Kỹ năng làm việc nhóm giáo trình iuh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HƠ CHÍ MINH TRUNG TÂM Tư VÁN VÀ HÓ TRỢ SINH VIÊN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM THÀNH PHĨ HỞ CHÍ MINH - 2019 I HÚONÙ Oai học cong nghiệp ww« (? IS ' W % rf* M í ĩ '• t < V/ J r ĩp.họm 11 V ĩ** Mí MÃ VẠCH iJL jIuXx' MỤC LỤC NƠI DƯNG Trang CHƯ ƠNG KHÁI QUÁT VÈ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1.1 Một số khái niệm co* 1.1.1 Nhóm làm việc nhóm 1.1.2 Kỹ làm việc nhóm 1.2 Q trình hình thành phát triển nhóm 1.3 Mơ hình CAAP™, Chu trình PDCA tiến trình làm việc nhóm 1.3.1 MơhìnhCAAP™ 1.3.2 Chu trình PDCA 1.3.3 Tiến trình làm việc nhóm 1.4 Các hình thức làm việc nhóm 10 1.4.1 Phân loại theo hình thức tổ chức 10 1.4.2 Phân loại theo hình thức làm việc 12 1.5 Vai trị làm việc nhóm 13 1.5.1 Tại phải làm việc nhóm 13 1.5.2 Lợị ích làm việc nhóm mơi trường doanh nghiệp 14 1.5.3 Lợi ích làm việc nhóm mơi trường học tập 14 1.6 Kỹ giao tiếp ửng xử 15 1.6.1 Khái niệm kỹ giao tiếp 15 1.6.2 Rào cản trình giao tiếp 15 1.6.3 Các yếu tố nguyên tắc thực giao tiếp hiệu 16 1.6.4 Các kỹ giao tiếp 17 Tóm tat chương ỉ 19 CHƯƠNG KỸ NĂNG THÀNH LẶP NHỎM LÀM VIỆC 23 2.1 Xác định mục tiêu, nhiệm vụ 23 2.1.1 Xác định mục tiêu 23 2.1.2 Xác định nhiệm vụ 24 2.2 Nguyên tắc thành lập nhóm 25 2.2.1 Nguyên lắc số lượng thành viên 25 2.2.2 Nguyên tắc đối tượng tham gia 26 2.2.3 Công tác tìm kiếm thành viên nhóm 27 2.3 Biểu mẫu thành lập nhóm: 30 2.3.1 Lập biểu mẫu thành lập nhóm 30 2.3.2 Biên thành lập nhóm 31 2.4 Qui chế hoạt động nhóm 31 2.4.1 Xây đựng nội qui 31 2.4.2 Qui che hoạt động nhóm 32 2.5 Một số kỹ cần thiết để thànhlập nhóm 32 2.5.1 Kỹ lắng nghe 32 2.5.2 Kỹ giái mâu thuẫn,xung đột 33 2.5.3 Kỹ thuyểl phục 34 2.6 Thực hành thành lập nhóm 35 2.6.1 Kịch thực hành thành lập nhóm 35 2.6.2 Phuong pháp đánh giả tập thực hành 35 Tóm tắt chương 36 CHƯONG LẬP KÉ HOẠCH VÀ TÓ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC 39 3.1 Lập ké hoạch làm việc nhóm 39 3.1.1 Khái niệm 39 3.1.2 Tầm quan trọng lập ke hoạch 39 3.1.3 Họp nhóm 39 3.1.4 Các yếu tố cần xác định trình lập kể hoạch 42 3.1.5 Nội dung kế hoạch làm việc nhóm 44 3.2 Tổ chức nhóm làm việc 56 3.2.1 Các yếu tố cần xác định trình tổ chức nhóm làm việc 56 3.2.2 Ọuy chế tố chức nhóm làm việc 56 3.2.3 Nguyên tắc tổ chức nhóm làm việc 57 3.2.4 Cơng tác tổ chức nhóm làm việc 57 3.2.5 Những khó khăn việc tổ chức nhóm làm việc 57 3.3 Một số kỹ nâng cần thiết lập kế hoạch tổ chức nhóm làm việc 58 3.3.1 Kỹ giao tiếp 58 3.3.2 Kỹ định giải vấn đềhiệu quà 60 3.3.3 Kỹ thuyết trình 61 3.3.4 Kỹ thu thập thông tin, dũ liệu 63 3.3.5 Kỹ phân tích liệu 63 3.4 Một số thái độ cần trọng trongthựchành lậpkế hoạch tổ chức nhóm làm việc 64 3.4.1 Thái độ cầu thị 64 3.4.2 Thái độ tích cực phản biện, góp ý 64 3.4.3 Thái độ tôn trọng 64 3.4.4 Tinh thần đồng đội 65 3.4.5 Thái độ chia sẻ 65 3.5 Thực hành lập kế hoạch tổ chức nhóm làm việc 65 CHƯƠNG KỸ NĂNG ĐIẾU HÀNH VÀ KIÉM SỐT NHĨM LÀM VIỆC 68 4.1 Điều hành nhóm làm việc 68 4.1.1 Một số khái niệm 68 4.1.2 Đổi tượng điều hành làm việc nhóm 69 4.1.3 Phong cách điều hành 69 4.2 Kiểm sốt nhóm làm việc 70 4.3 Một số kỹ nãng cần thiết để điều hành kiểm sốt nhóm làm việc hiệu 73 4.3.1 Kỹ giao tiếp điều hành kiểmsốt nhóm làm việc 73 4.3.2 Kỹ lắng nghe 74 4.3.3 Kỹ giải mâu thuẫn, xung đột 76 4.3.4 Kỳ quản lý thời gian chi phí hoạt động 78 4.4 Thực hành kỹ nàng điều hành kiểm sốt nhóm làm việc 80 CHƯƠNG KỸ NĂNG LÀM VĨỆC • NHĨM TỒN CẦU 5.1 Khái qt nhóm tồn cầu 84 5.1.1 Định nghĩa tồn cầu hóa 84 5.1.2 Nhóm làm việc tồn cầu 84 5.Ị.3 Thành lập nhóm tồn cầu 85 5.1.4 Phát triển nhóm tồn cầu 85 5.1.5 Phân loại nhóm 86 5.2 Giao tiếp mơi trường đa văn hóa 87 5.2.1 Định nghĩa văn hóa 87 5.2.2 Nhận diện kiêu văn hóa 87 5.2.3 Một số nét khác biệt văn hóa giao tiểp giũa phương Đơng phương Tây 88 84 5.3 Diều hành nhóm làm việc tồn cầu 91 5.3.1 Chức nhóm làm việc tồn cầu 91 5.3.2 Thiết lập tiêu chí hành vi ứng xử nhóm 92 5.3.3 Xử lý mâu thuẫn làm việc nhóm tồn cầu 92 5.3.4 Đánh giá nhóm làm việc tồn cầu 93 5.4 Mơ hình CAAP™ 94 5.4.1 Văn hóa nhóm/tổ 'chức 94 5.4.2 Thái độ 95 5.4.3 Năng lực 95 5.4.4 Tính cách 95 5.4.5 Động lực nhóm 96 5.5 Thực hành kỹ làm việc nhóm tồn cầu 98 5.5.1 Thực hành thành lập, phát triển nhóm tồn cầu 98 5.5.2 Thực hành đề tài: Văn hóa 98 CHƯƠNG KỸ NẢNG LÀM VIỆC NHĨM TRựC TƯN 99 6.1 Đặc điểm cơng nghệ làm việc nhóm trực tuyến (nhóm ảo) 99 6.1.1 E-mail 99 í 6.1.2 Thảo luận qua diện thoại 100 6.1.3 Thảo luận video 101 6.1.4 Website mạng nội (Intranet) 101 6.1.5 Phần mềm nhỏm (Groupware) 102 6.1.6 Các công cụ lưu trữ trực tuyến phổ biến 103 6.2 Huấn luyện nhóm làm việc trực tuyến (nhóm ảo) 103 6.3 Điều hành kiểm sốt nhóm làm việc trực tuyến (nhóm ảo) 6.4 Thực hành làm việc nhóm trực tuyến (nhóm ảo) 107 PHỤ LỤC 109 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I 104 121 LỜI GIỚI THIỆU Khi làm việc ngẫu hứng, ý tưởng sản phẩm tạo giới hạn lại nhận thức bạn Nó giống bạn viết vào trang nhật ký đời mình, chẳng bạn cẩn đến người góp ý bạn viết Và khi, phải đối diộn với khó khàn be tắc, bạn nhận ra: khó khăn cơng việc khơng dủ lực Rối cơng việc thiếu kỹ Lúc tin rằng, bạn nghĩ đến có đảm bảo để đồng hành bạn giải khó khăn đó, lẽ: "Muon nhanh mình, muốn xa, ” WarrenBuffet, "Không thơng tat ” Ken Blanchard, "Khi đơn độc làm ít, chủng ta tạo ta nhiều thứ” Helen Keller Tập Bài giảng "Kỹ làm việc nhóm ” gồm chương trang bị kiến thức kỹ cần thiết làm việc nhóm; Kỳ thành lập nhóm; Kỹ xây dựng kế hoạch làm việc nhóm hồn chỉnh; Kỹ điều hành kiếm sốt nhóm làm việc mơi trường truyền thống hay mơi trường da văn hóa với loại hình Chúng tơi mong rằng, với kiến thức có từ tập Bài giảng bạn thực hành kỹ làm việc nhỏm thực tiễn dần tới chuyên nghiệp Muốn làm điều đó, thay cho lời kết: "Tôi khuyên bạn chở đặt chương trình kế hoạch mênh móng, đọc nghe sướng tai khơng thực Việc cần phai thiết thực, nói được, ỉàm Việc phải từ nhỏ dẩn dan đến to, từ dễ dần đến khó, từ thấp dan đen cao Một chương trình nhỏ mà thực hành hán hoi trăm chương trĩnh to tát mà không làm dược" Chủ tịch Hồ Chí Minh Chủc bạn thành cơng ỉ CHƯƠNG KHÁI QUÁT VÈ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Nội dung chương cung cấp cho sinh viên kiến thức kỹ làm việc nhỏm như: số khái niệm ve Nhóm Kỹ làm việc nhóm; Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm làm việc; Mơ hình PDCA tiến trình làm việc nhóm; Các hình thức làm việc nhóm; Kỹ nàng giao tiếp ứng xử Những kiến thức tảng giủp sinh viên hiểu, phân tích, vận dụng vào trình nhận thức thực hành phát triển kỹ nãng chương 1.1 Một * số khái niệm • 1.1.1 Nhóm làm việc nhóm * Nhóm: Nhóm số người có kỹ hỗ ượ nhau, họ cam kết thực mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải vấn đề mà họ chịu trách nhiệm (Katzenbach & Smith, 1993 - Giáo trình Phát triển kỹ cá nhân 1, 2011) Nhóm là: “Hai hay nhiều người làm việc với de hoàn thành mục tiêu chung” (Lewis-McClear) Khi gọi nhóm, phải đảm bảo ba thành tố quan trọng: - Thứ nhất, số lượng thành viên từ hai người trở lên; - Thứ hai, làm việc với thường xuyên phụ thuộc lẫn nhau; - Thứ ba, chia sẻ thực mục tiêu chung Khái niệm nhóm hàm ý sứ mệnh chung trách nhiệm tập thê Mỗi thành viên che ngự nhu cầu lợi ích cá nhân biết vận dụng kiến thức, kỹ để đạt mục tiêu chung trở thảnh nhóm Khi thiết lập nhóm, điều quan trọng phải giúp cho thành viên nhóm tin cống hiến cho tập thể đánh giá đắn, xác khơng có nhập nhằng, gây ảnh hưởng đến quyền lợi người Những thành viên nhóm cần phải xác định rằng, thành tập có từ nỗ lực đóng góp tích cực cá nhân * Làm việc « nhóm: a Làm việc nhỏm hiên the nào? Làm việc nhóm khả làm việc nhằm hướng tới tầm nhìn chung Nó khả dẫn dắt cá nhân phấn đấu đe đạt nhũng thành tựu mục tiêu chung tơ chức Dây nguồn nhiên liệu cho phép nhũng người bình thường dạt dược kết phi thường (Andrew Carnegie) b Cảc nhân tham gia làm việc nhóm Ịý gì? Các cá nhân tham gia làm việc nhóm nhiều lý Các nhóm khác cung cấp lợi ích khác cho thành viên mình, ngirời tham gia số nhóm định điều xuất phát từ số lý sau: - An toàn; tham gia nhóm đó, cá nhân giảm tình trạng mât an tồn tình trạng đơn lẻ Mọi người càm thấy mạnh mẽ tự tin họ thuộc vào nhóm dó - Hội nhập: nhóm đáp ứng nhu cầu xã hội Mọi người có the phát triến mối quan hệ thành viên nhóm Đối với nhiều người, mối quan hẹ công việc sè thoa mãn nhu cầu hội nhập họ - Sức mạnh: điều cá nhân riêng lẻ khơng thể đạt lại thường đạt thơng qua hành động nhóm Trong nhiều trường hợp, nhỏm thường có lợi cá nhân hội tụ tài năng, kiến thức để hồn thành cơng việc c Làm việc nhóm đảm bảo u cầu gì? Mục tiêu chung; Giao tiếp hiệu quả; Quản trị thống nhất; Phân công hiệu quả; Trách nhiệm rõ ràng; Quản lý xung đột; 'rin tưởng; Tôn trọng; Gan kết; Gương mẫu; Cải tiến liên tục 1.1.2 Kỹ làm việc nhóm 1.1.2.1 Kỹ “Kỹ ỉà khả thực đủng hành động, hoạt động phù họp với mục tiêu điều kiện cụ thê tiến hành hoạt động cho dù hành động cụ hay hành động trí tuệ'' (Trích: Từ điển Giáo dục học) dùng câu hỏi hình lưng mình: câu hỏi lựa chọn có đáp án, chọn dáp án đúng); - nhóm trao đổi: 15 phút; thuyết trình nét văn hóa đặc trưng tìm Thành lập nhóm ảo Thành lập nhóm: groups Zalo - Groups Facebook; - Nội dung công việc: lấy ý kiến cho việc (Ví dụ: mắt sản phẩm, thống lịch làm việc; Làm việc phương tiện cơng nghệ 20 phút; - Làm việc nhóm nhỏ: đúc kết chia sẻ kết quả, khó khăn, giải pháp thực 108 PHỤ LỤC Hồ sơ báo cáo cuối kỳ gầm mục sau: Biểu mẫu thành lập nhóm, biên điều lệ, quy chế nội quy nhỏm Bố cục kế hoạch làm việc nhóm theo chủ đề nhóm chọn chương 3 Sơ đồ Gantt bản■ kế hoạch theo chủ đề« chọn Một số hình ảnh thực kế hoạch nhóm Gửi clip họp nhóm clip thực kế hoạch theo chủ đề nhóm chọn Báo cáo kết sau thực kế hoạch Sĩau hồ sơ mẫu cho nhóm tham khảo: 109 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM TRUNG TÂM Tư VẤN & HỎ TRỢ SINH VIÊN INDUSTRIAL UNIVERSITY OF HOCHIMINH CITY BÁO CÁO CUỐI KỲ MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CHỦ ĐỀ : GV hướng dẫn: Nhóm thực hiện: Lóp: (mã lớp hc phn, tờn lúp danh ngha) ô ã H s sầm: Các biểu mẫu thành lập nhóm Hình ảnh thực kế hoạch Kế hoạch làm việc nhóm Gửi video thực cho giảng viên Sơ đồ Gantt Báo cáo kết thực kế hoạch TP.HCM, íháng năm 110 I BIÊU MẪU THÀNH LẬP NHĨM Mục • đích nhóm • • a Các hoạt động dự* kiến • • • Các kết dự• kiến • * * V • t a a , Nhũiìg nguồn lực • sẵn có • Các điểm hạn chế • • Những kỹ nâng khả nãng cân thiết • Các thành viên nhóm Phạm « vi qun hạn quỵêt định • ' ằ.aiil l4aôôaôôô ôôôôãôô ằãằằ ã • • * • * • Khoảng thời gian a.a.aa a * T.ia 111 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN VÀ ĐIẺU LỆ THÀNH LẬP NHĨM Hơm nay, ngày: Tên nhóm: Mục tiêu nhóm: Thời gian: từ ngày đến ngày Cảc thành viên nhótn: Chức vụ Họ• tên Trưởng nhóm Người giám sát Người thực * Người điều phái MSSV Chuyên mơn Cơng việc phụ trách • • Liên hệ• Email: Sđt: • Người ngoại giáo Email: Sđt: Email: Sđt: * • • Email: Sđt: 112 Email: Sđt: Người phản biện • • • Email: Sđt: Email: Sđt: Người phát kiến • • Người điều phối • Email: Sđt: Email: Sđt: Email: Sđt: Chữ kỷ xác nhận Trưởng nhỏm thành viên Trưởng nhóm Thư ký 113 Các thành viên NỘI QƯY CỦA NHÓM Điều Quy định địa điểm, thời gian họp nhóm, số buổi họp nhóm Địa điểm: Thời gian: fìiều Quy định nói, nghe, phát biểu ý kiến họp nhóm fìiều Quy định việc đuọc làm, khơng đưọc làm Những điều thành viên nhóm phải thực hiện: Những điều thành viên nhóm khơng thực thực hiện: Điều Quy định bảo mật thơng tin nhóm Điều Quy định quyền lọi thành viên nhóm Điều Quy định bồ sung, loại bót thành viên nhóm Điêu Quy định giải thê nhóm Điều Tổ chức thực « ■• í 14 QUY CHÉ HOẠT ĐỘNG GROUP FOUR Điểu Phạm vi điều chỉnh đoi tượng áp dụng Phạm vi điều chỉnh', Đổi tượng áp dụng' Điều Mục tiêu nhóm Điều Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm chức danh * Nhóm trưởng: Quyền: Nghĩa vụ: * Thành viên: Quyền: Nghĩa vụ: Điều Nguyên tắc, CO' chế làm việc nhóm Điều Khen thưỏiìg kỉ luật * Khen thưởng: * Kỷ luật: Điều Tổ chức thực 115 II KÉ HOẠCH Mục tiêu - nhiệm vụ: sử dụng nguyên tắc SMART 2, Các nguồn lực cần thiết; sử dụng nguyên tắc 5M Phương pháp thực hiện: sử dụng nguyên tắc 5W - 1H - Tại thực công việc này? (Why?) Những cơng việc kế hoạch gì? (What?) Ai đảm nhận cơng việc đó? (Who?) Những cơng việc đỏ thực đâu? (Where?) Những cơng việc bắt đầu kết thúc nào? (When?) Ke hoạch tiến hành nào? (How?) Phương pháp phối họp Đe thực kế hoạch cẩn phải phối hợp với ai? Tổ chức nào? Mục đích gì? Cơng cụ phối hợp thực hiện? Phưoiỉg án đánh giá - Kiểm tra tiến độ mức độ hồn thành cơng việc thành viên dựa vào tiêu chí nào? Kiểm sốt cơng việc cơng cụ nào? Phuong án dự phịng (hành động khắc phục) Dự đốn tình huống, cố phát sinh suốt q trình thực kế hoạch để đưa phương án dự phịng thích hợp Ví dụ phát sinh, cố vê thời tiết, người, chi phí, Dự tốn chi phí Lập bảng dự trù chi tiết khoản cần trình thực kế hoạch (nêu rõ khoản chi cho cơng việc gì) Dự trù chi phát sinh để chủ động tinh phát sinh không nằm kế hoạch Báo cáo tiến độ thực theo bảng Thời gian thực kế hoạch Từ đến Các điểm mốc cho thời kỳ 116 Ghi " - Đã đạt Các nội dung Đã giải quyêt Các định Săp đạt Đã thực Cần thực F Cân giải qut Người thực » « Tình trạng ngân sách Các bước hành động Người chịu trách nhiệm * 117 Ngày: III sơ ĐÒ GANTT Bước Liệt kê công việc kế hoạch Bước Sấp xếp trình tự thực cơng việc cách hợp lí theo quy trình Bước Xác định thời gian thực công việc cách thích hợp Bước Quyết định thời điểm bát đầu kết thúc cho công việc Bước Xây dựng bảng phân tích cơng việc với cơng việc mã hóa Bước Vẽ sơ đồ Gantt 118 IV HÌNH ẢNH THựC HIỆN KẾ HOẠCH CỦA NHĨM Hình thứ nhất: họp nhóm phân cơng nhiệm vụ, lập kế hoạch, dự trù kinh phí Các hĩnh ảnh tiếp theo: thành viên nhóm hoạt động nhóm theo chủ đề chọn Hình cuối: kết thực kế hoạch nhóm (các sản phẩm, mơ hình, ) V GIẢNG VIÊN TĨNG HỢP VIDEO Tên file cần ghi rõ: nhóm: ; Lớp : Thời lượng: từ đến phút Nội dung: + Giới thiệu nhóm, thành viên nhóm; + Giới thiệu chủ đề; + Quá trình hoạt động thực kế hoạch nhóm; + Kết thu sau thực kế hoạch 119 VI BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Tên nhóm: Chủ đề báo cáo: Thời gian thực kế hoạch: Mức độ hoàn thành kế hoạch đạt: % I Kết đạt Những thuận lọi thực kế hoạch Những bất lọi khó khăn gặp phải thực kế hoạch Nhũng kỉnh nghiệm rút Đe xuất 120 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt [1] Nguyễn Thị Ngọc Anh (chủ biên), Phát triển kỹ cá nhân 1, Nhà xuất Lao động, 2012 [THT000004] [2] Trương Minh Đức, Chuyên để kỹ làm việc nhóm; Bộ Kế Hoạch Và Đầu Tư Cục Phát Triển Doanh Nghiệp; 2012 [3] Steven Lock, Tuyệt chỉêu xây dựng nhỏm, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, 2012 [THT0000011 [4] Phan Thị Tố Oanh (chủ biên), Giáo trĩnh Kỹ giao tiếp, NXB Đại học Cơng nghiệp Tp Hồ Chí Minh, 2017 [153.6GIA-T] [5] Blair Singer, Xây dựng nhỏm kinh doanh thành công, Nhà xuất Trẻ: Tái lần thứ 10, 2017 [THT000002] [6] Huỳnh Văn Sơn, Phát triển kỹ mềm cho sình viên Đại học Sư phạm, Nhà xuất Giáo dục, 2012 [THT000003] Tiếng Anh [1] Dean Prebble and Howard Frederick, 10 ways to distinguish between a team and a group, Ten NZ Ltd [2] Don Hellrigel, John w Slocum Jr., Organizational Behavior,2004, Tenth Edition, South-Western,432p [3] John V Thill& Courland L Bovee, 2002, Excellence in Business Communication, Prentice Hall,539p 121 TV ĐHCN Tl’.HCM 10001 085 ... VÈ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 1.1 Một số khái niệm co* 1.1.1 Nhóm làm việc nhóm 1.1.2 Kỹ làm việc nhóm 1.2 Q trình hình thành phát triển nhóm 1.3 Mơ hình CAAP™, Chu trình PDCA tiến trình làm việc nhóm. .. thức kỹ làm việc nhỏm như: số khái niệm ve Nhóm Kỹ làm việc nhóm; Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm làm việc; Mơ hình PDCA tiến trình làm việc nhóm; Các hình thức làm việc nhóm; Kỹ nàng... trình làm việc nhóm cần trang bị kỹ gì? Quá trình đế tạo nên kỹ nào? * Các kỹ cần thiết làm việc nhỏm: - Kỹ giao tiếp ứng xử; - Kỹ lập kế hoạch làm việc nhóm; - Kỹ tổ chức họp; - Kỹ lãng nghe; Kỹ