kiện sau: (Hình 21) Vào Home > Styles > Conditional Formatting > New Rule Trong hộp thoại New Formatting Rule > chọn Use A Formula To Determine Which Cells To Format Nhập công thức cần làm điều kiện vào hộp Format values where this formula is true Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 18 Đề án chun nghành Hình 21: Hộp thoại nhập cơng thức làm điều kiện định dạng 4.1 Tô màu ngày cuối tuần Có vùng liệu ngày tháng A1:A20 hình bên u cầu định dạng tơ màu đỏ cho ngày cuối tuần (Hình 22) Hình 22: Bảng liệu ngày tháng Các bước thực hiện: B1: Chọn vùng A1:A20, với ô A1 ô hành B2: Vào Home > Styles > Conditional Formatting > New Rule Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 19 ... công cụ mạnh giúp định dạng chuỗi văn ô, giá trị ô màu sắc, kiểu mẫu nền, kẻ khung… CF áp dụng vào ô (cell) đè lên định dạng thông thường ô màu sắc, kiểu thể văn số… Tuy nhiên xoá bỏ CF định dạng... đồ thị Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 Đề án chuyên nghành Danh mục định dạng theo điều kiện thiết lập sẵn: Các loại định dạng theo điều kiện Nguyễn Văn Minh - Định... vào hộp Format values where this formula is true Nguyễn Văn Minh - Định dạng theo điều kiện Excel 2007 & 2010 18 Đề án chun nghành Hình 21: Hộp thoại nhập cơng thức làm điều kiện định dạng 4.1